R01 2013-02-11 PROJEKTiL Landstinget Gävleborg.
Mall-ID 120920 Projektnamn Projektsägare Projektsledare Innehållsförteckning 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte... 4 1.3 Projektorganisation... 4 2 Projektresultat jämfört med uppsatta mål... 5 2.1 Projektmål... 5 2.2 Utfall resultat... 5 2.3 Utfall tidplan... 7 2.4 Utfall kostnader och intäkter/besparingar... 7 2.5 Effektmål... 7 2.6 Uppföljning effektmål... 7 3 Överlämning/leverans av projektet... 7 4 Erfarenheter och observationer... 8 5 Förslag till förbättringar... 9 6 Referenser och bilagor... 9 7 Checklista inför beslut, BP5... 10 8 Beslut att godkänna resultatet och avsluta projektet... 10 2 (10)
1.1 Bakgrund Röntgenverksamhet och klinisk fysiologi är mycket väsentliga stödprocesser för en effektiv sjukvård med god kvalité och för att ge underlag inför beslut om diagnos och/eller behandling. En enstaka undersökning kan vara den faktor som bidrar med information så att behandling ges i rimlig tid och undviker ett fortsatt lidande för patienten. Det är därför nödvändigt att följa ledtider/väntetider ur såväl ett lednings-/planeringsperspektiv som ur det enskilda patientperspektivet. Kunskap om ledtider ger möjlighet till jämförelser med andra och utgör underlag samt incitament för verksamhetsutveckling samt uppföljning av måluppfyllelsen för vårdgarantin och vidareutveckling av Kömiljarden. Denna kunskap är även viktig information för produktions- och kapacitetsplanering och som information till patienter och andra verksamhetsområden. Mot bakgrund av ovanstående träffade Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och regeringen en överenskommelse om att starta projektet Ledtider för Bildoch funktionsmedicin. Nu har lokalt projekt genomförts hos Landstinget Gävleborg för att införa den nationella uppföljningsmodellen. Den nationella uppföljningsmodellen: Projektet omfattas av följande undersökningstyper, då de utförs av verksamhet inom Bild- och funktionsmedicin: Fysiologiska enheten o Långtids EKG o Myokardscintigrafi o EEG o Ultraljud hjärta Röntgen o Datortomografi thorax o Datortomografi buk o MR ländrygg o MR hjärna 3 (10)
1.2 Syfte Att skapa förutsättningar för rapportering till nationella väntetidsdatabasen enligt nationellt framtagen uppföljningsmodell. 1.3 Projektorganisation Styrgrupp Kommunikatör Projektmedlemmar Mottagare Referensgrupp Petra Lindstedt, Divisionschef Diagnostik, ordförande Kjell Norman, Koncernstab Jan Woxberg, LOV Stab Staffan Johnson, LOV IT Jenny Ogebrant, LOV Utveckling/Projekt och Ulrika Nääs Hanérus, LOV/Information och Kommunikation Gunvor Persson, VC Bild- och funktionsmedicin Susanna Björklund, Verksamhetsutvecklare, Med Anna Eriksson, Verksamhetsutvecklare, PV Sven-Erik Keisu, Chefsläkare, OP (2012-08 2012-12) Johan Ahlgren, VC Onkologi, OP (2013-01 2013-02) Håkan Lund, Vårdenhetschef, Röntgen Gävle Siw Lindberg, Vårdenhetschef, Fysiologiska enheten Elisabeth Jonsson, Röntgensjuksköterska Anna Liljestrand, Processledare, Röntgen Söderhamn Maria Åhman, Systemförvaltare Cyklop Anders Lundgren, Systemförvaltare LADA Magnus Thuresson, Hälsovalkontoret Petra Lindstedt, Divisionschef Diagnostik Carin Berg Wedrén, Väntetidssamordnare Gunilla Siltberg Lindvist, Informatik Ingela Wejåker, Systemförvaltare 4 (10)
2 Projektresultat jämfört med uppsatta mål 2.1 Projektmål Att rapport enligt nationellt framtagen uppföljningsmodell skickas in till SKL senast den 20 januari 2013. Mål Beskrivning Tidpunkt Säkerställa mätpunkter Säkerställa datauttag Säkerställa sammanställning av datauttag Kvalitetssäkrad webbtjänst för rapportering av data Dokumenterade rutiner för rapportering och återkoppling Att säkerställa och identifiera mätpunkter i befintliga IT-stöd. Att säkerställa och producera datauttag från befintligt IT-stöd i enlighet med nationell modell för uppföljning. Att säkerställa och producera sammanställning av datauttag från befintligt IT-stöd. Att säkerställa och producera webbtjänst för rapportering av data till Väntetidsdatabasen i enlighet med nationell modell för uppföljning. Att dokumentera rutiner för rapportering och återkoppling i enlighet med nationell modell för uppföljning. 