DIPLOMERAD FASTIGHETS- FÖRVALTARE. FOLKUNIVERSITETET OVE NORDQVIST 2014-05-13

KORT OM MIG... Ekonomisk Fastighetsplanering EKF (1986) (6 år) TryggHansaSPP / Aberdeen Property Investors (14 år) Keops / Landic (0,5 år) Fasticon (2,5 år) Newsec Asset Management (juni 2009- ) (5 år) - 2

NÄR DU GÅR HÄRIFRÅN IDAG... Fått lite inblick i. Newsec Asset Management Förvaltarroller System & Rapportering Struktur Rast Miljö Planer Affärsplan - Grupparbete Förvaltarfokus - 3

NEWSEC ASSET MANAGEMENT.

NEWSEC ASSET MANAGEMENT DEL AV STRONGHOLD KONCERNEN Asset Management - 5

510 MEDARBETARE OCH 11 250 000 M 2 UNDER FÖRVALTNING I NORRA EUROPA Fastighetsslag Yta (m 2 ) Kontor 5 250 000 Bostäder 950 000 Industri 950 000 Handel (inkl 60 köpcentrum och handelsplatser 4 100 000 30 250 310 120 Totalt 11 250 000 35-6

ETT URVAL AV VÅRA KUNDER - 7

VÅR AFFÄRSIDÉ OCH VISION LEVER OCH UTVECKLAS MED VÅR VÄRDEGRUND Affärsidé För fastighetsägare proaktivt förvalta och förädla fastigheter med fokus på ökad direktavkastning, värdeutveckling, nöjda hyresgäster och bättre miljö Vision Att vara Nordens mest excellenta, innovativa och framgångsrika gröna fastighetsförvaltare" - 8

MED HJÄLP AV VÅR VÄRDEPYRAMID SKAPAS ETT TYDLIGT GRÄNSSNITT Asset Management/ Tillgångsförvaltning Property Management Administrativ & Teknisk Förvaltning Investment & Portfolio Management Ekonomisk förvaltning Finansiering Financing Portföljstrategi Portfolio strategy Beslut Köp & Sälj Decision buy/sell Kontroll och styrning Större Larger investeringsbeslut investments decisions Property Fastighetsutveckling strategy Suggestion Fastighetsstrategi buy and sell Förslag Profitability till Köp analysis & Sälj, Investment Lönsamhetsanalys, (in the property) Investeringar (i fastighet) KUNDENS ROLL Lease administration Kontraktsförvaltning Leasing Teknisk planering, Technical planning Re-negotiation Uthyrning Upphandling och Omförhandling Planned maintenance Tenant relations genomförande, Hyresgästrelationer Reports of faults Project development Underhållsplaner, Projektstyrning Serviceanmälan Retail Management NEWSECS ROLL Technical Services Property caretaking Trimming Tillsyn operation & Skötsel Felavhjälpande Handling faults underhåll in property - 9

- 10 FÖRVALTARROLLER

FÖRVALTARENS VARDAG System Affärsplanen Myndigheter Drift Budget Projekt Ekonomi Kvalitet Serviceavtal Rapporter Uthyrning NKI Miljö Organisation Upphandling - 11

FÖRVALTARROLLER PÅ NEWSEC Centrumchef Kontraktsförvaltare Teknisk förvaltare Fastighetsförvaltare - 12

EX. PÅ EN FÖRVALTNINGSORGANISATION Kundansvarig Ekonomi Redovisning Fastighetsförvaltning Förvaltningssamordnare Hyresassistent Ekonomiassistent Bostads Förvaltare Kommersiell Förvaltare Uthyrning Inköp/Teknik/Service - 13

FOTBOLLSLAGET Backarna System Ekonomi Hyresadministration Rapportering Mittfältet Bevaka lagar, Miljö Myndighetsbesiktningar Ramavtal, Serviceavtal, Upphandling, Driftoptimering Anfallare Service, Felanmälan Uthyrning Förhandling Kundvård Ledare & Målvakt Ledarskap Utveckling - 14

- 15 SYSTEM & RAPPORTERING

IT SYSTEM Fastighetssystem Ekonomisystem Datalager / Rapportprogram Felanmälan / Drift / Myndighetskrav Säljstöd / Kundvård Mediastatistik Ritningar Hemsida Verksamhetsledningssystem - 16

