Helsingborgs stads nya webborganisation

Helsingborgs stads nya webborganisation 2010-02-25 Sida: 1 (24)

Innehåll 1 Om detta dokument... 3 2 Dagens webborganisation... 3 2.1 Bakgrund... 3 2.2 Beskrivning... 3 3 Syfte till förändring... 5 3.1 Analys och konsekvens av nuläge... 5 4 Förslag till ny organisation... 6 4.1 Beskrivning av webborganisationen... 6 4.2 Förändring av webborganisationens ledning och styrning... 7 4.3 Införande av ämnesredaktioner... 7 4.4 Rollbeskrivningar... 9 4.5 Webborganisationens påverkan på linjeorganisationen...14 5 Förvaltningarnas åtaganden...15 5.1 Utse medlem i webbråd...15 5.2 Tillsätta förvaltningens webbredaktörer...15 5.3 Medlemmar i ämnesredaktioner...15 6 Utgångspunkt för tillsättningen av webbredaktörer...15 6.1 Sammanställning av dagens webbarbete...15 6.2 Resursbehov i nya webborganisationen...16 6.3 Kommunstyrelsens förvaltning...18 6.4 Kulturförvaltningen...19 6.5 Miljöförvaltningen...19 6.6 Skol- och fritidsförvaltningen...20 6.7 Socialförvaltningen...21 6.8 Stadsbyggnadsförvaltningen...21 6.9 Utvecklingsnämnden...22 6.10 Vård- och omsorgsförvaltningen...23 6.11 Stadsteatern...24 6.12 Konserthuset...24 2010-02-25 Sida: 2 (24)

1 Om detta dokument Detta dokument innehåller: beskrivning av dagens webborganisation och arbetssätt syfte med förändringen förslag till ny webborganisation för styrning, utveckling och redaktionellt arbete beskrivning av förvaltningarnas åtaganden Förslaget är framtaget inom ramen för delprojekt Organisation i projektet Helsingborg.se 2010. Ett urval av nuvarande webbredaktörer på både central och förvaltningsnivå har deltagit i arbetet med att ta fram förslaget. Grunden till förslaget är baserat på erfarenheter från webborganisationerna i Malmö stad, Göteborgs stad och Stockholms stad. Mer information om metoden finns i slutrapporten för effektkartläggning. 2 Dagens webborganisation 2.1 Bakgrund Bakgrunden till dagens webborganisation står att hämta från två förvaltningsplaner som har tagits fram för stadens webbplatser. När Helsingborgs stads webbplatser gjordes om 2005 togs det fram en förvaltningsplan för Helsingborgs stads webbplatser. Det var ett beslutsunderlag som formellt sett inte antogs i någon beslutande instans, men praktiserades ändå utan egentligt mandat. I förvaltningsplanen presenteras gruppen inforumsansvariga som finns i den nuvarande webborganisationen. Däremot saknas en beskrivning av vad rollen inforumsansvarig innebär. Utgångspunkten för förvaltningsplanen från 2005 är en redovisning av den tekniska miljön. Hösten 2008 togs det fram en ny förvaltningsplan som antogs i den styrgrupp som enligt förvaltningsplan skulle finnas. I den här planen finns det beskrivet hur webbens arbete framför allt påverkar Kommunikation och utvecklingsavdelningen på KSF, och hur ärendehanteringen för webbfrågor ska skötas. Dessutom har de inforumsansvariga fått sina roller beskrivna, till skillnad från föregående förvaltningsplan. Förvaltningsplanen från 2008 har inte redovisats eller presenterats i staden, förutom vissa delar som rör ärendehanteringen. 2.2 Beskrivning Bilden nedan visar den webborganisation som finns idag. De heldragna linjerna mellan rutorna betyder att det finns en tydlig relation eller ett förhållande mellan funktionerna. De streckade linjerna betyder att det finns en otydlig (eller att det i vissa fall saknas) relation eller förhållande mellan funktionerna. 2010-02-25 Sida: 3 (24)

