Region Skåne 2015 Gemensam Servicefunktion KC Ekonomi INTERN KONTROLL AV Skånevård Kryh RAPPORT 2015 http://www.skane.se/
Inledning Inom ramen för Gemensam Servicefunktion ligger kunduppdraget intern kontroll av den kamerala delen som utföres av KC Ekonomi. Den interna kontrollen av förvaltning Kryh har utgått från den standardmall som KC Ekonomi/GSF har skapat för sina kunduppdrag, utifrån den centralt fastställda kontrollplanen med obligatoriska kontrollmoment. Granskningsrapportens inledning beskriver den interna kontrollens betydelse, vilket syfte granskningen ska uppnå samt en definition av riskbedömningens olika faktorer. Rapporten avslutas med en sammanfattande analys av granskningsutlåtande med rekommendation av förbättringsåtgärder. Intern kontroll Vid intern kontroll är det av stor vikt att säkerställa att kontrollmomenten, fastställda av Regionstyrelsen, ligger till grund för granskningen. Intern kontroll är inte enbart ett verktyg som granskar ekonomiska och administrativa rutiner utan även hur verksamheten bedrivs. Kontrollen är viktig för säkerhet och förtroende i offentliga organisationer. Det är av relevans att betrakta intern kontroll som en del i god ekonomisk hushållning. Den interna kontrollen ska säkerställa att en tillfredsställande god hushållning upprätthålls inom alla områden. Enligt reglementet för God hushållning och intern kontroll ska en kontrollplan årligen fastställas och där det ska följas upp hur den interna kontrollen fungerar i sin verksamhet. Som grund ska en risk- och väsentlighetsanalys genomföras och dokumenteras. Ett antal områden väljs ut för att särskilt bearbetas under verksamhetsåret i syfte att verifiera att fastställda mål och verksamhetsplan uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller upprätthålls och genomförs. Den interna kontrollplanen ska innehålla information om vilka processer och kontrollmoment som ska följas upp, metod, genomförd riskbedömning samt till vem resultatet rapporteras. KC Ekonomi har under 2015 enbart inriktat sig på ekonomiska kontroller för förvaltning Kryh. De interna kontrollerna har följt den plan som tagits fram för kunduppdrag inom KC Ekonomi. Syfte Gemensam Servicefunktion, KC Ekonomi utför på uppdrag en granskning av intern kontroll avseende förvaltning Kryh. Syftet med granskningen är att inhämta och dokumentera information om hur det ekonomiska arbetet bedrivs. Definition av riskbedömningens olika faktorer (sannolikhet x konsekvens) Sannolikhet: 1 osannolik = risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå 2 mindre sannolik = risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 möjlig = det finns en möjlig risk att fel ska uppstå 4 sannolik = det är mycket troligt att fel ska uppstå Konsekvens: 1 försumbar = obetydlig för intressenter och Region Skåne 2 lindrig = uppfattas som liten av intressenter och Region Skåne 3 kännbar = uppfattas som besvärande för intressenter och Region Skåne 4 allvarlig = så stor att fel inte får inträffa Riskbedömning: 4-8 = uppmärksamhet krävs 9-12 = reducera riskerna, åtgärder bör vidtas 13-16 = eliminera riskerna, direkt åtgärd ska vidtas
Resultat av granskningen Indelningen följer den plan som redovisas i separat bilaga Intern kontrollplan för Uppdrag inom KC ekonomi avseende redovisning och löpande ekonomiska kontroller. Planen visar de moment vi valt att granska år 2015. Attestförteckning 1 Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag. Stickprov på att attestbehörighet i RD överensstämmer med upprättat beslutsunderlag. Slumpmässigt urval av 20 st. beslutsattestanter. Inga avvikelser hittades mellan attestregistret i Raindance och behörighetsblanketterna. Attestförteckning 2 Överensstämmelse mellan attesträtt i HR-fönster och Raindance. Stickprov på att attesträtt i Raindance överensstämmer med HR Fönster. Den