Utredning upphandling av hemtjänst SN-2012/153

Rolf Samuelsson Ordförandeförslag Diarienummer Socialnämndens ordförande 2012-03-26 SN-2011/153 Socialnämnden Utredning upphandling av hemtjänst SN-2012/153 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett underlag för en upphandling av Hemtjänsten, samt att rapportera uppdraget till socialnämnden senast vid socialnämndens sammanträde i juni 2012. Rolf Samuelsson

Hemtjänst Underlag för eventuell upphandling av Hemtjänsten Knivsta kommun KNIVSTA KOMMUN den 22 mars 2012 Åsa Franzén

Hemtjänst Underlag för eventuell upphandling av Hemtjänsten Knivsta kommun Uppdrag Den 12 mars gav Socialnämnden ett uppdrag åt kommunens Verksamhetscontroller att genomföra en snabbanalys av hur den kommunala hemtjänst ser ut idag samt möjligheten att lägga ut den kommunala hemtjänsten för upphandling med befintlig LOV. Kommunens hemtjänst Knivsta kommuns hemtjänst är idag på ca: 43 000 timmar per år av dessa timmar utförs en del av privata utförare (ca 8000 tim). Merparten av tiden är omvårdnad. 36 fast anställda finns inom kommunen idag. Hemtjänsten mäter utförd tid med TES och dokumentererar i Siebel. Betalning är av utförd tid inte beviljad. 1 Organisation och verksamhet: 2 Från den 12 september 2011 består hemtjänsten av en arbetsgrupp som arbetar mot alla hemtjänstmottagare i Knivsta kommun. Nattpatrullen arbetar mot hemtjänstens samtliga kunder samt mot boendestödet. Nattpatrullen har uppdraget att under viss tid av natten vara nattpersonalen vid Estrids gård behjälpliga. Första september 2011 flyttades hemsjukvården över till hemtjänstens ansvar. En flytt av servicehusets kunder till nya äldreboenden genomfördes under 2011. I februari flyttade 12 personer till Wilhelms gård och de resterande 7 kunderna flyttade i maj till Estrids gård. Siebel blev skarpt läge i hemtjänsten den15 september år 2011, då alla pappersjournaler stämplades. TES- optimal, ett schema och planeringssystem, infördes i sin helhet 12 september 2011. Debiteringen var skarpt läge första januari. Senior Alert har under hösten 2011 presenterats för sjuksköterskorna. Paliativa registret planeras införas under 2012. 1 1 Annika Placido, Socialchef 2 Margaretha Sandström Tapper, enhetschef för hemtjänsten

