Uppföljning Verksamhetsplan 2014 gemensamma verksamheter

2015-05-11 Dnr 13/664 Förvaltningschefen Ulrika Hahn Handläggare för planeringsfrågor 1(31) Rektor Högskolestyrelse Prefekter Avdelningschefer Uppföljning Verksamhetsplan 2014 gemensamma verksamheter Härmed överlämnas uppföljning av Verksamhetsplan 2014 för Kungl. Musikhögskolans i Stockholms gemensamma verksamheter. Enligt uppdrag Peter Liljenstolpe Ulrika Hahn

2(31) Innehållsförteckning Uppföljning Verksamhetsplan 2014 - gemensamma verksamheter... 1 Innehållsförteckning... 2 Inledning... 3 Verksamhetsmål för de högskolegemensamma verksamheterna... 4 Kvalitetsarbete... 4 Studentinflytande och studiesociala frågor... 4 Effektiv och hållbar förvaltning... 5 Verksamhetsberättelser och särskilda projekt för högskolegemensamma funktioner 2013... 6 Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi... 6 Övergripande organisatoriska förändringar... 6 Enheten för ledningsstöd... 6 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 9 Personalenheten... 10 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 11 Ekonomienheten... 12 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 13 Utbildnings- och forskningsavdelningen... 14 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 15 Studieadministrativa avdelningen... 16 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 18 Samverkansavdelningen... 20 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 21 IT- avdelningen... 22 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 24 Serviceavdelningen... 27 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 28 Högskolebiblioteket... 29 Uppföljning av särskilda projekt 2014... 30 Sammanfattning... 31

3(31) Inledning Verksamhetsplanen för den högskolegemensamma verksamheten 2014 innehåller dels verksamhetsmål med årliga delmål som tar utgångspunkt i KMH:s strategi, dels uppgifter för förvaltningseneheterna uppdelade på reguljär verksamhet och särskilt prioriterade projekt. De särskilda projekten är framtagna genom avvägningar från respektive förvaltningsenhet och högskolebiblioteket. I föreliggande uppföljningsdokument beskrivs först måluppfyllelsen för de verksamhetsövergripande delmålen. Därefter följer en verksamhetsberättelse som följer upp den reguljära verksamheten, samt genomgång av särskilt prioriterade projekt, för respektive förvaltningsenhet och högskolebiblioteket. Under verksamhetsåret 2014 har vissa organisationsförändringar skett. Det innebär att ansvaret för vissa av de arbetsuppgifter som beskrevs i Verksamhetsplan 2014 nu ligger på en annan avdelning. I uppföljningen beskrivs den nya organisationen, med hänvisning till de tidigare avdelningarna och de förändringar som skett under året.

4(31) Verksamhetsmål för de högskolegemensamma verksamheterna Kvalitetsarbete KMH ska revidera och komplettera sina processer, styrdokument, regelverk och rutinbeskrivningar inom utbildning, forskning och förvaltning. Arbetet utgår från följande perspektiv: tydlighet, samordning, effektivisering, ökad medvetenhet hos personal och studenter, uppföljning och utvärdering. Delmål Kommentar Mål Ta fram en ny strategi för KMH 2015-2017, som en del i högskolans verksamhetsstyrningsmodell. Den nya strategin fastställdes av högskolestyrelsen vid novembermötet. Arbetet har samordnats av planeringschefen och flertalet avdelningar har deltagit i arbetet. Studentinflytande och studiesociala frågor KMH ska genomföra en utvärdering av hur studenterna upplever sina möjligheter till inflytande när det gäller utbildning, forskning samt frågor av administrativ och social karaktär. Utvärderingen ligger till grund för ett åtgärdspaket för att öka studenternas inflytande. Delmål Kommentar Mål Organisera behovsanpassad utbildning i studenträttigheter för prefekter, studierektorer och studentkår. Upprätta riktlinjer för studenters arbetsvillkor. Studieadministrativa avdelningen (SAD) har under året ordnat behovsanpassade utbildningar i studenträttigheter för enskilda och mindre grupper samt studentkåren. Det förberedande arbetet tillsammans med studentkåren KMS slutfördes av SAD under våren 2014. Arbetet med riktlinjerna kan dock avslutas först under andra halvåret 2015, efter att arbetet med de nya riktlinjerna i samband med strategi för KMH 2015-2017 är helt avslutat. Det beror på att riktlinjer för studenters arbetsvillkor ska samla, sammanfatta och hänvisa till det i regelverken som påverkar studenters arbetsvillkor. Delvis

5(31) Effektiv och hållbar förvaltning KMH ska tydliggöra och etablera förvaltningens stödfunktioner, utreda och fastställa riktlinjer gällande ekonomi, personal, arkivhantering och IT-stöd samt säkerställa en välfungerande daglig service till personal och studenter. Delmål Kommentar Mål Organisera behovsanpassad utbildning i administration av studier för prefekter, studierektorer och studentkår. Kvalitetssäkring av processerna rörande verksamhetsplanering och uppföljning, ekonomihandläggning, lönehantering och personalfrågor i och med den sammanföring av processerna som organisationsförändring inneburit. Med riktade insatser förbättra arkivhanteringen inom bl.a. personalområdet. Kompetensutveckling av administrativ personal gällande service, bemötande och allmän förvaltningskunskap. SAD har under året ordnat behovsanpassade utbildningar i administration för enskilda och mindre grupper samt studentkåren. Samarbetet och insynen mellan processerna har markant ökat. En ny dokumenthanteringsplan har tagits fram. En omfattande kurs i förvaltningsrätt har genomförts med all administrativ personal. Enheten för ledningsstöd administrerade kursen.

