PROTOKOLL 1 (22) 2016-11-17 Valnämnden Plats och tid Sammanträdesrum Stadshotellet, konferensrum Boviken, kl. 8.00-12.00 Beslutande Siv Brännström Lidman (S), ordförande Agneta Hansson (V) Lars-Åke Hedlund (S) Annica Nilsson (M) Rita Rynbäck (S) Per-Ivar Skogqvist (KD) Ersättare Runa Ceder (MP Stig Ericsson (C) Ludmilla Larsson (S) Ingemar Wikström (S) Tjänstgörande ersättare Wiveca Andersson (S) tjg ers för Kjell Norén (S) Övriga deltagare Tomas Marklund, fullmäktiges ordförande, kl. 8.10-9.00 Lotta Fahlgren Lidman, administrativ chef, kommunledningskontoret, kl. 8.00-12.00 Staffan Larsson, valsamordnare, kl. 10.10-12.00 Veronica Vikström, biträdande valsamordnare, kl. 10.10-12.00 Anna Nordström, ekonom, kl. 9.00-10.10 Ulrika Andersson, enhetschef ekonomi, kl. 8.00-12.00 Anna Norén Engström, sekreterare, kl. 8.00-12.00 Justerare Agneta Hansson Paragrafer 7-23 Underskrifter.. Siv Brännström Lidman, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Agneta Hansson, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av valnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2016-11-17 2016-11-18 2016-12-09 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret/sekretariatet Underskrift. Anna Norén Engström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 VN 7 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 VN 8 Val av justerare Agneta Hansson (V) utses att justera protokollet.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 VN 9 Information om resultatet av Demokratibarometern Demokratiberedning informerar om resultatet av kommunens medverkan i Demokratibarometern. Demokratibarometern är ett verktyg för att utveckla den lokala demokratin och uppdraget som förtroendevald. Den bygger på tankar som finns samlade i demokratiplattformen God lokal demokrati. Demokratibarometern genomförs i form av en kartläggning av hur medborgare och förtroendevalda upplever den lokala demokratin. Kartläggningen består av telefonintervjuer med medborgare samt frågeformulär till ledamöter. Kartläggningen har resulterat i en rapport, som kommer att ligga till grund för det fortsatta arbetet inom ramen för kommunfullmäktiges demokratiberedning. Bland de frågor som diskuteras är bland annat förhållandet mellan förtroendevalda och tjänstemän, de olika kommunala organens relationer till varandra, och hur medborgare ska involveras i den kommunala beslutsprocessen. Notera informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 VN 10 Internkontrollplan 2017 samt preliminär plan 2018 Via kommunallagen och den s.k. uppsiktsplikten har kommunstyrelsen ansvar att övervaka att fullmäktiges fastställda mål och planer, för verksamhet och ekonomi, efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas med efterlevnad av tillämpliga lagar samt utförs rationellt och kostnadseffektivt. Den interna kontrollen i Skellefteå kommun regleras i Riktlinjer för intern kontroll (KF 2015-09-15 231) och är en viktig del av styrsystemet. I begreppet innefattas hela organisationen och alla de rutiner som syftar till att säkerställa att resurser disponeras i enlighet med s intentioner samt säkerställer en riktig och fullständig redovisning. Där finns bland annat roller och ansvar beskrivna, information om det praktiska internkontrollarbetet, samt en tidplan för efterföljande års internkontrollplan samt resultatrapporteringen av innevarande års internkontrollplan. Den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2017 har tagits fram för verksamheten inom valnämnden. En riskanalys har gjorts utifrån den utvärdering som gjordes efter valåret 2014 samt utifrån nya prioriteringar. Riskanalysen har utvecklats jämfört med tidigare år och nämndsledamöterna har tagit del av en introduktion i ämnet samt arbetat med riskframtagande i mindre workshops. Nämnden tar del av filmen Mutor och korruption. En preliminär internkontrollplan för valåret 2018 arbetades samtidigt fram. Internkontrollplanen för 2017 skall följas upp i samband med årsbokslutet. Resultatet ska därefter rapporteras till kommunstyrelsen. Den preliminära internkontrollplanen för 2018 lyfts åter igen upp i valnämnden för revidering och beslut vid sammanträdet i november 2017. 1. Godkänna föreslagen internkontrollplan 2017, enligt särskild bilaga. 2. Godkänna preliminär internkontrollplan för 2018, enligt särskild bilaga. 3. Godkänna att den preliminära internkontrollplanen för 2018 lyfts upp i valnämnden för eventuell revidering och beslut vid sammanträdet i november 2017
