2012-01-30 Hemtjänsten Ledningsorganisation/struktur SÄTERS KOMMUN SOCIALNÄMNDEN
Innehållsförteckning 1 Omorganisation hemtjänsten... 1 2 Sammanfattning... 1 3 Uppdraget... 1 4 Syfte... 1 5 Bakgrund... 1 6 Utredning... 1 6.1 Utredningsmetod... 2 6.2 Beslut under arbetets gång... 2 6.3 Utredningens genomförande och resultat... 2 6.3.1 Gruppledarstrukturen... 2 6.3.2 Planeringssamordnare/assistent... 2 6.3.3 Arbetsbeskrivningar... 2 6.3.4 Mötestrukturer... 2 6.4 Organisation... 3 6.4.1. Organisationsbild/struktur... 3 6.4.2. Organisationsstruktur VO-chefsuppdrag... 3 6.4.3. Konsekvensanalys... 4 7 Tidplan... 4 7.1.1. Åtgärdsplan... 4 9 Bedömning... 4 10 Förslag till beslut... 4
1 Omorganisation hemtjänsten Ledningsstrukturen inom Hemtjänstens verksamhetsområde 2 Sammanfattning Förvaltningen har på socialnämndens uppdrag genomfört utredning gällande organisationsstrukturen inom VO-området för hemtjänst. Som grund till utredningen finns Dalarnas Forskningsråds rapport som presenterades för socialnämnden 2011-12-14. Rapporten ger förslag på förändringar i organisationsstrukturen, som har lett till en fördjupning av förslaget. Det slutliga förslaget från förvaltningen har socialnämnden att fatta beslut om. Förslaget förordar en förändring med utökat antal enhetschefer, med ett tydligt ansvarsområde. En utökning med en assistenttjänst i syfte att minska sårbarhet. Ett samordnat VO-chefsuppdrag med VO-området för SäBo i syfte att utöka samarbetet mellan verksamhetsområdena med i första hand vikarier. 3 Uppdraget I maj 2011 fick Dalarnas Forskningsråd i uppdrag att genomföra en utvärdering av hemtjänstens organisation, struktur och arbetsmiljö. I november 2011 presenterade Dalarnas Forskningsråd (kallad DFR i den fortsatta skrivningen) resultatet av det uppdrag dom hade fått. Utvärderingen presenterades för socialnämnden 2011-12-14. Socialnämnden beslutade enligt följande: 1. Förvaltningen får i uppdrag att utifrån rapporten från DFR, ta fram en handlingsplan med åtgärder för hemtjänstens organisation. 2. Ett första utkast ska presenteras för socialnämnden 2012-01-25. 4 Syfte Med hänvisning till DFR:s slutrapport är Socialnämndens och förvaltningens syfte är att tydliggöra ledningsstrukturen inom hemtjänstområdet. 5 Bakgrund VO-chefen för hemtjänsten har sedan omorganisationen genomfördes tillika haft uppdraget som enhetschef för vissa delar. Den dubbla rollfunktionen har inte varit en lyckad lösning, utan har lett till oklarheter och sned belastning inom ledningsorganisationen. Sedan sommaren 2011 har VO-området saknat egen ledningsorganisation. VO-chef för Särskilt boende har fått i uppdrag att ha chefsansvaret för hemtjänstens verksamhetsområde till dess att en ny ledningsorganisation kan föreslås och faställas. Stabens utredningssekreterare ha även fått i uppdrag att bistå med ledningsansvaret under samma period. 6 Utredning Ansvariga för den fortsatt utredningen av hemtjänstens organisationsstruktur är Marianne Trana, socialchef, Stig Eriksson, VO-chef SäBo och Hemtjänst, Bengt Eriksson utredningssekreterare och Susanne Östman personal och utbildningsansvarig. Arbetsgruppens planering för utredningsarbetet är enligt följande: 2012-01-09 Socialchef Marianne Trana medverkar vid gruppledarmötet och informerar om socialnämndens beslut och arbetsgruppens fortsatta uppdrag. 2012-01-18 Arbetsgruppen första möte och analys av uppdraget, samt genomgång av befintliga arbetsbeskrivningar gällande gruppledare o, vice gruppledare och assistent. 2012-01-25 Information till socialnämnden hur arbetet fortskrider. 1