Bild 1. Dagens webborganisation. 2.2.1 Ansvarig utgivare Stadsdirektören i Helsingborgs stad är ansvarig utgivare för stadens webbplatser och därmed ansvarig för innehållet på webbplatserna. 2.2.2 Systemägare Systemägare är Helsingborgs stads kommunikationsdirektör som organisatoriskt tillhör kommunikation och utvecklingsavdelningen på KSF. I den förvaltningsplan som togs fram 2008-11-10 anges att systemägaren utser systemförvaltare för det dagliga arbetet. I praktiken har det inneburit att systemägaren har delegerat ansvaret för det dagliga arbetet till webbredaktionschefen. 2.2.2.1 Styrgrupp I styrgruppen sitter representanter från webbredaktionen, IT-driftenheten och IT-utvecklingsenheten på kommunikation och utvecklingsavdelningen på KSF. Styrgruppen hanterar önskemål och synpunkter från verksamheterna och förvaltningarna. 2.2.3 Webbredaktionschef Webbredaktionschefen är chef för den centrala webbredaktionen och tillhör Kommunikation och utvecklingsavdelningen på KSF. I den förvaltningsplan som togs fram 2008-11-10 saknas 2010-02-25 Sida: 4 (24)

rollbeskrivning för funktionen, förutom att funktionen är en del av webbredaktionen och den är sammankallande för möten. 2.2.4 Central webbredaktion Den centrala webbredaktionen tillhör kommunikation och utvecklingsavdelningen på KSF. I förvaltningsplanen från 2008 finns en kortfattad arbetsbeskrivning för funktionen. 2.2.5 Inforumsansvariga De inforumsansvariga är representanter från olika förvaltningar. Deras arbetsuppgifter som beskrivs i förvaltningsplanen från 2008-11-10 är bland annat att vara superredaktör, vidareförmedla information till sina redaktörer och att de ska arbeta förvaltningsövergripande och överskridande. 2.2.6 Redaktörer I förvaltningsplanen från 2005 anges att skribenter ingår i webborganisationen, men det saknas rollbeskrivning. I förvaltningsplanen från 2008 finns det en beskrivning av vad en redaktör ska arbeta med och att grunden för det är ett redaktörskörkort. 3 Syfte till förändring 3.1 Analys och konsekvens av nuläge 3.1.1 Otydlighet i webborganisationen I ovanstående beskrivning anges att det finns två förvaltningsplaner framtagna för webbarbetet, men att ingen av dem är etablerade och förankrande i full utsträckning. Generellt för webborganisationen är att den inte är en sammanhållen organisation utan löst sammansatta enheter med svaga i vissa fall obefintliga länkar mellan verksamheterna. Det finns enskilda redaktörer som inte vet att det finns en central webbredaktion, och det finns inforumsansvariga som inte vet vilka redaktörer eller skribenter som publicerar på våra externa webbsidor. Kommunikationen är med andra ord obefintlig. Bristen på kommunikation och samverkan i webborganisationen avspeglas på webbplatsen där det saknas både samverkan och samsyn kring innehållet på webbplatsen. Eftersom webbplatsen har ett utgivningsbevis är stadsdirektören enligt lag ansvarig för allt innehåll som publiceras på webbplatsen. Avsaknaden av tydliga roller medför att redaktörerna inte vet vilka arbetsuppgifter som de förväntas utföra, de vet inte heller vem som bestämmer vilket innehåll som ska finnas på webbplatsen - verksamhetschefen eller webbredaktionschefen? 2010-02-25 Sida: 5 (24)

3.1.2 Redaktörer saknar både kompetens och tid Januari 2010 genomfördes en enkät bland stadens cirka 300 redaktörer det vill säga de som har rättighet att publicera på stadens webbplatser. Resultatet från enkäten visar att cirka 92 procent av dem enligt egen utsaga jobbar mindre än 3 timmar i veckan med webbarbete. Motsvarande antal anger att den enda webbutbildning de har genomgått är stadens egna utbildningar i publiceringsverktyget. I förhållande till den tid som läggs ned på webbarbete och antalet redaktörer eller de som har rätt att publicera på webbarna, visar på en stor obalans. Webbarbete är i dag komplext och ställer så pass stora på krav på medarbetarna att det orimligt att anta att de ska klara av det på några timmar i veckan. En grundläggande utbildning i verktyget är inte tillräckligt. 3.1.3 En växande webbplats Eftersom redaktörer inte har rätt utbildning och dessutom väldigt lite avsatt tid till webbarbete blir konsekvensen att all tid läggs på att lägga ut informationen på webbplatsen. Väldigt lite tid läggs på att uppdatera/rensa bort gammal information och att vårda webbplatsen. Konsekvensen blir en webbplats som bara växer och växer (antal sidor), ju större webbplats desto svårare att underhålla. I den effektkartläggning som projektet har genomfört, har medborgarna beskrivit att de upplever webbplatsen som icke uppdaterad och det är givetvis ett problem. Dessutom har webbplatsen en stor informationsmängd som saknar någon egentlig målgrupp. 4 Förslag till ny organisation 4.1 Beskrivning av webborganisationen Grundtanken med en ny webborganisation är att säkerställa att vi får en korrekt och uppdaterad helsingborg.se och att det finns arbetsflöden och processer som motsvarar de krav som användarna har av en modern kommunal webbplats. I samband med att stadens webbplatser utvecklas och förändras under 2010 är nödvändigt att anpassa organisationen efter den förändringen. Den nya helsingborg.se kommer att ha en uppdelning som i högre grad utgår ifrån ämnen och inte stadens organisation. Det förutsätter ett förvaltningsöverskridande arbete. Det förutsätter också tid, mandat och kompetens för att säkerställa en hög kvalitet även lång tid efter lanseringen av nya helsingborg.se. Den nya webborganisationen ska bidra till att: Undvika förvaltningsperspektiv och istället utgå från målgruppernas behov Säkerställa mer samarbete över gränserna Få en mer levande webbplats Få en tydlig fokusering utifrån ämne och målgrupp Ta fram tydligare roller Leverera högre kvalitet Utveckla högre kompetens bland webbredaktörerna. 2010-02-25 Sida: 6 (24)

