Ekonomisk handbok för forskningsprojekt vid Stockholms universitet som är finansierade av EU:s ramprogram för forskning, Horizon 2020

Ekonomisk handbok för forskningsprojekt vid Stockholms universitet som är finansierade av EU:s ramprogram för forskning, Horizon 2020

Inledning Handboken och regelverket Denna handbok ger ett sammandrag av de grundläggande regler och rutiner som gäller för ekonomisk administration och rapportering för EU-projekt finansierade av Horizon 2020 vid Stockholms universitet. Det fullständiga regelverket går att hitta på Participant Portal: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020- amga_en.pdf Samt övriga referensdokument: https://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html Observera att EU kommissionen har många olika program med lika många regelverk. Har du ett EU-projekt som inte finansieras av Horizon 2020 ska inte reglerna i denna handbok tillämpas. Samverkan mellan projektansvarig och ekonomiansvarig vid institutionen Ekonomiansvariga vid universitetets institutioner har en nyckelroll för att projekten skall löpa så smidigt som möjligt. En tidig och kontinuerlig kontakt mellan projektansvarig forskare och ekonomiansvarig är därför något som gynnar hela projektet. Samråd redan vid ansökningstillfället bör i möjligaste mån ske mellan projektansvarig forskare, prefekt och ekonomiansvarig. EU-projektets administrativa och ekonomiska livslängd Det är värt att ha i åtanke att ett projekt har olika faser och att ett projekts administrativa och ekonomiska livslängd är mycket längre än projektfasen mellan påskrift av Grant Agreement och slutrapportering vid projektets slut. Om man antar att ett projekt pågår i 4 år kan man räkna med att den administrativa/ekonomiska livslängden blir ca 7-8 år räknat från utlysningen tills en eventuell revision initierad av EU-kommissionen utförs senast 2 år efter projektavslut. Version 4: 2015-07-01 Handboken finns som nedladdningsbar pdf: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Ansvarig för innehållet i handboken är Avdelningen för forskningsservice Kontakt: info@fs.su.se 2

1 Innehållsförteckning Inledning... 2 1 Projektformer... 5 2 Kontrakten - Grant Agreement och Consortium Agreement... 5 2.1 Grant agreement (GA) Kontraktet med EU... 5 2.2 Consortium Agreement (CA)- Konsortialavtal... 6 3 Startdatum samt löptid för ett projekt... 6 4 Beviljat bidrag, ersättningsnivåer och kostnadstyper... 6 4.1 Beviljat bidrag... 6 4.2 Ersättningsnivåer... 6 4.3 Kostnadstyper... 7 5 Budget och ändring av budget... 7 5.1 Budget... 7 5.2 Ändring av budget... 7 6 Tillåtna och otillåtna kostnader... 7 6.1 Tillåtna kostnader... 7 6.2 Otillåtna kostnader... 8 7 Kostnadskategorier och kostnader... 9 7.1 Personalkostnader (A. Direct personnel costs)... 9 7.1.1 Årslönen (Annual personnel costs)... 9 7.1.2 Årsarbetstid (Productive hours)... 9 7.1.3 Beräkning av timkostnad (hourly rate) samt personalkostnad (personnel costs)... 9 7.1.4 Beräkningen av personalkostnader för en given rapporteringsperiod... 10 7.1.5 Tidredovisning... 10 7.1.6 Lönekostnadsspecifikation... 10 7.1.7 Lönekostnadsspecifikation - anställning vid flera institutioner... 11 7.1.8 Löner i Raindance... 11 7.2 Underleverantörer och konsulter (B. Direct costs of subcontracting)... 11 7.3 Övriga direkta kostnader (D. Other direct costs)... 12 7.3.1 Resor... 12 7.3.2 Utrustning och avskrivning... 13 7.3.3 Andra övriga kostnader... 13 7.4 Indirekta kostnader (E. Indirect costs)... 13 8 Internfakturering... 14 9 Ekonomisk rapportering... 14 9.1 Rapporteringsperioder... 14 9.2 Rapporttyper och rapportering... 15 9.3 Växelkurs... 15 3

9.4 Att tänka på vid rapporteringen... 16 9.5 Rapportering i Participant Portal... 16 10 Revision och CFS... 16 11 Revision initierad av EU kommissionen... 16 12 Val av bankkonto... 17 13 Utbetalning av bidrag... 17 13.1 Betalning från Kommissionen till konsortiet... 17 13.2 SU är koordinator - transferering av bidrag till partners... 18 14 Projektpärmen och arkivering av underlag... 18 14.1 Projektpärmen... 18 14.2 Arkivering av underlag... 18 15 ERC European Research Council... 19 Bilaga 1 Annex 2/ Budget (exempel)... 20 4

