Infobrev nr 1 2017 Kortfattad information från styrelsens möte 11/1 2017. Hallkommittén efterlyser fler medlemmar som har olika erfarenhet av att hitta och utveckla lokaler. Är du intresserad ta kontakt med kansliet (kansliet@sol-flickorna.se). Cheersektionen arrangerar Stars Winter Cup den 28 januari med rekordmånga deltagande lag. Arrangemanget äger rum i Brännkyrkahallen och håller på hela dagen. SOL-flickorna söker nu en sportchef. Mer info med annons finns på hemsidan www.solflickorna.se. Vi ser gärna att ansökningar kommer in till den 2 februari. Helgen den 21-22 januari är det dags för vårens utbildningshelg. Inför det vill styrelsen påminna om att det är viktigt att alla går uppförandekodens två utbildningar om man inte redan gjort det. De kurserna är obligatoriska för alla utom för pryor och för ledare i familjegympan. I januari sänds terminsfakturan för vårens träningsavgifter ut till våra grupper (de som inte fick den redan i december). Viktigt att betala den i tid så att inte någon förlorar sin plats pga. obetald faktura. Ta kontakt med kansliet om det dyker upp några frågor angående fakturan eller betalningen. Gymnastikforum kommer att hållas 6-8 oktober 2017. Gymnastikforum är Svenska Gymnastikförbundets förmöte inför nästa förbundsmöte som hålls 2018. Då antalet bidrag till SOL-utsikter har minskat dramatiskt bara under det senaste året kommer tidningen i dess nuvarande form tillsvidare att läggas på is. I stället kommer insända bidra att publiceras på hemsidan och i andra kanaler i anslutning till att de sänds in. Förhoppningsvis kommer det innebära att bidragen känns mer aktuella när de publiceras och att det i sin tur ska innebära att vi få in fler bidrag från alla typer av grupper och arrangemang. Med tanke på att vi ligger på rekordnivåer när det gäller både grupper och antal arrangemang borde även bidragen till SOL-utsikter (oavsett publiceringsform) också kunna vara rekordstort. Vid arrangemang (som t.ex. en tävling en sektion genomför eller ett läger som en grupp åker på) uppmanar vi alla att i checklistan för arrangemanget lägga till någon som är ansvarig för att sända in några bilder och en text (lång eller kort) till kansliet. Bidragen kommer även att läggas ut på hemsidan i form av ett nyhetsblad (i PDF-format) som heter SOL-utsikter för de som vill ladda hem och spara/skriva ut. Styrelsen vill påminna om våra riktlinjer när det gäller hanteringen av sociala medier ute i sektionerna eller grupperna.
T.ex. får inte omyndiga medlemmar länkas/taggas så att man därmed kan klicka sig vidare till deras privata konton. Väljer de att själva kommentera ett inlägg sker det under eget ansvar och det går bra att svara på en sådan kommentar men varken i originalinlägget eller i kommentarer ska nya personliga konton taggas. Det är viktigt att det tas upp i de grupper som har egna konton. Se föreningens policy för internet efter detta infobrev (utdrag från Verksamhetshandboken): Kommande ordinarie styrelsemöten: Tisdag 7 Februari, 18.00-21.00 Torsdag 23 Februari med sektionerna. 17.30-21.00 Onsdag 15 Mars, 18.00-21.00 Tisdag 18 April, 18.00-21.00 Tisdag 23 Maj Budgetmöte, 18.00-21.00 Onsdag 14 Juni, 18.00-21.00 Eventuella skrivelser ska vara styrelsen tillhanda senast en vecka innan för att kunna behandlas e-post: styrelsen@sol-flickorna.se 17 POLICY FÖR INTERNET 17.1 ALLMÄNT Föreningen har sedan slutet av 1990-talet haft en hemsida på Internet för att kunna sprida information om vår verksamhet. Hemsidan ska bestå av en officiell (öppen) och en intern (stängd) del enligt nedan: Den officiella (öppna) delen, www.sol-flickorna.se, vänder sig till våra medlemmar, blivande medlemmar och andra (allmänheten) som är intresserade av att få information om föreningen och vår verksamhet. Den interna (stängda) delen, www.webbkansliet.se, vänder sig till våra tränare och ledare och ska fungera som ett hjälpmedel för er så länge ni är verksamma i föreningen. I samband med uppdelningen har vi tagit fram vår Internetpolicy som beskriver hur de båda sidorna ska skötas. Internetpolicyn innehåller även riktlinjer för hur grupper som väljer att göra egna hemsidor ska sköta dessa.
