Verksamhetsuppföljning, Ekhults vårdboende

1 (7) Kvalitets- och utvärderingskontoret 2015-10-19 Dnr ÄN 2015-628 Malin Robertsson Verksamhetsuppföljning, Ekhults vårdboende Bakgrund Äldrenämnden har sedan 2012-10-01 avtal med Attendo Sverige AB om drift av Ekhults vårdboende, avtalet löper ut 2017-09-30, möjlighet till förlängning med ytterligare två år finns. Boendet är lantligt beläget en bit ifrån Ljungsbro. Ekhults vårdboende består av 20 platser för personer med demenssjukdom samt 20 platser för korttidsvård (samt två tillfälliga dubbletter på korttidsboendet). Syfte och metod Då det under det senaste året kommit in en flera klagomål till äldreombudsmannen på Ekhults korttidsboende samt att personal från Ekhult, via både telefon och brev, påtalat flera eventuella brister till kvalitets- och utvärderingskontoret besöktes enheten för uppföljning lördagen den 17 oktober 2015. Ett helgbesök valdes utifrån att personal uppgett helgen som mer problematiska än vardagar. Besöket som var oannonserat utfördes av medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), Anette Kanon, planeringsledare Malin Robertsson samt kvalitets- och utvärderingschef Mattias Bly. Personal, brukare samt anhöriga på plats intervjuades. Intervjuerna hölls utifrån två mallar anpassad för personal och brukare. Mallen för brukarna innehöll frågor om trivsel, mat, städning, dusch, aktiviteter, rumstemperatur, kontaktperson och genomförandeplan. Vissa frågor förtydligades vid intervjutillfället och ställdes på flera olika sätt, särskilt frågan om genomförandeplan förtydligades då begreppet kan vara svårt att förstå. Samtliga intervjuade brukare fick även möjlighet at prata fritt utifrån det de ville tala om. Mallen anpassad för personal innehöll frågor om schema, vikarier, överlämningsrutiner mellan arbetspass, hur IT-stödet Treserva används, sjuksköterskeinsatser, städning, dusch, mat, näring, utbildning i kost, aktiviteter, kontaktmannaskap, genomförandeplaner, samt rutiner för mottagande av nya brukare. Personalen gavs också tillfälle att prata fritt utifrån vad de tyckte var relevant. Verksamhetsuppföljning Intervjuer med brukare Samtal hölls med ett sex brukare samt några anhöriga på korttidsboendet. Alla upplevde att de fick vänta länge när de larmar. Någon tyckte det var särskilt besvärligt att behöva vänta länge på hjälp i samband med toalettbesök. Alla uppgav att personalen gjorde så gott de kunde men att de ofta är stressade på grund av att de har mycket Besöksadress: Drottninggatan 16, Linköping Postadress: Box 356, 581 03 Linköping Växel: 013-20 60 00 E-postadress: Kvalitetsochutvarderingskontoret@linkoping.se

2 att göra. En person ville komma ut men upplevde att det inte var någon idé att be personalen om hjälp för att de inte hade tid. En av de intervjuade brukarna på korttidsboendet kände till sin kontaktperson, de övriga visste inte om att de hade någon, (trots att detta står på en skylt utanför rummet). Vidare så var det endast en person som uppgav att denne hade en genomförandeplan. För att vara på den säkra sidan gällande genomförandeplaner, så ställdes frågan om dessa på flera olika sätt, som till exempel; är det någon som frågat hur ofta du vill duscha? Är det någon som frågat om du har någon allergi? Är det någon som frågat vad du vill ha till frukost? Trots dessa kontrollfrågor så var det endast en person som kände till att denne troligtvis hade en genomförandeplan. Samtliga tillfrågade brukare var nöjda med maten, de tyckte den var god. Brukarna var också nöjda med att få både för- och eftermiddagskaffe med dopp till. Det fanns dock inget kvällsfika i Ekhults matplanering, men samtliga tillfrågade brukare uppgav att de kunde få något om det bad om det. En person med diabetes upplevde att denne får påminna personal vid måltiderna om sin diabetes så att måltiderna kunde anpassas. En annan person längtade efter frukosten där hemma som brukar bestå av sill och ägg. Men detta till trots så var samtliga nöjda. Samtliga tillfrågade brukare var nöjda med städningen, de uppgav att de tycker att det är rent och fint. En anhörig konstaterar dock att de upprepade gånger sagt till personal om att gardinen hänger på sned inne på rummet, samt att gardinerna är för långa så att de ligger på golvet och att det ser ovårdat ut. Då det kommit in klagomål till äldreombudsmannen om renlighet i kylskåp inne på rummen i korttidsboendet kontrollerades ett par kylskåp (med boendes godkännande), ett var städat medan det andra var ostädat. Då det också inkommit klagomål på låg rumstemperatur så ställdes frågan om hur de upplevde