Med engagemang och ansvar ger vi varje dag service med god kvalitet till Malmöborna.

Med engagemang och ansvar ger vi varje dag service med god kvalitet till Malmöborna. Personalredovisning 2009

INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 3 SAMMANFATTNING... 4 Kommunfullmäktiges inriktningsmål... 5 1. PERSONALFAKTA... 6 1.1 Antal medarbetare... 6 1.2 Intern rörlighet... 7 1.3 Personalomsättning... 8 1.4 Yrkesgrupper... 8 1.5 Ledartäthet... 9 1.6 Lediga tjänster... 9 1.7 Produktiv resurs... 9 2. DELAKTIGHET OCH SAMVERKAN... 11 2.1 Samverkan - direkt och representativ... 11 2.2 Samverkansgrupper på kommuncentral nivå... 11 2.2.1 Kommuncentral samverkan KCS... 11 2.2.2 Kommuncentral samverkan BoU... 12 2.2.3 Kommuncentral samverkan IoF... 12 2.2.4 Kommuncentral samverkan VoO... 12 2.2.5 Kommuncentral samverkan INAR... 12 2.2.6 Kommuncentrala samverkansgruppen för trygghets- och omstruktureringsfrågor... 12 2.3 Partssammansatta gruppen PSG... 12 2.4 Dialogmöten och referensgrupper... 12 2.5 Uppföljning av medarbetarenkäten 2008... 13 2.6 Exempel på insatser kring delaktighet och samverkan... 13 3. JÄMSTÄLLDHET OCH MÅNGFALD... 15 3.1 Mångfald... 15 3.2 Utländsk bakgrund... 15 3.3 Jämställdhet... 17 3.4 Ålder... 17 3.5 Ökad mångfald - motverka diskriminering... 17 3.6 Exempel på insatser kring jämställdhet och mångfald... 18 4. FÖRNYELSE OCH UTVECKLING... 19 4.1 Malmö stads varumärke som arbetsgivare... 19 4.2 Traineeprogram... 19 4.3 HRut - nytt arbetssätt i personalarbetet... 20 4.3.1 Processorienterat arbetssätt... 20 4.3.2 HR-serviceorganisation... 20 4.3.3 Med PA till HR... 21 4.3.4 Införande av nytt HR-system... 21 4.4 Ledarutveckling... 21 4.4.1 Engagemang för Malmö... 21 4.4.2 Ledarskapsdag... 22 4.4.3 Exempel på insatser kring ledarutveckling... 22 4.5 Kompetensförsörjning... 22 4.5.1 Rekryteringsläget... 23 4.5.2 Exempel på insatser kring kompetensförsörjning, vård och omsorg... 23 4.5.3 Exempel på insatser kring kompetensförsörjning, förskola och skola... 24 4.5.4 Andra exempel på insatser kring kompetensförsörjning... 24 4.5.5 Omställning och omstrukturering... 25 4.5.6 Särskild omstrukturering 2010... 25 4.5.7 Pensionsavgångar... 25 5. HÄLSA OCH ARBETSMILÖ... 27 5.1 Friskare arbetsplatser... 27 5.1.1 Rehabiliteringsprocessen... 27 5.1.2 Frisknärvaro... 28 5.1.3 Sjukfrånvaro... 28 5.1.4 Tidsbegränsad sjukersättning... 30 5.1.5 Sjuklönekostnader... 30 5.1.6 Exempel på insatser för friskare arbetsplatser.. 30 5.2 Arbetsmiljö... 31 5.2.1 Arbetsmiljöutbildning... 31 5.2.2 Arbetsmiljöverket... 31 5.2.3 Arbetsskador... 31 5.2.4 Krishanteringsorganisation... 31 5.2.5 Exempel på insatser kring arbetsmiljö... 31 6. LÖN OCH ARBETSTID... 33 6.1 Lönepolicy... 33 6.2 Löneöversyn 2009... 33 6.2.1 Särskilda prioriteringar... 34 6.2.2 Exempel på insatser inom löneöversyn... 34 6.3 Enkät chef-medarbetardialog... 35 6.4 Lönekartläggning... 35 6.5 Medellön... 37 6.6 Lönestatistik för Malmö stad... 37 6.7 Tjänstgöringsgrad... 37 6.7.1 Önskad tjänstgöringsgrad... 38 6.8 Alternativa arbetstidsmodeller... 39 6.8.1 Några exempel på insatser inom området arbetstid... 39 BESKRIVNING OCH DEFINITIONER AV OLIKA BEGREPP... 41 MALMÖ STADS LÖNESTATISTIK 2009, MÅNADSANSTÄLLDA... 43 2 PERSONALREDOVISNING 2009

INLEDNING 2009 var ett år som präglades av siffror. Siffror i form av ett ändrat ekonomiskt läge som ledde till att staden fick justera sin budget för att möta de minskade skatteintäkterna. Siffror i form av att Malmö fortsatte att växa, 7 500 nya Malmöbor - en historiskt hög siffra. Historiskt många barn föddes, historiskt många flyttade in till Malmö och historiskt få Malmöbor flyttade ut. Det här ställer krav på våra verksamheter, bland annat förskoleverksamheten. Kreativiteten kring att hitta lösningar för var man kan bedriva god förskoleverksamhet har varit hög. Det är ingen slump att vi nu har förskolebussar eller att medarbetarna inom förskolorna i centrala Malmö ständigt letar efter tomma lokaler. Det ändrade ekonomiska läget innebar att medarbetare fick sluta sin anställning. Några medarbetare slutade i förtid på grund av att visstidsanställningen inte kunde förlängas och några valde förtidspension. Genom ett bra samarbete och ett temporärt externt anställningsstopp anpassades organisationen till en ny budget utan uppsägningar. Under året visade verksamheterna på flera initiativrika lösningar på hur vi kan spara utan att sänka kvaliteten i vår service till Malmöborna. Medarbetare föreslog ekonomiska besparingar i form av smartare transporter, virtuella möten och energibesparingar. Inom personalområdet har HR som begrepp börjat användas. Projektet med gemensamt arbetssätt och ett nytt IT-stöd inom personalarbetet fick under året namnet HRut (human resources utveckling). Med införande av HR-begreppet vill vi markera att vi nu förändrar och utvecklar vårt arbete med personalfrågor med ett tydligare verksamhetsperspektiv kopplat till personalpolicyn. Våra vanligaste personalprocesser ska vara gemensamma för staden och fungera som tydligt stöd för cheferna. Genom bildandet av en kommungemensam servicefunktion, HR-service, kommer chefer och medarbetare få support och utbildning i bland annat frågor som rör arbetstid samt lön och anställning Engagemang för Malmö etapp III startade 2009 och som ett första steg samlades alla chefer vid 15 olika tillfällen. Den här gången användes bland annat metoden storytelling. En stark berättelse som återberättas om och om igen, har ett värde som punktlistor och modeller inte kan matcha. Berättelsen förmedlar värderingar och förhållningssätt och det är vad Engagemang för Malmö handlar om, värderings- och strategifrågor med fokus att utveckla verksamheten för Malmöborna. Inger Nilsson Stadsdirektör Liselott Nilsson Personaldirektör PERSONALREDOVISNING 2009 3