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-10-25 Bilaga, Internkontrollplan valnämnden 2017-2018 Bilaga, Riskanalys Beslutet sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 VN 11 Valnämndens utvecklingsrapport 2018-2022 beslutade i november om planeringsförutsättningarna inför budget 2018 och plan 2019-2022. Valnämndens första uppgift enligt fastställd tid- och aktivitetsplan är att i december, i en särskild utvecklingsrapport, beskriva verksamhetens förväntade utveckling under de kommande tre planeringsåren. Särskilt fokus ligger på budgetåret 2018. Utvecklingsrapporten innehåller också eventuella förslag till förändrade uppdrag i Ägardirektiv och Reglementen. För nämnderna ska rapporten även innehålla en beskrivning över ekonomiska konsekvenser i förhållande till de planeringsramar som fastställts för 2018. I kommunens planeringsförutsättningar framgår att det inte finns något utrymme för nämnderna att i sina utvecklingsrapporter komma in med några överäskanden. Nämnderna ombeds istället avvakta dialogen med budgetberedningen. I planeringsramarna för valnämnden finns inga ramar föreslagna för kommande val. Då kommunen står inför två kommande valår saknas därmed finansiering. Under budgetår 2018 finns ett val inplanerat i september (val till riksdag, kommun och landsting) och i maj 2019 är det val till Europaparlamentet. I budgetarbetet inför år 2017 signalerade nämnden om finansieringsbehov för de kommande valåren. För de båda valåren 2018-2019 kommer valnämnden, vid kommande träff med budgetberedningen, att signalera om behovet av ökat ramanslag. För valkansliets och nämndens genomförande av valet år 2018 är nettokostnaden totalt 4 050 tkr, vilket är 3 878 tkr mer än föreslagen ram för valåret. I planen för 2019 ses ett behov av en total ram motsvarande 2 870 tkr för att täcka nettokostnaderna för valets genomförande. I förslaget förutsätter valnämnden att bidrag från Valmyndigheten utbetalas för båda valen (ca 1 100 tkr/val). Om budgetberedningen efterfrågar kompletterande uppgifter efter valnämndens möte i november föreslår kommunledningskontoret att nämnden delegerar ansvaret för rapportens eventuella uppdatering till valnämndens ordförande. Återkoppling sker till nämnden vid nästkommande sammanträde i februari. 1. Godkänna föreslagen utvecklingsrapport 2018-2022. 2. Notera att fortsatt dialog med budgetberedningen är nödvändig som en följd av att det i de föreslagna planeringsförutsättningarna saknas ramanslag för kommande valår och att valnämndens presidium och valnämndens ekonom deltar vid budgetberedningen för valnämndens räkning.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 3. Godkänna valkansliets förslag till driftbudget 2018, som underlag till kommande dialog med budgetberedningen. 4. Notera att föreslagen budgetram år 2018 förutsätter att bidrag utbetalas från valmyndigheten, i nivå med 2014 års val. Budgetavvikelse som följd av eventuell minskning av bidraget föreslås finansieras ur kommunstyrelsens medel till förfogande 2018. Om bidraget överstiger budgeterad nivå, återförs motsvarande ram till kommunstyrelsen. 5. Till ordförande delegera att vid behov komplettera utvecklingsrapporten. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-11-07 Bilaga, Valnämndens utvecklingsrapport 2018-2022 (skickas till budgetberedningen) Bilaga, Tid- och aktivitetsplan, budget och plan 2018-2022 Bilaga, Planeringsförutsättningar, Budget och plan 2018-2022 Bilaga, Konsekvensanalys och förslag till driftbudget Bilaga, Översikt av driftbudget inklusive förslag till ramändring 2018 (och 2019) Beslutet sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 VN 12 Internbudget 2017, valnämnden Med den av kommunfullmäktige beslutade budgeten för 2017 som utgångspunkt har nämnden arbetat vidare med att ta fram en mer detaljerad internbudget för året. I budgetbeslutet för 2017 har nämndens verksamhet indelats i två anslagsnivåer, Valnämnd samt Valkansli. Endast kommunfullmäktige kan besluta om ramflytt mellan anslagsnivåer. Anslagsnivå 2017 Valnämnd, vht 1000 172 000 kr Valkansli, vht 1300 200 000 kr Summa 372 