Bilaga 1 Ansvarsfördelning av administrativa uppgifter gällande EU-projekt

Transkript

1 EXEMPEL PÅ ARBETSUPPGIFTER GÄLLANDEFINANSIELL RAPPORTERING OCH ADMINISTRAT- ION AV EU-PROJEKT SAMT ANSVARSFÖRDELNING. ANSVARSFÖRDELNING AV ADMINISTRATIVA UPPGIFTER: Diarieföra Grant Agreement. PCO laddar ner en digital kopia av Grant Agreement från Participant Portal och skickar till institutionen. Samla in underskrifter för konsortialavtal. Diarieföra konsortialavtal. Skickar påskrivet original till in- Tilläggsavtal (internt KI avtal som alla involverade forskare i EUprojekt skall underteckna.) Föra in all information i avtalsreskontra. Originalhandlingar Upprätta projektpärmar för projektet. Uppstartsmöte med forskare, forskargruppen, beställare, inköpssamordnare/inköpsansvarig, ekonom och HR enligt checklista för uppstartsmöten. Fyller i uppgifter i avtalsreskontran baserat på de uppgifter som finns i PCO:s formulär. för/och förvarar påskrivna originalhandlingar för projektet. Undantag är påskrivna tidrapporter som förvaras av PCO och där institutionen varken behöver ha kopia eller original. Närvarar enligt kallelse från PCO. stitutionen (Pre-Contract GO). för att samla in tilläggsavtal. Skickar original till institutionen för diarieföring. PCO fyller i ett speciellt framtaget formulär som matchar de uppgifter som skall in i avtalsreskontran och skickar till institutionen. för/och förvarar påskrivna tidrapporter. för att ha en kopia på originalhandlingarna. för att sammankalla till uppstartsmöte, sammanställa agenda/checklista och mötesprotokoll. Vid uppstartsmöte informerar PCO om vikten av att följa KIs interna upphandlingsregler. Bisysslor Intressekonflikter Godkänna/Attestera fakturor. för redovisning av bisysslor enligt gällande delegationsordning. Institutionen godkänner och attesterar fakturor i enlighet 1 Vid uppstartsmöte informerar PCO institutionen om vikten av att informera kommissionen om bisysslor som eventuellt kan påverka projektet. Vid uppstartsmöte informerar PCO institutionen om vikten av att informera kommissionen om intressekonflikter som eventuellt kan påverka projektet.

2 med rådande delegationsordning. Godkännare och attestant på institutionen granskar att fakturorna följer KIs interna regler. OBS! Det är attestantens ansvar att se till att varor och tjänster skall vara upphandlade enligt KI:s interna regler samt att fakturan har en koppling till Workpackage. Institutionsekonom/EA Servicekontoret kontrollerar fakturor enligt KIs regelverk. Kontrollera att rätt fakturaunderlag finns. För tåg- och flygbiljetter skall alltid resklass framgå, antingen på fakturan eller i underlag till fakturan. Granska kostnaders giltighet i relation till EU:s regelverk. Granska reseräkningar och kvitton för personal som rest för projektets räkning samt andra reserelaterade frågor. Kontrollera att utländsk moms och andra skatter inte är bokade på projektet. Avstämning av verifikationer i Agresso. Säkerställa att dubbelredovisning inte skett. Granskar så att fakturan har de underlag som krävs enligt KI:s interna regler. Säkerställer att inskickad reseräkning innehåller samtliga underlag samt följer KI:s interna regler. Skall skicka en kopia på reseräkningen till PCO efter att reseräkningen är slutgranskad. Utför eventuella omföringar i enlighet med omföringsunderlaget sammanställt av PCO. När PCO informerar om att kostnader skall flyttas till EUprojektet från ett annat projekt åligger det institutionen att säkerställa att kostnaderna inte redan rapporterats till annan bidragsgivare. Granskar så att fakturan har det underlag som krävs enligt EU:s regler. Granskar enligt EU:s regelverk. Säkerställer att samtliga underlag finns. Säkerställer att all moms är bortbokad från projektet. Sammanställer omföringsunderlag för moms som behöver bokas bort. för att göra tremånadersuppföljningar vilka skall återrapporteras till institutionen (kontaktperson enligt punkt 6 eller av institutionen annan utsedd kontaktperson). Tremånadersavstämningar följer projektperioden (inte kvartalsvis). 2