temperaturen, de flesta tyckte den var behaglig, någon tyckte att det var för varmt på rummet men att det gick att åtgärda genom att öppna ett fönster. Många av brukarna ansåg att läget på boendet var fint och utsikten över sjön uppskattades, flera av brukarna på gruppboendet för personer med demenssjukdom uppgav att de gillade utsikten. Några anhöriga var dock förtvivlade över svårigheten att ta sig till boendet, en maka som ville hälsa på varje dag berättade att det kostade två hundra kronor per gång med färdtjänsten. En brukare var bekymrad över den dåliga mobiltäckningen, samt att boendet inte erbjöd wi-fi. Flera brukare på korttidsboendet uppgav att de inte duschat så många gånger sedan de kommit till boendet och att de normalt sett duschar oftare. Några menade att de fick duscha så ofta de ville men att de måste säga till för varje gång. Enligt en aktivitetslista på korttidsboendet hålls det aktiviteter kl. 14.30 varje dag inklusive helger. En brukare upplevde fredagsbingon som en besvikelse då det inte fanns några priser utan att de bara spelade ändå. Någon uppfattade att de hade möjlighet att följa med på promenad två gånger i veckan (något som inte framkom av aktivitetsschemat). Samtliga intervjuade brukare uppgav att det fanns aktiviteter, de flesta uppgav dock att de inte brukade delta. Kvalitets- och utvärderingskontorets besök var förlagd över tidsspannet då aktiviteter skulle ske, men dessa uteblev (besöket kan dock tänkas gjort att dessa prioriterades bort eller senarelades).

3 En brukare med amputerat ben påpekade att han inte fått hjälp med att forma stumpen inför kommande protes, trots att de sagt på sjukhuset att det var viktigt att detta gjordes morgon och kväll, varje dag (detta görs genom att trä på en siliconform på benet). Han hade också med sig ett träningsprogram som han heller inte fått hjälp med att genomföra under de fem dagar som han hade vistats på boendet. Denna brist upplevdes så pass alvarlig att planeringsledare genast påtalade detta för personal. MAS och medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) har därefter följt upp ärendet nästföljande måndag. Vid samtal med en anhörig framförs att det är positivt att samordnare hela tiden följer upp ärendet och att det är god tillgång på sjuksköterska. Vidare uppges att rehabiliteringsträning utförs löpande av hemrehab samt av boendets personal. Anhörig är på boendet minst fyra timmar varje dag och då han bor i Hjulsbro blir det ytterligare ett par timmar för transport. När en dement brukar på korttidsboendet uppger att hon vill gå till sitt rum så var det flera i personalgruppen som inte kunde visa henne var hon bodde. Två personal förklarade för planeringsledare att de var så pass nya vikarier att de inte visste var hon bodde. En annan personal uppgav att hon varit ledig och inte hade koll på flera av brukarna. Intervju med personal Vid uppföljningsbesöket intervjuades sex personer ur personalen. Av dessa var fem tillsvidareanställda och en vikare. Anställningstiden varierade från många år till en vecka för vikarien. Personalen uppger att de inför pass pratar med personalen som jobbat föregående pass samt att de ska läsa i Treserva vilket dock är svårt att hinna med. En i personalen påtalar även att det varit en hel del fel på systemet vilket gjort att det varken gtt att läsa eller dokumentera. Detta har då gjorts på papper. En i personalen beskriver att löpande dokumentation sköts på papper eftersom de flesta inte läser i Treserva. Även genomförandeplanerna finns i Treserva men det är endast en i personalen som kan säga när hon senast läste en brukares genomförandeplan. Vid kontroll på korttidsavdelningen framkommer att brukarnas genomförandeplaner inte finns i aktuella pärmar. Där finns endast dokumentation från välkomstsamtal som anger vilken hjälp brukaren behöver. Då det framkommit flera klagomål gällande hur de medicinska insatserna genomförts tillfrågades personalen om hur samverkan med sjuksköterska fungerar. Personalen uppger att det tidigare varit svårt då de upplevt att sjuksköterskeinsatsen varit för liten. Sedan ett par veckor har utföraren dock anställt ytterligare sjuksköterska vilket förbättrat samverkan. Samverkan med joursköterska på kväller och helger uppges fungera bra, dock uppger en personal att det ofta tar tid för joursköterska att komma till boendet. Personalen kan ge relevanta exempel på händelser som ska avvikelserapporteras och beskriver att uppkomna avvikelser gås igenom på personalmöten. Om det uppkommer oklarheter om hur någon händelse ska hanteras vänder man sig till sina kollegor.

