Uppföljning av personalpolitiskt program 2005

Uppföljning av personalpolitiskt program 2005 Vilhelmina kommun

Uppföljning 2005 Uppföljning av de åtta målen i det personalpolitiska programmet Det personalpolitiska programmet syftar till att ge riktlinjer och en gemensam ram för vad Vilhelmina kommun vill uppnå med personalpolitiken. Detta program innehåller de grundläggande värderingar som personalarbetet utgår ifrån och de strategiska frågor som är centrala för personalpolitiken de närmast kommande åren. Policy för personalområdet finns också i kommunens separata dokument för arbetsmiljö, rehabilitering, jämställdhet, sexuella trakasserier, mångfald, alkohol och droger samt lön. Strategiska områden Inom några huvudrubriker ryms viktiga personalpolitiska områden för Vilhelmina kommun: Kompetensförsörjning och personalplanering Arbetsmiljö och hälsa Ledarskap och medarbetarskap Anställningsvillkor och lön Samverkan och delaktighet Genom att arbeta med dessa områden strävar Vilhelmina kommun efter att vara en bra arbetsgivare som med hjälp av kompetenta, motiverade och effektiva medarbetare lyckas ge kommunens medborgare god service av hög kvalitet. Uppföljning av mål Det viktigaste steget är att varje verksamhet sedan arbetar för att uppnå målen. Uppföljningen av formulerade mål redovisas vid det första sammanträdet för kommunfullmäktige varje år. Mål på individnivå ska redovisas uppdelat på män och kvinnor. Ansvaret för uppföljningen har personalenheten respektive förvaltningscheferna. Uppföljning 2005 En enkätundersökning genomfördes bland organisationens arbetsledare under april månad 2006. 55 arbetsledare/chefer bjöds in att delta i uppföljningen och 27 kompletta svar kom in vilket ger en svarsfrekvens på 49 procent. Enkäten omfattar 496 anställda inom organisationen och siffran är skattad genom att respondenterna angav hur många medarbetare som denne ansvarar för vad det gäller medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. Enkäten omfattar således cirka 60 % av alla tillsvidareanställda i organisationen. 2

1. SAMVERKANSAVTAL Dokumenterade arbetsplatsträffar ska hållas minst en gång varje månad på samtliga arbetsplatser. Dokumentation från arbetsplatsträff lämnas till respektive förvaltningschef. Förvaltningschefer rapporterar till Ks/au. För samtliga arbetsplatser redovisas antal arbetsplatsträffar som hållits under året. Samverkansavtalet för Vilhelmina kommun tecknades av arbetsgivaren tillsammans med de fackliga organisationerna i januari 2005. Detta kan spegla sig i svaren i enkätundersökningen då det under 2005 hölls ett varierande antal dokumenterade arbetsplatsträffar bland organisationens arbetsgrupper. Någon arbetsledare uppgav att hela 20 arbetsplatsträffar hölls under året medan någon uppgav noll. Medel antal arbetsplatsträffar som arbetsledarna uppgav hölls under året var 10,7 stycken. Sammanlagt hölls 289 arbetsplatsträffar bland de deltagande arbetsledarna i enkätundersökningen. Hur ofta håller Ni dokumenterade arbetsplatsträffar på din arbetsplats/i dina arbetsgrupper? Annat; 7% Mer sällan; 0% Ungefär en gång per kvartal; 7% Ungefär en gång varannan månad; 22% Minst en gång per månad; 64% Värt att observera gällande målet om minst en arbetsplatsträff per månad, det vill säga minst 12 per år, i det personalpolitiska programmet är att i samverkansavtalet är målsättningen formulerad till minst 10 arbetsplatsträffar per år. Någon arbetsledare har uppgett att arbetsplatsträffar hålls var femte vecka med uppehåll under semestermånaderna juni till augusti, vilket medför att man därför ej når målsättningen på minst tio arbetsplatsträffar sammanlagt under året. 3

2. ARBETSLEDARENS ROLL OCH UPPGIFTER Medarbetarsamtal ska årligen genomföras mellan medarbetare och deras närmaste chef. Arbetsledare redovisar årligen hur många medarbetarsamtal som genomförts. Förvaltningschefer rapporterar till Ks/au. Genomförda samtal/antal medarbetare redovisas i procent. 78 procent av arbetsledarna uppger att de årligen håller medarbetarsamtal med sina anställda. Vid uppföljningen avseende år 2004 var motsvarande siffra 76 %. Även vad det gäller antal genomförda medarbetarsamtal finns en variation, dock skall skillnader i antal underställd personal beaktas, några arbetsledare har hållit 42 medarbetarsamtal medan någon uppger antalet som 0 men att dessa istället hölls under inledningen av 2006 istället. 26 % av de medverkande arbetsledarna håller mellan 20-40 medarbetarsamtal per år. Medel är 13,2 samtal per arbetsledare för året 2005. Har varje medarbetare kontinuerliga (minst en gång per år) medarbetarsamtal med dig som arbetsledare? Nej, inte varje år; 7% Ja, samtal i grupp tillsammans med flera medarbetare; 4% Nej, inte alls; 0% Ja, enskilt samtal; 89% På frågan Har du som arbetsledare haft något medarbetarsamtal med din närmaste chef under 2005? uppger 63% att detta har genomförts. Motsvarande siffra från uppföljningen för år 2004 var 47%. Dock är det fortfarande många arbetsledare som aldrig haft ett medarbetarsamtal med sin närmaste chef. 4

