Protokoll fört vid styrelsemöte #3 som ägde rum 2014 09 22 Närvarande: Roller: Underskrifter: Andreas Fredmer (Ordförande) Marcus Wiking (Vice ordförande) Malin Öhlin (Sekreterare) Simon Lundmark (Informationsansvarig) Gry Frölich (Kassör) Pontus Werme (Vice Kassör) Mötesordförande: Marcus Wiking Sekreterare: Malin Öhlin Justerare: Marcus Almqvist Maria Ny Övriga: Charlotte Berglund (Skellefteå Kommun), Jimmy Bråthen (UBS), Edvin Olofsson (Idrottssektionen), Björn Elebrink (Kulturarna), Maria Ny (Phöseriet), Lucas Lundin (Phöseriet), Anton Grönberg (TAFS), Kenny Johansson (Kandidat till Replokalsansvarig), Sebastian Andersson (FUSk) Frånvarande: Erik Okfors (Replokalen), Johannes Forsmark (Idrottssektionen), Mellifera Rova (FUSk), Peter Bomark (Krets), Emma Prieto (Smygfixarna)
Formalia 1. Mötets öppnande 2. Val av mötessekreterare 3. Val av två mötesjusterare 4. Mötets behörighet 5. Fastställande av dagordning 6. Förra mötets protokoll 7. Adjungeringar Rapporter 8. Idrottssektionen informerar 9. Uppföljning i. Annonsering av poster 10. Ordförande informerar 11. Kassören informerar 12. UBS informerar 13. Sexmästeriet informerar 14. FUSk informerar 15. Krets informerar 16. Smygfixarna informerar 17. Phöseriet informerar 18. Replokalen informerar 19. Kulturarna informerar 20. TAFS informerar Beslut 21. Replokalsansvarig 22. Processoperatörernas overallfärg Diskussion 23. Budget 24. Förslag till förändringar på Campus 25. Bestämmanderätt på Traversen under nolleperioden 26. Övriga frågor Avslutning 27. Nästa möte 28. Mötets avslutande
Formalia 1. Mötets öppnande Mötesorförande Marcus Wiking förklarar mötet öppnat kl. 16:37. 2. Val av mötessekreterare Till mötessekreterare väljs Malin Öhlin. 3. Val av mötesjusterare Till mötesjusterare väljs Marcus Almqvist och Maria Ny. 4. Mötets behörighet Mötet förklaras behörigt då majoriteten av styrelsen är närvarande. 5. Fastställande av dagordning Dagordningen godkänns med följande justeringar: Idrottssektionen flyttas upp till punkt 8 under Rapporter, efterföljande punkter tas därefter i vanlig ordning. Ett beslut läggs till om processoperatörernas overallfärg. 6. Förra mötets protokoll Förra mötets protokoll är ej medtaget till mötet. 7. Adjungeringar Alla närvarande adjungeras yttrande- och förslagsrätt. Rapporter 8. Idrottssektionen informerar Edvin Olofsson meddelar att det varit problem med öppnande av gymmet då detta inte färdigställts i tid. Oklarheter har uppstått kring ombyggnationerna i lokalen och allt ännu inte är helt färdigställt. På grund av den försenade öppningen anser Idrottssektionen att de studenter som vill köpa gymkort under höstterminen skall få göra detta till ett rabatterat pris, för att kompensera för de veckor då gymmet inte varit tillgängligt. Han meddelar även att anställda och forskare vill ha tillgång till gymmet, och att vissa redan betalt gymkortet via PULS utan att denna information delgivits Studentföreningen. Det kan även komma att uppstå problem med access för både studenter och personal då det saknas kortläsare som dessa kan använda. Ett kodlås finns tillgängligt, men risken att koden ska spridas till personer som inte betalt för gymkort gör det till ett dåligt alternativ. Ett annat alternativ som diskuteras är att ge koden till PULS och hålla öppet gratis för studenter tills problemet lösts. Edvin O berättar även att aktiviteterna i campushallen skall ha återupptagits för terminen, samt att han själv hållit i basket i vanlig ordning. Han har ännu inte pratat med de andra sportansvariga om huruvida de hållit i sina träningstillfällen eller hur dessa har gått.
