Sammanträdesprotokoll sid 2 (12) Innehållsförteckning: (klicka på paragrafen för att komma till den direkt) 354 Information; Borgholms 200-års jubileum. 355 Information; näringslivsutvecklaren. 356 Inrättande av näringslivsråd. 357 Granskningsrapport uppföljning IT Borgholms kommun. 358 Framtagande av styrande dokument och överenskommelser, IT Borgholms kommun. 359 Godkännande av avtal - E-tjänstutvecklingsprojekt i Kalmar län samt medfinansiering. 360 Dialogmöte kring revidering av regional utvecklingsstrategi. 361 Anmälan och information från verksamheten. 362 Kommunalt bidrag för fiberanslutnign till föreningar m m; återrapportering. 363 Riktlinjer för ansökan om bidrag från Borgholms kommun. 364 Motion (Lasse Leijon SD) läkarundersök alla immigranter så fort de ankommer till kommunen. 365 Ansökan om att få disponera Borgholms Slott till festival för funktionsnedsatta.. 366 Begäran om anvisning av medel, muddring Sandviks hamn. 354 Dnr 2015/18-310 KS Information; Borgholms 200-års jubileum. Vid dagens sammanträde deltar Kjell Jakobsson, Göran Göthlin, Kenneth Sunesson och Gia Thörnqvist från arbetsgruppen Borgholm 200 år. Under mötet informeras och diskuteras - Skördefesten, invigning och genomförande vilka upplevdes som mycket lyckade. - utökningen av Skördefesten med en dag ska ses som en pågående process att förlänga evenemanget. - norra Öland finns inte med riktigt i evenemanget. De som har öppet har bra med besökande. - rätt statistik gällande besökande och gästnätter har presenterats i pressen. - redovisningen av antalet husbilsgäster registreras inte. - möte med Liljas om fortsatt samarbete. - möte med Krall produktion om fortsatta evenemang. - behov av budget för aktiviteter 2017. Ordförande meddelar att ingen extra budget utöver medfinansiering till Framtid Borgholm är avsatt för 2017.
Sammanträdesprotokoll sid 3 (12) - representanterna från Borgholm 200 år framhåller vikten att tänka på fortsatta satsningar i Borgholm då centralorten är viktig för besöksnäringen i hela kommunen. - IP-only som tänkbar kommande sponsor för aktiviteter. - kommande arrangemang under jubileumsåret: Konst/kultur 22/10, Utställ ning biblioteket gällande Borgholms gamla lasarett. Konsert Camarata i Folkets Hus, Ljus på kultur, Oktoberfest. Historiekvällar oktober och november. Filmvecka 1-6 november, Julmarknad 3-4 december. - behovet av samarbete med turismorganisationen. Vidare lyfter Göran Göthlin vikten av att åtgärder måste vidtas för att sänka hastigheten på Storgatan nu när den åter blir gångfartsområde. Trafikanterna har ännu inte uppmärksammat att fordon inte får föras med högre hastighet än gångfart (6-7 km/h) samt att fordonsförara har väjningsplikt mot gående. Ordföranden lyfter frågan om krukor med text kör sakta ska placeras ut på lämpliga platser på Storgatan. Undersöks av t f kommunchefen. Nästa möte 13 december klockan 08:30 då arbetsgruppen ska redovisa ekonomisk uppföljning av firandet. 355 Dnr 2016/29-141 KS Information; näringslivsutvecklaren. Näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson informerar om - etableringsfrågor; bland annat franchise och ny exploatör. - företagsbesök; 14 företagare har besökts senaste månaden. 356 Dnr 2016/213-141 KS Inrättande av näringslivsråd. Vid dagens sammanträde redovisar näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson olika upplägg för näringslivsråd. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till näringslivsutvecklare Henrik Linnarsson upprätta förslag på näringslivsråd i Borgholms kommun gällande. syfte, bland annat att förbättra företagsklimatet i kommunen.
