IT-strategiska insatser 2012-2013

Sid 1 IT-strategiska insatser 2012-2013 Prioriterad från IT-strategi och Handlingsplan fastställd av universitetsstyrelsen 2009-11-05, styrelsens beslut om IT-strategiska insatser 2010-04-15, dnr 100-802-09, samt universitetets verksamhetsplan för 2011. Utdrag ur beslutsdokument Satsningar som ska delfinansieras av förvaltningens myndighetskapital, 2011-12-05 Universitetsstyrelsen och rektor har prioriterat IT-strategiska insatser 2012-2013. Universitetsförvaltningen reserverar 2 500 tkr 2012 och 2 500 tkr 2013. IT-enheten har tagit fram förslag till handlingsplan 2012-2013. Vinnova medfinansierar med 850 tkr. Uppföljning sker i juni, september och november. webbadress http://www.it.umu.se/projekt/ namn IT-strategiska insatser 2012-2013 Fastställt av Siv Olofsson, Förvaltningschef Dokumentansvarig, IT-enheten Dokumentidentitet itstrategi_pplan2012-2013.pdf Version 1.0 Datum 2011-12-05 Status Fastställd

Sid 2 Innehållsförteckning 1 Direktiv/ Bakgrund... 3 2 Förutsättningar för 2012-2013... 3 3 Beskrivning... 3 3.1 Omfattning... 3 3.2 Målprioriteringar... 4 3.3 Tidplan... 4 3.4 Kostnad... 4 3.5 Avslutskriterier... 5 3.6 Avvikelser... 5 3.7 Beroenden... 5 4 Organisation... 5 4.1 Beskrivning av ansvar... 5 5 Genomförande... 5 5.1 Identifierade områden - frågor som bör belysas och problematiseras... 6 5.2 Uppföljning/ rapportering... 8 5.3 Avslut av projektet... 9 6 Påverkan på/av projektet... 9 7 Samverkan... 9 8 Kommunikation... 9 Bilaga 1 Planeringsunderlag 2012-2013

Sid 3 1 Direktiv/ Bakgrund Universitetsstyrelsen fastställde den 5 november 2009 Umeå universitets IT-strategi för perioden 2010 och 2011, dnr 100-802-09. Till rektor uppdrogs att svara för implementering av den handlingsplan som är kopplad till IT-strategin för IT-enheten 2010-2011. I handlingsplanen gjordes bedömningen att det inte var realistiskt att avsätta resurser för att genomföra hela planen inom en tvåårsperiod och ett prioriteringsarbete genomfördes för att fastställa vart fokus skulle läggas under perioden. Den 15 april 2010 beslutade styrelsen att avsätta 6 mnkr till prioriterade aktiviteter i handlingsplanen. Ett omfattande arbete genomförs inom ramen för denna handlingsplan. Omprioriteringar mellan planerade aktiviteter har skett utifrån behov, riskanalyser och tillgängliga resurser. Slutrapport kommer att avlämnas i januari 2012. IT-enheten har fått mycket positiv feedback från verksamheten på de insatser som är genomförda. 2 Förutsättningar för 2012-2013 IT-strategi och handlingsplan är fortfarande aktuella då det inte finns någon ny fastställd vision och strategi för Umeå universitet. Målen i universitetets verksamhetsplaner för 2009 och 2011 samt identifierade utmaningar kompletterar dessa. Ett av delmålen i universitetets verksamhetsplan för 2009 var att universitetet ska ha en väl fungerande och effektiv it-funktion (inkl. it-system som stödjer verksamheten). I verksamhetsplanen för 2011 står att universitetsförvaltningen får i uppdrag att fortsätta arbetet med att effektivisera och förbättra IT-funktionen. Ett särskilt prioriterat mål i universitetets verksamhetsplan för 2011 är att Umeå universitets administration ska vara samordnad samt effektiv och ett processorienterat arbetssätt ska genomsyra hela organisationen. Megautmaningar för universitetet: Studenttillströmningen Kompetensförsörjning Konkurrenskraft Alliansbildningar Administrativ och organisatorisk utveckling Ledarskapet 3 Beskrivning 3.1 Omfattning Denna projektplan är en huvudplan som omfattar ett antal delprojekt som är prioriterade från handlingsplanen. För varje delprojekt kommer det att skrivas separata projektplaner som kopplas till denna huvudplan. Flera av projekten kommer att löpa över båda åren men finansieringen beslutas per verksamhetsår.