1 Projektformer Det finns tre projektformer i Horizon2020 med gemensamt regelverk, som är Research and innovation action (RIA) utveckla ny kunskap, teknologi, produkt, process, service eller problem lösning. Kan innehålla allt från grundforskning till test av prototyper i olika omfattning. Innovation action (IA) skapa planer/design för nya förbättrade produkter/tjänster. Coordination and support action (CSA) - nätverkande/lärande av varandra/spridande av befintlig forskning Denna handbok sammanfattar de grundläggande reglerna samt den administrativa hanteringen av dessa projektformer. Förutom de ovanstående finns även inom Horizon 2020 följande projektformer European Research Council (ERC) Marie Skłodowska-Curie Action (MSCA) Reglerna för ERC beskrivs kortfattat sist i denna handbok. Regelverket för och hanteringen av MSCA sammanfattas separat i en egen handbok 1. 2 Kontrakten - Grant Agreement och Consortium Agreement 2.1 Grant agreement (GA) Kontraktet med EU Kontraktet mellan EU och de som deltar i projektet kallas för Grant Agreement och består av flera olika delar. Första delen i GA består av flera kapitel med alla juridiska regler som gäller för projektet. De kapitel som gäller för den ekonomiska rapporteringen av projekten kommer vi att gå igenom i detta dokument. Därefter följer flera annex. Annex i GA Annex 1 Description of the action (DoA) Projektbeskrivning där det listas vem som gör vad i projektet, när det ska göras och hur det ska göras Annex 2 Estimated budget for Budgeten för alla partners. Se Bilaga 1 för exempel the action Annex 3 Accession Forms Endast EU och koordinatorn signerar GA. Övriga partners i projektet ansluter sig till GA genom att signera accession forms Annex 4 Financial statements Kostnadsrapporteringen till EU (FS) Annex 5 Certificate on the Revisionsintyget financial statements (CFS) Annex 6 Certificate on the methodology Inget som används vid SU Det finns flera olika modeller för Grant Agreement som har lite olika utformning beroende på vilken typ av projekt det gäller. Grundmodellen kallas för General Model Grant Agreement, sedan finns det även flera modeller för t.ex. ERC respektive MSCA. 1 Ekonomisk handbok för Marie Skłodowska-Curie Actions (MSCA) projekt inom EU:s ramprogram för forskning, Horizon 2020 5

Kontraktet signeras elektroniskt i EU:s projektportal, Participant Portal och det är Avdelningen för forskningsservice som sköter signeringen. 2.2 Consortium Agreement (CA)- Konsortialavtal I ett projekt med flera partners ska det enligt regelverket även finnas ett konsortialavtal. Detta avtal omfattar enbart projektdeltagarna och reglerar bland annat rättigheterna till de immateriella tillgångarna i projektet. Avtalet signeras av Avdelningen för forskningsservice efter granskning av jurist. 3 Startdatum samt löptid för ett projekt I Artikel 3 i Grant Agreement anges vad som är startdatum för projektet och i hur många månader projektet ska pågå. Exempel: Inga kostnader får tas upp på projektet innan startdatumet och efter slutdatumet. Vissa undantag får göras vid slutet av projektet så länge det går att bevisa att kostnaden uppstod inom projektets löptid, t.ex. en reseräkning där resan gjordes sista månaden i projektet men reseräkningen betalades ut månaden efter projektets slut. 4 Beviljat bidrag, ersättningsnivåer och kostnadstyper 4.1 Beviljat bidrag Under artikel 5 i GA anges bland annat totalt beviljat projektbidrag för alla partners. Exempel: I Annex 2, budgeten, finns angivet hur mycket SU har beviljats. För exempel på hur budgeten ser ut se Bilaga 1. 4.2 Ersättningsnivåer Finansieringen för SU är 100 % av direkta kostnader om inget annat har avtalats. Bidraget till indirekta kostnader är 25 % av direkta kostnader exklusive subcontracting. 6