2012-09 2012-10 2012-10 2012-11 2012-11 2012-11 2012-12 2013-01 2.2 Utfall resultat Landstinget Gävleborg har skickat in rapport till nationella Väntetidsdatabasen på ledtider för bild- och funktionsmedicin i rätt tid, och därmed är projektmålet uppfyllt. Det är ledtider för icke akuta, avslutade, röntgenundersökningar (datortomografi thorax, datortomografi buk, MR ländrygg, MR hjärna) som rapporteras till SKL från division primärvård (PMO-användare), division medicin-psykiatri och operation (Kundrad-användare). På så sätt kan Landstinget Gävleborg visa att vi följer uppföljningsmodellen, även om vi inte följer den fullt ut ännu. Att vi inte kunnat implementera modellen fullständigt beror på: Att LG saknar digital hantering till fysiologiska enheten, de har pappersremisser. Att data saknas i IT-system. Att det ej varit möjligt att koppla samman remiss-id genom hela modellen och alla system. 5 (10)
Följande kvarstår inom respektive åtgärdsrapport innan LG kan följa uppföljningsmodellen fullt ut, se bilagor åtgärdsrapporter: Namn på åtgärdsrapport LG_1_2012-12-17 LG_2_2012-12-17 LG_3_2012-12-17 LG_4_2012-12-17 LG_5_2012-12-17 LG_6_2012-12-17 Kvarstår att införa Möjlighet att fånga data från klinisk fysiologi, klinisk neurofysiologi och nuklearmedicin gällande undersökningstyperna: långtids EKG, myokardscintigrafi, EEG och ultraljud hjärta. Mätpunkterna: Beslut att utföra aktivitet, Resultat klart för bedömning och Bedömning och beslut om avslut för röntgen. Datat finns som tidsstämpel i RIS, men saknar koppling till LGs datalager. Byta ut vikarie* för Beslut att framställa vårdbegäran till ordinarie mätpunkt. Byta ut vikarie* för Svar mottaget inom Specialistvården till ordinarie mätpunkt. Möjlighet att fånga data för mätpunkt Patient delgiven svar Möjlighet att fånga data från primärvård som ligger utanför landstingets regi *Vikarie betyder att data ersätts med annan parameter. Kommentar till avvikelse Har pappersremisser idag. Idag motsvarar datum för beslut, det datum remissen skickas från system till RIS. I de fall verksamheten skickar remissen samma datum som beslut tas, blir det korrekt. I övriga fall finns det en differens som vi i nuläget inte kan fånga. Avvaktar internt beslut av algoritm för att lägga på n dagar från mätpunkt Avslut av aktivitet. Åtgärd Införa e-remisser. Uppgradering av PAF. Uppgradering av RIS ver 15.1 samt införande av DataWarehouse Förmodligen krävs utveckling i samband med införande av e- remisser. Som vi tolkar Sectra kommer vi efter införande av RIS ver 15.1, OrderManagement** och DataWarehouse kunna ta ut remissdatum, dvs det datum då remissen skrivs. **Ej beslutat att Order- Management ska införas, bevakar pilotinförande hos andra lt under 2013. Uppgradering av RIS ver 15.1, införande av DataWarehouse samt införande av OrderManagement* Utveckling av journalsystem Uppdatera Hälsovalhandboken till 2014. Nya rutiner är framarbetade och ansvarig person ansvarar för dokumentation och underhåll. Ny rutin Inmatning av utökat vårdutbud i rapport Föra in nya remittenter i RIS och PAF och definiera dem lika (Specialistvård (S) eller Primärvård (P)) Manuell körning för att få ut data till rapport Underhåll av rapport till SKL Ansvarig RIS: Håkan Lund PAF: Siw Lindberg RIS: Håkan Lund PAF: Siw Lindberg RIS: Inger Eriksson PAF: Kan ej rapportera ännu Anders Lundgren (på beställning av landstingets Väntetidssamordnare) 6 (10)
2.3 Utfall tidplan Projektet har fullföljts enligt tidplan. 2.4 Utfall kostnader och intäkter/besparingar Då ingen beräkning utfördes vid projektets start, kan ej jämförelse genomföras. Detta projektets utfall i timmar kan användas för beräkning av fortsatt arbete med att implementera modellen i nytt projekt. Summering av arbetad tid i projektet: Arbetad tid i projektet Antal timmar 400 Projektmedlemmar proj.grupp 550 Kommunikatör 60 Extern resurs LADA 80 Extern resurs PAF 35 Projektmedlemmar ref.grupp 60 Totalt arbetad tid i projektet 1185 2.5 Effektmål Genom att en kvalitetssäkrad uppföljningsmodell tas fram, synliggörs dagens ledtider och därigenom ges möjlighet till start av förbättringsarbeten. 2.6 Uppföljning effektmål Effekterna av projektet är att en rapport månatligen skickas in till SKL, med start den 20 januari 2013, och att rapporter finns i Cyklop för intern uppföljning. Petra Lindstedt, ansvarar för att informera koncernledning om vilka rapporter som finns att tillgå. Respektive divisionschef beslutar hur man vill arbeta vidare med uppföljning av de ledtider som presenteras i rapporterna. 3 Överlämning/leverans av projektet Överlämning sker till Petra Lindstedt, projektägare, i och med att slutrapport godkänns. Förvaltning av löpande rapportering överlämnas till IT, förvaltning av LADA. Bild- och funktionsmedicin ansvarar för att informera Väntetidssamordnare om förändringar som påverkar innehåll i löpande rapportering till SKL. 7 (10)
