2016-09-27 Nina Gustavsson Kallelse/underrättelse Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott Kallelse till sammanträde: Tisdag den 4 oktober 2016 kl. 08:30 12:00 (ca) OBS! TIDEN Öland, Rådhuset, Visborg, Visby Frånvaro anmäls till Nina Gustavsson per e-post: nina.gustavsson@gotland.se ÄRENDEN 1. Justeringsledamot i tur: Lisbeth Bokelund 2. Analys och diskussion. Delårsrapport 2016:2 ekonomi Ärendet föredras av ekonomichef Jimmy Söderström Tjänsteskrivelse, som behandlar obalanser, delas ut på sammanträdet 3. Information. Internbudget år 2017 Ärendet föredras. 4. Analysrapport 2016:1. Resultatsammanställningar enligt verksamhetsplan, Bilaga 2016 Ärendet föredras av chefen för kvalitets och utvecklingsavdelningen, Elisabeth Jonsson Höök Underlag skickas separat. 5. Åtgärdsplan till Skolverket. Nyanländas lärande Ärendet föredras av chefen för kvalitets och utvecklingsavdelningen, Elisabeth Jonsson Höök. Underlag skickas separat. 6. Diskussion. Inför verksamhetsplan 2017 --- Ärendet föredras. 7. Miljö- och hälsoskyddsnämndens tillsynsrapport av förskolor på Gotland, Bilaga 2015. Förvaltningens åtgärdsplan Ärendet föredras. 1 (2)
Region Gotland Kallelse/Underrättelse 8. Information. Skolpliktsärenden --- Redovisning av ärendet i enlighet med nämndens beslut i juni, BUN 78, punkt tre. 9. Rapport. Anmälningar om kränkande behandling --- 10. Sammanträdesordning, 2017 Fastställande av sammanträdesdatum för barn- och utbildningsnämnden och dess arbetsutskott. Underlag skickas separat. 11. Revidering av förteckning över nämndens faddrar Av presidiet reviderad förteckning delas ut på sammanträdet. 12. Förvaltningschefens information 13. Ev. övriga ärenden Ordföranden ANM. Månadsrapporten för september kommer att behandlas av nämnden direkt. Ärendet behandlas av nämnden onsdagen den 19:e oktober. Handlingarna till detta ärende kommer av tidsmässiga skäl skickas separat till nämnden. 2 (2)
Utbildnings och arbetslivsförvaltningen Kristoffer Strehlenert Ärendenr BUN 2016/627 Handlingstyp Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum xx månad 2016 Barn- och utbildningsnämnden Projektrapport - Tillsyn Gotlands förskolor 2015 Förslag till beslut Rapporten godkänns. Bakgrund Under hösten 2015 har miljö- och hälsoskyddsnämnden bedrivet tillsyn vid 44 av Gotlands förskolor, varav 34 i kommunal regi. Det främsta syftet var att inspektera förskolornas inomhusmiljö, att egenkontrollen bedrivs enligt miljöbalken samt kontrollera att verksamheterna vidtagit åtgärder för att rätta till de brister som uppmärksammades vid den senaste inspektionen. Tillsynen har vid besöken utgått från gällande lagstiftning och rekommendationer från Folkhälsomyndighetens allmänna råd, bland annat inom områden som städning och rengöring, ventilation, hygien och smittskydd, fukt och mögel, buller och radon. Besöken har innehållit en genomgång av egenkontrollen med ansvarig på förskolan samt en översiktlig inspektion av lokalerna Bedömning Av miljö- och hälsoskyddsnämndens rapport framkom att förskolorna i stor utsträckning saknade möjlighet att ta del av protokollen från de obligatoriska ventilations-kontrollerna (OVK). Protokollen läggs succesivt upp på den gemensamma globala mappen av teknikförvaltnigen (tkf) men fanns under inspektionstiden till övervägande del endast på teknikförvaltningens globala mapp. Alla enhetschefer har nu tillgång till mappen men ännu saknas en del enheter. Arbetet med att lyfta över alla protokoll fortsätter från tkf:s sida. Från ttbildnings- och arbetslivsförvaltningens sida handlar det om att sprida kunskapen om var informationen finns. Framför allt till nyanställda enhetschefer. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498-26 90 00 vxl E-post registrator-bun@gotland.se Webbplats www.gotland.se Org nr 212000-0803
Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen Region Gotland Ärendenr BUN 2016/627 2 (2) Vid den genomförda tillsynen hade en förbättring skett inom området städning, men några nya områden i behov av förbättring identifierades. Dessa områden var städning på lov samt otillräcklig städning. Vad gäller lovstädning går utbildnings- och arbetslivsförvaltningen (uaf) i allt större utsträckning mot att ha färre enheter öppna under lovveckor då det är få barn i verksamheten. Detta medför att städning behöver utföras på färre förskolor och att högre frekvens av städning då kan utföras för samma budget. Uaf planerar också inför 2017 och framåt att återinföra regelbunden höghöjdsstädning på alla enheter som har behov av detta (höjder över 2,5m). Som ytterligare förbättringsåtgärd