6(31) Verksamhetsberättelser och särskilda projekt för högskolegemensamma funktioner 2014 Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi Övergripande organisatoriska förändringar Avdelningen har de senaste åren varit del av organisationsförändringar och så även 2014 då vi från halvårsskiftet välkomnade institutionssekreterarna. De medtog även sina arbetsuppgifter i det institutionsnära ekonomi-, ekonomistyrnings- och personalstödet. Förändringen gav att hela processen för de olika områdena nu finns samlade inom avdelningen, vilket leder till en kvalitetssäkring och ett förbättrat stöd. För att underlätta för detta skedde en specialisering bland personalen där de tre medarbetarna fördes till varsin av avdelningens tre enheter. Under sen höst avslutade den tidigare byggprojektledaren sin anställning på KMH vilket ledde till viss omfördelning av arbetsuppgifter. En ny projektledare är en extern konsult, ej anställd på KMH. Avdelningsmöten fördes regelbundet, samt även i form av studiebesök; under våren på Konstfack och under hösten på Edsberg. Sommaravslutningen regnade inne tipspromenad utfördes istället i loungen, men till julen var vi bättre förberedda och gick på lunchkonsert med julsånger på Operan samt arrangerade julpyntstävling. Enheten för ledningsstöd Ledningsstöd och specialistkompetens Enheten för ledningsstöd (EL) är en stabsfunktion som utgör ett nära ledningsstöd genom direkt assistentstöd samt genom handläggning av ärenden åt ledningen. Det är viktigt för enheten att anpassa verksamheten för att utgöra bästa möjliga stöd till ledningen. EL är också en avdelning av specialister, exempelvis inom ljudteknik, budgetering, registratur, arkiv och sekreterarskap i beslutande och beredande organ. Bakgrunden i ledningsstöd samt specialistkunskap påvisas i arbetsuppgifterna beskrivna nedan. Dessa har sorterats under utredningar/handläggning av projekt, verksamhetsplanering och ekonomistyrning samt byggnadsfrågor. Året har, utöver det löpande arbetet, präglats av några större projekt samt fördjupat arbete på verksamhetsstyrningsområdet. Som betyg på del av årets arbete, gladde sig enheten åt en mycket kort JK-lista, en blank fellista från Riksrevisionens granskningar och högsta betyg i EA-värderingen. Utredningar/handläggning av projekt EL har under 2014 ansvarat för ett antal utredningar och projekt kopplade till ledningen eller en viss specialistfunktion samt i alla delar kopplade till enhetens uppdrag enligt verksamhetsplan. Dessa har bl.a. rört nedanstående. Enheten ansvarar för myndighetens informationssäkerhetshantering och har lett processen i att identifiera och klassificera alla informationstillgångar samt värdera riskerna kopplade till dessa, i en sammanhållen riskanalys. I december fick KMH besök av Riksarkivet som gjorde en inspektion. Detta resulterade i synpunkter främst på arkivlokalen och processorienterad arkivering,

7(31) se vidare de särskilda projekten. En rad styrningsdokument för arkivering handlades dock under året, däribland tillämpningsbeslut om gallring av handlingar tillfällig eller ringa betydelse, dokumenthanteringsplaner rörande upphandlingar och personalfrågor samt en rutin avseende allmänna handlingar, diarieföring och arkivering. Som en del i enhetens uppdrag kring ekonomistyrning (se vidare nedan) utförs regelbundet utredningar av ekonomisk karaktär. År 2014 rörde dessa bl.a: utredning kring gemensamma inventariers avskrivningskostnader och budget samt beslut rörande styrningsgrupp för dessa inköp, en utredning rörande prissättning av lokaler i nytt campus samt en lokalkostnadsutredning gällande nuvarande campusområde. Enhetens uppdrag om stöd i juridiska frågor sker ofta löpande i diverse frågeställningar. Under året kan därutöver nämnas en utredning om undantag vad gäller upphandling på grund av konstnärliga skäl samt, med viss juridisk koppling, administration av kursen i förvaltningsrätt. Enheten hanterar KMH:s stipendier samt under året mottagandet av en ny donation för ändamålet. Verksamhetsplanering och ekonomistyrning Enheten har som uppdrag i verksamhetsplanen att svara för strategisk och operationell planering och uppföljning. Under 2014 har detta resulterat i följande: Enheten ansvarade för processen att ta fram en ny strategi för KMH, vilken fastställdes av styrelsen. Strategin utformades enligt en ny modell fördelad på tolv områden. Dessa områden var kopplade till varsin arbetsgrupp vilka samordnades av enheten utöver egen processledning av två områden. Den nya strategin, att gälla 2015-2017, är del av en större modell vilken även innefattar målstyrningen i KMH:s verksamhetsplan. Enheten realiserade denna nya modell för verksamhetsplanen, vilken anger mål för hur verksamheten under 2014 ska bidra till måluppfyllelsen av strategin. Medelsfördelningen i verksamhetsplanen utvecklades genom ett förändrat sätt att fördela forskningsmedel. Ekonomistyrningen vad gäller budgetering och uppföljning för avdelningar och institutioner utfördes under 2014 enligt tidigare upparbetad modell, men det stödjande operationella arbetet fördjupades. Arbetet syftade till att förse främst institutionerna med chefsstöd i form av verktyg för institutionens ekonomistyrning. Dessa verktyg innebar ett behovsanpassat, samtidigt standardiserat, material när alla institutioner fick anpassade varianter av samma uppföljnings- och budgeteringsmodell. Därutöver bör exempelvis flera institutioners arbete med kursekonomiverktyg nämnas. Enheten har arbetat med täta institutionskontakter, att försöka förekomma ev. frågor/funderingar, samt att dra nytta av att ha hela processen samlad inom enheten. Stödet till institutionerna omfattar även externmedelsprojekt, där enheten arbetat för ökad kontroll och ekonomisk styrning. Det alltmer långtgående byggprojektet kräver strukturerade beräkningar anpassade efter beviljade donationer, avskrivningstider för den egna investeringen, och med hänsyn tagen till myndighetens låneram och likviditet. Beräkningarna utgör en viktig del i framförallt budgetunderlaget, men även i årsredovisningen. Enheten ansvarar för framtagande av dessa båda dokument, där även flera avdelningar deltar. Arbetet med årsredovisningen är omfattande och

8(31) präglade årets första och sista månader. Både process och produkt har funnit former som fungerar väl, men utvärderas årligen. Vidare i kommunikationen med departementet bör nämnas arbete med prognos över grundutbildningsanslaget samt myndighetsdialogen. Samt därutöver samordning av Riksrevisionens granskningar. I den strategiska planeringen ingår även arbete med intern styrning och kontroll. Enheten genomförde under året, med hjälp av avdelningscheferna, en riskanalys nära inspirerad av de analyser beskrivna i Förordningen om intern styrning och kontroll. Risker rörande KMH:s verksamhet identifierades och värderades. Att delta aktivt i nätverk är ofta den bästa kompetensutvecklingen. KMH var under året med och som styrgrupp startade ett nätverk för controller- /planeringsfrågor för små och medelstora lärosäten. Nätverket syftar till att öka erfarenhetsutbyte i sektorn. Nya campus Under 2014 blev det tätt hus på de båda nya byggnaderna och den inre byggnationen startade. Två av de många utbildnings- och övningsrum med specialkonstruerad akustik som byggs av Akademiska hus blev färdiga och kunde provspelas av lärare och studenter. KMH:s egen projektering har under året resulterat i färdig upphandling på scentekniken i konsertsalarna. Projektering av inre byggnation i salar och studios blev färdig och upphandling startades. Konstruktionen av ljud och infrastruktur i KMH:s egna regi, färdigställdes under året. Enligt tidsplanen ska nya campus vara färdigbyggd första kvartalet 2016 och överlämnas till KMH i maj. Då inleds slutfasen med KMH:s egna installationer, samt flytt av befintlig teknik, med målet att allt ska vara på plats och testat när studenterna kommer i september. Ett flertal donationer har inkommit under året, bl.a. för Kammarmusiksalen, Svarta lådan, vilket ledde till den glädjande arbetsuppgiften att planera för deras fördelning inom byggprojektets budget.

