Förfrågningsunderlag 2012-12-19 Upphandlingsansvarig Solna Stad Håkan Jacobsson Upphandling Familjerådgivning SN/2012:255 Sista anbudsdag: ansökansdag: Anbud kan lämnas löpande Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 2. Kontraktsutkast 2.1. Inledande text Avtalet omfattar familjerådgivning inom Solna Stad. Leverantören förbinder sig att leverera familjerådgivning i enlighet med villkoren i detta avtal, förfrågningsunderlag och uppgifter i leverantörens anbud. 2.2. Parter Leverantör (nedan Leverantören) Socialnämnden Solna stad (nedan Staden) 171 86 Solna 2.3. Kontraktstid Kontraktstiden börjar att gälla från och med att parterna undertecknat kontraktet. Kontraktstiden omfattar 3 år från avtalstecknande. Staden har möjlighet att förlänga avtalet med 24 månader i taget, max två gånger, mot oförändrade avtalsvillkor. 2.4. Kontraktets upphörande i vissa fall Om Leverantören saknar uppdrag under en period av 12 månader från det att kontrakt tecknats upphör kontraktet att gälla utan uppsägning. Leverantören har därefter möjlighet att göra en ny ansökan om godkännande som leverantör. 2.5. Kontaktpersoner Staden, verksamhetsansvarig: Maria Schollin, enhetschef Barnenheten Socialförvaltningen, Solna stad Tel: 08 734 23 39 Sida 1 av 6
maria.schollin@solna.se Leverantören, verksamhetsansvarig: 2.6. Kontraktshandlingar Om kontraktshandlingarna skulle visa sig motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta kontrakt 2. Kontrakt 3. Förfrågningsunderlaget med bilagor och kompletteringar 4. Leverantörens ansökan med bilagor och förtydliganden 2.7. Leverantörens åtagande Leverantören åtar sig att utföra uppdraget professionellt och med omsorg och i enlighet med villkoren i detta kontrakt, kraven som finns i förfrågningsunderlaget samt i enlighet med Leverantörens ansökan. Leverantören åtar sig att följa all för verksamheten gällande lagstiftning, socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter, övriga för verksamheten relevanta bestämmelser samt i övrigt agera i enlighet med för verksamheten gällande etiska normer och god sed. Leverantören åtar sig att medverka i de uppföljningar och återrapporteringar som de preciseras i förfrågningsunderlag och i föreliggande kontrakt. Leverantören åtar sig att om så blir aktuellt i samverkan med Staden ta fram kvalitetsdeklarerade tjänster med tydliga åtaganden gentemot brukarna för den upphandlade verksamheten. 2.8. Arbetsgivaransvar Leverantören ska i sin egenskap av arbetsgivare anställa och ansvara för personalen med beaktande av gällande lagar och föreskrifter. Leverantören får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lagar eller annars strida mot vad som allmänt är godtaget inom arbetsgivarens ansvarsområde. I det fall Leverantören vidtar åtgärder eller agerar på ett sätt som uppenbart strider mot innehållet under denna punkt kan detta utgöra grund för hävning av kontraktet. Innebär hävningen en kostnad för staden ska Leverantören vara skyldig att hålla staden skadeslös fullt ut. 2.9. Meddelarfrihet Leverantörens anställda ska omfattas av meddelarfrihet jämställt med det skydd som offentligt anställda har. Den anställde har enligt detta skydd rätt att meddela till exempel media utan att leverantören har rätt att efterforska vem som lämnat uppgifter. Rätten gäller inte affärshemligheter, inte heller när tystnadsplikt enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller. 2.10. Ansvar och villkor för samarbete Leverantören och Staden ska lojalt och i skälig omfattning fortlöpande bistå varandra med de uppgifter, information, handlingar som behövs för att genomföra avtalat uppdrag. Leverantören är skyldig att, hos Staden, löpande och på eget initiativ efterfråga den information och de instruktioner som behövs för uppdragets genomförande. 2.11. Ansvar vid fel och brister Sida 2 av 6
