Delprojekt IT- system konstnärliga fakulteten. Projektrapport fas 2. Realisering.

Relevanta dokument
Institutionernas behov av administrativ kompetensutveckling (L5.8)

Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version

Handlingsplan för hösten 2017

Den administrativa enhetens organisation vid den nya institutionen

Konstnärliga fakultetsstyrelsens Beredning för utbildning på grund och avancerad nivå (KF BUGA)

Övergripande ansvar för fakulteten. Ansvarig för den nya institutionen

Systemförändringar i samband med omorganisation

Lokala arbetsmiljökommittén. Företrädare ör arbetstagaren Thomas Schön

Konstnärliga fakulteten

Företrädare för arbetstagarna Torsten Åsemyr Tobias Egle. Adjungerade Kjell Thorbjörnson. Sekreterare Anna-Karin Ingelström

Förslag på ny organisationsstruktur HDK/Valand

Handlingsplan för fas 2b

Vem gör vad inom den gemensamma administrationen?

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR GEMENSAMT UTBUD AV KURSER PÅ FORSKARNIVÅ

Studentportalen Mitt lnu och. Ladok på webb

Institutionernas administrativa organisation (L5.2)

Vem gör vad inom den gemensamma administrationen?

Studievägledarfrukost med nya Ladok-tema! Cecilia Marklund och Annika Björklund Studentavdelningen 21 juni 2018

Studentportalen och Uppdok: Före, under och efter övergången till nya Ladok

UNIVERSITETSFÖRVALTNING2014

KONSTNÄRLIGA FAKULTETEN EN SAMLOKALISERING I TANKE, RUM OCH HANDLING

Vem gör vad inom den gemensamma administrationen?

Vem gör vad inom den gemensamma administrationen

Om Ladok3 STORMÖTE

Göteborgs universitet Sid 1 (6) Miljörevisionsrapport Dnr M 2016/10

Lokala arbetsmiljökommittén. Företrädare för arbetstagarna Dag Lövberg Torsten Åsemyr Tommy Spaanheden Börje Almkvist

Fyra scenarier för framtida organisation HDK och Valand

OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE

Tjänsteplaneringssystemet Retendo Academic

Anvisningar för hantering av beställd utbildning samt mall för överenskommelse... 1 Innehållsförteckning... 1

Bilaga 1 till DKK14, Lärarguide. Institutionen för design, konsthantverk och konst

Vem gör vad inom den gemensamma administrationen? Telefonnummer och mailadresser till handläggare, se sista sidan.

E-PLIKT E-PLIKT FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITET

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 1 (6) Konstnärliga fakultetsnämnden. Sammanträdesdatum Ann Garptoft

Rapport fas 2: Organisatorisk struktur för TA-området

Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten Leveransrapport projektfas 3

Kommunikationsplan Z

Praktisk handläggningsordning inkommande utbytesstudenter

Nya Ladok och administration av utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Annika Björklund Studentavdelningen 19 april 2018

Avgränsningar för denna policy

Infrastrukturkostnader inom IT-området för 2013

Utfärdat av Revideringsdatum Dokument ID Håkan Tropp Systembeskrivning_Kursinfo.doc

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL nr 2008:7 1 av 5 Pedagogisk utveckling och interaktivt lärande Sammanträdesdatum Kansliadm Susanne Pedersen

Versionshantering. Version Datum Kommentar Ändrad av: Skapad Smärre justeringar efter avstämningar med processledaren.

Information om Ladok3 STUDIEREKTORER OCH ADMINISTRATIVA CHEFER OKTOBER 2017

Vem gör vad inom den gemensamma administrationen? Telefonnummer och mailadresser till handläggare, se sista sidan.