9. Uppföljning i. Annonsering av poster Simon Lundmark berättar att han inte hunnit gå ut med information om de sökta posterna och kommer ta tag i detta under veckan. 10. Ordförande informerar Ordförande Andreas Fredmer meddelar följande: att flytten av Studentföreningen expedition till STOCK har gått bra, samt att det mesta är igång igen som vanligt. att undersektionsansvariga bör skicka en suppleant från respektive undersektion om de inte har möjlighet att delta vid ett stormöte. att Studentföreningen tagit över bokningarna av STOCK. Han uppmanar Simon L att uppdatera föreningens hemsida med ett schema över bokningar. att Umeå Universitet bett om en verksamhetsplan för föreningen. Eftersom planen för det kommande verksamhetsåret ännu ej är skriven så fick de istället se det gångna årets. att Café Gränden kan komma att tas bort, alternativt ersättas med automater. Detta på grund av ett utökat behov av lunchutrymme. Ett möte om detta kommer att hållas nästa måndag. att han tillsammans med Jimmy Bråthen varit på möte med Gunnar Landsell och representanter från LTU. De hade varit mycket nöjda med årets nolleperiod och ville framföra ett tack till phöseriet för deras arbete. De hade även framfört önskemål om att flytta startblocket under nolleperioden till måndag och tisdag. Phöseriet uppmanas se över möjligheten till att genomföra detta. att en exjobbsmässa förbereds till den 20:e november. 11. Kassör informerar Kassör Gry Frölich meddelar att bokslutet påbörjats under den gångna helgen. I övrigt fortgår hennes arbete som innan. 12. UBS informerar Jimmy B meddelar att han kommit igång med sitt arbete som vanligt efter expeditionens flytt och att han har ett fall som han arbetar med. 13. Sexmästeriet informerar Marcus Almqvist meddelar följande: att det varit problem i Traversens entré då gamla LTU-studenter inte varit medvetna om de nya reglerna som gäller för kårmedlemskap och mecenat. Efter en förändring hos Teknologkåren får nu endast kårmedlemmar tillgång till mecenat. Detta innebär att studenter utan kårmedlemskap nu måste betala en något högre inträdesavgift samt gästas in av en kårmedlem. att han i samarbete med Patrik Larsson avser ta fram en ny hemsida för Traversen och eventuellt också Studentföreningen. att den sittning som planeras av Sexmästeriet, Björn Elebrink och Johanna Gudmundsson kan komma att skjutas upp om de nya overallerna inte kommer fram i tid. Sittningen är i dagsläget planerad till den 8:e november. att ett brev inkommit från Tillståndsmyndigheten som anser att sättet Traversen marknadsfört sina evenemang på ett sätt som uppmuntrat till alkoholkunsumtion. Bland annat ansåg de att namn som bartömning på ett event inte var lämpliga, och att om denna typ av marknadsföring skulle fortsättas kunde detta leda till ett upphävt alkoholtillstånd. Marcus A arbetar nu med bland annat Björn E för att lösa problemet.
att intresset för att jobba på Traversen varit stort under det senaste rekryteringsmötet och att det är många nya som jobbar. Det har bildats sju ordinarie barlag och 12 personer finns även anmälda som reserver. att han fått en efterfrågan om intyg från Charlotte Berglund och att han återkommer till henne i veckan. att han behöver prata med Gry Frölich och Jimmy B om kassasystemet. 14. FUSk informerar Sebastian Andersson meddelar att han FUSk hållits två gånger under terminen och varit mycket välbesökt båda gångerna. Han berättar även att det finns planer på att anordna en turnering i Magic: The Gathering. 15. Krets informerar Peter Bomark är ej närvarande vid mötet, men har lämnat en skriftlig rapport som läses upp av Andreas F. Det meddelas att Krets haft en lyckad start med ett ovanligt högt deltagande, samt att en de nu har fått en särskild plats för förvaring av 3D-skrivare. 16. Smygfixarna informerar Emma Prieto är inte heller närvarande, men har liksom Peter B lämnat en skriftlig rapport. Andreas F läser upp följande: att undersektionen precis återupptagit sin verksamhet för terminen. att en IKEA-resa planeras. att de är redo att ta emot ansökningar igen. 17. Phöseriet informerar Lucas Lundin berättar att nolleperioden huvudsakligen varit bra och att samarbetet med nolleperioden i Luleå fungerat bra. Ett försök till samarbete med Piteå påbörjades, men på grund av dålig respons dog detta till största del ut. Björn E tycker att arbetet med ekonomin gått bra och Gry F instämmer i att systemet som använts detta år varit väldigt smidigt. Han berättar även att det varit en del oroligheter kring skador på hyrbilen och att avgifterna för dessa skulle bli väldigt höga. Totalt blev kostnaden ca 7500 kr, en summa som bedöms rimlig. Trots denna oplanerade utgift har Phöseriet i dagsläget ca 20 000 kr kvar. Phöseriets representanter meddelar även: att ett tackbrev gått ut via Studentföreningens facebooksida tidigare under dagen. att 59 nya overaller beställts in. att de med hjälp från Evelina Wallin fått in rabattkuponger på textilfärg från Färgbolaget. Dessa kommer att delas ut tillsammans med de nya overallerna. att ett rekryteringsmöte för nästa års phöseri skall anordnas. att en tackfest för tidigare phöseri skall hållas den 11:e oktober. att överlämningen till nästa års överphösare är påbörjad, samt att dessa kommer att presenteras så småningom när det blir aktuellt. 18. Replokalen informerar Erik Okfors är ej närvarande vid mötet.