3. FÖREBYGGANDE OCH HÄLSOFRÄMJANDE ARBETE Antalet medarbetare som motionerar på arbetstid ska öka. Antal personer som motionerar på arbetstid jämförs med antalet 2002. Personalenheten rapporterar till Ks/au. Aktivitetskort lämnas in av medarbetare. Nyttjar de anställda på din arbetsplats möjligheten att regelbundet (varje vecka) motionera på arbetstid, så kallad friskvårdstimme? I mycket liten grad; 18% I mycket hög utsträckning; 15% I ganska liten grad; 26% I ganska hög utsträckning; 41% De tillfrågade arbetsledarna uppskattar att cirka 44% av deras anställda i mycket liten grad eller i ganska liten grad nyttjar friskvårdstimmen. Motsvarande siffra från uppföljningen 2004 var 59%. Kommentarer bland de arbetsledare som uppgivit svårigheter att nyttja friskvårdstimme: Vi skall för nästa verksamhetsår schemalägga detta för varje individ. Verksamheten tillåter inte uttag av friskvårdstimme under arbetstid. Positivt vid årets uppföljning är att arbetsledarna uppskattar att mer än hälften av organisationens alla medarbetare i mycket hög eller i ganska hög utsträckning nyttjar friskvårdstimmen regelbundet. Någon arbetsledare har friskvård och nyttjandet av friskvårdstimmen som en stående punkt på arbetsplatsträffarna för att försöka peppa medarbetarna. Flera arbetsledare nämner att deras roll som god förebild och att ständigt försöka peppa och puffa för regelbundet nyttjande av friskvårdstimmen bland medarbetarna är A och O. Positivt är även att hela 96% av arbetsledarna uppger att Iforms affisch med information om aktiviteter och tider med mera finns anslagen på arbetsplatsen. 5

4. ARBETSMILJÖ OCH HÄLSA Sjukfrånvaron ska minska med hälften till 2008 jämfört med 2002. Sjukfrånvaron jämförs varje år med sjukfrånvaron 2002. Personalenheten rapporterar till Ks/ au. Sammanställning av sjukfrånvaro görs med variablerna förvaltning, kön och ålder för att underlätta riktade insatser. Diagrammet nedan redovisar antalet sjukdagar per anställd vid Vilhelmina kommun (utfall) i jämförelse med målsättning enligt det personalpolitiska programmet. 30 Utfall Mål 26 22 18 14 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Utfall 29,5 27,7 28,4 24,6 Mål 27,04 24,58 22,13 19,67 17,21 14,75 Under 2005 tillsköts extra medel till personalenheten att rekrytera och anställa en extra resurs, en rehabliteringssamordnare, under en projekttid om ett år. I slutet av oktober 2005 anställdes en person och projektet med syfte att tillsammans med personalchef, personalhandläggare och friskvårdskonsulent arbeta i team för att intensifiera insatserna för att minska sjukfrånvaron i enlighet med fastställda mål i personalpolitiska programmet statades upp. Inom ramen för projektet kommer måluppfyllnaden i enlighet med det personalpolitiska programmet att redovisas. 6

5. REHABILITERING Rehabiliteringsutredning ska göras senast när en medarbetare varit sjuk 3 veckor, eller 6 tillfällen under en 12-månadersperiod. Arbetsledare lämnar in kopia av utredning till lönekontoret där nya sjukskrivningar följs upp. Personalenheten rapporterar till Ks/au. Rehabiliteringsutredningsblankett från Försäkringskassan fylls i av arbetsledaren. Lönekontoret kontrollerar att den har skickats in när någon uppfyller kraven för att rehabiliteringsutredning ska göras. Det skall göras en rehabiliteringsutredning senast när en medarbetare varit sjuk i tre veckor, eller vid sex tillfällen under en 12-månaders period. Efterlevs denna treveckorsregel på din arbetsplats/dina arbetsplatser? Ej aktuellt; 18,5% Oftast; 18,5% Ja; 55,5% Nej ; 7,5% Kommentarer från arbetsledare: Mer tid och/eller professionellt stöd vore bra. Viktigt att få påminnelse från personalenheten! En brist jag upplever är att Försäkringskassan är dålig på återkoppling och att handläggningstiden där är mycket lång. Upplever att det är arbetsledaren som måste driva på för att få till stånd en kommunikation med Försäkringskassan och medarbeten. Detta kan kännas stressande att alltid komma ihåg, likaså vikten av att ha en fortlöpande dokumentation och regelbunden kontakt/dialog med medarbetaren däremellan. 7

