Kallelse till ordinarie årsmöte i Skogsbyns Samfällighetsförening Tidpunkt: Tisdagen den 17 mars 2009 kl. 19.00 Plats: Grå kvartersgård Förslag till dagordning: 1. Årsmötets öppnande och behöriga utlysande. 2. Närvarolista och fullmakter. 3. Godkännande av föreslagen dagordning. 4. Val av ordförande och sekreterare för stämman. 5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare. 6. Styrelsens årsberättelse och ekonomisk redovisning (Bilaga 1 o 2) 7. Revisionsberättelse och ansvarsfrihet för styrelsen. (Bilaga 1) 8. Motioner från medlemmarna och styrelsen. (Bilaga 3-5) 9. Ersättning till styrelsen och revisorerna. 10. Styrelsens förslag till budget och medlemsavgift för 2009 (Bilaga 1 o 6) 11. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter (Bilaga 7) 12. Val av revisorer och revisorssuppleanter. (Bilaga 7) 13. Val av valberedning varav en sammankallande. (Bilaga 7) 14. Övriga frågor. 15. Årsmötesprotokollets kungörande. 16. Årsmötets avslutande. STYRELSEN Inför omröstningar, lämnas för de som inte kan närvara, högst en skriftlig fullmakt/ombud per fastighet, till respektive områdes ledamot eller till ordförande Björn Klebe, Gitarrvägen 77. Bilagor: 1. Verksamhetsberättelse för 2008 med ekonomisk redovisning, revisionsberättelse, budgetförslag för 2009 och uppdaterad medlemsförteckning. 2. Elförbrukning för 2008. 3. Motion om ändring av förfallodagar för utdebitering av medlemsavgifter. 4. Motion om slopande av avier för debitering av medlemsavgifter. 5. Motion om 6 mandattid för styrelsen. 6. Debiteringslängd för Skogsbyns Samfällighetsförening 2009. 7. Valberedningens förslag till funktionärer för 2009. Kallelse årsmöte 2009 2009-02-08
Bilaga 2 SKOGSBYNS SAMFÄLLDA EL - FÖRBRUKNING AVSEENDE ÅR 2008 Uppdatering för år 2008 av den samfällda el-förbrukningen. Utredningen baserar sig på beslut ursprungligen fattat på stämman år 1997 samt på stämman år 2004. Med hjälp av samfällighetsföreningens el-undermätare i kvartersgårdarna och E.ON s mätare har 2008 års el-utredning utförts. Nedan är de tre senaste årens samfällda el-avläsningar tabellerade i kwh: E.ON s mätare Uttaxerat samma år per färggrupp År Blå Röd Grå Gul Totalt Blå Röd Grå Gul Uttax. Netto Uttax/total 2006 5213 5698 28204 7707 46822 618 2883 2294 5206 11001 35821 23,5 % 2007 5029 5496 26182 5581 42288 618 2883 2294 5206 11001 31287 26,0 % 2008 3636 4554 26337 3991 38558 1866 2351 2649 3470 10336 28222 26,8 % I grås siffror ovan ingår stolpbelysningen med 21534 kwh. Under år 2008 har en minskning med 9 % skett av den totala samfällda el-förbrukningen i förhållande till år 2007. Uttaxerade el-förbrukningen är fördelad per kvartersgrupp och garagelänga omräknad till kwh. Efter avdrag för medlemmarnas anmälda extra el-förbrukning erhålls nettoförbrukningen. Nettoförbrukningen av el är den som medlemmarna i respektive färggrupp får betala via medlemsavgiften. Under år 2008 har en minskning med 9 % skett av nettoförbrukningen i förhållande till år 2007. Permanenta el- förbrukningen har beräknats till 25954 kwh. Till den hör stolpbelysningen, belysningen ute på garagen och centralantennen. Stolpbelysningen har egen el-undermätare med timmätare. Påverkbara el- förbrukningen är den som åtgår för uppvärmning och belysning i kvartersgårdar samt belysning och andra el-förbrukare i garagen. Den påverkbara el-förbrukningen är visad i bifogad tabell. För år 2009 föreslås samma el-uttaxeringar som för år 2008. Den påverkbara el-förbrukningen har under el-förbrukningsåret 2007 minskat med 2019 kwh till 2268 kwh! Anm. El-utredningen för år 2008 utförd av Stig Fristad och Ingmar Jegelius under januari 2009 Nedan visas: Sidan 2 Historiska värden för Skogsbyns el-förbrukning Sidan 3 Samfälld el-förbrukning i Skogsbyn år 2008 El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening för år 2008 Sidan 1