SAMMANFATTNING Personalredovisningen är en sammanställning av personalåret 2009 där vi följer upp strategiska personalområden och hur vi utvecklar vår viktigaste resurs medarbetarna! Det som präglade 2009 var att budgetläget ändrades under året och det innebar bland annat att det under en period infördes anställningsstopp för extern rekrytering. Projektet HRut arbetade vidare under 2009 med att förankra gemensamt arbetssätt. Det gjordes även en upphandling kring ett nytt IT-system. HRut ska leda till att Malmö stad arbetar med personal-/hr-frågor på ett gemensamt, kvalitetssäkrat och effektivt sätt. Engagemang för Malmö etapp III startade 2009 och som ett första steg samlades alla chefer vid sammanlagt 15 tillfällen. Engagemang för Malmö handlar om värderings- och strategifrågor. En organisation av Malmö stads storlek behöver ha en kontinuerlig dialog kring uppdraget för att utveckla våra verksamheter. De olika områdena beskrivs i text och utifrån ett statistiskt material samt exemplifieras med insatser från stadens förvaltningar. Exemplen utgör ingen heltäckande beskrivning av alla genomförda insatser, utan är endast exempel från olika verksamheter. En stor del av det som redovisas här går att läsa mer om på intranätet Komin. I den mån tillgänglig statistik finns på Komin har den använts. Övrigt statistiskt material är framtaget från personalsystemet Prima. Beskrivning och definitioner av olika begrepp som används i texten finns längst bak under Beskrivning och definitioner av olika begrepp. Nedan följer en kort summering av innehållet: Antalet månadsanställda var 19 444, vilket var en minskning med 125 medarbetare. 1 350 annonser publicerades, vilket var en minskning med 24,3% jämfört med föregående år. Antalet ansökningar som kom in via Lediga tjänster var 75 117, i genomsnitt 56 sökande per annons. Andelen medarbetare med heltidstjänstgöring var 80%, vilket var en ökning jämfört med 2008 då siffran var 79,7%. Personalkostnaderna för 2009 var drygt 8,0 miljarder kr, vilket utgjorde cirka 54% av Malmö stads kostnader. Antalet chefer med personal- och verksamhetsansvar var 1 054 och 76,8% av dessa hade 1 25 medarbetare, övriga 23,2% hade mer än 25 medarbetare. 77,4% av medarbetarna var kvinnor, jämfört med 77,3% 2008. Genomsnittsåldern för Malmö stads medarbetare var 45,1 år, vilket var en ökning med 0,2 år sedan 2008. Andelen månadsanställda med utländsk bakgrund motsvarade 26,1%, vilket var en ökning med 0,7 procentenheter. Under perioden 2002 2009 minskade sjukfrånvaron med 44,6%. Under 2009 hade cirka 35% av medarbetarna ingen sjukfrånvaro. 4 PERSONALREDOVISNING 2009

Kommunfullmäktiges inriktningsmål Kommunfullmäktige har antagit tre inriktningsmål inom personalområdet som syftar till att Malmö stad ska vara ett föredöme som arbetsgivare. Andelen med utländsk bakgrund av den kommunala personalen på alla nivåer ska motsvara andelen av den totala befolkningen Mångkulturell och språklig kompetens är av värde för att öka servicen till Malmöborna. Vi ska därför sträva efter att öka rekryteringen av medarbetare med annan etnisk bakgrund än svensk. Andelen medborgare i Malmö med utländsk bakgrund var 39% 2010-01-01. Andelen medarbetare med utländsk bakgrund av de 19 444 månadsanställda uppgick till 5 076 medarbetare 2009-12-31 (26,1%). Det var en ökning från föregående år med 0,7 procentenheter. Läs mer under kapitel 3 Jämställdhet och mångfald. Alla anställda i Malmö stad ska ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad Alla medarbetare ska kunna arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad utifrån önskemål och verksamhetens behov. Genom att ge medarbetare möjlighet till önskad tjänstgöringsgrad förbättras även förutsättningen för en jämnare könsfördelning. Antalet ofrivilligt deltidsanställda var vid årets slut 119 medarbetare. Detta var en minskning med 44 medarbetare jämfört med 2008. Läs mer under kapitel 6 Lön och arbetstid. Det ska inte finnas några osakliga löneskillnader i Malmö stad Med utgångspunkt från resultatet av 2008 års lönekartläggning prioriterades nio yrkesgrupper inom sex arbetsvärderingsintervall i 2009 års löneöversyn. 2008 års lönekartläggning låg bland annat till grund för fortsatt arbete med handlingsplan för jämställda löner. Kommunstyrelsen beslöt i april 2009 att i avvaktan på en översyn av den Övergripande planen för jämställdhetsarbete komplettera den antagna planen ytterligare med avsnitt om mål, åtgärder och förslag till handlingsvägar för att motverka uppkomsten av osakliga löneskillnader. Läs mer under kapitel 6 Lön och arbetstid. PERSONALREDOVISNING 2009 5

1. PERSONALFAKTA 1. PERSONALFAKTA 1.1 Antal medarbetare Den 31 december 2009 var 19 444 medarbetare månadsanställda i Malmö stad, vilket innebar en minskning med 125 medarbetare jämfört med föregående år. Minskningen berodde till viss del på anpassningar till en ändrad budget under 2009. I årsredovisningen för Malmö stad 2009 redovisas ett annat mått på antalet medarbetare. Den beräkningen utgår från ett medeltal av antalet medarbetare under hela året. Medeltal av antalet medarbetare omräknat till komprimerad heltid uppgick till 19 929. I denna uppgift ingår dessutom ett medeltal av antalet visstidsanställda med timlön under 2009 och avser faktisk tjänstgöringsgrad. Vid en jämförelse av medelantalet medarbetare 2009 och motsvarande siffra för 2008 var det en minskning med 133 jämfört med föregående år. Den genomsnittliga andelen visstidsanställda med timlön under året motsvarade 5,8%, vilket var en minskning med 0,1 procentenhet i förhållande till föregående år. Antal månadsanställda, olika anställningsformer samt komprimerad heltid december 2008 och 2009 Antal medarbetare 2008 2009 % förändring Tillsvidareanställda 17 333 17 657 1,9 Visstidsanställda 2 222 1 786 19,6 Projektanställda 14 1 92,9 Totalt antal månadsanst 19 569 19 444 0,6 Komprimerad heltid 18 462 18 373 0,5 Antalet månadsanställda minskade med 125 medarbetare. Antalet tillsvidareanställda medarbetare ökade med 324 och antalet medarbetare med tidsbegränsade anställningar minskade med 449. anställningsskydd gällande tidsbegränsad anställning.) Andelen kvinnor ökade från 77,3% (2008) till 77,4% (2009). Medelåldern ökade med 0,2 år för såväl kvinnor som för män till 44,9 respektive 45,5 jämfört med 2008. Totalt var medelåldern 45,1. Förskjutningen till högre åldersgrupper bland de nyrekryterade var en starkt bidragande faktor till ökningen i medelålder. Antal månadsanställda, respektive förvaltning december 2008 och 2009 Antal månadsanställda 2008 2009 % förändring Stadskontoret 268 256 4,5% Serviceförvaltningen 1 198 1 175 1,9% Fastighetskontoret 74 78 5,4% Gatukontoret 212 220 3,8% Miljöförvaltningen 119 122 2,5% Stadsbyggnadskontoret 189 180 4,8% Utbildningsförvaltningen 1 696 1 679 1,0% Kulturförvaltningen 408 383 6,1% Fritidsförvaltningen 242 229 5,4% Sociala resursförvaltningen 707 841 19,0% SDF Centrum 1 526 1 538 0,8% SDF Södra Innerstaden 1 506 1 426 5,3% SDF Västra Innerstaden 1 505 1 426 5,2% SDF Limhamn-Bunkeflo 1 847 1 994 8,0% SDF Hyllie 1 738 1 730 0,5% SDF Fosie 2 278 2 221 2,5% SDF Oxie 617 622 0,8% SDF Rosengård 1 657 1 619 2,3% SDF Husie 898 865 3,7% SDF Kirseberg 986 939 4,8% Av medarbetarna var 17 657 tillsvidareanställda, vilket var 90,8% av de månadsanställda. År 2008 var motsvarande siffra 88,6%, vilket innebar att andelen tillsvidareanställda medarbetare ökade med 2,2 procentenheter. Anställningsformen AVA, allmän visstidsanställning, som infördes 2007, medförde att antalet projektanställda minskade med 93% redan under 2008 och att minskningen fortsatte även under 2009 med motsvarande siffra. (AVA är en anställningsform i lagen om De flesta stadsdelsförvaltningar minskade antalet medarbetare under året, dels beroende på anpassning till budgetjusteringar, dels på förändrad demografi men även genom verksamhetsöverföringar. Sociala resursförvaltningen ökade med 134 medarbetare. Ökningen berodde på inrättandet av nya verksamheter och på överföring av bland annat den kommunala rehabiliteringsavdelningen (KRA), från SDF Kirseberg. 6 PERSONALREDOVISNING 2009