4 Då personalen tillfrågas om rutin avseende avvikelser och lex Sarah kan detta inte visas, personalen svarar antingen att det sitter väl i någon pärm eller att då frågar man kollegor. Huvudmålet serveras vid lunch 12:30 och på kvällen, 17:30 serveras något lättare mat såsom omelett, paj, gröt eller liknande. Den aktuella dagen hade biff med potatis serverats till lunch och på kvällen var det kycklingpaj. Ett par i personalen ansåg att det är dålig variation på maten. Detta är dock inget som framkommer av inkomna matsedlar. Dessa innehåller dock enbart uppgifter om huvudmålet. En i personalen uppgav att det tidigare varit stressigt vid maten då det sammanföll med tidpunkt för då personalen gick av och på sina pass. Därför har maten förskjutits en halvtimme till nuvarande tider vilket uppgavs fungera bra. Om någon tillfälligt inte åt erbjuds mellanmål såsom smörgås eller kräm. Vid mer långvariga besvär finns näringsdrycker att tillgå. I svar på tidigare klagomål har uppgetts att personalen ska genomgå utbildning i kost och näringslära. Ingen av de tillfrågade hade genomgått utbildning. Fyll på efter redovisning från chef. Av inkommit svar från verksamhetschef framkommer heller inte att utbildning skett i enlighet med det svar som tidigare getts på nämnda klagomål. Vid samtalen framkom att dusch generellt inte utförs på helger, såtillvida det inte varit svårt att utföra på veckorna. Vid frågor om hur ofta olika brukare fick duscha framkom att detta gjordes en gång i veckan för samtliga brukare. En av personalen som intervjuades hade tidigare jobbat natt och då flera som hört av sig till kvalitets- och utvärderingskontoret menat att arbetssituationen på natten var mycket pressad ombads denna personal att beskriva arbetet på natten Den intervjuade personalen kände dock inte alls igen sig i den beskrivna situationen utan uppgav att det i de allra flesta fall fans tillräckligt med tid och personal för att erbjuda en trygg omvårdnad nattetid, särskilt efter att nattbemanningen utökats med en person. Dock framkom oklarhet kring möjligheten att tillkalla nattpatrull. Anslag om möjlighet att tillkalla personal fanns dock uppsatt på anslagstavla och där angavs att i första hand skulle resursperson (från Åleryds och Järdalavägens vårdboenden) tillkallas och i andra hand nattpersonal från avdelning 7P på Åleryds vårdboende. Personal på både korttidsavdelningen och demensavdelningarna uppgav att nattresurser har svårt att komma då de ofta har andra uppgifter inbokade. Vid samtal med ledningen framkommer att rutinerna för nattpatrull har ändrats så att stödet i första hand ska komma från skäggetorps servicehus. På detta sätt kan nattpatrull vara mer tillgänglig och snabbare på plats vid behov. När det gäller larmens funktion gick uppgifterna isär. På korttidsavdelningen kände man inte till några problem. På den ena demensavdelningen uppgavs att det vid mycket larm inte gick att ringa till korttids larmtelefon men då fanns annat nummer att tillgå. På den andra demensavdelningen uppgavs att det var stora problem då det var vanligt att det inte gick att ringa till övriga avdelningar på grund av flera larm. På denna avdelning kände man inte till något annat nummer som gick att ringa. Båda demensavdelningarna uppgavs att telefonerna varit ur funktion vid flera tillfällen vilket också påverkat larmen. Inte på någon avdelning fanns tillgång till mobiltelefon för situationer när den ordinarie telefonen inte går att använda.

