HANDBOK SOCIALA MEDIER 2012

HANDBOK SOCIALA MEDIER 2012

Innehållsförteckning Därför ska vi finnas i sociala medier... 1 1. Vad är sociala medier... 2 2. Att använda sociala medier... 3 2.2 Stöd och hjälp...4 2.3 Lagar och styrande dokument...4 2.4 Använda sociala medier privat...4 3. Karlstads universitet i sociala medier... 5 3.1 facebook...6 3.2 twitter...7 3.3 youtube...8 3.4 flickr...9 3.5 bambuser...10 3.6 slideshare... 11 3.7 linkedin...12

Därför ska vi finnas i sociala medier Sociala medier erbjuder lättillgängliga mötesplatser där vi kan föra dialog med våra målgrupper och bemöta deras frågor och åsikter. Genom att vara närvarande i sociala medier når vi ut genom nya kanaler som kan fungera som kostnadseffektiva komplement till vår övriga marknadsföring. Att kommunicera i sociala medier skiljer sig egentligen inte från andra sociala sammanhang i livet. Vi lyssnar, bemöter, berättar och lär av den dialog vi för med våra målgrupper - men vi har alltid i åtanke att det är ett transparent forum där användaren har möjlighet att bjuda in och dela med sig av dialogen. Genom att nyttja sociala medier kan vi nå ut till nya målgrupper och bygga långvariga relationer med de vi redan har kontakt med. Vi kan lära oss av våra målgrupper och få spridning av våra budskap. Övergripande kommer detta att stärka vårt varumärke. Karlstads universitet. under en minut I VÄRLDEN: skrivs 695 000 statusuppdateringar på facebook Laddas 13 000 iphone-appar ner skrivs 98 000 tweets på twitter Joachim Gustafsson, Kommunikationschef 1

1. Vad är sociala medier På senare år har internet och sociala medier fått allt större inflytande i människans vardag. Från att ha varit en elektronisk anslagstavla har internet kommit att bli ett levande och föränderligt forum där mycket av innehållet skapas av användarna själva. Begreppet sociala medier syftar på alla de internetbaserade plattformar som möjliggör för användaren att interagera, bygga relationer, medverka, dela och sprida information. Advertising on the Web is less about just hitting someone with a message... It s about engagement (with that user). Mark Zuckerberg, grundare av Facebook 1.1 Kategorier Sociala nätverk - Mötesplatser på internet där användarna kan interagera med varandra och sin omvärld. Det är också vanligt med sidor där man skapar en presentation om sig själv. Facebook och LinkedIn är exempel på sociala nätverk. Bloggar - En användares egen webbplats som bygger på ett löpande flöde av regelbundet uppdaterade inlägg. Bloggar används ofta som någon form av dagbok eller för att visa transparens i en verksamhet. Vanligt är att varje inlägg kan kommenteras av läsarna. Mikrobloggar - I en mikroblogg ligger fokus på en statusuppdatering som ofta begränsas till ett visst antal tecken. Den mest kända mikrobloggen är Twitter. Forum - På internet finns otaliga forum där användaren har möjlighet till diskussion. De ämnen som diskuteras knyts samman i så kallade forumtrådar. Wikis - Wikis är faktadatabaser som uppdateras av användarna själva. Här kan vem som helst bistå med sina kunskaper för att skapa ett så korrekt och omfattande innehåll som möjligt. Den mest kända och största wikin är Wikipedia. Delningssajter - Delningssajter är webbplatser som möjliggör för användarna att dela med sig av material som musik, filmer, bilder, presentationer eller nyttiga länkar. Användarna själva bidrar med materialet och det är fritt för andra att titta, betygsätta och diskutera det. Exempel på delningssajter är YouTube, Flickr, Slideshare, Delicious, med flera. 2