4.3 Kostnadstyper De olika kostnadstyperna sammanfattas i tabellen nedan. Actual costs Unit costs Flat-rate costs Lump sum costs Gäller för RIA, IA, CSA och ERC för beräkningen av direkta kostnader. Gäller främst projekt som har trans-national access costs. I sällsynta fall använder sig SU av denna kategori. För SU gäller detta främst de indirekta kostnader, som är 25 % av direkta kostnader exklusive subcontracting. Används inte. 5 Budget och ändring av budget 5.1 Budget I Annex 2 i Grant Agreement anges budgeten för alla partners i projektet. Budgeten har fler kostnadskategorier och de som används vid SU i de flesta fall är A. Direct personnel costs (löner) B. Direct costs of subcontracting (underleverantörer/konsulter) D. Other direct costs (resor, material, utrustning, övrigt) E. Indirect costs (indirekta kostnader/overhead) 5.2 Ändring av budget Det är tillåtet att - med vissa begränsningar - flytta pengar mellan de olika kostnadskategorierna enligt nedan: Det är tillåtet att göra ändringar i budgeten, men inte förändringar av uppgifter/arbete som ska utföras enligt Annex 1. Det är inte tillåtet att flytta pengar till en budgetpost som enligt Annex 2 inte planerat att användas. Det går inte att flytta pengar till subcontracting. Däremot får budget flyttas ifrån subcontracting till annan kostnadskategori. Projektet som helhet kan aldrig få mer pengar än vad som är listat i kontraktet och budgeten. Däremot kan konsortiet göra justeringar mellan partners, t.ex. så att partner A tar över en del pengar från partner B. Beloppet för unit costs kan aldrig ändras. Däremot går det att flytta dessa unit costs mellan partners och/eller kostnadskategorier efter behov. 6 Tillåtna och otillåtna kostnader I detta kapitel redogörs för de regler som gäller för de olika kostnadstyperna. 6.1 Tillåtna kostnader Detta gäller för actual costs 7

de ska ha uppstått hos SU uppstått inom projektets löptid (visst undantag finns, se Specifika fall nedan ) stå med i Annex 2, budgeten vara kopplade till arbetet i Annex 1 och nödvändigt för projektet bokförda i Raindance och följa nationella lagar och regler följa nationella skattelagar och arbetslagar de ska vara rimliga och ekonomiskt genomtänkta. Detta gäller för unit costs beräknas på den summa som är angiven i Annex 2 multiplicerat med t.ex. antal manmånader/enheter/personer beroende på vad som är angivet i Grant Agreement. Detta gäller för flat-rate costs de ska följa det påslag som anges i Annex 2 för indirekta kostnader gäller 25 % på direkta kostnader exklusive subcontracting. Specifika fall resekostnad i samband med projektstartsmöte (kick-off meeting): om resan betalts innan projektetstart men mötet inträffade efter projektetstart är kostnaden tillåten kostnaden för revision som utförs i samband med slutrapporten och uppstår efter projektslut är tillåten kostnaden vid slutet av ett projekt så länge det går att bevisa att kostnaden uppstod inom projektets löptid (t.ex. en reseräkning där resan gjordes sista månaden i projektet men reseräkningen betalades ut månaden efter projektets slut). 6.2 Otillåtna kostnader Nedan listas de kostnader som inte får tas upp i kostnadsrapporten: avkastning på kapital skulder avsättningar för framtida förluster/skulder ränteskulder/kostnader osäkra fodringar växelkursförluster bankavgifter orimliga och bestänksamma kostnader avdragsgill moms/skatt (d.v.s. utländsk moms, läs mer under rubriken resor.) kostnader under (tillfälligt) upphävande av projektet kostnader som uppstår före startdatum eller efter slutdatum (vissa undantag får göras, se Tillåtna kostnader/specifika fall ovan.) Specifika fall: Kostnader för konsortial avtalet är inte en tillåten kostnad eftersom avtalet ska vara signerat innan projektet börjar. Kostnader för att skriva ansökan är inte en tillåten kostnad eftersom ansökan skrevs långt innan projektet startade. 8

7 Kostnadskategorier och kostnader Budgeten består av flera kostnadskategorier. Dessa redovisas nedan med tillhörande förklaringar och praktiska råd. 7.1 Personalkostnader (A. Direct personnel costs) Lönen i Horizon 2020 beräknas alltid på årslönen från föregående räkenskapsår dividerat med årsarbetstiden vilket ger timkostnaden/-erna. Detta ska sedan multipliceras med timmarna enligt tidsredovisningen. Detta avsnitt förklarar i detalj hur detta ska räknas fram. Årslönen (Annual personnel costs) En anställds årslön går att ta fram i Primula 2. Kostnader som ska inkluderas är lönen samt löneavgifter. Årslönen ska alltid beräknas på ett helt och avslutat räkenskapsår. Vid SU startar räkenskapsåret 1 januari varje år och slutar 31 december samma år. Kostnaden för föräldraledighet är en tillåten kostnad i projektet förutsatt att personen har arbetat i projektet innan föräldraledigheten påbörjades. Kostnaden för semesterersättning är en tillåten kostnad. Årsarbetstid (Productive hours) För Horizon 2020 gäller 1720 timmar per år vid heltidsarbete. Det är en schablon som EU har räknat fram och som SU har valt att använda sig av. Arbetar personen deltid vid SU ska timmarna justeras i proportion till anställningens omfattning enligt nedan: Anställningens omfattning Beräkning Årsarbetstid 100% 1720 timmar 80% 1720 * 80% = 1376 timmar 50% 1720 * 50% = 860 timmar Om personenen har varit föräldraledig eller blivit anställd under föregående räkenskapsår ska den tiden dras av från årsarbetstiden. Beräkning av timkostnad (hourly rate) samt personalkostnad (personnel costs) I korthet ser beräkningen av timkostnad och personalkostnad i Horizon 2020 ut så här: Steg 1 Beräkning av timkostnad Årslönen Årsarbetstid Timkostnad 2 Mer om Primula längre fram. 9