5 På korttidsavdelningen uppgavs att brukarna erbjöds promenader och aktiviteter enligt schema som var tydligt uppsatt på avdelningen. På en av demensavdelningarna uppgavs at det visserligen finns lista för aktiviteter men att det inte hinns med och att det dessutom är svårt med målgruppen. De två som arbetade på denna demensavdelning uppgav att det i princip inte utförs några aktiviteter eller promenader/utevistelser då detta inte hinns med. På fråga om egentid var det exempel som lyftes fram att en brukare som äter på rummet får sin egentid vid dessa tillfällen. Då det påtalades att detta är en del av omvårdnaden och inte egentid enligt avtalskrav uppgavs att inte heller egentid utfördes. Gällande möjligheten att ta in vikarier vid frånvaro gick uppgifterna isär. Enligt några var det inget större problem och det finns en bra lista över tillgängliga vikarier. Andra uppgav att det var mycket svårt att få in vikarier och med anledning av läget var det heller inga elever som gjorde praktik och som sedan kunde bli vikarier. Den aktuella dagen för uppföljningen var fyra av åtta personal på korttidsavdelningen vikarier medan samtliga fyra på demensavdelningarna var tillsvidareanställda. Lokaler Ekhults vårdboende består av två hus. Korttidsavdelningen är ett äldre hus i två våningsplan. På bottenplan finns ett större gemensamhetsrum, matsal, kök, kontor samt lägenheter. På övervåningen finns flera lägenheter vilka ligger i fler mindre korridorer som skiljs åt på ett ställe av några trappsteg. Här finns även ett mindre gemensamhetsutrymme. Utformningen medför att personalen i första hand befinner sig på bottenplan, vid besöket fanns ingen personal på övervåningen. Övervåningen är även dåligt upplyst och trappan upp är brant och även den dåligt upplyst. Vid tidigare uppföljning fans problem med städningen men vid det aktuella besöket var lokalerna välstädade. Möblemanget är dock fortfarande till viss del brokigt, särskilt möblemanget på övervåning samt viss armatur på nedervåningen. Entréerna bjöd på blomsterarrangemang som var anpassande efter säsong. Inomhusblommor var av det lättskötta slaget som håller sig fina året om. Demensavdelningarna ligger i ett nyare hus och är uppdelade på två våningar. Det är en markant skillnad på belysning och utformning på mellan de båda husen. Demensavdelningarna är på alla mer anpassade för målgruppen. Dörrarna till demensavdelningarna var låsta med kodlås. Ingen kod fanns dock uppsatt och för när avdelningen skulle lämnas fick personal tillkallas för att öppna. Bedömning Personalen visar på en splittrad bild av verksamheten där några uppger att verksamheten fungerar på ett tillfredställande sätt medan andra påtalar flera brister när det gäller förutsättningarna att genomföra uppdraget. Även om personal uppger att de får överrapportering både genom att prata med föregående arbetspass och genom att läsa i Treserva framkommer en rad uppgifter som gör att kvalitets- och utvärderingskontoret ställer sig tveksamma till hur överrapporteringen fungerar i praktiken. Exempel på detta är att personalen inte har kunskap om var brukare bor och hälso- och sjukvårdsinsats på amputerad brukare som inte utförts samt brukare med diabetes som uppger att hen själv måste påtala detta vid maten.