2. Att använda sociala medier 2.1 Använda sociala medier i arbetet Karlstads universitet är en myndighet även i sociala medier. Det betyder att den som bloggar/twittrar/facebookar med mera som representant för universitetet ska känna till och rätta sig efter. Svensk lagstiftning och tillämpliga riktlinjer och policyer. Den som vill blogga/twittra/facebooka i tjänsten ska ha tillstånd från chef/prefekt och förbinder sig i och med det att sätta sig in i och följa gällande riktlinjer och policyer. Alla inlägg och kommentarer blir allmänna handlingar. Diarieföring krävs i de fall handlingarna innehåller sekretessbelagd information eller hör till ett befintligt ärende alternativt utgör underlag till ett nytt ärende. Tänk på att: Uppmuntra engagemang: Sträva efter dialog med målgrupperna. Använda gott omdöme: Var trovärdig och saklig när du publicerar information och/eller innehåll samt besvarar frågor eller synpunkter. Kom ihåg att det du publicerar representerar vårt varumärke. Respektera sekretessbelagt eller upphovsrättsskyddat material: Visa respekt för rådande lagar och regler. Material - så väl texter som bilder - som är upphovsrättsskyddat eller ägs av andra ska inte användas utan tillstånd. Inom sociala medier är det allmän praxis att länka till upphovsmannen snarare än att reproducera dess arbete. Vissa saker omfattas av sekretess och får inte publiceras eller lagras i medierna. Vi tar bort sådant som omfattas av sekretess samt sådant som strider mot lag, eller på annat sätt är olämpligt eller stötande. Är du osäker på vad som omfattas av sekretess? Diskutera med närmast ansvarig chef. Läs även universitetets policy Allmänna handlingar, sekretess och diarieföring (2009/32). Var tydlig: Beskriv i profilen vem du är och varför du använder kanalen. Hur snabbt svarar du på tilltal och vad kan dina vänner eller följare förvänta sig? Vårda språket: Var noga med språkanvändningen. Stava rätt, undvik alltid särskrivningar och använd inte ironi då den kan vara svårtydd i skriven kontext. Våra användare kan också ha olika nationaliteter varför det i vissa kanaler kan vara relevant med uppdateringar på såväl svenska som engelska. Fundera över hur målgruppen ser ut! Fråga om lov ifall det krävs: Om du publicerar bilder eller filmer på personer ska du ha frågat dem om tillåtelse först. Målsman måste tillfrågas om personerna är under 15 år gamla. Bemöta kontroversiella frågor: Vill du bemöta kontroversiella frågor eller felaktiga påståenden bör du först diskutera frågan med ansvarig inom det berörda ämnet. Svara sedan lugnt, sakligt och relevant. Om du inte vet hur du ska förhålla dig till ett inlägg, ta i första hand kontakt med din närmaste chef, därefter med Avdelningen för kommunikation och studentsamverkan. Ta bort inlägg: Om du väljer att ändra eller ta bort ett inlägg, gör klart att du har gjort det och förklara varför. Information som ska plockas bort är till exempel: förtal, hot eller personangrepp hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller trakasserier olovliga våldsskildringar eller pornografi inlägg med alkoholrelaterat innehåll inlägg med extrema politiska åsikter uppmaningar till brott upphovsrättsligt skyddat material som publicerats utan tillstånd inlägg med sekretessbelagda uppgifter (ska diarieföras) 3

Plocka bort: inaktiva gamla grupper och konton. Tänk även på: att det du publicerar kommer att finnas kvar i all framtid, även om du raderar informationen. 2.2 Stöd och hjälp Avdelningen för kommunikation och studentsamverkan har ansvaret för universitetets huvudkanaler i sociala medier samt ansvar för handboken i sociala medier. Om du, din verksamhet, avdelning, fakultet et cetera vill starta konto i ett socialt media ger Avdelningen för kommunikation och studentsamverkan dig stöd och tips om hur du kan gå tillväga. Kontakta sociala.medier@kau.se för stöd och information. 2.3 Lagar och styrande dokument Personuppgiftslagen Yttrandefrihetsgrundlagen Offentlighets- och sekretesslagen Förvaltningslagen (till exempel Myndigheternas serviceskyldighet) Universitetets ledar- och medarbetarpolicy Lagar och regler mot diskriminering, mobbning och kränkningar Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor 2.4 Använda sociala medier privat Sociala medier är goda verktyg för omvärldsbevakning och informationsinsamling och kan användas även för privat bruk. Tänk då på att: Du är ambassadör: Som anställd vid Karlstads universitet förknippas du med vår organisation. Användandet kan därför påverka vårt varumärke. Visa omdöme: Tänk efter om det du tänker skriva i din status är någonting som du skulle kunna säga inför alla dina vänner eller arbetskamrater. Vi använder sunt förnuft. Kritik och beröm: Ge gärna uppskattning publikt, kritik till den det berör. Vi är varandras arbetsmiljö även på nätet. Kontrollera sekretessinställningar: Gå igenom dessa så att du vet vilken information du lämnar ut. Ansvaret: Kanske behöver du använda dina privata profiler på arbetstid? Redogör då för detta med din chef så att ni är överens. 4