2012-01-27 Genomgång av arbetsbeskrivningar. Adjungerande till arbetsgruppen är assistent inom hemtjänstområdet. Kontroll och genomgång av arbetsbeskrivningar. Diskussioner om arbetsfördelning enhetschef/assistent samt assistent/assistent. Fortsatt planering av behövliga åtgärder. 2012-02-06. VO-chef Stig Eriksson informerar gruppledarna om hur arbetet genomförs och vilka tankar och idéer som förts fram i arbetsgruppen. 2012-02-15 Ny information till socialnämnden om hur arbetet fortskrider samt en lägesbeskrivning 6.1 Utredningsmetod Med DFR:s utvärdering som grund har arbetsgruppen att besvara följande frågeställningar. Hur ska gruppledarorganisationen se ut DFR:s förslag på planeringssamordnare/assistent. Arbetsbeskrivningarna ska granskas o revideras Mötesstrukturen, hur ska den formaliseras Ge förslag på genomförande. 6.2 Beslut under arbetets gång I september 2011 vid socialnämndens temadagar inför 2013, väcktes frågan om att utöka antalet enhetschefer inom hemtjänsten. Motiveringen är att få renodlade roller och avveckla den dubbla rollfunktionen. Socialnämnden tillstyrkte förslaget och arbetet med rekrytering av enhetschefer inleddes i november 2011 genom annonsering och med påföljande intervjuer. 6.3 Utredningens genomförande och resultat 6.3.1 Gruppledarstrukturen Nuvarande gruppledarfunktion ska finnas kvar. Ett förtydligande av uppdraget samt den tid som ska avsättas för uppdraget ska tas fram och förankras i organisationen. 6.3.2 Planeringssamordnare/assistent Vad gäller DFR:s förslag med utökning av en planeringssamordnare har arbetsgruppen funnit att organisationen ska utökas med en assistent. Assistenterna ska ha sin tillhörighet närmast underställd enhetschefen. Assistenten utför sina uppdrag i Procapita enlig fastställd arbetsbeskrivning. 6.3.3 Arbetsbeskrivningar Arbetsbeskrivningar för gruppledare, vice gruppledare och assistent har varit föremål för genomgång och har reviderats. 6.3.4 Mötestrukturer Mötesstrukturerna har åtgärdats. Gruppledarmöten är inbokade var 14:de dag. Mötesplatserna varieras för att VO-chef ska besöka varje kommundel och dess hemtjänstområde. Till varje möte finns en agenda. Minnesanteckningar/dokumentation av mötet görs och läggs ut i hemtjänstens egna mappar på Intranätet, vilket ger en tillgänglighet till alla som är berörda. Förslag på organisationsstruktur presenteras muntligt för Kommunal sektion Säterbygden jml 19 MBL info 14/2 13:15 Skriftligt underlag tillställs Kommunal sektion Säterbygden inför föhandling jml 11 MBL 28/2 13:15 Beslut i SN 2012-02-29 2
6.4 Organisation 6.4.1. Organisationsbild/struktur Vo-chef Enhetschef 35,5 årsarbetare Enhetschef 34 årsarbetare Assistent Assistent Omsorgsteam 1, 2 och 3 Säter ca 30 årsarbetare Team städ ca 3,25 årsarbetare Daglig verksamhet ca 2,25 årsarbetare Omsorgsteam Gustafs ca 11 årsarbetare Omsorgsteam St Skedvi ca 16 årsarbetare Nattpatrullen, ca 8 årsarbetare Organisationsstrukturen ovan är arbetsgruppens förslag. Den har sitt ursprung i DFR:s utvärderingsrapport. Enhetscheferna har indelade ansvarsområden enligt följande: 1) Hemtjänstteam 1, 2, 3 i Säter, städteam och daglig verksamhet. Personalansvar för 35,5 årsarbetare. 