1 (5) BILAGA 2008-09-19 LS 0809-0799 Mjuka servicetjänster i OPS-upphandling för NKS Inledning De mjuka FM-tjänster som föreslås ingå i OPS-upphandlingen är tjänster som dels väsentligt påverkar utformningen och dimensioneringen av NKS och dels inte är att betrakta som vårdnära tjänster. De mjuka tjänster som avses finns i tabell 1 nedan. Tabell 1, Mjuka servicetjänster Posthantering och budtjänster (intern och extern transportservice) Varumottagning, förrådshållning och distribution av varor och annat material Konferensservice, reception, bokning och underhåll av lärosalar (dock ej audiovisuell eller annan teknisk utrustning) Lokalvård, inkl. fönsterputsning Personal- och publika restauranger, caféer och återförsäljare (t ex kiosk, blomsteraffär) catering Kaffeautomater och vendingmaskiner All textilhantering, inkl. tvätt OPS-upphandlingen omfattar även hårda servicetjänster. Dessa kommer inte att behandlas närmare i detta PM, men den nära kopplingen till de mjuka tjänsterna gör att de omnämns. Samordningsvinster Målet med att inkludera de valda mjuka servicetjänsterna i OPSupphandlingen är dels att få lägre kostnader i avtalet gentemot det privata konsortiet, dels få en förbättrad serviceleverans. Detta uppnås genom att OPS-konsortiet genom det utökade avtalet ges fler incitament. Incitamenten kan delas in i två kategorier, dels i utformningen av byggnaderna och dels i samordningen mellan olika servicetjänster, både hårda och mjuka. Incitament i utformningen Några exempel på incitament för OPS-konsortiet att utforma byggnaderna med hänsyn tagen till utförandet av mjuka servicetjänster: Val av material i ytskikt såsom golv och väggar samt val av fönsterlösningar som underlättar och förenklar städning och fönsterputsning.

2 (5) BILAGA 2008-09-19 LS 0809-0799 Placering av utrymmen för städutrustning som optimerar utförandet av städleveransen. Utformning av lokaler för caféer, restauranger och återförsäljare så att storlek, omfattning av köksutrustning m.m. stödjer den planerade serviceleveransen. Planering och utformning av hissar, rörpost och system för AGVtruckar så att största möjliga samordning med servicetjänster såsom post, bud, leveranser, varumottagning m.fl. uppnås. Samordning mellan FM-tjänster Den privata sektorn är i större utsträckning än den offentliga van att se affären och att utifrån detta optimera resurser. Det gör att man i många fall har en effektivare styrning och ledning, vilket är ett av skälen att genomföra NKS-projektet som en OPS. Detta är också ett argument för att inkludera även de mjuka servicetjänsterna och även här dra nytta av den privata sektorn konkurrensfördelar inom detta område. En illustration på några samband och därmed möjliga samordningsvinster mellan olika servicetjänster finns i figur 1 nedan.

3 (5) BILAGA 2008-09-19 LS 0809-0799 Utemiljö Skötsel och underhåll byggnad Inneklimat och försörjning Transportsystem Styr- och övervakn. system Fasta och trådlösa nät Skadedjursbekämpning Energi Avfallshantering Säkerhet Service inredning omflyttning Post, bud och transport Varumottagning, förråd o distr. Konferensservice, reception o bokning Lokalvård Restauranger, caféer och återförsäljare Kaffe- och vendingmaskiner Parkering Uh och bemanning Helikopterplatta Textilhantering och tvätt D&Uh Rörpost o AGV-truckar Figur 1, Exempel på samband mellan olika servicetjänster Några exempel på möjliga samordningsvinster som uppnås genom att ett OPS-konsortium ansvarar för både hårda och mjuka servicetjänster. a) Helhetstänk kring logistik. Om man istället för att helt särskilja de tekniska transportsystemen från servicetjänster, såsom post, distribution, avfallshantering och transporter, samordnar dessa och sätter utförandet av logistiktjänster i fokus kan många vinster uppnås. Helhetstänk kring tekniska logistiksystem och leveranser