VERKSAMHETSLEDNINGSSYSTEMET - 17

RAPPORTERING Budget / Utfall / Prognos / Avvikelse / Analys / Åtgärd Månads-, Kvartals- och Årsredovisning Likviditetsprognos, inkomst- och skattedeklaration Hyresgästlista, inkasso, vakanser, omförhandlingar, uthyrt Media- och felanmälanstatistik Myndighetskrav (hissar, SBA, OVK, etc) Etc (flexibla system) Det som inte rapporteras, görs inte? - 18

- 19 STRUKTUR

FASTIGHETSPÄRM - 20

TEKNIKPÄRM - 21

MAPPSTRUKTUR - 22

BEFOGENHETER Vem får: besluta, beställa, granska, attestera, utanordna, säga upp, underteckna, avskriva, lämna offert, vem och till vilken nivå? Fastighetsköp och försäljningar Hyresavtal Investeringar Underhållskostnader Driftskostnader Skatter och myndighetsavgifter Upphandlingar etc - 23

BEFOGENHETSMATRIS Befogenhet allt 1.000 SEK och exklusive moms Styrelse AMC AM Kundansv. Eko.ansv. Regionchef Förvaltare Kundansv. Regionchef FT FS 0. Förvaltnings- eller Driftavtalet 0.1 Beslut om tilläggsarbeten (Ombud) 0.2 Övriga avtalsfrågor 1. Fastighetsköp och försäljningar 1.1 Attest 1.2 Utanordning Kommentarer 2. Hyresavtal 2.1 Underteckna hyresavtal, max längd Alltid i förening med den som upprättat/förhandlat avtalet. 2.2 Underteckna hyresavtal, max hyra per år 2.3 Underteckna bostadshyresavtal samt p-platsavtal I förening med förvaltare. 2.4 Ingå övriga hyresavtal I förening med förvaltare. 2.5 Säga upp hyresavtal Endast i samråd med AM. 2.6 Lämna hyresoffert Alltid med förbehållet att det skall godkännas av ägaren (AM) 2.7 Lämna anstånd 2.7 Avskriva hyresförluster 3. Investeringar 3.1 Beslut om investeringsprojekt 3.2 Beställning av beslutat investeringsprojekt 3.3 Attest av investeringsfakturor 3.4 Utanordning 4. Underhållskostnader 4.1 Beslut om underhållsprojekt, budgeterat 4.2 Attest per faktura underhåll (UH), budgeterat 4.3 Beslut om akut UH, ej budgeterat 4.3 Attest per faktura akut UH, ej budgeterat 4.4 Utanordning 5. Driftskostnader 5.1 Beslut om driftskostnader, budgeterat 5.2 Attest av driftkostnader, budgeterat 5.3 Attest av E-fakturor 5.4 Utanordning 6. Skatter och myndighetsavgifter 6.1 Attest 6.2 Utanordning 7. Upphandling 7.1 Försörjningsmedia Endast i samråd med AM. 7.2 Ramavtal Endast i samråd med AM. 7.3 Serviceavtal Endast efter godkänd budget. 7.4 Övriga fastighetsavtal Endast efter godkänd budget. 8. Manuella bokföringsorder 8.1 Attest 9. Likvidöverföring 9.1 Attest 9.2 Utanordning Beställare Förvaltning Drift - 24

AKTIVITETSLISTA - LOGGBOK Datum Införd Ärende Åtgärd/Beslut/Status Ansv Klart Deadline Ny deadline 130107 KP Vad händer med NN kollar NN 131231-25

- 26 20 MINUTERS RAST

- 27 MILJÖ

MILJÖ Historik Miljöklassning av fastighet Miljöplan för beståndet Framtiden Gröna hyresavtal - 28

DEFINITION Ett grönt hyresavtal är en överenskommelse mellan hyresvärd och hyresgäst om att vissa åtgärder ska vidtas för att bibehålla och förbättra den miljömässiga prestandan i den fastighet, byggnad eller lokal som avtalet avser. - 29