000 kr Förutom en rambudget på 172 000 kronor som ska täcka kostnaderna för anslagsnivån Valnämnd tillstyrkte kommunfullmäktige en ram på 200 000 kronor riktad till anslagsnivån Valkansli. Det skulle enligt valnämndens tidigare äskande täcka valkansliets uppstartsarbete inför valåret 2018. Prognos 2016 och plan 2017 Valnämnd För anslagsnivån Valnämnd är prognosen för år 2016 ett överskott på ca 50 000 kr, vilket förutsätts kunna balanseras till kommande verksamhetsår 2017 samt 2018. Prognosen för 2017 är att ytterligare ca 30 000 kr ej nyttjas av grundramen. Enligt nämndens plan så kommer dessa totala balanserade medel på ca 80 000 kr från åren 2016/2017 att behövas för att kunna finansiera valnämndens ökade antal möten under valåret 2018. Valkansli Sammantaget var målet inför 2017 att nämnden med hjälp av den ökade ramen på 200 000 kr skulle ha en budget i balans även för anslagsnivån Valkansli. Sedan budgetförutsättningarna beslutades i maj har dock oförutsedda förändringar skett vad gäller bemanningen av valkansliet år 2017 och framåt. En helt ny bemanning innebär både en längre upplärningsperiod samt tillkommande utbildningskostnader för att säkra kvalitén. För år 2017 är prognosen därför att den redan tilldelade rambudgeten är underfinansierad med ca -167 000 kr för anslagsnivån Valkansli. Valnämnden informerar budgetberedningen om detta i samband med utvecklingsrapporten inför år 2018 lämnas in. Nämnden föreslår samtidigt att det befarade underskottet balanseras till år 2018 och därefter föreslås finansieras i samband med det större ramäskande som lyfts upp inför valåret 2018.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 1. Godkänna föreslagen internbudget 2017. 2. Notera 2017 års befarade och tidigare oförutsedda underskott för anslagsnivån Valkansli. 3. Godkänna plan för finansiering av befarat underskott 2017 genom information till budgetberedning, inklusive ramäskande, i samband med utvecklingsrapporten för år 2018. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-11-07 Beslutet sänds till: Verksamhetsekonomi/Support och lokaler
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 VN 13 Beloppsgränser vid anskaffnings- och inköpsbeslut för 2017 och 2018 beslutade 2016-04-26 om Skellefteå kommuns budget 2017 och plan 2018-2019, inklusive styrprinciper. I dessa finns de generella anskaffnings- och inköpsnivåerna för resultatansvariga chefer presenterade. Enskilda nämnder är även skyldiga att ta fram vilka nivåer som gäller inom respektive förvaltning. Inlämning av framtagna nivåer ska lämnas till kommunledningskontoret i samband med inlämning av nämndernas internkontrollplaner. För nämnder som önskar högre nivåer än kommunens generella nivåer krävs beslut i kommunstyrelsen. Valnämnden är en liten nämnd som varken har olika chefsnivåer eller hanterar stora inköpsbelopp. Att ha högre beloppsnivå för nämndens ordförande än de som föreslagits i riktlinjerna är därför inte nödvändigt. Det är ändå viktigt att nämnden utifrån de generella beloppsnivåerna tar fram ett förtydligande delegationsdokument (se separat bilaga). Det förtydligar vilka nivåer som gäller för de olika tjänstemän och politiker som hanterar inköp inom nämndens ansvarsområde. Viktigt att notera är att en beslutad budget inte är att jämställa med ett anskaffningsbeslut. Det är viktigt att det framgår i framtida beslut, per ärende, om anskaffningsbeslut samtidigt tas. Att för åren 2017-2018 delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut enligt särskild bilaga. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-10-25 Bilaga, Valnämndens delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2017-2018 Beslutet sänds till: Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 VN 14 Förteckning över utsedda attestanter 2017, valnämnden Kommunledningskontoret har upprättat förslag till förteckning över utsedda attestanter för valnämndens verksamhet att gälla från och med 2016-12-01 till och med 2017. Attestförteckningen redovisas i separat bilaga. Den uppfyller de krav på information och tydlighet som behövs för en bra och säker arbetsgång. Kommunens ekonomisystem uppdateras löpande med informationen om nya attestanter. Fastställa redovisad attestförteckning, enligt särskild bilaga. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-10-27 Bilaga, attestförteckning Valnämnd 2017 Beslutet sänds till: Budget och bokslut Attestanterna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 VN 15 Sammanträdesplanering 2017 Då det inte är något val inplanerat under 2017 föreslås valnämnden ha två sammanträden under året, men med reservation för eventuella förändringar: 3 februari nämnd 10 november nämnd Sammanträdesplanering för 2017 fastställs. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-09-22 Beslutet sänds till: Valnämndens ledamöter och ersättare Budget och bokslut Kommunstyrelsens sekretariat
