2016-06-02 Minnesanteckningar Expertgruppen för fastighetsfrågor Dag: Onsdagen den 11 maj 2016 Tid: kl 10:00 15:00 Plats: SUHF:s kansli, Stockholm Närvarande: Staffan Sarbäck, LTU (ordförande); Owe Flodin, ORU (verkställande ledamot); Åsa Bergenudd, LU; Nadja Frisk, GU; Lennart Ilke, KI; Peter Liljenstolpe, KMH; Lena Lundqvist, SU; Christel Olsson, LnU och Lars Alberius, SUHF (sekreterare). Frånvarande: Karolina Ganhammar, LiU; Martin Melkersson, SLU och Richard Olsson, UmU 1 Ordförande förklarar mötet öppnat Ordförande hälsade alla välkomna till dagens möte. Inga övriga frågor anmäldes. 2 Minnesanteckningarna från föregående möte Minnesanteckningarna från mötet den 9 februari 2016 godkändes och lades till handlingarna. 3 Uppdrag 2016-2017 Diskussion kring expertgruppens uppdrag 2016-2017. Punkterna nedan är tematiskt uppdelade med utgångspunkt i expertgruppens uppdrag. 3.1 Ökad självständighet Expertgruppen ska enligt uppdraget bevaka frågor rörande ökad självständighet i lokalfrågor. Långa avtal Ekonomistyrningsverket (ESV) har av regeringen fått i uppdrag att analysera och föreslå hur universitet och högskolor med staten som huvudman kan få ett större ansvar att teckna sådana avtal som idag kräver regeringens medgivande av hyrestiden. ESV har sänt uppdraget att se över vissa frågor om hyresavtal bindningstiden i hyresavtal avseende lokaler för universitet och högskolor (ESV 2016:30) på remiss. Lärosätena och SUHF finns bland remissinstanserna. Yttrandena ska vara Regeringskansliet (Utbildningsdepartementet) till handa senast den 28 september 2016. Expertgruppen tar fram ett förslag till SUHF-yttrande och lämnar till SUHF:s presidium för beslut. 1 (5)
3.2 Mottagande av donationer för lokaländamål Expertgruppen ska enligt uppdraget analysera hur donationer till lärosätena kan få en bättre hantering vid landets lärosäten; arbetet bör bland annat ta utgångspunkt i rapporten Ökad handlingsfrihet för statliga lärosäten, en rapport till Stockholm- Uppsala universitetsnätverk (Heckscher 2015). En arbetsgrupp under ledning av Staffan Sarbäck med jurist (från Uppsala universitet?), en expert på fastighetsfrågor (?) och en ekonom utsedd av Högskolornas forum för redovisningsfrågor (HfR) ska utses och uppdrag skrivas. Peter Liljenstolpe har sagt sig kunna vara behjälplig. Uppdraget ska begränsas till rådigheten över lokaler och ta utgångspunkt i Heckschers utredning (se ovan). Den ska hantera dagens situation och ta fram förslag som visar hur högskolesektorn vill att det ska se ut i framtiden vad gäller att ta emot donationer i form av hus eller lokaler. Lars tar fram utkast till uppdrag till nästa möte. 3.3 Lagen om offentlig upphandling (LOU) Expertgruppen ska enligt uppdraget analysera hur den nya lagen om offentlig upphandling (LOU), som kommer under 2016, ska tillämpas vid ny-, om- och tillbyggnad av lokaler för utbildning och forskning vid universitet och högskolor. Arbetsgruppen för lagen (2007:1091) om offentlig upphandling och fastighetsfrågor angående universitets och högskolors lokalanskaffningar och upphandlingsrättsliga frågeställningar i samband därmed, har lämnat sin slutrapport med rekommendationer till SUHF:s styrelse för vidare behandling. Om det finns behov av uppdatering av rapporten beroende av den nya lagen ska ersättare till Bengt Sedvall utses. Ett seminarium om LOU ska anordnas på Malmö högskola den 20 oktober. Lokal värd är Birgitta Wickman. Målgrupp är personer som arbetar med fastighetsfrågor och upphandling samt jurister. SUHF:s kansli kan vara behjälplig med utskick och anmälningar. 3.4 Säkerhetsfrågor Expertgruppen ska enligt uppdraget arbeta med lärosätenas offentlighet relativt studenternas och anställdas säkerhet i frågor som gäller sådant som fysiska hot, stölder, tillgänglighet och öppenhet. Staffan informerade om att det finns ett löst sammansatt nationellt nätverk kring säkerhetsfrågor. Samordnare är Per Gustafsson, säkerhetschef Lunds universitet. Nätverkets huvudsakliga arbete sker i samband med en årlig konferens. Expertgruppen lyfte fram att det kunde var bra om det fanns med fasta former kring nätverket. Ett sätt lösa det vore en undergrupp till fastighetsgruppen. Det konstaterades även att fokus i dagens nätverk är på fysisk säkerhet vid lärosätena och att det saknas ett helhetsgrepp för säkerhetsfrågorna i stort. Diskussionen fortsätter vid nästa möte. 2 (5)