4 (5) BILAGA 2008-09-19 LS 0809-0799 utförda av servicepersonal säkerställer leveranser oavsett driftstörningar. b) Livscykelperspektiv. Ett OPS-konsortium har ett längre perspektiv och lättare att se helheten än en serviceleverantör som är inne och utför enskilda tjänster under kortare tidsperioder. Detta både ökar kvaliteten i serviceleveransen och ser till att långsiktigt upprätthålla värdet av byggnaden och dess system. Ett exempel på detta är att städtjänster genomförs på ett sätt som maximerar livslängden på ytskikten i byggnaden och därmed minskar behovet av planerat underhåll. Genom att OPS-konsortiet också kan välja material till ytskikt som underlättar utförandet av städtjänsten så kan man här optimera livslängden och livscykelkostnaden genom materialval och rätt underhåll. c) Konferensservice är delvis en paketering av andra servicetjänster. Förutom en bokningsfunktion krävs samordning med städning, catering, kaffemaskiner och transporter. d) Samordning av städtjänster och hårda servicetjänster såsom drift, skötseln och underhåll av byggnaderna kan ge många fördelar. Utförare av städtjänster rör sig kontinuerligt i byggnaderna och kan uppmärksamma samt anmäla fel och brister. Kanske även åtgärda enklare saker som att byta glödlampor. Detta gör att utförarna av städtjänster blir OPS-konsortiets förlängda arm ut mot verksamheten. e) Idag finns det ett landstingsgemensamt ramavtal för tvätt som det kan finnas fördelar för NKS att ta del av. En möjlig lösning är att OPS-konsortiet hanterar den logistiska delen av textilhanteringen, d.v.s. samla in smutsiga textilier och sedan förvara och distribuera ut rena textilier. Samordningsvinsten ligger i att hanteringen av textilier hanteras som en del i övriga logistiktjänster. Här finns också en möjlighet att OPS-konsortiet ansvarar för hela textilhanteringen inom NKS men ropar av tvättjänsten mot SLLs ramavtal. f) Utifrån ett verksamhetsperspektiv är det alltid enklast med så få gränssnitt mot serviceleverantörer som möjligt. För att åstadkomma detta behövs en samordnad mottagning av ärenden, både beställningar, avrop och felanmälningar. Samma sak gäller betalning för utförda tjänster, om detta sköts från en och samma

5 (5) BILAGA 2008-09-19 LS 0809-0799 enhet minskar förenklas hanteringen både för leverantören och för verksamheten. Detta förenklas naturligtvis om en större del av serviceleverantörerna sitter under samma paraply, det minskar behovet att samordning mellan flera olika parter och av ekonomiska transaktioner mellan de olika serviceleverantörerna. g) Lägre risker för SLL. Risken minskar att OPS-konsortiet undviker avdrag och viten genom att tillskriva SLL eller dess serviceleverantör ansvar för brister i utförandet. Till exempel kan OPS-konsortiet inte hållas ansvarig för tidigarelagt utbyte ett golv p.g.a. att en annan part har använt felaktig utrustning och medel vid städning av golven. Slutsats Det finns alltså ett antal fördelar med att inkludera mjuka servicetjänster i en OPS-upphandling. För att undvika potentiella nackdelar av minskade volymer i olika ramavtal som SLL har kan olika lösningar övervägas. Servicetjänster, där det idag finns olika typer av landstingsgemensamma ramavtal kan hanteras på flera sätt. I fallet med textilhantering och tvätt kan man antingen bryta ut tvätteritjänsten från OPS-kontraktet och avropa denna mot ramavtalet, eller genom att låta OPS-konsortiet ropa av tjänsten mot SLLs ramavtal. I fallet med gemensamma avtal för städtjänster får man väga de eventuella nackdelarna med att minska volymen i detta avtal mot de möjliga vinsterna vad gäller samordning och utformning av dessa tjänster inom ett OPSkontrakt. Det är också möjligt att göra en slutlig bedömning om vissa mjuka servicetjänster skall inkluderas eller inte först efter en anbudsutvärdering och förhandling med potentiella OPS-konsortier. Det är dock inte möjligt att i en förhandling lägga till ytterligare tjänster.