3. Karlstads universitet i sociala medier Karlstads universitet använder idag flera olika kanaler för att upprätthålla en närvaro i sociala medier. Högst prioriterade är idag Facebook och Twitter. Universitetet har även huvudkanaler inom Youtube, Flickr och Bambuser i dagsläget. Nedan följer en genomgång av Karlstads universitets närvaro och vad du bör tänka på. KAU.SE Vår webbplats ska lyfta våra ytterligare kanaler i sociala medier. TWITTER Universitetets huvudprofil kommunicerar, nätverkar och omvärldsbevakar. FACEBOOK Universitetets huvudsida informerar, kommunicerar och visar upp verksamgheten. YOUTUBE Via vår huvudkanal publiceras profilerande filmer av hög kvalitet. FLICKR Via vår huvudprofil publiceras bilder av hög kvalitet för att visa upp våra lokaler och omgivningar. BAMBUSER Genom vår huvudkanal har vi möjlighet att livestreamar föreläsningar och föredrag. Logotypen visar i vilka kanaler vi har en officiell profil/användare. SLIDESHARE Anställda uppmuntras att publicera föreläsningar och dragningar på Slideshare. LINKEDIN Inget huvudengagemang finns aktivt på LinkedIn men har ändå en närvaro i kanalen. KLICKA PÅ IKONERNA FÖR ATT KOMMA TILL RESPEKTIVE WEBBPLATS. 5

3.1 facebook facebook.com/karlstadsuniversitet Facebook är världens största sociala nätverk. Om Facebook vore ett land skulle det rent befolkningsmässigt vara världens tredje största. Bara i Sverige har Facebook över fyra miljoner användare. På Facebook kan användare publicera så kallade statusuppdateringar, bilder och filmer som deras vänner sedan kan gilla eller kommentera. På Facebook handlar mycket av kommunikationen om dialog och relationer och det är också här fokus ligger för Karlstads universitets arbete i kanalen. Karlstads universitet på Facebook Våra huvudmålgrupper för Facebook är primärt presumtiva och nuvarande studenter och sekundärt alumner och intresserad allmänhet. Facebook är en viktig kanal för att bygga relationer med dessa målgrupper då merparten av individerna i våra primära målgrupper har ett konto på Facebook. Vår övergripande kommunikation på Facebook utgår från Karlstads universitets huvudsida, men andra enheter inom universitetet har också möjlighet att skapa sina egna sidor. På Facebook delar vi med oss av information om universitetet till våra målgrupper, men vi öppnar också upp för dialog och arbetar för att skapa goda relationer med våra användare. Fokus ska ligga på att tillhandahålla nuvarande och befintliga studenter relevant information och svara på deras frågor samtidigt som vi erbjuder ett forum för diskussion. Tänk på att: Svara snabbt: På huvudkanalen är vår målsättning är att alltid svara på frågor inom 24 timmar, helgfri mån - fre. Förklara vem du är: När du svarar på frågor avslutar du kommentaren med /[Namn och yrkesroll] Hålla koll på viktiga datum: Runt terminsstarter och under sökperioder då många söker information om studier råder extra fokus Läs mer om hur du går tillväga och vad som gäller om du vill starta en undersida på Facebook under 5.1 Skapa ett konto i fördjupningshandboken. 6

3.2 twitter twitter.com/kauofficiell Twitter är en mikrobloggtjänst som blivit allt mer populär de senaste fem åren. På Twitter publiceras korta statusmeddelanden som får innehålla maximalt 140 tecken. Här kommunicerar alla, både privatpersoner, företag och organisationer, utifrån en egen användarprofil. Du som twittrar kan följa andra användare och på så sätt prenumerera på deras uppdateringar så att de hamnar direkt i ett löpande flöde på ditt kontos förstasida. Karlstads universitet på Twitter Karlstads universitet har ett huvudkonto på Twitter. Våra huvudmålgrupper där är journalister, politiker, nuvarande studenter samt intresserad allmänhet. Utöver universitetets huvudkonto kan också anställda twittra som privatpersoner eller skapa konton för delar av universitetet. Twitter är ett bra sätt att nätverka och omvärldsbevaka. Hänvisa gärna till Karlstads universitet i din beskrivning av ditt konto om du skapar ett. Karlstads universitet använder Twitter som ett uppsökande, relationsskapande och omvärldsbevakande verktyg där vi kan föra dialog med våra målgrupper. Tänk på att: Svara snabbt: Eventuella mentions (tilltal på Twitter) får svar så fort som möjligt. Kanalen är snabb ofta snabbare än Facebook. På huvudkanalen svarar vi inom två timmar helgri mån - fre 8.00-16.30. Förklara vem du är: När du skriver en tweet avslutar du med /[Namn] Hålla koll på viktiga datum: Extra fokus lägger vi runt terminsstarter, under sökperioder och i samband med viktiga händelser som påverkar universitetvärlden. Omvärldsbevaka: Använd Twitter som verktyg för omvärldsbevakning. Följ konton som bidrar med intressant information om vårt verksamhetsområde Läs mer om hur du går tillväga och vad som gäller om du vill starta ett Twitterkonto under 6.1 Skapa konto i fördjupningshandboken. 7

