Kontoret på fickan En studie om gränslöshet och mobilanvändning i arbetslivet
Kontoret på fickan en studie om gränslöshet och mobilanvändning i arbetslivet 3
Innehåll Det moderna arbetslivet............................................ 5 Undersökningen.................................................... 5 Alltid på jobbet?.................................................... 6 Smartphones gör oss mer tillgängliga................................ 6 Mail i mobilen vanligt............................................... 7 Tjänstemännen är mer tillgängliga.................................... 7 Smartphonestressen finns där fortfarande........................... 8 Många väljer själva när de kollar sin mail..............................10 Slutsatser......................................................... 11 Kontoret på fickan..................................................12 4
Det moderna arbetslivet Dagens arbetsliv förändras snabbt. Det är bland annat en konsekvens av en oupphörlig teknikutveckling som ökar möjligheterna att vara ständigt tillgänglig. I det moderna arbetslivet har självbestämmandet lett till att jobben för många tjänstemän känns gränslösa. Det är ofta den enskilde medarbetaren som själv tvingas sätta gränserna för sitt arbetsliv. Självbestämmandet är bra så länge det tillåter den enskilde att växa och utvecklas i sitt arbete, samt att det finns tid för återhämtning och avkoppling för att också på lång sikt kunna göra ett bra jobb. När tiden mellan arbetsliv och privatliv luckras upp kan tjänstemännen överskrida rumsliga och tidsmässiga ramar för att hinna med arbetet. Det kan i ett första steg handla om att öka arbetsinsatsen, dra in på pauser och tid för reflektion, dra in eller hoppa över lunchen. Är inte det tillräckligt kan det hända att man arbetar mer än den formellt utsatta tiden. Det vill säga man använder sin fritid till arbete. Det kan även gå så långt att man börjar jobba på helger och under semestrar, samt när man är sjuk. Därmed finns det ofta inga tydliga gränser för var arbetet slutar och när fritiden börjar. Sammantaget visar tidigare studier att många tjänstemän jobbar när de är lediga, att tjänstemännen själva styr över när de kollar mailen, och att många är negativt stressade av jobbet. Syftet med denna undersökning är att se i vilken utsträckning tjänstemännen upplever en gränslös arbetssituation. Vi vill borra djupare i vissa frågor kring mobilanvändande i jobbet. Samtidigt gör vi en jämförelse av andra liknande studier vi har gjort. Undersökningen är sammanställd av Åsa Märs, sektionschef vid enheten för politik, opinion och påverkan (POP). Undersökningen Undersökningen genomfördes via webbaserade intervjuer i Novus Sverigepanel under maj månad 2012. Totalt var det 2282 tjänstemän i privat sektor som svarade på enkäten. Av dessa var 61 procent män och 39 procent kvinnor. 5
Alltid på jobbet? Arbetet kan ske var som helst och när som helst. Detta ger frihet men får till följd att individen i hög grad behöver göra viktiga avgränsningar och prioriteringar på egen hand. Jobbet knyts därmed närmare den enskilda medarbetare som då själv får reglera sin arbetstid. Flextid, mobiltelefon och bärbar dator möjliggör en gränslös arbetssituation. När vi i princip kan arbeta när och var som helst ökar också förväntningarna på vad vi ska hinna med att göra. Att arbeta övertid är inte något nytt utan det är snarare sättet vi gör det på som har förändrats. Tekniken har gett oss möjlighet att vara tillgängliga på ett nytt sätt. Tjänstemän anpassar sig omedvetet eller medvetet till den nya tekniken. Ibland finns det ett outtalat krav på att vara ständigt