Steg 2 Beräkning av personalkostnad Timkostnad Timmar i projektet Personalkostnad Använd gärna Avdelningen för forskningsservices mall för beräkning av personalkostnader. Beräkningen av personalkostnader för en given rapporteringsperiod Timkostnaden baserar sig alltid på årslönen för senast avslutat räkenskapsår dividerat med antalet produktiva timmar under det året. För att tydliggöra beräkningen följer här nedan ett exempel: Om rapporteringsperioden löper från 1 oktober 2015 till 31 mars 2017 kommer beräkningen av personalkostnaderna se ut så här: Okt 2015 Dec 2015 Timkostnad för 2015 Jan 2016 Dec 2016 Timkostnad för 2016 Jan 2017 Mars 2017 Timkostnad för 2016 Förklaring: För månaderna under 2017 är räkenskapsåret inte avslutat. Det betyder att vi måste använda timkostnaderna för 2016 som beräkningsgrund istället. Det är inte nödvändigt att vänta tills bokslutet är reviderat utan termen senast avslutat räkenskapsår (last closed financial year) syftar på när all information nödvändig för att beräkna timkostnaden är tillgänglig. I SU:s fall är det runt den 20e december när lönekörningen är gjord. Om en person har blivit anställd under pågående räkenskapsår när en period avslutas ska timkostnaden beräknas på de månader som personen varit anställd istället. Till exempel om en person anställdes i februari 2016 och rapporteringsperioden tar slut april 2016, då ska personalkostnaden för februari till april användas eftersom personen inte hade någon lön under senaste avslutade räkenskapsår. Även årsarbetstiden behöver räknas om: 1720 / 12 * 3 = 430. Tidredovisning Personer som arbetar 100 % av sin anställning vid SU på ett H2020-projekt behöver inte fylla i någon tidredovisning per månad. Däremot ska de fylla i en Declaration on a person working exclusively on a H2020 action. Övriga anställda ska fylla i en tidredovisning där det anges hur många timmar som har arbetats per dag på projektet samt i vilket work package 3. Lönekostnadsspecifikation Årslönen för en anställd kan tas fram i Primula genom Lönekostnadsspecifikationen och kan tas fram tidigast efter att decemberlönen har körts. 3 Work package (WP) är det arbetspaket inom projektet som forskaren har arbetat. Vilka WP:s som SU har en budget i står i Annex 1. Sedan brukar det även finnas en summering i följebrevet i projektpärmen som erhålls av Avdelningen för forskningsservice. 10

Hämta Lönekostnadsspecifikationen från Primula: 1. Välj period, d.v.s. 1 jan - 31 dec för det/de år som är av intresse för projektet. 2. Välj person/-er. 3. Ta ut rapporten i Excel. Väl i Excel finns det olika sätt att gå tillväga. Ett förslag är att du skapar en pivottabell där du sorterar kostnaderna per person, lartkod (eller löneartstext) samt totalt. Exempel: De belopp som ska räknas in i årslönen i ovanstående bild är lön (inklusive löneavgifter), semestertillägg, VAB och sjukledighet. Övriga kostnader som syns i bilden ska redovisas under övriga direkta kostnader (exklusive moms). I det här exemplet ovan är alltså årsarbetskostnaden 438 990,30kr (de gulmarkerade cellerna). Dividerat med årsarbetstiden får vi ett timpris på: 438 990,30 / 1720 = 255,23kr/timme. Lönekostnadsspecifikation - anställning vid flera institutioner Om en person är anställd vid flera institutioner behöver du kontakta Lönesektionen hos Personalavdelningen för att få ut en rapport på hela omfattningen av personens anställning vid universitetet. Löner i Raindance Lönekostnaderna i Primula förs månadsvis över till Raindance. Lönen som bokförs på projektet i Raindance går inte att använda som underlag vid rapporteringen till EU. Dock är det nödvändigt att lönekostnaderna bokförs på projektet i ekonomisystemet annars skulle det se ut som att projektet har ett väldigt stort överskott, trots att det egentligen inte stämmer. Därför är det bra att ha en löpande kontering i Primula som motsvarar den omfattning forskaren tänker arbeta på projektet så att lönekostnaderna i ekonomisystemet inte ser ut att vara 0. Som alternativ kan man i Raindance göra regelbundna omföringar av lönerna till aktuellt projekt. 7.2 Underleverantörer och konsulter (B. Direct costs of subcontracting) För att få ta upp subcontracting i ett Horizon 2020 projekt ska följande kriterier vara uppfyllda: De ska redovisas som en actual cost och följa de regler som finns för Tillåtna kostnader. 11