4.2 Förändring av webborganisationens ledning och styrning I webborganisationens överordnade nivå införs två nya funktioner (roller); webbråd och utvecklingsansvarig. Webbrådet ska vara stödjande genom att agera ett bollplank till webbchefen och utvecklingsansvarig samt rådgivande till systemägaren. Syftet med att ha ett webbråd är att få en bred förankring i hela organisationen för webbarbetet. Webbrådet fungerar som remissinstans och är delaktigt i framtagandet av strategi och riktlinjer. Utvecklingsansvarig driver utvecklingsarbetet för webbplatsen avseende gemensamma och övergripande satsningar. Utvecklingsansvarig och webbchefen samarbetar nära med varandra. Detaljerad beskrivning av de nya rollerna finns under punkt 4.4. Bild 2. Nya webborganisationens ledning och styrning. 4.3 Införande av ämnesredaktioner För att uppnå ökad samordning och samsyn i det redaktionella arbetet införs ämnesredaktioner. Grunden för ämnesredaktionerna är de effektkartor styrdokument som har tagits fram av för stadens webbplatser. Utgångspunkten är att ämnesredaktionerna ska drivas av en webbsamordnare som har till uppgift samordna det redaktionella arbetet kring ett eller flera ämnen. Webbsamordnarna kommer organisatoriskt att tillhöra KSF, varav fyra från kommunikations- och utvecklingsavdelningen samt en från näringsliv och marknad, förutom ämnesredaktionen för kulturplatserna. I redaktionerna ska det även finnas webbredaktörer samt nyckelpersoner. Redaktörerna utses av förvaltningarna, och nyckelpersoner (verksamhetsutvecklare och andra med betydelse för informationsflödet på webbplatserna) av webbsamordnarna i samråd med förvaltningarna. Fasta medlemmar i ämnesredaktionerna är alltid webbsamordnarna och webbredaktörerna. Det är en fördel om vissa nyckelpersonerna är fasta, men det stora flertalet medverkar efter avrop från ämnesredaktionerna. Detaljerad beskrivning av de nya rollerna finns under punkt 4.4. 2010-02-25 Sida: 7 (24)

Webbchef Ämnesredaktioner Bygga, bo och miljö Omsorg och stöd Trafik och stadsplanering Utbildning och barnomsorg Webbsamordnare: Webbsamordnare: KSF Webbredaktör: SBF, MF, KSF - MEX, H+, BRF Nyckelpersoner: SBF, MF, KSF - MEX, H+, BRF KSF Webbredaktör: VOF, SOF, UVN Nyckelpersoner: VOF, SOF, UVN Webbsamordnare: KSF Webbredaktör: SBF, KSF Nyckelpersoner: SBF, KSF Webbsamordnare: KSF Webbredaktör: SFF, UVN Nyckelpersoner: SFF, UVN Uppleva och göra (+Biblioteken) Arbete Kommun och politik Kulturplatserna Webbsamordnare: Webbsamordnare: Webbsamordnare: Webbsamordnare: KSF Webbredaktör: KF, SFF, VOF, SBF, KSF Nyckelpersoner: KF, SFF, VOF, SBF KSF Webbredaktör: UVN, KSF Nyckelpersoner: UVN, KSF KSF Webbredaktör: KSF Nyckelpersoner: KSF KF Webbredaktör: KF Nyckelpersoner: KF Besökare Företagare Webbsamordnare: Webbsamordnare: KSF (Näringsliv) Webbredaktör: KSF (Näringsliv) Webbredaktör: KSF, KF Nyckelpersoner: KSF, KF KSF, MF, KF, SFF, SOF, SBF Nyckelpersoner: KSF, MF, KF, SFF, SOF, SBF Informationslämnare Bild 3. Ämnesredaktioner. 2010-02-25 Sida: 8 (24)