uppkopplad. Och när vi inte kan vara uppkopplade kan det leda till att vi känner att vi inte hänger med eller missar något viktigt. Smartphones gör oss mer tillgängliga När tekniken blir snabbare anpassar tjänstemännen sina förväntningar efter det, och kraven kan öka från arbetsgivarnas och kundernas sida. Det gäller inte minst krav på att vara tillgänglig och snabbt svara på inkommande samtal och mail. Att svara på ett samtal efter arbetstid, att svara på ett mail på mobilen eller bara kolla av mobilen då och då för att se om det har kommit något mail kanske inte ter sig så farligt. Men det kan störa sammanhängande återhämtning som är viktig för att kunna koppla av från jobbet. Finns det krav egna eller kommande utifrån att ständigt hålla koll på mobil och mail och hoppa mellan arbetsuppgifter kan det leda till att vi presterar sämre. Om vi dessutom håller koll på mobilen och på mailen när vi är lediga finns det en reell risk för negativ stress, som minskar produktiviteten på både kort och lång sikt. 6
Mail i mobilen vanligt Hela 3/4 delar av tjänstemännen har mobiltelefon i sitt arbete. Det är en liten ökning från för ett år sedan. Bland dem som har mobiltelefon i sitt arbete är det 2/3 delar som har möjlighet att ta emot mail. Tjänstemännen är mer tillgängliga Undersökningen visar att tjänstemännen i stor utsträckning kollar sin jobbmail efter ordinarie arbetstid. Så många som 65 procent instämmer helt eller delvis i påståendet att jag kollar ofta min jobbmail efter ordinarie arbetstid. Det är en ökning jämfört med tidigare studier som Unionen gjort då det var ungefär hälften som instämde helt eller delvis. Jag kollar ofta min jobbmail efter ordinarie arbetstid (via mobiltelefon/och eller via datorn) Jag kollar ofta min jobbmail efter ordinarie arbetstid (via mobiltelefon/och eller via datorn) 50,0 45,0 40,0 35,0 30,0 Procent 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0,0 1) Instämmer inte 2) Instämmer delvis inte 3) Instämmer varken eller 4) Instämmer delvis 5) Instämmer helt 7
Smartphonestressen finns där fortfarande En positiv effekt av smartphones är att det går smidigt att snabbt svara på mail eller att kolla om du har fått något mail. Nackdelen är att det kan bli oerhört stressande, eftersom det förväntas att du ska vara tillgänglig på mobilen. Kraven kan komma från olika håll. Arbetsgivare kanske kräver att medarbetarna ständigt måste läsa sin mail i mobilen och kunder kan ställa krav på tillgänglighet. Ibland kommer inte kraven från någon annan än oss själva. Tjänstemännen vill hänga med och kollar därför av mail och telefon på fritiden för att de är rädda att missa något. På påståendet om tjänstemännen upplever det stressande att kunna ta emot mail i mobiltelefonen svarar 17 procent att de tycker det är stressande. Det är ungefär lika många som för ungefär ett år sedan. Förra året var det 44 procent som inte instämde i påståendet att det var stressande. I år noterar vi att det är 35 procent som inte instämmer. Därmed minskar den andel som helt kan avvisa att det är stressande att ta emot mail i mobilen. Jag upplever det som stressande att kunna ta emot mail i mobiltelefonen Jag upplever det som stressande att kunna ta emot mail i mobiltelefonen 40,0 35,0 30,0 25,0 Procent 20,0 15,0 10,0 5,0,0 1) Instämmer inte 2) Instämmer delvis inte 3) Instämmer varken eller 4) Instämmer delvis 5) Instämmer helt 8
