SOL flickornas GF Verksamhetshandbok Utdrag

Transkript

1 SOL flickornas GF Verksamhetshandbok Utdrag Stockholm Version: 2015:P Utdrag Distribution: Styrelsen Sektionsstyrelser Kommittéer Publicering på hemsidan

2 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas Verksamhetshandbok - Sammanfattning 1 SYFTE SOL FLICKORNAS GF VISION SOL FLICKORNAS GF VÄRDEORD FÖRENINGENS ÄNDAMÅL ÖVERGRIPANDE STRUKTUR STYRELSEN ÅRSMÖTE KANSLI SEKTIONSSTYELSE KOMMITTÉER LEDARVÅRDSKOMMITTÉN SOL FLICKSDAGSKOMMITTÉN FÖRÄLDRAKOMMITTÉN PROFILKOMMITTÉN MEDICINSKA KOMMITTÉN SPONSORSKOMMITTÉN UTBILDNINGSKOMMITTÉN ANSVAR TRÄNARE/LEDARE, GYMNASTER OCH FÖRÄLDRAR ALLMÄNT PRYA/MINIPRYA ASSISTERANDE TRÄNARE (ASS. TRÄNARE) TRÄNARE HUVUDTRÄNARE GYMNASTER FÖRÄLDRAR INSTÄLLD TRÄNING KLÄDPOLICY BAMSEGYMPA BARNGRUPPER FLICKTRUPPER TÄVLINGSGRUPPER TRÄNARE, ASS. TRÄNARE, PRYOR UTGÅENDE FÖRENINGSOVERALL REGLER FÖR LÄGER TÄVLINGSPOLICY NATIONELLA TÄVLINGAR INTERNATIONELLA TÄVLINGAR/LÄGER POLCIY MOT MOBBING Sida 2 av

3 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF 16 POLICY MOT DROGER OCH DOPING DEFINITIONER DROG OCH DOPINGPOLICY POLICY FÖR NARKOTISKA PREPARAT POLICY FÖR ALKOHOL POLICY FÖR TOBAK ANSVAR OCH PÅFÖLJDER POLICY FÖR INTERNET ALLMÄNT POLICY FÖR DEN OFFICIELLA HEMSIDAN FLICKORNA.SE POLICY FÖR DEN INTERNA SIDAN POLICY FÖR SOCIALA MEDIER PUL (PERSONUPPGIFTSLAGEN) KRISHANTERING FÖRSÄKRINGAR SOL FAKTA SYFTE Denna handbok beskriver övergripande hur SOL flickornas Gymnastikförening är organiserad och fungerar. Syftet är att kommunicera fastställda rutiner och regler för hur SOL flickornas Gymnastikförening ska fungera (styras). Detta utdrag från den kompletta versionen innehåller i huvudsak de punkter som omfattar vision, värdeord, årsmöte, styrelser, kommittéer, kansli, policys, krishantering samt ledare, gymnaster och föräldrar. (I några fall i förkortade versioner.) Tanken är att denna version ska vara smidigare att ha med sig på träningar, möten och i andra sammanhang när man kanske vill stämma av något. Avsikten är att handboken ska vara ett stöd till föreningens medlemmar och dess anhöriga. Den kompletta versionen (på 44 sidor) finns på föreningens intranät och innehåller t.ex. även punkter om lokaler, redskap, budget/ekonomi, avgifter, arvoden, läger etc. Dokumentet uppdateras efterhand som styrelsen fastslår hur praktiska göromål ska utföras och hur de direktiv som anges i stadgarna ska tillämpas Sida 3 av 20

4 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag Om det i något fall skulle råda någon motsättning mellan denna version och den kompletta eller föreningens stadgar, så gäller stadgarna följt av den kompletta handboken. Notera att numreringen skiljer sig mellan de två handboksversionerna. 2 SOL FLICKORNAS GF VISION 2013 fastställdes SOL flickornas vision enligt följande: SOL flickornas GF Gymnastik och rörelseglädje för långsiktig utveckling och framgång 3 SOL FLICKORNAS GF VÄRDEORD 2013 fastställdes SOL flickornas värdeord enligt följande: Trygghet Glädje Kämpaglöd Stolthet Nedan beskrivs SOL flickornas GF s värdeord och vad de har för innebörd för föreningen och dess medlemmar. Det här är vad vi vill förmedla, hur vi vill upplevas och vad alla medlemmar ska leva efter när de representerar föreningen. Trygghet SOL flickornas GF är en stabil förening med lång tradition. Medlemmarna i SOLflickornas GF erbjuds säker träning i en trygg social miljö. Föreningens ledare och tränare är kompetenta och har stora utvecklingsmöjligheter genom de resurser föreningen lägger på utbildning. Vi har en stark gemenskap och hjälper och stöttar varandra. Glädje Vi älskar rörelseglädje. Vi drivs av glädjen att träna och utvecklas oavsett ambitionsnivå och mål. I SOL flickornas GF känner såväl gymnaster som tränare, ledare och föräldrar en glädje över den gemenskap som finns inom föreningen och de vänskapsband som uppstår genom engagemang i föreningen. SOL flickornas GF inspirerar publik och supportrar. Kämpaglöd SOL flickornas GF har en stark kämpaglöd i med och motgång. Våra tränare och gymnaster samarbetar för att utvecklas mot sina gymnastiska mål utifrån sin individuella ambitionsnivå. Föreningen jobbar för att fler ska kunna bli aktiva och vara aktiva länge. Vi arbetar målmedvetet för fler idrottshallar som möjliggör kvalitativ gymnastikträning. Vi vill synliggöra gymnastiken och SOL flickornas GF på ett positivt sätt i media. Och viktigast av allt oavsett vad vi kämpar för gör vi det med glädje och stolthet. Sida 4 av