9(31) Uppföljning av särskilda projekt 2014 Projekt Kommentar Mål Samordning av arbetet med ny strategi för KMH 2015-2017 och processledning med särskilt ansvar för arbetsmiljö samt effektiv och hållbar förvaltning. Fortsatt implementering av informationssäkerhetshante ringen. Utveckling av den ekonomiska modellen i form av chefs- och beslutsstöd inom ekonomistyrning. Utveckling av arbetet kring intern styrning och kontroll (i enlighet med Förordning om intern styrning och kontroll). Anpassning av arkivplaner till processorienterad arkivering. Inventering av hur befintliga IT-system handskas med personuppgifter i förhållande till PUL. Enheten har varit processledare för två sakområden och tillsammans med en referensgrupp tagit fram mål för respektive sakområde. Riskanalysen som är ett steg i informationssäkerhetsarbetet avslutades. Till 2015 kvarstår att identifiera åtgärder, vilket dock är mer av löpande karaktär. Under året har det ekonomiska stödet anpassats och byggts, främst vad gäller institutionerna. En riskanalys har genomförts under året. Arbetet med intern styrning och kontroll har därmed övergått i löpande uppgifter. Arbetet har bara ytterst övergripande inletts. Arbetet inlett, men en fullständig inventering är ej framtagen. Ej Delvis

10(31) Personalenheten Arbetsmiljö Arbetet med en åtgärdsplan för att följa upp den kvalitativa arbetsmiljöundersökningen som genomfördes 2012 fortsatte under 2014. En ny undersökning planeras att genomföras under 2015. Ett förslag till program för att öka delaktigheten utarbetades tillsammans med huvudskyddsombuden. Förslaget innehåller bl.a. utbildning inom mötesteknik samt åtgärder för att öka kunskapen för KMH:s inre arbete. Arbetet fortsatte under 2014 och kommer att fortsätta under 2015. Under våren genomfördes en grundläggare utbildning inom arbetsmiljö för skyddsombud, chefer och prefekter. Samverkan och förhandlingar enligt MBL På grund av KMH:s negativa ekonomiska resultat påbörjades en effektiviseringsprocess under 2012 med bl.a. generellt anställningsstopp, effektiviseringar av olika slag och uppsägningar inom både förvaltning och institutioner som följd. Effektiviseringsrocessen har fortsatt och kommer även att fortsätta under 2015. Kompetensutveckling Ett heldagsmöte för alla månadsanställda genomfördes under en dag i augusti. Bland annat höll etikkonsulten/teologen/författaren Anna Rosengren en workshop under rubriken Håll samman och släpp loss. Dessutom gav den professionella utbildaren och flerfaldiga mästaren i minnessport, Mattias Ribbing, exempel på hur man kan förbättra minnet och koncentrationsförmågan. Lönerevision Lönerevisionsprocessen för 2013 avslutades innan sommaren 2014. Processen för 2014 påbörjades efter sommaren och slufördes innan årsskiftet. Personalsociala frågor Avtalet med Feelgood företagshälsovård AB förlängdes att gälla även under 2015. Rekrytering En ansökan om befordran till högskolelektor i musikterapi handlades och beslut fattades i positiv riktning i ärendet. En högskolelektor i piano och två högskoleadjunkter rekryterades i ämnena saxofon och musik. Därtill ett stort antal tidsbegränsade läraranställningar. Dessutom har rekryteringar genomförts av teknisk administrativ personal såsom internationell koordinator, prokjektsamordnare, personaladministratör, lokalvårdare samt tillsättning av vikariat. Övrigt Förutom ovanstående har löpande handlagts en mängd olika anställningsfrågor, som nya och förlängda förordnanden, lönefrågor, ledigheter, intyg, avslut, pensioner, rehabilitering m.m.

11(31) Under året fortsatte påbörjad genomgång och tydliggörande av interna personaladministrativa processer och rutiner. Uppföljning av särskilda projekt 2014 Projekt Kommentar Mål Utredning inför anskaffande av nytt personaladministrativt system (att ersätta ODEN). Utveckling av ett personaladministrativt chefsstöd på hemsidan. Genomgång och tydliggörande av interna personaladministrativa processer och rutiner. Fortsatt åtgärdsplan för att följa upp den kvalitativa arbetsmiljöundersökningen som genomfördes 2012. Processledning med särskilt ansvar för kompetensförsörjning samt jämlikhetsfrågor vid arbetet med en ny strategi för KMH 2015-2017. Process med avrop av upphandlat system Primula pågår. Utredning gällande behov av utvecklade processer pågår. Chefsportalen startade hösten 2014 med stöd för lönebildningsprocessen (lönerevision). Planering pågår vad gäller stöd för ytterligare processer. Arbetet pågår, Planerade aktiviteter delvis genomförda. Ny undersökning kommer förhoppningsvis att genomföras under VT 2015. Enheten har varit processledare för ett sakområde och tillsammans med en referensgrupp tagit fram mål för sakområdet. Arbete med handlingsplan kopplad till strategin pågår. Delvis Delvis Delvis Delvis