4.4 Rollbeskrivningar 4.4.1 Ansvarig utgivare Stadsdirektören i Helsingborgs stad är ansvarig utgivare för stadens webbplatser och därmed ansvarig för innehållet på webbplatserna. 4.4.2 Systemägare Kommunikationsdirektören i Helsingborgs stad är systemägare för stadens webbplatser. Den är också ordförande för webbrådet. Arbetsuppgifter och ansvar Utser systemförvaltare för det dagliga arbetet med helsingborg.se Befogenheter Besluta om fristående domäner i samråd med webbchef Besluta om fristående webbplatser i samråd med webbchef 4.4.3 Webbråd Webbrådet ska vara stödjande genom att agera ett bollplank till webbchefen och utvecklingsansvarig samt rådgivande till systemägaren. Syftet med att ha ett webbråd är att få en bred förankring i hela organisationen för webbarbetet. Webbrådet fungerar som remissinstans och är delaktigt i framtagandet av strategi och riktlinjer. I webbrådet finns personer som organisatoriskt tillhör alla förvaltningar. Personerna ska ha mandat och befogenhet att representera sin förvaltning (t.ex. informationschef eller motsvarande). Arbetsuppgifter och ansvar Rådgivande till webbchef och utvecklingsansvarig Deltar i webbarbetet på en strategisk nivå Förankra i den egna organisationen 2010-02-25 Sida: 9 (24)

4.4.4 Webbchef Webbchefen leder det redaktionella arbetet. Har ansvar för struktur och innehåll på övergripande nivå. Beslut som fattas görs utifrån beslutade strategier och riktlinjer. Leder webbsamordnarnas arbete. Webbchefen tillhör KSF:s kommunikations- och utvecklingsavdelning, och är enhetschef för den centrala webbredaktionen. Arbetsuppgifter och ansvar Ta fram underlag till webbstrategi/verksamhetsplan Ta fram underlag till riktlinjer och styrdokument Leder webbsamordnarnas arbete Marknadsföra webben externt Prioriteringar på redaktionell nivå Redaktionell support Förvalta och utveckla strukturen på övergripande nivå Ta fram rutiner och åtgärder för att skapa samordning mellan ämnen Utvärdera kundnöjdhet Tolka och analysera statistik Analysera sökord på övergripande nivå In, när, omvärldsbevakning Planering och inköp av utbildning och kompetensutveckling Befogenheter Besluta om vad som ska vara på förstasidan (har sista ordet vid konflikt) Besluta om struktur Besluta om tillgång till verktyget/rättigheter 4.4.5 Utvecklingsansvarig Den som är utvecklingsansvarig driver utvecklingsarbetet för webbplatsen avseende gemensamma och övergripande satsningar. Utvecklingsansvarig och webbchefen samarbetar nära med varandra. Denna roll gäller gemensamma tjänster och funktioner. Tjänsten som utvecklingsansvarig är på mellan 75 och 100 procent beroende på behov. Den tillhör KSF:s kommunikations- och utvecklingsavdelning IT-utvecklingsenhet. Arbetsuppgifter Nya funktioner för webbplatserna Köpa in tjänster Kravställa Skriva specifikationer In, när, omvärldsbevakning Projektledare gemensamma webbprojekt Ta fram beslutsunderlag om utvecklingsinsatser Befogenheter Beställa nya gemensamma funktioner Godkänna leveranser från IT-drift och externa leverantörer Ge uppdrag till IT-drift Besluta om inköp av funktioner och leverantörer 2010-02-25 Sida: 10 (24)

4.4.6 Webbmaster Webbmastern är en teknisk resurs som behövs för att det dagliga arbetet ska flyta smidigt. Personen ger support, felsöker och utbildar. Den samverkar i hög grad med utvecklingsansvarig. Webbmastern är placerad på kommunikations- och utvecklingsavdelningen och har webbchefen som chef. Det är en heltidstjänst. Arbetsuppgifter Kontrollera och åtgärda döda länkar Felsöka Installationer av moduler, flashapplikationer Godkänna leveranser från IT Modifieringar av befintliga sidmallar Analysera sökord Ge support Testa leveranser Lägga till sökord/synonymer Konfigurering av sökmotor Vara rådgivare i webbfrågor Ta fram manualer Utbilda andra redaktörer Dela ut rättigheter i verktyget Kontrollera validering och tillgänglighet Befogenheter Ändra i texter (ändra överallt, stavfel, tillgänglighetsaspekt, formatera) Ändra i rubriker (ändra överallt, stavfel, tillgänglighetsaspekt) Besluta om installationer Ge uppdrag till IT-drift Godkänna leveranser från IT-drift 2010-02-25 Sida: 11 (24)