Sid 4 Erfarenheten har lärt att det inte är framgångsrikt att detaljplanera aktiviteterna då många händelser påverkar var det är viktigast att göra insatserna och omprioriteringar mellan områdena har skett. Det är också viktigt att det finns en del fria resurser då verksamheten förväntar sig att vi ska reagera snabbt på deras uttryckta behov. 3.2 Målprioriteringar 3 nyckelfrågor De tre övergripande nyckelfrågorna är Informationen IT-styrningen Processerna. Kunskaper och insikter Behovet av kunskaper och insikter är alltid stort och detta ska mötas med ett Växthus där trender, idéer, tekniker och produkter ska testas och utvärderas. Vi ska peka ut och föreslå de lösningar som bäst uppfyller verksamhetens behov. Utveckling och innovation Att driva utveckling och innovation framåt är förenat med en högre risk. Det behövs utrymme för att ha frihet att experimentera och testa, en sandbox, så att vi vet att vi satsar på investeringar som ger framgång och gör oss konkurrenskraftiga. Samverkan och nytänkande Vi driver samarbetsprojekt med övriga lärosäten, landstinget och kommunen. För att vara en part i detta måste vi kunna agera som medfinansiär. Funktionalitet och kvalitet Vi ska verka för att efterfrågad funktionalitet tillhandhålls till rätt nivå av kvalitet. Målen utifrån fastställd it-strategi kan sammanfattas i följande punkter: Skapa en attraktiv it-miljö för studenter, lärare och övrig personal Samordna it-resurserna Styra teknik och säkerhetsarbetet Säkerställa en effektiv it-verksamhet Målen för delprojekten specificeras i deras projektplaner. Konkret projektmål: Genomföra aktiviteter inom identifierade områden. 3.3 Tidplan en kommer att genomföras under verksamhetsåren 2012 och 2013. Separata planer kommer att tas fram för varje delprojekt. 3.4 Kostnad Kostnaden som ska finansieras inom ramen för detta projekt är 2,5 mnkr för år 2012 och 2,5 mnkr för år 2013, totalt 5 mnkr. Övriga kostnader som uppstår inom ramen för detta projekt finansieras inom ramen för IT-enhetens budget och ramen för enheternas verksamhetsbudgetar för de enheter som berörs.

Sid 5 3.5 Avslutskriterier Intentionerna med huvudprojektet är genomförda inom ramarna för beslutad budget. 3.6 Avvikelser Handlingsplanen kan komma att revideras utifrån hur behov, riskanalyser, teknikutveckling och tillgängliga resurser förändras vilket kan ge en påverkan på planerade projekt inom denna plan. Uppdragsgivaren skall informeras om alla händelser som kan komma att påverka projektets möjlighet att leverera planerat resultat. 3.7 Beroenden Identifieras per delprojekt i respektive projektplan. 4 Organisation 4.1 Beskrivning av ansvar Enligt projektmodell för Umeå universitet. 4.1.1 Uppdragsgivare Förvaltningschef Siv Olofsson är ansvarig för projektet mot bakgrund av att universitetsstyrelsen och rektor har prioriterat IT-strategiska insatser. 4.1.2 ledare är ansvarig för att projektet med innehåll och budget levereras enligt fastställd plan och rapporterar. 4.1.3 Personresurser Under projekttiden kommer resurser från it-enheten och anställda inom UmU komma att knytas till projektet för att medverka till att skapa projektets resultat. Även externa resurser kommer vid behov att köpas in. 5 Genomförande et pågår under år 2012 och 2013. et bryts ner i ett antal delprojekt som kommer att genomföras inom ramen för respektive område som är beskrivna i handlingsplanen. Som stöd i arbetet kommer standardiserade ramverk och metoder att användas.