17.2 POLICY FÖR DEN OFFICIELLA HEMSIDAN WWW.SOL-FLICKORNA.SE Föreningen är ansvarig för allt som skrivs på föreningens officiella hemsida www.sol-flickorna.se (med underdomäner www.solflickorna.se samt www.sol-flickorna.com) oavsett vem som har skrivit det. Det innebär att allt som skrivs på hemsidan ska ha SOL-flickorna samt våra arrangemang, gymnaster och medlemmar som utgångspunkt, vara korrekt och skrivet i en positiv anda som är förenlig med PUL, Personuppgiftslagen. Föreningen ska ej ha någon gästbok eller något liknande öppet forum på den officiella hemsidan då vi inte har möjlighet att bevaka en sådan i den utsträckning som behövs för att korrigera eventuella olämpliga inlägg, spam och länkar. Föreningens officiella sida uppdateras av kansliet. Information som grupper, sektioner och kommittéer vill få ut sänds per e-post till kansliet. Om det blir mycket information som kommer in från grupper, sektioner och kommittéer kommer styrelsen att utvärdera möjligheten för andra att kunna lägga ut information direkt på sidan. 17.3 POLICY FÖR DEN INTERNA SIDAN WWW.WEBBKANSLIET.SE (SIDAN ÄR FN VILANDE) Föreningen är ansvarig för allt som skrivs på vår interna sida www.webbkansliet.se. Webbkansliet är en lösenordskyddad sida som bara kommer att vara tillgänglig för våra tränare och ledare. För att komma in på sidan behöver man logga in med sina personliga uppgifter och alla tränare och ledare som erhåller användarnamn och lösenord till sidan är ansvarig för att inte lämna ut detta till någon annan. I övrigt gäller samma regler för Webbkansliet som för den officiella sidan. 17.4 POLICY FÖR SOCIALA MEDIER Denna policy beskriver riktlinjer för sociala medier och riktar sig till samtliga anställda, tränare, förtroendevalda och medlemmar som representerar SOL-flickorna. Med sociala medier avses till exempel bloggar, hemsidor, Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube, diskussionsforum, osv. SOL-flickorna har en positiv inställning och en öppen attityd till att alla ska få uttrycka sina åsikter i de sociala medier som finns idag. Vårt engagemang i sociala medier sprider vårt budskap och stärker vårt varumärke. Det stärker också bilden av organisationen som öppen och tillgänglig. Det finns dock begränsningar i vilken information som får spridas vidare på sociala medier. SOL-flickorna eftersträvar en sund och frisk fysisk och psykosocial miljö där förtal, förolämpningar, kränkningar eller annan mobbing inte får förekomma/skrivas på sociala medier.
Föreningens grupper kan, om de så önskar, göra egna hemsidor på Internet där de presenterar sig och sin verksamhet. Alla egna gruppsidor ska anmälas till kansliet. Dessa sidor kan utformas efter egna idéer och med egen grafisk formgivning. Det ska dock klart framgå att det inte är föreningens officiella hemsida och innehållet måste även på egna gruppsidor vara korrekt, ha en positiv utformning och skrivet på sådant sätt att det är förenligt med PUL. Om man väljer att ha en gästbok på sin gruppsida, där det är fritt för besökare av sidan att skriva egna kommentarer, så måste denna övervakas på ett sådant sätt att olämpligt innehåll skyndsamt tas bort. Om man under en period inte kan övervaka nya inlägg måste den funktionen stängas av tills man åter kan göra det. Webbadresser som man har använt till egna gruppsidor för grupper i vår förening får, om sidan läggs ner, inte användas till någon ny sida. Lägger man ner sidan ska den rensas på sitt innehåll. Vill man att innehållet ska ligga kvar som ett arkiv under en tid måste man på sidan notera att den inte längre uppdateras och man måste stänga av eventuella möjligheter för besökare att lämna kommentarer på sidan. Är du osäker på vad du kan publicera/skriva frågar du kansliet eller styrelseledamot. Officiella Facebook-sidor, Twitter, bloggar, hemsidor osv. administreras av SOL-flickorna utsedda administratörer. Det godkännande för publicering, av bl.a namnuppgifter och bilder, som varje medlem gör i enlighet med PUL när de ansöker om medlemskap, gäller enbart för dessa officiella sidor och måste alltid inhämtas separat för fristående eller privata sidor. Sådant underlag måste sparas så länge det är aktuellt samt förnyas inför varje nytt verksamhetsår. Du är alltid personligt ansvarig för sådant du publicerar på eget initiativ oavsett om publiceringen skett i egenskap som anställd/ledare/förtroendevald/medlem eller privat. Förhållningsregler: Visa respekt. Kommentera aldrig något på ett nedsättande sätt. Var alltid korrekt och använd sunt förnuft. Även om ditt svar är riktat till en viss person kommer det att läsas av många andra. Lägg inte ut filmer eller bilder på personer utan att ha deras godkännande. Är personen under 18-år krävs godkännande från målsman. Använd aldrig andras material utan tillåtelse. Ange källan för materialet och följ de upphovsrättsliga regler som gäller. Lägg inte ut hänvisningar (taggningar) till minderårigas egna konton eller uppgifter om ålder, grupptillhörighet, adress eller andra personuppgifter, då medlemmar ej skall kunna spåras av olämpliga. Debatter på Facebook och andra sociala medier ska ha högt i tak, men personliga påhopp, mobbing, ryktesspridning, utpekning av specifik person, spekulationer eller annan medveten publicering av felaktig information ska inte förekomma.
17.5 PUL (PERSONUPPGIFTSLAGEN) Enligt PUL får personuppgifter (namn, bilder och händelser där någon enskild person kan identifieras) inte, utan samtycke, behandlas på sådant sätt att informationen sprids till tredje land som saknar adekvat dataskydds lagstiftning. Från 2000 har PUL fått ett tillägg som säger att när det gäller harmlösa uppgifter kan sådana publiceras på Internet utan att i förväg inhämtat samtycke från berörd person har erhållits. Från 2007 gäller även att de flesta bestämmelserna i PUL inte behöver tillämpas när man behandlar personuppgifter i så kallat ostrukturerat material, till t.ex. löpande text. I samband med att man anmäler sig eller sitt barn till SOL-flickorna godkänner man även nedanstående text varför föreningen har möjlighet att använda information om våra medlemmar på hemsidan och annat publikt material som ges ut: Genom att Ni sänder in Er anmälan godkänner Ni att vi använder hanterar i vårt medlemsregister. Ni godkänner även att namnuppgifter (förnamn och efternamn), resultat, bilder och annan föreningsanknuten information om medlemmen kan publiceras i vår klubbtidning, på vår hemsida (eller liknande informationsplats) och i informationsmaterial för föreningen samt att de hanterade och publicerade uppgifterna, för historik, kan vara kvar där de blivit publicerade även om medlemmen väljer att sluta i föreningen. Motsvarande text finns även med på de terminsfakturor som sänds ut.