PROTOKOLL styrelsemöte SAK Lördag 30 Jan 2016 kl. 10.00-17.00 Plats: SAKs kansli, Malmgårdsvägen 63, Stockholm Närvarande: Inger Axell Anders Fänge Kajsa Johansson Suppleant Ordförande Peder Jonsson Dag Klackenberg Från 5 Bengt Kristiansson Från 5 Hans Linde Siwita Nasser Från 5 Shirin Persson Frånvarande: Freshta Dost Suppleant Carin Runeson Dessutom närv: Anna-Karin Johansson Generalsekreterare Klas Bjurström Handläggare strategisk ledning Lena Hjelm-Wallén Valberedningen t o m 17 Ilse Wahlroos Valberedningen Eva-Stina Framvik Föreningsrevisor Krister Holm Chef Kommunikationsenheten 10-14 1. Mötets öppnande. Beslutförhet. Ordförande Peder Jonsson öppnade mötet. Styrelsen konstaterades vara beslutför. 2. Val av justerare att utse Anders Fänge att tillsammans med ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista att fastställa föredragningslistan. 4. Föregående protokoll. att godkänna protokoll FS 2015-11-28 och därmed lägga det till handlingarna 5. Säkerhetssituationen GS redogjorde för den senaste tidens säkerhetsutveckling och hur det påverkar SAKs personal, arbete och förhållningssätt. Redovisningen följdes av frågor från styrelsen samt diskussion om risker i SAKs arbete. 6. Generalsekreterarens rapport Utöver innehållet i GS-rapporten redogjorde Anna-Karin Johansson för att SAK beviljats 350 000 kr av Folke Bernadotte Akademin för att arrangera en konferens om bättre konfliktförebyggande 1
utvecklingsarbete, samt för nyheten att Afghanistan enligt en årlig ranking nu är världens näst mest korruptionsdrabbade land. Styrelsen diskuterade vidare innehållet i GS-rapporten. 7. 8. Försäkring förmögenhetsbrott Den förslagna försäkringen vid förmögenhetsbrott har två huvudområden; intern stöld och förskingring, samt IT-relaterade brott och skador. Den offert som inkommit från AIG är framtagen med två alternativ vad gäller försäkringsbelopp, 10 resp 20 Msek, men med samma självrisk i båda fallen. Den täcker både anställda och styrelse, men inget som eventuellt händer i Afghanistan. att teckna försäkring mot förmögenhetsbrott enligt förslag, med försäkringsbelopp 10 Msek. 9. Ökade risker i verksamheten: inventering, styrning, uppföljning, utvärdering och revision Av den senaste tidens säkerhetsläge följer ökade svårigheter och risker i SAKs arbete. Styrelsen konstaterar att den själv har ansvaret att se över och försäkra sig om att SAKs funktioner för uppföljning och kontroll fungerar tillfredsställande. Av denna anledning påbörjar styrelsen en genomgång av funktioner för kontroll och uppföljning i verksamheten. Utgångspunkter för inventeringen föreslås vara a) en genomlysning av internrevisionen; är styrelsen tillfreds med rådande ordning eller behöver den förändras? b) Monitorering och checking; Har SAK fungerande tredje-parts monitorering på plats för pågående insatser? Utövar SAK kontroll över befintliga inrättningars egentliga existens, överallt, fysiskt och personellt? c) Behövs ytterligare mandat, resurser och instruktioner för en förstärkning av kvaliteten i det interna uppföljning- och kontrollarbetet? att uppdra åt GS att utifrån styrelsens diskussion och utgångspunkter ovan utveckla problemformuleringen, föreslå struktur för genomgången samt återrapportera detta vid styrelsemötet i mars. 10. Rapporter lokalföreningar Närvarande ledamöter redogjorde för sina kontakter med SAKs lokalkommittéer. 11. Rapport Unga SAK Ordföranden redogjorde för sina kontakter med samordningsgruppen för Unga SAK. Unga SAKs kontaktperson har bland annat indikerat behovet av en process för att förankra övergången från nätverk till aktivitetsgrupp. 12. Kommunikation inom medlemsrörelsen 2 Head of Communication Krister Holm presenterade en utvärdering av SAKs interna kommunikationsarbete inklusive förslag på hur den kan förtydligas och stärkas, grundade bland annat i demokratiberedningens arbete och medlemsråd. Presentationen bifogas protokollet. att uppdra åt GS att till nästa styrelsemöte återkomma med förslag till tydliggörande med avseende på medlemsrådet. att uppdra åt GS att under 2016 utveckla en intern plattform med information och kunskap för aktiva medlemmar