Historiska värden för Skogsbyns elförbrukning Påverkbara elförbrukningen fördelar sig per kvartersgårdsområde de senaste 15 åren enligt nedan i kwh: Grå Blå Röd fd Brun Gul Totalt År 1994 6290 10130 8180 10410 35010 År 1995 4750 5030 5270 6490 21540 År 1996 5020 15160 8360 12950 41490 År 1997 5710 12700 7820 12440 38670 År 1998 3530 5880 2880 9100 21390 År 1999 610 5320 5600 11710 23240 År 2000 4190 6040 2500 15600 28330 År 2001 4810 3690 5270 13730 27500 År 2002 5280 5540 6770 8550 26140 År 2003 6590 7420 11280 13460 38750 År 2004 4630 1070 3710 7710 17120 År 2005 410-1470 660 10-390 År 2006 3601 1384 3229 1333 9547 År 2007 3543 335 988-579 4287 År 2008 846 667 1214-459 2268 Historiska data: Skogsbyns totala El-förbrukning under åren 1987-1994 i kwh Grå Blå Röd fd Brun Gul Alla Medel 9120 15318 32788 16951 74177 Max 10857 18460 37054 24576 84262 Min 7886 12582 30154 9798 66277 samt dito för åren 1995-2005 i kwh År 1995 8020 13400 32400 14000 67800 År 1996 8510 23100 35200 19000 85800 År 1997 9156 20586 34697 18512 82933 År 1998 8389 16825 31246 18040 74500 År 1999 6950 16720 33210 22111 78911 År 2000 9700 15620 32210 23020 80550 År 2001 9601 11903 33907 20017 75428 År 2002 8124 12619 35038 17487 73268 År 2003 10053 15143 37729 19713 82638 År 2004 8093 10482 31113 15756 65444 År 2005 3790 8028 27899 7725 47442 OBS! Elkablar till bilar framför garageportarna ska vara spänningslösa, då de ej nyttjas! Detta gäller även om bilen är försedd med inbyggd timer! Garageinnehavaren ansvarar för tillsyn av kablarna och deras skick! El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening för år 2008 Sidan 2
Samfälld el-förbrukning i Skogsbyn år 2008 Avläst av S Fristad och I Jegelius 2008-12-30 Differens Differens Hänsyn har tagits till anmäld extraförbrukning i garagen enligt elavtal år 2008 mot mot anmäld anmäld Avläsningar i kwh 2007-12-31 2008-12-31 Års- Dygns- Anmäld års- Anmäld dygns- förbr. per förbr. per förbr. förbr. förbrukning * förbrukning länga garage BLÅ Plats 2-8 4 garage 540 793 253 0,7 989 2,7 736 184 Plats 10-32 11 garage 3926 5203 1277 3,5 1101 3,0-176 -16 RÖD Plats 1-17 9 garage 5773 6878 1105 3,0 429 1,2-676 -75 Plats 19-43 12 garage 4978 6276 1298 3,5 2258 6,2 960 80 GUL Plats 45-61 8 garage 11163 12901 1738 4,7 3349 9,2 1611 201 Plats 63-77 8 garage 4558 5115 557 1,5 401 1,1-156 -19 GRÅ Plats 34-48 7 garage 5686 6927 1241 3,4 1828 5,0 587 84 Plats 50-66 9 garage 2921 3960 1039 2,8 1101 3,0 62 7 S:a 11456 Grå Stolpbelysning kwh 66625 88159 21534 timmätare för dito h 12022 16153 4131 Summa differens i garagen 2948 43 E.ON's ber. Kvg. exkl. årsför- garage, bel. Påverkbar brukn. och antenn elförbr. Blå E.ON s mätare GV 16-1893 1743 3636 4879 1406 846 Röd E.ON s mätare GV 23-2704 1850 4554 5351 951 667 Gul E.ON s mätare GV 51-2072 1919 3991 5100 996-459 Grå E.ON s mätare GV 42-13305 13072 26377 26245 1863 1214 ** *** Totalt E.ON 38558 41575 Summa påverkbar förbr. 