Arbetet som ska utföras ska finnas beskrivet i Annex 1 och arbetet kan endast omfatta en begränsad del av projektet. Det ska finnas en budget för kostnaderna i Annex 2. Köpt av varor och utrustning ska följa nationella lagar och regler, lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller för SU. Precis som i LOU ska även bästa-värde-för-pengarprincipen följas. Om det under projektets gång upptäcks att det krävs subcontracting i projektet ska koordinatorn för projektet begära ett amendment (tillägg) av GA. Sedan är det upp till EU kommissionen att besluta om de godkänner denna begäran eller inte. EU kommissionen kan godkänna subcontracting kostnader i efterhand utan ett amendment men då är det på egen risk dessa kostnader tas upp i kostnadsredovisningen. Subcontracting får inte ske mellan två partners i samma projekt. Observera att mindre kostnader för tjänster som inte berör huvudarbetet i projektet räknas inte som subcontracting utan redovisas under other direct costs i kostnadsredovisningen. Det kan t.ex. vara kostnader för revision, catering och bud (DHL). 7.3 Övriga direkta kostnader (D. Other direct costs) Resor Under resor i kostnadsredovisningen redovisas alla kostnader som tillhör själva resan. Det kan vara hotell, tåg/flyg/taxi, traktamente m.m. Det som gäller vid bokning av resan samt ersättningen av resekostnaderna till den resande är att allt ska följa SU:s ordinarie regler och rutiner för resor. Det finns dessutom några extra rutiner som gäller för resor inom Horizon 2020 som är: Det ska finnas bevis för resans syfte. Det kan vara en inbjudan, deltagarförteckning, mötes protokoll eller liknande. Dessa ska sparas i projektpärmen, förslagsvis tillsammans med reseräkningen. Det ska framgå vilken klass som resan gjordes i. När forskaren gör egna utlägg under resan kan det finnas med utländsk moms i reseräkningen. Utländsk moms är en otillåten kostnad och får inte tas upp i redovisningen till EU. Exempel 1: Forskaren reser till Berlin och bor på hotell. Forskaren betalar hotellet med egna pengar och tar upp kostnaden i reseräkningen. På hotellfakturan står det VAT 25. Dessa 25 är en otillåten kostnad i EU-projektet och får inte tas upp i financial statement. Förslagsvis täcks denna kostnad upp av anslagsmedel vid institutionen. Exempel 2: Forskaren tar taxi i Berlin. På taxikvittot anges ingen VAT, endast att resan kostat 10. I det här fallet går det att ta upp den utländska momsen på EUprojektet eftersom den inte finns specificerad på kvittot. Spara kopior på allt underlag som berör resan i projektpärmen: fakturor, reseräkning, bevis för resans syfte m.m. 12

Utrustning och avskrivning När EU skriver equipment så syftar de på utrustning som ska skrivas av. Det är väldigt få EU-projekt vid SU som har utrustning av denna karaktär. Följande gäller för avskrivning: Avskrivningen ska följa SU:s ordinarie avskrivningsrutiner. - upp till 25 000 kronor ska kostnadsföras under ett år - mer än 25 000 kronor är en anläggningstillgång som ska skrivas av enligt universitets avskrivningsregler. Den andel av avskrivningen som infaller under projektets gång ska tas upp som en kostnad i projektet, övrig avskrivning får institutionen själv stå för. - anskaffad utrustning ska föras upp som tillgång och skrivas av årligen enligt SU:s regler. Omfattningen på avskrivningen ska motsvara utrustningens användning i projektet. Formeln för avskrivningar är: (A/B) x C x D = avskrivningskostnad, där A antal månader utrustningen används i projektet under pågående period B avskrivningsperioden i månader för utrustningen C kostnad för utrustningen D andelen i % som utrustningen används i projektet Se till att utrustningen tas upp som en tillgång på EU-projektet om utrustningen används i flera projekt. Annars kan EU-revisorerna inte godkänna avskrivningskostnaden. Exempel: en institution köper in en dator i början på månad 3 i ett EU-projekt som ska pågå i 3 år och ett år motsvarar en rapporteringsperiod (totalt 3 perioder). Datorn kostar 33 000 kr exklusive moms och personen som använder datorn arbetar halvtid i projektet. Då blir avskrivningskostnaden som man får ta upp i period 1: (10/36) x 33 000 x 0,5 = 4 583,33 kr exklusive moms Andra övriga kostnader Den här kategorin täcker in många saker. De vanligaste vid SU brukar vara: material, publikationskostnader, open access, konferensavgifter, översättningskostnader, licenser för dataprogram och revisionskostnad men det kan vara många andra typer av kostnader. Kostnaden ska vara motiverad för användandet i projektet. Spara kopian på fakturan i projektpärmen. Observera att kostnaden för revision ingår i denna kostnadskategori. 7.4 Indirekta kostnader (E. Indirect costs) Påslaget för indirekta kostnader (overhead/oh) är en s.k. flat-rate motsvarande 25 % av direkta kostnader exklusive subcontracting. Detta gäller oavsett vad institutionen har för påslag enligt SUHF-modellen. Den del av påslaget som inte täcks av EU:s bidrag behöver samfinansieras. Använd gärna SU:s budgetmall för att räkna ut differensen mellan EU:s bidrag till OH och institutionens OH enligt SUHF-modellen. 13

