Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 9 Styrelsemöte Sävar IK Tid: 18.30-2100 Plats: Klubbstugan Deltagare: Staffan Norin (ordf), Marie Sandström (vice), Lars Westman (kassör), Niclas Bromark (sekr), Karolina Torgilsson och Per Höglund. Anmält förhinder: - Antecknas av: Niclas Justeras: Ordf. Agenda Nr/ Ärende Ansvarig Innehåll / Syfte / beslut/bilaga tid 1 Inledning och SN Dagordningen fastställs dagordning 2 Incheckning SN Personliga reflektioner, det här har styrelsen upplevt positivt med föreningen sedan senast: Fair Play fotbollssektionens positiva arbete med bland annat matchvärdar, ledarmentor, samtal och annat. Fotbollssommaren med många fantastiska insatser. PSG, en höjdpunkt. Överhuvudtaget en positiv anda i föreningen. Satsningen på Drop in-handboll på Alléplan. Gymnastik- och handbollssektionens deltagande i Sävardagen. SävarCamp och Life Zones som blev mycket positivt. De unga ledarna gjorde ett fantastiskt arbete. Sävar IK har synts i media under sommaren, många positiva bilder har skildrats. 3 Föregående NB Föregående protokoll fastställs. protokoll 4 Öppna SN Öppna aktiviteter stäms av. aktiviteter 5 Information Alla Staffan informerar om den skadegörelse som försegåtts och den polisanmälan som Sävar IK har gjort. Styrelsen anser att det var ett klokt och bra agerande. Samtidigt viktigt att vi alla vuxna vågar Per informerar om hur Fotbollssektionen har hanterat incidenten med ledare och domare på försommaren. Åtgärderna har bland annat omfattat samtal med ledare, matchvärdar, skyltar som kommer att sättas upp samt fortsatt arbete med ledarmentorn Maja Bergkvist. Styrelsen anser att agerandet varit mycket bra och professionellt. Medierapportering och hantering
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 9 Mycket positiv mediarapportering kring SävarCamp och Life Zone-besöket. Inge kommer att se över SävarNytt, dels för att se över prissättningen dels för att övergå till färgtryck. Handbollen rapporterar om utmaningen med att få ihop träningstider i hallen till kommande säsongen. Sektionen har fler lag än någonsin i seriespel och har trots det en timme mindre i veckan. 6 Ekonomi LW Föreningen har haft problem med likviditeten i sommar. Lars uppdras att stämma av budgeten per den sista augusti med sektionerna för att få en avstämning till oktobermötet. (AKT 33:15) Niclas uppdras att skriva en skriftlig instruktion för LOKstödsrapportering för ledarna. (AKT 34:15) Staffan uppdras att tillse att SävarCamp upprättar en ekonomifunktion/kassör. (AKT 35:15) 7. Kansliets prioriterade arbetsuppgifter Styrelsen beslutar att kansliet (Inge) ska prioritera: Ekonomiadministration Kontroll/uppföljning aktivitetsrapportering (LOK-stöd) Avtal (hålla koll på) Skatteverket (kontrolluppgifter mm) Bokning av klubblokalen (nycklar, fakturering) Medlemshantering Sävar Nytt Kontorsservice, allt ska funka Kommunikation. Post, mejl och tel. 8 Fastighetsförvaltning Marie (Per och Karolina) I övrigt i mån av tid. Avstäms med ordförande (Staffan) om det blir för mycket, om det finns synpunkter på prioritering från andra. Inge informerar och beskriver denna prioritering på ett vänligt men tydligt sätt Fotbollssektionen tar tag i det mest akuta frågorna i klubbstugan (omklädningsrum, toaletter osv) före Tjejsistan/Höstyran. (AKT 36:15) Varje sektion uppdras att nominera en ledamot till en fastighetsgrupp. (AKT 37:15) Marie gör ett förslag på instruktion till fastighetsgrupp. (AKT 38:15) 9 Årshjul MS, NB Frågan skjuts till nästa styrelsemöte 10 Nomineringsgrupp NB, PH; BESLUT: Styrelsen utser Per Höglund, Anna Sundkvist och Lars LW Westman till Sävar IKs nomineringsgrupp. (BESLUT 16:2015) 11 Föreningsrådet i Umeå kommun 12 Varumärke och kommunikation SN PH, NB Styrelsen beslutar att ansöka om medlemskap i Umeå Föreningsråd. (BESLUT 17:2015) Styrelsen godkänner förslaget till arbetsgång för föreningens utvecklingsarbete (bilaga 1). Styrelsen uppdrar till Niclas att till nästa styrelsemöte utarbeta en