3.3 youtube youtube.com/user/karlstadsuniversitet YouTube är ett verktyg för publicering av filmklipp. På YouTube kan användare lägga upp filmklipp som de själva skapat så att vem som helst har möjlighet att se dem. Användaren skapar en egen kanal varifrån all publicering sker. YouTube är ett mycket populärt verktyg vars sökfunktion har kommit att bli världens näst mest använda. Karlstads universitet på YouTube Karlstads universitet använder YouTube för att publicera profilerande filmer av hög kvalitet. Vi har vår egen kanal där vi publicerar filmer som kan bygga vårt varumärke och locka presumtiva studenter till vårt universitet. Filmklipp som skildrar lokaler, omgivningar och aktiviteter där man får en känsla av hur det är studera vid Karlstads universitet är att rekommendera. För enskilda delar av universitetet skapar vi listor där filmerna grupperas och samlas. Till exempel för lärarutbildning, handelshögskola med flera. För att skapa ett enhetligt uttryck finns mallar framtagna för produktion av rörlig bild. Mallarna innehåller riktlinjer för inledning, kanalsymbol och avslutning. Andvänd gärna dessa. Se bild. Tänk på att: Hålla kvalitén: Publicera endast filmklipp som håller hög kvalitet Tagga korrekt: Förse klippet med ett bra namn, en talande beskrivning och relevanta etiketter för att uppnå bra resultat i sökningar Återanvända och dela materialet: Vi länkar till vår YouTubekanal eller bäddar in den direkt på webbplatsen eller på Facebook för att fler ska hitta den. Karlstads universitet har en huvudkanal för YouTube. Alla är välkomna att publicera material i denna kanal. Kontakta sociala.medier@kau.se för stöd och information. För information/hjälp kring filmproduktion kontakta: martin.lindkvist@kau.se 8

3.4 flickr flickr.com/photos/karlstads-universitet Flickr är ett populärt verktyg för bildpublicering. Här finns möjlighet att publicera album, skapa bildspel och kategorisera bilder för att få bättre träffar vid sökningar på Google. Karlstads universitet på Flickr Karlstads universitet använder Flickr som ett varumärkesbyggande och profilerande verktyg där vi publicerar bilder av hög kvalitet för att visa upp exempelvis våra lokaler och omgivningar. Universitetets Flickr-konto administreras av Avdelning för kommunikation och studentsamverkan. Tänk på att: Tagga korrekt: Var noga med att märka bilderna med talande etiketter och döp bilderna till ett talande namn Var närvarande: Kom ihåg att det finns möjlighet att kommentera bilderna och var redo att kunna bemöta kommentarer Håll kvalitén: Lägg endast upp bilder av hög kvalitet. Karlstads universitet har en huvudkanal för Flickr. Alla är välkomna att publicera material i denna kanal. Kontakta sociala.medier@kau.se för stöd och information. 9

3.5 bambuser bambuser.com/channel/ Karlstads+universitet Bambuser är ett verktyg för livesändning av film. Bambuser används vanligtvis för att streama event och föreläsningar i direktsändning. Verktyget har blivit mycket populärt tack vare sin användarvänlighet för såväl sändare som mottagare. Bambuser kan kopplas till såväl avancerad kamerautrustning som webbkamera eller sända direkt från en smartphone. Karlstads universitet på Bambuser Karlstads universitet har en officiell Bambuserkanal som hanteras av Avdelningen för kommunikation och studentsamverkan. Kontot används vid livesändning av event, föreläsningar eller lektioner från Karlstads universitet för att stärka vårt varumärke och visa upp vår verksamhet. Vi är noga med att våra sändningar håller hög kvalitet och representerar universitetet positivt. Tänk på att: Återanvänd och dela materialet: Länka till vår Bambuserkanal eller bädda in den direkt på webbplatsen eller på Facebook för att fler ska hitta den. Livesända: Använd Bambuser vid behov av att livesända. Kan klippet visas i efterhand; använd YouTube istället. Karlstads universitet har en huvudkanal för Bambuser. Alla är välkomna att publicera material i denna kanal. Kontakta sociala.medier@kau.se för stöd och information. 10