4.4.7 Webbsamordnare Webbsamordnaren samordnar det redaktionella arbetet inom ett eller flera ämnen. Utgångspunkten är att webbsamordnarna ingår även i den centrala webbredaktionen, förutom vissa överenskomna undantag. Dessa personer bör vara utbildade inom information, journalistik eller liknande samt ha god erfarenhet av webbarbete. Webbsamordnaren jobbar heltid med webbarbete. Arbetsuppgifter Värdera nyheter Samverka med andra kanaler Prioriteringar Tolka och analysera statistik Ta emot synpunkter från användarna Förvalta och utveckla strukturen Samordna det redaktionella arbetet (kallar till och leder möten enligt rutiner) Leta nyheter Utbilda medarbetare Prioriteringar på redaktionell nivå Kontrollera och åtgärda döda länkar Kravställa/återkoppla förslag till webbchef/utvecklingsansvarig Innehållsutveckling Godkänna texter Samverka mellan kanaler Befogenheter Besluta om nyhetsvärdering Besluta om vad som ska vara på respektive ämnes ingångssida Besluta om innehåll inom respektive ämne Ändra i rubriker Ändra i texter Besluta om bilder Besluta om filmer Besluta om nytt innehåll 2010-02-25 Sida: 12 (24)

4.4.8 Webbredaktörer Webbredaktören utför det redaktionella arbetet inom respektive ämnesredaktion. Personerna har sin organisatoriska placering på en förvaltning och utses av förvaltningarna. Dessa personer måste vara duktiga på att skriva och det är en fördel om de har tidigare erfarenhet av webbarbete. Webbredaktören jobbar minst 25 procent av en heltid med webbarbete. Arbetsuppgifter Skriva texter för webben Enklare grafiskt arbete Rensa och ta bort gammalt Definiera sökord Lägga till sökord/metadata i texter Kontrollera validering och tillgänglighet Bearbeta/hantera bilder Grundläggande nyhetsvärdering Publicera Beställa filmer från mediaproducent Ta emot synpunkter från medarbetarna Leta nyheter Krisinformation Befogenheter Publicera Besluta om bilder Besluta om filmer 4.4.9 Informationslämnare nyckelpersoner Samtliga anställda inom Helsingborgs stad är potentiella informationslämnare, men för att fånga upp verksamheternas kunskap och kompetens är det nödvändigt att vissa nyckelpersoner är med i ämnesredaktionerna. De ska inte arbeta som redaktörer utan bidra med respektive specialkompetens. Det är respektive redaktion som i samråd med förvaltningarna som avgör vilka som ska vara nyckelpersoner. Arbetsuppgifter Skriva texter Skriva grundtexter, utkast Vara informationslämnare (behöver inte skriva själv) Föreslå filmer 2010-02-25 Sida: 13 (24)

4.5 Webborganisationens påverkan på linjeorganisationen Den nya webborganisationen kommer att påverka linjeorganisationen både på KSF och på alla andra förvaltningar. De webbredaktörer som idag finns i den centrala webbredaktionen på KSF kommer att utses till webbsamordnare för en eller flera ämnesredaktioner. Kommunikation och utvecklingsavdelningen, KSF utser utvecklingsansvarig Förvaltningarna utser medlem i webbrådet Förvaltningarna utser webbredaktörer Förvaltningarna utser nyckelpersoner som medlemmar i ämnesredaktioner Bild 4. Webborganisationens påverkan på linjeorganisationen. 2010-02-25 Sida: 14 (24)

