Region Skånes handlingsplan för kompetensmixplanering rätt använd kompetens Fastställd av regionstyrelsen 2016-12-08,
2 Inledning Hela arbetsmarknaden och inte minst hälso- och sjukvården står inför stora utmaningar när det gäller att säkra den framtida kompetensförsörjningen. I Region Skåne är utveckling och införande av arbete med kompetensmixplanering ett viktigt område att fokusera på för att möta utmaningen nu och framöver. Personalnämnden har 2015-12-09 fastställt Region Skånes Strategi för kompetensmixplanering. Denna handlingsplan baseras på beslutad strategi. Regionfullmäktige har 2016-10-25 beslutat att kompetensmixplanering är en del av lösningen på den framtida kompetensförsörjningen. Inriktningen ska vara 40/60 avseende bemanning sjuksköterskor/andra yrkesgrupper. Inriktningsmålet 40/60 ska ses som ett delmål för kompetensmixplaneringsarbetet och avser specifikt somatisk slutenvård. Arbetet med kompetensmixplanering som helhet ska omfatta all verksamhet och samtliga yrkesgrupper, utifrån aktuellt utgångsläge och verksamheternas behov. Bakgrund En rad förändringar i samhället påverkar efterfrågan och tillgång på kompetenta medarbetare. Den demografiska utvecklingen medför ett ökat och förändrat vårdbehov. Begränsade resurser ställer krav på effektiviseringar. Den tekniska utvecklingen och utveckling av nya behandlingsmetoder ger nya möjligheter och ställer ökade krav på hälso- och sjukvården. Detta sker samtidigt som konkurrensen om arbetskraften blir allt tydligare, inte minst på grund av att antalet pensionsavgångarna ökar. Vi vet att den brist som finns på vårdpersonal inte kommer att kunna täckas av en ökad utbildningsvolym varför fokus måste läggas på nya arbetssätt och annan kompetensmix. Definitioner Med kompetensmixplanering menas att på ett strukturerat sätt uppgiftsväxla arbetsuppgifter mellan yrkeskategorier och att föra in nya kompetenser i verksamheterna. Kompetensmixplanering är ett effektivt sätt att använda rätt kompetens till rätt uppgift och på det sättet tillvarata medarbetarnas faktiska kompetens men också utveckla deras potential hela tiden med verksamhetens behov i fokus. Med kompetensförsörjning menas process i organisationen för att fortlöpande säkerställa rätt kompetens för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov. Övergripande målbild Dagens och framtidens kompetensförsörjning ska lösas genom att bättre använda rätt kompetens till rätt uppgift. Befintliga och nya medarbetares kompetens och potential ska tillvaratas med tydlig koppling till karriär- och kompetensstegar.
3 Effektmål De effekter vi vill uppnå med rätt kompetensmixplanering är följande. Frigöra mer resurser till direkt patientarbete genom att vårdpersonal arbetar med patientrelaterat arbete Höja kvaliteten i patientarbetet Arbetsuppgifter som inte är vårdrelaterade görs av annan personal än vårdpersonal Tillvarata medarbetarnas kompetens utifrån verksamhetens behov Utveckla medarbetarnas kompetens Bemanningen ska ske på ett för verksamheten optimalt sätt Skapa möjligheter till individuell kompetensutveckling och individuell karriärvägar Utveckla attraktiva arbetsplatser med nöjda medarbetare Strategiskt viktiga aktörer Chefernas ansvar Arbetet med att planera för och genomföra en annan kompetensmix på arbetsplatserna än dagens är en uppgift och ett ansvar som varje chef har på sin nivå och för sin verksamhet. Kompetensmixplanering ingår som en del i chefsuppdraget och det arbetet är det chefen som ska driva. Lokal anpassning kan göras men de gemensamma ramverken och strukturerna för arbetet gäller för alla. Varje verksamhet ska ges möjlighet att inom ramverket hitta sina lösningar. Arbetet med kompetensmixplanering är en långsiktig process som startar nu. Arbetet ska bedrivas på ett sådant sätt att det kan följas upp och utvärderas och jämföras i organisationen mellan olika verksamheter. Cheferna ska få stöd i detta arbete. Medarbetarnas delaktighet Medarbetarnas kompetens, dvs. deras förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa den kunskap och de färdigheter de har tillägnat sig, är avgörande för att arbetet med kompetensmix ska bli framgångsrikt. Den kompetens som varje medarbetare har och möjligheten att utveckla den är två viktiga framgångsfaktorer. Medarbetarna på arbetsplatserna ska ges möjlighet att aktiv delta i arbetet, en utgångspunkt för detta är de kompetensstegar och andra utvecklingsaktiviteter som genomförs för olika yrkeskategorier. Arenor för samverkan och kunskapsutbyte Den samverkansorganisation som finns med de fackliga företrädarna är en naturlig arena i detta utvecklingsarbete. Parterna ska ges möjlighet att kontinuerligt följa det arbete som pågår och ges möjlighet att sprida kunskap och ta del av erfarenheter. På förvaltnings- och regional nivå ska arenor för kunskapsutbyte finnas. Syftet med dessa är att sprida kunskap och erfarenheter men också att samordna synsätt, insatser och utvecklingsbehov.