3.6 slideshare slideshare.net Slideshare är ett verktyg där användare kan publicera sina digitala presentationer för att andra ska kunna ta del av dem före eller efter en föreläsning. Slideshare kan på många sätt jämföras med YouTube fast för presentationer istället för filmklipp. Karlstads universitet på Slideshare Karlstads universitet har ingen huvudkanal på Slideshare. Däremot kan anställda skapa egna kanaler och ladda upp presentationer inom sitt område. Var då öppen med att du arbetar i organisationen och publicera ditt material med sunt förnuft. Tänk på att: Tagga korrekt: Ge presentationer bra namn, talande beskrivningar och representativa etiketter som underlättar sökoptimering Använda mallar: Använd Karlstads universitets mallar för presentationer. Du hittar dem här: http://www.intra.kau. se/corral/intra.lasso?page_id=3075 11

3.7 linkedin Linkedin är ett socialt nätverk för yrkesmässiga kontakter. Här skapar du en profil där du beskriver din arbetslivserfarenhet, nuvarande och tidigare arbetsgivare samt utbildning. Användarna nyttjar LinkedIn för att bevara och skapa nya yrkesmässiga relationer, söka jobb och utnyttja sina affärsnätverk. Det blir allt vanligare att arbetsgivare använder sig av LinkedIn vid rekrytering. Tänk på att: Uppge var du är anställd: Glöm inte att uppge Karlstads universitet som din arbetsgivare. Karlstads universitet på LinkedIn linkedin.com Karlstads universitet engagerar sig inte aktivt med ett konto på LinkedIn. Vi har dock automatiskt en närvaro i kanalen genom att användaren anger nuvarande arbetsgivare och lärosäten i sina profiler. Detta gör att vårt varumärke, Karlstads universitet, är sökbart i kanalen.den som söker på Karlstads universitet på LinkedIn kommer till en organisationssida (Karlstad University). 12

FÖRDJUPNINGSHANDBOK SOCIALA MEDIER 2012 - Att starta och underhålla egna konton 13

Innehållsförteckning 4. starta och underhålla egna konton... 15 4.1 checklista...16 5. facebook... 17 5.1 Skapa ett konto...17 5.2 Skapa en sida...17 5.3 Funktioner och utseende...20 5.4 Publicera information...21 5.5 Riktlinjer för Facebook...23 6. twitter... 24 6.1 Skapa konto...24 6.2 Funktioner och utseende...25 6.3 Publicera information...26 6.4 Riktlinjer för Twitter...27 14

4. starta och underhålla egna konton Utöver Karlstads universitets officiella kanaler har vi möjlighet att engagera oss med konton som representerar underorganisationer inom Karlstads universitet. På följande sidor följer instruktioner för hur vi går tillväga för att inleda kommunikation på Facebook och Twitter. Innan vi engagerar oss med egna konton i sociala medier är det viktigt att vi funderar över vissa punkter för att säkerställa att vi är rätt förberedda och väljer rätt kanal för vår kommunikation. Tänk på: Ansvar: Kontrollera att du har tillåtelse av din chef att starta en undersida på Facebook eller Twitter inom tjänsten. Tänk också igenom vem som ansvarar för att hantera och sköta om detta regelbundet. Mål: Vad är syftet med engagemanget? Vilka mål ska uppnås? Målgrupp: Vilken är vår målgrupp och vilka plattformar använder den? Planering: Hur nås de valda målgrupperna? Behövs en egen kanal eller räcker Karlstads universitets huvudkanaler? Hur skapas profilen/kontot och vem bevakar och bemöter? Hur ska frågor hanteras? Långsiktighet: Planera långsiktigt. Att bara skapa en profil som lever några månader ger sällan effekt. Skapa förutsättningar för uthållighet. Registrera: Som myndighet är universitetet ålagd att hålla koll på vilka digitala kanaler som används. Om du startar en profil inom tjänsten så meddela detta till diariet. De har en lista över universitetets närvaro. Ta bort inlägg: Om du väljer att ändra eller ta bort ett inlägg, gör klart att du har gjort det och förklara varför. Information som ska plockas bort är till exempel: förtal, hot eller personangrepp hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller trakasserier olovliga våldsskildringar eller pornografi inlägg med alkoholrelaterat innehåll inlägg med extrema politiska åsikter uppmaningar till brott upphovsrättsligt skyddat material som publicerats utan tillstånd inlägg med sekretessbelagda uppgifter (ska diarieföras) Uppföljning: Uppnåddes syftet med engagemanget? Var kanalen rätt? Valet av plattform styrs av vår möjlighet att kommunicera med målgruppen. Ett Twitterkonto eller en Facebooksida ska alltså inte startas bara för närvarons skull utan för att våra målgrupper finns där. 15

