Arbetsstämpling i MONITOR varför det? Föreläsare: Jan-Erik Nordström Monitor ERP System AB Arbetsstämpling Förr kunde man få höra "Ska jag jobba eller knappa?" när det infördes arbetsstämpling men så är det inte längre eller? Det kan vara onödigt att arbetsstämpla Att arbetsstämpla känns rätt onödigt för företag som redan har exempelvis: - Mycket hög leveranssäkerhet - Mycket god kontroll på lagersaldon för tillverkade produkter och material - Beredningarna (tiderna) stämmer med verkligheten så planeringen blir enkel - Korta fasta operationsflöden där man inte behöver omplanera - Överbeläggning är inget problem, inget blir försenat eller måste omplaneras - Man har god kontroll över vilka artiklar som är lönsamma respektive inte lönsamma - Inga behov av att rapportera kassationer eller följa upp dessa - Inga eller begränsade behov av att återföra information från operatör - Bra alternativa metoder att värdera PIA - Korrekt artikelvärdering i lager - En eller få artiklar per produktionsgrupp - Processerna är säkrade och inte beroende av operatör - Ställtider varierar inte och är inte operatörsberoende Med ovanstående förutsättningar kan man med fog ställa frågan "Ska vi jobba eller ska vi knappa?". Vem bestämmer om företaget ska arbetsstämpla? Företagsledningen bestämmer om man ska arbetsstämpla. Det är ingen frihet för individen att välja om han/hon vill eller inte. På en del ställen ingår kravet på korrekt rapportering av material, antal, kassationer, ställ- och stycktid etc. i operatörens befattningsbeskrivning precis som förstabitskontroll, maskinprogrammering m.m. Att man inte kan lita på arbetsrapportering brukar bl.a. bero på följande orsaker: - Ledningen är inte tillräckligt tydliga med varken krav, syfte eller uppföljning - Otillräcklig utbildning av befintlig personal och ej systematiserad utbildning av nyanställda - Otydliga eller avsaknad av instruktioner för rapportering - Bristande löpande uppföljning av rapporteringar - Felaktiga rapporteringar följs inte upp "omgående" med operatör - Dåligt med information till personal om hur tiduppföljningen används - Har inte kommunicerat på vilket sätt felaktiga rapporteringar påverkar planering, saldo etc. - Felaktigheter i beredningar åtgärdas inte inom rimlig tid - Stämplingen har gjorts besvärlig genom brister i hårdvara eller för långa avstånd till terminal - Personalen tror att stämplingen enbart är till för att jaga dem - Personalen upplever inte att det gör någon nytta att rapportera rätt Finns det fördelar för personalen att arbetsstämpla? Detta är egentligen självklarheter men så är det inte på alla verkstäder. En bra arbetsrapportering ger underlag för att korrigera ställ- och stycktider i beredningar. Rätt tider i beredningar ger en mer korrekt beläggning och därmed möjlighet till en bättre planering. Genom att rapportera korrekt blir det lättare att veta vad som är klart respektive inte.
Rätt tider ger en bättre fungerande leverantidskontroll vilket gör att leverantidsbesked till kunder blir mera tillförlitlig. Beredningarna är också underlag för förkalkylering och är standardpriserna pålitliga så vet man vilka artiklar som är mer eller mindre lönsamma. Rätt använt kommer ovanstående att göra att personalen kan få: - Mindre ryckighet i arbetsuppgifter - Mindre omplanering och flytt mellan olika arbetsuppgifter - Bättre ordning och reda, mindre letande och krångel - Bättre stöd vid överbeläggning - Mindre sent inplanerad övertid - Lönsammare företag som kan växa och säkra arbete för framtiden Personalen får en bättre kontroll över sitt arbete. Genom att man har bättre kontroll över planeringen kan man också låta personalen styra sitt arbete själv i högre grad. Dessa faktorer brukar innebära en bättre arbetsmiljö och bättre trivsel på arbetet. I många fall betyder också en bättre kontroll över det egna arbetet att man kan arbeta mer effektivt. Dessa fördelar för personalen är inte självklara och man måste som arbetsledare och företag löpande föra en dialog kring krav och fördelar. Stämpla arbete välja nivå Det finns många olika nivåer på rapportering och här gäller det att balansera vad som är nödvändigt och vad som är bra att ha. En för enkel rapportering innebär att man måste utöka andra rutiner som att klocka ställtid, inventera material varje vecka, rapportera förstabitskontroll på papper osv. En alltför avancerad rapportering riskerar att bli felaktig pga. sin komplexitet. Rapportering kostar också tid och därmed pengar så en överdimensionerad rapportering är också en onödig kostnad. Det förekommer också att man utökar vad som ska rapporteras under en period eller för ett visst produktsortiment exempelvis mätpunkter, kassationsrapportering, ställtidsrapportering