Tillsyn av egenkontroll i skola, förskola och fritidshem

Transkript

1 Tillsyn av egenkontroll i skola, förskola och fritidshem Lars-Erik Sidenholm Lena-Stina Wennman Miljönämnden i Habo och Mullsjö kommuner projektrapport 1:2013 POSTADRESS Box HABO BESÖKSADRESS Hovslagaregatan 7A, Habo INTERNETADRESS TELEFON (vx) E-POST miljo@habokommun.se

2 1

3 Sammanfattning Kommunerna har kommit olika långt med dokumenteringen av egenkontrollen. Habo kommun, barn- och utbildningsförvaltningen, har tagit fram kommunövergripande riktlinjer för egenkontroll för alla kommunala skolor och förskolor tillsammans med ett formulärunderlag. Då framtagandet drog ut på tiden fanns inte den slutliga utformningen klar i början av projekttiden. Skolor och förskolor har dock haft stöd av den första upplagan vid besöken. Mullsjö kommun, utbildning och barnomsorgsenheten, har inte tagit fram gemensamma utformade riktlinjer för egenkontroll. Det finns en hel del muntliga rutiner som bör skrivas ner. Det saknas förankring bland personalen ute på verksamheterna i de kommunala verksamheterna. Ansvarsfördelning mellan fastighetsägare och verksamhetsutövare måste bli tydligare och informationsutbytet bättre. De privata förskolorna i båda kommunerna har tydligare ansvarsfördelning då de ofta har ansvar för både lokal och förskoleverksamhet. Eftersom de ansvariga jobbar i verksamheten blir förankringen även bättre. Även i de privata verksamheterna saknas till stor del skriftliga rutiner. Innehåll Sammanfattning... 2 Inledning... 3 Bakgrund... 4 Ansvar... 4 Genomförandet... 5 Vad kontrollerades?... 5 Vilka enheter har besökts?... 6 Resultat

4 Inledning Egenkontroll - vad är det? För barnen är det viktigt med en god inomhusmiljö och att de inte utsätts för hälsorisker i skolan eller förskolan. Egenkontrollen är ett verktyg för att se till att man lever upp till miljöbalkens (1998:808) grundläggande krav på resurshushållning samt hänsyn till hälsa och miljö. Det är ett instrument för verksamhetsutövaren att motverka och förebygga olägenhet för människors hälsa eller påverkan på miljön. Det generella kravet på egenkontroll enligt miljöbalken gäller alla verksamheter som kan medföra skada eller olägenhet för människan eller miljön. Ett mer preciserat krav på egenkontroll finns för bl.a. skolor och förskolor eftersom de är anmälningspliktiga verksamheter. Kraven finns i förordningen om verksamhetsutövarens egenkontroll (1998:901). En väl fungerande egenkontroll ger goda förutsättningar för att fel på utrustning, olämplig inredning, felaktiga rutiner (t ex städrutiner) eller andra brister, upptäcks innan de orsakar besvär, hälsoproblem eller miljöpåverkan. Egenkontrollen ska naturligtvis anpassas efter verksamheten. Dokumentationen av egenkontrollen underlättar arbetet och uppföljningen. Det blir också lättare att redovisa arbetet med egenkontrollen för kommunens miljökontor som har tillsynsansvar över att reglerna om egenkontroll följs. 3