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 9 arbetsplan inklusive tidsplan och finansiering för utvecklingsarbetet, med gemensam start från ungefär november. (AKT 39:15) 13 SävarCamp PH Nomineringsgruppen får i uppdrag att rekrytera en ny ordförande till SävarCamp. (AKT 40:15) 14 Styrelseplan och SN Nästa möte genomförs den 5 oktober 18.30-21.30. möten 2015 15 Övriga frågor 16 Utvärdering av mötet och avslut Antecknas av : Justeras av: Niclas Bromark Sekreterare Staffan Norin Ordförande
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 9 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 7 aug ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 4:15 Årshjul. Vi fångar upp besluten från det konstituerande mötet. Vi behöver arbeta vidare med årshjul för styrelsen, styrelseplan och mötesplan. Marie och Niclas ger förslag till detta (innehåll och teknik) till nästa möte. MS NB Status (ny, pågår, klar) 5 okt PÅGÅR 9:15 Varumärke med värdegrund och kommunikation Niclas och Per utarbetar tankar kring värdegrund och kommunikation, hur vi aktivt ska arbeta med vårt varumärke. NB PH 7 sept KLAR 14:15 Uppdatera hemsidan med aktuella stadgar, med dokumentet Styrelsens uppgift och arbetssätt samt i övrigt göra en översyn av vilka handlingar som bör finnas under rubriken Om oss 15:15 Nomineringsgrupp Till nästa styrelsemöte skall varje sektion utse en representant till en nomineringsgrupp. Representanten får inte vara en av ledamöterna i styrelsen. 16:15 Kontakta revisorerna för att dels kolla vilka handlingar de vill ta del av löpande och dels för att bjuda in dem till nästa styrelsemöte. 17:15 Revision. Utarbeta förslag till nya riktlinjer för revision av föreningens verksamhet och ekonomi 18:15 Attest arvoden. Fotbollssektionen uppdras att se över rutinerna för attest av domararvoden. Inga domararvoden betalas ut utan signering av aktuell ledare. Per kontaktar fotbollsledare, domare samt Inge angående rutinerna för attest av domararvoden. 19:15 Avtal Lars får uppdraget att se över avtalsläget, vilka större leverantörer vi har avtal med och inte. 20:15 Utredning av problem med LOK-stödet som Umeå Fritid signalerar. Niclas uppdras att utreda eventuella problem med inrapportering av LOK-stöd under våren, i samråd med övriga sektioner. 21:15 Lösning för LOK-stödet i sommar. Lars uppdras också att se över och säkra rutiner för inrapportering av LOK-stöd under sommarperioden. NB 15 juni PÅGÅR NB, PH, LW 31 aug KLAR MS 5 okt NY MS 5 okt NY PH 15 juni KLAR PH 15 juni KLAR NB 15 juni KLAR LW 30 juni KLAR
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 9 22:15 Utforma ett förslag för hur vi ska utforma medlemskapet Karolina och Niclas utforma ett förslag för hur vi ska utforma medlemskapet Sävar IK samt hur medlemsavgifter och medlemsregister ska föras administrativt. 23:15 Kanslifunktionen. Det har varit hög arbetsbelastning på kanslifunktionen. Staffan undersöker möjligheten och behovet av att ta fram en beskrivning av vilka uppgifter och service som är möjlig att ge på den halvtidstjänst som finns. Denna kan sedan kommuniceras och stämma av i föreningen så vi kan matcha förväntningar och möjligheter. NB + KT 5 okt NY SN 31 aug KLAR 24:15 Upphandling storstäd av Klubbstugan. KT+MS 15 juni KLAR 25:15 Marie och Karolinas uppdras också att se över lösningar för KT+MS 5 okt Pågår löpande periodisk städning 26:15 Upphandling av periodisk städning under tre månader MS KLAR 27:15 Revidera villkor och rutiner ut för uthyrning av Klubbstugan KT 23 aug KLAR 28:15 Fastighetsförvaltning. Utredning av frågan vad vi ska ha för direktiv och organisation för skötsel, förvaltning och utveckling av Klubbstugan (grupp, kommitté, rådgivare eller dyl). 