m.m. I upplägget av arbetsstämpling ingår också att definiera bästa metod att starta arbete: att starta från rapportnummer från bifogat följekort eller från papperslista (med eller utan streckkod) eller styra arbetsstämplingen "on-line" genom att starta arbete från körplanen i Stämplingsterminalen. Miniminivå godkänt antal/makulera rest/märkning av gods Rapportera godkänt antal Absoluta miniminivån är att rapporteringen ska ge korrekt saldo dvs. antal godkända färdiga artiklar i operationen. Den rapporteringen ger planeraren kontroll över produktionsläget och säkrar saldo på färdiga produkter. I detta kan ingå att man ska delrapportera antal pga. att ordern är utdragen i tid, t.ex. under flera dagar. Rekommendationen är vanligtvis att delrapportera vid full lastbärare (låda/pall/rack) för att undvika onödiga dubbelrapporteringar. Många väljer också att operatören alltid ska delrapportera vid avslutat skift för att få en bra uppföljning per dag och operatör. Då bör räknare finnas för att nollställa eller annan information om antal som delrapporterats i en halvfull pall som står kvar vid arbetsplatsen t.ex. en pallflagga som man tar ut som visar tidigare gjord delrapportering i den pallen. Makulera rest på operation I rapportering ingår normalt att makulera rest på operationen när man tillexempel pga. materialbrist inte kommer att kunna tillverka planerat antal. Detta avslutar operationen och tar bort den från körplanen. Planeringen får dessutom besked via behovsplaneringen om att tillverkningsordern inte täcker de reservationer som finns. Vid kundorderstyrd tillverkning kan rest aldrig makuleras eftersom hela den planerade kvantiteten ska levereras. Bevakningen sker då via exempelvis daglig styrning. Vissa företag väljer att låta arbetsledare sköta ev. makulering av restantal på operation för att undvika misstag av operatörer. Detta ingår då i daglig styrning och sker oftast i Körplanen eller Order/ produktionsgrupp (via Informationsmenyn).
Märkning av tillverkningsorder Monitor Användarseminarium 2016 Följekortet som följer tillverkningsordern genom hela produktionsprocessen är klassiskt. Då ofta i kombination med att man signerar färdig operation och skriver in antal i samband med att man rapporterar antal. En del låter sedan följekortet agera pallflagga på lager genom att förse följekortet med större text (artikel, benämning, ordernr). Många väljer dock att åtminstone skriva ut pallflagga tillverkning (lageringång) och byta ut följekortet på lastbäraren vid sista operationen. Det ger en hög tydlighet även på distans: - En pall med ett följekort = PIA - En pall med pallflagga tillverkning lageringång = saldo Följekortet duger dock inte om antal i en operation fördelas på flera lastbärare. Ett följekort och många pallar blir inte bra speciellt om man skickar första pallen vidare till nästa operation. Här rekommenderas att man delrapporterar vid varje full lastbärare och skriver ut pallflagga tillverkning (pågående) som märke på varje lastbärare. Ett möjligt alternativ är att man gör flera kopior av följekortet. Arbetsstämpling tips, inställningar och ytterligare möjligheter Stämpla indirekt tid Ska all närvarotid redovisas eller enbart den tid man gör på tillverkningsorder? Normalt väljer man att redovisa all närvarotid. Indirekta koder läggs upp i rutinen Koder i Verkstadsinformation (koderna kan också grupperas vilket är bra om det blir många koder eller om man vill ha koder t.ex. per produktionsgrupp, se maskinstämpling nedan) Manuell Maskinstämpling Ska operationer stämplas på person eller ett fiktivt maskinanställningsnummer? Praktiskt att maskinstämpla om en operatör kör flera maskiner, flera operatörer tar hand om en eller flera maskiner tillsammans, skiftgång i produktionsgrupp, man vill redovisa all tid på maskinen inkl. stilleståndstid (och orsaker) Ej orderbundet direkt Stämplas av operatör som rapporterar tillverkningsorder på arbete maskinanställningsnummer och man vill att operatören ska redovisa all närvarotid. Kan även ge statistik över bemanning av maskiner. Läggs upp i rutinen Koder i Verkstadsinformation. Ställtid Starta operationen, rapportera ställtid när ställ och ev. förstabitskontroll är klar, redovisa ställtidsuppföljning, verklig ställtid redovisas även om operationen redovisas till planerad tid Kommentar + koppla fil Mätpunkter lista mätdata Kommentera vid rapportering av operation t.ex. felaktigheter i beredning, orsaker till problem, information kring operation, i 8.3 går det även att koppla fil till rapporteringen Via beredning går det att lägga mätpunkter som operatör ska rapportera i samband med operationsrapporteringen (t.ex. förstabitskontroll, mått, toleranser etc.)