SDF Limhamn-Bunkeflo ökade med 147 medarbetare. Ökningen berodde till stor del på den fortsatta utbyggnaden av förskolan samt överföring av verksamhet inom vård och omsorg från SDF Västra Innerstaden och från privat entreprenör. tillsvidareanställda, totalt 338 medarbetare. Det är en minskning med 64,3% jämfört med 2008. Minskningen berodde på att sociala resursförvaltningen bildades 2008 och en stor omflyttning av kommunövergripande verksamheter gjordes. 1. PERSONALFAKTA SDF Södra Innerstaden minskade med 80 medarbetare. Detta berodde på minskning av månadsanställda vikarier och på verksamhetsöverföringar, bland annat Arbets- och integrationscenter (AIC) till SDF Hyllie. Kulturförvaltningen minskade med 25 medarbetare, beroende på omorganisation samt att lediga tjänster hölls vakanta som en anpassning till ändrad budget. Detta berörde både tillsvidareanställningar och tidsbegränsade anställningar. 1.2 Intern rörlighet Nedanstående tabell visar den interna rörligheten för Av de 338 medarbetarna var 26 chefer. 211 medarbetare hade en självvald rörlighet, medan intern rörlighet på grund av i huvudsak omorganiseringar omfattade 127 medarbetare. Det förekom intern rörlighet till och från de flesta av förvaltningarna. Könsfördelningen i den interna rörligheten motsvarade 81% kvinnor och 19% män, att jämföras med 73% respektive 27% 2008. Bland de tillsvidareanställda var 78% kvinnor, vilket innebar att kvinnor 2009 hade en relativt högre rörlighet än män. De yrkesgrupper där rörligheten var störst, bortsett från omorganisering, var förskollärare (39) och lärare grundskola senare år (9). Intern rörlighet under 2009, tillsvidareanställda FRÅN TILL Stadskontoret Serviceförvaltningen Fastighetskontoret Gatukontoret Miljöförvaltningen Stadsbyggnadskon. Utbildningsförvalt. Kulturförvaltningen Fritidsförvaltningen Sociala resursförvalt. SDF Centrum SDF S Innerstaden SDF V Innerstaden SDF Limh-Bunk SDF Hyllie SDF Fosie SDF Oxie SDF Rosengård SDF Husie SDF Kirseberg Totalt Stadskontoret 1 2 3 Serviceförvaltningen 1 1 2 Fastighetskontoret 0 Gatukontoret 1 1 Miljöförvaltningen 0 Stadsbyggnadskontoret 0 Utbildningsförvaltningen 1 1 1 1 1 1 6 Kulturförvaltningen 1 1 2 Fritidsförvaltningen 1 1 2 Sociala resursförvaltningen 2 1 1 1 1 1 2 9 SDF Centrum 2 2 2 1 6 2 4 1 1 2 23 SDF Södra Innerstaden 3 7 6 4 2 3 25 1 1 2 54 SDF Västra Innerstaden 2 4 4 1 2 48 2 2 1 1 67 SDF Limhamn-Bunkeflo 1 1 5 1 4 2 2 1 1 18 SDF Hyllie 3 1 5 3 2 4 3 1 2 24 SDF Fosie 1 1 1 1 1 2 1 2 4 4 2 6 3 29 SDF Oxie 1 1 4 2 1 1 1 11 SDF Rosengård 1 1 5 1 3 1 1 3 2 4 22 SDF Husie 3 1 1 1 2 1 2 1 12 SDF Kirseberg 1 1 40 1 1 3 2 2 1 1 53 Totalt 14 15 1 2 1 2 19 0 1 59 22 10 15 77 44 22 6 10 6 12 338 Anmärkning: Tillsvidareanställda medarbetare som övergick till annan förvaltning under året. Vid anställning på flera förvaltningar ingår endast de medarbetare som gick över till annan förvaltning på hela sin tjänstgöringsgrad. PERSONALREDOVISNING 2009 7

1. PERSONALFAKTA 1.3 Personalomsättning Personalomsättningen för Malmö stad var under året 6,1%, vilket var en minskning jämfört med 2008 (7,0%). Stadsbyggnadskontoret hade den högsta personalomsättningen med 9,9% följt av SDF Södra Innerstaden med 9,6%. Den lägsta personalomsättningen hade miljöförvaltningen (0,0%) följt av kulturförvaltningen (4,4%). 1.4 Yrkesgrupper Malmö stad har en mångfald av olika kompetenser. Det finns cirka 400 yrken som är fördelade inom olika yrkesgrupper. De tio största yrkesgrupperna motsvarade 10 922 medarbetare (drygt 56%). Tio största yrkesgrupperna Personalomsättning, respektive förvaltning Förvaltning Personalomsättning % Stadskontoret 7,2 Serviceförvaltningen 7,7 Fastighetskontoret 5,3 Gatukontoret 6,4 Miljöförvaltningen 0,0 Stadsbyggnadskontoret 9,9 Utbildningsförvaltningen 6,8 Kulturförvaltningen 4,4 Fritidsförvaltningen 9,4 Sociala resursförvaltningen 6,4 SDF Centrum 5,5 SDF Södra Innerstaden 9,6 SDF Västra Innerstaden 7,1 SDF Limhamn-Bunkeflo 8,0 SDF Hyllie 8,6 SDF Fosie 7,2 SDF Oxie 8,5 SDF Rosengård 7,7 SDF Husie 7,7 SDF Kirseberg 7,6 Malmö stad 6,1 Antal månadsanställda % kvinnor % män Undersköterska, äldreomsorg 2 566 91,7% 8,3% Förskollärare 1 656 94,5% 5,5% Barnskötare 1 632 91,7% 8,3% Lärare grundskola tidigare år 1 051 84,0% 16,0% Vårdare gruppboende 1 006 77,9% 22,1% Vårdbiträde äldreomsorg 767 87,9% 12,1% Lärare grundskola senare år 628 67,4% 32,6% Socialsekreterare 621 86,0% 14,0% Lärare gymnasium allmänna ämnen 586 60,8% 39,2% Handläggare övergripande verksamhetsplanering 409 61,9% 38,1% 8 PERSONALREDOVISNING 2009