2268 * I anmäld årsförbrukning av el i garagen ingår även belysningen utomhus på garageväggarna med 1120 kwh. ** E.ON s nya elmätarna gör att siffrorna blir negativa för 31 dec. 2007. För år 2009 blir det samma siffror i tabell som på mätare! *** När E.ON's fjärravläsning är fullt införd ska vår avläsning bli lika E.ON's. Anm. Röds garage 37 har anmält motorvärmare utan klocka. I tabellen ovan har endast inkluderats 3 h daglig elförbrukning under vinterhalvåret. Avläsning av 37's egen elmätare lär ytterligare minska garagelängans påverkbara elförbrukning! Gul's garage 59 har förutom schabloniserad elförbrukning även egen mätning för annan elförbrukning, som ytterligare minskar garagelängans påverkbara elförbrukning. Permanenta elförbrukningen har beräknats 25954 kwh Varav: röds extralampa på kvg 500 kwh lampor på garage 1120 kwh kabeltv 2800 kwh stolpbelysning 21534 kwh El-utredning Skogsbyns Samfällighetsförening för år 2008 Sidan 3
Motion från Skogsbyns styrelse Bilaga 3 Förslag till ändrade förfallodagar för utdebitering av medlemsavgift. Bakgrund I den nuvarande debiteringslängden sker utdebitering 4 ggr per år med datumen: 31 mars (vid detta tillfälle debiteras även elavtal) 30 juni 30 september 31 december Debitering vid dessa datum vållar problem för styrelsens arbete: - Den första debiteringen, 31 mars, ligger så pass nära årsmötet och den nytillsatta styrelsen får svårt att praktiskt hinna hantera denna. - Den sista debiteringen sker i direkt anslutning till årsbokslutet. Sent registrerade betalningar skapar extra arbete med redovisningen eftersom de bokförs på kontot utanför räkenskapsåret. - Löpande avstämningar av våra konton görs normalt varje månadsslut för genomgång på styrelsemötena. Sent registrerade betalningar skapar extra arbete i dessa avstämningar. Förslag till ändring Styrelsen föreslår att utdebiteringen tidigareläggs en månad, samt att datumen ändras till den 27:e i respektive månad. Uppdelningen med 4 ggr per år kvarstår. Nya förfallodagar mellan årsmötena: 31 mars* 27 maj (+elavtal) 27 augusti 27 november 27 februari 2010 * För 2009 kommer utdebitering även att ske 31 mars, detta för att det ska ske 4 debiteringar under räkenskapsåret 2009. Förändringen påbörjas genom att juni ändras till maj. 2009-01-21 /Styrelsen
Motion från Skogsbyns styrelse Bilaga 4 Förslag till slopade avier för debitering av medlemsavgift. Bakgrund Nuvarande rutin för utdebitering av medlemsavgifter innebär att 68 avier skrivs ut av kassören och delas ut i medlemmarnas brevlådor. Detta sker 4 gånger per år, dvs. totalt 272 avier. Utskrift och utdelning av avier är ett administrativt arbete för kassören som tar tid från annat styrelsearbete. Dessutom finns en kostnad för själva avierna. Idag sker de flesta inbetalningar via Internet och aviernas funktion har därmed ändrats. Förslag till ändring Styrelsen föreslår att hanteringen och utdelningen av avier för debitering av medlemsavgift tas bort i sin nuvarande form. Uppgifter om belopp, förfallodag, bankgirokonto och avsändare framgår då av den debiteringslängd som delas ut inför årsmötet för beslut. Medlemmarna ansvarar därmed själva att betalning sker till föreningens konto med belopp och förfallodag enligt debiteringslängden. Avisering av extra el-uttaxering kvarstår dock med utdelade avier. Vi föreslår att förändringen påbörjas till debiteringen den 27 maj 2009-01-21 /Styrelsen