5 Förvaltningarnas åtaganden 5.1 Utse medlem i webbråd Förvaltningen ska utse en representant som medlem i webbrådet. Det ska vara en person som har mandat och befogenhet att representera sin förvaltning (t.ex. informationschef eller motsvarande). Arbetsinsatsen beräknas till 4-8 timmar i kvartalet. (Se mer information om arbetsuppgifter och befogenheter under punkt: 4.4.) 5.2 Tillsätta förvaltningens webbredaktörer Förvaltningen ska tillsätta de personer som ska arbeta som webbredaktörer. Det ska vara en person som kan jobba minst 25 % med webbarbete. (Se mer information om arbetsuppgifter och befogenheter under punkt 4.4.samt rekommendation för antal webbredaktörstjänster per förvaltning under punkt 6.0) 5.3 Medlemmar i ämnesredaktioner Varje ämnesredaktion består av förutom webbsamordnaren (från KSF) även av webbredaktörer och nyckelperson från förvaltningarna. Webbredaktörerna som finns på varje förvaltning kommer att vara medlemmar i en eller flera ämnesredaktioner (beroende på om förvaltningen har information inom flera av webbplatsens ämnen = effektkartor). Nyckelpersoner kallar vi personer med viss special kompetens inom ett verksamhetsområde. Nyckelpersonerna utses av ämnesredaktionen i samråd med förvaltningen. Nyckelpersonerna kommer att medverka vid ämnesredaktionens möten. Arbetsinsatsen för olika nyckelperson kan variera och är svår att beräkna, maximalt beräknas 1 timme i veckan. 6 Utgångspunkt för tillsättningen av webbredaktörer 6.1 Sammanställning av dagens webbarbete Under januari 2010 genomfördes en enkät bland de som har rätt att publicera i stadens webbverktyg. Syftet med enkäten var att kartlägga hur mycket tid som läggs ned på webbarbete, enligt egen uppfattning. Enkäten distribuerades till 293 personer. 228 svarade på den, och av dem så var det 193 som uppgav de arbetade med stadens webbplatser. 2010-02-25 Sida: 15 (24)

I genomsnitt jobbar redaktörerna 2,5 timmar i veckan, medan typvärdet är 1 timme per vecka. Nedan presenteras resultat från enkäten samt förslag på bemanning för webbarbete för respektive förvaltning från och med 2011. Förvaltning KSF KF MF SFF SOF SBF UVN VOF Antal svar: 31 18 5 111 5 10 9 4 < 1 timme 11 5 3 67 1 6 5 2 1-3 10 5 1 35 2 4 3-3-6-3 1 4 2 - - - 6-10 - 2-3 - - 1 1 10-15 2 2-1 - - - 1 15-20 - - - 1 - - - - 20-25 - - - - - - - - 25-30 - - - - - - - - 30-35 - - - - - - - - 35-40 8* - - - - - - - Tabell 1. Redovisning av webbarbete i timmar per förvaltning. * En av dem arbetar heltid åt SBF. 6.2 Resursbehov i nya webborganisationen Projektet har gjort en uppskattning av hur stort resursbehovet av webbredaktörer är på varje förvaltning. Förslaget anger hur många webbredaktörer som behövs och hur stor del av deras tjänst som behöver läggas på webbarbete. Antalet redaktörer baseras på enkätresultatet, informationsbehovet på nya helsingborg.se och delaktighet i ämnesredaktionerna, men inte på hur stor förvaltningen är. Grundläggande är att varje förvaltning har motsvarande minst en heltid för webbarbete, och varje redaktör jobbar minst 25 procent av en heltid med webbarbete. Förvaltning KSF KF MF SFF SOF SBF UVN VOF Antal redaktörer 12 6 2 10 2 5 2 2 25 % 5 4 1 3 1 4 1 1 50 % - 1-1 - - - 75 % - - - - - - - - 100 % 7 1 1 6* 1 1 1 1 Tabell 2. Antal webbredaktörer och tjänstefördelning per förvaltning. * Redaktörer knutna till skolorna. 2010-02-25 Sida: 16 (24)

6.2.1 Resursbehovet i timmar per vecka Utgångspunkten är att vi ska höja kvaliteten i webbarbetet. Det kommer att innebära att respektive redaktör måste lägga ned mer tid på webbarbete än tidigare. Det betyder att trots en minskning av antalet redaktörer ökar antalet nedlagda timmar på webbarbete. Förvaltning KSF KF MF SFF SOF SBF UVN VOF Timmar, 2010* 315 75 10 240 15 65 20 25 Timmar, 2011 330 100 50 310 50 80 50 50 Tabell 3. Totala antal timmar per vecka för webbarbete per förvaltning. * Baseras på resultatet från enkäten. 6.2.2 Utbildningsbehov Utgångspunkten att vi ska höja kvaliteten i webbarbetet innebär också att vi måste höja kompetensen hos webbredaktörerna, vilket i stor utsträckning görs genom olika typer av utbildningar. Genom att minska antalet redaktörer kan vi för en mindre utbildningspeng erbjuda en både bredare och djupare webbutbildning. 250 redaktörer 1 dags utbildning för varje redaktör (samma för alla med fokus på verktyget) 50 redaktörer 3-4-dagarsutbildning för varje redaktör (skrivkurser, webbkunskap, webb-tv, med mera) 250 000 kronor 150 000 kronor Tabell 4. Två olika utbildningsscenarier. 2010-02-25 Sida: 17 (24)