Om någon part inte fullgör sina åtaganden enligt kontraktet och efter anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse får drabbad part antingen avhjälpa bristen på motpartens bekostnad eller göra avdrag på ersättningen eller motsvarande. Leverantören ska svara i förhållande till Staden för skadestånd, som Staden p.g.a. vållande hos Leverantören eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man. 2.12. Ansvarsförsäkring Leverantören ska, på egen bekostnad, teckna och vidmakthålla sedvanliga försäkringar för sin verksamhet. Försäkringarna ska omfatta egendom, skadeståndskrav för sak-, personoch ren förmögenhetsskada (ansvar), avbrott i verksamheten, rättsskydd samt i övrigt vad leverantören enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha. 2.13. Underleverantör Om leverantören har för avsikt att använda underleverantör för att utföra uppdraget eller någon del av uppdraget, ska detta anges i anbudet. Leverantören ansvarar för att säkerställa att underleverantör under hela avtalstiden uppfyller samtliga krav som angetts i detta förfrågningsunderlag. Leverantören är även i övrigt ansvarig för underleverantören i alla led såsom för sig själv. 2.14. Begränsning av publicering och marknadsföring Hänvisning till Staden i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Stadens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i god tid innan den publicerar och ger ut information om aktuell verksamhet tillställa Staden sådan information, alternativt underlag till sådan information, och vid behov samråda med Staden om innehållet i densamma. 2.15. Ersättning Den totala ersättningen 2014 blir per samtalstillfälle 1 550 kr, dvs. totalt 775 kr/timme, inkl. egenavgiften beräknad på prisbasbeloppet för 2014. Staden har för 2014 fastställt att egenavgiften för familjerådgivning utgår med 1 procent av prisbas-beloppet, dvs. till 450 kr/ samtalstillfälle i 2013 års prisnivå. Staden informerar berörda Leverantörer och via solna.se om den slutliga avgiften för 2104. Leverantören tar ut egenavgiften direkt av brukaren. Ersättning utgår för utförda timmar utifrån överenskommet uppdrag, dvs. med ett samtalstillfälle avses 1,5 timmes samtal samt tid för förberedelser och efterarbete med 0,5 timmar, sammanlagt totalt 2 timmar. Leverantören kan erhålla ersättning för högst fem samtalstillfällen per par/familj. Härutöver kan ersättning i vissa fall utgå efter godkännande av verksamhetsansvarig inom Staden. I ersättningen ska samtliga kostnader ingå för att utföra uppdraget i enlighet med förfrågningsunderlaget, t.ex. kostnader avseende personalutbildning, administration, dokumentation, planeringstid, telefontid och kostnader som kan hänföras till andra krav i förfrågningsunderlaget. Ersättning för uteblivet eller för sent avbokat samtal utgår inte. Staden ersätter skäliga kostnader för tolk. Sida 3 av 6
Möjlighet till avgiftsnedsättning/avgiftsbefrielse kan ges efter godkännande av verksamhetsansvarig hos Staden utifrån en individuell prövning. 2.16. Prisjustering Ersättningen till Leverantör ska vara fast i ett år efter kontraktets undertecknande. Socialförvaltningen fastställer för varje nytt kalenderår ersättningen till Levarentörer av familjerådgivning. Den totala ersättningen, inkl egenavgiften, till Levarantörer kan som mest räknas upp med 1 % per kalenderår. 2.17. Betalning Fakturering ska ske månadsvis i efterskott och betalas 30 dagar efter fakturans ankomstregistrering. Betalning sker på första tillgängliga bankdag. Autogiro eller automatisk belastning av konto får endast ske enligt särskild överenskommelse. Krav på faktureringsavgift, expeditionsavgift eller liknande kommer ej att godkännas. Fakturan ska innehålla fullständig information för att kunna utgöra underlag för godkännande och utbetalning. Fakturan får inte innehålla personuppgifter. Fakturorna ska vara fullständiga med följande information tydligt angiven: Bankgiro-/postgironummer Fakturabelopp Momsbelopp Fakturanummer Fakturadatum Referenskod Leverantörens referensperson (namn och telefonnummer) Stadens referensperson Organisationsnummer/F-skattenummer Ersättning enligt specifikation för antal utförda timmar och antal samtalstillfällen, ev. samtalstillfällen (inkl antal timmar) utöver fem samt ev. kostnader/timme och samtalstillfälle för tolk Erhållen egenavgift/samtalstillfälle Fakturaadressen är: Socialförvaltningen Solna stad Referenskod 53BEF 831 88 Östersund Fakturaunderlaget ska göras enligt Stadens instruktion och vara Staden/socialförvaltningen tillhanda senast första vardagen i varje kalendermånad. Egenavgiften/samtalstillfälle ska särredovisas i Leverantörens räkenskaper på ett eget resultatkonto som möjliggör avstämning med Staden. Fakturering enligt detta kontrakt får inte överlåtas på annan betalningsmottagare utan skriftligt medgivande från staden. Staden accepterar inte order-, expeditions- eller faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter. 2.18. Dröjsmål med betalning Vid försenad betalning orsakad av Staden uppfylls dröjsmålsränta enligt räntelagen. Eventuell räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (fr.o.m. - t.o.m.) då räntan beräknas som antalet räntedagar. Räntefaktura understigande 100 kronor betalas ej. Sida 4 av 6