19. Kulturarna informerar Björn Elebrink meddelar att han kommer att lämna undersektionen och att Malin Öhlin planeras ersätta honom som ansvarig kulturare. Malin Ö berättar att F.i.S.T kommer att ha sin terminspremiär den 28:e september. Hon berättar även att en student har visat intresse för att starta en filmsektion inom Studentföreningen. Eftersom detta är starkt kopplat till Kulturarnas verksamhet så planerar de ta kontakt med honom och diskutera om detta kan göras som ytterligare en del av Kulturarna, snarare än som en helt ny undersektion. 20. TAFS informerar Anton Grönberg meddelar följande: att TAFS har hållits två gånger under terminen med lyckat resultat och högt deltagande. att reglementet är justerat efter styrelsens anvisningar. att de i samarbete med Ian Wilson håller på att ta fram ett tygmärke. att visat intresse för ett samarbete med Café På Bit och iplayretro, vilka har varit positiva. att de flyttat till sal B207 vilket gör det lättare för UmU-studenter att bli insläppta. att de fortfarande har problem med förvaring och men pratat med Gunnar Landsell om detta och hoppas på att hitta en bra lokal. att de fått höra att Traversen har ett Wii som TAFS skulle vara intresserade av att använda. Marcus A är positiv till detta. Jimmy B uppmanar de ansvariga för undersektionen att undersöka möjligheten att få ekonomiskt stöd från ABF för studiecirklar eller liknande. Beslut 21. Replokalsansvarig Marcus W berättar att de fått in en ansökan till posten som replokalsansvarig från Kenny Johansson. Kenny J presenterar sig själv för mötesdeltargarna och förklarar sitt intresse för posten. Marcus W lägger därefter fram förslaget att ta in Kenny Johansson som ny replokalsansvarig. Styrelsen bifaller förslaget. Kenny J får förklarat för sig att han själv kan välja in en vice replokalsansvarig som kan hjälpa honom i arbetet om han så önskar, och uppmanas prata med Erik Okfors, f.d. replokalsansvarig, eller Jimmy B om sin överlämning. Han säger sig själv vara intresserad av att hålla replokalen öppen en kväll och bjuda in studenter att komma dit för att spela och umgås. Med detta hoppas han att skapa intresse för att skaffa replokalsaccess och eventuellt hjälpa folk att hitta intresserade om de vill starta band eller hitta folk att spela musik ihop med. Han uppmanas prata med Simon L om att få ut information om detta. 22. Processoperatörernas overallfärg Marcus W berättar att en processoperatörsstudent kontaktat styrelsen med ett önskemål om att utbildningen ska få ha mörkblå som färg på overallerna. Det konstateras att socionomerna har ljusblåa overaller, och att det då måste göras tydligt att det skall vara en tydlig skillnad mellan utbildningarnas färger. I övrigt finnes inga problem med önskemålet. Marcus W lägger därför fram förslaget att processoperatörerna skall få ha mörkblå som overallfärg. Styrelsen bifaller förslaget.