6.3 Kommunstyrelsens förvaltning 6.3.1 Enkätresultat Enkät < 1 timme 11 1-3 10 3-6 6-10 10-15 2 15-20 20-25 25-30 30-35 35-40 8* Antal redaktörer Den förvaltning som har spännvid vad gäller hur mycket man jobbar med webben. 31 svarade på enkäten, varav 8 uppgav att de jobbade 100 procent med webbarbete. Notera att en av dem är anställd av KSF, men jobbar åt SBF. 21 av dem som svarade angav att de jobbar mindre än 3 timmar i veckan med webbarbete. 6.3.2 Bemanningsförslag Webbarbete 25 % 5 50 % Antal redaktörer I förslaget till ny webborganisation anges att fem webbsamordnare ska arbeta inom KSF, där fyra är heltidsanställda vid kommunikations- och utvecklingsavdelningen inom KSF, samt en till näringsliv och marknad. Det finns fortfarande ett behov av en central webbredaktion, 75 % främst med tanke på arbetet med stadens intranät, där 100 % 7 kommunikations- och utvecklingsavdelningen har ett övergripande ansvar. De fyra webbsamordnarna ingår i den centrala webbredaktionen men kompletteras med två webbredaktörer som arbetar med intranätet och KSF:s information. För näringsliv & marknads del behövs motsvarande en heltid som kan delas på fyra personer som jobbar 25 procent vardera med Företagsdelen samt Besökarsidorna. Räddningstjänsten bör avsätta minst 25 procent av en heltid för webbarbete. I korthet: 5 webbsamordnare på heltid, 2 webbredaktörer på heltid, samt 5 webbredaktörer på 25 procent. 2010-02-25 Sida: 18 (24)

6.4 Kulturförvaltningen 6.4.1 Enkätresultat Enkät < 1 timme 5 1-3 5 3-6 3 6-10 2 10-15 2 15-20 20-25 25-30 30-35 35-40 Antal redaktörer 18 svarade på enkäten. Den totala timberäkningen för dessa 18 motsvarar enligt egen utsaga 60 timmar i veckan, alltså 1,5 heltidstjänster. Enligt den omfattning som kulturförvaltningens informationsbehov som idag presenteras på stadens webbplatser torde den timberäkningen vara kraftigt i underkant. 6.4.2 Bemanningsförslag Webbarbete Antal redaktörer I förslaget till ny webborganisation anges att kulturförvaltningen 25 % 4 ska ha en webbsamordnare för kulturplatsernas webbplatser. Den ska jobba 100 procent som webbsamordnare. 50 % 75 % 100 % 1 1 Organisatoriskt omfattar förvaltningen delaktighet i tre ämnesredaktioner samt tre egna webbplatser, exklusive stadsteatern och konserthuset. Mot bakgrund av detta är förslaget att förvaltningen har motsvarande 2,5 heltidstjänster för webbarbete enligt fördelningen: 1 webbsamordnare på 100 procent, 1 webbredaktör på 50 procent (arbetar dedikerat för minst två av ämnesredaktionerna), 4 webbredaktörer på 25 procent av en heltid. 6.5 Miljöförvaltningen 6.5.1 Enkätresultat Enkät < 1 timme 3 1-3 1 3-6 1 6-10 10-15 15-20 20-25 25-30 30-35 Antal redaktörer 2010-02-25 Sida: 19 (24)

35-40 5 svarade på enkäten, och där 3 av dem uppgav att de jobbade mindre 1 timme i veckan med webbarbete. Den sammanlagda timberäkningen är cirka 10 timmar i veckan, det vill säga motsvarande 25 procent av en heltid. Precis som i fallet med kulturförvaltningen är det en underdrift i relation till medborgarnas och företagens förväntningar och förvaltningens informationsbehov. 6.5.2 Bemanningsförslag Webbarbete Antal redaktörer 25 % 1 50 % Förvaltningens redaktörer kommer att ingå i två ämnesredaktioner. Förslaget innebär förvaltningen har motsvarande en heltidstjänst för webbarbete, som kan fördelas på 2 redaktörer som arbetar 100 procent respektive 25 procent med webbarbete. 75 % 100 % 1 6.6 Skol- och fritidsförvaltningen 6.6.1 Enkätresultat Enkät < 1 timme 67 1-3 35 3-6 4 6-10 3 10-15 1 15-20 1 20-25 25-30 30-35 35-40 Antal redaktörer Den förvaltning som har numerärt flest redaktörer. I enkäten var det 111 av dem svarade som tillhör SFF. 67 av dem uppger att de jobbar mindre än 1 timme i veckan, och att 34 av dem jobbar mindre mellan 1 och 3 timmar. Förklaringen ligger i att varje skola har en redaktör, och därtill en hög omsättning bland redaktörerna. 6.6.2 Bemanningsförslag Webbarbete Antal redaktörer 25 % 3 50 % 1 2010-02-25 Sida: 20 (24)