1.5 Ledartäthet I Malmö stads strategier för friskare arbetsplatser framgår att Malmö stads chefer inte bör ha mer än 25 medarbetare. Flera av förvaltningarna fortsatte arbetet med att öka ledartätheten, främst stadsdelsförvaltningarna och utbildningsförvaltningen, bland annat genom omorganisation och nyrekrytering. Chefer, åldersstruktur, fördelning kvinnor/män Antal 500 400 133 1. PERSONALFAKTA Antal chefer med antal medarbetare inom olika intervall % 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 76,8 65,0 94,5 8,5 1 25 26 30 31 40 41 Antal medarbetare Malmö stad Samtliga SDF 12,0 Samtliga exkl SDF 3,3 17,5 11,3 1,9 3,4 76,8% av Malmö stads chefer hade 1 25 medarbetare, 8,5% hade 26 30 medarbetare, 11,3% hade 31 40 medarbetare och 3,4% hade mer än 40 medarbetare. Motsvarande siffror för 2008 var 72,8, 9,0, 13,3 respektive 4,9%. Ledartätheten var lägre inom stadsdelsförvaltningarna än inom övriga förvaltningar. 35% av cheferna inom stadsdelarna hade mer än 25 medarbetare, framför allt inom verksamhetsområdena barn och ungdom samt vård och omsorg. 5,5 0,2 300 200 100 0 0 14 Ålder 20 29 30 39 40 49 50 59 60 69 Män Kvinnor 63 79 113 301 192 Medelåldern bland Malmö stads chefer var 50,1 år och cirka 41% av cheferna återfanns inom intervallet 50 59 år. 65% av cheferna var kvinnor. Av Malmö stads 1 054 chefer hade 116 (11,0%) utländsk bakgrund, varav 78 (67,8%) var kvinnor. 1.6 Lediga tjänster Under 2009 publicerades 1 350 annonser om lediga tjänster. Dessa resulterade i 75 117 ansökningar, i genomsnitt 56 sökande per annons. Som ett resultat av det externa anställningsstoppet under en del av 2009 minskade antalet annonser med 24,3% och ansökningarna med 16,8%. De yrkesgrupper som rekryterades främst fanns inom pedagogiskt arbete, 666 (2008/807), vård och omsorg, 261 (2008/432), administration och ekonomi 144 (2008/196) samt socialt arbete, 136 (2008/154). Läs mer om rekryteringsläget i kapitel 4.5.1. 62 97 1.7 Produktiv resurs Följande tabell presenterar jämförelsen av den produktiva resursen under december 2008 och december 2009. Uppgifterna bygger på antalet månadsanställda medarbetare (med hänsyn tagen till tjänstgörings- PERSONALREDOVISNING 2009 9

1. PERSONALFAKTA grad komprimerad till heltid, inklusive fyllnadstid och övertid) samt timavlönade. Frånvaro är avräknad, dock ej semester. Under december 2009 var den produktiva resursen för Malmö stad något större än i december 2008. Anledningen var att antalet medarbetare som totalt minskade (både månadsanställda och timavlönade), kompenserades med ökad närvaro. Minskningen inom SDF Södra Innerstaden, SDF Västra Innerstaden och SDF Kirseberg berodde främst på att kommunövergripande verksamheter överfördes till andra förvaltningar. För SDF Rosengård var minskningen av antal medarbetare den dominerande faktorn. Produktiv resurs resp förvaltning % Förvaltning dec 2008 dec 2009 förändring Stadskontoret 252,5 238,2 5,7% Serviceförvaltningen 1076,9 1070,8 0,6% Fastighetskontoret 71,4 72,3 1,3% Gatukontoret 190 199,8 5,2% Miljöförvaltningen 111,2 113,6 2,2% Stadsbyggnadskontoret 167,5 159,4 4,8% Utbildningsförvaltningen 1401,2 1437,4 2,6% Kulturförvaltningen 353,2 329,2 6,8% Fritidsförvaltningen 220 206,3 6,2% Sociala resursförvaltningen 616,7 744,8 20,8% SDF Centrum 1307,2 1303,3 0,3% SDF S Innerstaden 1310,1 1266,9 3,3% SDF Västra Innerstaden 1266,5 1233,2 2,6% SDF Limhamn-Bunkeflo 1605,5 1690,9 5,3% SDF Hyllie 1469,6 1501,2 2,2% SDF Fosie 2013,7 1993,4 1,0% SDF Oxie 558,8 555,9 0,5% SDF Rosengård 1420,4 1352,5 4,8% SDF Husie 754,9 739,3 2,1% SDF Kirseberg 878,9 849,3 3,4% Totalt Malmö stad 17 067,2 17 079,1 0,1% Anmärkning: I totalsiffrorna ingår även överförmyndarförvaltningen och stadsrevisionen. Jämfört med föregående år är siffrorna justerade på grund av anpassning till rapportering av övertid/fyllnadstid och timavlöning till kalenderåret. 10 PERSONALREDOVISNING 2009

2. DELAKTIGHET OCH SAMVERKAN 2. DELAKTIGHET OCH SAMVERKAN Alla arbetsplatser ska ha en öppen kommunikation och en tillåtande attityd, som ger utrymme för egna initiativ. God kommunikation skapas i ett samspel mellan medarbetare i arbetslaget samt mellan medarbetare och chefer. Genom dialog i vardagen, i medarbetarsamtal och på arbetsplatsträffar samt i verksamhetsgrupper utvecklar vi vår verksamhet Ur Malmö stads personalpolicy 2.1 Samverkan direkt och representativ Medarbetarnas delaktighet och inflytande över verksamhet och arbete regleras formellt i Malmö stads samverkansavtal. Direkt samverkan sker i medarbetarsamtal och på arbetsplatsträffar. Representativ samverkan genomförs i förvaltningarnas samverkansgrupper och förvaltningsråd, där de fackliga organisationerna är representerade. 2.2 Samverkansgrupper på kommuncentral nivå I enlighet med samverkansavtalet utgörs det representativa inflytandet på kommuncentral nivå av en särskild samverkansgrupp, KCS. Denna samverkansgrupp är ett forum för information och dialog mellan arbetsgivarens representanter och fackliga företrädare. Utöver KCS finns ytterligare fem centrala och övergripande samverkansgrupper: en för trygghets- och omstruktureringsfrågor, en för integration och arbetsmarknadsfrågor (INAR) och tre som är kopplade till stadskontorets verksamhetsavdelningar, barn- och ungdom (BoU), vård och omsorg (VoO) samt individoch familjomsorg (IoF). 2.2.1 Kommuncentral samverkan KCS KCS behandlar kommunstyrelsens ärenden och övriga kommunövergripande frågor. Gruppen sammanträdde 14 gånger under 2009 och behandlade frågor som: Malmö stads budget övergång från First Class till Outlook införande av nytt IT-stöd och gemensamma HR-processer PERSONALREDOVISNING 2009 11