Projektdirektiv implementering av KONST 2025

UTBILDNINGSENHETEN. Agenda. Inledning Presentation: Hur gör man i Ladok + arbetsprocess Fika Övningar. Vecka 44 Ladok3 produktionssättning

Till dig som undervisar vid Ekonomihögskolan. Av Utbildningsrådet och Fakultetskansliet, VT17

STOCKHOLMS UNIVERSITET. Manual TimeEdit. För användare i TimeEdit. Lisa Johansson

ATT ARBETA MED STUDENTER I LADOK3 GRUND OCH AVANCERAD NIVÅ

Slutrapport. AD-data

Projektstatus. Frågeställning och kommentarer från verksamheten

nsvarig enligt GUs. genomgå et. Ladokgruppen. eller utom 1 (6)

Instruktioner TimeEdit Web

Lärplattformen GUL riktlinjer, arbetsflöde och struktur, samt Grupper i Ladok.

Projektplan, Schemaläggning/lokalbokning för Linnéuniversitetet 2012

Riktlinjer för skolans webbplats i Polopoly

IT-BESTÄLLARRÅDET Möte 2009: kl , IT fakulteten, hus Patricia, plan 4

Antagningsprocessen till utbildning på forskarnivå

Forskarstuderande. 1. Inloggning

Konstnärliga fakultetsstyrelsens Beredning för utbildning på grund och avancerad nivå (KF BUGA)

STOCKHOLMS UNIVERSITET. Manual TimeEdit. För användare i TimeEdit. Lisa Johansson

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 1 (5) Konstnärliga fakultetsnämnden. Sammanträdesdatum Ann Garptoft

Hitta till schemawebben Sök fram ett schema Mer information om lokalen eller kursen Anpassa schemat... 4

Identiteter, behörigheter och integrationer på Göteborgs universitet

Vem gör vad inom den gemensamma administrationen? Telefonnummer och mailadresser till handläggare, se sista sidan.

Kurs: PDG694 Fritid, lek och relationer i fritidshem - uppdragskurs, 7,5 högskolepoäng. Kursanmälan/Avtal

Mötesanteckningar: Persondatabas fas 3, Styrgruppsmöte 3

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Detaljerad processbeskrivning Ta fram och revidera kursplaner. Sida 1 (10)

Miljöbeskrivning Palasso Teknisk beskrivning

SISU StudieInformation vid Stockholms universitet. Utbildning för utbudsredaktörer Genomgång av utbudet

Workshop med programansvariga inom KF rörande kvalitetsarbete

PERSONNUMMER OCH IDENTITETER. Hans Persson Ladokträff

Nedan presenteras arbetsgruppens förslag:

Lärplattformen GUL riktlinjer, arbetsflöde och struktur, samt Grupper i Ladok.

För dig som. administrerar kurser, utbildningar, seminarier, event och konferenser. Produktinformation

Anvisningar för lic-seminarium och lic-examen

Mötesanteckningar möte 5 - Referensgruppen

Forskarstuderande. 1. Inloggning

Specialpedagogiska institutionen bra att veta

Arbetsrutin för resultatrapportering via Ladok på webb

IT-faktura IT-ledning IT-FAKTURA / Lars Hansen Chef IT-ledning/CIO. IT-ledning

Ladok3 på Ladok-info /16

Nybörjarkurs för forskarrapportörer 2013

Studentportalen och en ny lärplattform

Internationella studenter och deras villkor. Helena Gradin Studentcentrum/International Office

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL nr 1/2011 Institutionen för didaktik och pedagogisk profession Sammanträdesdatum Christin de Flon

Närvarande ledamöter Jan Lif prefekt ordf Dick Kasperowski stf prefekt o lärare Ulla Veres lärare Dag Westerståhl lärare (t o m 18) f o m 18

KliPP - IT-stöd för Kliniska Praktikplatser. Bildspel över arbetsprocessen. A. A. Inläggning av av grundinformation

PROCESS. Processöversikt... 2 Syfte... 2 Processägare... 2 Startpunkt... 3 Slutpunkt... 3 Roller... 3 Resurser... 3 Processteg...

SSC - Lönetjänster 2017

Regler för doktorsavhandling och disputation

Projektplan: Fortsättningsprojekt studentwebben

Specialpedagogiska institutionen bra att veta

KONST 2025 DELPROJEKT LOKALER

KURSINFO. Generellt. Versionsförteckning. Datum Version Beskrivning Författare Första utkast jean

Forskare & Handledare. 1. Inloggning

Transkript:

Rapport Fas 1: Sida: 1 (7) Delprojekt IT- system Datum: 2012-05- 14. Projektrapport fas 2. Realisering.