4 Erfarenheter och observationer Initialt såg det enkelt ut att följa modellen utifrån nuvarande IT-miljö, men projektet stötte tidigt på svårigheter att fånga samtliga mätpunkter och undersökningstyper. Svårigheterna bestod av: att data saknades i befintliga IT-system. att kunna identifiera data och se kopplingar, när IT-systemen är så isolerade från varandra. att få ut data från Melior, mätdata fanns endast i fria textfält. att få ut data ur Kundrad, leverantören sade ifrån, för att systemet är på väg att fasas ut. att utföra manuell rapportering, för att det skulle generera utökad administrativ tid för enskilda personer. För att komma vidare gjorde verksamheten och IT en analys på hur flödet såg ut i PMO. Då såg man att remissvar signeras digitalt i PMO i hög utsträckning. Därmed kunde uppföljningsmodellen följas för röntgens undersökningstyper, utan att verksamheten behövde förändra arbetssätt. Den aktivitet som behövdes, var att Primärvården informerade och betonade vikten av att signera remissvaren i systemet. I PAF skulle samtliga mätpunkter kunna rapporteras, men eftersom fysiologiska enheten har pappersremisser så är det ingen idé att starta förrän mätpunkterna Beslut att framställa vårdbegäran och Svar mottaget kan mätas. Det är möjligt först när de har elektroniska remisser. Positiva delar och identifierade framgångsfaktorer under projekttiden: att ett stort individuellt engagemang har funnits hos projektdeltagarna under hela arbetet. att projektgruppen varit optimalt sammansatt, med representation från samtliga verksamhetsområden. Det har varit lätt att samarbeta över verksamhetsgränserna. att IT har varit med i projektgruppen från allra första början. Det har gett en bra förståelse för vad som behöver göras och det har gett IT vägar in i respektive verksamhet. att projektledare har varit sammankallande då behov av extra möte funnits, för att hantera sakfrågor som inte berör alla verksamheter. arbete med framtagning av kravspecifikation för Cykloprapporter har fungerat mycket bra. Ett effektivt arbete genomfördes av några personer 8 (10)
som tillsammans representerade samtliga verksamhetsområden. Gruppen inhämtade synpunkter i projektgruppen och sammanställde resultatet. att IT-förvaltarnas närmaste chefer har informerat väl och beskrivit projektets höga prioritet, så det har varit lätt att komma framåt i arbetet. att projektet genererade en positiv effekt för kvalitetssäkringen av röntgens siffror i redan befintliga rapporter. 5 Förslag till förbättringar För att det ska vara möjligt att fortsätta implementera uppföljningsmodellen behövs: införande av nytt eller förändra befintliga IT-system, vilket genererar förändrat arbetssätt inom primär- respektive specialistvård. e-remisser för att kunna mäta ledtider för fysiologiska enhetens undersökningstyper. 6 Referenser och bilagor Bilagor: Åtgärdsrapporter, inskickade till SKL den 17 dec 2012: LG_1_2012-12-17 LG_2_2012-12-17 LG_3_2012-12-17 LG_4_2012-12-17 LG_5_2012-12-17 LG_6_2012-12-17 Referens: LED_presentation-av-undersokningar-matpunkter-och-dess-regler_2-3 9 (10)
7 Checklista inför beslut, BP5 Ja Nej Har resultatet och ev restpunkter gällande projektmålen beskrivits? Har utfallet gällande tidplanen beskrivits? Har utfallet gällande kostnader/intäkter beskrivits? Har uppföljning av effektmål beskrivits genom hur, när och vem? Har erfarenheter och observationer beskrivits? Har förbättringsförslag beskrivits? Är alla relevanta projekthandlingar diarieförda? 8 Beslut att godkänna resultatet och avsluta projektet Ja Nej Motivering Datum: Datum: Petra Lindstedt, Jenny Ogebrant, projektledare 10 (10)