prioriterar uaf också medel ur budget för byte av entrémattor. Något som förbättrar inomhusmiljön generellt. Tillgången till radonprotokoll har förbättrats avsevärt. De finns numera också att tillgå på den gemensamma globala mappen. Enligt rapporten framkom det på ca 30% av förskolorna synpunkter på lokalernas inomhustemperatur. Det hör till människans natur att somliga vill ha svalare och somliga varmare vilket gör den siffran högst normal. I vissa fall hänger det självfallet ihop med ventilationen och på dessa enheter jobbar uaf gemensamt med teknikförvaltningen för att hitta bästa möjliga lösning för respektive enhet. Det sista området i rapporten handlar om buller. Detta buller är ibland orsakat av ventilation eller andra yttre faktorer och ibland av verksamheten själv. Från enheternas sida jobbar man kontinuerligt med att minska detta buller genom bl.a. indelning av barnen i mindre grupper samt uppdelning med rum i rummet. Vid anpassning och underhållsarbeten läggs också allt större fokus på ljudmiljön vilket succesivt leder till förbättringar. Förvaltningen bedömer att området förskolornas egenkontroll generellt sett sköts bra, men förbättringar på vissa enskilda enheter behövs. Här kan information från miljö- och hälsoskyddsnämndens inspektörer ge ett gott stöd men även uaf kan bli bättre på att delge exempel från enheter där arbetet fungerar tillfredställande. Avdelning/Enhet Utbildningsdirektör Kristoffer Strehlenert Handläggare Anders Jolby
Handlingstyp: Rapport Ärendenr: MHN 2016/1381 Datum: 2016-04-05 Projektrapport Tillsyn av Gotlands förskolor 2015 Tillsyn utförd av enhet miljö- och hälsoskydd hösten 2015 Besöksadress Visborgsallén 19, Visby Postadress SE 621 81 Visby Telefon +46 (0) 498 26 90 00 vxl Webbplats www.gotland.se E-post mhn@gotland.se Bankgiro 339 8328 Postgiro 18 97 50 3
Region Gotland Samhällsbyggnadsförvaltningen 2 (6) Inledning Under hösten 2015 har miljö- och hälsoskyddsnämnden bedrivit tillsyn vid 44 av Gotlands förskolor, både regionens egna förskolor och privata förskolor inspekterades. Det främsta syftet med projektet var att översiktligt inspektera förskolornas innemiljö, kontrollera om egenkontroll bedrivs enligt miljöbalken samt kontrollera att verksamheterna vidtagit åtgärder för att rätta till de brister som uppmärksammades vid den senaste inspektionen. Tillsynen har vid besöken utgått från gällande lagstiftning och rekommendationer från Folkhälsomyndighetens allmänna råd, bland annat inom områden som städning och rengöring, ventilation, hygien och smittskydd, fukt och mögel, buller och radon. Besöken har innehållit en genomgång av egenkontrollen med ansvarig på förskolan samt en översiktlig inspektion av lokalerna. Syfte Miljö- och hälskoskyddsnämnden ska kontrollera att befintlig lagstiftning (miljöbalken) följs inom området miljö och hälsoskydd samt de föreskrifter som meddelats med stöd av denna lagstiftning. Huvudsyftet har varit att kontrollera att förskolorna har en fungerande egenkontroll och att lokalerna har en god inomhusmiljö. Barn i förskolan är en känslig grupp, därför är det extra viktigt att förskolorna kontrolleras så att barnen får vistas i en god inomhusmiljö. Förutom kontroll har inspektörer även informerat om miljö- och hälsoskyddsnämndens roll samt behovet av en fungerande egenkontroll. Metod 62 aktiva förskolor valdes ut i enlighet med 2015 års tillsynsplan. Av dessa utfördes inspektioner på 44 av förskolorna då det på några ställen utfördes ombyggnationer och någon tillfällig förskola hade lagt ner verksamheten. Eftersom att arbetssituationen på hälsoskydd under våren och sommaren 2015 har varit turbulent med överlämning av gamla ärenden, ny personal och hög arbetsbelastning har enhet miljö- och hälsoskydd inte kunnat uppnå målen i tillsynsplanen 2015 Inspektionerna utfördes av 2 miljöskyddsinspektörer från enhet miljö- och hälsoskydd. Vid tillsynen granskades egenkontroll och ansvarsfördelning, buller, ventilation, lokalernas beskaffenhet, hygien och smittskydd, radon, fukt och mögel, städning och rengöring. Tillsynen delades upp i två moment, inspektion av inomhusmiljön och genomgång av egenkontrollen. Efter besöket fick förskolan antingen en inspektionsrapport eller ett föreläggande. Om inga brister noterades eller om mindre brister förekom men ansvarig vid förskolan åtog sig att åtgärda dessa snarast fick förskolan en inspektionsrapport. Om större brister förekom fick förskolan ett föreläggande med synpunkter på vilka åtgärder som ska göras samt ett datum för när åtgärden ska vara utförd. Bristerna kommer att följas upp vid nästa inspektion.