5 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF Stolthet En gång SOL flicka, alltid SOL flicka! Vi är stolta över att vara SOL flickor. Vi är stolta över att representera SOL flickornas GF och vi delar föreningens värderingar. Vi är stolta över att stå på prispallen men är även stolta över vår prestation när vi står bredvid. SOL flickornas GF är förebilder för andra gymnastik och idrottsföreningar. 4 FÖRENINGENS ÄNDAMÅL Föreningen har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med ändamålsparagrafen ( 1) i SOL flickornas GF:s stadgar. Vi vill särskilt notera att: inom SOL flickornas GF är hälsa, trivsel och välbefinnande normgivande i all verksamhet glädje och gemenskap ska vara starka drivkrafter för oss i SOL flickornas GF vi vill bedriva och utveckla all verksamhet så att vi ska kunna ha roligt, må bra och prestera mera verka för att medlemmarna får ett livslångt intresse för idrottsengagemang alla medlemmars röst har lika värde i SOL flickornas GF genom delaktighet får alla som deltar vara med och bestämma om och ta ansvar för sin verksamhet ledare, aktiva, anställda och föräldrar ska alla hjälpas åt och vara positiva förebilder och företrädare som skapar vi känsla och kamratanda inom SOL flickornas GF alla inom SOL flickornas GF ska verka mot fusk, doping, mobbning, trakasserier och våld. 5 ÖVERGRIPANDE STRUKTUR Föreningen är organiserad enligt följande: 6 STYRELSEN Styrelsens uppgifter är att: planera och leda föreningens verksamhet Sida 5 av 20

6 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag utforma föreningens verksamhet enligt årsmötets beslut och löpande följa upp den upprätta och fastställa föreningens budget upprätta och fastställa föreningens verksamhetsplan tillsätta erforderliga kommittéer och arbetsgrupper samt delegera beslutsrätter utse sektionernas och kommittéernas ordföranden fastställa ersättningar och villkor för tränare och andra uppdragstagare fastställa träningsavgifter ansvara för kansli och anställd personal. 7 ÅRSMÖTE Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet, som består av föreningens medlemmar. Arbetsformerna regleras i föreningens stadgar. Årsmötets främsta uppgifter är att: granska styrelsens verksamhet och bevilja ansvarsfrihet godkänna föreningens räkenskaper fastställa medlemsavgifter välja styrelse. Till sitt förfogande har årsmötet en revisor och en revisorsuppleant som granskar föreningens ekonomi och skötsel av räkenskaper, samt en valberedning som framlägger förslag till ny styrelse. Till årsmötet tas en föreningsgemensam verksamhetsberättelse fram. Styrelsen ansvarar för att sammanställa den utifrån bidrag från sektionsstyrelserna och kommittéerna. Styrelsen skickar i god tid ut mall för verksamhetsberättelsen till samtliga sektionsstyrelser. 8 KANSLI Föreningens kansli ska så effektivt som möjligt stötta föreningens verksamhet. Kansliets huvudsakliga uppgifter är att: verkställa styrelsens beslut bistå ledare och tränare svara för servicen till allmänheten och mot olika instanser och myndigheter lagerhållning och försäljning av SOL material på kansliet löpande sköta administrativa och ekonomiska uppgifter såsom post, bank, in och utbetalningar, information, utskick, lokalbokningar, mm göra bidragsansökningar registrera avgifter sköta medlemsregistren sköta vissa erforderliga uppgifter i samband med utbildnings, tränings, tävlingsoch lägerverksamhet fortlöpande genomföra arkivering sköta kanslilokal, material, nycklar och kontorsutrustning. Sida 6 av