Sid 6 Planering Förutsättningar - Budget - Resurser - Kostnader - Tidplaner - Nyttan - Risker - Prioriterade områden - portfölj Igångstart IT och lärande Mobilitet Sociala medier Konstnärligt campus Effektiv användning av it-resurser Support Säkerhet Standardisering Infrastruktur/ arkitektur Kompetensutvekling Kvalitetsarbete Införande, utvärdering, rapport, presentation Fortlöpande kommunikation om projektet och resultaten styrning 2012 2013 2014 5.1 Identifierade områden - frågor som bör belysas och problematiseras Område/ aktiviteter kostnad IT och lärande 250 000 Utveckling av it-stöd för lärmiljöer. Identifiera utbildningsteknologi som stödjer öppna gränssnitt. Skapa piloter och testa verktyg mot våra it-system och vår infrastruktur. Rekommendera lösningar. Mobilitet 440 000 Utveckling av mobila tjänster. tester, Pekplattor/pekmobiler och appar gör entree på campus hur kan de bidra till verksamheten? Utmaningar och möjligheter, hur förhåller vi oss till detta. Endast en hype eller långsiktig nytta med realistiska förväntningar? Belastning på trådlösa nätverket, automatiska installationsfiler, säkerhetsfrågor, hur fungerar de ihop med andra verktyg. Sociala medier 500 000 Följa utvecklingen för samarbetsplattformar. Identifiera tjänster och utvärdera tekniska lösningar. Skaffa kunskap om nya samarbetsplattformar, ex office@365 och GoogleApps. Kommunikation- direktmeddelanden, fildelning, wikis, diskussionsfora, bloggar ersätter massmail, microbloggar ala Twitter, interna communityn, e-post försvinner inom x år. Det finns många analytiker som siar kring detta. Vi måste diskutera och analysera hur detta kan påverkar utvecklingen på universitetet. Konstnärligt campus 50 000 Visa på nya möjligheter med tekniken inom det nya campusområdet. Genomföra projekt tillsammans med Humlab, arkitektutbildningen, designutbildningen, konsthögskolan och Bildmuseet. Bidra med

Sid 7 resurser till detta arbete, ex. stöd vid projektansökan. Effektiv användning av IT-resurser 1 350 000 Arkitektur/integration - Målet är ett IT-landskap som stödjer verksamhetens behov av tjänster. I förra handlingsplanen lades det stora resurser på arkitekturarbetet. Detta måste nu överföras till och förvaltas i ordinarie verksamhet. Tjänsteintegration och systemintegration är fokusområden där vi behöver satsa resurser. portfölj Långsiktigt är målet är att införa projektportföljstyrning. Vi ska säkerställa att våra resurser används till att genomföra de projekt som skapar mest mervärde. Vi ska kvalitetssäkra våra projekt vad gäller investeringar, arkitektur och säkerhet. Optimal Licenshantering ett delprojekt inom detta område genomförs i nuvarande handlingsplan. Resultatet av detta kan genera behov av resurser i form av prioriterade åtgärdsförslag. Tjänster Tjänstepaketering utreda vilka tjänster som kan vara aktuella. Webbaserade tjänster, personalisering av tjänster. E-service för personal och studenter. Insourcing, outsourcing, molnet analysera och värdera en optimal mix och kostnadsnivå, realisera med nya kontrakt och licenser. Molnbaserade tjänster tjänster externt, utreda och följa utvecklingen samt bidra till samarbete med sektorn i utredningar och tester som krav på tillgänglighet/applikation, svarstider, prestanda, nättrafik, juridik. Virtualisering minska antalet fysiska servrar. Workshop om alternativa lösningar och leverantörer. Test och utvärdering, strategi. Support 250 000 Enligt analytikerna Senast 2015 kommer verktyg och automatisering av it-tjänster att reducera arbetskraftstimmarna med 25 procent Kundtjänst - support och service utifrån kundernas behov effektivisera supporten, utveckla gränssnitt för stöd och hjälp till användarna. Minska risk och sårbarhet utreda möjligheter med klustersupport för att tillhandahålla decentraliserade supporttjänster. Säkerhet 810 000 Målet är att vi ska ha en säkerhetsnivå som garanterar integritet, konfidentialitet och tillgänglighet till information som finns i våra system. Det behövs resurser för att utföra riskanalyser. En granskning av Identitetshanering är utförd och en åtgärdsplan är framtagen. Resurser behövs för att slutföra detta arbete. Riskhantering utarbeta riktlinjer för att regelbundet identifiera och hantera verksamhetsrelaterade it-risker, en åtgärdsplan. Backup, lagring och arkivering kostnadseffektiva lösningar och rutiner för datalagring, ett arbete med fokus på att vi använder lösningar som gör att vi kan säkerställa information/data samt