2. DELAKTIGHET OCH SAMVERKAN inrättande av HR-service ledarfrågor i Malmö stad Engagemang för Malmö Vid två tillfällen medverkade även arbetsmiljöverket. Läs mer i kapitel 5.2.2. 2.2.2 Kommuncentral samverkan BoU Gruppen sammanträdde elva gånger under 2009 och på dagordningen stod bland annat: kvalitetssäkring av mötet elev lärare utbyggnad av förskoleplatser MMM-dagar kompetensförsörjning i förskola attitydundersökning 2009 2.2.3 Kommuncentral samverkan IoF Gruppen sammanträdde tio gånger under året. Ärenden som behandlades var bland annat: projektet Ingen faller mellan stolarna, ett samarbetsprojekt mellan vård och omsorg och individ och familj revidering av kompetensstrategin och IoF-planen enkät om professionsutveckling i samarbete med Malmö högskola uppföljning av PUMA praktikutbildad i Malmö upphandling och genomförande av brukarundersökning avseende försörjningsstöd 2.2.4 Kommuncentral samverkan VoO Gruppen sammanträdde åtta gånger under 2009. Ärenden som behandlades var bland annat: LPA (Lärande På Arbetsplatsen) en ny plan för LSS-verksamheten projekt finansierade av de statliga stimulansmedlen strategi och handlingsplan 2010 2012 avseende IT-stöd för vården övergripande boendeplanering för vård och omsorg 2.2.6 Kommuncentrala samverkansgruppen för trygghets- och omstruktureringsfrågor Gruppen för trygghets- och omstruktureringsfrågor träffades nio gånger under 2009. Några av ärendena som togs upp var: fördelning av medel ur omstruktureringsanslaget om 17 miljoner kronor referensgrupp i diskussioner kring stadens omställningsverksamhet omställnings- och omplaceringsrutiner 2.3 Partssammansatta gruppen PSG Partsammansatta gruppen är en central grupp vars uppgift är att följa upp samverkansavtalet. Gruppen träffades sex gånger under 2009 och bland annat togs följande ärenden upp: planering av enkät för uppföljning av samverkansavtalet förutsättningar för ett förnyat samverkansavtal med utgångspunkt från FAS 05 önskemål om innehåll och förtydliganden i ett framtida samverkansavtal 2.4 Dialogmöten och referensgrupper I projektet HRut påbörjades förankringsarbetet kring processerna rehabilitering, anställning och lön, arbetstid, rekrytering och omställning. Totalt anordnades tio dialogmöten under 2009. Bland de 529 deltagarna fanns medarbetare, fackliga företrädare, chefer och representanter från personalavdelningar. Arbetet med att finna former för att främja den interna rörligheten, Kompetens & Karriär, började med en dialogturné hos förvaltningarna under våren 2009. Resultatet avrapporterades i KCS och följdes därefter upp vid ett dialogmöte med de fackliga organisationerna. 2.2.5 Kommuncentral samverkan INAR Gruppen sammanträdde tio gånger under 2010. Ärenden som behandlades var bland annat: projektansökningar information om nyheter/förändringar inom det arbetsmarknadspolitiska området arbetsmarknadsåtgärder som berör kommunal förvaltning diskussion kring arbetsmarknadspolitiska projekt I dialog med lärarorganisationerna bjöds samtliga yrkesgrupper inom skolan in för att diskutera frågorna arbetsmiljö, lön, trygghet, arbetstid, kompetensutveckling, karriär och rekrytering. I september möttes cirka 150 medarbetare, bland annat förskollärare, skolsköterskor, lärare och förvaltningschefer i ett dialogmöte kring vilken skola barn och elever behöver i Malmö stad. En av slutsatserna från mötet var vikten av att träffas över förvaltningsgränser och skolformer. Parternas diskussioner fortsatte sedan på kommunövergripande nivå. 12 PERSONALREDOVISNING 2009

2.5 Uppföljning av medarbetarenkäten 2008 I december påbörjade stadskontoret arbetet med uppföljningen av resultaten från medarbetarenkäten. En enkät skickades ut till alla samverkansgrupper på samtliga förvaltningar. Enkäten tog bland annat upp frågor om arbetet med handlingsplaner, samt genomförda aktiviteter och insatser med koppling till enkätresultat. Resultatet kommer att sammanställas och redovisas i en särskild rapport under 2010. 2.6 Exempel på insatser kring delaktighet och samverkan Flertalet arbetsplatser arbetade med resultatet från medarbetarenkäten och upprättade under året handlingsplaner för att förbättra sina utvecklingsområden. Utbildningsförvaltningen anordnade mötesplatser för att öka engagemang och inflytande vid omställningsoch förändringsarbete. Fritidsförvaltningen fokuserade särskilt på att skapa delaktighet kring arbetsmiljö och verksamhetsplanering. Inom serviceförvaltningen startade kommuntjänster upp en förslagsverksamhet för utvecklingsinsatser i verksamheten. Skolrestauranger inrättade matråd där medarbetarna diskuterade mat och matsedlar gemensamt med elever och skolpersonal. 2. DELAKTIGHET OCH SAMVERKAN Många förvaltningar arbetade med att utveckla medarbetarsamtalet och genomförde samverkansutbildningar. Flera av samverkansutbildningarna hade fokus på att öka delaktigheten på arbetsplatsträffen. SDF Hyllie genomförde en förändring inom enheten vårdboende genom införande av matlagning på respektive vårdboende. Förändringen genomfördes med delaktighet hos berörda medarbetare och ledde till ökad kvalitet i verksamheten. SDF Rosengård, SDF Fosie och SDF Södra Innerstaden utbildade sina chefer i Kommunikativt ledarskap, där en del av innehållet handlar om hur man som chef kan arbeta för öka medarbetarnas delaktighet och engagemang. SDF Oxie utvecklade samarbetet mellan LSS-gruppbostäderna inom stadsdelen, bland annat genom mentorskap och personalutbyte. Gatukontoret arbetade systematiskt med att utveckla verksamhetens mål och målformuleringar. Samtliga medarbetare involverades i målarbetet. Miljöförvaltningen arbetade fram verksamhetsplanen genom att ge alla medarbetare möjlighet att lämna synpunkter. Förvaltningen genomförde ledarskapsoch medarbetarskapsutbildningar i syfte att öka förståelsen om hur beteende och attityder påverkar stämningen på arbetsplatsen. Syftet var också att förbättra kommunikationen inom förvaltningen. PERSONALREDOVISNING 2009 13

2. DELAKTIGHET OCH SAMVERKAN 14 PERSONALREDOVISNING 2009

3. JÄMSTÄLLDHET OCH MÅNGFALD 3. JÄMSTÄLLDHET OCH MÅNGFALD vår grund är alla människors lika värde Ur Malmö stads personalpolicy 3.1 Mångfald Jämställdhet och mångfald är en viktig del av personalarbetet inom Malmö stad. Begreppet mångfald har en vid mening utifrån diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, funktionshinder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning och ålder. Det finns även en mångfald av erfarenheter och kompetenser i cirka 400 olika yrken inom Malmö stads verksamhetsområden. Läs mer under kapitel 1 Personalfakta. Mångfald är en personalidé i Malmö stad, eftersom mångfalden i personalsammansättningen gör oss till en bättre arbetsgivare, som med hög kvalitet kan tillgodose efterfrågad samhällsservice från Malmöborna. 3.2 Utländsk bakgrund Malmö stad har som ett politiskt inriktningsmål att befolkningssammansättningen ska återspeglas i personalsammansättningen. Verksamheterna har därför de senaste åren arbetat aktivt för att rekrytera medarbetare med utländsk bakgrund. Med begreppet utländsk bakgrund avses här Statistiska Centralbyråns definition: en person som antingen är född i utlandet eller är född i Sverige av föräldrar som båda är födda i utlandet. Andelen medborgare med utländsk bakgrund i Malmö var 39% (2010-01- 01). 2009-12-31 fanns det 5 076 medarbetare (26,1%) med utländsk bakgrund av de 19 444 månadsanställda. Det var en ökning från föregående år med 0,7 procentenheter. PERSONALREDOVISNING 2009 15