administrativa hanteringen av behörigheter för HR-fönster och Raindance sköts idag av GSF. Det innefattar upplägg av nya behörigheter, ändringar och utgallring. Till detta tillkommer också en årlig inventering av samtliga behörigheter. Det finns idag inget direkt samband mellan attestbehörigheten i Raindance och HR-fönster. Behörighetshanteringen för Raindance administreras av GSF-Ekonomiservice och för HR-fönster av GSF-lön. Den administrativa hanteringen av båda systemen är relativ likartad. För att en behörighet skall läggas upp eller ändras krävs det att en behörig chef skickar in en underskriven behörighetsblankett till GSF. Behörigheten ändras därefter utifrån vad som angetts på blanketten. Normalt krävs det att en ny blankett skickas in för varje ändring som skall göras. Undantag görs vid större verksamhetsförändringar eller då många individers behörigheter skall ändras på en och samma gång. Denna granskning har syftat till att jämföra om uppläggningen av behörigheter i HR-fönster överensstämmer med den behörigheten som finns i Raindance. Vi har gjort ett utdrag av samtliga behörigheter från dessa system och gjort ett urval på individer för att sedan matcha behörigheterna mellan systemen. Granskningen visar tydligt att det finns skillnader i enskilda attestanters behörighet mellan HR-fönster och Raindance. Denna bild är entydig på samtliga förvaltningar och bolag som granskats. Även om det finns skillnader mellan systemen på individers behörighet så är det vår bedömning att sannolikheten är liten att behörigheterna är felaktigt upplagda. Utifrån stickprovsgranskning och inventering är det vår bedömning att behörigheterna i systemen stämmer överens med så som behörighetsblanketterna är upprättade. Leverantörsfakturor Att moms redovisas rätt på leverantörsfakturor avseende importmoms och extern inhyrning. Stickprov att beskattningsunderlaget från tullverket överensstämmer med deklarerat belopp avseende importmoms. Stickprov att moms som finns på faktura/hyresavi är lyft avseende extern inhyrning. Kontrollmomenten importmoms och extern inhyrning gäller ej Skånevård Kryh.
Skattelagstiftning (Representation) Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Stickprov att representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Informationskrav såsom deltagarlista och syfte ska framgå. 55 st. leverantörsfakturor har kontrollerats under perioden januari-oktober 2015. Den generella bedömningen är att representation inte redovisas på ett tillfredställande sätt. Vår granskning av representation visar många felaktigheter. I ett flertal fall saknas det uppgift om deltagare och syfte samt att man konterar på fel konto. Skattelagstiftningen (Källskatt och sociala avgifter) Att källskatt och sociala avgifter redovisas på ett korrekt sätt. Stickprov på personalskulder och kontot för källskatt. Beslut togs på koncernnivå i Region Skåne tidigare under 2015 om att inte göra någon månatlig avstämning mellan filer för personalskulder och ekonomisystem, varför granskningsmomentet avseende sociala avgifter utgår. Under hösten har uppföljning utförts på koncernnivå mellan skuldfiler och ekonomisystem, för att ta ställning till om någon bokning ska ske. Redovisning av källskatt sker via Finans avseende hela Region Skåne, varför detta inte bokförs på förvaltningsnivå. Skattelagstiftningen (Moms, statsbidrag 6 %) Att moms, statsbidrag 6 % är korrekt redovisad. Kontrollera att 6 % moms är korrekt redovisad. Stickprov har gjorts på 29 st. fakturor och inga avvikelser har funnits. Rutinen för hantering och beräkning av 6 % statsbidrag har setts över under året samt uttag av underlag från Diverapplikationen som används har förbättrats. Skattelagstiftningen (Manuella kundfakturor) Att momskod är rätt på manuella kundfakturor. Kontrollera att manuella kundfakturor har rätt momskod.