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 VN 16 Personuppgift- och dataskyddsombud Personuppgiftslagen har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Personuppgift- och dataskyddsombudet utses av respektive nämnd och uppgiften är att se till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt. Uppgifter som personuppgift- och dataskyddsombudet har är att: - Kontrollera organsationens behandling av personuppgifter och påpeka brister. - Föra en uppdaterad registerförteckning. - Samråda med datainspektionen om det behövs. - Hjälpa de registrerade som vill ha rättelse. - Ta fram registeruttdrag om någon begär det. - Föra en förteckning över vilka personuppgifter som finns för respektive nämnd. Personuppgift- och dataskyddsombud för valnämnden hänger ihop med uppdraget som valsamordnare och därför finns det behov av att flytta denna roll från tidigare valledare till den nya valsamordnaren. 1. Entlediga Nina Bergsten från uppdraget som personuppgift- och dataskyddsombud för valnämnden from 2016-11-17. 2. Utse Staffan Larsson till nytt personuppgift- och dataskyddsombud för valnämnden att gälla from 2016-11-17. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse 2016-09-24 Datainspektionen Anmälan om personuppgiftsombud Beslutet sänds till: Staffan Larsson Nina Bergsten KLK/Isak Nyberg Datainspektionen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 VN 17 Skellefteå kommuns barn och ungdomspolitiska program, fortsatt arbete Skellefteå kommun har sedan 2009 ett barn- och ungdomspolitiskt program. Programmet har reviderats 2010 och 2012 genom beslut i kommunfullmäktige. Kommunrevisionen genomförde under 2012 en granskning av hur kommunen arbetar med att följa FN:s konvention om barnets rättigheter; Barnkonventionen. Kommunstyrelsen har beslutat om ett antal åtgärder på hur arbetet med det barn- och ungdomspolitiska programmet och barnkonventionen ska utvecklas i kommunen. En av åtgärderna är att samtliga nämnder ska utse kontaktpersoner för barn- och ungdomsperspektivet inom sina förvaltningar. Utse valsamordnaren som kontaktperson för valnämndens räkning. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-09-21 Beslutet sänds till: Valsamordnare/Staffan Larsson Kommunledningskontoret/Yngve Lindmark Demokratilots Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 VN 18 Inbjudan till Ungdomsfullmäktige 2017 Ungdomsfullmäktigedagen hålls torsdag den 16 februari 2017 och vänder sig till elever från årskurs 8 samt årskurs 2 i gymnasiet. Varje nämnd har rätt att låta tre politiker och en tjänsteperson att delta vid dagen för att representera nämnden. Valkansliet föreslår att valnämndens ordförande, vice ordförande och valsamordnare deltar vid Ungdomsfullmäktigedagen 2017 för att representera valnämnden. att valnämndens ordförande, vice ordförande och valsamordnare deltar vid ungdomsfullmäktigedagen 2017. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-09-23 Inbjudan Beslutet sänds till: Demokratilots De valda
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 VN 19 Ungdomsfullmäktige 2017 fråga från valnämnden Vid kommande Ungdomsfullmäktigedag torsdag den 11 februari 2016 ges nämnderna möjlighet att ställa frågor till de deltagande eleverna i årskurs 8 på alla högstadieskolor och årskurs 2 på alla gymnasieskolor via mentometerröstning. Valnämnden ställer följande fråga till Ungdomsfullmäktige med tillhörande svarsalternativ: Tycker du att det är viktigt att rösta i ett val? - Ja, jag vill påverka. - Ja, för att nyttja min rättighet. - Nej, jag kan inte påverka. - Nej, jag vet inte hur man gör. - Vet ej. Godkänna mentometerfrågan med tillhörande svarsalternativ. Beslutsunderlag Inbjudan att ställa fråga Beslutet sänds till: Demokratilots