Personal: Antalet schemalagd personal var den 31 december 36 personer (29 personer som arbetade dag och kväll och 7 personer natt). Verksamheten hade vid årets slut 21 vikarier. Ca 60 % av tillsvidareanställd personal har undersköterskeutbildning. 3 Antal årsarbetare var år 2011 22.43 och i februari 2012 var siffran ungefär den samma. Dessa uppgifter är dock mycket osäkra. 4 Hemsjukvården har tre sjuksköterskor anställda. Två sköterskor arbetar i huvudsak dagtid och en sköterska arbetar mest kvällar. Detta motsvarar 2,48 årsarbetare. Vaktmästeri har en årsarbetare anställd. Hemtjänsten har en enhetschef som arbetar 100%, en samordnare som arbetar 100% och en bemanningsassistent på 100%. Enhetschefen har varit sjukskriven till viss del under en längre period. Samordnaren har fokus på hemtjänstens kunder, arbetar med biståndsbesluten, planerar och kontrollerar verkställigheten. Samordnaren har deltagit i de olika projekt som pågår. Bemanningsassistenten arbetar med personal, schema, lönekontroll och har ansvaret för installation av larm i hemmen etc. Bemanningsassistenten finns tillgänglig på telefon. I det nya uppdraget i och med att TES infördes i verksamheten ingår att både samordnare och bemanningsassisten ska arbeta 25% vardera mot hemtjänsten i form av enbart HSL-insatser och omvårdnad. Under år 2011 har en undersköterska varit frikopplad från sitt uppdrag i hemtjänsten för att arbeta som superanvändare i Siebel och TES. 50% har betalats av verksamheten och 50% har betalats av socialchef. 5 Sedan februari 2012 har ett extrastöd tillsats om 50% för att stödja enhetschefen. Detta i form av ekonomihantering, användandet av IT-system, analys av rapporter, kontakt med samarbetspartners och tyliggöra uppdrag och rutiner. 6 Sjukfrånvaro: Hemtjänstens nyckeltal för har sjukfrånvaron år 2009: 7,86 % 2010: 6,89 % 2011: 9,37% 7 Under januari och februari 2012 har det varit fortsatt hög sjukskrivning, framför allt på grund av halkolyckor. 8 3 Margaretha Sandström Tapper, enhetschef för hemtjänsten 4 Barbro Donnerheim, sakkunnig 5 Margaretha Sandström Tapper, enhetschef för hemtjänsten 6 Barbro Donnerheim, sakkunnig 7 Margaretha Sandström Tapper, enhetschef för hemtjänsten 8 Gunilla Tuwin, personalchef Hemtjänst 2012-03-18 2

Nyckeltal: Utegruppen 2008 2009 2010 2011 Antal beviljade timmar: 25 638 36 995 38 293 34 903 Antal utförda timmar : 23 628 31 900 33 733 29 542 Innegruppen- Antal beviljade timmar : 21 300 21 976 23 857 (7 180)9 Antal utförda timmar : 18 200 20 880 23 045 (6 479)10 Antalet hemtjänstkunder år : 2008 2009 2010 2011 Kunder med hemtjänst : 150 144 145 101+24 11 Kunder enbart trygghetslarm : 166 93 98 84 Enligt denna statistik har över 80% av tiden genomförts. 12 Statistik för januari och februari 2012 visar på ca 69% genomförd tid. Siffrorna är dock inte helt pålitliga då inmatning och registrering i det nya systemet inte är helt korrekt. Statistik för februari visar på en variation mellan 9.9% till 886% genomförd tid. 13 3 9 Avser 110101-110531 10 Avser 110101-110531 11 Servicehuset 12 Margaretha Sandström Tapper, enhetschef för hemtjänsten 13 Barbro Donnerheim, sakkunnig

Larm: 14 Januari till maj inkluderar statistiken servicehusets kunder. Antalet larm under år 2011 var totalt 15 922 stycken. Januari: 4 319 larm (1 597)15 Februari: 2 584 larm (1 260) Mars: 1 065 larm (1 206) April: 933 larm (1 140) Maj: 800 larm (1 803) Juni: 216 larm (1 683) Juli: 195 larm (1 497) Augusti: 423 larm (1 573) September: 829 larm (1 417) Oktober: 1 384 larm (1 341) November: 1 703 larm (1 718) December: 1 473 larm Ekonomi 2011: 16 Intäkter: Kostnader: Resultat: 16 477 574 kronor 18 423 790 kronor - 1 946 215 kronor En stor del av servicehuset flyttade till Wilhelms gård under februari månad, detta motsvarande 2100 timmar för hemtjänsten. Personalkostnaderna för 3 årsarbetare kvarstod dock. Det medförde en kostnad om 106 650 kr. Kostnader för IT utbildningar: KIC 162 000 kronor ( All personal ) Administratör TES med 94 865 kronor 14 Margaretha Sandström Tapper, enhetschef för hemtjänsten 15 2010 års statistik 16 Margaretha Sandström Tapper, enhetschef för hemtjänsten Hemtjänst 2012-03-18 4