Av de 40 st. kundfakturor som granskats har två avvikelser hittats. Den ena fakturan gällde en kursavgift och den andra gällde ett avstämningsmöte med Försäkringskassan. Båda var registrerade som MF (momsfritt), men skulle vara M1 (25 % moms). Projektmedel Att projektanmälan, slutredovisning och balansering sker enligt Region Skånes riktlinjer. Stickprov på projekt och undersöka om dessa följer riktlinjer och anvisningar. Till granskningen har man valt ut 12 st. projekt och förvaltningen har varit behjälplig med att tillhandahålla dokumentation. Kryh balanserar sina projekt på ett gemensamt ansvar under jan-nov. I december balanserar man skarpt över till nästa år och då bokar man på varje projektansvar. För flera av de granskade projekten har det varit oklart vem som är finansiär samt syfte med projektet. Ett par projekt saknar eller har otydlig tidplan. Detta gör att man inte kan se om eller när dessa projekt skall avslutas. Gåvor och donationer Att utbetalning av gåvor och donationer sker enligt riktlinjer. Stickprov att utbetalning av gåvor och donationer sker enligt gåvogivarens villkor. Donationerna som finns i Kryh kommer från CSK, Palliativ vård/asih samt från Habiliteringsverksamheten. Inga avvikelser finns på utbetalningar från donationsmedel. Två nya gåvor har tillkommit under året (t.o.m. oktober). Kassahantering Kontrollmoment Att Region Skånes anvisningar för kontantkassor och dagskassor efterlevs. Förhållandet mellan makuleringar och betalningssätt/makuleringskod. Förhållandet kort/kontant. Även en handkassa har granskats. Metod Stickprov av den löpande redovisningen. Antal makuleringar i förhållande till omsättning. Särskilt uttag ur PASIS avseende makuleringar fördelat på betalningssätt för respektive enhet. Beräkning av förhållandet kort/kontant. Resultatet redovisas mer detaljerat i Bilaga 1 och Bilaga 2. Den sistnämna fokuserar på akutverksamheten. Tanken är att personalen på respektive enhet med hjälp av uppgifterna i Bilaga 1 ska kunna systematiskt leta felkällor. Vid granskning av handkassan har man kontrollerat att kontanta medel stämmer samt att kvitton finns. Resultat & analys Samtliga tre granskade enheter har få avvikelser av den löpande redovisningen. Två av tre granskade enheter accepterar kontanta patientmedel. Dessa två har marginellt högre andel kontanta patientavgifter (33 % respektive 34 %) än Region Skåne (cirka 30 %). Besök/makulering varierar för enheterna. Registrering i PASIS fungerar inte tillfredställande på Akutenheten. Fördelning av makuleringskod per betalningssätt framgår av Bilaga 1.
Handkassan som granskats tillhör Hjälpmedelsverksamheten och används huvudsakligen till utgifter i samband med möten. Inga avvikelser har hittats. Enheten avser att avveckla handkassan under 2016 och ersätta den med ICA-kort och rekvisition. Reseräkningar Denna kontroll avser reseräkningar registrerade via självservice i HR-fönster under första halvåret 2015. Begreppet reseräkning innehåller inte bara reseersättningar utan även personliga utlägg av de mest skilda slag. Även friskvårdsräkningar har granskats. Att inlämnade kvitton överensstämmer med vad som faktiskt har utbetalats via löneutbetalningsrutinen. Kontroll att angivna körsträckor är rimliga och att syftet med resan framgår. Kontroll av moms. Kontroll av tid mellan utbetalningsdatum och tidpunkt för händelsen som föranleder en reseräkning. Föregående års metod med stickprov har i år ersatts med riktade kontroller av framförallt höga belopp som utbetalats mot reseräkning som underlag. Underlag för att hitta reseräkningar (som finns i pärmar hos Löneservice, sorterade i personnummerordning), har skapats via HR-fönstrets ombokningsklient. Urvalet är de vanligaste konton som används för utbetalningar via reseräkning. Resultat analys: Årets kontroll av reseräkningar visar på förbättringspotential. I regionens lönesystem (HR-fönster) registrerar medarbetaren sin reseräkning i Självservice och skriver därefter ut en kopia där originalkvitton bifogas. Både registrerad reseräkning (elektronisk) och kopia med kvitton (internpost) skickas till chefen för attest. Chefen attesterar direkt i HR-fönster och skickar pappersreseräkning med kvitton i original till Löneservice för arkivering. På Löneservice sker ingen granskning av det inskickade underlaget. Ur kontrollsynpunkt borde kvitton kunna skannas in och bifogas till respektive reseräkning. När det gäller ersättning för resa med egen bil och traktamenten finns inget krav att skicka underlag till Löneservice eftersom kvitton då saknas. Granskning har även utförts på hur stor del av utbetalningarna som inte avser föregående månad utan är äldre än så. Belopp (kr) Förvaltning Sent I tid Total Andel sent 12 - Kryh 1 256 538 2 738 874 3 995 412 31,4% Som sent utbetald reseräkning räknas det som är daterat 2 månader eller tidigare från utbetalningstillfället. I vår granskning finner vi följande avvikelser: I flera fall hittas ej något underlag hos Löneservice Kvitton saknades för vissa utbetalda ersättningar Fel konto och orsakskod Kostnader från 2014 Behörighet i Raindance Kontroll av externa användare med attestbehörighet i Raindance. Matchning av attestregister Raindance mot anställda i HR-fönster. Har externa användare rätt behörighet, är den aktuell samt att det finns blankett. En attestinventeringslista har skickats in till GSF Ekonomiservice. I den finns externa användare med. För några av dessa saknas notering i inventeringslistan, men vi antar att de då skall finnas kvar. Några har slutat sin anställning och där bör blankett skickas in så att deras behörighet avslutas i Raindance.