12(31) Ekonomienheten Övergripande Ekonomienhetens arbete innefattar uppgifter rörande huvudbok, reskontra, anläggningar, lön- och pensioner, bankkontakter, rådgivning, systemförvaltning m.m. Enheten hanterar betalningar en gång per vecka, samt månadsvisa löneutbetalningar. Utbetalningarna föregås av omfattande kontroller av fakturor, konteringar och löneunderlag. Därutöver hanteras ett stort antal frågor rörande bl.a. fakturor och ersättningar från framför allt anställda och också leverantörer. En gång i månaden görs månadsbokslut, som sedan rapporteras till statsredovisningen. En omfattande årlig uppgift är arbetet med bokslut och årsredovisning och därav följande årliga rapporteringar. Detta ger året en intensiv start och avslutning. Nya system och rutiner E-handel Årets största projekt var arbetet med att fullfölja införande av e-handel. Modulen implementerades under våren och avslutades under juni. KMH uppfyllde därmed ekonomistyrningsverkets krav om införande före 1 juli 2014. Avtal om ekonomisystem och betalsystem Avtalssituationen för ekonomisystem är mycket komplicerad genom att ESV slutit separata avtal för olika moduler, varför tidsfristen löper ut vid skilda tidpunkter. I avvaktan på ESV:s nya upphandling och ramavtal för ekonomisystem samt beslut om den framtida anslutningen till statens servicecentral har KMH gjort ett nytt avrop med befintlig leverantör. Nordea har under hösten introducerat ett nytt redskap för betalningar både av fakturor och löner (Corporate Net Payment) som implementerats av KMH KMH har under hösten slutit avtal med ICA-banken för att få betalkort för inköpsställen och uttagsautomater. Kortet fyller två funktioner. Det kan dels användas för smärre inköp av anställda, dels användas av utländska stipendiater, som inte har ett i Sverige giltigt betalkort. Genomgång av SUHF-modellens tillämpning Under hösten företogs en genomgång av SUHF-modellen och en renodling av användningen av kostnadsbärare. Högskoleförvaltningens kostnader har gåtts igenom. För de kostnader som är direkt hänförliga till kärnverksamheten har dessa förts till kärnverksamhetens kostnadsbärare. Målsättningen är att högskoleförvaltningen endast ska belastas med förvaltningskostnader. Rutin för externa medel Nya riktlinjer för hantering av externa medel har tagits fram. De avser att effektivisera processen inom KMH både fär ansökan och sedan för hantering och uppföljning. De är även att se som ett led i en kvalitetssäkring av redovisningen. Därutöver gavs stöd i samband med ett antal externmedelsansökningar samt i pågående projekt, vad gäller budget, upplägg, utredning om ekonomiska transaktioner, rådgivning kring detta m.m.

13(31) Donationer för finansiering av nybyggnationen Rutiner har lagts upp för säkerställa redovisningen till donatorerna av de medel som donerats till KMH för nybyggnationen. Byggnationen av KMH:s nya campus kräver avancerade ekonomiska beräkningar rörande låneram, avskrivningar, räntekostnader m.m för att säkerställa redovisning samt likkviditeten. Arbetet med detta inklusive detaljerad kartläggning av projektet har pågått under året och kommer att fortsätta. Nytt upphandlat personalsystem inom staten Det nya personalsystemet som har upphandlats av ESV för statliga myndigheter har leverantör Evry och heter Primula. Arbetet med att övergå till nytt system påverkas av att Statens servicecentrum kan få huvudansvar för all lönehantering vid statliga myndigheter. Kostnadsjämförelser har gjorts mellan direkt anslutning och anslutning via statens servicecentral. KMH har förlängt nuvarande avtal med Agresso lön att gälla till och med 2018-12-31. Under 2015 måste KMH delta i en uppgradering av Agresso lön, eftersom leverantören upphör att underhålla nuvarande version 2015-12-31. Inventering av anläggningstillgångar Rutinerna har setts över i och med att den tidigare inventeringsförrättaren har gått i pension. Ansvarig inventeringsförrättare är redovisningschefen från och med 2014. Genomgången av rutinerna för inventering kommer att fortsätta under 2015. Arkivering och gallring av arkiverade dokument. Ekonomienheten har för att förbereda sig inför flytten 2016 påbörjat en genomgång och gallring av arkiverade räkenskapshandlingar. Det finns räkenskapshandlingar som är över 30 år gamla och som kan gallras. Arbetet påbörjades 2013 och fortsatte 2014 och kommer att fortsätta även under 2015. Uppföljning av särskilda projekt 2014 Projekt Kommentar Mål Införande av E- handelssystem Infördes våren 2014. Klart före deadline 30 juni 2014. Rapport till ESV.

14(31) Utbildnings- och forskningsavdelningen Övergripande organisatoriska förändringar Utbildnings- och forskningsavdelningen (UFA) har under året minskat personalstyrkan i och med att delar av UFA flyttades över till avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi. För UFA:s del har detta inneburit en renodling av arbete i att stärka rutiner och handlingsplaner gällande utbildning och forskning vid högskolan. Stöd till Utbildnings- och forskningsnämnden Under 2014 har arbetet med att stärka struktur och processer för ärendehantering gentemot Utbildnings- och forskningsnämnden och därtill hörande olika organ inom högskolan vidareutvecklats. I konkreta termer syns detta i nya handläggningsordningar för bland annat kurs- och utbildningsplaner. Rutiner kring kursguider är ett annat exempel på hur ärendehanteringen på högskolan stärkts under året. UFA har även organiserat och genomfört ett antal olika utbildningsinsatser för nämndens ledamöter rörande styrning och organisation av högre utbildning. Dessa tillfällen har varit mycket givande och skapat större säkerhet i nämndens arbete och beslut. Övrigt En stor del av UFA:s arbete har vikts till att processleda delområden av högskolans nya strategidokument. UFA har haft ansvar för de delar som handlar om utbildning, forskning, internationalisering och kvalitetsarbete. Processledningen av dessa områden har varit resurskrävande men också väldigt fruktsamma.

15(31) Uppföljning av särskilda projekt 2014 Projekt Kommentar Mål Implementering av det nya kursvärderingssystemet samt etablering av systemets förvaltningsorganisation. Processledning med särskilt ansvar för utbildnings-, forskningsoch internationaliseringsfrågor samt kvalitetssäkringsarbete vid arbetet med en ny strategi för KMH 2015-2017. Stöd till KMH:s fundraising-kampanj. Introduktion av kurshandledningar som kompletterande dokument till kursplaner. Kursvärderingssystemet är implementerat enligt plan. Däremot har utvärdering av systemet givit vid handen att frågeställningarna i enkäten bör justeras ett arbete som påbörjats under vt 2015. Avdelningen har varit processledare för fyra sakområden och tillsammans med en referensgrupp tagit fram mål för respektive sakområde. Den totala arbetsinsatsen överskred planerad resurstilldelning. för 2014, men kommer fortsätta så länge fundraisning-kampanjen pågår. Introduktionen är genomförd och arbetet att följa upp institutionernas arbete med kursguiderna pågår.