8 Internfakturering I EU-projekten räknas SU som en beneficiary och vi rapporterar våra kostnader som en enhet. Det förekommer att två institutioner vid SU är med i samma EU-projekt och då behöver administrationen vid dessa institutioner komma överens om hur kostnaderna ska hanteras. Det möjligt att institutionerna har var sitt projektnummer i Raindance där kostnaderna bokas alternativt att kostnaderna internfaktureras. Om internfakturering används är det några saker som bör tas i beaktande. Nedan visas ett exempel på internfakturering av lönekostnaderna mellan två institutioner: Institution A som fakturerar institution B lönekostnader för forskare X kan inte lägga på det ordinarie påslaget för indirekta kostnader enligt SUHF-modellen. Påslag i en internfaktura är inte tillåtet enligt H2020:s regelverk. Beräkningen av personalkostnaden ska följa H2020:s regelverk. Se Beräkning av personalkostnader för mer information. Internfakturan med lön ska innehålla uppgifter om hur många timmar det gäller och vilket arbete som har utförts. Forskare X vid institution A ska tidsredovisa och bör skicka dessa tidredovisningar till institution B som sparar dessa i projektpärmen. Institution A bör skicka lönelistor angående forskare X från Primula tillsammans med beräkningen av timpriset till institution B som sparar dessa i projektpärmen. Institutionerna bör i ett tidigt skede komma överens om vem som täcker upp de indirekta kostnaderna. EU ger 25 % på direkta kostnader oavsett vad institution A respektive B har enligt SUHF-modellen. 9 Ekonomisk rapportering 9.1 Rapporteringsperioder I Artikel 20 i Grant Agreement hittar du rapporteringsperioderna som gäller för projektet. Vanligast är 18 månaders perioder, men allt mellan 6-24månader förekommer. Vid projektets uppstartsmöte med Avdelningen för forskningsservice går vi igenom vilka perioder som gäller för det aktuella projektet. Exempel på rapporteringsperioder i GA: Efter att en period har tagit slut har konsortiet 60 dagar på sig att skicka in rapporten till EU. Vanligtvis har man som partner ca 30 dagar på sig att sammanställa och skicka in sin rapport till koordinatorn. 14

I projekt där konsortiet består av många partners är det vanligt att koordinatorn begär tätare rapporteringar än vad som anges i Grant Agreement. Dessa rapporter är endast för intern uppföljning inom projektet och skickas inte vidare till EU. 9.2 Rapporttyper och rapportering Delrapporterna kallas för periodic report och slutrapporten för final report. Från ett ekonomiskt redovisningsperspektiv är det enda som skiljer periodic report och final report från varandra är att final report för projekt där SU rapporterar direkta kostnader som uppgår till eller överstiger 325 000 ska inkludera ett revisionsintyg. Rapporten ska fyllas i och skickas in elektroniskt via Participant Portal. Kostnadsredovisningen kallas för Financial statement (FS) och rapporten ska omfatta kostnaderna från första till sista dagen i rapporteringsperioden. Varje partner är ansvarig för att fylla i sin egen FS. 9.3 Växelkurs Växelkursen som ska användas är rapporteringperiodens genomsnitt och hämtas från Europeiska Centralbankens (ECB) hemsida: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-sek.en.html För att få fram genomsnittskursen använder du dig av boxarna ovanför grafen på ECB:s hemsida (se exemplet nedan). Du skriver in periodens start- och slutdatum och genomsnittet kommer att visa sig snett ovanför boxarna vid Average. Alla fyra decimaler ska användas vid beräkningen från SEK till EUR. Val av växelkurs för en given period (exempel): 15