Region Gotland Samhällsbyggnadsförvaltningen 3 (6) Följande verksamheter har ingått i projektet: Namn: Diarienr: Förskolan Gothem MHN 2015/3972 Förskolan Loket MHN 2015/3977 Förskolan Klangstenen MHN 2015/4027 Förskolan Solklinten MHN 2015/4113 Förskolan Björkdungen MHN 2015/4114 Förskolan Sjöliljan MHN 2015/4115 Förskolan Draken MHN 2015/4143 Förskolan Busfröet MHN 2015/4177 Förskolan Ankan MHN 2015/4197 Förskolan Misteln MHN 2015/4198 Förskolan Holken MHN 2015/4302 Förskolan Regnbågen MHN 2015/4187 Förskolan Solstenen MHN 2015/4256 Förskolan Sanda MHN 2015/4317 Förskolan Positivet MHN 2015/4550 Förskolan Tallen MHN 2015/4548 Förskolan Mullvaden MHN 2015/4545 Förskolan Lärkan MHN 2015/4475 Förskolan Havdhem MHN 2015/4473 Förskolan Hellvi MHN 2015/4244 Förskolan Fårö MHN 2015/4140 Förskolan Pysslingen MHN 2015/ 4471 Förskolan Asken MHN 2015/4575 Förskolan Linden MHN 2015/4576 Förskolan Skolgläntan MHN 2015/4625 Förskolan Spunken MHN 2015/4626 Förskolan Prästbacken MHN 2015/4638 Förskolan Tofflan MHN 2015/4643 Förskolan Hogrän MHN 2015/4676 Förskolan Lyckan MHN 2015/4746 Förskolan Blå huset MHN 2015/4752 Förskolan Vitkålen MHN 2015/4753 Förskolan Bullerbyn MHN 2015/4782 Förskolan Visborgsstaden MHN 2015/4791 Förskolan Lunden MHN 2015/4792 Förskolan Storken MHN 2015/4793 Förskolan Persgränd MHN 2015/4794
Region Gotland Samhällsbyggnadsförvaltningen 4 (6) Förskolan Forellen MHN 2015/4795 Förskolan Humlan MHN 2015/4822 Förskolan Bogen MHN 2015/4823 Förskolan Lien MHN 2015/4825 Förskolan Fröet MHN 2015/4834 Förskolan Bikupan MHN 2015/4875 Förskolan Klubbsvampen MHN 2015/4958 Resultat Kontrollområde Anmärkning Exempel Antal Ventilation Bristfällig ventilation Verksamheten känner inte 41 till ventilationens kapacitet, luften upplevs som dålig, drag från ventilationsdon Städning och rengöring Bristfälliga städrutiner Lokalerna upplevs som 29 orena, skriftliga städrutiner saknas, skriftlig ansvarsfördelning saknas Radon Bristfällig kunskap om förekomst av radon i lokalerna Protokoll från radonmätning saknas 3 Hygien och smittskydd Temperatur Buller Lokalen Fukt och mögel Allergi Bristfälliga rutiner kring smittskydd och hygien Bristfällig temperaturreglering Bristfälliga eller lokaler som måste kontrollera ljudnivån Brister i lokalens beskaffenhet Förekomst eller misstanke om förekomst av fukt och mögel i skolans lokal Bristfälliga rutiner kring allergi Textilier används vid t.e.x. blöjbyte/efter handtvätt utan att tillräckliga rengöringsrutiner för dessa finns Klagomål från personal på temperaturen i lokalerna. Drag från fönster/dörrar Klagomål från personal på buller från fläktar, lång efterklangstid Slitna ytskikt som försvårar rengöring. Förekomst av skadedjur. Klagomål från personal, dålig lukt, synliga tecken på fukt Kemikalier Brister i kemikaliehantering 2 4 13 10 5 2 0
Region Gotland Samhällsbyggnadsförvaltningen 5 (6) Diskussion Resultatet visar att 91 % av förskolorna har någon form av anmärkning på ventilationen. Detta beror i de flesta fall på att förskolan saknar kunskap om ventilationens kapacitet d.v.s. hur många personer som kan vistas i lokalerna samtidigt utan att luftkvalitén försämras eller att protokoll från senaste OVK-besiktning inte har kunnat visas upp vid inspektionstillfället. Det medför att ingen hänsyn tas till ventilation när de planerar hur lokalerna ska användas. På några förskolor upplever personalen att luften tar slut i vissa rum, det är ett tecken på att ventilationen är bristfällig eller att det vistas fler personer i rummet än vad ventilationen är dimensionerad för. En undermålig ventilation kan leda till försämrad prestation hos barnen och allergiker kan få ökade symptom. För att komma tillrätta med dessa problem är information om ventilationens kapacitet i förskolornas olika rum viktig. Tekniska förvaltningen har under en tid arbetat på att ta fram uppgifter om ventilationens kapacitet vid Region Gotlands förskolor och har tidigare meddelat att arbetet ska vara klart till våren 2015, arbetet har blivit försenat men är pågående. 