När vi ställer frågan om tjänstemännen upplever att möjligheten att kunna kolla av jobbmailen underlättar mitt arbete och gör mig mindre stressad, är det så många som 2/3-delar som instämmer helt eller delvis. Trots det verkar det vara knappt en sjättedel som inte eller delvis inte instämmer i påståendet. Detta understryker vikten av att det finns tydliga förväntningar på hur tillgängliga tjänstemännen ska vara. Samtidig visar det också att ny teknik inte upplevs som något entydigt positivt bland alla medarbetare vilket kan kräva ytterligare arbetsmiljöinsatser från arbetsgivarhåll. Exempelvis i form av specifika utbildningsinsatser eller mer generell kompetensutveckling bland tjänstmännen för att minska de eventuellt negativa effekter av nya IT-lösningar. Jag upplever att möjligheten att kunna kolla av jobbmailen underlättar mitt arbete och gör mig mindre stressad Jag upplever att möjligheten att kunna kolla av jobbmailen underlättar mitt arbete och gör mig mindre stressad 35,0 30,0 25,0 20,0 Procent 15,0 10,0 5,0,0 1) Instämmer inte 2) Instämmer delvis inte 3) Instämmer varken eller 4) Instämmer delvis 5) Instämmer helt 9
Många väljer själva när de kollar sin mail På påståendet Jag upplever att jag själv väljer när jag kollar av mobilen är det hälften som instämmer helt. Jämfört med 60 procent i förra undersökningen. Trots det är det 10 procent som inte eller delvis inte instämmer. Det pekar också på att det i större omfattning är krav från omgivningen arbetsgivare och/eller kunder som bestämmer i vilken utsträckning tjänstemännen kollar mailen på mobilen och därmed jobbar. Pågår detta på arbetstid är det ett mindre problem, men det kan ha negativa effekter om en ökad tillgänglighet innebär att tjänstemännen inte får tid för återhämtning och möjlighet att koppla av från jobbet. Jag upplever att jag själv väljer när jag kollar av mailen i mobilen Jag upplever att jag själv väljer när jag kollar av mailen i mobilen 70,0 60,0 50,0 40,0 Antal 30,0 20,0 10,0,0 1) Instämmer inte 2) Instämmer delvis inte 3) Instämmer varken eller 4) Instämmer delvis 5) Instämmer helt 10
Slutsatser Studien visar att tjänstemännen i hög grad har mobiltelefon i sina jobb. Samtidig är det inte så stora skillnader mellan tidigare studier med avseende på hur tjänstemännen upplever att ha kontoret på fickan. Det finns många positiva effekter av att ha en mer flexibel arbetssituation med jobbmailen kopplad till mobiltelefonen men det finns också vissa varningssignaler. När tekniken blir snabbare anpassar tjänstemännen sina förväntningar och kraven kan öka från arbetsgivarnas och kundernas sida. Smartphones blir ett allt vanligare arbetsverktyg för tjänstemännen. Många kollar sin mobiltelefon och mail i mobiltelefonen utanför ordinarie arbetstid. Denna undersökning visar att trenden med stadigt större krav från omgivningen om att vara tillgänglig på mobilen ökar. Det gäller inte minst krav på att vara tillgänglig och snabbt svara på inkommande samtal och mail. Tjänstemännen verkar överlag vara nöjda med den här utvecklingen. Vi har dock inte sett alla aspekter på denna utveckling. Det finns exempelvis fortfarande en betydande andel tjänstemän som tycker att det är stressande att ta emot mail i mobiltelefonen. Tillgängligheten kan störa den sammanhängande återhämtningen som är viktig för att kunna koppla av och på sikt orka med jobbet. Om vi ständigt håller koll på mobilen och på mailen när vi är lediga finns det en risk att vi aldrig kopplar av från jobbet. En utveckling med allt mer gränslöshet i jobbet kan potentiellt få negativa konsekvenser både för den enskilda individen, men även för företagen och samhället i stort om den inte tas på allvar. Mobilanvändning och tillgänglighet i jobbet ska hanteras som en viktig del i dagens arbetsmiljö och därmed arbetsmiljöarbetet i det moderna arbetslivet. 11