5 Bakgrund Alla anmälningspliktiga verksamheter enligt miljöbalken ska ha en dokumenterad egenkontroll. Undervisningslokaler är anmälningspliktiga, enligt 38 Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Kravet på egenkontroll på skolor och förskolor har gällt sedan Verksamhetsutövare, och därmed ansvarig för verksamheten och att lagstiftningen följs, är barn- och utbildningsnämnderna i kommunerna alternativt de privata företagen/föreningarna som driver skolan eller förskolan. Kommunerna i Jönköpings län genomförde , genom Miljösamverkan F (samarbetsorganisation för länets kommuner), ett första projekt om egenkontroll: Projektet Egenkontroll i skola/förskola. Miljöförvaltningarna i länets kommuner informerade med hjälp av framtaget material respektive skolledning. Under 2009 utfördes en tillsynskampanj i samband med Socialstyrelsens nationella projekt "Hygien i förskolan". Slutrapport från Socialstyrelsen finns på deras projektsida. I samband med detta projekt framkom att det fanns många muntliga rutiner, men kravet att de skulle vara dokumenterade var inte uppfyllda. För att genomföra en uppföljning av egenkontrollen och dess rutiner genomfördes besök på Habo och Mullsjö kommuners rektorsområden samt privata förskolor under Ansvar Det är den som driver verksamheten, verksamhetsutövaren, som ansvarar för att det finns en dokumenterad och fungerande egenkontroll som är anpassad till verksamheten. Det är viktigt att personalen på förskolorna är insatta i egenkontrollen och vilka rutiner som finns och som ska följas, alla ska vara delaktiga i arbetet med egenkontroll. I rutinerna för egenkontrollen måste det vara tydligt vem som ansvarar för vad. Den ansvarige måste ha kunskap om lagar och regler samt ha tid och möjlighet att göra det som krävs. En viktig del i egenkontrollen är att se till att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan verksamhetsutövare och fastighetsägaren/ fastighetsförvaltningen. Vem som ansvarar för åtgärder i olika situationer måste vara klarlagt och dokumenterat. Miljöförvaltningen har tillsynsansvar inom miljö- och hälsoskyddsområdet och ansvar för operativa tillsynen enligt miljöbalken. Detta projekt är en del i den operativa tillsynen. 4

6 Genomförandet Projektet startades under september Projektet inleddes med att informationsbrev sändes ut till alla verksamhetsutövare med kort information om att tillsynsbesök skulle genomföras. Därefter bokades det tid för besöken. Som ett stöd vid tillsynsbesöken för verksamhetsansvarig sändes ett underlag ut bestående av två delar: Del 1. Dokumentation inom verksamheten Egenkontroll enligt miljöbalken Del 2. Iakttagelser vid tillsynsbesök i lokalerna Vid tillsynsbesöket fylldes underlaget i av inspektören. Underlaget användes för en rapport, som därefter sänder till aktuell skola och förskola. Tillsynsbesök genomfördes under oktober 2011 till mars Sammanställning av projektrapport våren 2013 Rapportpresentation på miljönämnden våren 2013 Vad kontrollerades? Följande punkter har kontrollerats med avseende på rutiner, dokumentation och även inspektion på plats i lokalen: Egenkontrollens övergripande utformning, gränsdragningar i ansvaret mellan fastighetsägare och verksamhetsutövare. Skötsel och underhåll. Ventilationskontroll, OVK (obligatorisk ventilationskontroll). Inomhustemperatur, fukt, buller, rökning. Städning; metoder, tidpunkt, vem som utför den, omfattning och uppföljning. Hygien-och smittskyddsrutiner, viktigt t ex vid blöjbyte på förskolor. Rutiner för olyckor och andra tillbud, t ex allergireaktioner. Rutiner för hur man hanterar klagomål från elever, anhöriga. Hantering av avfall/farligt avfall. Hantering av kemikalier, kemikalieförteckning. Radonmätningar i inomhusmiljön. Temperaturmätningar i varmvattensystem för att förhindra tillväxt av legionella bakterier. Skydd mot UV-strålning, solavskärmning. 5