16(31) Studieadministrativa avdelningen Övergripande Studieadministrativa avdelningen (SAD) har huvudansvar för administration av studier och studenter vid KMH. Avdelningens arbetsuppgifter innefattar bl.a. ansvar för antagning, studieregister, examen, internationell mobilitet, studiesociala och studenträttsliga frågor, samt systemansvar för bl.a. Ladok, NyA, och Time Edit. Avdelningen sköter också kursadministration och studentexpedition samt ger stöd till institutionernas arbete med studievägledning och studieplanering. Antagning, Ladok och examen Under de senaste åren har SAD infört nya rutiner och studieadministrativa system. Under 2014 beslutade det nationella Ladok3-projektet att KMH ska vara pilot och det allra första lärosäte i Sverige där den nya systemgenerationen Ladok3 ska tas i drift. Det utvecklingsarbete som KMH bedriver inom området har under 2014 blivit positivt uppmärksammat med bl.a. studiebesök från andra universitet och högskolor. När det gäller antagning till högre konstnärlig utbildning har avdelningens medarbetare under 2014 agerat aktivt i centrala nationella nätverk och arbetsgrupper för tillträdesfrågor, för att proaktivt påverka nationella villkor och regelverk. Avdelningen har även haft en central roll i samarbetet med universiteten om antagning till de högre musikutbildningarna med stöd av antagningssystemet NyA. Tillsammans med Institutionen för musik, pedagogik och samhälle genomfördes ett principiellt viktigt utvecklingsarbete av bedömningskriterier för antagningsprov, med syftet att klargöra villkoren för att få tillstånd för s.k. alternativt urval. Med hänsyn tagen till lärosätets storlek har KMH under året utvecklats till en tydlig och i vissa avseenden ledande aktör i det studieadministrativa samarbetet mellan universitet och högskolor samt centrala högskolemyndigheter. Detta har manifesterats genom att medarbetare från avdelningen blivit invalda i olika nationella expertgrupper som hör till Sveriges universitets- och högskoleförbund, Universitetskanslersämbetet och Universitets- och högskolerådet. Flera av avdelningens medarbetare har vidare deltagit med presentationer vid olika nationella konferenser och nätverk. Exempelvis var avdelningschefen i september inledningstalare vid den nationella utbildningsadministrativa konferensen NUAK 2014 med 500 deltagare. Internationell mobilitet År 2014 inleddes en ny sexårig programperiod för det europeiska mobilitetsprogrammet Erasmus+. De nya regler som började gälla för Erasmus+ innebar att avdelningen arbetade med att ta fram nya rutiner och information om villkor för student-, lärar- och personalutbyten. Även i detta sammanhang blev en medarbetare vid avdelningen under hösten invald i den nationella referensgruppen. På den internationella arenan har avdelningen under hela året haft kontinuerligt samarbete med de nordiska och europeiska musikhögskolornas internationella koordinatorer.

17(31) Läsårsplanering, schemaläggning och lokalbokning samt introduktionsveckan För KMH:s lärare och studenter är det helt avgörande att läsårsplanering, schemaläggning och lokalbokning fungerar tillfredsställande. För att förbättra förutsättningarna för institutionernas planering av utbildningsverksamheten införde avdelningen 2014 en helt ny årlig planeringscykel. Årliga läsårsplaneringsmöten på hösten och våren, tidigare deadline för schemaläggning och en struktur för uppföljning av planeringsprocessen infördes. Även det webbaserade lokalbokningssystemet Time Edit förbättrades, för att motsvara verksamhetens behov på effektivitet och stabilitet. Studiesociala frågor För att främja KMH-studenternas fysiska och psykiska hälsa samt verka för en god studiemiljö har avdelningen genom avtal med Studenthälsan i Stockholm tillhandahållit studenthälsovård. Med samma målsättning har avdelningen även ingått i Arbetsmiljökommittén och bedrivit aktivt arbete tillsammans med studentkåren och institutionerna i såväl allmänna frågor som enskilda ärenden. Avdelningen har även samordnat särskilt pedagogiskt stöd till funktionsnedsatta studenter inom KMH samt verkat aktivt i Jämlikhetsgruppen för att alla studenter ska ha lika möjligheter till goda studieresultat. Avdelningen har även ansvar för och har hanterat en rad studenträttsliga ärenden. Tillsammans med studentkåren KMS koordinerade avdelningen KMH:s introduktionsvecka, vilken är viktig för att erbjuda alla nya studenter en så bra start på studietiden som möjligt. Kursadministration och studentexpedition Avdelningen har under året utfört samtliga kursregistreringar och resultatrapporteringar samt även expedierat ett flertal andra slags studieadministrativa ärenden i studieregistret Ladok. Avdelningen har öppettid för studentbesök totalt 7,5 timmar i veckan och telefontid 6 timmar i veckan. Kontaktstatistik inklusive uppgifter om vilka ärenden som hanterades visar att expeditionstiderna var tillfredsställande. Vid KMH är det respektive institution som ansvarar för studievägledning till sina egna utbildningar. De vägledande studentsamtalen sker vid institutionerna. För att stödja studierektorer och mentorer, som enligt KMH:s arbetsordning är högskolans studievägledare, ordnade avdelningen återkommande utbildningstillfällen under hela året. Avdelningen ordnade dels månadsvisa studieadministrativa möten kring olika teman, och dels särskilda behovsanpassade utbildningar för enskilda och mindre grupper.

18(31) Uppföljning av särskilda projekt 2014 Projekt Kommentar Mål Förbättra Ladoks tillgänglighet och användbarhet för studenter med införande av webbtjänster. Förenkla examensprocessen Migrering till Ladok3. Det fleråriga migreringsprojektet fortsätter med en ny fas under 2014. Arkivering av studieregister 1996-2011. Uppgradering och vidareutveckling av Time Edit. Funktionaliteten webbtjänster för studenter är uppskjuten och kommer införas i och med att nya Ladok (Ladok3) produktionssätts under 2015-2016. Detta då samma funktioner finns i Ladok3 Examensprocessen har förenklats genom att produktionssätta systemstödet för utfärdande av examen i befintligt Ladok. Projektet innebär en effektivisering av examensprocessen. Under 2014 har KMH genomfört registervård och andra förberedelser inför produktionssättning av nya Ladok. Det nationella projektet har under 2014 beslutat att KMH ska vara pilotlärosäte och det allra första lärosätet där nya Ladok tas i drift under år 2015-2016. Då projektet hänger samman med att ett nytt personaladministrativt system införs så är projektet är uppskjutet till dess att så sker. Givet ett antagande att ett nytt personaladministrativt system införs vid årets slut 2015 kan projektet starta under början av 2016 och avslutas under 2017. Därefter kan Oden slutligt avvecklas vid årets slut 2017. En ny version av Time Edit med ny funktionalitet infördes under våren 2014. Under hösten 2014 och våren 2015 fortsätter arbetet att utreda möjligheter att använda den nya funktionaliteten för tjänsteplanering i Time Edit. Utredningen sker i samband med projektet för att införa ett nytt personaladministrativt system. Utgått Delvis Ej