4 Kompetensförsörjningsprocessen Den kompetensförsörjningsprocess som finns i Region Skåne ligger fast och är en gemensam struktur i arbetet. I processen ingår att ta fram kompetensförsörjningsplaner för varje verksamhet. Dessa planer blir av än mer avgörande betydelse i ett förändringsarbete av det slag som kompetensmixplanering utgör. I den årliga planen kan aktiviteter planeras och följas upp. De roller/funktioner som är kritiska för verksamheterna ska identifieras, arbetsuppgifter och kompetenskrav ska beskrivas. Dessa är sedan en utgångspunkt både i hur arbetsuppgifter fördelas, vid planering av utvecklingsaktiviteter och vid rekryteringar. Beslutade insatsområden På förvaltningsnivå Samordnare för arbetet ska finnas i varje förvaltning Information och dialog om utvecklingsarbetet ska ske i de lokala samverkansorganen Varje ledningsgrupp har att initiera, följa upp, samordna och lyfta frågeställningar inom sitt verksamhetsområde Framtagna och beslutade kompetensstegar ska ingå som metodstöd På regional nivå Bilda och driva gruppen med samordnare för att följa upp arbetet och se till att helhetsperspektivet bibehålls Information och dialog om utvecklingsarbetet i regionala samverkansorganet Skapa och driva arenor för dialog och kunskapsutbyte Ta fram gemensamma styrdokument t ex roll-och funktionsbeskrivningar för nyckelgrupper, nivåer för kompetenskrav. Följa upp arbetet med kompetensmixplanering i de övergripande kompetensförsörjningsplanerna. Nuläge och utmaningar Kompetensmixarbetet bedrivs i förvaltningarna med stöd av utsedda samordnare eller projektledare. Spridningen av arbetet med kompetensmixplanering går dock långsamt. Hittills arbetar ett begränsat antal enheter strukturerat med frågan och önskvärd uppskalning av arbetet har inte uppnåtts. En analys gjord under våren visar i korthet att likartad verksamhet idag bedrivs med olika kompetensmix och att i detta finns en potential i en förändring av dagens kompetensmix. Den hittills begränsade spridningen av arbetet ger anledning till att genomföra åtgärder för att tydliggöra behovet och nödvändigheten i att arbeta med kompetensmixplanering.
5 Handlingsplan för åtgärder 2017 Handlingsplan för åtgärder redovisas i bilaga.
Handlingsplan för införande av kompetensmixplanering och målet 40/60 Område Hur Ansvarig Tidplan Styrning och ledning Bilda en styrgrupp för genomförande av kompetensmixplanering och målet 40/60 som initierar pilotprojekt inom strategiskt viktiga områden Kompetensmixplanering och målet 40/60 finns med i uppdragen till förvaltningarna Kompetensmixplanering ingår som en punkt på agendan i samtliga ledningsgrupper Koncernledning Förvaltningarnas uppdrag Regiondirektör och förvaltningschefer Kvartal 1 2017 Beslut HSN 23 nov Kvartal1 2017 Följs upp i delårsrapport och i årsredovisning Följa upp hur arbetet planeras och fortskrider via verksamheternas kompetensförsörjningsplaner Erfarenheter och benchmarking sker i de olika chefsnätverk som finns Koncernstab HR Förvaltningschefer Under 2017 Under 2017 Kompetensförsörjningsplaner I kompetensförsörjningsplan för respektive verksamhetsområde ska ingå hur man avser att arbeta med kompetensmixplanering och målet 40/60 Förvaltningschefer Kvartal 1 2017 Uppgiftsväxling mellan yrkesgrupper Framtagning och implementering av kompetensstegar för olika yrkesgrupper Metodstöd för utveckling av yrkesroller som till exempel medicinsk sekreterare Införande av nya kompetenser Genomföra pilotprojekt med nya kompetenser t ex servicevärdar, receptionister, receptarier, apotekare Följs upp i delårsrapport och årsredovisning I samtliga sjukvårdsförvaltningar i samverkan med t ex Regionservice när det gäller servicevärdar
Handlingsplan för införande av kompetensmixplanering och målet 40/60 Område Hur Ansvarig Tidplan Kommunicera budskap, metod och best practice inom Region Skåne Bilda en arbetsgrupp med deltagare från HR, kommunikation och kvalitetsutveckling med uppdrag att driva området. Gruppen rapporterar till och får uppdrag via styrgruppen. Områden: Kommunikationsdirektör Ta fram kommunikationsplan med budskap om mål och syfte för kompetensmixplanering och målet 40/60 Ta fram gemensamma checklistor och kunskapsstöd för arbetet Anordna kontinuerligt erfarenhetsutbyte och resultatpresentation via workshops och på VGI Kompetensutveckling Utbildningsanställningar och utbildningsförmåner för sjuksköterskor som utbildar sig till specialistsjuksköterskor/motsvarande Förvaltningschefer, Kompetensutveckling för undersköterskor och medicinska sekreterare Utbildning i förändringsledning för chefer och HR Förvaltningschefer, HRdirektör Särskilt fokus på kompetensutveckling och stöd till chefer som arbetar med kompetensmixplanering, till exempel områdeschefer Förvaltningschefer, HRdirektörer Stödsystem Införa metodstöd och verktyg för kompetensplanering Under 2017