3. JÄMSTÄLLDHET OCH MÅNGFALD Av de månadsanställda med utländsk bakgrund var 3 915 kvinnor och 1 161 män. Malmö stad hade totalt 1 054 chefer varav 11,0% (116) med utländsk bakgrund, 78 av dessa chefer var kvinnor och 38 var män. Andel månadsanställda medarbetare med utländsk bakgrund, respektive förvaltning Förvaltning Antal % Andel månadsanställda utländsk bakgrund Stadskontoret 256 13,6 Serviceförvaltningen 1 175 25,8 Fastighetskontoret 78 17,9 Gatukontoret 220 15,1 Miljöförvaltningen 122 20,5 Stadsbyggnadskontoret 180 16,1 Utbildningsförvaltningen 1 679 18,4 Kulturförvaltningen 383 11,8 Fritidsförvaltningen 229 23,6 Sociala resursförvaltningen 841 20,7 SDF Centrum 1 538 26,9 SDF Södra Innerstaden 1 426 31,2 SDF Västra Innerstaden 1 426 23,4 SDF Limhamn-Bunkeflo 1 994 19,9 SDF Hyllie 1 730 31,9 SDF Fosie 2 221 27,9 SDF Oxie 622 19,6 SDF Rosengård 1 619 48,5 SDF Husie 865 20,6 SDF Kirseberg 939 26,5 Yrkesgrupper med mer än 20 medarbetare och med mer än 35% utländsk bakgrund Antal % Andel månadsanställda utländsk bakgrund Skolarbete annat * 26 76,9 Lärar-, förskollärararbete, annat** 288 72,6 Lokalvårdare/städare 288 59,4 Måltidspersonal, mottagningskök 165 53,9 Kock 91 42,9 Badpersonal 29 41,4 Måltidspersonal 237 40,7 Undersköterska, äldreomsorg 2 566 39,6 Fritidsledare 111 38,7 IT-tekniker 60 38,3 Barnskötare 1 633 38,2 Administratör, ekonomi 40 37,5 Vårdbiträde, äldreomsorg 767 36,2 * ** skolvärd inkluderar bland annat modersmålslärare Till de yrkesgrupper som hade störst andel medarbetare med utländsk bakgrund hör av naturliga skäl modersmålslärare. Dessa står för 65% av gruppen lärar-, förskollärararbete, annat. SDF Rosengård ansvarar för stadens modersmålslärare. Även skolvärdar, lokalvårdare och måltidspersonal mottagningskök hade en hög andel (mer än 50%) medarbetare med utländsk bakgrund. Av de månadsanställda med utländsk bakgrund arbetade vid årsskiftet 4 065 (80,1%) i stadsdelsförvaltningarna och 1 011 (19,9%) i övriga förvaltningar. Inom stadsdelsförvaltningarna hade 28,5% av medarbetarna utländsk bakgrund. Inom övriga förvaltningar var motsvarande siffra 19,7%. Förvaltningar med högst andel medarbetare med utländsk bakgrund var SDF Rosengård (48,5%), SDF Hyllie (31,9%) och SDF Södra Innerstaden (31,2%). De tre förvaltningarna med lägst andel medarbetare med utländsk bakgrund var kulturförvaltningen (11,8%), stadskontoret (13,6%) och gatukontoret (15,1%). 16 PERSONALREDOVISNING 2009

3.3 Jämställdhet Jämställdhet är en angelägenhet för alla oavsett var i organisationen man befinner sig Ur Övergripande plan för jämställdhetsarbetet i Malmö stad 3.4 Ålder Medelåldern för Malmö stads medarbetare var 45,1 år, vilket var 0,2 år högre än föregående år. Kvinnornas medelålder var 44,9 år och männens var något högre med 45,5 år. Med jämställdhet menas att kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Med jämställdhet i arbetslivet avses kvinnors och mäns lika rätt i fråga om arbete, anställnings- och andra arbetsvillkor samt utvecklingsmöjligheter i arbetet. Av 19 444 månadsanställda var 15 056 kvinnor och 4 388 män. Andelen kvinnor ökade från 77,3% till 77,4% och andelen män minskade från 22,7% till 22,6%. Antal kvinnor och män, fem största yrkesgrupperna Antal 3000 2500 2000 1500 1000 500 212 2 354 91 1 565 135 1 497 168 883 222 784 Antal månadsanställda i olika åldersgrupper, fördelning kvinnor och män Antal 6000 5000 4000 3000 2000 402 585 1558 1632 1000 0 8 0 Ålder 19 20 29 30 39 40 49 50 59 60 Män Kvinnor 1086 3523 1131 1182 4224 4111 3. JÄMSTÄLLDHET OCH MÅNGFALD 0 Undersköterska äldreomsorg Förskollärare Barnskötare Lärare grundskola tidigare år Vårdare gruppboende Antalet medarbetare var högst i åldersintervallet 40 49 år. Flest kvinnliga medarbetare återfanns också i detta åldersintervall, medan antalet män var högst i åldersintervallet 50 59 år. Kvinnor Män I de fem största yrkesgrupperna med totalt 7 911 medarbetare rådde en ojämn könsfördelning, 10,5% var män. En annonskampanj genomfördes 2009 för att öka andelen män inom förskolan. 3.5 Ökad mångfald motverka diskriminering Som ett led i Malmö stads arbete med mångfaldsfrågorna, lanserades under 2009 ett nytt verktyg i form av ett spel - Mångfaldsspelet. Avsikten med verktyget är att höja kompetensen bland Malmö stads medarbetare vad gäller mångfald. Mångfaldsspelet är framtaget för att kunna användas i samband med arbetsplatsträffar eller vid andra sammankomster där medarbetare träffas. Spelet tar inte bara upp de diskrimineringsgrunder som finns i diskrimineringslagen, utan belyser även fördomar, förhållningssätt samt tar upp frågan kring bemötande av såväl medborgare som kollegor. PERSONALREDOVISNING 2009 17

3. JÄMSTÄLLDHET OCH MÅNGFALD En utbildad, och om möjligt certifierad, spelledare leder spelet. Under 2009 utbildades 43 spelledare och 118 spel delades ut till förvaltningarna. Samtliga förvaltningar utbildade minst en spelledare. 3.6 Exempel på insatser kring jämställdhet och mångfald Under 2008/2009 erbjöds intresserade medarbetare att delta vid tio olika seminarier, som alla hade sin grund i diskrimineringslagen. Varje seminarium fokuserade på en eller två diskrimineringsgrunder. Syftet var att höja kompetensen om de olika diskrimineringsgrunderna. Ledarcentrum arbetade aktivt för att få en bred mångfald i ledarutvecklingsprogrammet Framtida ledare. I det program som pågick under året var cirka en tredjedel män, ålderspridningen var mellan 28 till 56 år. Läs mer i kapitel 4.4. Malmö stad har skrivit på den europeiska jämställdhetsdeklarationen mellan män och kvinnor. Ett arbete påbörjades med att ta fram en plan för hur en implementering kan se ut. Sommaren 2009 startade ett HBT-nätverk inom Malmö stad. HBT står för homosexuella, bisexuella och transpersoner. Nätverkets syfte är bland annat att höja medvetenheten i dessa frågor bland medarbetarna. Tre medarbetare från Malmö stad blev uttagna att delta i SKLs utbildning Nationell utbildning för strategiskt jämställdhetsarbete. Utbildningen pågår under ett år med start hösten 2009. Malmö stad deltog i en förstudie, Utvecklande möten, tillsammans med Region Skåne, Länsstyrelsen i Skåne samt Malmö högskola. Förstudien, som var finansierad av Europeiska socialfonden, syftade till att ta fram en prototyp för ett innovativt verktyg inom mångfald. verksamheterna. Priset delas ut till den person, avdelning eller grupp som utmärkt sig i jämställdhetsarbetet under året. SDF Rosengård inledde projektet Jämställdhet en ny ambition. Syftet med projektet är att jämställdhetsintegrera offentliga verksamheter för att kvalitetssäkra servicen till medborgarna utifrån ett jämställdhetsperspektiv. SDF Västra Innerstaden bjöd under hösten in samtliga chefer till inspirationsmöten om jämställdhet och mångfald. Ett dialogunderlag togs fram som cheferna ska använda på sina arbetsplatsträffar, för att höja medvetenheten och få igång diskussioner på arbetsplatserna. SDF Kirseberg ansökte om medel hos skolverket för att, med hjälp av genuspedagoger och föreläsare, bedriva jämställdhetsarbete i skolorna. Miljöförvaltningen, SDF Centrum, SDF Rosengård och SDF Hyllie utbildade chefer i den nya diskrimineringslagen. Med hjälp av en genuspedagog arbetade utbildningsförvaltningen med jämställdhetsfrågor för att medvetandegöra, stödja och utbilda chefer och medarbetare. Fritidsförvaltningen arbetade för att anställa fler kvinnor som idrottsplatsvaktmästare. Sociala resursförvaltningen arbetade fram en mångfaldspolicy. 90% av samtliga medarbetare på miljöförvaltningen spelade mångfaldsspelet under 2009. I utvecklingsprogrammet Framtida ledare använde deltagarna Mångfaldsspelet. Detta kombinerades med föreläsningar om diskrimineringslagen samt om Malmö stads övergripande arbete med jämställdhet och demokratifrågor. I programmet ingick även presentationer av förvaltningarnas interna mångfaldsarbete samt ett flertal värderingsövningar. SDF Centrum delade ut ett jämställdhetspris, för att uppmärksamma och synliggöra jämställdhetsarbetet i 18 PERSONALREDOVISNING 2009