63 % av de kontrollerade förskolorna har brister när det gäller städning och rengöring. En förbättring har skett efter 2014 års inspektioner främst gällande egenkontroll och ansvarsfördelning gällande städningen. Nya områden som påtalats är bland annat hur ofta städning utförs i de lokaler som används under lov när färre barn vistas på förskolorna, ytor som ska städas dagligen som t.ex. toaletter städas under lägre intervaller under lov. Vid några förskolor upplevdes lokalerna som orena vid tillsynstillfället. Vid ett fåtal förskolor upplever personalen den inhyrda städningen som otillräcklig. 37 % av förskolorna brister i hygien och smittskyddsrutiner. Detta kan t.ex. innebära att förskolan använder en textilhandduk istället för pappershandduk under barnen vid blöjbyte, att skötbordsdynan har ett textilt överdrag eller att barnen använder frottéhanddukar efter handtvätt. Många förskolor menar att detta görs p.g.a. miljöskäl men då detta innebär en ökad risk för smittspridning har de informerats om att engångsmaterial är att föredra. Enhet miljöoch hälsoskydd har bedömt att textila material kan användas om de tvättas efter varje användning. Flera förskolor saknar även skriftliga rutiner när det gäller hygien och smittskydd vilket ökar risken för att personalen inte följer samma rutiner. Endast 2 förskolor kunde inte uppvisa resultatet eller svara på om någon radonmätning genomförts i lokalerna. Det har skett en tydlig förbättring från föregående år då 37% av förskolorna saknade uppgifter om radon i lokalerna. Vid ca 30 % av förskolorna klagade personalen på inomhustemperaturen och menade att lokalerna var för kalla/varma/dragiga. Ansvarig vid förskolan uppmanades att felanmäla inomhustemperaturen till den ansvarige som vanligtvis är fastighetsägaren. Enhet miljö- och hälsoskydd följer upp fastighetsägarens kontroll av temperaturen vid nästa inspektion.
Region Gotland Samhällsbyggnadsförvaltningen 6 (6) Vid 2 förskolor fanns misstankar om fuktskador/mögel genom synliga indikationer som missfärgningar i tapet eller konstig/dålig lukt. Enhet miljö- och hälsoskydd har uppmanat att felanmäla saken till fastighetsägare för att få en utredning/åtgärd av orsaken till problemet. Vid 10 förskolor klagade personalen på olika former av buller, t.ex. fläktbuller, rum med lång efterklangstid eller lyhörda rum, flera av dessa har dock ett pågående arbete med att förbättra ljudmiljön i lokalerna. Via föreläggande och information om varför det är viktigt att förskolorna har en fungerande egenkontroll och vidtar åtgärder tror miljö- och hälsoskyddsnämnden att 2016 års tillsyn av förskolorna kommer att ge ett bättre resultat. Övrig information Under projektets gång har miljö- och hälsoskyddsnämnden uppmärksammat att förskolor som flyttat till tillfälliga lokaler och meddelat att verksamheten i dessa enbart ska pågå under ett år fortfarande bedriver verksamhet i de tillfälliga lokalerna. För att säkerställa att barnen vistas i en god inomhusmiljö kommer miljö- och hälsoskyddsnämnden under 2016 att bedriva tillsyn även i de tillfälliga lokalerna där verksamhet pågår. Om verksamheten pågår i en tillfällig lokal under en längre tid än vad som har meddelats så måste en anmälan komma in till enhet miljö- och hälsoskydd.