Rapport Fas 1: Sida: 2 (7) 1. BAKGRUND... 3 2. GENERELL ARBETSPROCESS... 3 3. SYSTEM... 4 3.1. PRIORITERADE OCH GEMENSAMMA SYSTEM ATT HANTERA VID FAKULTETEN... 4 4. SAMMANFATTNING OCH ÅTGÄRDER.... 5 4.1. ALLMÄNT... 5 4.2. HÖGSKOLAN FÖR SCEN OCH MUSIK.... 5 4.3. HÖGSKOLAN FÖR DESIGN OCH KONSTHANTVERK... 5 4.4. AKADEMIEN VALAND... 6

Rapport Fas 1: Sida: 3 (7) 1. Bakgrund Som nämnts i fas1 av delprojekt IT- system konstnärliga fakulteten, finns i dag vid GU uppåt 50st centrala IT- system* för olika ändamål. Utöver detta hanteras även på fakultets eller institutionsnivå ett antal olika, ofta egenutvecklade IT- system och tjänster. Det är väsentligt att man har kännedom och förståelse för hur IT idag genomsyrar hela vår verksamhet och att många IT- system är starkt verksamhetskritiska. I fas1 rapporten, innehållande inventering och analys levererades en rapport som gav en relativt komplex bild av våra använda system och vad som skulle krävas vid övergång till ny organisation. I dag har dock denna bild förenklats något då ett flertal omständigheter gjort att antingen tidsaspekten förskjutits eller att vissa förändringar inte behöver genomföras för den nya organisationen. Detta beror dels på att två av de stora institutionerna behåller sina namn samt att HSM redan genomfört en stor del av arbetet kring de verksamhetskritiska systemen. Vi har dock fortfarande en mycket komplex karta av IT- system med diverse olika led av integrationer och vill därmed önska en förståelse och för att allt inte är täckt av denna rapport. *Länk till aktuell lista: http://www.it.gu.se/systemforvaltning/gemsys/ 2. Generell arbetsprocess Ramar för arbetet med IT- systemen. 1. Inför varje stor förändring i eller av ett IT- stöd/system måste systemförvaltaren ha ett beslutsunderlag av antingen prefekt eller dekan. 2. Institutionerna ansvarar för kontakt med system/systemförvaltare enligt bifogat dokument systemkartait_konst.xlsx. Fakultetens IT- beställare finns tillhanda för hjälp. 3. För att ändringar gällande personalbefattningar, behörigheter m.m., alltså inte större förändringar i systemens organisation, gäller sedvanlig kontakt med systemförvaltare. Detta ses som en vanlig personalfråga.

Rapport Fas 1: Sida: 4 (7) 3. System 3.1. Prioriterade och gemensamma system att hantera vid fakulteten I denna lista beskrivs vilka gemensamma system och institutioner som får påverkan framåt i fakultetens omorganisation. Systemen nämns här utan prioriteringsordning dock med en tidsangivelse om när förändringar bör ske i systemen. De institutionsspecifika systemen samt system som inte påverkas av omorganisationen har här utelämnats då de kan hanteras internt. Påverkar Namn (i bokstavsordning) Akademien Valand HDK HSM Tid 4D Låneregister Ht Agresso Årsskiftet 12/13 Drupal 2012-07-01 Equitrac Ht Exchange, men endast steneby 2012-07-01 Filemaker (Utlåning) Ht Filemaker HDK Ht GU-alumn, endast behörighet Ht GU-kort (Sampass) Ht Gubas 2012-09-15 GUL 2012-07-01 Gupea 2012-07-01 Infoglue 2012-07-01 Joomlaserver Ht LADOK 2012-09-15 MoveOn 2012-07-01 NyA 2012-09-15 Nyckelhantering?? Ht? Årsskiftet Palasso 12/13 Papercut Ht Pcounter, men ev. endast steneby Ht Perspektiv Årsskiftet 12/13 TimeEdit 2 Ht TimeEdit 3 Ht Webbpubl Steneby KataGU, men endast steneby 2012-07-01, men endast steneby 2012-07-01