Produktionsgrupp (relativt vanliga inställningar) Tidberäkningskod En eller flera operatörer Dokumenthantering tillverkningsorder + externa, utskrifter Pallflaggor "Undanta auto avrapp material" Anställda (relativt vanliga inställningar) Buntstämpling: "Fördelning enl. förkalk". Operatör startar flera operationer istället för en i taget ex vis många korta operationer, laserskärning. Det går även att buntstämpla material. "Förkalkylerad tid" operationstid är enligt beredning men ställtid är verklig stämplad ställtid t.ex. styrda maskiner, obemannade maskiner etc. Går att överstyra tillfälligt i Körplan. Med "En operatör" försvinner operationen från Körplan i Stämplingsterminalen när operatör startar operationen. Med flera operatörer är den kvar i Körplan och fler kan välja den operationen. Går att överstyra tillfälligt i Körplan. Vilka tillverkningsorderdokument som ska användas går att styra per produktionsgrupp. Här styr man även automatisk utskrift vid starta arbete inkl. externa dokument (vilka dokument som ska skrivas ut automatiskt anges i t.ex. rutinen Beredning). Är systeminställningen inställd på att pallflaggor ska skrivas ut går det att göra undantag per produktionsgrupp om exempel vid transportoperation, trumling. Undantar denna produktionsgrupp från automatisk materialrapportering (system), rapportering får då ske manuellt i stämplingen, via plocklista eller på annat sätt oftast är operatören ansvarig för att sköta rapporteringen i samband med stämpling. Varning ges via systeminställning. Starta avsluta fritt eller endast byta Förvalt sätt att välja arbete Föreslå rest Endast byta är det alternativ som rekommenderas om man vill redovisa hur all närvarotid används. Starta avsluta fritt brukar kunna undvikas genom att använda s.k. maskinstämpling (se ovan) Från körplan ger bästa styrmöjligheterna "on-line". Rapportnummer kommer från t.ex. följekort eller utskrift körplan (båda kan erhållas med streckkod). Restantal på operationen föreslås automatiskt vid avslut. Praktiskt vid t.ex. vissa buntstämplingar som laserskärning. "Farligt" för operationer som utförs av produktionsgrupper där arbete avbryts ofta.
Material + manuell/lägga till Lagerplats godsplats Orderfritext Extra parametrar för arbete Används t.ex. för operatörer i produktionsgrupper som man undantagit från automatisk materialrapportering. Operatören måste då kunna rapportera materialuttag t.ex. laserskärning Öppna lagerplats för att ange var man ställt de färdiga artiklarna, godsplats är motsvarande mellan operationer (visas i Körplanen vid starta arbete). Ger operatör möjlighet att göra noteringar i orderfritext för tillverkningsorder. Visas vid nästa operation och i efterkalkyl. Har blivit mindre använt sedan möjligheten att kommentera operation kommit. Utökad rapportering direkt arbete (efterhandsrapportering): - "Varav ställtid": möjlighet till kompletterande efterhandsrapportering av ställtid - "Varav indirekt tid" för att kunna justera för tid som felaktigt blivit stämplad på tillverkningsorder vid t.ex. maskinstopp - "Förvalt filter" för att visa enbart körklara operationer (alt. körklara + materialklara) i Körplanen vid starta arbete Systeminställningar "Varningar" Ska man använda kontroller och varningar i stämpling? Ja om det finns instruktioner om vilken åtgärd operatör ska kunna vidta, annars fungerar det inte. Varningar i Tillverkning och Verkstadsinfo: Rimlighetskontroller i Verkstadsinfo. Är bra för att minska risken för felskrivningar vid avrapportering. Rapportering av felaktiga antal ger bl.a. felaktiga saldon för både färdiga artiklar och material. Att makulera rest felaktigt kan skapa materialbrister. Varningar i Lager som kan vara svåra för operatör att agera på: Internavvikelse vid kassation Korrigera felaktig arbetsstämpling Avbrott Operatören kan automatiskt skapa internavvikelse i Kvalitetsmodulen i samband med kassationsrapportering. Det kan vara bra att välja inställningen "Fråga vid varje rapportering" för att slippa "naturlig" kassation som t.ex. ställbitar. Detta är det enklaste sättet att korrigera felaktig arbetsstämpling. Det används både av arbetsledare och operatörer. Med denna inställning kan man tvinga operatören att ange avbrottsorsak (varför en operation avslutas trots att det finns restantal). Statistik för dessa finns i Tillverkningsorderloggen.