7 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF Personal på kansliet har inte skyldighet att arbeta vid SOL arrangemang, såvida inte personalansvarig uttryckligen har bett om och överenskommit detta med aktuell personal. 9 SEKTIONSSTYELSE Respektive sektion leds av en sektionsstyrelse som består av en ansvarig ordförande, som utses av föreningsstyrelsen inför varje nytt verksamhetsår, samt erforderligt antal ledamöter, som sektionsordförande har utsett och som godkänts av föreningsstyrelsen. Sektionsstyrelsen utser inom sig en ekonomiansvarig och en utbildningsansvarig, dessa två poster ska vara besatta av olika personer. Sektionsstyrelsen ska: upprätta en verksamhetsplan som beskriver sektionsstyrelsen fokusområden för verksamhetsåret upprätta och hålla en 1 års och en 5 årsmålsättning uppdaterad samt upprätta ett handlingsprogram som visar hur man uppnår målen upprätta en budget upprätta en verksamhetsberättelse. Sektionsstyrelsens ansvar är att: säkerställa att föreningens värdegrund efterlevs av samtliga medlemmar i sektionen placera ut huvudtränare, tränare och pryor på de olika grupperna, vid behov i samråd med kansliet planera och samordna den löpande idrottsliga verksamheten på en strategisk nivå inom sektionen tillse att sektionens tränare får den stimulans, utbildning och fortbildning som krävs vid behov stödja huvudtränare, tränare och pryor inom sektionen i sitt uppdrag introducera och välkomna nya huvudtränare, tränare och pryor inom sektionen ansvara för att tränaravtal upprättas med tränarna ansvara för att personuppgifter för ny tränare/ledare lämnas till kansliet planera samträningar och/eller genomföra tävlingar och uppvisningar inom sektionen vid behov tillsätta arbetsgrupper inom sitt verksamhetsområde kontinuerligt rapportera till styrelsen om pågående verksamhet samt förelägga förslag för beslut vid behov arrangera planeringskonferenser följa upp och utvärdera mål inom sektionen hålla möten med sektionens tränare avtacka gymnaster och ledare när de slutar uppmuntra befintliga gymnaster och gymnaster som slutar att fortsätta som tränare se till att bidrag sänds in till SOL utsikter vara uppdaterade om innehållet i verksamhetshandboken Sida 7 av 20

8 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag I den årliga verksamhetsplanen för sektionen anger man följande: En målsättning för sektionen (alternativt uppdatering av befintlig). Ett handlingsprogram som visar hur man uppnår målen. 10 KOMMITTÉER Kommittéers syfte är att stödja föreningen i särskilda frågor. Kommittén leds av en ansvarig ordförande som utses av styrelsen LEDARVÅRDSKOMMITTÉN Ledarvårdskommitténs syfte och ansvar är att: stötta, uppmuntra och stimulera föreningens ledare arrangera julavslutning samt julklappar i samråd med respektive sektion/kommitté och styrelsen medverka vid avtackningar av ledare SOL FLICKSDAGSKOMMITTÉN SOL flicksdagskommitténs syfte och ansvar är att: att planera och genomföra SOL flicksdagen att genomföra en utvärdering efter genomförd SOL flicksdag FÖRÄLDRAKOMMITTÉN Föräldrakommitténs syfte och ansvar är att: att årligen arrangera en Familjedag, vilken normalt går av stapeln i Västertorpshallen i november månad. Syftet med Familjedagen är att ge föreningen publicitet och inkomster. att assistera i andra arrangemang där hjälp kan behövas, t ex vid Juluppvisningen sälja föreningens material vid arrangemang och evenemang (i samråd med profilkommittén). Målsättningen med arrangemangen är att det ska vara trevligt, intresseväckande och inkomstbringande PROFILKOMMITTÉN Profilkommitténs syfte och ansvar är att: säkerställa att föreningen har ett intressant och attraktivt utbud av material till försäljning definiera föreningens profil avseende kläder och annat material, givet att föreningens färger i grunden är gult och grönt definiera föreningens basutbud avseende kläder och annat material identifiera lämpliga produkter och leverantörer samt inhämta offerter. Sida 8 av

9 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF 10.5 MEDICINSKA KOMMITTÉN Profilkommitténs syfte och ansvar är att: säkerställa att föreningen har en samlad syn på medicinska frågor för att kunna ge tränare och gymnaster råd och rekommendationer samt verka för att skaderisken i den gymnastiska verksamheten minimeras lämna rekommendationer till sektioner och tränare avseende hur man minimerar skaderisken vid träningar och tävlingar sjukvårdsväskor finns vid föreningens uppvisningar/tävlingar sjukvårdspersonal finns vid föreningens uppvisningar/tävlingar försöka hålla ett uppdaterat kontaktnät av medicinsk expertis till vilka tränare och gymnaster kan söka sig för vård vid behov ordna med föreläsningar avseende kostråd och annan information till tränare och gymnaster SPONSORSKOMMITTÉN Sponsorskommitténs syfte och ansvar är att: Verka för att hitta intäktskällor vid föreningens olika arrangemang Skapa företagskontakter för att upprätta sponsorsavtal på föreningsnivå Arbeta med övergripande sponsorsfrågor samt vara sektionerna behjälplig vid upprättande av sponsorsavtal UTBILDNINGSKOMMITTÉN Utbildningskommitténs syfte är att säkerställa att föreningens tränare får den utbildning som behövs för att behålla en god kvallitet i verksamheten. 11 ANSVAR TRÄNARE/LEDARE, GYMNASTER OCH FÖRÄLDRAR 11.1 ALLMÄNT För att underlätta träningar och föreningsarbete är det viktigt att alla inom föreningen känner till sitt ansvar. Vid träning i hallen är det den ansvariga huvudtränaren som fattar övergripande beslut. Dessa beslut ska följas och respekteras av övriga tränare, ass. tränare, pryor, gymnaster och föräldrar inom den egna gruppen. Beroende på hur mycket erfarenhet och kunskap en person har när den börjar som tränare i SOL flickorna kan personen börja som prya, ass.tränare eller tränare. Mer om tränarstegen och de olika krav som ställs på de olika tränartyperna beskrivs i följande kapitel. För antal tränare per träning gäller följande: För grupper i BoU sektionen gäller 1 tränare per minst 7 gymnaster. För grupper i övriga sektioner gäller 1 tränare per minst 5 gymnaster. Pryor räknas inte som tränare Sida 9 av 20