3 Över- och underspendering av budget. Informerar institutionen vid varje tremånadersuppföljning samt projekterar förbrukning för att säkerställa att god tid finns för omföringar framförallt när ett bidrag närmar sig sitt slut. Vid överspendering av budget skall PCO informera institutionen om hur stort belopp som behöver läggas på annat projekt och i samråd med institutionen sammanställa omföringsunderlag. Att kunna motivera kostnadernas koppling till projekt samt specifikt/specifika arbetspaket. Säkerställa att KI:s upphandlingsregler följs vid köp av vara och tjänst. Spara ner upphandlade avtal från e-handelssystemet för framtida revision. Ta fram centralt upphandlade avtal upprättade efter 2011 som inte finns med i e-handelssystemet. Ta fram avtal som inte är centralt upphandlade samt andra statliga avtal. Ta fram upphandlingsavtal som är äldre än från Tidrapportsmallar (forskare) Institutionen skall vid PCO:s förfrågan sända en kopia på avtal för att kunna styrka att de använt upphandlad leverantör. 3 Vid underspendering av budget skall PCO ge förslag på vilken typ av kostnader/verksamhet som kan tas på projektet. Informerar forskaren vid uppstartsmöte och andra möten om vikten av att kostnaderna måste vara direkt knutna till projektet. OBS! Det är viktigt att detta görs så fort kostnaderna uppstår eftersom gamla avtal inte kommer att ligga kvar i databasen efter att de har gått ut. Om institutionen inte har sparat ett gammalt avtal skall PCO titta i Tendsign efter detta. Får man inte fram något avtal bör kostnaden bokas bort. PCO sammanställer underlag för omföring i dessa fall. Kan inte institutionen ta fram något avtal eller annat giltigtunderlag som styrker att inköpet är gjort enligt KI:s interna regler bör kostnaden bokas bort. PCO sammanställer underlag för omföring i dessa fall. PCO tar fram tidrapportsmallar för varje år.

4 Informerar PCO om nyanställningar på projektet. Skicka ut tidrapporter till de personer vars lön debiteras projektet. Samla in och granska tidrapporter. Skickar ut tidrapporter om inte annat är överenskommet med institutionen. Samlar in tidrapporter om inte annat är överenskommet med institutionen. Granskar tidrapporter samt kommunicerar eventuella ändringar direkt med berörd(a) person(er). Beräkna lönekostnader baserat på tidrapporter. Göra omföringar/omkonteringar baserat på tidrapportsuträkningar. Anställningsavtal Budgetändringar gentemot koordinator/eu. Ändringar inom projektet. Kontakt med koordinatorn (partnerprojekt). Ansvara för och sammanställa den finansiella rapporten till EUkommissionen, ERC, REA och CHA- FEA. för att göra eventuella omföringar i enlighet med omföringsunderlaget sammanställt av PCO. Inläsning via Excelerator i Agresso. för att det finns anställningsavtal för de personer som är anställda på projektet. för att vidarebefordra dessa till PCO. Skall vid förfrågan även skicka kopior på gamla anställningsavtal till PCO. ( för att ta kontakt med PA för att få centralt 4 Sammanställer omföringsunderlaget i Excel, föreslagsvisenligt Excelerator-mall (ej bokföringsorder). Kontrollerar att anställningsavtal stämmer överens med vad som är rapporterat. arkiverade anställningsavtal.) Institutionen och PCO har gemensamt ansvar att informera varandra om avtalsändringar inom projektet. Ändrar i avtalsreskontran enligt information från PCO. Informerar institutionen när ändringar i avtalsreskontran måste göras samt skickar underlag som styrker budgetändringen (t.ex. information från koordinator). Beslut om budgetändringar görs i samråd med ansvarig forskare eller koordinator samt kontaktperson på institutionen. Institutionen och PCO har gemensamt ansvar att informera varandra om avtalsändringar inom projektet. Institutionen diarieför den finansiella rapporten (Form C/Financial Statement eller motsvarande) och läser med fördel även över den till Avtalsreskontran i Agresso). Skickar en kopia till institutionen.