19(31) Förbättra tillgänglighet och användbarhet för antagningssystemet NyA genom att införa webbtjänster. Upprätta riktlinjer för studenters arbetsvillkor. Processledning med särskilt ansvar för studentinflytande samt studentrekrytering vid arbetet med en ny strategi för KMH 2015-2017. NyA Webb infördes under våren 2014. Det förberedande arbetet tillsammans med studentkåren KMS gjordes klart av SAD under våren 2014. Arbetet med riktlinjerna kan dock avslutas först under andra halvåret 2015, efter att arbetet med de nya riktlinjerna i samband med strategi för KMH 2015-2017 är helt avslutat. Det beror på att riktlinjer för studenters arbetsvillkor ska samla, sammanfatta och hänvisa till det i regelverken som påverkar studenters arbetsvillkor. Avdelningen har varit processledare för två sakområden och tillsammans med en referensgrupp tagit fram mål för respektive sakområde. Delvis

20(31) Samverkansavdelningen Övergripande Samverkansavdelningen (SAM) har under 2014 arbetat vidare för att formera sig som avdelning. Två samverkansledare började arbeta i början av året, en ny konsertproducent upphandlades i maj och ordinarie chef kom tillbaka från föräldraledighet i september, vilket har gjort att det även under 2014 varit en hel del arbete med att förtydliga roller och ansvar inom avdelningen. Det har varit viktigt att under året ta tid för att lyfta blicken och se de stora sammanhangen och i december månad hölls en planeringsdag med hela avdelningen vilket var givande. Planeringsmöten kommer också att ske mer regelbundet framöver. Samverkansaktiviteter Avdelningen har arbetat med att försöka fånga upp samverkansaktiviteter som redan pågår vid KMH samt initiera nya samverkansavtal med externa aktörer. Detta har skett genom samtal och nära samarbete med alla institutioner. Arbetet med konserter och festivaler har fortgått under 2014 och det totala antalet konserter landade på närmare 300 stycken. Förutom att konsertproducenten varit involverad i alla dessa konserter har också avdelningen marknadsfört dem i vårt säsongsprogram, på webben och i sociala medier. Vid särskilda tillfällen har vi även nått ut till media med hjälp av pressutskick. I slutet av året sjösattes Nobel Creations ett samarbete mellan Nobelmuseet, KMH och Beckmans Designhögskola. SAM bistod med marknadsföringsinsatser kring detta. Nya campus Byggnationen av KMH:s nya campus har inneburit en hel del nya arbetsuppgifter för SAM, bland annat provisorisk skyltning under byggperioden, placering av skärmar och informationstavlor i nya huset etc. En särskild kommunikationsplan har gjorts för hur flytten ska kommuniceras till medarbetare och en första workshop med avdelningschefer och prefekter hölls i december månad. SAM har också deltagit i en planeringsgrupp som ska arbeta med invigningshelgen i det nya huset. Fundraisingkampanjen nådde halvvägs vid årets slut och året ägnades främst åt planering inför större evenemang 2015 med en kommande fundraisingmiddag i Stockholm och ett event i New York. Kontinuerliga kontakter med potentiella sponsorer och donatorer har tagits. SAM tog tillsammans med Avdelningen för ledningsstöd, personal och ekonomi fram riktlinjer för sponsring som fastställdes under året. Övrigt Under hösten projektledde SAM tillsammans med IT-avdelningen en utredning om kalenderfunktioner vid KMH. När det gäller studentrekrytering har SAM tagit fram en aktivitetsplan för att strukturera upp arbetet. SAM tog fram ett nytt inspirationsmagasin, främst riktat till presumtiva studenter, vilket delades ut på SACO-mässan och vid olika förutbildningar. SAM har under året också mottagit flera studiebesök och informerat om våra utbildningar.

21(31) SAM har ansvarat för grafisk formgivning av årsredovisning, budgetunderlag, avhandlingar m.m. Nya fotografier på studenter och miljöbilder har tagits fram för att kunna användas i KMH:s informationsmaterial. SAM planerade tillsammans med alla institutioner en alumndag till 2015 års början. Uppföljning av särskilda projekt 2014 Projekt Kommentar Mål Ta fram en strategi för utveckling av närvaron i digitala medier. Informationsinsatser i samband med nybyggnationerna. Utveckla strategier för studentrekrytering. Processledning med särskilt ansvar för samverkansfrågor vid arbetet med en ny strategi för KMH 2015-2017. Upphandling av konsert- /eventproduktion. SAM har tillsammans med externa experter tagit fram en strategi för sociala medier. SAM har informerat internt och externt om byggprojektet via webb, e-post och sociala medier. Strategi för studentrekrytering var en del av det högskolegemensamma strategiarbetet och därav nedprioriterades det inom avdelningen för att invänta vad strategigruppen kom fram till. SAM har dock tagit fram en aktivitetsplan för studentrekrytering. Avdelningen har varit processledare för ett sakområde och tillsammans med en referensgrupp tagit fram mål för sakområdet. Arbetet leddes av tf chef Peder Hofmann. En konsertproducent direktupphandlades i maj månad. Delvis