4.1 checklista Den här checklistan fungerar som ett stöd när vi etablerar en närvaro i sociala medier. Gå igenom listan och besvara frågorna så får du en bra grund för din närvaro. Har du tagit del av Karlstads universitets handbok för sociala medier? Finns en rutin framtagen för arbetet med mediet som beskriver åtkomst, innehåll, rutin för uppdatering och bevakning? Känner du till reglerna för diarieföring och vet när du ska vidta åtgärden? Finns motsvarande information som ges i sociala medier på våra huvudwebbplatser? Detta är viktigt för att i så liten utsträckning som möjligt bygga fast information i lösningar som bara vissa användare kan ta del av. Har du säkerställt att det finns en ansvarig och har chef/prefekt godkänt etableringen? Är tillräckliga resurser avsatta för att hantera: A. Initialt arbete med att starta arbetet, profilera mediet och ange nödvändig information i mediet? B. Hålla uppsikt över mediet? C. Uppdatera och underhålla mediet? D. Förvalta mediet över tid? Har du sett över den information som ska presenteras på det sociala mediet? Framgår det: A. vilket som är syftet med närvaron B. vilka interaktionsmöjligheterna är och under vilka tider besökaren kan förvänta sig svar i de fall den möjligheten ges C. hur vi bevakar kommentarer och på vilka grunder vi diarieför och gallrar inlägg och med vilka intervall det sker D. vilka uppgifter som inte får publiceras E. hur inlägg synliggörs för andra användare 16

5. facebook 5.1 Skapa ett konto För att engagera sig på Facebook krävs alltid ett personligt konto. Varje person får endast inneha ett Facebookkonto varför du som redan har ett inte får starta ytterligare ett för att använda i din yrkesroll. Du som redan har ett konto kan dock skapa en eller flera undersidor. Se 5.2. 1. Skapa ett konto genom att gå till http:// www.facebook.com och följ anvisningarna. När ditt konto är skapat väljer du själv om du vill söka efter vänner och börja använda Facebook på riktigt eller om du vill gå in i kontots sekretessinställningar och göra kontot hemligt. 2. På Facebook har du en Profil där du anger information om dig själv och där andra kan se dina senaste aktiviteter på Facebook. I din profil kan du publicera statusuppdateringar, bilder, filmklipp etc. och dina vänner kan kommunicera med dig genom din så kallade logg - ett flöde i form av dina statusuppdateringar et cetera. 17

5.2 Skapa en sida När ditt konto är skapat är det dags att skapa en sida för din organisation. 1. Gå till http://www.facebook.com/pages/ create.php (kan också nås från Facebooks startsida när du inte är inloggad) och välj den kategori som passar bäst för dig. Följ sedan anvisningarna för att skapa grunderna för din sida. 2. Gör dina inställningar och redigera information på sidan genom att klicka på Redigera sidan längst upp till höger på startsidan. En vanlig Facebooksida har en startsida med en meny till vänster. Grundflikarna i denna meny är vanligtvis Logg, Information och Foton. Här finns dock möjlighet att lägga till ytterligare flikar i form av applikationer. 18

3. I vänstermenyn i redigeringsvyn finns Applikationer. Välj här bland de förvalda applikationer som du har möjlighet att lägga till. Här kan du anpassa din sida efter dina behov. Kanske kan det vara relevant med en flik för till exempel evenemang? Du har också möjlighet att skapa mer avancerade flikar som kräver viss programmeringskunskap. Kontakta Avdelningen för kommunikation och studentsamverkan för råd kring hur du i så fall går tillväga. 4. Uppdatera din sida med en profilbild (maximalt mått 200px x 500px) och publicera fotoalbum för att få liv i sidan. Gör detta genom att gå in på fliken för foton och klicka på Ladda upp foton längst upp till höger. Avdelningen för kommunikation och studentsamverkan tillhandahåller stöd kring enhetliga profilbilder. Detta för att besökaren direkt ska känna tillhörighet och relatera till vårt varumärke. 19