9.4 Att tänka på vid rapporteringen Nedan listas ett antal viktiga punkter som är bra ha i åtanke och kolla inför rapporteringen. Är rätt växelkurs använd? Stämmer tidredovisningarna mot vad som är budgeterat? Är beräkningen av lönekostnaderna korrekt? Har alla skrivit på blanketten för immateriella tillgångar? Är eventuella avskrivningar rätt beräknade? Dela upp underlaget per rapporteringsperiod. Fakturor och övrigt material ska listas i kronologisk ordning FINRAP och HBL bör omfatta samma datum trots att HBL kan brytas på annat datum (om periodavslut mitt i månaden). 9.5 Rapportering i Participant Portal När denna version av handboken skrevs har inga Horizon 2020-projekt rapporterats ännu och rapporteringsfunktionen är ännu inte publika. Mer information om rapporteringen kommer under våren 2016. 10 Revision och CFS Alla projekt där SU redovisar direkta kostnader som uppgår eller överstiger 325 000 (d.v.s. exklusive indirekta kostnader) ska vid slutrapporteringen lämna in ett Certificate on the financial statements (CFS), ett revisionsintyg, som täcker alla kostnader som redovisas i Financial statements. Tänk på att ta upp revisionskostnaden i det sista Financial statement som skickas in. Kontakta Avdelningen för forskningsservice för att boka revision och använd innehållsförteckningen till projektpärmen du fått av Avdelningen för forskningsservice så blir det lättare för revisorerna att hitta underlaget i pärmen. Gå igenom underlaget tillsammans med forskaren och se till att alla kostnader finns med. Certificate on the financial statements består av två delar: Terms of reference som är ett slags avtal mellan institutionen och revisorn där villkoren för revisionen bestäms. Det är en standard mall som du kan få av Avdelningen för forskningsservice. Independent report of factual findings som är en lista som revisorn svarar på efter att de har granskat underlaget för projektet. När revisionen är genomförd ska intyget bifogas (som pdf) det sista Financial statement i Participant Portal. Spara originalet i projektpärmen. 11 Revision initierad av EU-kommissionen EU förbehåller sig rätten att göra egna granskningar och/eller revisioner av projekt som de finansierar. Detta kan ske upp till två år efter att projektet har avslutats. Ett projekt anses avslutat när det har erhållit slutbetalningen (Payment of the balance). Om ditt projekt blir utvalt för granskning, kontakta då Avdelningen för forskningsservice så bistår vi med hjälp 16

12 Val av bankkonto De finns två bankkonton vid SU som ett EU-projekt kan använda men det är viktigt att välja rätt. Valet beror på om institutionen är partner eller koordinator. Om institutionen är partner i ett projekt är det samma bankuppgifter som för andra forskningsbidrag: Bank: Swedbank AB (publ.) S-105 34 Stockholm Swift adress: SWEDSESS IBAN: SE74 8000 0890 1192 4377 8462 Om institutionen är koordinator i ett projekt, eller av andra anledningar behöver vidarebefordra pengar i euro ska SU:s eurokonto hos SEB användas istället: Bank: SEB, Statliga affärer, KB1, S-106 40 Stockholm Swift adress: ESSESESS IBAN: SE97 5000 0000 0555 3820 9008 13 Utbetalning av bidrag 13.1 Betalning från Kommissionen till konsortiet Det finns tre sorters utbetalningar: Pre-financing, som erhålls när kontraktet är påskrivet dock aldrig tidigare än 10 dagar innan projektstart. Hur stor betalningen är står listat i GA artikel 21.2. Värt att nämna är att 5 % av projektets budget tar EU från pre-financing och sätter in i en garantifond (guarantee fund). Räntan i fonden är tänkt att täcka upp eventuella förluster i projektet (om t.ex. en deltagare går i konkurs) och betalas ut till projektet tillsammans med payment of the balance. Interim payments, som baserar sig på kostnadsredovisningen och betalas ut efter att alla rapporter för senaste perioden har blivit godkända. Payment of the balance, är slutbetalningen. Ett projekt kan max få ut 85 % av bidraget innan projektet är slutredovisat. I EU:s regelverk skriver de 90 % men då räknar de inte med de 5 % som är placerade i garantifonden. EU betalar bara ut så mycket bidrag som motsvarar den rapporterade (och godkända) kostnaden. Är budgeten t.ex. 200 000 men rapporteras bara 180 000 så är det 180 000 som projektet totalt har rätt att få från EU. Blir projektet återbetalningsskyldig till EU är det vanligaste förfarandet att pengarna skickas tillbaka till koordinatorn (som i sin tur vidarebefordrar överskottet till EU). Alla utbetalningar av EU görs till koordinatorn för projektet. Sedan är det koordinatorns uppgift att samla in alla partners bankuppgifter och fördela pengarna. Det vanligaste är att pengarna fördelas procentuellt efter storleken på varje partners budget. Det går att komma överens om en annan fördelning i konsortialavtalet vid behov. 17