Rapport Fas 1: Sida: 5 (7) 4. Sammanfattning och åtgärder. 4.1. Allmänt På grund av beslut att vänta med övergång till ny redovisningsmodell i Agresso till årsskiftet (gäller ej HSM som redan genomfört förändringen) ger detta en mängd konsekvenser bakåt i systemen. Först och främst medför detta att vårt PA/HR system Palasso inte kan förändras fullt ut förrän till årsskiftet heller då bl.a vissa grunduppgifter för lönekontering måste stämma överens med Agresso. Detta får sedan vidare konsekvenser gentemot system som KataGU, GUL, GUBAS m.m. Prioriterat bör nu i första hand vara de system som används för vår kommunikation både externt och internt såsom e- post, KataGU, web (InfoGlue) och GUL. 4.2. Högskolan för scen och musik. På grund av att man på HSM i stort redan genomfört de förändringar i systemen som behöver göras för organisationsförändringen, samt att man behåller sitt namn, medför det att det för HSMs del i princip inte blir någon större förändring i systemen. Det största arbetet för HSMs del ligger i att ge personalen nya rättigheter i systemen pga nya befattningar i organisationen. Arbeten att titta på och eventuellt utföra under hösten: Gemensamt utskriftsystem inom fakulteten. Gemensamt system för utlåning och bokning av utrustning inom fakulteten. Se över möjligheten att använda HDKs system för digitala ansökningar. 4.3. Högskolan för design och konsthantverk Även HDK sparar mycket arbete på att inte förändra sitt namn. Detta medför att i princip endast verksamheten vid Stenebyskolan som införlivas i HDK påverkas i ett första steg. Till den 1/7 behöver följande genomföras: Mail: Beställa alias till stenebypersonalen enligt @hdk.gu.se samt besluta när de tidigare adresserna ska upphöra. KataGU: Ändra organisationstillhörighet för stenebypersonalen samt ev. personalbefattningar i allmänhet. Web: Flytta in stenebyavdelningens webb under hdk.gu.se i HDKs egna sk. drupal lösning. GUL: Flytta in stenebykurser och aktiviteter under HDKs organisationsträd. HDK måste också snabbt hitta en ersättning till nuvarande system för hantering av utskrifter. Förnärvarande ses en eventuell möjlighet till att införa ett fakultetsgemensamt system över, då det GU- centrala systemet som skulle levereras av Canon blivit nerlagt.

Rapport Fas 1: Sida: 6 (7) Arbeten under hösten: Förberedande arbeten inför organisationsövergången till årsskiftet i Agresso och Palasso. LADOK med tillhörande system (GUL, GUBAS, NyA) för kurser och studenter med anknytning till Steneby. Ladok administrationen rekommenderar övergång runt mitten av september. Man bör snart stämma av med Ladok administrationen hur hanteringen kring ex redovisning av tidigare HPR, då Ladok ej har någon historik kring organisationstillhörigheter av studenter eller kurser. Speciellt för GUBAS är att integration sker både mellan Palasso, KataGU och Ladok. Här finns viss problematik som bör hanteras och detta görs bäst i samråd med systemförvaltare. Eventuellt gemensamt system för utlåning och bokning av utrustning inom fakulteten. Se över möjligheten att använda HSMs Apollon som studentregister och för nyckelhantering m.m. Detta ger möjlighet till avveckling av HDKs lokala FileMaker server som idag kostar 30tkr/år i support. Om inte rekommenderas flytt till central server med kostnad om ca 2500kr/år. Se över möjligheten för övriga institutioner på fakulteten att använda det egenutvecklade systemet för digital ansökning. 4.4. Akademien Valand För den nya institutionen Akademien Valand gäller ett mer omfattande arbete. Fokus bör i första hand ligga på kommunikation såsom e- post, web och personalkatalog samt lärplattform. Till den 1/7 behöver följande genomföras: Mail: Beställa alias till all personal inom Akademien Valand enligt beslutad domänförkortning samt besluta när de tidigare adresserna ska upphöra. KataGU: Ändra organisationstillhörighet för personalen inom Akademien Valand samt ev. personalbefattningar i allmänhet. Web: Inrätta en ny domän för Akademien Valand samt flytta in nuvarande institutioner under denna. GUL: Hitta en fungerande övergångslösning för sk. öppna sidor inom GUL, samt de befintliga aktiviteter som nu ska finnas inom Akademien Valand. För närvarande ligger höstens aktiviteter i nuvarande struktur. Kurser och sk. Aktiviteter bör flyttas inom organisationsträdet. Dessutom bör ev. utses nya GUL- administratörer.