5.3 Funktioner och utseende Såhär ser de funktioner ut som du som administratör för en fan-sida har tillgång till. Här använder vi Karlstads universitets officiella fan-sida som exempel. BILDER Genom att stryka med musen över en bild och klicka på krysset kan du välja att ta bort bilden från profilens förstasida. REDIGERA SIDA För att ändra i inställningarna eller uppdatera information - klicka på redigera sida. Använd facebook som er fan-sida. Visa statistik för sidan. FLIKAR Här syns fan-sidans menyval. Dessa går att redigera, lägga till och ta bort. SIDANS FLÖDE Här syns er fan-sidas uppdateringar, dina fans inlägg samt när ni är nämda i någon annas flöde. ANVÄNDARMENY Här finns en meny för dig som är administratör. Här kan ni välja att använda facebook som er fan-sida samt se statistik för sidan. 20

5.4 Publicera information Att publicera information på Facebook är enkelt. All publicering sker genom att använda fältet ovanför den logg där det löpande flödet av information finns. Statusuppdateringar 1. Skriv statusuppdateringar direkt i textfältet. 2. Tagga (länka till) andra Facebooksidor eller evenemang etc. genom att skriva ett @-tecken och sedan namnet på sidan. För att exempelvis tagga Karlstads universitet i din status skriver du @Karlstads universitet. Om din sida gillar Karlstads universitet (vilket du bör se till att den gör) kommer du att kunna välja sidan i en meny som dyker upp. Genom att tagga sidor och evenemang bildas länkar till dessa direkt i din status. Se bild. Foton 1. Publicera foton genom att trycka på valet Foto ovanför textfältet för status. 2. Välj att ladda upp en bild från hårddisk eller att ta en ny bild med webbkamera. 3. Skriv en beskrivning eller status till bilden. Också i denna beskrivning finns möjligheten att tagga andra Facebooksidor, evenemang et cetera. 4. Tryck på Dela för att publicera bilden på sidans logg. Länkar 1. Publicera en länk genom att klistra in länken i statusfältet. Facebook skapar då ett utdrag av den aktuella webbplatsen och hämtar en miniatyrversion av en bild från densamma. 2. Klicka på pilarna för att växla mellan bilder. Välj den som passar bäst. För att publicera utan bild; välj Ingen miniatyrbild. 3. Radera sedan länken från textfönstret och skriv istället ett statusmeddelande om varför länken är värd att klicka på innan publicering. 21

Filmklipp Att ladda upp ett filmklipp fungerar på samma sätt som för foton. 1. Klicka på valet för Filmklipp ovanför statusraden. Välj att spela in en ny film eller att välja från hårddisk. Filmklippet får inte vara längre än 20 minuter långt eller överstiga 1024 MB. 2. Ladda upp klippet och publicera i din logg. Fråga Du har också möjlighet att ställa frågor med svarsalternativ till de som gillar din företagssida. Dessa frågor kommer dock inte enbart att synas för dina fans utan på hela Facebook. 1. Välj alternativet Fråga ovanför textfältet. 2. Ange fråga och lägg till önskat antal svarsalternativ. 3. Dela frågan i din logg. Kom också ihåg att vid uppladdning av foton och filmklipp måste vi ha rättighet till materialet och tillåtelse från eventuella inblandade innan vi laddar upp! Om bilden eller filmklippet skildrar barn under 15 år måste vårdnadshavare tillfrågas innan publicering. 22

5.5 Riktlinjer för Facebooksidor vid Karlstads universitet Precis som att vi har en kommunikationsstrategi och en grafisk profil som ligger till grund för vår kommunikation och vårt uttryck ska denna manual ligga till grund för vårt arbete i sociala medier och samspela med övriga styrdokument. Följande punkter kan du använda som stöd när du ska kommunicera med din målgrupp från en Facebooksida från Karlstads universitet: Svara Var noga med att besvara kommentarer och frågor så fort som möjligt. Var saklig och besvara så gott du kan. Sträva alltid efter att bemöta kritik på ett sakligt sätt. Kom ihåg att: Svara snabbt: På huvudkanalen är vår målsättning är att alltid svara på frågor inom 24 timmar, helgfri mån - fre. Förklara vem du är: När du svarar på frågor avslutar du kommentaren med /[Namn och yrkesroll] Hålla koll på viktiga datum: Runt terminsstarter och under sökperioder då många söker information om studier råder extra fokus Facebooks egna riktlinjer Facebook har en hel del regler vad gäller företags sidor på Facebook och det är upp till dig som administratör av våra sidor inom Karlstads universitet att se till att dessa följs. Facebooks Promotions Guidelines finns att hitta på http://www.facebook.com/promotions_guidelines.php. Dessa riktlinjer bestämmer vad du får och inte får göra när du marknadsför dig via Facebook. Läs igenom Facebooks regler för att säkerställa att de aktiviteter vi inom Karlstads universitet gör på vår Facebooksida inte bryter mot riktlinjerna. Kom också ihåg att dessa riktlinjer förändras över tid varför det kan vara viktigt att läsa igenom dem med jämna mellanrum. 23