GRÖNA HYRESAVTAL Lite historik 2009 - Gröna hyresavtal börjar användas som begrepp i Sverige 2010 - Vasakronan börjar i mars erbjuda hyresgäster detta (idag >500 st) 2011 - Fastighetsägarna och Niras startar upp ett projekt (april) 2012 Grön Bilaga, klar att användas from 1 juni 2012-30

AVTALSUTFORMNING 1. 12.B.2 Ange om grönt hyresavtals biläggs. 4. Handledningar 2. Basmall grönt hyresavtal Minimikrav / obligatoriska punkter (fokus aktiviteter och samverkan). 3. Frivilliga punkter för anpassning till HV och HG miljöambitioner samt lokalens och byggnadens förutsättningar. Val ur bruttolista. INNEHÅLL 1. Information och utbildning 2. Byggnadens miljöprestanda 3. Mängd energi 4. Typ av energi 5. Inomhusmiljö 6. Hyresgästanpassnin g / Materialval / Avfall 7. Resor till och från fastigheten - 31

GRÖN BILAGA - 32

- 33 PLANER

MARKNADSPLAN FÖR LOKALER Beskrivning av lokalens förutsättningar Beskrivning av byggnadens förutsättningar Vilken typ av hyresgäst Eventuella lokalanpassningar Tidplaner Budget Hyressättning Marknadsföringsinsatser - 34

UNDERHÅLLS- ELLER DRIFTPLAN Drift- o skötselkort Myndighetskrav Energioptimering Serviceavtal Ramavtal Upphandlingar Felanmälan Miljö - 35

MÖTESPLAN Vilka möten behövs? Hur ofta? Vem är ordförande? Vilka ska vara med? Protokollförda? Vad är syfte? - 36

MÖTES- OCH RAPPORTTIDPLAN Jan Möten Frekvens Ordf Medlemmar Syfte Strategimöte årsvis Strategisk utveckling av samarbetet Kontraktsmöten halvårsvis Kontraktets innehåll, kvalitet, förutsättningar och förändringar. Förvaltningsmöten kvartalsvis Avstämning av den löpande förvaltningen. Budgetmöte årsvis Budgetstrategier och input från B inför budgetarbetet. Budgetförslagsmöte årsvis Genomgång av budgetförslag från E. Loggmöten månadsvis Genomgång av hur samarbetet och avtalet fortlöper. RAPPORTTIDPLAN Månads- och helårsrapportering (siffror) Jan Månads- och helårsrapportering (kommentarer & Leverans) Kvartalsrapport Halvårsrapport inkl. ny budgetprognos - 37

GRUPPARBETE VAD BÖR DU HA MED I EN AFFÄRSPLAN? - 38

VAD BÖR DU HA MED I EN AFFÄRSPLAN? - 39

AFFÄRSPLAN PER FASTIGHET Dialog från Fastighetsskötare till Kund/Ägare och tillbaka. Fakta om fastigheten (byggår, m², etc) Strategi (SWOT, etc) Kontraktsuppgifter (nr, namn, tider, kr/m², etc) Hyresgästinfo (typ, bransch, rating, etc) Budget och flerårsprognos Investeringar Nyckeltal (media, uh, etc) Foton Underhålls- eller driftplan - 40

- 41 AFFÄRSPLAN TEGELUDDEN 13 TEGELUDDSVÄGEN 80 STOCKHOLM

- 47 FÖRVALTARFOKUS

FÖRVALTARFOKUS Ekonomi (budget/prognos/avvikelse med driftnetto ansvar) Förhandling (omförhandling, uthyrning) Utveckling (proaktiv förvaltning, affärsplanering) Kundvård (i varje dialog med hrg) Teknik (upphandling, felanmälan) Teamet (assistent, ft, fs) - 48

EN KORT SAMMANFATTNING men det är Värdens roligaste jobb! - 49

KONTAKTUPPGIFTER NEWSEC ASSET MANAGEMENT AB Ove Nordqvist Chef Affärs- & Verksamhetsutveckling +46 70 594 3370 ove.nordqvist@newsec.se www.newsec.se Stockholm Humlegårdsgatan 14 P.O. Box 5365 SE 102 49 Stockholm Tel: +46 8 558 050 00 Fax: +46 8 558 050 01