Uppföljning av arbetsstämpling bra rutiner - Tillverkning Slutrapportering Ett städverktyg för färdiga tillverkningsorder. Veckorutin för att "städa" felaktig rest på material och operationer (Material-Operation-Artikel). - Tillverkning Efterkalkyl selekterad Ett mycket kraftfullt och mångsidigt uppföljningsverktyg. Veckouppföljning av förra veckans order och månadsuppföljning av statistik där man sparar till "Efterkalkylerat snittpris", för uppföljning i bl.a. faktureringslogg (se mer nedan). Följ effektivitetsfaktor per produktionsgrupper eller som trend över tid. Ta ut statistik per artikel för planerad/verklig tid och kostnader. Det går att avmarkera tillverkningsorder som inte ska vara med i t.ex. "Efterkalkylerat snittpris". Jämför man körningen med standardpris istället för försäljningspris så får man en avstämning av förkalkylen och inte bara mot planerad kostnad för tillverkningsordern. Detta är ett bra underlag för att gå igenom beredningar. I listan går det också att följa upp artiklarnas angivna EOK (Ekonomisk Order Kvantitet) och planerade genomloppstid mot verkligheten. Via Informationsmenyn går det att länka till rutinen Efterkalkyl selekterad (per order). - Tillverkning Tillverkningsorderlogg Listan visar all operationsrapportering både detaljerat och summerat på flera olika sätt. Visar även statistik för avbrottsrapportering och jämförelser med historisk kapacitet. Ofta gör man en daglig visuell kontroll av gårdagens rapporteringar för att städa upp felrapporteringar.
- Tillverkning Ställtidsuppföljning Listan visar ställtidseffektivitet (jämförelse planerad och avrapporterad ställtid). Förutsätter att ställtid rapporteras. - Tillverkning Kassationslista Listan ger en uppföljning av kassationskostnader både detaljerat och summerat på flera sätt (felkoder, över tid, per produktionsgrupp osv.). - Tillverkning Leveranssäkerhet egna operationer Listan är till för att följa upp hur produktionen sköter leveranssäkerheten internt i produktionsflödena. - Verkstadsinfo Statistik för att t.ex. följa upp hur personalens närvarotid fördelar sig på direkt och indirekt arbete. Det går även att få ut motsvarande fördelning för maskiner som maskinstämplar om avbrottstid redovisas som indirekt tid för maskiner. Genom att följa ej orderbunden direkt tid (maskinkörning) så kan man även följa vilken bemanning olika maskiner eller grupper av maskiner haft. - Tillverkning Beredning I Beredningen går det att via Informationsmenyn läsa upp "Sammanställ rapporterade tider" för att följa upp hur rätt eller fel operationstiderna är i Beredningen. De efterkalkylerade tiderna går att spara till beredning.
- Försäljning Faktureringslogg Denna lista är tyvärr alltför sällan använd för "produktionsuppföljning". Fördelen att göra produktionsuppföljning i denna lista är att uppföljningsfokus utgår från faktureringsvolymer. Den körs ofta som en månadsrutin där man följer försäljningsstatistik inkl. täckningsbidrag. Täckningsbidrag är då vanligtvis fakturerat pris minus standardpris. Kör man Efterkalkyl selekterad (se ovan) och lagrar efterkalkyler till ett s.k. "Efterkalkylerat snittpris" får man ett verkligt efterkalkylerat täckningsbidrag. Det går även att få ut täckningsbidrag fördelat på material, lego m.m. En mycket användbar presentation är att visa och jämföra fakturering, täckningsbidrag enligt standardpris och efterkalkylerat snittpris samtidigt för att identifiera artiklar som man bör ta tag i (t.ex. olönsamma artiklar och artiklar där förkalkyl och efterkalkyl skiljer mycket). Det går även att ta ut efterkalkylerat snittpris fördelat på de olika kalkyldelarna.