4. FÖRNYELSE OCH UTVECKLING Alla arbetsplatser ska synliggöra och ta tillvara lärande som sker i det dagliga arbetet. Kompetens är en kombination av kunskap, förmåga och vilja. Medarbetarna ska ha möjlighet att utveckla sin kompetens och bidra till förbättring av verksamheten Ur Malmö stads personalpolicy 4.1 Malmö stads varumärke som arbetsgivare Malmö stad arbetar medvetet med sitt arbetsgivarvarumärke (employer branding). Fokus i arbetet är att skapa en transparent och hållbar intern kommunikation i syfte att behålla och utveckla medarbetare. Några exempel är arbetet med personalpolicyn, Engagemang för Malmö och ledarskapsutveckling. Det handlar om att både internt och externt synliggöra verksamheterna, samt skapa förståelse och intresse för organisationen. Malmö stads gymnasiemässa Saco-mässan SSRs Personalvetardagar i Malmö arbetsmarknadsdagar på Malmö högskola, Högskolan Kristianstad och Lunds universitet presentation av Malmö stad i kataloger som gick ut till grundskolor och gymnasier deltagande i Universums attitydundersökning till studenter om attraktiva arbetsgivare, inklusive annonsartiklar som presenterade Malmö stad i bilagor till Dagens Industri och Svenska Dagbladet 4.2 Traineeprogram Under perioden augusti 2008 till augusti 2009 genomfördes ett traineeprogram för fyra personalvetare och fyra ekonomer. Genom arbete på olika förvaltningar, gemensamma studiebesök, utbildningar och projektarbeten, fick traineerna en helhetssyn på Malmö stads verksamheter och värderingar. Syftet var att knyta till sig utbildade kompetenta medarbetare och att säkra kompetensförsörjningen på lång sikt inom respektive verksamhetsområde. Flertalet av deltagarna i traineeprogrammet gick vidare till anställning i Malmö stad. 4. FÖRNYELSE OCH UTVECKLING Utöver ovanstående interna aktiviteter genomfördes under 2009 olika insatser för att marknadsföra Malmö stad externt som attraktiv arbetsgivare i samband med: Under 2009 genomfördes ett fyra månader långt traineeprogram för nio sjuksköterskor. Syftet var att stärka varumärket som arbetsgivare och ge blivande PERSONALREDOVISNING 2009 19

medarbetare en bra introduktion med helhetssyn på Malmö stad. 4.3 HRut nytt arbetssätt i personalarbetet Under 2008 påbörjades ett omfattande förändringsarbete inom personalområdet. Detta arbete fick under 2009 namnet HRut (human resources utveckling). Delprojekten inom HRut är Processorienterat arbetssätt, Uppbyggnad av en ny HR-serviceorganisation, Med PA till HR och Införande av ett nytt HR-system. Vasaloppet används som illustration av hur omfattande HRut är och arbetet har följande tidplan, där pilen visar hur långt projektet hade kommit i dec 2009. Innan beslut fattas om att processerna ska tillämpas i Malmö stad förankras de genom dialogmöten med de som ska använda processen. Läs mer i kapitel 2.4. Under 2009 påbörjades förankringsarbetet i följande processer: rehabilitering anställning och lön arbetstid rekrytering omställning Följande processer är under utveckling och kommer att förankras under 2010/2011: korttidsbemanning arbetsmiljö kompetens löneöversyn Start Sälen Smågan Mångsbodarna Risberg Evertsberg Oxberg Hökberg Eldris Mål Mora 4. FÖRNYELSE OCH UTVECKLING 90 km 79 km 66 km 55 km 43 km 28 km 19 km 9 km Mål De övergripande långsiktiga målen med HRut är att: erbjuda Malmö stads chefer ett gemensamt, tillgängligt, tydligt och professionellt stöd inom HR Malmö stads personalpolicy återspeglas i sättet vi arbetar med HR/personalfrågor effektivisera och kvalitetssäkra arbetssätt för våra vanligaste HR-processer 4.3.1 Processorienterat arbetssätt Arbetet med att utveckla ett gemensamt arbetssätt för de vanligaste HR-processerna fortsatte under 2009 (se exempel på process nedan) och ett 70-tal medarbetare var engagerade i någon av processgrupperna. Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott (AGU), som fattar beslut om de gemensamma HR-processerna, beslutade under 2009 om rehabiliteringsprocessen. 4.3.2 HR-serviceorganisation Under 2009 genomfördes en utredning kring den framtida organiseringen av löneadministration, utbildning och användarsupport i det nya HR-systemet. Resultatet blev att Malmö stad ska bygga upp en organisation för HR-service under 2010. Den nya organisationen kommer att tillhöra serviceförvaltningen och ha uppdraget att hantera löneadministration, systemförvaltning, pensioner, support, behörigheter och utbildningar i HR-systemet. Göra behovsanalys/ kravprofil Undersöka Besluta om Göra intern Göra urval anställning D annons lösning och lön D D D D D Resurs behov Utförlig kravprofil Ingen intern lösning Publicerad annons Erbjudande om anställning Undertecknat anställningsavtal 20 PERSONALREDOVISNING 2009