Diskussion 23. Budget Marcus W förklarar att föreningens höststämma närmar sig och att styrelsen tills dess vill få in en ungefärlig budget för de olika undersektionernas utgifter och inkomster under det kommande verksamhetsåret. Det påpekas också att även en verksamhetsplan skall lämnas in inför stämman. 24. Förslag till förändringar på Campus Marcus W berättar att han tillsammans med Andreas F kommer att ha möte med representanter från bland annat Polaris och Restaurang Älvy. Till mötet efterfrågas förslag på förbättringar från de olika företag och studentgrupper som är veksamma på Campus. Han frågar de närvarande efter förslag och följande punkter tas upp: En upprustning av B-husets kök Förbättrad ventilation vid Café Gränden Förråd där undersektionerna kan förvara sina saker Mer yta till Traversen Marcus W tillägger att om ytterligare idéer och förslag uppkommer så kan dessa skickas in till styrelsen senast måndag den 29:e september. 25. STOCK Marcus W frågar undersektionerna om förslag kring hur access och bokningar av STOCK skall fungera nu när Studentföreningen tagit över byggnaden helt. Det konstateras att information om bokningssystemet samt ett schema över bokningar bör komma ut på Studentföreningens hemsida. Det noteras även att bokningen av möteslokalen Ban-Sai i dag sköts via Campus hemsida till skillnad från STOCKs övriga lokaler, och att det kan vara lämpligt att undersöka om Studentföreningen kan ta över även detta. Diskussion förs kring huruvida man bör sänka eller ta bort avgiften för access till STOCK för att ge studenterna tillgång till huset även efter Studentföreningens expedition stängs. Det konstateras dock att det kan bli allt för stora problem om det ej går att hålla reda på vilka som vistas i lokalen, samt att risken finns att besökare inte är lika försiktiga med hur lokalen sköts och i vilket skick den lämnas om avgiften försvinner. 26. Bestämmanderätt på Traversen under nolleperioden Marcus A lyfter frågan om det är Sexmästeriet eller Phöseriet som bestämmer över Traversen under nolleperioden. Phöseriets representanter svarar att det är Phöseriet som driver verksamheten och i det närmaste hyr Traversen av Sexmästeriet under nolleperioden. Phöseriet ansvarar för personalen och gästerna men sköter verksamheten utifrån de regler som gäller på Traversen under resten av året. Marcus A konstaterar att han inte upplever det som att alla Sexmästeriets regler och önskemål följts, exempelvis arbetar personalen i overaller vilket inte är hygieniskt och annars förbjudet, samt att en del gäster beviljats att vara där som Sexmästeriet inte själva hade valt att släppa in. Han anser även att det vore fördelaktigt om icke-phösare också kunde jobba under nolleperioden för att avlasta Traversengruppen, vilket skulle kunna möjliggöras om Sexmästeriet får bestämma.
Dessutom skulle de som söker till Phöseriet specifikt för att arbeta med Traversen kunna jobba där utan att vara phösare. Phöseriets representanter säger sig vara omedvetna om att oönskade gäster fått vara på Traversen och att detta i så fall är något som de phösare som arbetar på Traversen bör meddela dem så att problemet kan lösas gemensamt. De påpekar vikten av att hålla ett gott samarbete och en bra kommunikation mellan överphösarna och de phösare, och däribland sexmästerister, som jobbar på Traversen under nolleperioden. De anser också att det i deras ögon känns olämpligt att ha icke-phösare som arbetar då Traversen räknas som en nolleperiodsaktivitet och att dessa alla sköts av phösarna, samt att det inte är ett problem att vissa phösare endast söker för att jobba på Traversen då samma princip även gäller för andra ansvarsgrupper. De konstaterar att det i slutändan inte bör vara en fråga om vem som skall bestämma utan snarare hur man bäst skall genomföra ett samarbete Phöseriet och Sexmästeriet emellan, men att Phöseriet i dagsläget har den slutgiltiga beslutanderätten. 27. Övriga frågor Lucas Lundin påpekar att det är svårt att hitta information om aktiviteter kopplade till Studentföreningen och Campus. Han anser att man ofta måste fråga runt för att få tillgång till information som bör vara lättillgänglig för allmänheten, till exempel tider för olika undersektioners aktiviteter och planerade datum för fester, sittningar, gasquer och andra evenemang. Han förklarar att han själv gärna tar på sig att ordna någon form av kalender där Studentföreningen och dess undersektioner samt eventuellt också privatpersoner kan lägga in evenemang med tillhörande tider och information. Simon L påpekar att en gemensam kalender planerats till den nya hemsidan för Campus, där bland andra Studentföreningen skall få möjligheter att lägga upp information. Han berättar även att det senaste mötet han varit på där detta diskuterats var under våren, så om intresse finns får Lucas L gärna göra en temporär kalender med exempelvis Google Docs. Lucas L tar på sig uppgiften. Lucas L berättar hur han undersökt Phöseriets reglemente och inte hittat någon information om hur Traversen skall skötas. Han konstaterar att reglementet bör uppdateras i samarbete med överlämningen, och att det skulle behövas en tydlig mall för vad som skall finnas i undersektionernas reglementen så att dessa kan hållas korrekta och aktuella. Maria N frågar om de protokoll från de senaste terminerna som ännu inte publicerats på Studentföreningens hemsida. Malin Öhlin och Simon L tar på sig att samla dessa protokoll och göra dem tillgängliga på hemsidan. Avslutning 28. Nästa möte Nästa möte kommer att hållas den 8:e oktober kl. 11:30 på STOCK. 29. Mötets avslutande Marcus Wiking förklarar mötet avslutat kl. 18:41.