Sammanträdesprotokoll sid 4 (12) - sammansättning; 8-12 deltagare, varav turistchef Staffan Smedfors ska ingå. - målsättning. - vad förväntas av rådet. Återrapportering 2016-11-15. 357 Dnr 2016/155-007 KS Granskningsrapport uppföljning IT Borgholms kommun. PwC har på uppdrag av Borgholms kommuns revisorer genomfört en uppföljning av IT-granskning från år 2013. Revisorerna vill ha svar från kommunstyrelsen senast 2016-10-28 I rapporten redovisas gjorda iakttagelser och revisionell bedömning. Bland annat har tre kontrollmål ännu inte uppfyllts; Det finns aktuella och styrande dokument. Överenskommelser är tecknade mellan IT-avdelningen och förvaltningen. Det finns rutiner för tester av återläsning av backuper. I tjänsteskrivelse 2016-10-04 redogör IT-chef Niklas Palmquist för de åtgärder som avdelningen genomfört sedan granskningen 2013. Av skrivelsen framgår att år 2013 genomfördes en IT-granskning av PWC. Denna granskning följdes upp under våren 2016. Efter granskningen 2013 beslutades ett antal åtgärder. - Införa ett ledningssystem för informationssäkerhet - Skapa ny IT-strategi och riktlinjer - Söka samverkan med en eller flera andra kommuner 2014 gick Mörbylångas IT-chef i pension vilket gav möjligheten till en gemensam IT-chef. 2015 startade en samverkan med en gemensam IT-avdelning. Arbetet med ledningssystem, strategier och riktlinjer har inte hunnits med då arbetstid lagts på samverkan. Grunderna till dokument finns framtagna och ny IT-policy kommer finnas klar för att antas i Mörbylångas kommunfullmäktige i december. Framtagande har utförts tillsammans med personal från Mörbylånga. Samma material ska sedan skrivas om så att det passar för Borgholms kommun. IT-avdelningens bedömning Förhoppningen var att en samverkan skulle ge oss de resurser som behövs för att åtgärda två av de punkter revisorerna tar upp. - IT-driften är fri från störningar
Sammanträdesprotokoll sid 5 (12) - Det finns rutiner för tester av återläsning av backup IT-samverkan har haft som mål att öka resurserna utan att höja kostnaderna. Genom samverkan har störningarna minskat och gjort IT-driften med stabil. Resurserna räcker dock inte till att införa rutiner för tester av återläsning av backup. Vid dagens sammanträde konstaterar kommunstyrelsens arbetsutskott att uppdrag ska ges till IT-chefen att, utifrån granskningsrapporten, ta fram aktuella och styrande dokument samt överenskommelser mellan IT-avdelning och förvaltningar, vilket bör finnas med i svaret till kommunens revisorer. Vad gäller rutiner för tester för back-uper krävs att medel budgeteras i en kommande budget. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen som svar till revisorerna överlämna IT-chefens redogörelse samt information om att uppdrag till IT-chefen utifrån granskningsrapporten gällande styrande dokument och överenskommelser med förvaltningarna beslutats av arbetsutskottet 2016-10-11 358. 358 Dnr 2015/12-005 KS Framtagande av styrande dokument och överenskommelser, IT Borgholms kommun. Med anledning av genomförd granskning av IT-avdelningen framkommer att uppdrag bör ges till IT-avdelningen för att åtgärda de synpunkter som revisorerna framfört. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till IT-chef Niklas Palmquist uppdatera styrande dokument avseende IT i Borgholms kommun för politisk behandling. ta fram förslag på överenskommelser mellan IT-avdelningen och förvaltningarna för godkännande av ledningsgruppen. till 2018 års budget ta fram kostnaden för tester av återläsning av backup.
Sammanträdesprotokoll sid 6 (12) 359 Dnr 2016/202-106 KS Godkännande av avtal - E-tjänstutvecklingsprojekt i Kalmar län samt medfinansiering. Till dagens sammanträde finns upprättade avtal mellan sju av länets kommuner. Avtalet omfattar E-tjänstesamverkan som framtagits efter gemomförd förstudie. Samverkansavtalet avser drift, förvaltning och utveckling av gemensam e-tjänsteplattform. Kommunstyrelsen beslutade 2015-11-24 211 att godkänna upprättat avtal och föreslagen medfinansiering under förutsättning att övriga medfinansiärer deltar i projektet. Avtalet gällde från och med 2015-12-01 till och med 2017-02-28. Genom avtalet förband sig ingående parter att gemensamt finansiera en personalresurs för samordning av insatserna inom området e-tjänsteutveckling. Insatserna skulle bland annat omfatta: - ta fram förslag till samverkanformer. - dokumentera generella krav på e-tjänsteplattform. - verksamhetsnytta på kort och lång sikt. - identifiera olika typer av kostnader. - övergripande plan för projektgenomförande. - utreda hur vi bäst drar fördel av de samverkansprojekt som pågår i andra regioner. Medfinansieringen för Borgholms kommuns del för förstudien uppgick till 35 216 kronor, varav 50 % är rak andel och 50 % baserat på invånarantal. Vid återrapporteringen av förstudien framgick följande effekter med E-tjänster. - Ökad tillgänglighet - Minskad dubbeladministration (data fylls i en gång på ett ställe) - Automatiska beslut - Kortare handläggningstider - Säkerställa indata (e-id, Navet m m) - Ifyllnadshjälp för användaren - Underlag för statistik, analys m m - Möjlighet till säker kommunikation via Mina Meddelanden - Intern användning Förstudien konkretiserades i ett avtal om e-tjänstesamverkan med Kalmar kommun som värdkommun. I tjänsteskrivelse 2016-10-04 redogör kommunledningskontoret för kommunstyrelsens tidigare beslut och att den genomförda förstudien konkretiserats i det avtal om e-tjänstesamverkan som nu ska behandlas. IT-chefen föreslår att kommunen ingår e-tjänstesamverkan med de sju andra kommunerna. Avtalet innebär en kostnad för kommunen på 207 073 kronor första året.