10 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag 11.2 PRYA/MINIPRYA En person som är helt ny som gymnastiktränare och fyller minst 12 år det aktuella året är välkommen som Prya i SOL flickorna. Det innebär att personen är på träningen för att lära dig, precis som gymnasterna, men också för att ta ett visst ansvar och leda gymnasterna. Under åren som prya kommer någon av de mer erfarna tränarna (din handledare) att leda personen igenom de olika övningarna där personen i sin egen takt får prova på att leda olika aktiviteter så som uppvärmning, avslutning, stationer och lekar. En prya förväntas att: komma i tid till träningen vara ombytt till träningskläder med föreningens logotyp ha håret väl uppsatt lämna smycken hemma (undantag för små örhängen) se till att din mobil inte stör på träningen aldrig tugga tuggummi under träningarna dela aktivt på gruppens träningar delta aktivt på de truppens tävlingar/uppvisningar stämma av alla uppgifter/övningar med ansvarig tränare alltid meddela ansvarig tränare vid sen ankomst och förhinder närvara vid föräldramöten föra en dialog med ansvarig tränare om den egna utbildningen på föreningsnivå. Personer som fyller 11 år eller mindre det aktuella året men som ändå bedöms kunna vara med som ledare kan bli Miniprya i våra yngsta grupper. Det enda som skiljer en Prya och en Miniprya åt förutom åldersgränsen är arvoderingen (se aktuell arvodesstege). I övrigt gäller ovanstående även för en Miniprya ASSISTERANDE TRÄNARE (ASS. TRÄNARE) När pryans handledare anser att pryan är redo att ta mer ansvar kan pryan fortsätta som assisterande tränare (förkortas ass.tränare ). Det innebär att pryan kan ta ensamt ansvar för vissa delar av träningen, pryan kan leda gymnasterna genom vissa övningar utan stöd från en annan ledare och pryan har vanan inne att vara i gymnastikhallen. Pryan har genomgått SOL flickornas Introkurs och Grundkurs. En Ass. tränare förväntas, förutom det som står under Prya, att: vara ansvarig för den/de stationer man fått i uppgift av ansvarig tränare att sköta föra en dialog med ansvarig tränare om den egna utbildningen på förenings och förbundsnivå TRÄNARE En tränare kan planera och hålla en träning helt själv. En tränare har de licenser (utbildningar) som krävs för den nivå som gymnasterna tränar på. Tränaren kan ta hand om mindre skador och trösta gymnaster som är ledsna. Andra tränare kan se upp till tränaren och lära sig av denna. Sida 10 av

11 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF En Tränare förväntas, förutom det som står under Ass. tränare, att: ansvara och leda gymnasternas träning och att se till att träningen bedrivs på rätt nivå för gymnasterna se till att säkerhetsföreskrifter och säkerhetsanordningar i hallen efterföljs samt att en komplett förbandslåda finns tillgänglig att säkerhetspass sker på de redskap som kräver detta och att tränaren har rätt kompetens/utbildning för de övningar som ska utföras se till att redskap ställs tillbaka i rätt redskapsrum på plats enligt uppdaterad redskapsskiss (om sådan finns) ansvara för att hallen lämnas i det skick som man själv skulle vilja finna den i släcka och låsa redskapsrum, musikskåp och hall efter träning utbilda ass.tränare och pryor närvara vid, och utgöra ett stöd, på föräldramöten föra en dialog med breddstyrelsen om den egna utbildningen aktivt uppdatera dig på vad som händer i sektionen ge föräldrar löpande information om aktuella händelser och vad för insatser som förväntas av föräldrarna vid kommande träningar/arrangemang under terminen närvara vid föräldramöten närvara på årsmötet HUVUDTRÄNARE Huvudtränaren är den som har det yttersta ansvaret för gruppen. Om inte huvudtränaren är på plats vid träning är det den tränare som har längst erfarenhet som har ansvaret. Huvudtränaren är även ansvarig för planering, närvaroregistrering, nycklar och föräldrakontakt. En Huvudtränare förväntas, förutom det som står under Tränare, att: vara minst 18 år ha personlig mognad och kompetens ha gått Baskurs planera terminens verksamhet hålla i föräldramöten ansvara för och ta hand om träningarna se till att det alltid finns lämplig utbildad tränare på plats i hallen utse ansvarig tränare på plats i hallen då huvudtränaren själv inte kan närvara bedriva kontakten med föräldrarna sköta administrationen för gruppen ansvara för att ta med allt till läger (och eventuella tävlingar) att efter läger (eventuellt tävling) skriva ihop ett material till hemsida och SOLutsikter och mejla detta till kansliet aktivt reflektera över truppens tränings och tävlingsresultat Sida 11 av 20