Sammanfattning Attestförteckning Slutsatsen är att det inte förekommer några felaktigt upplagda behörigheter. Vi vill dock belysa att det förekommer skillnader på en attestants behörighet mellan systemen. Det finns inga uppenbara risker med ovanstående men ger ändå en signal om att förvaltningarna/bolagen bör tänka på att korrigera behörigheterna i båda systemen samtidigt då ändringar är påkallade. Skattelagstiftning (Representation) Den generella bedömningen är att representation inte redovisas på ett tillfredställande sätt. Granskningsmomentet visar att avvikelser förekommer vad gäller bristande information, korrekt redovisad moms samt i en del fall felaktigt konto. Projektmedel Redovisningen av externt finansierade projekt bör förbättras när det gäller dokumentation av tidplan samt vem som är finansiär. Kassahantering En speciell granskning har gjorts när det gäller kassahantering vid flera Akut och Kväll/helg-mottagningar. Man har där sett att registreringar i PASIS inte fungerar optimalt. Dessa mottagningar har fler makuleringar i förhållande till övriga enheter. Reseräkningar Årets kontroll av Region Skånes reseräkningar visar på en förbättringspotential, då det förekommer sent utbetalda reseräkningar som är daterade 2 månader eller tidigare från utbetalningstillfället. Rekommendationer av förbättringsåtgärder Skattelagstiftning (Representation) Förvaltning Kryh bör, enligt vår bedömning, säkerställa att den interna kontrollen avseende representation förbättras. Exempelvis kan det finnas behov av riktade utbildningsinsatser. När det kommer till deltagarlistor samt syfte så måste man bli bättre på att bifoga underlag om vilka som är med och vad fakturan avser. Som stöd finns en mall på VGI som kan användas. Projektmedel Vi rekommenderar att när man lämnar in i blankett Nyuppläggning av projekt så skall även raderna med finansiär, syfte samt tidplan fyllas i. Kassahantering För respektive enhet, undantaget de som endast har handkassa, finns antalet makuleringar fördelat på betalningssätt och makuleringskod. Tanken är att personalen på respektive enhet ska kunna använda resultatet för att se hur makuleringarna fördelar sig och vidta rätt åtgärder för att minska antalet makuleringar. Resultatet för akutverksamheterna redovisas i särskild bilaga.
Reseräkningar En del av granskningen när det gäller reseräkningar har bestått i att kontrollera hur stor del av utbetalningarna som inte avser föregående månad utan är äldre än så. För en korrekt uppföljning är det naturligtvis av värde att utbetalningen sker så snart som möjligt. Dessutom underlättas då rimligen attestantens arbete. Eftersom drygt 31% av reseräkningarna inte kan betalas ut inom en månad från tidpunkten för händelsen, rekommenderas en riktad informationsinsats som poängterar konsekvensen av sent inkomna underlag. Behörighet Ekonomisystem När en person slutar och anställningen upphör i HR fönster är det viktigt att även personens behörighet i Raindance avslutas. En behörighetsblankett, med markering att personen ska avslutas, måste skickas in.