Sammanträdesprotokoll sid 7 (12) Konsekvensanalys Att själva utveckla en plattform kommer bli dyrare och kräva mer resurser. Att köpa enskilda e-tjänster från olika leverantörer blir dyrare, inte enhetligt och vi missar många små tjänster som underlättar för våra medborgare. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen inte teckna samverkansavtal. 360 Dnr 2016/157-106 KS Dialogmöte kring revidering av regional utvecklingsstrategi. Vid dagens sammanträde genomförs dialogmöte med representanter från Regionförbundet i Kalmar län och Landstinget i Kalmar län kring regional utvecklingsstrategi (RUS) i syfte att fånga upp de möjligheter och utmaningar som Kalmar län står inför. Under mötet beskrivs RUS och Regionförbundet ger nulägesanlys för Kalmar län. Ordförande Ilko Corkovic (S) ger nulägesanlys för Borgholms kommun. Efter information och analyser genomförs en workshop runt Vad är unikt för Kalmar län? Vilka möjligheter och utmaningar finns i Kalmar län? Gruppernas förslag kommer att sammanställas och eventuellt inarbetas i arbetet med RUS. Arbetet med RUS kommer att färdigställas under 2017 för beslut i respektive kommunfullmäktige under hösten 2017. 361 Dnr 2016/128-002 KS Anmälan och information från verksamheten. T f kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg anmäler och informerar om att - KLT har meddelat att de inom kort kommer att återrapportera kommunens fråga om pendlartrafik. - Torbjörn Cederholm utsetts till projektledare för hamnutredningen. - Stora Rörs Båtklubb frågat om förlängning av avtalet ett år i avvaktan på att hamnutredningen ska tas fram. - Thomas Johnsson tillfrågats om timanställning som stöd under mex sjukskrivning.
Sammanträdesprotokoll sid 8 (12) - villkoren för kommunförrådets placering ändrats. - kommande intervju med SKL gällande utredningen kommunsammanslagning ska ske i Färjestaden 20 oktober, kommunchef och ekonomichef intervjuas. - Kulturskolan förläggs till Folkets Hus som interimslösning i avvaktan på att Kronomagasinet blir färdigställt. - Migrationsverkets beslut om ändrad beräkningsmodell. Skrivelse tillställs Finansdepartementet. - inköp av juldekorationer till centrala Borgholm. Arbetsutskottet framhåller att även Löttorp och Köpingsvik bör få ta del av dekorationerna. Inköp verkställs inom ram. - rekrytering av fastighetsingenjör pågår. T f ekonomichef Linda Kjellin informera att två ekonomer sagt upp sina tjänster. Tjänsterna ska internrekryteras dock saknas en vikarie för kommande föräldraledighet. Kommunstyrelsens arbetsutskott lägger redovisning av delegationsbeslut anmälan (mlj 161018) och information med godkännande till handlingarna. 362 Dnr 2016/45-048 KS Kommunalt bidrag för fiberanslutning till föreningar m m, återrapportering. Framtid Öland lyfter i e-post 2016-04-04 frågan om utredning av möjligheten att inkludera fiberanslutning när det gäller kommunal bostadsanpassning. Detta för att skapa ett tryggt boende och möjliggöra snabbare implementering av e-hälsa i Borgholms kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2016-04-12 151 till samhällsbyggnadsförvaltningen att undersöka lagligheten att inkludera fiberanslutning