6. JÄMLIKHET OCH JÄMSTÄLLDHET Kvinnors och mäns lika rättigheter i fråga om lön och andra anställningsvillkor skall fämjas. Jämställdhetsplan ska upprättas årligen. Kommunledningsgruppen ser till att jämställdhetsplan sammanställs. Kartläggning, analys, åtgärder samt uppföljning av föregående års plan. Anser du som arbetsledare att män och kvinnor ges samma förutsättningar på din arbetsplats/dina arbetsplatser vad gäller lön och andra anställningsvillkor? Uteslutande ett kön bland medarbetarna; 19% Nej ; 7% Ja; 74% Arbetsledarna lämnade följande kommentarer till denna fråga: Ja, jag tycker att det i huvudsak ges samma förutsättningar, även om jag märker att män (generellt) är bättre på att kräva högre ingångslöner. Jag tycker mig sett att det tidigare förekommit manstillägg, men eftersom detta uppmärksammats så upplever jag att situationen förbättrats något. Är inte övertygad om att kvinnor och män behandlas likvärdigt. Till exempel upplever jag att kvinnosysslor lättare ifrågasätts när det gäller vart man skall spara. Nej, verkligen inte! Då syftar jag på löneläget för chefer/arbetsledare och att det är förvaltningstillhörighet som avgör detta och ej ansvar och antal underställd personal. Under 2005 har personalenheten arbetat fram ett arbetsmaterial för framtagande av jämställdhetsplan. Arbetsmaterialet skall sedan behandlas inom ramen för samverkanssystemet. Arbetsplatserna (på APT-träffar) skall ge förslag på jämställdhetsmål och hur varje arbetsplats skall arbeta för att nå dessa. Kommunledningsgruppen svarar för processen och att en sammantagen plan för hela organisationen beslutas i den kommungemensamma samverkansgruppen (KSG). 8

7. REKRYTERING Mångfalden på arbetsplatserna avseende kön, etniskt ursprung och funktionshinder ska öka. Rekryteringar under tredje kvartalet ska följas upp på förvaltningsnivå. Personalenheten rapporterar till Ks/au. Särskild blankett om mångfald i genomförda rekryteringar fylls i av rekryteringsansvarig arbetsledare. Sammanställning görs av personalenheten uppdelat på respektive förvaltningskod. 11 av de tillfrågade arbetsledarna angav att de under det tredje kvartalet 2005 rekryterat och anställt ny personal. Totalt 38 personer anställdes varav 25 kvinnor och 13 män. Anställdes det i dessa fall personer av redan överrepresenterat kön? På frågan om den eller de som rekryterades under den här perioden tillhörde ett på arbetsplatsen redan överrepresenterat kön så angav 54 % av arbetsledarna att så hade skett (enbart eller övervägande av de som anställdes var av överrepresenterat kön). 56 % av arbetsledarna Hälften av vardera kön; 36% Nej, övervägande av underrepresenterat kön; 0% Nej, enbart av underrepresenterat kön; 9% Ja, enbart av överrepresenterat kön; 36% Ja, övervägande av överrepresenterat kön; 18% svarade att de särskilt uppmanat i annonser och dylikt ett underrepresenterat kön att söka dessa vakanser. Ange anledning varför överrepresenterat kön i förekommande fall anställdes? Den vanligaste anledningen till varför ett redan överrepresenterat kön på arbetsplatsen anställdes angavs vara att den som anställdes ansågs mer meriterad. Under annat angavs bland annat placering av tillsvidareanställd utan egen tjänst. Annat; 13% Den som anställdes ansågs mer lämplig; 13% Den som anställdes ansågs mer meriterad; 50% Inga sökande av underrepresenterat kön fanns; 25% Inga sökande av underrepresenterat kön hade lämpliga meriter; 0% 9

8. HELTID Vid rekrytering ska i första hand heltidstjänster erbjudas. Rekryteringar under tredje kvartalet varje år granskas. Personalenheten rapporterar till Ks/au. Rapport sammanställs över rekryteringar med variablerna heltid/deltid, förvaltningskod och kön. Via lönesystemet eller blankett som fylls i av arbetsledare. Om du rekryterade personal under tredje kvartalet 2005 hur många av dessa tjänster var heltid? Deltid; 42% Heltid; 58% Av de 38 tjänster som annonserades ut under tredje kvartalet 2005 var 22 av dessa heltidstjänster. 10