Granskningar, tillsyner och jämförelser hemtjänsten Knivsta kommun Flera granskningar och uppföljningar har genomförts inom hemtjänsten senaste åren. En uppföljning genomfördes 2004 och en granskning 2006. Dessutom ingår hemtjänsten i Öppna jämförelser, Äldreguiden samt Kommunens kvalitet i korthet. Kommunen genomför en kvalitetsgranskning av vård och omsorgs verksamheter varje år genom Kvalitetsredovisning. Uppföljning av 2004 års bokslut för hemtjänstens verksamhet (2005-03-17) Verksamheten för hemtjänsten redovisade i sitt bokslut 2004 ett negativt resultat i förhållande till budget. I jämförelse med bokslutet för 2003 var antalet vårdtagare relativt konstant medan kostnaderna ökat kraftigt. Bedömningen var att hemtjänsten bedrivit sin verksamhet utan fullgod hänsyn till de ekonomiska ramarna. En tydlig politisk ledning samt tydlig verksamhetsledning efterfrågades. Verksamheten visade sig ha ökat grundbemanningen och timvikarier hade anlitats i större utsträckning än tidigare, detta ställdes i relation till minskat antal uppdrag. Rekommendationerna var att tydliggöra politikens ansvar, verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser rekommenderades utgöra ett tydligare styrinstrument, en utvärdering av systemet Timbank rekommenderades och grundbemanningen behövde anpassas till antal beviljade hemtjänsttimmar. Rapport från granskning av kvaliteten inom hemtjänsten (2006-05-16) Under 2005 hade hemtjänsten minskat sina kostnader med ca 2.5 mkr. Med anledning av detta gav socialchefen verksamhetscontrollers i uppdrag att genomföra en granskning av verksamheten för att se om kvaliteten i hemtjänsten hade påverkats av kostnadsneddragningen. Majoriteten av de intervjuade kunderna uppgav att de inte märkt någon försämring av utförd hjälp och service från hemtjänsten under 2005. De kostnadsminskningar som verksamheten gjort under 2005 hade påverkat den upplevda kvaliteten i personalens arbetsmiljö, men inte påverkat när det gäller att utföra sitt uppdrag på ett professionellt sätt. Här uppmärksammades en brist i personalens förståelse varför kostnaderna måste sänkas. Personalrepresentanterna som intervjuats uttryckte stress och frustration över sin arbetssituation. Det som personalen saknade mest var möjligheten att få sätta guldkant på tillvaron hos kunderna. Ändringen av riktlinjerna för biståndsbesluten uppfattades inte ha kommunicerats på ett godtagbart sätt, eftersom förståelsen för de mer återhållsamma besluten saknades. Det planerades att införas ett närvaro- och rapporteringssystem för att öka säkerheten för att insatserna blir utförda enligt beslut. 5

Kvalitetsredovisning Vård och Omsorg 2010 Nyckeltal: Hemtjänsten hade minskat antal kunder över 65 år mellan åren 2009 och 2010, men kunderna hade fler insatser. Hemtjänst 2009 2010 Skillnad Antal invånare med hemtjänstinsats (exl. larm) >65 136 109-20% Kostnad per person >65 100 371 120 893 +20% Kommunens kvalitet i korthet, KKIK: Kommunens kvalitet i korthet består av ett antal områden som beskriver kommunens kvalitet och effektivitet i jämförelse med andra kommuner. Undersökningen genomförs av Sveriges kommuner och Landsting. Hur många olika vårdare besöker en äldre person, med hemtjänst beviljad, under 14 dagar? 9 stycken, vilket är lägre än medelvärdet på 13. År 2008 var värdet detsamma för Knivsta. Vad är kostnaden per vårdtagare inom hemtjänsten i kommunen? (avser år 2009) 127 230 kronor, vilket kan jämföras med alla kommuners medelvärde 122 526. Hur nöjda är brukarna med den hemtjänst de erhåller? 80 blev poängen på NKI-index, mot 76 året innan. Detta är över medelvärdet på 77. Kostnad per brukare: Kostnad Per Brukare genomförs av Ensolution i samarbete med SKL. Verktyget är till för att kvalitetssäkra insatsvolymer och kostnader samt att kartlägga resursfördelning i förhållande till produktion. Rapporten presenterades 2010, med siffror från 2009. Avseende SoL visar KPB att Knivsta kommun har en låg kostnad för hemtjänsttimmen, men en stor förbrukning av insatser i ordinärt boende. Detta kan bero på en stark kvarboendeprincip. Hemtjänst 2012-03-18 6