Kontoret på fickan Unionen kan se att arbetssituationen förändras allt snabbare för dagens tjänstemän bland annat som en konsekvens av förbättrade möjligheter att vara ständigt tillgänglig för arbetsgivare och kunder via mobilen. Därför anser vi att: En rimlig arbetsbelastning är arbetsgivarens ansvar Arbetsgivaren har ansvar för en god arbetsmiljö oavsett var arbetet sker. Vid hög belastning och höga krav bör tid och möjlighet finnas att få återhämtning under en period. Reflektion är nödvändig för att kunna utvecklas och bli bättre på det man gör. Arbetsgivaren har ansvar för arbetstiden och ska se till att regler och lagar efterföljs. Arbetsgivaren tjänar också på att upprätthålla en god arbetsmiljö för tjänstemännen, eftersom en för stor arbetsbelastning på sikt kan riskera att urholka både företagens och tjänstemännens konkurrenskraft. Det kan bli en konsekvens om det varken finns tid och ork för kompetensutveckling och kreativitet. En för hög intensitet i arbetslivet kan enbart ge kortsiktiga vinster med stora framtida kostnader för den enskilde, för företaget och för samhället som konsekvens. Rätt och möjlighet att hitta balansen mellan arbete och fritid Tid till återhämtning i arbetet är viktigt. Efter krävande arbetsinsatser eller tidspressade projekt behövs det återhämtning. Att känna att krafterna och engagemanget kommer tillbaka är nödvändigt för att på längre sikt göra ett bra jobb. Återhämtning kräver att man sover gott och har möjlighet att ta igen sig under sin vakna tid. Fritid har ett värde i sig och får aldrig ses som potentiell arbetstid. Den del av vår personlighet som vi inte hinner förverkliga i arbetslivet ges utrymme och näring på fritiden. 12
Teknikutveckling måste hänga ihop med resten av organisationen Teknikutvecklingen går fort och kommer att fortsätta att göra det. Det är viktigt att vi tar tillvara teknikutvecklingen på bästa sätt för att stödja tjänstemännen i sina jobb. När organisation, ledarskap och teknik anpassas till nya förhållanden skapas hållbara och stimulerande arbeten. Det centrala är i detta sammanhang, att nya IT-lösningar anpassas till organisationen inte tvärtom. Den vardagliga verksamheten och tjänstemännens arbetsmiljö ska stödjas av nya IT-system och IT-lösningar. Tre enkla sätt att gå med i Unionen: 1. Fyll i, riv av, vik ihop och skicka in formuläret här nedanför. Vi betalar portot. 2. Ansök direkt på webben www.unionen.se/blimedlem eller 3. Ring 0771-743 743. Jag vill bli medlem i Unionen Namn Personnummer E-postadress Telefon Arbetsgivare, fullständigt namn Arbetsplatsadress Postnr Ort Månadslön, före skatt Beskrivning av mina arbetsuppgifter och ansvar 0 12.000 kr 12.001 15.000 kr 15.001 18.700 kr 18.701 19.000 kr 19.001 36000 kr 36.001 kr Jag är chef
Unionen SVARSPOST Kundnummer 20272417 200 10 Malmö
I det moderna arbetslivet har självbestämmande lett till att jobben för många tjänstemän känns gränslösa. En del av förklaringen till detta är den allt snabbare teknikutveckling bland annat med smartphones, som ökar möjligheterna för att vara ständigt tillgänglig. Arbetet kan ske var som helst och när som helst. I rapporten Kontoret på fickan en studie om gränslöshet och mobilanvändning i arbetslivet analyserar vi i vilken utsträckning tjänstemännen upplever en gränslös arbetssituation, vilka förväntningar omgivningen har på tillgänglighet och hur det påverkar tjänstemännens arbetsmiljö. Unionen är Sveriges största fackförbund i det privata näringslivet tillsammans skapar vi framgång genom utveckling, trygghet och glädje i arbetslivet. Tnr: 1828-1 Upplaga: 3000 ex Illustration: Tove Hennix Tryck: nrs Sep 2012 Olof Palmes Gata 17 105 32 Stockholm Tel +46 8 504 15 000 www.unionen.se