3.5 Lokalförsörjningsfrågor Expertgruppen ska enligt uppdraget tillse att det finns en samlad kunskap kring lokalförsörjningsläget för universitet och högskolor genom kontinuerlig dialog med olika hyresvärdar; arbetet bör även beakta lärosäten med medicinsk fakultet och lärosätenas förhållande till landstingen som fastighetsägare och förvaltare. 3.5.1 Akademiska Hus Det fördes ingen dialog med Akademiska Hus vid detta möte. Istället bestämde expertgruppen att fokus för framtida diskussioner med Akademiska Hus ska fokusera på följande tre teman: 1. Särskilda bestämmelser 2. Direktbetalning, istället för hyresavtal 3. ÖVA 3.5.1.1 Boston Consulting Group Lena inledde med att konstatera att frågan ursprungligen kommer från Richard Olsson. Det är ett uppdrag till Boston Consulting Group från Akademiska Hus. Uppdraget gäller lokalförsörjningsfrågor, beläggningsstatistik för olika typer av lokaler och digitalisering. Expertgruppen konstaterade att den information som efterfrågades inte finns direkt tillgänglig och att det tar tid att ta fram uppgifterna. Expertgruppen beslutade att diskutera frågan med Akademiska Hus vid nästa dialogmöte. Dessutom påpekades att ska Akademiska Hus sända ut sådana här förfrågningar ska det sändas till registrator med kopia till förvaltnings- och fastighetschefer, inte direkt till förvaltningschefer. 3.5.1.2 Frågor att lyfta till Akademiska Hus ledning Lena lyfte att det finns frågor som kan behöva diskuteras med Akademiska Hus ledning snarare än våra kontaktpersoner. Det kan gälla sådant som särskilda bestämmelser, frågan om direktbetalningar och liknande. Expertgruppen diskuterade frågan och framförde till SUHF:s presidium att den önskar träffa Akademiska Hus VD för samtal för att diskutera bolagets omorganisation. 3.5.2 Särskilda bestämmelser Nadja inledde återkoppling från workshopen den 26 april kring särskilda bestämmelser. Expertgruppen konstaterade att för att få en överblick kring särskilda bestämmelser bör en nationell inventering genomföras. Därför bestämdes att ge nätverket för fastighetschefer uppdraget göra en nationell inventering. 3.5.3 Lärosäten med medicinsk fakultet och landstingen Punkten vilande då Karolina anmält förhinder. 3.5.4 ÖVA:K och LOA Lena inledde diskussionen kring att Akademiska Hus vid omförhandling av hyreskontrakt vill inkludera ÖVA:K-ytor i kontraktsytan. 3 (5)
Expertgruppen menade att all area ska ingå i hyreskontrakt och svensk standards normer ska gälla samt vara kopplad till marknadshyran. Om ÖVA:K ska ingå i kontraktet ska det inte ha effekt på hyran. Den ska vara kostnadsneutral. Vidare ska lärosätena behandlas/hanteras lika. 3.5.5 Förbättringsutgift för annans fastighet Richard skriver i ett mejl 16-03-14: Vårt lärosäte och några till har som tradition att använda verktyget förbättringsutgift på annans fastighet för att direktbetala icke värdehöjande åtgärder i akademiska hus bestånd. Det är inte fråga om några jättebelopp men några miljoner per år det. Det ger oss billigare lösningar och en förenklad administration då vi slipper en stor mängd hyrestillägg. Det ger också fördelen att vi direkt kan låta en berörd verksamhet som vill ha en verksamhetsanpassning utförd att ta anläggningen själva med den automatiska återhållsamhet det innebär. Fick nu berättat att efter vårt senaste möte