Stadsstyrelsen 59 14.03.2016 Social- och hälsovårdsn. 42 14.04.2016 UTVECKLING AV SYSTEMET MED INTERN HYRA STST 14.03.2016 59 Beredning och tilläggsuppgifter: finansdirektör Raija Vaniala, 520 2260, raija.vaniala@porvoo.fi Stadsfullmäktige godkände 19.8.2015 riktlinjerna för sundare ekonomi och bättre produktivitet. Ett av de frågor som utreds är hur systemet med interna hyror ska utvecklas. Stadsdirektören tillsatte en arbetsgrupp med uppdrag att bereda alternativ för utvecklingen av systemet med interna hyror, antingen med utgångspunkt i det nuvarande systemet eller på helt nya grunder. Till medlemmar i arbetsgruppen utsågs finansdirektör Raija Vaniala (pj), räddningsdirektör Olavi Liljemark, bildningssektorns förvaltningschef Camilla Simolin-Backman, byrådisponent Ville Siljamo och controller Saija Männistö (sekr.). Det centrala målet vid utvecklingen av interna hyror är att åstadkomma kostnadsmotsvarighet. Den interna hyran ska täcka alla de kostnader som uppstår under en byggnads livscykel, och dessa periodiseras som årshyra. Systemet med interna hyror ska vara enkelt och klart. Hyresnivån ska vara stabil från ett år till nästa. Ett av målen är att förbättra medvetenheten om kostnader samt att uppmuntra till effektiv användning av lokaler och energisparande. De centrala elementen i det nuvarande systemet bevaras. Den nya interna hyran består av driftshyra, reparationsvederlag och kapitalhyra. Driftshyran baserar sig helt på kostnaderna för underhåll och service av byggnaden. Det är i huvudsak fråga om genomfaktureringsposter som hyresgästen i viss mån själv kan påverka genom sin verksamhet. Reparationsvederlag används till att täcka såväl förutsedda som oförutsedda reparationer som inte är av investeringskaraktär. Byggnadens olika delar slits i olika takt och byts ut efter behov. Även utredningar och reparationer som gäller inomhusluften hänför sig till reparationsvederlaget. Behovet av reparationer i en byggnad kan variera, så att det är större under vissa år och mindre under andra. Reparationsvederlaget beräknas på basis av byggnadens återanskaffningsvärde, varför reparationsvederlaget för byggnaden kan hållas på en jämn nivå från år till år.
I kapitalhyran inräknas avskrivningar på byggnaden, kalkylmässiga tomthyror och finansieringskostnader för det bundna kapitalet. I det nuvarande systemet för interna hyror har avskrivningarna inte beaktats, men tanken har varit att i reparationsvederlaget bygga in beredskap för framtida investeringar. Nivån har emellertid varig mycket låg och bara kunnat täcka en liten del av avskrivningarna. Den nya kapitalhyran beräknas på basis av byggnadens tekniska värde så att motsvarande avskrivningar, tomthyror och räntor i sin helhet kan täckas. Den interna hyran kommer inte heller i fortsättningen att omfatta stödfunktioner, såsom städning och vaktmästartjänster. Inte heller användarförändringar kommer i fortsättningen att ingå i den interna hyran. Med användarförändringar avses t.ex. av hyresgästen beställda funktionella ändringar i konstruktioner som inte är betingade av byggnadsdelens slitage eller skador. Stödfunktioner och användarförändringar faktureras hos hyresgästen separat enligt beställning eller serviceavtal. Med det föreslagna systemet för intern hyra stiger hyresnivån med cirka 20 procent. Den genomsnittliga månadshyran per kvadrat stiger från cirka 10,4 euro till 12,4 euro. Den interna hyran är en intern post som inte påverkar stadens finansieringsläge. I övergångsskedet kan förändringar i interna hyror beaktas i budgetramen. Den föreslagna interna hyran baserar sig på de verkliga årliga kostnaderna, en graderad tomthyra och periodiserade avskrivningar på investeringar. På lokalitetsledningen ställs i budgeten ett effektivitetsmål som ska hålla kostnadsutvecklingen på en moderat nivå. Det ligger i hyresgästens intresse att påverka sin egen verksamhet så att utgifterna för användning av byggnaden hålls under kontroll. Meningen är att de nya bestämningsgrunderna för interna hyror tas i bruk 1.1.2017. De nya hyrorna beräknas redan på våren 2016 för nästa års budgetram. Stadsstyrelsen fastställer årligen före behandlingen av budgetramen de riktgivande nivåerna för den interna hyrans olika delar och de därav härledda procentuella andelarna av byggnadernas tekniska värde och återanskaffningsvärde. Bilaga: Utveckling av systemet med intern hyra 1.2.2016 (PowerPoint) Sd:
Stadsstyrelsen begär utlåtanden av nämnderna och affärsverkens direktioner om de nya bestämningsgrunderna för interna hyror senast 15.4.2016. Driftshyran baserar sig på de verkliga användningskostnaderna, vilka justeras med ändringar i konsumentprisindex. Elektricitet, värme, vatten och avfallshantering debiteras per byggnad och fastighetsservicen per byggnadsgrupp. Reparationsvederlag används till att täcka det reparationsbehov som årligen beräknas. Reparationsvederlaget är cirka 0,75 procent av byggnadens återanskaffningsvärde. Kapitalhyran bestäms på basis av de verkliga avskrivningarna, den kalkylmässiga tomthyran och de verkliga räntorna. Reparationsvederlaget är cirka 4,6 procent av byggnadernas tekniska värde. Beslut: Stadsstyrelsen beslutade enhälligt begära utlåtanden av nämnderna och affärsverkens direktioner om de nya bestämningsgrunderna för interna hyror senast 15.4.2016. Driftshyran baserar sig på de verkliga användningskostnaderna, vilka justeras med ändringar i konsumentprisindex. Elektricitet, värme, vatten och avfallshantering debiteras per byggnad och fastighetsservicen per byggnadsgrupp. Reparationsvederlag används till att täcka det reparationsbehov som årligen beräknas. Reparationsvederlaget är cirka 0,75 procent av byggnadens återanskaffningsvärde. Kapitalhyran bestäms på basis av de verkliga avskrivningarna, den kalkylmässiga tomthyran och de verkliga räntorna. Reparationsvederlaget är cirka 4,6 procent av byggnadernas tekniska värde. SOHÄN 14.04.2016 42 Byrådisponent Ville Siljamo presenterar ärendet vid mötet. Tf. shd: Social- och hälsovårdsnämnden beslutar ge följande utlåtande om de nya grunderna för bestämning av hyror: Social- och hälsovårdsnämnden anser det vara bra att systemet utvec klas. Som centrala mål nämns bland annat att öka kost nads medve ten he ten och att göra systemet mera sporrande.
Social- och hälsovårdsnämnden anser det vara viktigt att staden i sam band med ändringen av systemet också utvecklar uppföljningen av interna hyror och ser till att uppgifterna är riktiga och tillförlitliga. Upp följ nin gen bör vara transparent, och sektorerna bör ha tillgång till upp gif ter na för att kunna övervaka kostnadsmotsvarighet. Nämnden anser det vara en absolut förutsättning för ändringen att än drin gar na i interna hyror beaktas till fullt belopp i 2017 års bud getram. Nämnden anser det vara bra att de årliga höjningarna binds vid index. På så sätt kan man undvika överraskningar i de årliga höj ningar na, sådana som några gångar har förekommit under de senaste åren. Nämnden anser emellertid att indexhöjningarna ska beaktas i den årliga budgetramen, så att inte höjda hyror tvingar till neds kärnin gar i social- och hälsotjänster. Med tanke på en sporrande effekt kan systemet betraktas som utmanan de. Problem med inomhusluften kan nämnas som ett exempel. Problemen orsakas i regel inte av användarna, men kost na derna ingår i hyran. Paragrafen justeras genast. Beslut: Social- och hälsovårdsnämnden beslutade enhälligt ge följande utlåtande om de nya grunderna för bestämning av hyror: Social- och hälsovårdsnämnden anser det vara bra att systemet utvec klas. Som centrala mål nämns bland annat att öka kost nads medve ten he ten och att göra systemet mera sporrande. Social- och hälsovårdsnämnden anser det vara viktigt att staden i sam band med ändringen av systemet också utvecklar uppföljningen av interna hyror och ser till att uppgifterna är riktiga och tillförlitliga. Upp följ nin gen bör vara transparent, och sektorerna bör ha tillgång till upp gif ter na för att kunna övervaka kostnadsmotsvarighet. Nämnden anser det vara en absolut förutsättning för ändringen att än drin gar na i interna hyror beaktas till fullt belopp i 2017 års bud getram. Nämnden anser det vara bra att de årliga höjningarna binds vid index. På så sätt kan man undvika överraskningar i de årliga höj ningar na, sådana som några gångar har förekommit under de senaste åren. Nämnden anser emellertid att indexhöjningarna ska beaktas i den årliga budgetramen, så att inte höjda hyror tvingar till neds kärnin gar i social- och hälsotjänster.
Med tanke på en sporrande effekt kan systemet betraktas som utmanan de. Problem med inomhusluften kan nämnas som ett exempel. Problemen orsakas i regel inte av användarna, men kost na derna ingår i hyran. Paragrafen justerades genast.