Sid 8 att säkerhetskopieringar går att återställa. Plan för försörjning av it-tjänster riskanalys i syfte att bedöma effekterna av personabortfall samt minimera nyckelpersonberoende. Infrastruktur 970 000 Snabb billig pålitlig - överallt. Målet är att kraven på säkerhet, effektivitet, tillgänglighet och bra prestanda ska tillgodoses utifrån de olika unika behov som finns i verksamheten. Utveckling/implementering av infrastrukturlösningar - prioritering utifrån genomförda utredningar och riskanalyser. Utrymme för att möjliggöra anpassningar till verksamhetens processer. Trådlös nättillgång inomhus utomhus tåg bussar flygplats bibliotek. Samarbete med kommun, landsting och externa parter. Bevaka utvecklingen av det trådlösa datanätet. Utreda konsekvenser och åtgärdsplan för detta. Strategi för Eduroam utrullning och automatiserad installationsprocess. Kompetensutveckling 80 000 Målet är att efterfrågad kompetens finns tillgänglig i verksamheten. IT-kompetensen i verksamheten varierar. Utvecklingen leder till att behovet av tjänstebaserad kompetens kommer att öka. Det är viktigt att det finns kunskap för att beskriva möjligheterna med införda it-lösningar samt hur det kan stödja universitetets verksamhet. Seminarier om aktuella ämnen och aktiviteter för institutionerna skall genomföras. Kvalitetsarbete 300 000 Målet är att kontinuerligt utveckla kvalitetsarbetet med stöd av standarder och ramverk inom itområdet. Kvalitetsplan Som en del i en kvalitetsplan ska vi utveckla metoder för mätning (nyckeltal), benchmarking och processöversyn. Samarbete ska prövas med andra lärosäten utifrån modeller som är framtagna Kvalitetsgranskningar av projekt inom ramen för denna huvudplan ska göras enligt etablerade standarder och ramverk för it-området. Summa: 5 mnkr 5.2 Uppföljning/ rapportering et rapporteras enligt samma rutiner som övrig tertial redovisning. Uppföljning sker i juni, september och november. Respektive delprojektledare rapporterar till it-chef eller it-strateg.

Sid 9 5.3 Avslut av projektet et avslutas när uppdragsgivaren anser att målen i uppdraget är uppnådda inom ramen för beslutad budget. 6 Påverkan på/av projektet Funktioner som utför tjänster inom it-området kommer att påverkas. Det förutsätts att: det finns en stark förankring i universitetsledningen, rektor och dekaner aktivt stödjer projektet, det för vissa åtgärder skapas en bred förankring i organisationen. 7 Samverkan Samverkan kommer att ske i de etablerade nätverk som finns, dekanråd, kanslichefsmöten, itchefsråd, it-kontaktpersoner, systemadministratörer och möten med utförarorganisationen. Berörda parter är IT-enheten, ITS, Studenter och presumtiva studenter, lärare, pedagogisk personal och administrativt stöd. 8 Kommunikation en kommer att redovisas på IT-enhetens projektplats på webben. Internt projektarbete kommer att administreras i SharePoint.

Sid 10 Bilaga 1 Planeringsunderlag för 2012-2013 Område plan 1.IT och lärande Utveckling av it-stödet för lärmiljöer 250 000 2.Mobilitet Utveckling, tester 400 000 Umeå App Challenge 40 000 3.Sociala medier Samarbetsplattformar 450 000 Kommunikation 50 000 4.Konstnärligt campus mindre stödinsatser 50 000 5.Effektiv användning av it-resurser EA/ Integrationslösningar 500 000 portfölj 100 000 Licenshantering 100 000 Tjänstepaketering 150 000 Virtualisering 200 000 Insourcing, outsourcing, molnet 300 000 6.Support Kundtjänst 150 000 Klustersupport - utredning 100 000 7.Säkerhet Åtgärder granskning Idmt 200 000 Riskhantering - riktlinjer, åtgärdsplan 130 000 Backup, lagring, arkivering 450 000 Försörjning för it-tjänster, plan 30 000 8.Standadisering 9.Infrastruktur Utv./ implementering av infrastrukturlösningar 800 000 Trådlös nättillgång 100 000 Strategi för Eduroam 70 000 10.Kompetensutveckling Seminarium & aktiviteter för institutionerna 80 000 11.Kvalitetsarbete Kvalitetsgranskningar 100 000 Kvalitetsplan 200 000 summering 5 000 000