12 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag 11.6 GYMNASTER I gymnastens ansvar ingår att: aldrig påbörja träning eller använda redskapen utan att ansvarig tränare har gett sitt godkännande följa och respektera tränarens instruktioner respektera sina kompisar i den egna gruppen samt i andra grupper meddela ansvarig tränare om man behöver avvika från hallen, bra är också att berätta att man är tillbaka komma i tid till träningen ha håret väl uppsatt med tofs och hårspännen använda tajt tröja eller dräkt och trikåer eller shorts delta aktivt på träningen bidra till en härlig stämning ta med vatten i en plastflaska och en frukt lämna smycken hemma (undantag för små örhängen) se till att din mobil inte stör på träningen alltid respektera dina kompisar i den egna gruppen och andra grupper FÖRÄLDRAR I föräldrarnas ansvar ingår att: se till att gymnasten kommer till och från aktiviteten på ett säkert sätt, i god tid och är ombytt enligt de bestämmelser som gruppen har vara medveten om att tränarens ansvar börjar först i hallen meddela ansvarig tränare om eventuell frånvaro eller, om gymnasten slutar, meddela både tränare samt föreningens kansli vid behov hjälpa till med fram och bortplockning av redskap på träning och vid olika föreningsarrangemang vid behov städa efter träning eller olika föreningsarrangemang vid tävling/uppvisning transportera redskap till och från hallar samt se till att de kommer på rätt plats vara funktionär samt hjälpa till vid föreningsarrangemang närvara vid föräldramöten INSTÄLLD TRÄNING Om en träning måste ställas in av relevanta orsaker, t.ex. sjukdom, ska ansvarig tränare snarast underrätta gymnasterna/föräldrarna om detta. När detta sker måste alla inblandade respektera detta och hjälpa till så meddelande når alla berörda så snabbt som möjligt. 12 KLÄDPOLICY Följande policy gäller för hur gymnaster och tränare ska/rekommenderas vara klädda under tävlingar och uppvisningar när de representerar föreningen. Generellt gäller att alla kläder som bärs av representanter för SOL flickorna ska vara hela och rena samt avsedda för ändamålet. Sida 12 av

13 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF 12.1 BAMSEGYMPA Gymnaster i Bamsegympan (3 4 år) rekommenderas bära gul föreningsdräkt (flickor) eller gul Bamsetröja samt tights/shorts (flickor/pojkar) BARNGRUPPER Gymnaster i barngrupper (5 6 år) rekommenderas bära gul föreningsdräkt och till det eventuellt vita tights FLICKTRUPPER Gymnaster i flicktrupper (7 9 år) rekommenderas bära gul föreningsdräkt och till det eventuellt vita tights eller SOL linne + svarta tights. För äldre flicktrupper (10 år >) rekommenderas SOL linne + svarta tights eller dräkt som sektionen beslutar om och som bygger på föreningens färger TÄVLINGSGRUPPER Gymnaster i tävlingssektionerna ska använda de dräkter som sektionen, i enlighet med tävlingsreglerna, beslutar om. Dräkterna rekommenderas i möjligaste mån bygga på föreningens färger grönt och gult/guld. Under tävling, uppvisning och vid andra officiella sammanhang där man (iförd träningskläder) representerar SOL flickornas GF ska föreningens officiella grön/gula föreningsoverall användas. Vid tävling på annan ort gäller detsamma under all tid i tävlingshallen TRÄNARE, ASS. TRÄNARE, PRYOR Alla tränare, ass. tränare och pryor ska ha föreningsoverall vid alla arrangemang där de deltar och representerar SOL flickornas GF. Observera att vid tävlingar ska sektionernas regler för klädsel följas. Vid träning ska alla tränare, ass. tränare och pryor bära tröja där det framgår att man representerar SOL flickornas GF UTGÅENDE FÖRENINGSOVERALL Vid byte av officiell föreningsoverall är överlappningstiden, dvs. när både den gamla och nya föreningsoverallen kan användas parallellt, den termin då den nya overallen finns tillgänglig för köp samt den därpå följande terminen. Därefter får den utgående overallen inte längre användas vid tävlingar, uppvisningar och liknande arrangemang. 13 REGLER FÖR LÄGER Alla läger som arrangeras av SOL flickornas GF (eller någon annan arrangör och till vilka det är fri anmälan) ska vara självfinansierande, dvs. alla kostnader för lägret (resa, kost, logi och träningskostnader) ska betalas av lägerdeltagarna. För läger på sektionsnivå som har ett budgeterat överskott ska även tränararvoden ingå. Läger ska normalt inte gå med vinst. Arvoden och regler för arvoden framgår av i kapitlet gällande Arvoden. Är gymnasten omyndig ska godkännande från föräldrar hämtas in innan lägret bokas. För läger som en grupp/sektion planerar att genomföra utomlands ska SOL flickornas GF huvudstyrelse alltid informeras vid uppstart av planering. För omyndiga gymnaster Sida 13 av 20