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 VN 20 Anmälan av delegationsbeslut Det föreligger följande anmälningar av delegationsbeslut: Valnämndens ordförande - Beslut om byte av sammanträdesdag från 8 november till 17 november. - Beslut om att anmäla deltagare till Valmyndighetens utbildning i Lycksele den 8 november 2016. Underlag till delegationsbesluten finns i särskild akt under sammanträdet. Redovisningen av delegationsbeslut godkänns. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2016-09-23
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 VN 21 Valkansliet informerar - Återrapportering från Framtidsdagarna. - Återrapportering från Valmyndighetens utbildning inför valet 2018 i Lycksele. - Presentation av ny valsamordnare och biträdande valsamordnare och bemanning av valkansli. - IT-system. - Sametingets röstlängd är tillgängligt för allmänheten under perioden 2016-11-15 2016-12-15. - Att under icke valår då valkansliet inte är bemannat så kommer nämnden inte att svara på uppföljningen av Folkhälsopolitiska programmet eftersom kansliet är obemannat.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 VN 22 Delgivningar Följande delges: Kommunstyrelsen Protokoll 2015-12-16, 561. Uppföljning av nämndernas internkontroll. Kommunstyrelsen Protokoll 2016-04-20, 178. Forsknings- och utvecklingsstrategi (FoU) 2016-2020 för Skellefteå kommun. Kommunstyrelsen Protokoll 2016-05-31, 261. Riktlinjer för Skellefteå kommuns arbete med krisberedskap. Kommunstyrelsen Protokoll 2016-08-29, 367. Riktlinjer för ledning och styrning av IT. Protokoll 2016-01-26, 23. Kulturplan 2016-2019. Protokoll 2016-02-16, 70. Motion av Carina Sundbom (C), Gunilla Hedlund (C), Maria Sandström (C), Håkan Andersson (C), Markus Lindgren (C), Sture Andersson (C), Kjell Bergmark (C) och Kurt Vallmark (C) om att landsbygdssäkra alla kommunala beslut (28/15). Protokoll 2016-02-16, 72. Kommunövergripande mål 2017-2018. Protokoll 2016-02-16, 74. Förslag till riktlinjer gällande säkerhet i kommunens rese- och transportpolicy. Protokoll 2016-03-15, 110. Kommunikationsstrategi för Skellefteå kommun. Protokoll 2016-04-19 samt 2016-04-26, 124. Ansvarsfrihet för 2015 års förvaltning. Protokoll 2016-04-19 samt 2016-04-26, 125. Skellefteå kommuns årsredovisning 2015 samt nämndernas resultatöverföring 2015.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 Protokoll 2016-04-19 samt 2014-04-26, 126. Nämndernas årsrapporter 2015. Protokoll 2016-04-19 samt 2016-04-26, 143. Riktlinjer för att motverka mutor och korruption. Protokoll 2016-04-19 samt 2016-04-26, 144. Revidering av bestämmelser om ersättningar med mera till kommunalt förtroendevalda från och med 2016-01-01. Protokoll 2016-04-26, 170. Skellefteå kommuns budget och plan 2017-2021. Protokoll 2016-06-14, 235. Motion av Rune Wästerby (MP) om att stimulera kommunanställdas cykelresor till och från jobbet (45/15). Protokoll 2016-06-14, 248. Nämndsmål 2017. Protokoll 2016-06-14, 249. Delårsrapport per april 2016, Skellefteå kommun. Protokoll 2016-10-18, 356. Delårsrapport augusti 2016, Skellefteå kommun. Protokoll 2016-10-18, 365. Policy för utrikes föddas etablering. Protokoll 2016-10-18, 366. Sammanträdesplan 2017 för kommunfullmäktige. Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet. Delgivningarna läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 VN 23 Utvärdering av nämndens arbetsformer Alla nämnder ska en gång per år utvärdera sina arbetsformer utan tjänstemän närvarande. Under 2016 års utvärdering kom närvarande ledamöter och ersättare fram till följande: Föredragningar - Valkansliets representanter. - Föredragande. Föredragningarnas längd, innehåll och kvalitet - Föredragningarna är informativa och ger plats för frågor o svar, vilket ger hög kvalitet. - Föredragningarna upplevs lagom långa. Tjänsteskrivelserna - Är tydliga och har den omfattning som krävs för beslut. Sammanträdenas längd - Vi får tillräckligt med tid för att hinna med sammanträdena, upplever inte någon stress. Beslutsförslagens utformning - Beslutsförslagen är tydliga och är lätta att förstå. Informationer - Bra kvalitet på informationer. - Lätt att få respons och lyfta in funderingar, som sedan blir informationspunkt/-er till nästa sammanträde. Beslutet sänds till: Valkansliet