22(31) IT-avdelningen Övergripande IT-avdelningen har under 2014 prioriterat insatser för att ytterligare öka driftsäkerheten och stabilisera IT-miljön. En rad förberedelser och åtgärder har vidtagits för att förbereda IT-miljön inför flytt till KMH:s nya hus i syfte att bättre möta den höga tekniska nivå som det nya huset innebär. Löpande ärenden inkomna till IT-helpdesk var under 2014 c:a 950 st. Utöver detta mottogs i snitt c:a 5 samtal per dag via telefon eller via direktkontakt. Totalt inkom därmed c:a 2 000 ärenden under året. Ett färre antal IT-incidenter inträffade under 2014 jämfört med 2013 vilket medfört att mer tid har kunnat läggas på utvecklingsfrågor än föregående år. IT-infrastruktur En virtuell speglad servermiljö i VMware har implementerats vilken delvis har tagits i parallellt drift med den befintliga servermiljön. Syftet med den virtuella speglade miljön är bland annat att möjliggöra fortsatt IT-drift även vid bortfall av funktionalitet i en eller flera servrar. Ett annat syfte är att minska antalet fysiska servrar och därmed försöka begränsa kostnaden för IT-utrustning. I KMH:s IT-miljö har ett stort antal mycket gamla Mac-servrar (mellan 4-9 år) med äldre ej längre supporterade operativsystem funnits vilka inneburit en utökad säkerhetsrisk. Anledningen att dessa inte kunnat ersättas med nyare modeller är att Apple inte längre utvecklar servrar som lämpar sig för större organisationers driftsmiljöer. Andra servermiljöer har därför utvärderats under året och som kan ersätta hela KMH:s befintliga servermiljö. Beslut har fattats om att införa en blandmiljö av Linux-, Mac- och Windows-servrar. Arbete har även inletts under 2014 med att påbörja utbytet av de äldre servrarna. Då arbetet förutsätter att befintlig katalogtjänst OD ersättas av Microsofts katalogtjänst AD innebär detta ett omfattande och komplicerat arbete som kräver tid och noggrann planering. Projektet beräknas att kunna slutföras före sommaren 2015. Säkerhet Arbete har under året även lagts på att öka informationssäkerheten. Avdelningen har medverkat i steg tre i det centrala projektet informationssäkerhet där hotoch risker för samtliga IT-resurser som avdelningen ansvarar för har identifierats. En workshop har även genomförts på IT med stöd av extern expertis för att kartlägga vilka hot- och risker som finns i hela IT-verksamheten. Detta har resulterat i en rapport vilken kommer att utgöra underlag för vidare åtgärder tillsammans med resultatet från det centrala projektet. Riktlinjer har fastställts för användarkonton och passerkort. PDB har med anledning av detta kompletterats med ytterligare funktionalitet. Programkoden har därutöver i viss mån justerats och förenklats. IT-tjänster I Apples tre senare operativsystem saknar mailsystemet möjlighet att hantera fler än tio användare. Beslut har därför fattats att ersätta nuvarande mailsystem med Exchange inom ramen för Office365 i molnet, dvs. med extern drift både för anställda och studenter. En sådan lösning förutsätter att nuvarande OD ersätts

23(31) med AD. Projektet utförs efter bytet av servermiljö och beräknas därmed vara klart halvårsskiftet 2015. Ytterligare infrastrukturella tjänster som förenklar administrationen har under året utvärderats och börjat implementeras bland annat förenklad programdistribution och backup av användares datorer. Full drift beräknas ske under våren 2015. IT-utveckling SPS har tagit mer resurser i anspråk än planerat på grund av ytterligare allvarliga buggar i systemet som akut mast åtgärdats. Avdelningen har även lagt resurser för att ge stöd till SAD i arbetet med att uppgradera TimeEdit till ny version. Deltidssjukskrivning av interna resurser samt ökad belastning har tillsammans bidragit till att avtalad extern systemkonsult för SPS behövt anlitas i större omfattning än beräknat. Avdelningen har anslutit NyA till autentiseringstjänsten SWAMID (Swedish AcadeMic IDentity) under året. Ökade krav från SWAMID vilka inkom sent för kännedom under 2014 har föranlett att ytterligare ett projekt behövt startas under året för att införa en ny teknisk lösning för att åstadkomma tvåfaktors inloggning för Eduroam. Det innebär att ytterligare ett lösenord måste anges för att kunna använda Eduroam. Den tekniska lösningen implementeras under våren 2015. Övrigt Dialog har löpande förts med byggprojektet, bland annat har ytterligare mer detaljerade underlag för upphandling av fasta installationer för nätverk och säkerhetssystem levererats till byggprojektet. Samarbete mellan KMH och Sollentuna kommun har pågått under c:a två år för att etablera en internetanslutning med ökad kapacitet och installation av spridningsnät på campus Edsbergs slott. Detta arbete har dock blivit kraftigt försenat (18 månader) på grund av handläggningstid hos Sollentuna kommun. Samarbete har även genomförts gällande bevakning av hela Edsbergs slott inklusive stängning och släckning av KMH:s lokaler vilket medfört att bevakning numera hanteras av Sollentuna kommuns vaktbolag. Beslut har fattats om att KMH förlänger befintligt avtal med SU för leverans av telefonitjänster. Det innebär att KMH inför en ny telefonilösning enbart med mobiltelefoni redan under första kvartalet 2015.

24(31) Uppföljning av särskilda projekt 2014 Projekt Kommentar Mål Informationssäkerhetshanteringen Översyn och förbättring av IT-infrastruktur Utreda hur data i nuvarande Oden ska bevaras Stöd vid implementering av Ladok på webb Stöd till det fleråriga migreringsprojektet Ladok3 Stöd vid uppgradering och testning av TimeEdit Fortsatt utveckling av SPS Utarbetande av nya rutiner och regelverk kring persondatabasen PDB Fortsätta förbättringen av strukturen i katalogtjänst, systemgrupper och på filserver Stöd vid införande av e- handelssystem Anslutning av fler tjänster via SWAMID-lösning Avdelningen har medverkat i det centrala projektet som leds av Enheten för ledningsstöd och lämnat underlag för hot- och riskanalys av befintliga ITresurser. Planerade åtgärder för 2014 är genomförda. Beslut har fattats om att utredningen genomförs i anslutning till avveckling av personalmodul i Oden vilket sker under 2015. Beslut har fattats av SAD att inte genomföra projektet då KMH redan vecka 11 2015 påbörjar arbetet med implementering av Ladok3 där samma funktioner finns. Planerat stöd har givits under året. Arbetet fortsätter enligt plan. Uppgradering och test genomförd med stöd av IT. Fortsatt buggrättning och begränsad utveckling enligt plan. Riktlinjer för användarkonton för studenter och anställda har utarbetats och fastställts. Arbetet har slutförts. Återstår att flytta strukturen från OD till AD samt att utelämna ej använda systemgrupper. Stöd har lämnats i begränsad utsträckning till projektet då behovet av stöd varit litet. Anslutning av SWAMID-lösning för NyA har implementerats. Anslutning av SWAMID-lösning för Ladok på webb utgår pga att projektet utgår då Ladok3 snart är under införande. Ej Utgått