14 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag krävs att minst 1 förälder följer med per 5 gymnaster. Minimiåldern för att delta på ett läger utomlands är 13 år. För läger som arrangeras av någon förening i samarbete med Svenska Gymnastikförbundet gäller något justerade regler: Är det ett centralt läger för fler föreningar (men med fri anmälan) där det finns speciellt kunniga externa tränare på plats så att egna medföljande tränare kan lära sig mycket nytt kan eventuellt deras kostnad helt eller delvis gå som utbildning. Det ska i så fall i förväg godkännas av sektionsstyrelsen. I övrigt betalar gymnasterna samtliga övriga kostnader. För läger som gymnasterna speciellt blir uttagna till (typ talangläger) gäller samma regler som för tävling, dvs. att föreningen betalar resan samt eventuellt medföljande tränare, och gymnasterna betalar för mat och logi. För landslagsläger, där gymnasten blivit uttagen av aktuell förbundskapten, betalar föreningen resa och logi medan gymnasten betalar för maten. Om lägret kräver närvaro av en föreningstränare betalas de kostnaderna av föreningen. För samtliga alternativ där föreningen står för en del av kostnaderna krävs att dessa måste finnas med i sektionens budget. 14 TÄVLINGSPOLICY För att säkerställa att SOL flickornas GF upprätthåller en tillräckligt hög kvalitet i sina tävlingsprogram gäller följande NATIONELLA TÄVLINGAR För att tävla utanför stockholmsregionen gäller att: tävlingsprogrammet ska vara så färdigt en månad innan aktuell tävling, att man kan visa upp det för av berörd sektionsstyrelse utsedd domare/tyckare ingen grupp eller individ får tävla utan att sektionsstyrelsen har givit sitt medgivande. Tävlingsprogrammet ska uppvisas för domare/tyckare, som bedömer om programmet är färdigt för att tävla med. Domares/tyckares ord gäller och går inte att överklaga INTERNATIONELLA TÄVLINGAR/LÄGER För att tävla eller träna utanför landets gränser gäller att: sanktion ska av berörd sektionsstyrelse i god tid sökas från SvGF eller SvCF tävlingsprogram ska vara godkänt för av berörd sektionsstyrelse utsedd domare/tyckare berörd sektionsstyrelse och föreningsstyrelse ska ha godkänt deltagande i tävling eller läger om deltagarna är under 18 år ska medgivande ha lämnats av förälder/målsman i god tid före aktuell tävling eller läger i övrigt följa de regler och bestämmelser som Svenska Gymnastikförbundet har beslutat för deltagande utomlands. Sida 14 av

15 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF 15 POLCIY MOT MOBBING Mobbning tolereras inte inom föreningen. Mobbning i form av gester, minspel, kommentarer etc. kan leda till avstängning eller uteslutning i föreningen. Detta gäller samtliga tränare, ass. tränare, pryor och gymnaster. 16 POLICY MOT DROGER OCH DOPING SOL flickornas GF har antagit följande drogpolicy, vilken gäller för alla medlemmar i föreningen DEFINITIONER DROG OCH DOPINGPOLICY Med drog avses narkotiska preparat, alkohol samt tobak. Med narkotiska preparat avses alla mediciner och motsvarande preparat vilka inte föreskrivits av läkare eller vilka utgör i Sverige förbjudna preparat eller vilka i övrigt finns angivna av Svenska Gymnastikförbundet såsom otillåtna preparat i samband med idrottsutövning. Med alkohol avses alla former av drycker bestående av eller innehållande sprit, vin eller öl med en alkoholstyrka överstigande 2,25 volymprocent (starkare än lättöl, lättcider, lättglögg). Med tobak avses alla former av röktobak, snus och tuggtobak POLICY FÖR NARKOTISKA PREPARAT Narkotiska preparat är inte tillåtna i något sammanhang inom SOL flickornas GF:s verksamhet POLICY FÖR ALKOHOL Generellt gäller att alkohol inte ska förtäras inom SOL flickornas GF:s verksamhet. Speciellt gäller: Under tränings och tävlingspass råder absolut förbud mot alkohol. Under läger gäller absolut förbud mot alkohol. Vid sammankomster, såsom banketter, kickoff, glöggträff och liknande, där omyndig medlem deltar, ska alkohol inte serveras eller förtäras av någon närvarande medlem. Vid sammankomster där alla närvarande medlemmar är myndiga kan alkohol förtäras i enlighet med normala sociala principer. Medlem får inte förtära alkohol eller vara alkoholpåverkad iklädd SOL kläder, dvs. sådana plagg vilka bär föreningens logotyp eller som på annat sätt har anknytning till eller visar på tillhörighet till SOL flickornas GF POLICY FÖR TOBAK Generellt gäller att tobak inte får brukas inom SOL flickornas GF:s verksamhet. Medlem får inte använda tobak iklädd SOL kläder, dvs. sådana plagg vilka bär föreningens logotyp eller som på annat sätt har anknytning till eller visar på tillhörighet till SOL flickornas GF Sida 15 av 20

