1(12) AVTAL BILAGA 5 AVTALSNR: LTS 2014/0102-(NR) AVTALSPARTER Kunden Leverantören Landstinget Blekinge 371 81 KARLSKRONA Org nr: 232100-0081 Hemsida: www.ltblekinge.se Org nr: Hemsida: KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET Kunden Kontaktperson: Maria Landgren E-post: maria.landgren@ltblekinge.se Telefon: +46 455736303 Mobiltelefon: Leverantören Kontaktperson: E-post: Telefon: Mobiltelefon:
2(12) AVTALSFORM Avtalet sluts genom ett upphandlingskontrakt, dvs. ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella artiklar under avtalsperioden. AVTALSOMFATTNING Avser leverans av livsmedel enligt bifogad specifikation: Antagen leverantörs anbud AVTALSTID 2014-11-01 2016-10-31 Vid avtalstidens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Kunden har rätt att förlänga avtalet med ytterligare högst 1+1 år. Kunden skall skriftligen påkalla förlängning senast två (2) månader innan avtalet upphör. KOMMERSIELLA VILLKOR Anbudspriser För leveranser enligt detta avtal gäller de nettopriser som framgår av detta avtal och antagna anbud. Om utbudet av ekologiska varor ökar kan dessa komma att förhandlas in i avtalat sortiment som ersättning för konventionellt avtalad vara av samma sort. Samtliga priser är angivna netto svenska kronor (SEK) exkl. mervärdesskatt och inkluderar samtliga åtaganden enligt denna upphandling.
3(12) Prisjustering Leveransavgift får ej tas ut. Prisjustering får ske enligt följande villkor: Priser skall vara fasta under 3 månader räknat från avtalets ikraftträdande Prisjustering får därefter ske högst 4 gånger årligen. (Första måndagen i februari, maj, september och november) Prisjustering kan påkallas av såväl leverantör som kund Prisjustering skall vara väl dokumenterad, med underlag utfärdat av råvaruleverantör, tillverkare eller dylikt, så att det är möjligt för Köparen att följa upp begärd prisjustering. Prishöjning får ej ske med större belopp per kilo/liter än den höjning som Leverantören kan bevisa från sin råvaruleverantör, tillverkare eller dylikt. Sänkning av priset skall ske med minst det belopp per kilo/liter som Leverantören har haft från sin råvaruleverantör, tillverkare eller dylikt. Kommer parterna ej överens om föreslagen prisjustering efter förhandling gäller följande uppsägningsvillkor. Den part vars begäran avslagits äger rätt att frånträda avtalet avseende aktuell/a produkt/er. Parterna är dock skyldig att fortsätta sina åtaganden avseende aktuell/a produkt/er till det före begärd prisjustering avtalade priset under 8 veckor från uppsägningsdatum. Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och Leverantören skall ta emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden. Beställning skall kunna göras via e-handel eller undantagsvis via telefon, fax, email eller webbshop. Beställningar skall kunna göras fram till 16:00 två vardagar före leverans (dag 1). Senast kl 10 dag 2 skall beställande enhet kontaktas vid ev. avvikelser. Om kontakt inte kan upprättas skall beställd vara ersättas med likvärdig. Om ersättningsvara betingar ett lägre pris skall detta debiteras. Om ersättningsvarans pris är högre än avtalat skall avtalspris debiteras. Leveransvillkor Leverans skall ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat) angiven leveransadress. Följesedel, med Kundens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå transportförpackning. Leveranstid Leverans skall ske 07,00-09,00 nedan angivna leveransdagar: Karlshamn måndag och torsdag. Karlskrona måndag, tisdag och fredag. Bräkne-Hoby måndag och onsdag. Utökning av leveransdagar kan komma att ske under avtalstiden.