6 Då kortidsverksamhet ofta kräver omfattande hälso- och sjukvårdsinsatser är det mycket positivt att utföraren har utökad sjuksköterskebemanningen. Detta har på andra kortidsverksamheter visat sig vara ett effektivt sätt att öka tryggheten för de boende. Enligt gällande avtal ska nattpatrull kunna tillkallas och denna ska vara på plats inom 20 minuter. Då nattresursen ska komma från Åleryds eller Järdalavägens vårdboende ställer sig kvalitets- och utvärderingskontoret sig tveksamma till om denna kan vara på plats inom 20 minuter. Av uppföljningen framkommer att det fungerar väl med mat och att denna är uppskattad av brukarna. Personalen beskriver på ett bra sätt hur man arbetar då någon brukare har problem med maten. Av vad som framkommer vid uppföljningen har dock inte utbildning skett i enlighet med tidigare svar på klagomål. Kvalitets- och utvärderingskontoret anser att det är oroväckande att inkomna klagomål inte leder till utlovat förbättringsarbete. Det är positivt att personalen har kunskap om hur avvikelserapporteringen fungerar, dock framkommer tveksamheter gällande implementeringen av rutiner för detta och rapportering av missförhållanden. Bristande kunskap gällande rutiner visar på att utföraren behöver arbeta mer intensivt med att implementera sitt ledningssystem hos personalen. Att ledningssystemet behöver göras mer känt framkommer även gällande de olika uppgifter som lämnas angående vikariehantering samt möjligheter till stöd på natten. Av ledningssystemet ska det vidare framkomma hur personalen ska agera i de situationer då det inte går att nå kollegor på telefon. Här framkom olika uppgifter vilket tyder på oklarheter. Både i intervjuer med brukare och personal framkommer tveksamheter gällande aktiviteter, egentid och promenader. På en av demensavdelningarna uppges att dessa inte genomförs och på korttids finns aktiviteter anslaget men de flesta brukare har inte deltagit och vidare uppger en brukare att hen gärna skulle komma ut oftare men att det inte hinns med. Kvalitets- och utvärderingskontoret bedömer att utföraren löpande behöver se över vilka aktiviteter som erbjuds så att de är anpassade till de som för tillfället bor på avdelningarna. Vidare måste det säkerställas att det av genomförandeplanerna framkommer omfattning av promenader och vad som ska göras på brukarnas egentid. Brukarna ska inte uppleva att detta inte hinns med och när det gäller demensavdelningarna måste ett förbättringsarbete påbörjas omedelbart. Av uppföljningen framkommer flera oklarheter gällande hur utföraren arbetar med de individuella genomförandeplanerna. Att endast en av intervjuade brukare känner till att de har plan och endast en i personalen kan ange när hon senast läste någon genomförandeplan är uppseendeväckande. Kvalitets- och utvärderingskontoret anser att dessa på ett tydligare sätt ska genomsyra arbetet och vara vägledenade för hur arbetet genomförs. Frågan uppstår även hur individualiserade genomförandeplanerna kan vara då samtliga brukare ska få dusch en gång per vecka och endast en brukare är medveten om att det finns en genomförandeplan? Avslutningsvis ställer sig kvalitets- och utvärderingskontoret sig tveksamt till huruvida Ekhults vårdboende är lämpligt som korttidsverksamhet. Lokalerna, på

7 korttidsavdelningen, har en sådan utformning att det riskerar att leda till isolering då det är mycket svårt för personalen att överblicka samt vara närvarande på övervåningen. Vidare är det svårt med tillgängligheten då det på övervåningen finns trappsteg och dessutom en brant trappa med risk för fall, vilket även inträffat enligt personal. Kvalitets- och utvärderingskontoret anser även att det inte är rimligt att ha så många korttidsplatser långt ifrån Universitetssjukhuset och staden. Avståndet till Universitetssjukhuset leder till problem då de flesta brukare som bor på korttids kommer från en avdelning på sjukhuset vilket leder till onödigt långa transporter samt riskerar att fördröja möjligheten till behandling om tillståndet för brukaren åter skulle förvärras. Vidare riskerar avståndet till staden försvåra för anhöriga, vilket även framkommit vid uppföljningen. Åtgärder Implementera ledningssystemet i personalgruppen Säkerställa att genomförandeplanerna avspeglar de enskildas behov, exempelvis gällande promenader och egentid, samt att de är ett centralt verktyg i vården och omsorgen om de boende. Anpassa aktiviteter efter de boende samt säkerställa att aktiviteter genomförs i utlovad omfattning Säkerställa att personalen kan svara på de boendes och anhörigas frågor gällande kosten och kostens innehåll. En redovisning av hur ovanstående åtgärdas och säkerställs ska inkomma till kvalitets- och utvärderingskontoret senast 2016-02-23 Mattias Bly Kvalitets- och utvärderingschef