16 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag 16.5 ANSVAR OCH PÅFÖLJDER Det är varje medlems ansvar att följa denna drogpolicy och att verka för att andra medlemmar är medvetna om och följer den. Tränare/ledare som uppmärksammar att omyndig medlem bryter mot denna drogpolicy bör och har rätt att påtala detta för medlemmens målsman. Den medlem som bryter mot denna drogpolicy kan komma att uteslutas ur föreningen i enlighet med förenings stadgar 13 för att uppenbarligen skadat föreningens intressen. 17 POLICY FÖR INTERNET 17.1 ALLMÄNT Föreningen har sedan slutet av 1990 talet haft en hemsida på Internet för att kunna sprida information om vår verksamhet. Hemsidan ska bestå av en officiell (öppen) och en intern (stängd) del enligt nedan: Den officiella (öppna) delen, flickorna.se, vänder sig till våra medlemmar, blivande medlemmar och andra (allmänheten) som är intresserade av att få information om föreningen och vår verksamhet. Den interna (stängda) delen, vänder sig till våra tränare och ledare och ska fungera som ett hjälpmedel för er så länge ni är verksamma i föreningen. I samband med uppdelningen har vi tagit fram vår Internetpolicy som beskriver hur de båda sidorna ska skötas. Internetpolicyn innehåller även riktlinjer för hur grupper som väljer att göra egna hemsidor ska sköta dessa POLICY FÖR DEN OFFICIELLA HEMSIDAN FLICKORNA.SE Föreningen är ansvarig för allt som skrivs på föreningens officiella hemsida flickorna.se (med underdomäner samt flickorna.com) oavsett vem som har skrivit det. Det innebär att allt som skrivs på hemsidan ska ha SOL flickorna samt våra arrangemang, gymnaster och medlemmar som utgångspunkt, vara korrekt och skrivet i en positiv anda som är förenlig med PUL, Personuppgiftslagen. Föreningen ska ej ha någon gästbok eller något liknande öppet forum på den officiella hemsidan då vi inte har möjlighet att bevaka en sådan i den utsträckning som behövs för att korrigera eventuella olämpliga inlägg, spam och länkar. Föreningens officiella sida uppdateras av kansliet. Information som grupper, sektioner och kommittéer vill få ut sänds per e post till kansliet. Om det blir mycket information som kommer in från grupper, sektioner och kommittéer kommer styrelsen att utvärdera möjligheten för andra att kunna lägga ut information direkt på sidan. Sida 16 av

17 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF 17.3 POLICY FÖR DEN INTERNA SIDAN Föreningen är ansvarig för allt som skrivs på vår interna sida Webbkansliet är en lösenordsskyddad sida som bara kommer att vara tillgänglig för våra tränare och ledare. För att komma in på sidan behöver man logga in med sina personliga uppgifter och alla tränare och ledare som erhåller användarnamn och lösenord till sidan är ansvarig för att inte lämna ut detta till någon annan. I övrigt gäller samma regler för Webbkansliet som för den officiella sidan POLICY FÖR SOCIALA MEDIER Denna policy beskriver riktlinjer för sociala medier och riktar sig till samtliga anställda, tränare, förtroendevalda och medlemmar som representerar SOL flickorna. Med sociala medier avses till exempel bloggar, hemsidor, Twitter, Facebook, Linkedin, Youtube, diskussionsforum, osv. SOL flickorna har en positiv inställning och en öppen attityd till att alla ska få uttrycka sina åsikter i de sociala medier som finns idag. Vårt engagemang i sociala medier sprider vårt budskap och stärker vårt varumärke. Det stärker också bilden av organisationen som öppen och tillgänglig. Det finns dock begränsningar i vilken information som får spridas vidare på sociala medier. SOL flickorna eftersträvar en sund och frisk fysisk och psykosocial miljö där förtal, förolämpningar, kränkningar eller annan mobbing inte får förekomma/skrivas på sociala medier. Föreningens grupper kan, om de så önskar, göra egna hemsidor på Internet där de presenterar sig och sin verksamhet. Alla egna gruppsidor ska anmälas till kansliet. Dessa sidor kan utformas efter egna idéer och med egen grafisk formgivning. Det ska dock klart framgå att det inte är föreningens officiella hemsida och innehållet måste även på egna gruppsidor vara korrekt, ha en positiv utformning och skrivet på sådant sätt att det är förenligt med PUL. Om man väljer att ha en gästbok på sin gruppsida, där det är fritt för besökare av sidan att skriva egna kommentarer, så måste denna övervakas på ett sådant sätt att olämpligt innehåll skyndsamt tas bort. Om man under en period inte kan övervaka nya inlägg måste den funktionen stängas av tills man åter kan göra det. Webbadresser som man har använt till egna gruppsidor för grupper i vår förening får, om sidan läggs ner, inte användas till någon ny sida. Lägger man ner sidan ska den rensas på sitt innehåll. Vill man att innehållet ska ligga kvar som ett arkiv under en tid måste man på sidan notera att den inte längre uppdateras och man måste stänga av eventuella möjligheter för besökare att lämna kommentarer på sidan. Är du osäker på vad du kan publicera/skriva frågar du kansliet eller styrelseledamot Sida 17 av 20