Rapport Fas 1: Sida: 7 (7) Arbeten under hösten: Förberedande arbeten inför organisationsövergången till årsskiftet i Agresso och Palasso. LADOK med tillhörande system (GUL, GUBAS, NyA). Ladok administrationen rekommenderar övergång runt mitten av september. Man bör snart stämma av med Ladok administrationen hur hanteringen kring ex redovisning av tidigare HPR, då Ladok ej har någon historik kring organisationstillhörigheter av studenter eller kurser. Ladok påverkar även andra system såsom Sampass för hantering av behörigheter till lokaler vilket medför att även organisationen i Sampass bör synkroniseras och förberedas. Speciellt för GUBAS är att integration sker både mellan Palasso, KataGU och Ladok. Här finns viss problematik som bör hanteras och detta görs bäst i samråd med systemförvaltare. Se över möjligheten att använda HSMs Apollon som studentregister och för nyckelhantering m.m. Gemensamt utskriftsystem inom fakulteten. Gemensamt system för utlåning och bokning av utrustning inom fakulteten. Se över möjligheten att använda HDKs system för digitala ansökningar. Avveckling av TimeEdit2 samt införande av TimeEdit3. Detta medför att man gemensamt med fakultetskansliet kan stänga ner en lokal - server och spara 30tkr/år.