4(12) Leveransförsening och vite Om leveransförsening inte kan undvikas skall Leverantören omgående meddela Kunden, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Vite skall utgå under högst 5 veckor med 2% per arbetsvecka för den del av leveransen som försenats. Alternativt har Leverantören rätt att leverera av Kunden godkänd likvärdig produkt utan merkostnad för Kunden. Priset för en sådan vara får inte vara högre än priset för den ursprungliga avtalsprodukten. Villkor i övrigt enligt ALOS 05 p. 7-9. Leveransadress Kök och Restaurang, Blekingesjukhuset, 371 85 Karlskrona Café och butik, Blekingesjukhuset, 371 85 Karlskrona Café Wämö Center, Bättringsvägen, 371 85 Karlskrona Kök och Restaurang, Blekingesjukhuset, 374 80 Karlshamn Café och butik, Blekingesjukhuset, 374 80 Karlshamn Blekinge Folkhögskola, 370 10 Bräkne-Hoby Faktureringsvillkor Fakturering får ske först efter fullgjord leverans och godkänd leveransbesiktning. Om anledning till anmärkning mot verkställd fullständig leverans inte föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande bestämmelser skall gälla avtalad delleverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. Faktureringsadress Landstinget Blekinge Box 158 371 22 KARLSKRONA Fakturainnehåll Faktura skall märkas med ansvars- och verksamhetskod under Er referens (uppges av Kunden och skall bestå av åtta siffror). Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagens bestämmelser.
5(12) Reklamation fel vara Om en levererad produkt avviker från kvalitets- eller miljökrav enligt avtal skall Kunden reklamera felet. Kunden behöver inte betala för produkter som inte beställts eller som inte uppfyller avtalade kvalitets- och miljökrav. Felaktiga produkter returneras till Leverantören. Eventuella merkostnader för Kunden såsom returfrakter etc. föranledda av ovanstående ersätts av Leverantören. Kvalitet och utförande Levererade produkter skall överensstämma med lämnade anbudsprover eller broschyrer och enligt i förfrågningsunderlaget uppställda krav. Om avtalad produkt utgår permanent ur sortimentet, skall likvärdig ersättningsvara godkännas av kunden i god tid före genomförandet. Statistik Leverantören skall tillhandahålla och till Kunden insända erforderlig statistik samt medverka i uppföljning av statistiken. Statistik skall tillhandahållas i excel. UTBILDNING/INFORMATION Produktinformation Leverantören förbinder sig att om så erfordras kostnadsfritt informera berörd personal i om upphandlade produkter. Detta får ske först efter samråd med och godkännande av berörd avdelningschef eller särskilt anvisade kontaktpersoner. Leverantörens information om upphandlade produkter skall genomföras med syftet att uppnå ett optimalt resultat i användandet av upphandlade produkter.
6(12) TILLKOMMANDE KONTRAKTSVILLKOR Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer Sveriges regioner och landsting ansvarar för att alla invånare har tillgång till en god och väl fungerande hälso- och sjukvård, tandvård och kollektivtrafik. Det är viktigt för oss att bedriva vår verksamhet så att den främjar en hållbar utveckling. I enlighet med det vill vi verka för att de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Vi förväntar oss att leverantören respekterar uppförandekoden och att de gör sitt yttersta för att uppnå kraven inom den egna organisationen och i leverantörskedjan. Detta bör ske genom dialog, transparens och ett öppet samarbete mellan Sveriges regioner och landsting och leverantören, vilket gynnar båda partner. Varor och tjänster som levereras till Sveriges regioner och landsting ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet FN:s deklaration med korruption FN: s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948) Leverantören ska stödja och respektera mänskliga rättigheter Leverantörer har ett ansvar för att respektera och främja de mänskliga rättigheterna både inom den egna verksamheten och leverantörskedjan. Leverantören ska försäkra sig om att den inte medverkar, direkt eller indirekt, till kränkningar av mänskliga rättigheter. Detta inkluderar även då leverantören underlåter att ställa frågor om kränkningar av de mänskliga rättigheterna eller drar nytta av kränkningar som begås av någon annan. Leverantören ska ha rutiner för att utvärdera risken för att de genom sin verksamhet medverkar till kränkningar av de mänskliga rättigheterna.