Nyckeltal och jämförelser 2011 Nationella öppna jämförelser inom äldreomsorgen 2011 17 Sveriges kommuner och landsting publicerade 20011 den femte jämförelsen. Rapporten innehåller 31 indikatorer. Uppgifter har även lämnats in på kostnader. Nedan beskrivs varje indikator och därefter ett utdrag av hur Knivsta kommuns äldreomsorg rangordnats i förhållande till rikets övriga kommuner, totalt 290 stycken. Grön markering innebär att kommunens värde hör till de 25% bästa kommunerna, röd är de 25% sämsta och vid gul ligger kommunens värde på indikatorn i mittfältet. Resultatet ska ses som indikatorer på att det finns skillnader i kvalitet, men de kan ges olika förklaringar. 2010 års siffror anges inom parentes. Resultatindikatorer 2011: Gröna Plats Personalkontinuitet i hemtjänsten 18 (9) Gula Plats Omdöme om bemötande inom hemtjänsten 176 (75) Hänsyn till kundens åsikter inom hemtjänsten 113 (42) Brukarnas omdöme om hemtjänsten som helhet 136 (41) Röda Plats Trygghet i ordinärt boende med hemtjänststöd 222 Knivsta Sverige 2010 2009 2010 Hemtjänsten kostnad /inv. 10 472 (9 614) (13 834) Kostnad per brukare 169 991 (127 230) 18 (127 009) Avser 65 år och äldre Andel som får hemtjänst 6 (8) (12) Andel av befolkningen 80-w 17 Sveriges Kommuner och Landsting (2011). Öppna jämförelser 2011, vård och omsorg om äldre. 18 Siffran är framtagen i efterhand 7

Vad tycker Du om Hemtjänsten? På en skala 1-10 har brukarna för varje fråga kunnat ange hur nöjd man är. Nedan redovisas NKI (Nöjd-Kund-Index) samt respektive faktors betygsindex per kommun. Betygsindex kan variera från 0 till 100 och ju högre värde desto nöjdare är brukarna. Kommuner och stadsdelar NKI Trygghet i hemmet Informa tionen Bemötandet Inflytandet Knivsta 75 81 64 81 70 77 Samtliga kommuner 73 82 60 82 69 79 Hjälpens omfattning Social samvaro och aktiviteter Hjälpens utförande Maten Städning och tvätt Dusch och bad Tryggheten Vårdinsatser 78 55 79 48 79 84 82 78 59 78 66 73 81 80 Äldreguiden Äldreguiden ingår i Socialstyrelsens uppdrag att utveckla ett nationellt system för öppna jämförelser. Delaktighet brukarnas möjlighet att påverka hjälpen. Personaltäthet hur mycket personal som finns att tillgå i förhållande till antalet brukare. Kompetens personalens yrkeskompetens. Kontinuitet möjligheterna för brukare att få hjälp från ett begränsat antal personal. Varje variabelvärde har rangordnats och delats in i kvintiler (femtedelar). Varje kvintil har tilldelats ett omdöme från 5 till 1, där 5 är bäst. Nedan följer Knivstas värden i förhållande till Uppsala län och Sverige. Hemtjänst 1. Delaktighet 2. Uppföljning 3. Personaltäthet 4. Kompetens 5. Kontinuitet Enklare Vardag 5.0 (3.0) 19 4.0 2.0 (5.0) 1.0 (1.0) 3.3 (1.0) ** Hemtjänst 3.0 (3.0) 4.0 5.0 (2.0) 1.0 (2.0) ** (3.0) 1.0 Knivsta 4.0 (3.7) 4.0 3.5 (4.0) 1.0 (1.3) 3.3 (2.0) 1.0 Uppsala län 3.8 3.3 3.0 2.3 2.3 4.4 Sverige 3.2 3.0 3.0 3.0 3.1 3.6 19 2010 års siffra i parantes 6. Mat Hemtjänst 2012-03-18 8