7 Vilka enheter har besökts? Habo kommun: Alla fyra rektorsområden besöktes, 18 enheter varav 6 skolor och 11 förskolor. Samtliga privata förskolor besöktes, 4 st. Mullsjö kommun: Båda rektorsområdena samt förskolechefens område besöktes, 10 enheter varav 4 skolor och 6 förskolor. Samtliga privata förskolor besöktes, 5 st. Förskolor Mullsjö kommun Tallkottens förskola Bullerbyns förskola Igelkottens villadaghem Soltrålens förskola Kronängs förskola Förskolan Rödluvan Förskolan På Ängen Nyckelpigan familjedaghem Förskolan Kyrkvillan Föräldrakooperativet Humlan Förskolan Sagotrollet Habo kommun Brandstorps Förskola Bäckgatans Förskola Furusjö Förskola Laggets förskola Kärrs förskola Slättens förskola Bagaregatans förskola Förskolan Äventyret Fagerhults förskola Bränninge förskola Kyrkbyns Förskola Förskola Solhöjden Förskolan Solstrålen Förskolan Upptäckaren Förskolan Framtiden Skolor & Fritidshem Mullsjö kommun Trollehöjdsskolan Sandhems skola Gunnarsboskolan Kronängskolan Habo kommun Hagabodaskolan Kråkerydsskolan Fagerhults skola Bränningeskolan Malmgårdsskolan Alléskolan 6

8 Resultat 1. Egenkontrollens övergripande utformning Den övergripande utformningen av egenkontrollen behöver förbättras på många verksamheter. Ansvarsfördelningen mellan fastighetsägare/fastighetsskötare och verksamhetsutövare var otydlig. Mycket kontroller görs av fastigheten men informationsutbyte saknas. Även om en rektor inte är ansvarig för fastighetsskötsel så måste han/hon få information om vilka kontroller som görs i fastigheten och vilka åtgärder som vidtas. Fastigheten är en viktig del i skolan/förskolans verksamhet och barnens miljö. En årlig planering bör finnas där t ex kontroll av verksamhetens lokaler och egenkontroll planeras in och vem som ansvarar för den. Finns brister är det viktigt med en handlingsplan där åtgärder planeras och dokumenteras när de är åtgärdade. Det är viktigt att personalen ute i verksamheterna informeras om egenkontrollen och att rutinerna implementeras i verksamheten. Hur detta görs bör framgå av egenkontrollen. Barn- och utbildningsförvaltningen i Habo kommun har utformat gemensamma riktlinjer och formulär för egenkontrollen. Det borde därför ha varit mer enhetligt ute på verksamheterna, då alla rektorsområden hade fått ut underlaget innan första besöket. Aktualiteten av de övergripande underlagen saknades, d v s datering var inte gjord samt signering av ansvarig av formulären saknades. Ansvarsfördelning mellan fastighetsägaren och verksamhetsutövaren var otydlig, b la saknades kontaktpersoner med namn. Verksamhetsutövaren ska enligt egenkontrollen göra en årlig genomgång där avsikten är att revidera kontrollen. Tydlig rutin finns för klagomålshantering. 2.Buller Alla verksamheter jobbar aktivt med att ha låga bullernivåer genom t ex arbeta med små arbetsgrupper, dela upp i olika rum, stoppa vissa lekar som ej är lämpliga inomhus. Bullerdämpande åtgärder så som akustikplattor saknas i ett fåtal verksamheter. Bullerfrågan bör finnas med som en punkt i den årliga genomgången som görs i verksamheterna. 3.Städrutiner I många verksamheter kände personalen inte till städschemat för lokalerna eller saknade åtkomst p g a låst städförråd. Detta resulterade i att det fanns vissa otydligheter vad som ingår i städpersonalens ansvar/arbetsuppgifter och städfrekvens. Det saknades ofta skriftliga rutiner för städning och tvätt som sköts av personalen själva i verksamheterna t ex, tvätt av gardiner, sofföverdrag m m. Klagomålshanteringen var ofta otydlig, tydliga dokumenterad rutin saknas. De verksamheter som själva sköter sin städning saknade tydliga skriftliga rutiner för städning. 7