Översikt IT-system konstnärliga fakulteten inför organisationsförändring 1/7 2012 Namn (bokstavsordn) Funktion/område Verksamhet Kort information Kontaktperson 4D Låneregister Utrustningslån/bokning HFF Ersätts sannolikt av ett fakultetsgemensamt system Petter Baggeryd (petter.baggeryd@gu.se) Agresso Ekonomi GU-gemensamt Jeanette Arnesson <Jeanette.Arnesson@gu.se> Drupal Webbpublicering HDK Påverkas ej förutom Steneby delen av HDK Björn Hildenwall <bjorn.hildenwall@hdk.gu.se> Equitrac Hantering av utskriftskostnader HDK Ersätts av ett fakultets/gu-gemensamt system Björn Hildenwall <bjorn.hildenwall@hdk.gu.se> Exchange Mejl/kalender/Lokalbokning\Utrustning GU-gemensamt Info hämtas troligtvis från GU-konto som hämtas från Palasso Lena Ström <lena.strom@gu.se> eller <epost.systemforvaltning@gu.se> Filemaker (Utlåning) Utrusningsbokning/utlåning Filmhögskolan Ersätts sannolikt av ett fakultetsgemensamt system Petter Baggeryd <petter.baggeryd@gu.se> Filemaker HDK Studentregister, Antagningsregister, Diarium HDK, Kansliet Påverkas sannolikt i liten omfattning Björn Hildenwall <bjorn.hildenwall@hdk.gu.se> GU-alumn Alumndatabas GU-gemensamt Påverkas sannolikt i mycket liten omfattning Info hämtas troligtvis från GU-konto som hämtas från Palasso. För GU-kort (Sampass) Tillgång till lokaler GU-gemensamt studenter LADOK Karin Lidberg <Karin.Lidberg@gu.se> Ann-Christin rl <ann-christin.jarl@gu.se> (Fredrik Aspegren) Gubas Kursplaner GU-gemensamt Info hämtas från LADOK, Palasso och KataGU Ingegerd Sigfridsson <ingegerd.sigfridsson@gu.se> GUL Lärplattform, information/intranät GU-gemensamt Info hämtas från LADOK och Palasso Emma Breding <emma.breding@gu.se> Gupea E-publicering av forskningspublikationer, avhandlingar m.m. GU-gemensamt Påverkas sannolikt i mycket liten omfattning Infoglue Webbpublicering GU-gemensamt Mikael Stoltz <mikael.stoltz@gu.se> Joomlaserver Utrustningslån/bokning Valand Ersätts sannolikt av ett fakultetsgemensamt system Arne Kjell Vikhagen <akvik@valand.gu.se> LADOK Studie&kursresultat samt registrering GU-gemensamt Org-skifte sker sannolikt efter registreringar runt 15/9 Ann-Mari Strand <ann-mari.strand@gu.se> MoveOn Hantering av utbytesstudenter HSM, HDK Steneby Påverkas sannolikt i liten omfattning Christina Kaspersen <christina.kaspersen@gu.se> NyA Antagning/ansökningssystem GU-gemensamt Ladokgruppen (Ann-Mari Strand) Nyckelhantering Tillgång till lokaler HSM, -- Hanteras i dag i Apollon David Holm <david.holm@hsm.gu.se> Palasso PA/HR (Personal Administration/ Human Resourses) GU-gemensamt Frågor återstår gällande hantering av ex. ansvarsomr för koppling till Agresso Papercut Hantering av utskriftskostnader HFF Kommer ligga till grund för fakultetens/gu-gemensamt system. Staffan Gunnarsson <staffan.gunnarsson@gu.se> Petter Baggeryd <petter.baggeryd@gu.se> Pcounter Hantering av utskriftskostnader Steneby Ersätts av ett fakultets/gu-gemensamt system Marcus cobsson <marcus@steneby.se> Perspektiv Budgethantering GU-gemensamt Info från Agresso. Kajsa Salenius <Kajsa.Salenius@gu.se> TimeEdit 2 Lokalbokning, Schemaläggning HFF,Film, Konstkansli Avvecklas Ann-Christin rl <ann-christin.jarl@gu.se> TimeEdit 3 Lokalbokning, Schemaläggning HSM, HDK (GUgemensamt) Införs av Akademien Valand, Fakultetsansvariga är i dag Björn Hildenwall samt David Holm Ann-Christin rl <ann-christin.jarl@gu.se> Webbpubl Steneby Steneby Införlivas i HDKs webb (Drupal) KataGU Kontaktuppgifter GU GU-gemensamt ev. nytt system Marcus cobsson <marcus@steneby.se> Staffan Gunnarsson <staffan.gunnarsson@gu.se>

Berör Ev. Informationsunderlag till systemet Integrationer (Berörda system) Akademien Valand HDK HSM Tid Ht Vilka som ska flyttas till vilken domän + ev. beställning av ny domän samt alias under period. Samverkan med Ladok och Palasso Bl.a Prefekt/dekanbeslut (kan vara samma som för Ladok) Palasso Årsskiftet 12/13 7-1-2012 Ht, men endast GU-konto via Palasso steneby 7-1-2012 Ht Ht, endast behörighet Ht GU-konto via Palasso/Ladok Ladok, Palasso, KataGU Ht 9-15-2012 Bl.a Prefekt/dekanbeslut (kan vara samma som för Ladok) Ladok, Palasso 7-1-2012 7-1-2012 Ny portal samt domän för Akademien Valand 7-1-2012 Ht Man vill ha namn på institutioner, prefekter m.m. Ladok skickar tillbaka info om vad som ska ändras. Förslag till datum. Egen berhörighetskontroll av användare/adm som godkänns av prefekt. Denna information går från Ladok. Bl.a Prefekt/dekanbeslut (kan vara samma som för Ladok) Prefekt/dekanbeslut gällande organisationsförändring samt befattningar Prefekt/dekanbeslut gällande organisationsförändring samt befattningar GUL, Gubas, Sampass, GU-kort, NyA, Valwebben, (Alumndatabas) 9-15-2012 7-1-2012 Ladok 9-15-2012?? Ht? GU-konto, GUL, GUBAS, Agresso Palasso Årsskiftet 12/13 Ht, men ev. endast steneby Ht Årsskiftet 12/13 Ht, men endast steneby, men endast steneby Ht 7-1-2012 7-1-2012