i kommunal bostadsanpassning för eventuell inarbetning i handlingsprogrammet för kommunens bredbandsstrategi. Gunnar Thernström, samhällsbyggnadsförvaltningen, redogör i e-post 2015-04-22 att så vitt det är känt för honom får man inte bostadsanpassning till trygghetslarm eller liknande. Enligt uppgift från Boverket har frågan om framdragning av fiber i samband med kommunens bredbandsstrategi inte prövats av domstol i något individuellt ärende om bostadsanpassningsbidrag. Förutsättningarna för att bostadsanpassningsbidrag ska lämnas regleras av lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag med mera. Bidraget omfat-
Sammanträdesprotokoll sid 9 (12) tar i princip alla slag av funktionsnedsättningar. Vid ansökan om bostadsanpassningsbidrag ska behovet av anpassningen styrkas genom intyg av arbetsterapeut, läkare eller annan sakkunnig. Bidrag lämnas för individuella åtgärder som behövs för att bostaden ska vara ändamålsenlig med hänsyn till funktionsnedsättningen. Även om en åtgärd är nödvändig med hänsyn till sökandens funktionsnedsättning beviljas inte bidrag om åtgärden anses behöva utföras redan av väsentligen andra orsaker än funktionsnedsättningen. Till exempel om åtgärden bedöms utgöra upprustning till dagens bostadsstandardförhållanden, generella åtgärder eller har sin grund i byggnadstekniska brister och normalt bostadsunderhåll. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2016-05-10 188 till IT-chef Niklas Palmqvist att undersöka eventuell tillämpning av fiberanslutning i bostadanpassningsärenden i andra kommuner, för att lyftas i arbetsgruppen för förstudie handlingsplan för kommunalt bredbandsstöd. att undersöka om kommunalt bidrag kan betalas till föreningar som själva inte har ekonomisk möjlighet att ansluta sin föreningslokal till fiberbredbandet. I tjänsteskrivelse 2016-09-28 återrapporterar kommunledningskontoret uppdragen och föreslår att - istället för att försöka få med detta som bostadsanpassning bör det tas med i de tjänster som socialförvaltningen erbjuder eller kommer erbjuda. - ideella föreningar och idrottsföreningar som idag får aktivitetsstöd bör få kommunalt bidrag på 15 000kr för anslutning till fiber. Detta ska i så fall tas upp i Kultur- & fritidsutskottets budget inför 2017. Av skrivelsen framgår att för att fler ska ansluta sina bostäder till fiber undersöks möjligheterna till att ge bidrag till de som ansluter sig. Samhällsbyggnadsförvaltningen har tillsammans med svar från Boverket lämnat sin syn på om det går att få fiberanslutning som bostadsanpassning. Framtid Öland vill också undersöka om kommunen kan ge föreningar bidrag för att ansluta sina fastigheter. Kommunledningskontorets bedömning Det går inte att räkna in fiberanslutning som bostadsanpassning. Om däremot fiberanslutningen ingår i de tjänster som socialförvaltningen kommer ha kan del av anslutningen subventioneras. Föreningar kan söka bidrag för fiberanslutning på samma sätt som de idag söker bidrag för sina verksamheter. Konsekvensanalys Idag har ca 17 föreningar beviljats aktivitetsstöd. Om alla dessa söker bidrag behöver kultur- och fritidsutskottet 17 x 15 000 = 255 000kr i budget.