6. twitter 6.1 Skapa konto På Twitter råder samma förutsättningar oavsett om du vill skapa ett konto som företag eller som privatperson. 1. Gå in på http://twitter.com och ange namn, e-mailadress och önskat lösenord. Klicka sedan på Sign up. 2. Följ sedan anvisningarna. Kom ihåg att Karlstads universitet har ett officiellt konto och att våra anställda rekommenderas att starta ett konto för privat bruk om vi vill engagera oss på Twitter. 1. 2. 24

6.2 Funktioner och utseende VÄLJA FLÖDE Genom att välja home får du ta del av det flöde som bildas av de personer du följer på Twitter. Såhär ser de funktioner ut som du som administratör för ett Twitterkonto har tillgång till. Här använder vi Karlstads universitets officiella Twitterkonto som exempel. ÖVERSIKT Genom att klicka på siffrorna kan du se dina tweets, följare, hur många du följer samt vilka listor vi finns med i. FLÖDE Här syns dina tweets och interaktioner med följare. Här går det även att svara på tweets och skicka vidare andras budskap. 25

6.3 Publicera information Tweet På Twitter kretsar kommunikationen kring en statusuppdatering som är begränsad till 140 tecken - en tweet. I denna har du möjlighet att skriva, eller länka till, relevant information eller publicera bilder, som dyker upp i ett löpande flöde hos de twittrare som följer din profil. Tips: Då utrymmet i din tweet är begränsat kan du använda en url-förkortare för att göra dina länkar kortare. Besök exempelvis http:// bit.ly eller http://goo.gl/ och följ anvisningarna. Reply På Twitter har du möjlighet att föra dialog med andra användare. Använd den så kallade reply -funktionen för att tilltala användare. Du kan också skriva ett @ följt av användarens användarnamn, till exempel @kau_officiell så får användaren en notis om sin mention att den blivit tilltalad. Retweet (RT) När någon skriver en intressant tweet som du anser vara värd att dela vidare kan du använda retweet -funktionen. Genom att trycka på RT-knappen skickar du vidare användarens tweet så att den syns i flödet hos alla dina följare. 26

Hashtags Twitters användare kan skapa ämneskategorier, så kallade hashtags, genom att skriva en #-symbol följt av det ord de vill märka sin tweet med. Alla tweets som innehåller hashtaggen #karlstadsuniversitet samlas i ett gemensamt flöde, oavsett vem som skickat tweeten. På så sätt kan användare följa enskilda ämnen utan att följa personerna som skriver om dem. En hashtag får inte delas upp i flera ord. Ämnet bildas av alla bokstäver bakom #-symbolen fram till nästa mellanslag. Tips: Skapa en hashtag för eventuella evenemang eller föreläsningar och tipsa era besökare att använda sig av den. Ni kan då enkelt samla information om vad som skrivs om ert arrangemang. Verktyg Twitter kan användas direkt från webbplatsen twitter.com men kan också kopplas till externa verktyg för att implementera ytterligare fördelar. Verktyget TweetDeck kan laddas ned gratis från http://www.tweetdeck.com. Till detta kopplar du ditt twitterkonto och kan såväl omvärldsbevaka som kommunicera direkt från verktyget istället för att surfa in på webbplatsen. I TweetDeck finns möjlighet att följa hashtags eller andra sökord i enskilda kolumner för att få ut så mycket som möjligt av din omvärldsbevakning. Ladda ned verktyget och testa dig fram för att se vad du känner dig bekväm med. 6.4 Riktlinjer för twitterkonton vid Karlstads universitet Tänk på att: Svara snabbt: Eventuella mentions (tilltal på Twitter) får svar så fort som möjligt. Kanalen är snabb ofta snabbare än Facebook. På huvudkanalen svarar vi inom två timmar helgri mån - fre 8.00-16.30. Hålla koll på viktiga datum: Extra fokus lägger vi runt terminsstarter,under sökperioder och i samband med viktiga händelser som påverkar universitetvärlden. Omvärldsbevaka: Använd Twitter som verktyg för omvärldsbevakning. Följ konton som bidrar med intressant information om vårt verksamhetsområde 27