13.2 SU är koordinator - transferering av bidrag till partners Om SU är koordinator för ett projekt med flera partners är det SU:s uppgift att vidarebefordra bidraget från EU till övriga partners i projektet. Det konto som ska uppges till EU är SU:s eurokonto hos SEB och Avdelningen för forskningsservice kommer att lägga in dessa uppgifter i kontraktet med EU innan det signeras. Anledningen till att dessa koordinerade projekt använder eurokonto är för att undvika onödiga växelkursförluster under de dagar som bidraget ligger hos SU innan det transfereras till övriga partners. Bidraget som EU ger SU är i euro och de belopp som ska skickas vidare ska också vara i euro. För att kunna skicka pengar till partners i projektet ska koordinatorn vid SU genomföra följande förberedande steg: 1. Be dina partners om deras bankuppgifter. Avdelningen för forskningsservice kan bistå med mallar vid behov. 2. Upprätta en lista över hur bidraget ska fördelas. Listan ska signeras av projektansvarig och sedan skickas tillsammans med bankuppgifterna till Ekonomiavdelningen. 3. Ekonomiavdelningen kommer att genomföra utbetalningarna. Efter att pengarna har skickats kan det ta några bankdagar innan partners har erhållit bidraget. Kontakta Avdelningen för forskningsservice om det råder några oklarheter om hur bidraget ska fördelas. 14 Projektpärmen och arkivering av underlag 14.1 Projektpärmen Följande underlag ska finnas i projektpärmen och krävs vid en revision av projektet: 1. Grant Agreement inkl. amendments 2. Consortium Agreement samt blanketten för immateriella tillgångar 4 3. Inbetalningar (kreditavier från banken, fås av projekthandläggaren vid Ekonomiavdelningen) 4. Tidredovisningar 5. Beräkning av personalkostnader samt lönekostnadspec från Primula 6. Fakturakopior från fakturaportalen 7. Reseräkningar samt bevis för resans syfte 8. Kopia på Financial statement 9. HBL samt FINRAP från Raindance 10. Dokumentation av omföringar 11. Avtal med underleverantörer (subcontractor) 14.2 Arkivering av underlag Allt underlag som berör projektet ska sparas i projektpärmen i fem år efter att projektet har avslutats enligt Horizon 2020s regelverk. Ett projekt anses avslutat när slutbetalningen har erhållits. För mindre projekt kan EU bestluta att underlaget ska sparas i tre år. 4 Denna punkt gäller endast projekt med flera partners. 18

15 ERC European Research Council Det finns olika bidragstyper inom ERC, t.ex.: Advanced Grant Starting Grant Consolidator Grant men från ett ekonomiskt redovisningsperspektiv ser projekten likadana ut. Det är inte heller mycket som skiljer ett ERC-projekt från projektformerna RIA, IA och CSA. Vad som kan vara bra att känna till är: Grant Agreement är kortare för ERC eftersom en del av regelverket inte gäller för dessa projekt. Några delar i terminologin är ändrad, t.ex. heter det principal beneficiary istället för koordinator och projektledaren kallas för principal investigator (PI). Det finns två olika rapporteringsperioder listade i artikel 20 i GA, en för forskningsrapporterna och en för kostnadsrapporterna. Dessa två rapporteringar sammanfaller inte utom vid slutrapporteringen. De datum som är listat i projektpärmen gäller kostnadsrapporteringen. I de flesta fall är SU ensam partner i projektet (är det ett Synergy Grant är det flera partners). Projekten är större än i de andra projekttyperna, alltså större belopp som ska redovisas samt revideras av en revisor. Projekten är inte uppdelade i work packages vilket gör att i tidredovisningen behöver inte timmarna delas upp på olika rader för varje WP. Det skrivs ett supplementary agreement mellan SU och PI. Avdelningen för forskningsservice tar hand om detta, kopia sätts i projektpärmen. I övrigt ska du följa alla de regler som vi listat för RIA, IA och CSA i detta dokument. (Tillbaka till 1 Projektformer ) 19

Bilaga 1 Annex 2/ Budget (exempel) (Tillbaka till 4. Beviljat bidrag..) 20