5 Vetenskaplig rapport. (forskare) Vetenskaplig rapport ERC. (forskare) I den vetenskapliga rapporten för ERC finns en finansiell del. PCO ansvarar för att skicka en exempelmall samt specifikt ekonomiskt underlag för denna till forskaren för att underlätta för honom/henne. även för finansiella bilagor till rapporten. Valutakursförluster/vinster. Förbereda inför revision (inkl. boka tid för revision). Arkivering Institutionen diarieför den finansiella- och vetenskapliga rapporten samt avslutar ärendet i diariet och avtalsreskontran när projektet är avslutat. Samtliga handlingar arkiveras på institutionen. 5 Överlämnar projektpärm för arkivering till institutionen efter det att slutbetalning skett och projektet ses som helt avslutat. Vid koordinatorsprojekt: Informera partnerna om gällande regler när KI är koordinator. Svara på partnernas frågor när KI är koordinator. Skicka ut instruktioner och mallar till partnerna när KI är koordinator. Koordinera utbetalningar till partnerna när KI är koordinator. Hålla presentationer gällande finansiella regler och övrig projektadministration vid kick-off samt årsmöten när KI är koordinator. Koordinera den finansiella rapporten till EU-kommissionen när KI är koordinator. Granska partnernas finansiella rapporter när KI är koordinator. Koordinera eventuell uppdatering av Grant Agreement, Annex och konsortiavtal. Kontakt med EU-kommissionen (koordinatorsprojekt) gällande finansiella frågor. Ansvarig för kontot hos SEB (vanligtvis AC) och forskare attesterar betalningsunderlag förberett av PCO samt vidarebefordrar till Ekonomiavdelningen. Arkivera och ändra i diariet/avtalsreskontran. Förbereder förslag till fördelning enligt vad som är reglerat i Grant Agreement och konsortialavtal samt förbereder betalningsunderlag. Görs i samarbete med ansvarig forskare.

6 6

7 Vid Marie Skłowdowska Curie Actions (MSCA) projekt: Vid rekrytering av forskare t.ex. doktorand/postdoc till MSCA: Säkerställer forskarens formella behörighet och att rekryteringsprocessen uppfyller EU:s krav gällande European Charter for Researchers och Code of Conduct for Recruitment of Researchers. Annonsera tjänsten på KI:s hemsida och EURAXXES enligt KI:s och EU:s riktlinjer (gäller endast ITN-projekt). Informerar om rekryteringskrav vid projektstart. Uträkning av hur mycket Living, Mobility och Family Allowance, projektet tillåter. Vid behov för top-up av lönen när Living Allowance inte täcker ingångslönen för en doktorand (ESR) eller postdoc (ER). Sätter valutakurs när det gäller uträkning av forskarens Living, Mobility och Family Allowance. Anställningsavtal Lönesättning Säkerställa korrekt kontering av Living, Mobility och Family Allowance. Career development plan. Spendering av MSCA-medel. Informerar PCO innan anställning av ny forskare. för och godkänner en top-up av Living Allowance (lön). Marie Curie-specifikt anställningsavtal. Kopia (pdf) skickas till PCO. Bestämmer lönenivå dock lägst enligt KI:s lönekriterier/doktorandstege. för korrekt kontering enligt KI:s kontoplan för respektive Marie Curie allowances. (forskare) för att skriva en career development plan, skicka in den till kommissionen via Participant Portal och skicka en kopia (pdf) till PCO. för att spenderingen följer KI:s interna regler. Säkerställer att endast kostna- 7 Informerar institutionen om topup behövs. Skickar genomsnitt av ECB:s valutakurs till institutionen. Räknar ut om behovet av extra utbetalningar p.g.a. valutakursdifferenser i samband med rapportering för att skicka in Declaration on Conformity/Researcher Declaration till EU efter att anställningsavtal är påskrivet.

8 der som är direkt kopplade till MSCA-anställd forskare konteras på projektet. Listan över ansvarsfördelning kommer att uppdateras vid behov. 8