7(12) Internationella Arbetsorganisationens (ILO) åtta kärnkonventioner om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet och FN:s barnkonvention Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 192, FN:s barnkonvention artikel 32) Med barnarbete avses all ekonomisk aktivitet som utförs av en person i skolpliktig ålder eller yngre. Ingen arbetstagare får vara under 15 år (eller 14 år om den nationella lagstiftningen tillåter detta), eller yngre än minimiåldern för arbete, om denna ålder överstiger 15 år. Ungdomar mellan 15 och 18 år får arbeta med icke-farliga arbetsmoment, under förutsättning att de uppnått legal ålder för att arbeta samt ha fullgjort nationell skolplikt. Om barnarbete upptäcks ska leverantören agera utifrån barnets bästa samt hitta lämpliga lösningar i samråd med barnet och barnets familj. Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105) Med tvångsarbete avses arbete eller tjänster som utförs genom hot om straff eller liknande och som inte utförs på frivillig basis. Tvångsarbete, inklusive slavarbete, kontraktsarbete eller ofrivilligt fängelsearbete ska inte förekomma. Allt arbete ska vara frivilligt, och arbetstagaren ska ha rätt att sluta sitt arbete efter en rimlig uppsägningstid. Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111) Med diskriminering avses åtskillnad av arbetstagare som inte grundar sig på meriter eller kvaliteter, utan innebär särbehandling på osakliga grunder. Leverantören ska verka för mångfald och lika möjligheter i verksamheten. Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, civilstånd, graviditet, religion, socialt och etnisk ursprung, nationalitet, funktionsnedsättning, politiska åsikter, fackligt engagemang eller sexuell orientering får inte förekomma. Med trakasserier avses när arbetstagare utsätts för hård eller omänsklig behandling, däribland sexuella trakasserier eller någon form av psykisk eller fysisk bestraffning. Det får inte förekomma trakasserier i verksamheten. Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar (ILO 87 och 98); Med föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar avses formaliserade och/eller icke formaliserade samarbeten för att främja och försvara egna intressen i arbetslivet och i förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Leverantören förväntas erkänna och respektera arbetstagares (och arbetsgivarens) rätt att organisera sig, ansluta sig till organisationer de själv önskar delta i, samt rätten att förhandla
8(12) kollektivt. I länder där föreningsfriheten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser. Lagstiftning Leverantören måste minst uppfylla lokala lagar och föreskrifter i de länder där de bedriver sin verksamhet. Lön och arbetstider Lön ska betalas direkt till arbetstagaren på överenskommen tid och till fullo. Leverantören ska verka för att levnadslöner betalas till de anställda, och får i inget fall betala mindre än den nationellt/lokalt lagstadgade minimilönen. Övertidsersättning ska betalas ut och tydligt specificeras i lönebeskedet. Arbetstagaren ska ha minst en vilodag i veckan. Veckoarbetstiden får inte överstiga de lagliga gränserna eller 60 timmar i veckan, inklusive övertid. Ledighet, inklusive semester, helgdagar, sjukledighet och föräldraledighet ska ersättas i enlighet med nationell lagstiftning. Arbetsmiljön ska vara säker och hygienisk (ILO 155 och 170) Med säker och hygienisk arbetsmiljö avses att arbetstagaren skall, då den befinner sig på en plats som arbetsgivaren har direkt eller indirekt kontroll över, garanteras att vara fri från eller skyddas mot förhållanden som kan utgöra fara för arbetstagarens fysiska och/eller psykiska hälsa. Arbetstagaren som arbetar i leverantörens verksamhet ska erbjudas en säker och hälsosam arbetsmiljö där förebyggande åtgärder, som minimerar skador och hälsorisker ska vidtas. Anställda ska få utbildning som de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra, inklusive brandsäkerhet, farliga arbetsmoment och första hjälpen. Arbetsgivaren ska, så det är möjligt, tillhandahålla relevant skyddsutrustning och se till att information om hälsa och säkerhet finns lättillgängliga på arbetsplatsen. Nödutgångar ska vara tydligt markerade och upplysta och får inte vara blockerade. Utrymningsövningar och testning av brandlarm ska genomföras regelbundet. Miljö Leverantörer ska bedriva sin verksamhet med hänsyn till miljön och följa lokal och nationell miljölagstiftning. Genom att ha rutiner för att identifiera, mäta och följa upp sin miljöpåverkan ska leverantören