på SUHF så har regiondirektören i Stockholm och Uppsala fått i uppdrag att för Akademiska hus styrelse föreslå en lösning kring direktbetalningar. Givet den Bild Sten gav att hyra skall gälla så är jag inte direkt hoppfull. Om det blir så att allt som genomförs skall hyressättas kommer det att betyda kraftigt försämrade förutsättningar för oss att verka för den finansiering vi vill skall gälla. Det kommer också för vårt lärosäte att kullkasta de modeller vi byggt sedan 1993 och vi kommer att behöva bemanna för att hantera ytterligare 70-80 hyrestillägg per år. Till dess att beslut fattats av Akademiska hus styrelse så vägrar de arbeta som vi gjort tidigare. Frågan lyfts viid nästa möte då Richard har förhinder vid dagens möte. 3.5.6 Data till UKÄ:s högskoleutforskare Max Kesselberg deltog för att diskutera Universitetskanslersämbetet (UKÄ) högskoleutforskare och det nu är dags att lägga in ny data. Frågan är hur uppgifterna är kvalitetsäkrade så att det kan skapas jämförbarhet. Expertgruppen konstaterade att de nya uppgifterna i den så kallade tabell 6 är användbara i UKÄ:s statistik. 3.6 Studentbostadsfrågan Expertgruppen ska enligt uppdraget ha kontinuerliga träffar med såväl Sveriges Förenade Studentkårer (SFS) som branschorganisationen Studentbostadsföretagen, då studentbostadsfrågan är ständigt aktuell och därför bör ha hög prioritet. - Dialog med Sveriges Förenade Studentkårer (SFS) - Dialog med Studentbostadsföretagen - Uppföljning av pågående lättnader i gällande byggregler Vid förra mötet beslutades att Studentbostadsföretagen och SFS ska inbjudas vid höstens första möte för diskussion kring de olika bostadsrapporterna. 3.6.1 Undantaget för vissa lärosäten att hyra ut studentbostäder Undantaget för rätten att för vissa lärosäten att hyra ut studentbostäder går ut under 2016. Owe har pratat med Utbildningsdepartementet (Helena Mähler Lejon). Departementet är på väg att ta fram förslag och det lutar åt att det ges en generell dispens till alla lärosäten att få hyra ut studentbostäder. Frågan lyfts åter när regeringen har lämnat ett förslag/frågan sänds på remiss. 4 (5)
3.7 Workshop, seminarium, konferens Expertgruppen ska enligt uppdraget överväga värdet av att genomföra workshops, seminarier eller konferenser inom gruppens verksamhetsområde. Se ovan punkterna 3.3 och 3.5.2. 4 Kommunikation till landets fastighetschefer Lena lyfte frågan hur vi för vidare de diskussioner, beslut och annat som behandlas i expertgruppen till övriga lärosätens fastighetschefer. Expertgruppen konstaterade att det måste finnas en länk mellan expertgruppen och fastighetsnätverket. Den som är samordnare av nätverket bör sitta i expertgruppen. För närvarande saknar nätverket samordnare. Expertgruppen bestämde vidare att alla minnesanteckningar ska läggas ut på SUHF:s hemsida. 5 Rapporter Lars informerade om vad som är på gång i SUHF:s styrelse och förbundsförsamling. Peter Liljenstolpe berättade att SUHF:s arbetsgrupp för framtidens lärandemiljöer är på väg att bli klar med sin slutrapport och den så småningom kommer att tryckas. 6 Runda runt bordet Vi gick en runda runt bordet och lyfte aktuella frågor med anknytning till expertgruppens uppdrag. 7 Övriga frågor Inga övriga frågor behandlades. 8 Nästa möte Expertgruppen önskar att det genomförs tre möten per termin. Två ansågs för lite med alla de frågor gruppen har att behandla. Staffan tar fram förslag på tre mötesdatum och Lars sänder ut dem per Doodle för att finna tider då alla har möjlighet att delta. Ett av mötena kommer att vara i Kungliga Musikhögskolans nya lokaler och kommer därför att vara något längre så att det finns tid för rundvandring. 9 Ordförande förklarar mötet avslutat Ordförande tackade för en bra och intensiv termin med arbetsgruppen och önskade alla en god och avkopplande sommar. Vid tangentbordet Lars Alberius 5 (5)