25(31) Planering av ITinfrastruktur, telefon, larmoch passersystem i nytt hus Utarbetande av kravspecifikation för framtida telefoni Stöd vid införande av kursvärderingssystem. Processledning med särskilt ansvar för ITfrågor vid arbetet med en ny strategi för KMH 2015-2017. Utvärdera och implementera ändrad serverplattform för KMH. Utvärdera och implementera virtualisering av KMH:s servermiljö. Outsourcing av vissa ITtjänster. Outsourcing av mail. Utvärdera och implementera nytt verktyg för backup av klientdatorer. Dialog har förts och underlag har lämnats till byggprojektet gällande ITinfrastruktur och säkerhet inför upphandling. Beslut har fattats att fortsätta avtal med SU för leverans av telefoni. Utgår på grund av fortsatt avtal förlängs med SU för leverans av telefoni. Stöd har ej behövts. Avdelningen har varit processledare för ett sakområde och tillsammans med en referensgrupp tagit fram mål för sakområdet. Utvärdering genomförd. Beslut fattat om att införa en blandad servermiljö av Linux, Mac- och Windows i virtuell speglad miljö. Virtuell speglad miljö implementerad (se separat projekt) och hälften av servrarna överflyttade. Utvärdering genomförd. Beslut fattat att implementera virtualiserad speglad severmiljö. Virtuell miljö installerad och delvis i drift. Återstår att ersätta OD mot AD för full drift. Utvärdering av vilka IT-tjänster som kan outsourcas pågår. Beslut har fattats att outsourca e-postsystem och diskussoner förs om eventuell outsourcing av ytterligare enstaka IT-tjänster. Det nuvarande systemet ersätts med exchange i Office365 i molnet för både studenter och personal. Återstår att anpassa förutsättningarna för att implementera lösningen vilket är beroende av OD ersätts av AD. Utvärdering genomförd. Beslut har fattats om att implementera Crash Plan Pro. Tester pågår med mycket gott resultat. Tjänsten implementeras under 2015. Samtliga användare får automatisk backup oavsett geografisk placering förutsatt internetuppkoppling. Utgått Delvis

26(31) Utvärdera och implementera nytt verktyg för application deployment. Uppgradering av operativsystem för nyckelservrar. Utvärdering och test genomförd i pilotgrupp. Beslut fattat om att införa tjänsten Casper. Tjänsten implementeras under 2015. Samtliga användare kan själva uppdatera sina datorer. Uppgradering pågår av befintliga servrar. Ett antal verksamhetskritiska servrar återstår att uppgradera. Arbetet genomförs som en del av arbetet med att ersätta dem med linux-servrar i samband med implementering i den virtuella miljön.

27(31) Serviceavdelningen Serviceavdelningen har en verksamhet som till stor del bygger på regelbundna arbetsuppgifter, så också under 2014. Lokaler Husets befintliga skick är mycket undermåligt. Detta har under året föranlett många felanmälningar till Akademiska hus bl.a. rörande problem med gamla och slitna dörrar vilket har utgjort en ökad inbrottsrisk då dörrar exempelvis inte har gått i lås. Många felanmälningar har även omfattat uppvärmning av lokalerna med ojämna temperaturer särskilt under vintertid. En oro finns för att problemet kan förvärras under sista året innan flytten. Det är fortsatt hårt tryck under dagtid på lokalerna nu när alla är inhysta i huvudbyggnaden, A-huset. Arbeten med nytt campus har tagit mycket tid i anspråk och programmöten har skett regelbundet under året. Fokus har varit inredning av nya lokalerna. Chefen för Serviceavdelningen, byggprojektledaren och arkitekten har haft möten med respektive institution för att kartlägga behov av inredning och utrustning till undervisningslokalerna. En del lokaler på KMH har hyrts ut till externa intressenter under läsåret. Samarbetsprojektet Edsberg mellan IT avdelningen, Serviceavdelningen och Sollentuna kommun har fortsatt under året med löpande kvartalsmöten. Servicecentrum Servicecentrum (SC) har under 2014 bl.a.: Lånat ut instrument, svarat på frågor om lokaler samt kvitterat ut studentnycklar och p-tillstånd. Tagit emot reprobeställningar, felanmälningar, lokaldukningsönskemål samt utfört dukning och reparationer efter beställning. Utfärdat passerkort och sett till att studenter och personal har rätt behörighet på sina kort. Tagit emot och lämnat ut paket samt frankerat all utgående post. Beställt och monterat möbler, samt flyttat inventarier inom huset. Agerat scentekniker, ljustekniker samt jobbat som konsertvärdar vid lunchkonserter. Allt scenljus underhålls och återställs efter konserterna och även lättare ljudteknik har ibland riggats av SC. Beställt, lagerhållt samt interndebiterat kontorsmaterial. Administrerat student- och instrumentskåp samt vid behov lagat, bytt och servat lås på KMH:s dörrar. Administrerat student- och personalfack. Vid terminsstart tömdes samtliga studentfack (ca 600 st.) och flyttades om.

28(31) Under helger tagit hand om förebyggande underhåll som att byta lampor, laga trasiga saker i undervisningsrum etc. samt hållit servicedisken öppen för utlån och eventuella evenemang. Ljudavdelningen Kraven på att alla examenskonserter ska spelas in har inneburit ökad belastning för teknikerna. Både vid inspelningstillfället och med att sammanställa materialet. Detta med anledning av att det saknas rutiner för hur förfarandet för dokumentation ska gå till. Utredning pågår. Det har även i år varit en del sjukfrånvaro samt föräldraledighet och därför har en vikarierande tekniker varit på plats en dag i veckan. Pianotekniker Pianostämmarna har fasta perioder under läsåret då instrumenten stäms. Konsertsalar stäms ofta, bl.a. utifrån konsertbehoven, och så även i studios. En hel del sämre pianon har även kasserats. Stråk- och instrumentvårdare Instrumentverkstaden har under 2014 liksom tidigare arbetat med lagerhållning, inventering, registrering, värdering och underhåll av skolans instrument. Utöver detta har även löpande underhåll av stråkinstrument genomförts vid behov. Utlåning av instrument till studenter och lärare samt inköp av strängar, andra tillbehör och verktyg har skett återkommande under året. Instrumentverkstadens personal genomförde också de seminarier som hålls årligen med förstaårsstudenter rörande skötsel, handhavande och historik för stråkinstrument. Lokalvård Lokalvårdarna har sina respektive områden där städning sker dagligen. En heltidslokalvårdares område är ca 3 000 kvm. Även lokalvårdarna har varit hårt drabbade av byggarbetena som pågår på grund av mycket damm från sprängningar och pålning och det har krävts en hel del extra städning. En ny lokalvårdsfirma har kontrakterats för städning och vaktmästeri på campus Edsberg vilken vid behov även kan nyttjas av Sollentuna kommun. Uppföljning av särskilda projekt 2014 Projekt Kommentar Mål Översyn av interndebiteringsförfarande Komplettera Time Edit med utlån/beställning av utrustning Ej genomfört 2014 utan kvarstår till 2015. Arbetet med att titta på hur implementeringen ska gå till har påbörjats. Ej Delvis