LOV och LOU Enligt SOU 2008:15 - LOV att välja Lag Om Valfrihetssystem - ska det gå att kombinera LOV och LOU. I SOU 2008:15-5.6.1 Valfrihetssystem i förhållande till LOU och egenregi, sidan 137-138, står det: Ett valfrihetssystem kan finnas parallellt med en enligt LOU upphandlad driftentreprenad. Lagen om valfrihetssystem ska betraktas som en förfarandelag. En kommun kan t.ex. konkurrenspröva ett kommunalt särskilt boende, genom att upphandla driften av boendet enligt reglerna i LOU. Den upphandlande driftentreprenaden kan därefter ansöka om att få vara med i valfrihetssystemet. Om de uppfyller villkoren godkänns de. Brukaren kan därefter välja vilket särskilt boende hon eller han vill komma till den egna regins boende, driftentreprenaden eller den externa leverantören som tecknat avtal med kommunen enligt LOV. För att uppnå konkurrensneutralitet mellan driftentreprenaden och de externa leverantörerna är det viktigt att förfrågningsunderlagen i de båda förfarandena är likvärdiga. I praktiken innebär detta att kommunen i avtalet rörande driftentreprenaden inte kan ange några volymgarantier samt att ett av kommunen i förväg fastställt pris gäller. Den egna regin tecknar inte kontrakt med myndigheten enligt lagen om valfrihetssystem, eftersom en myndighet inte kan ingå avtal med sig själv. När utredaren i betänkandet anger att den egna regin ska ges liknande villkor som de externa leverantörerna, kan detta inte regleras i lag om valfrihetssystem, eftersom lagen reglerar villkoren för ingående av avtal. Att den egna regin ska ges motsvarande villkor som de externa leverantörerna blir därför ett politiskt beslut i den enskilda kommunen. Problem kan dock uppstå om hemtjänsten upphandlas enligt LOU i kombination med LOV, detta måste utredas vidare.20 Enligt SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) finns det idag ingen kommun som har upphandlat sin egen hemtjänst enligt LOU och som dessutom har infört LOV. Stockholm stad har ett valfrihetssystem inom särskilt boende för äldre som omfattar entreprenader enligt LOU egenregi samt LOV-upphandlade företag. Ersättningen och villkoren i övrigt är då så likartade som möjligt. Mariestad funderar på att upphandla egenregin och utreder om de ska ha kvar LOV.21 20 Ulf Palm, förbundsjurist på SKL 21 Greger Bengtsson, projektledare på SKL 9

Eventuella hinder Knivsta kommuns hemtjänst är en relativt liten verksamhet och det kan därmed finnas svårigheter i att få bud. Det kan finnas problem med att upphandla enligt LOU och samtidigt ha kvar valfriheten enligt LOV. Eventuellt finns andra lösningar. En vidare utredning behöver genomföras för att säkerställa hur kommunen kan upphandla/lägga ut sin egen verksamhet och samtidigt behålla LOV. För mer information om kombinationen LOV och LOU rekommenderas kontakt tas med Eva Sveman, förbundsjurist på SKL och Greger Bengtsson, projektledare på SKL. Kommunen har även en anställd upphandlare som borde kunna vara behjälplig. Hemtjänst 2012-03-18 10