9 4.Hygienrutiner/Smittskyddsrutiner Detta område är det som är bäst dokumenterat vad gäller rutiner. Det förekommer fortfarande en del textila handdukar och textila underlägg på skötborden vilket kräver mycket goda rutiner för att förhindra smittspridning. Ett enkelt sätt att minimera riskerna är att byta ut mot engångshanddukar och engångsunderlägg. Det förekom en del brister i rutiner kring personalens tvätt av madrassöverdrag/leksaker och liknande. 5.Ventilation Skriftlig rutin saknas ofta. Ansvarsfördelning är otydlig och kontroll saknas över vem som gör vad och när. Informationsutbyte mellan fastighetsansvarig och verksamhetsutövaren bör förbättras. Habo kommuns verksamheter har tydligare rutin för ventilationskontroll och underhåll. Felanmälningsrutinen är dock otydlig och brister i dokumentationen. OVK-protokoll finns på kommunens intranät, några var för gamla och om flödeskontroller genomförts går inte alltid att utläsa. 6.Temperatur Vid klagomål på inomhustemperaturen saknas återkoppling mellan fastighetsansvarig och verksamhetsutövare när klagomål är åtgärdade. 7.Fukt I de kommunala verksamheterna i Mullsjö kommun finns ett par verksamheter som har haft problem eller har problem i dagsläget. Det är svårt att upptäcka fuktskador i tid därför är den årliga genomgången av lokalerna viktiga verktyg för att upptäcka problem. Vidare är det viktigt att lyssna på personal och barns upplevelser eller klagomål. Underhållsrutiner är viktiga för att undvika fuktproblem. I övriga verksamheter upptäcktes inga fuktskador. Habo kommun bevakar detta bra vid årliga genomgångar i sina verksamheter. 8.Radon Tre verksamheter saknade radonprotokoll. Några behöver gör en förnyad radonmätning efter ombyggnation eller förändringar i ventilationen. 9.Skydd mot solstrålning Området diskuterades vid tillsynsbesöken. De förskolor som inte har naturlig skugga på gården försöker att jobba med spaljéer, tält, parasoller för att få skuggiga miljöer. Broschyren Solskyddsfaktorer från Länsstyrelsen och Strålsäkerhetsmyndigheten delades ut för att uppmärksamma området. 8

10 10.Varmvattentemperatur Det saknades skriftliga rutiner för kontroll av varmvattentemperatur. Det är ett område där det finns problem med informationsutbyte mellan fastighetsansvariga och verksamhetsutövaren. Det är viktigt att även ansvarig för skol/förskoleverksamheten känner till att mätningar är gjorda och med vilket resultat. I en del kranar där förskolebarn själva tvättar händerna var temperaturen för hög. Det är viktigt att temperaturen regleras vid kranen och inte på varmvattensystemet i stort. 11.Allergi (ej inom livsmedelsområdet) Verksamheterna samlar in uppgifter och information om alla barn när de börjar. På skolorna har skolsköterskan bra kunskap om allergier. Förskolepersonal får i regel utbildning via föräldrar, det saknas internutbildning. 12.Rökförbud Förståelse för rökförbudet inom verksamheterna är god. 13.Kemikaliehantering Den skriftliga dokumentationen behöver förtydligas. Brister hos alla verksamheter. Det ska finnas kemikalieförteckning samt säkerhetsdatablad till samtliga hälso- och miljöfarliga kemikalier som används i verksamheten. Förvaring av kemikalier bedömdes överlag vara bra. 14.Hantering, sortering, förvaring mm av avfall Sortering och hantering är bra överlag. 15.Förvaring och transport av farligt avfall Det förekommer inte mycket farligt avfall på förskolor och skolor. Det avfall som uppstår måste dock hanteras och transporteras på korrekt sätt. I de fall där kommunen är verksamhetsutövare uppfyller de anmälningsplikten som transportör av farligt avfall. På privata förskolor där man själv kör farligt avfall saknades kunskap om att det krävs anmälan till länsstyrelsen. 16. Lokalens utformning m m Huvuddelen av verksamheterna har kommunalt vatten. En anmärkning gjordes där en lokal som inte har kommunal vattenförsörjning saknar aktuella vattenanalyser. 9