18 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag Officiella Facebook sidor, Twitter, bloggar, hemsidor osv. administreras av SOLflickorna utsedda administratörer. Det godkännande för publicering, av bl.a namnuppgifter och bilder, som varje medlem gör i enlighet med PUL när de ansöker om medlemskap, gäller enbart för dessa officiella sidor och måste alltid inhämtas separat för fristående eller privata sidor. Sådant underlag måste sparas så länge det är aktuellt samt förnyas inför varje nytt verksamhetsår. Du är alltid personligt ansvarig för sådant du publicerar på eget initiativ oavsett om publiceringen skett i egenskap som anställd/ledare/förtroendevald/medlem eller privat. Förhållningsregler: Visa respekt. Kommentera aldrig något på ett nedsättande sätt. Var alltid korrekt och använd sunt förnuft. Även om ditt svar är riktat till en viss person kommer det att läsas av många andra. Lägg inte ut filmer eller bilder på personer utan att ha deras godkännande. Är personen under 18 år krävs godkännande från målsman. Använd aldrig andras material utan tillåtelse. Ange källan för materialet och följ de upphovsrättsliga regler som gäller. Lägg inte ut hänvisningar till minderårigas egna konton eller uppgifter om ålder, grupptillhörighet, adress eller andra personuppgifter, då medlemmar ej skall kunna spåras av olämpliga. Debatter på Facebook och andra sociala medier ska ha högt i tak, men personliga påhopp, mobbing, ryktesspridning, utpekning av specifik person, spekulationer eller annan medveten publicering av felaktig information ska inte förekomma PUL (PERSONUPPGIFTSLAGEN) Enligt PUL får personuppgifter (namn, bilder och händelser där någon enskild person kan identifieras) inte, utan samtycke, behandlas på sådant sätt att informationen sprids till tredje land som saknar adekvat dataskydds lagstiftning. Från 2000 har PUL fått ett tillägg som säger att när det gäller harmlösa uppgifter kan sådana publiceras på Internet utan att i förväg inhämtat samtycke från berörd person har erhållits. Från 2007 gäller även att de flesta bestämmelserna i PUL inte behöver tillämpas när man behandlar personuppgifter i så kallat ostrukturerat material, till t.ex. löpande text. I samband med att man anmäler sig eller sitt barn till SOL flickorna godkänner man även nedanstående text varför föreningen har möjlighet att använda information om våra medlemmar på hemsidan och annat publikt material som ges ut: Genom att Ni sänder in Er anmälan godkänner Ni att vi använder hanterar i vårt medlemsregister. Ni godkänner även att namnuppgifter (förnamn och efternamn), resultat, bilder och annan föreningsanknuten information om medlemmen kan publiceras i vår klubbtidning, på vår hemsida (eller liknande informationsplats) och i informationsmaterial för föreningen samt att de hanterade och publicerade uppgifterna, för historik, kan vara kvar där de blivit publicerade även om medlemmen väljer att sluta i föreningen. Motsvarande text finns även med på de terminsfakturor som sänds ut. Sida 18 av

19 Verksamhetshandbok - Utdrag SOL-flickornas GF 18 KRISHANTERING När en gymnast eller tränare skadas allvarligt påverkar det hela gruppen. Skuldkänslor hos de som har varit med vid själva olyckstillfället, men även för de andra. Skuldkänslor kan vara att tränare missar i sitt säkerhetspass och gymnasten gör illa sig eller att tränaren skadas av t.ex. en spark i samband med en övning. Viktigt är att hålla ihop gruppen och inte lämna någon ensam. Spekulera aldrig vad som har hänt utan säg bara fakta. SOL flickorna har en beredskapsgrupp som ska kontaktas om en allvarlig olycka händer. Beredskapsgruppen tar hand om eventuella massmedia kontakter, stöttning/praktisk hjälp, efterarbete av olyckan i form av samtal med gruppen s.k. debriefing. Kontaktuppgifter till gruppen finns på föreningens hemsida och på kansliet. Viktigt att aktuella kontaktuppgifter alltid finns med vid träning/tävling. 19 FÖRSÄKRINGAR Försäkringar finns för föreningens medlemmar. Varje gymnast är försäkrad i det bolag som Svenska Gymnastikförbundet och/eller Svenska Cheerleadingförbundet har avtal med. Våra tävlingsgymnaster har en licensförsäkring. Blanketter för anmälan av skada finns hos varje huvudtränare samt på kansliet. 20 SOL FAKTA SOL flickornas Gymnastikförening, Personnevägen 90, Hägersten Besöksadress: Västertorpsvägen 2 (vid östra gaveln av Västertorpshallen) Tele kansli: Hemsida: flickorna.se Intranät: E post: kansliet@sol flickorna.se Organisationsnummer: Bankgiro: Bankgiro OCR: Föreningen har sitt säte i Stockholms kommun och driver verksamhet i Stockholms och Huddinges kommuner. Föreningen startades den 15 maj 1953 av bl.a. Kerstin (Richardsson) Andersson, Birgitta (Schelwander) Biesheuvel och Sif Larsson Sida 19 av 20

20 SOL-flickornas GF Verksamhetshandbok - Utdrag Denna sida har med avsikt lämnats tom. Sida 20 av