Motion från Skogsbyns styrelse Bilaga 5 Motion om styrelsemedlemmarnas mandattid Styrelsen föreslår att mandattiden för ledamot i styrelsen ändras från 1år till 2 år. Med nuvarande lydelse av stadgarnas 6 kan hela styrelsen avgå vid samma tillfälle. 6 STYRELSE, Val Styrelsen utses vid ordinarie föreningsstämma för tiden mellan två ordinarie stämmor. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. Övriga befattningar utser styrelsen inom sig. För att säkerställa kontinuiteten inom styrelsen motionerar därför styrelsen om stadgeändring av 6 enligt nedan. 6 STYRELSE, Val Styrelsen utses vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamot är två år och för suppleant ett år. Hälften av ledamöterna väljs vid jämnt årtal och andra hälften vid udda årtal. Stämman utser ordförande på ett år bland styrelsens ledamöter. Övriga befattningar utser styrelsen inom sig. Vid valet av ledamöter år 2010 väljs halva styrelsen på ett år och andra halvan på två år. 2009-01-21 /Styrelsen
Bilaga 6 Debiteringslängd för Skogsbyns Samfällighetsförening Om styrelsens förslag inför 2009-03-17 års föreningsstämma, avseende bibehållen grundavgift men med ändring av förfallodag bifalles, gäller följande debiteringslängd fr.o.m. 1:a kvartalet 2009. Varje fastighet inom samfälligheten debiteras årligen enligt följande: Belopp Förfallodag 1.250 kr 31 mars 2009 Enl. nedan 27 maj 2009 (separat faktura för extra el) 1.250 kr 27 maj 2009 1.250 kr 27 augusti 2009 1.250 kr 27 november 2009 ------------------------------------------------------------- 1.250 kr 27 februari 2010 Eluttaxering enligt separata avtal. Motorvärmare med klocka 3 timmar/dygn under vintern Motorvärmare utan klocka under vintern Kupévärmare med klocka 3 timmar/dygn under vintern Kupévärmare utan klocka under vintern Frys Värme 600W i avskärmad förrådsdel till ca 5 grader Värme i garagedelen Annan elförbrukning 350 kr Uppmätning 900 kr Uppmätning 850 kr 1400 kr Uppmätning Uppmätning alt. Beräkning Avgiften sätts in på: Bankgiro: 644-3048 Betalningsmottagare: Skogsbyns Samfällighetsförening Betalningsavsändare: Namn och adress Den som inte betalar via Internet och önskar få årets bankgiroblanketter i sin brevlåda, vänligen lämna ett meddelande i Skogsbyns brevlåda Gitarrvägen 16 senast 2009-03-25. Debiteringslängd 2009 2009-02-08
Valberedningens förslag till styrelse och funktionärer i Skogsbyns Samfällighetsförening år 2009-2010 Bilaga 7 Ordinarie ledamöter (5-8) Christer Leuf Gitarrv. 62 Grå nyval /ordförande/ Else Risberg Gitarrv. 26 Blå nyval /kassör/ Sanna Lehtonen Gitarrv. 27 Röd nyval Henric Rosenius Gitarrv. 49 Gul omval Ingmar Jegelius Gitarrv. 66 Grå omval Suppleanter, tillsynsmän (4) Stig Fristad Gitarrv. 3 Röd omval Stig Sjölund Gitarrv. 52 Grå omval Lars Casseland Gitarrv. 30 Blå omval Esa Budh Gitarrv. 69 Gul nyval Revisorer Allan Unestrand Gitarrv. 65 Gul omval Gun-Britt Lindsten Gitarrv. 21 Röd omval Revisorssuppleanter Jan Ericsson Gitarrv. 54 Grå omval Peter Blomdahl Gitarrv. 47 Gul omval Valberedning Christer Berg Gitarrv. 4 Blå omval Mårten Norgren Gitarrv. 50 Grå omval Lena Dickson Gitarrv. 29 Röd omval Camilla Ström Gitarrv. 45 Gul omval Valberedningen i Skogsbyns Samfällighetsförening Christer Berg, blå Mårten Norgren, grå Camilla Ström, gul Lena Dickson, röd /sammankallande/ Järfälla den 3 februari 2009