Sammanträdesprotokoll sid 10 (12) Om föreningar inte kan ansluta sina fastigheter kan den minskade andelen anslutningar göra att fiberprojekten inte genomförs. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna att idrotts- och ideella föreningar som äger fastighet kan beviljas bidrag med maximalt 15 000 kronor. bidragen belastar de medel (1 mkr) som budgeterats enligt antaget Bredbandsstrategi och Handlingsplan för bredbandsanslutning. uppdra till kommunledningskontoret att omgående ta fram riktlinjer för ansökan om bidrag till fiberanslutning för fiber. 363 Dnr 2016/216-003 KS Riktlinjer för ansökan om bidrag från Borgholms kommun. Vid dagens sammanträde uppkommer fråga om behov av riktlinjer för hur ansökan om bidrag från Borgholms kommun ska behandlas I beslut 2016-10-11 346 uppdrog arbetsutskottet till kommunledningskontoet att omgående ta fram riktlinjer för bidrag till fiberanslutning för idrotts- och ideella föreningar. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till kommunledningskontoret ta fram förslag på Riktlinjer för ansökan om bidrag från Borgholms kommun. Återrapportering 2017-03-31. 364 Dnr 2016/187-109 KS Motion (Lasse Leijon SD) läkarundersök alla immigranter så fort de ankommer till kommunen. Lasse Leijon (SD) föreslår i motion 2016-09-12 - läkarundersök alla immigranter så fort de ankommer till kommunen.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (12) Kommunfullmäktige överlämnade 2016-09-12 143 motionen till kommunstyrelsen för beredning I tjänsteskrivelse 2016-10-03 redogör integrationssamordnare Eva Karlström att asylsökande och flyktingar erbjuds redan idag hälsoundersökning via Landstinget i Kalmar län. Enligt en överenskommelse mellan staten och landstingsförbundet ska ansvaret för hälsoundersökningar ligga på sjukvården (Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOFS 2011:11). Kalmar läns Landstings arbete med hälsoundersökningar styrs i sin tur av verksamhetsdokumentet Hälsoundersökning av asylsökande och flyktingar med avseende på smittsamma sjukdomar. Vid kommunmottagning av personer med uppehållstillstånd samt av kvotflyktingar via UNHCR (Förenta nationernas flyktingkommissariat) så anmäler kommunens handläggare till landstingets flyktinghälsovård att personerna finns i kommunen. De som inte redan under asyltiden har fått hälsoundersökning kallas då till aktuell hälsocentral vilket innebär att alla får kontakt med sjukvården. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen. 365 Dnr 2016/207-282 KS Ansökan om att få disponera Borgholms Slott till festival för funktionsnedsatta. I skrivelse 2016-10-03 ansöker Laurentsio Pettersson och Anette Lindén, Kapten Liljas väg 21, 386 90 Färjestaden, om att via föreningen Sunny Funny Festivalen (under bildande), en ideell förening utan vinstintresse, få disponera Borgholms slottsruin utan kostnad fredag kväll lördag 18-19 aug 2017 samt att få (med polistillstånd) ordna en parad från Borgholms slottsruin till torget i Borgholm lördag eftermiddag den 19 aug 2017 för en grand final på torget på en scen med artister. Sökanden har ett tredelat syfte med detta: 1) Att lyfta frågor för funktionsnedsatta. 2) Att ge funktionsnedsatta en möjlighet att framträda med musik, teater, föreläsningar m m. 3) Att skapa en festlig festival för personer med funktionsnedsättning, deras anhöriga och olika assistansbolag och föreningar och att skapa en parad där dessa personer och olika föreningar kan visa upp att de finns.
Sammanträdesprotokoll sid 12 (12) Evenemanget kommer att vara helt alkohol- och drogfritt. Sökanden välkomnar ett möte med berörda, om ni vill ställa frågor om detta. Kommunstyrelsens arbetsutskott ställer sig positiva till ansökan och lämnar över till slottsansvarig Jan-Åke Johansson för bedömning och slutbesked till sökanden. 366 Dnr 2016/206-552 KS Begäran om anvisning av medel, muddring Sandviks hamn. I tjänsteskrivelse 2016-08-10 föreslår servicechef Hans Johannesson att kommunen fullföljer muddring av hamninloppet i Sandviks hamn och utför arbetet under hösten vintern 2016-2017. Kostnaden beräknas till 850 tkr. Av skrivelsen framgår att Sandviks hamn har ett återkommande problem med grusdrift som grundar upp hamninloppet. Kommunen har fått påpekande från Transportstyrelsen att muddra hamninloppet för att säkerhetsställa djupet. Sedan 2013 finns ett tillstånd från länsstyrelsen att muddra hamninloppet samt att gräva ur grusfånget norr om hamnen. Muddringen har varit planerad och budgetterad tidigare men projektet har skjutits på framtiden p.g.a. andra projekt. Arbetet är påbörjat med muddring mellan pirhuvudena för att lösa det mest akuta läget. Nu är det dock nödvändigt att slutföra muddringen i sin helhet då situationen förvärrats och det femåriga tillståndet för muddring börjar gå mot sitt slut. Massorna är av bra kvalité och kan mycket väl användas till våra entreprenadprojekt såsom byggen av cykelvägar, sluttäckning av deponier, byggnation av avsaltningsverk mm. Kostnaden är beräknad till 850 tkr. Bidrag från Jordbruksverket är inte aktuellt då Sandvik inte anses vara en fiskehamn i detta sammanhang. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar avvakta hamnutredning och underhållsplan för kommunens hamnar. innan beslut i ärendet avseende muddring av Sandviks hamn.