29:15 Teckna avtal med Sävar Holmöns församling om utvändig fastighetsskötsel för tre månader 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. PH i samråd med MS 5 okt NY PH 5 okt NY PH 5 okt NY 31:15 Avtalen med Sävar Sport och reklamtryck och ICA Sävar PH 16 nov NY behöver ses över 32:15 Avtalet med Intersport behöver ses över och omförhandlas. MS + 16 nov NY PH 33:15 Uppföljning budget per sista augusti från sektionerna LW 5 okt NY 34:15 Ledarinstruktion för LOK-stödsredovisning upprättas NB, PH, 5 okt NY LW 35:15 SävarCamp behöver upprätta en kassörsfunktion. SN 5 okt NY 36:15 Fotbollssektionen fixar de mest akuta frågorna i fastigheten PH (omklädningsrum, toaletter) innan Tjejsistan/Höstyran 37:15 Sektionerna nominerar in representanter till PH, NB, 5 okt NY fastighetsgrupp. LW 38:15 Förslag på instruktion till fastighetsgrupp MS?? 39:15 Arbetsplan inklusive tidsplan och finansiering för utvecklingsarbetet, med gemensam start från ungefär november. NB, PH 5 okt NY 40:15 Nomineringsgruppen får i uppdrag att rekrytera en ny ordförande till SävarCamp. PH 30 okt NY
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 9 Bilaga 2 Beslut ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum 1:15 Revisorernas rapport till årsmötet. Deras fyra Staffan Nov 2015 förbättringspunkter beslutas att åtgärdas dessa för att kunna återrapportera till nästa årsmöte. Referens 2:15 Styrelsens beslut ska framgå av protokoll som delges på hemsidan tillgängliga för föreningens medlemmar. 3:15 Stadgarna är inte uppdaterade. Till årsmöte ska styrelsen lägga fram reviderade stadgar. 4:15 Föreningens huvudstyrelse benämns Sävar IKs styrelse eller enbart styrelsen. Detta ska ingå i reviderade stadgar. Niclas Nov 2015 Staffan Nov 2015 Niclas Nov 2015 5:15 Staffan är arbetsgivarföreträdare gentemot Inge. Niclas understödjer med framför allt fakta om arbetsgivarens åtaganden, avtal och regelverk. Staffan Nej 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. Marie Okt 2015 7:15 Styrelsen beslutar att genomföra Broarna runt och uppdrar till Per att vidtar de åtgärder som behövs för att genomföra broarna runt. Per har därmed styrelsens mandat att kontakta sektionerna för att ta hjälp. Per Nej 8:15 Styrelseplan. Vi arbetar enligt bifogat förslag Niclas Varje möte Biläggs protokoll och agenda 9:15 Vice ordförande Marie Sandström väljs till vice ordförande för styrelsen. Staffan Nej 10:15 Styrelsens uppgift och arbetssätt fastställs. Niclas Oktober Bilaga till Styrelse 2015-05-24 Hemsidan. 11:15 Uppdatering 31 av stadgarna Delegation Sektionsstyrelserna delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av Niclas Nej Styrelse 2015-05- 24 Hemsidan.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 9 mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 12:15 Fastighetsansvarig Marie utses till styrelsens ansvarige och kontaktperson i fastighetsfrågor. Staffan Nej Styrelse 2015-05- 24 Hemsidan. 13: 2015 14: 2015 Uthyrningsansvarig Karolina tar över uppgiften som uthyrningsansvarig SävarCamp Beslutas att ta bort den avtalade administrativa avgiften som SävarCamp betalar till Sävar IK. Staffan Nej Styrelse 2015-05- 24 Hemsidan. Lars Nej 15:2015 Sävardagen Sävar IK går in i Sävardagen och betalar in anmälningsavgiften för det. 16:2015 Nomineringsgrupp Styrelsen utser Per Höglund, Anna Sundkvist och Lars Westman till Sävar IKs nomineringsgrupp. 17:2015 Umeå Föreningsråd Styrelsen beslutar att ansöka om medlemskap i Umeå Föreningsråd. Per Staffan Nej
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 9 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes 150322 Mars- april 20 april 2015 Juni 24 maj 2015 Styrelsemöte Styrelsemöte 24 aug Styrelsemöte Halvårsbokslut Arbetsmöte för att strukturera året, planera, fördela uppgifter Eventuell överlämning. Broarna runt Sävar IK-dagen Uppföljning vinteridrotterna. Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong. 5 oktober 18.30-21.30 Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. 16 november 18.30-21.30 Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Minst tre timmar Februari Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning
Kallelse Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 9 2015-05-15 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 Styrelsens uppgift är att Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av verksamheten. Styrelsens medlemmar företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2015 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.