9(12) arbeta med att ständigt förbättra sin miljöprestanda och minimera resursförbrukning och utsläpp. Leverantören ska sträva mot ett livscykelperspektiv avseende miljöpåverkan från produkter och tjänster, och ska ställa miljökrav på underleverantörer. FN:s deklaration mot korruption Leverantören ska inte direkt eller indirekt erbjuda eller ge otillbörlig betalning eller annan ersättning till någon person eller organisation i syfte att erhålla, behålla eller styra affärer eller få annan otillbörlig fördel inom ramen för sin verksamhet. Leverantören ska inte direkt eller indirekt begära eller acceptera någon form av otillbörlig betalning eller annan ersättning från tredje part som kan påverka objektiviteten vid affärsbeslut. Efterlevnad Öppenheten i leverantörskedjan krävs för att kunna garantera att uppförandekoden efterlevs. För att kunna följa upp detta kommer Sveriges regioner och landsting att göra särskild avtalsuppföljning vad gäller Uppförandekod för leverantörer, begäran in dokumentation, utföra revisioner på plats, granska och godkänna åtgärdsplaner och kontrollera implementeringen av dessa. Leverantörer uppmanas att vidta lämpliga åtgärder för att innehåller i denna uppförandekod implementeras i den egna verksamheten liksom i leverantörskedjan. Uppdatering Denna uppförandekod kommer att uppdateras om och när det är relevant. För mer information om Sveriges landstings och regioners åtaganden se vår hemsida www. hållbarupphandling.se Rapportera Överträdelser Brott mot uppförandekoden kan rapporteras på något av följande sätt. Mail: coc.lsf@sll.se Post: Compliance Avdelningen Upphandling Fleminggatan 20, 2 tr Box 22550 104 22 Stockholm Kontakt Mail: coclsf@sll.se
10(12) E-handel E-handel allmänt Leverantören skall ssenast tre månader efter ingånget avtal hantera affärstransaktioner till och från Kundens e-handelssystem enligt nedan. För att erhålla avrop/order krävs det att Leverantören kan hantera hela processen Kunden använder sig av e-handel för att effektivisera inköpsrutinerna. Inköpssystemet som används heter Raindance. Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som Leverantör och oss som Kund. Vi följer den öppna standard, baserad på internationell standard, som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige. Standarden täcker olika affärsprocesser/-affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (Single Face To Industry). Standarden används dels i olika affärssystem/ekonomisystem men även i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsoperatörer som fakturaportaler/meddelandeväxlar och banker. Hör därför med er systemleverantör om de stödjer de nedan nämnda meddelandena eller vänd er till InExchange (www.inexchange.se) som är Kundens samarbetspartner för elektroniska affärsmeddelanden. Affärsprocess- SVEorder Flera typer av affärsmeddelanden kommer att sändas elektroniskt oss mellan. Syftet är att kunna effektivisera inköpsprocessen. Meddelandetyper som kommer att användas är pricat (priskatalog), order, ordersvar, och faktura. Vid behov skall även leveransavisering användas. Leverantören ansvarar för att tillhandahålla aktuell pricat. Samtliga av Kundens avropade produkter, skall finnas i en priskatalog som tillhandahålls av Leverantören. Priskatalogens produkter skall överensstämma med och vara uppställda i enlighet med avtalad prisbilaga. Priskatalogen skall granskas och godkännas av Kunden. Därefter kommer Kunden att göra sina avrop genom att sända ordrar i formatet Sveorder. Kunden godkänner sänd pricat snarast, fram till dess att en pricat är godkänd, skall gammal pricat och dess priser gälla. För mer information om STFI och Sverorder med Svefaktura hänvisas till www.stfi.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska kansli. tekniskt.kansli@skl.se. Leverantören skall i god tid innan driftstart medverka till ett gemensamt uppstartsmöte med berörd personal.
11(12) ÖVRIGA VILLKOR Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för Kunden och Leverantören. Handlingar inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. Avtal 3. Avtalsbilagor i angiven ordning 4. Eventuellt kompl. förfrågningsunderlag, daterat åååå-mm-dd 5. Förfrågningsunderlag, daterat åååå-mm-dd 6. Anbud, daterat åååå-mm-dd Överlåtelse av avtal Gällande avtal får ej överlåtas på annan fysik eller juridisk person utan Kundens skriftliga godkännande. Hävning Enligt ALOS 05 p. 10-11 Befrielsegrunder Enligt ALOS 05p. 25-26 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser skall avgöras av svensk allmän domstol med Blekinge tingsrätt som första instans och med tillämpande av svensk rätt. Under tiden fram till slutligt avgörande tillämpas avtalet enligt Kundens tolkning. Den omständighet att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta genomförandet av sina åtaganden. Avtals giltighet Detta avtal gäller under förutsättning att upphandlingen inte blivit föremål för överprövning enligt 16 kap LOU eller om så blivit fallet inte lett till att upphandlande enhet ålagts att vidta rättelse eller göra om upphandlingen.
12(12) Bilagor Underskrifter Karlskrona 20åå-mm-dd För Kunden Ort 20åå-mm-dd För Leverantören Per Johansson Förvaltningschef. Namn Titel