75 % Grundprincipen är att varje redaktör jobbar minst 25 procent av en 100 % 6 heltid med webbarbete, och mot den bakgrunden blir det komplicerat att hitta en lämplig modell för förvaltningen. För att få ett mer effektivt webbarbete är att samordna webbarbetet mellan skolorna mer än idag. Förslaget är därför att förvaltningen ha 6 heltidsredaktörer för att täcka skolornas behov. På en övergripande förvaltningsnivå kommer det behövas 4 redaktörer som jobbar minst vardera 25 procent. 6.7 Socialförvaltningen 6.7.1 Enkätresultat Enkät < 1 timme 1 1-3 2 3-6 2 6-10 10-15 15-20 20-25 25-30 30-35 35-40 Antal redaktörer Resultatet från enkäten visar att 5 medarbetare arbetar med helsingborg.se. I snitt jobbar de 2-3 timmar i veckan med webbarbete. Med tanke på den stora informationsmängd som idag finns på helsingborg.se är timantalet i underkant. 6.7.2 Bemanningsförslag Webbarbete Antal redaktörer 25 % 1 50 % Enligt det organisationsförslag som redovisas i detta dokument kommer förvaltningen vara representerade i två ämnesredaktioner. Mot bakgrund av detta och det stora informationsbehovet rekommenderas att förvaltningen har minst två webbredaktörer, varav en arbetar heltid med webb. 75 % 100 % 1 6.8 Stadsbyggnadsförvaltningen 6.8.1 Enkätresultat Enkät Antal redaktörer 2010-02-25 Sida: 21 (24)

< 1 timme 6 1-3 4 3-6 6-10 10-15 15-20 20-25 25-30 30-35 35-40 10 av dem som svarade på enkäten tillhör förvaltningen, och i genomsnitt uppger de att de arbetar 2 timmar i veckan med webben. Då ska tilläggas att ytterligare en heltidsanställd redaktör arbetar åt förvaltningen men är anställd av KSF. 6.8.2 Bemanningsförslag Webbarbete Antal redaktörer 25 % 4 50 % 75 % Förvaltning är representerade i tre ämnesredaktioner och har en betydande informationsmängd på den nuvarande webben, samt kommer ha det även på den nya versionen av helsingborg.se. Det finns redan en heltidsanställd redaktör på förvaltningen som bör kompletteras med ytterligare motsvarande en heltid fördelad på 4 redaktörer. 100 % 1 6.9 Utvecklingsnämnden 6.9.1 Enkätresultat Enkät < 1 timme 5 1-3 3 3-6 6-10 1 10-15 15-20 20-25 25-30 30-35 35-40 Antal redaktörer Resultatet visade att förvaltningen har nio anställda som publicerar på stadens externa webb. En av dem jobbar mellan 6 och 10 timmar med webben, medan resten arbetar i snitt 2 timmar i veckan. 6.9.2 Bemanningsförslag Webbarbete Antal redaktörer 25 % 1 2010-02-25 Sida: 22 (24)

50 % 75 % Förvaltningen kommer ha representanter i två ämnesredaktioner. Förslaget är att ha minst 2 webbredaktörer, varav en arbetar heltid. 100 % 1 6.10 Vård- och omsorgsförvaltningen 6.10.1 Enkätresultat Enkät < 1 timme 2 1-3 3-6 6-10 1 10-15 1 15-20 20-25 25-30 30-35 35-40 Antal redaktörer Fyra svarade på enkäten, två av dem jobbar mindre än en timme i veckan med webbarbete. 6.10.2 Bemanningsförslag Webbarbete 25 % 1 Antal redaktörer Deltar i två ämnesredaktioner. Minst två redaktörer, varv minst en jobbar heltid med webbarbete. 50 % 75 % 100 % 1 2010-02-25 Sida: 23 (24)

6.11 Stadsteatern 6.11.1 Bemanningsförslag En redaktör på 25 procent av en heltid. 6.12 Konserthuset 6.12.1 Bemanningsförslag En redaktör på 25 procent av en heltid. 2010-02-25 Sida: 24 (24)