att inte lägga ytterligare resurser på att undersöka e-voteringssystem som en lösning för SAK 13. Inför årsmötet 2016 Krister Holm presenterade förslag till en förändrad årsmötesprocedur. Styrelsen uppskattar medlemsrörelsens signaler och ser behovet av att utveckla årsmötets former för att skapa en bättre diskussion, liksom att noga avväga vad som är möjligt inom ramen för SAKs ekonomiska och tidsmässiga resurser. Delfrågor som diskuterades var bland annat om årsmötet kunde förlängas till två dagar, åsiktstorg, utskottsbearbetning, möjlighet till diskussioner både i grupper och i plenum. Då strävan är mesta möjliga öppenhet i diskussionen föreslår styrelsen att inte bearbeta i utskott då detta riskerar att både att kräva för mycket resurser samt att det också riskerar att begränsa inkluderingen av medlemmarnas synpunkter. att SAKs årsmöte 2016 ska hållas i Stockholm, om möjligt i Hiltons lokaler att årsmötet ska börja kl 0900 på morgonen och begränsas till en dag. att SAK vid detta årsmöte använda diskussionsformen åsiktstorg som en förberedelse för diskussionen i plenum, samt att motionerna inte behandlas i utskott. att dagordningen ska innehålla ett obligatoriskt pass (ca 30 min) om syftet med den nya årsmötesstrukturen och om mötesteknik att lördagens kvällsarrangemang ska hållas i SAKs lokaler 14. SAKs engagemang i relation till Afghanska flyktingar i Sverige Styrelsen diskuterade om SAK i ökad utsträckning bör avsätta resurser för att centralt stärka det externa arbetet med att informera om Afghanistan, bland annat till målgrupper i Sverige som i sin vardag möter flyktingar från Afghanistan. Detta görs redan med framgång av vissa lokalkommittéer, men frågan är om centrala initiativ bör tas till följd av höstens flyktingsituation. Styrelsen ser positivt på det informationsarbete som bedrivs, liksom kansliets arbete med att hitta ytterligare resurser till det. Styrelsen konstaterade dock också att SAK inte får riskera att uppfattas som en asylpolitisk organisation. Styrelsen positionering från 2012 skickas till styrelsen för kännedom. 15. Skrivelse SAK till utvärderingen av Sveriges engagemang i Afghanistan Bengt Kristiansson redogjorde kort för uppdraget att skriva ett underlag från SAK med anledning av utvärderingen av Svenska insatser i Afghanistan. Underlaget kommer att skickas ut för beslut av styrelsen per capsulam 7-11 mars. 16. Uppföljning av beslut vid ÅM och FS under 2015 GS redogjorde för de styrelse- och årsmötesbeslut från 2015 som ännu inte är genomförda. att godkänna uppföljningen och lägga den till handlingarna. 17. Utvärdering av GS arbete i förhållande till SAKs mål och instruktioner Styrelsen ska årligen utvärdera generalsekreteraren i förhållande till instruktion och till organisationens mål. att anse detta gjort i samband med lönerevideringen 2015-09-05. 3
18. Översyn Plan B Styrelsen ska årligen ta ställning till riskanalys för verksamheten och fastställa en organisationsövergripande riskhanteringsplan. Enligt FRIIs kvalitetskod skall detta också dokumenteras i styrelseprotokoll. SAK riskhanteringsplan finns i Annual Workplan 2016 (s 85-96), antagen av styrelsen 2015-10-25. att med riskhanteringsplanen i Annual Workplan 2016 (s 85-96), antagen av styrelsen 2015-10-25, finna kravet tillgodosett. att uppdra åt GS att återkomma till styrelsen för översyn av Plan B i samband med att underlag om SAKs insatser i osäkra områden färdigställs. att lägga SAKs riskhanteringsplan i Workplan & Budget som separat beslutspunkt till nästa år. 19. Tidplan årsredovisning Planen för färdigställande av årsredovisningen presenterades för kännedom. 20. Styrelseresa Styrelsen informerades kort om möjligheten för styrelsemedlemmar att besöka KMO i vår. Siwita Nasser, Dag Klackenberg och Hans Linde anmälde intresse. Kansliet kommer att gå vidare med förberedelserna. 21. Nästa styrelsemöte Kända punkter på agendan: - GS-rapport - Budgetuppföljning 2015 - Verksamhetsberättelse med bokslut 2015 - Uppföljning SP 2014-17 - Revisions-pm och management respons. - Presentation Gender 22. Övriga frågor Inga. 23. Mötet avslutades Ordföranden avslutade mötet. Mötessekreterare: Klas Bjurström Justeras: 4
Peder Jonsson Ordförande Anders Fänge Bilagor: - Presentation: Ny årsmötesform - Presentation: Internkommunitkation 5