2) Hemtjänstteam Gustafs, Stora Skedvi och nattpatrull. Personalansvar för 34 årsarbetare. Enhetscheferna ska ha ett nära samarbete, vilket innebär att komplettera varandra och gå in för varandra vid ledighet och sjukfrånvaro. Det som utgör skillnad mellan arabetsgruppens förslag och DFR:s rapport är att en utökning görs med en assistent. Assistenterna har sin organisatoriska tillhörighet direkt under respektive enhetschef. Assistenterna arbetar ekonomitid/kontorstid och ska komplettera varandra och gå in för varandra vid ledigheter och sjukfrånvaro. 6.4.2. Organisationsstruktur VO-chefsuppdrag Hemtjänstorganisationen har sedan omorganisationen 2002 haft en VO-chef, som också har haft ett enhetschefsuppdrag. Under utredningens gång har detta uppdrag varit samordnat med VO-chef för SäBo. Enligt arbetsgruppen finns två alternativ att ta hänsyn till och fatta beslut om. 1) Nyrekrytering och återbesättning av ett renodlat VO-chefsuppdrag för hemtjänstens område till en kostnad av ca 500 tkr/år, vilket inte finns i budget för 2012. 2) VO-chefsuppdraget samordnas med VO-chefsuppdraget för Särskilt boende för äldre. Kostnadsökningen för ett utökat VO-områdesansvar kan finansieras inom ramen för budget 2012. 3
6.4.3. Konsekvensanalys 1) En nyrekrytering och återbesättning av VO-chefstjänsten innebär att strukturen och tydligheten blir oförändrad. VO-chefen har sitt område att ta ansvar för och ska verka för ett samarbete över områdesgränserna och förebygga stuprörseffekter. Budgetansvaret för VO-området blir tydligt. Risken för en stuprörseffekt kvarstår med motivering att det egna VO-områdets resultat prioriteras framför en helhetssyn på socialnämndens ansvarsområden gällande vård o omsorg. 2) Samordnat VO-chefsuppdrag ställer krav på att denna tar ansvar för att varje verksamhetsområde tar ansvar för sina uppdrag. För det uppdraget finns självständiga enhetschefer inom respektive VO-område. Möjligheterna att utveckla samverkan mellan VO-områdena hemtjänst och SäBo ökar. Verksamheterna lyder under samma lagstiftning. Samordningsvinster vid vikarieanskaffning, omplaceringsfrågor. Utveckling av den sociala dokumentationen som innebär överföring av ärenden från ordinärt boende till särskilt boende. VO-chefens uppdrag blir att ha en tydlig struktur för sina ledningsgrupper, vilket är fullt möjligt. 7 Tidplan Den nya organisationsstrukturen inom VO-området för hemstjänst bedöms möjligt att genomföra under våren 2012, dock senast 2012-04-30. 7.1.1. Åtgärdsplan 2012-02-14 information jml MBL. 2012-02-28 förhandling jml MBL. 2012-02-29 beslut i SN 2012-03-01 Annonsering assistenttjänst (10 dgr) 9 Bedömning Med hänvisning till DFR:s rapport och de uppgifter som framkommit i samtal och vid gruppledarträffar kan konstateras det samordnade VO-chefsuppdrage har fungerat väl. Beslutet att utöka antalet enhetschefer till två med ett klart och tydligt ansvarsområde har också fått en positiv respons. Det som är viktigt i genomförandet är att information går ut så att det kommer till allas kännedom från chef till alla underställda. 10 Förslag till beslut Med hänvisning till ovan gjorda utredning och de alternativ som har presenterats är mitt förslag till socialnämnden: Att, organisationen för hemtjänsten fastställs enligt ovan angivna organisationsstruktur Att, organisationen utökas med 1,0 assistenttjänst Att, utannonsering görs omgående Att, VO-chefsuppdraget för hemtjänsten i Säters kommun underställs VO-chefen för SäBo = alternativ två (2). Säter 2012-02-16 Marianne Trana Socialchef 4