4.3.3 Med PA till HR I delprojektet Med PA till HR hanterades under 2009 Malmö stads förhållningssätt till HR och hur HR på bästa sätt skapar värde för verksamheterna. I början av 2009 samlades alla personalavdelningar på en konferens i Båstad för att gemensamt starta denna dialog. Konferensen följdes upp under året med träffar och frukostmöten varje månad. Under hösten 2009 skickades en enkät ut till samtliga chefer i organisationen för att ta reda på hur stödet från HR upplevs. Svaren på enkäten ska följas upp för att utvärdera effekten av HRut. 4.3.4 Införande av nytt HR-system Under våren 2009 genomfördes en stor och omfattande upphandling kring ett nytt HR-system som ska ersätta Malmö stads nuvarande system Prima. Det nya systemet består av flera IT-stöd som ska stödja Malmö stads arbetssätt inom följande områden: lönehantering schemaläggning och bemanning förhandling kompetensutveckling reseräkningar vikariehantering LAS-hantering rehabilitering rekrytering Implementeringen av det nya systemet påbörjades under hösten 2009. Under 2010 2011 kommer Malmö stad att driftsätta systemets olika delar parallellt med att Prima avvecklas och stängs. 4.4 Ledarutveckling Ledarcentrum inom stadskontorets HR strategiska avdelning genomför ett antal utvecklingsprogram och andra aktiviteter riktade till olika chefsnivåer inom Malmö stad. Medarbetare på HR strategiska avdelningen och resurspersoner från andra delar av Malmö stads organisation är engagerade i ledarcentrums aktiviteter. I maj 2009 avslutades det senaste utvecklingsprogrammet för framtida ledare med 30 deltagare. Sedan starten 2001 har 220 medarbetare gått programmet och cirka 70% arbetar idag som chef. Programmet Framtida ledare har som målsättning att: säkra ledarförsörjningen utveckla kombinationen av ett gott ledarskap och uppdraget som chef i Malmö stad skapa utvecklingsmöjligheter och karriärvägar för medarbetare inom Malmö stad Utvecklingsprogrammet omfattade 30 dagar under ett och ett halvt år. Första halvåret hade ett arbetsgivarperspektiv kring uppdraget att vara chef i Malmö stad. Programmet fokuserade därefter på att utveckla ledarskapet, omvärldsorientering, coachning och olika ledarverktyg. I programmet ingick även att genomföra uppdrag och projekt i Malmö stad och i andra organisationer. Under hösten startades Strategisk ledning i vardagen, ett ledarutvecklingsprogram för 20 chefer inom Malmö stad och Universitetssjukhuset MAS (nuvarande Skånes universitetssjukhus). Programmet ersätter SSL (självstyrt lärande), men bygger på samma metod där varje deltagare tar ansvar för sin egen utveckling med aktivt stöd från respektive chef. Under programmet arbetar deltagarna med sina personliga utvecklingsmål, som baseras på verksamhetsmål och personalpolicy, i syfte att utveckla den strategiska kompetensen. Två introduktionsdagar genomfördes för 100 nytillträdda chefer under 2009. Under introduktionen gjordes en genomgång av vad som är viktigt att veta som ny chef i Malmö stad avseende: Malmö stads organisation, styrdokument och policys, ärende och beslutsgång, arbetsgivarperspektivet, villkor för ekonomin samt rollen som chef i en kommunikativ organisation. Vid introduktionen delade också erfarna chefer i Malmö stad med sig av sina erfarenheter. Dessutom presenterades visioner om Malmö som en långsiktigt hållbar och attraktiv stad. Under året slutfördes en certifieringsutbildning för tio chefer och nyckelpersoner i Förändringens fyra rum, som tillsammans med MBTI (Myers Briggs Type Indicator) erbjuds som hjälpmedel i grupputveckling och förändringsarbete. 4.4.1 Engagemang för Malmö I juni 2009 inleddes arbetet med den tredje etappen av Engagemang för Malmö genom att förvaltningarnas ledningsgrupper samlades för dialog. Målet med Engagemang för Malmö, etapp III är att: stärka vår interna samhörighet och öka vi-känslan i Malmö stad öka samarbetet och samverkan inom och mellan våra arbetsplatser lära mer av varandra, öka dialogen med Malmöborna och hitta smarta lösningar för att använda 4. FÖRNYELSE OCH UTVECKLING PERSONALREDOVISNING 2009 21

våra resurser på bästa sätt till nytta för Malmöborna utveckla och förnya vår värdegrund stärka bilden av Malmö stad som attraktiv arbetsgivare som kan rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens fortsätta vårt arbete med att göra Malmö framgångsrikt I SDF Kirseberg arbetade skolledarna under två dagar med att förstå sitt uppdrag i verksamheten utifrån perspektivet Vad är ledarskapsutmaningar i en demokratisk organisation?. SDF Rosengård coachutbildade flertalet chefer inom vård och omsorg. 4. FÖRNYELSE OCH UTVECKLING Alla chefer samlades under hösten på halvdagsträffar vid 15 olika tillfällen, där de arbetade i mindre grupper enligt metoden storytelling. Grupperna leddes av ett 50-tal interna dialogledare. Resultatet dokumenterades och gjordes tillgängligt på Komin. Totalt kallades 1 068 chefer till Engagemang för Malmö och 965 deltog. Arbetet fortsätter under 2010. 4.4.2 Ledarskapsdag I november genomfördes den årliga ledarskapsdagen i Baltiska Hallen för alla chefer i Malmö stad. Syftet med ledarskapsdagen är att vara en mötesplats som inbjuder till inspiration och reflektion. Teman för dagen var engagemang genom kunskap och humor, det ekonomiska läget, Malmös framtid samt chef i offentlig sektor ett multikompetensjobb. Under ledarskapsdagen utdelades för första gången pris till Årets ledare i Malmö stad. 4.4.3 Exempel på insatser kring ledarutveckling Utöver de insatser som genomfördes av ledarcentrum genomförde förvaltningarna egna ledarutvecklingsinsatser. De flesta förvaltningar hade någon form av återkommande forum för att samla sina chefer kring aktuella ledarfrågor. Flera förvaltningar erbjöd även under året sina chefer handledning/coachning och mentorskap. Kommunikativt ledarskap introducerades som ett verktyg med en verktygslåda tillgänglig på Komin. Under året fick i princip alla chefer i SDF Fosie, SDF Rosengård och SDF Södra Innerstaden utbildning inom flera av verktygen. Ledningsgrupperna på sociala resursförvaltningen, miljöförvaltningen och stadsbyggnadskontoret utbildades också i verktygen. Dessutom utbildades 35-40 informatörer och medarbetare från personalavdelningar till att bli coacher och internutbildare i kommunikationsverktygen. Gatukontoret genomförde ett utvecklingsprogram i tre delar för alla chefer: att leda sig själv, att leda andra och att leda i förändring. SDF Limhamn-Bunkeflo gjorde en kartläggning av behovet av ledarstöd och arbetade fram en strukturerad introduktion för nya chefer. Ett antal chefer genomgick mentorsutbildning för att stärka ledarskapet och verka som mentorer för nya chefer. SDF Fosie engagerade sina chefer i att ta fram vision och målbild för att stärka verksamhetsöverskridande samverkan i syfte att utveckla servicen för Malmöbon. Serviceförvaltningen avslutade sitt ledarutvecklingsprogram Stora LUT V med 15 deltagare. SDF Södra Innerstaden slutförde sitt program för Interna Presumtiva Ledare för att underlätta framtida ledarförsörjning. 4.5 Kompetensförsörjning För att ge Malmöborna god service behöver Malmö stad som arbetsgivare rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. Kompetensförsörjning handlar därför både om personalförsörjning och kompetensutveckling, som strategiskt viktiga delar inom HR i syfte att stödja verksamheten. Som stor arbetsgivare har Malmö stad möjlighet att erbjuda medarbetare nya utmaningar och kompetensutveckling. På så sätt utvecklas Malmö stad även som organisation. Kompetensutveckling omfattar till exempel utbildning, erfarenhetsutbyte, arbetsbyte, forskningscirklar, projekt och förändringsarbete. I Malmö stad förekom många exempel, vilka återfinns i förvaltningarnas årsredovisningar. Utbildningsförvaltningen ansvarade för utvecklingsprogrammet Nya skolledare som startade under hösten och pågår hela 2010. 22 skolledare från fem förvaltningar deltar. Under året var det fokus på ökad intern rörlighet i flera olika sammanhang och ett arbete inleddes för att finna former för hur intern rörlighet kan stimuleras och stödjas. Efter dialog med bland annat personal- 22 PERSONALREDOVISNING 2009