2.19. Allmänhetens insyn i Leverantörens verksamhet Leverantören ska utan dröjsmål efter det att Staden framställt begäran härom, till Staden lämna sådan information som avses i 3 kapitlet 19a kommunallagen (1991:900). Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur den verksamhet som omfattas av detta kontrakt sköts. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Staden ska i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. 2.20. Stadens insyn i Leverantörens verksamhet Stadens revisorer ska äga rätt att på samma sätt som i verksamhet i kommunal regi kontrollera och utvärdera verksamheten. Utföraren ska aktivt medverka i och underlätta deras arbete. Staden kan även uppdra åt fristående konsult, revisor eller dylikt att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering av den avtalade verksamheten. Leverantören ska vid revision ge den som utför revisionen tillträde till lokaler, utrustning och all dokumentation som är av betydelse för revisionen. Leverantören ska efter bästa förmåga underlätta revisionen. 2.21. Hävning Båda parterna har rätt att häva kontraktet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio dagar från mottagande av skriftligt meddelande från den hävande parten. Leverantören har rätt att häva kontraktet med 3 månaders uppsägningstid. Hävningen ska ske skriftligt och vara undertecknad av behörig företrädare. Staden har därutöver rätt att häva kontraktet, utan kompensation till Leverantören och omedelbart, enligt nedanstående: - Om uppdraget inte genomförs i enlighet med förfrågningsunderlagets kvalificeringskrav, ska-krav och i enlighet med Leverantörens anbud. - Om Leverantören har lämnat oriktiga uppgifter i anbudet. - Om uppdraget inte fullgörs och detta inte beror på Staden eller den enskilde. - Vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta kontrakt. - Om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Staden får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla åtaganden i kontraktet. - Om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande. - Om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig. Sida 5 av 6
2.22. Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter Kontraktet får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Stadens skriftliga medgivande. 2.23. Omförhandling Staden eller Leverantören får påkalla omförhandling av bestämmelserna i detta kontrakt vid väsentligt förändrade förhållanden som påverkar de förutsättningar som kontraktet bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten. Detta befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse intill dess en eventuell överenskommelse om ändring träffats. 2.24. Ändringar och tillägg till kontraktet Staden har rätt att under kontraktstiden ändra ersättning, krav på tjänst och krav på leverantörer. Ändringar och tillägg till detta kontrakt kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för Staden och Leverantören. 2.25. Force majeure, ansvarsbegränsning Om någon av parterna på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta kontrakt ska han i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma. Föreligger någon av dessa omständigheter har staden rätt att så länge den behöver, själv utföra leverantörens åtaganden. Ersättningen till Leverantören minskas i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i någon av parternas brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna ska informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 2.26. Tvistelösning, tillämplig lag Tvist mellan Staden och Leverantören i anledning av detta kontrakt ska avgöras av svensk allmän domstol på Stadens hemort med tillämpning av svensk rätt. Sida 6 av 6