Verksamhetsplan 2012-2014 Preliminär pga av ny organisation fr.o.m 1/1-11 Ordförande: Förvaltningschef: Dieter Wagner Harrieth Forsberg Innehållsförteckning Sidnr Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys 1-2 Mål och riktlinjer för verksamheten 2 Organisationsbeskrivning 3 Verksamhetsbeskrivning 3-4 Förändring, utveckling och trender 4-5 Personalförhållanden 5 Nämndens äskanden utöver budgetram 6 Ekonomi driftbudget 2012-2014 6 Omsättningstal och nyckeltal 6 Investeringsplan 2012-2016 6 Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys (fokus på viktiga budgetförutsättningar inkl förändringar av lagar) Förändringar av lagstiftning De nya reglerna i upphandlingslagstiftningen from 15/7 2010 skall leda till att fler följer regelverket och att fler upphandlingar konkurrensutsätts. Upphandlingar som bryter mot reglerna kan leda till att avtal ogiltigförklaras. Upphandlande myndigheter och enheter kan dömas att betala en upphandlingsskadeavgift. Denna avgift ska uppgå till lägst 10 000 kr och högst 10 000 000 kr, dock högst tio procent av kontraktsvärdet. Ett av de vanligaste regelbrotten kommuner gör mot LOU är otillåtna direktupphandlingar. En otillåten direktupphandling är ett avtal som ingåtts utan att den upphandlande myndigheten eller enheten har genomfört ett upphandlingsförfarande. Otillåten direktupphandling är redan idag förbjudet, men det nya är att det nu finns rättsmedel och att det i fortsättningen kan leda till sanktioner. Upphandlingsskadeavgiften vid otillåten direktupphandling innebär att antalet regelrätta upphandlingar på sikt kommer att öka. För att skapa incitament för upphandlande myndigheter och enheter att integrera miljöhänsyn och sociala hänsyn i sina upphandlingar har det förts in en bestämmelse i upphandlingslagarna om att miljöhänsyn och sociala hänsyn bör beaktas vid upphandling Möjligheten att ställa t.ex. etiska krav på hur en vara är producerad innebär att det ställs nya krav på bl.a. uppföljning av leverantörer. Vidare föreslogs att direktupphandlingsgränsen ska bestämmas till 15 procent av ett tröskelvärde, ca 287 000 kr i LOU och ca 577 000 kr i LUF. Elektroniska auktioner, dynamiska inköpssystem och konkurrenspräglad dialog är nya upphandlingsformer, vilket bl.a. kräver ökat IT-stöd. 1
Förändringarna i LOU och annan lagstiftning påverkar i stor utsträckning upphandlingsförvaltningen och innebär att vi måste se över och anpassa vår verksamhet. Uppföljning Mätning och uppföljning bör integreras som ett naturligt arbete. Det är viktigt att uppföljningen blir en del i ett utvecklings- och förbättringsarbete och inte enbart en kontroll. Och kanske det allra viktigaste blir då hur resultaten ska användas för att uppnå en högre effektivitet och kundnöjdhet. Distributionscentral Upphandlingsförvaltningen kommer att undersöka möjligheterna att få in andra kommunägda bolag och närliggande kommuner i Distributionscentralen. Vi kommer även se över behovet av mellanlager utav varor som det är jämn genomströmning av (t.ex. kopieringspapper o.dyl). Avsikten är också att upprätta transportöravtal för att kunna välja vilket som är fördelaktigast, både prismässigt och miljömässigt. Fordonshantering Fordonsgruppen har sammanställt hur fordon hanteras i dag i Värnamo kommun. Fordonsgruppen har kommit fram till följande: Mycket arbete läggs ner idag på alla förvaltningar när det gäller administration & skötsel av respektive förvaltnings fordon. Låg utnyttjande grad på förvaltningsbilar och externa poolbilar. Mycket användning av egen bil i tjänst. Högt utnyttjande av hyrbilar. Att kommunens fordon bör hanteras gemensamt En person kommer vara systemansvarig och jobba med administrationen av alla fordon i kommunen(ca 180st), och även ansvarig för bilpoolen. En person kommer jobba med den praktiska hanteringen/skötseln av alla fordon som benämns som gemensam hantering. I denna gemensamma hantering/skötsel ingår totalt ca 75st fordon, av dessa ingår ca 25st fordon i olika bilpooler runt om i kommunen. Avsikten är att starta denna fordonshantering i september 2011 under förutsättning av erforderliga beslut. Övrigt Upphandlingsförvaltningen avser att öka informations- och utbildningsinsatserna avseende kommunens upphandlingsregler och ramavtalens status. Vi kommer att medverka i utveckling och införande av beställningssystem och elektroniska handelsplatser. Möjligheterna till ökad samverkan mellan kommunen och de kommunala bolagen bör man titta närmare på. Upphandlingsförvaltningen bör vara med i ett tidigt skede när budgeten är fastställd. Syftet med detta är att kunna göra en tidplan för kommande upphandlingar och att det ges möjlighet att samordna behoven. Idag hamnar vi ofta i tidsnöd, p.g.a. att vi erhåller uppdraget för sent, vilket kan innebära en mindre bra upphandling eller tom en otillåten direktupphandling. Mål och riktlinjer för verksamheten (följer kommunens målstyrningsmodell) Förvaltningsmålen: Att öka effektiviteten i de offentliga utgifterna Ökad avtalstrohet Uppföljning av ramavtal 2
Organisationsbeskrivning (helst schematisk bild) Upphandlingsnämnden Upphandlingsförvaltning Upphandling Leverantörsfakturor och Elektronisk handel Logistik och varudistr Verksamhetsbeskrivning (strukturerad, kortfattad och indelad i lämpliga block) Upphandlingsnämnden Upphandlingsnämnden ansvarar för kommunens upphandlingsverksamhet samt att upphandlingarna genomförs enligt gällande upphandlingslagstiftning samt i enlighet med kommunens särskilda föreskrifter/beslut/delegationer. Upphandling Lagen om offentlig upphandling LOU ställer krav på kommunen vid upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Lagen reglerar kommunernas upphandlingar såväl över som under de tröskelvärden EU:s direktiv anger. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen är hänvisad att följa det detaljerade regelverket vid varje upphandling eller inköp. Den totala inköpsvolymen för kommunen gällande varor, tjänster och entreprenader är ca 500 miljoner SEK per år. Varor och tjänster som köps frekvent upphandlas genom ramavtalsupphandlingar. Avtal tecknas med leverantören avseende ett visst varusortiment ur vilket beställarna avropar efterhand. Kommunen har idag ca 190 löpande ramavtal, ca 60 av dessa avtal gäller leverantörer som finns i kommunen. Avtalstiden är mellan 1-4 år. Förutom ramavtalsupphandling utförs ett antal objektsupphandlingar, prisförhandlingar inför förlängningar mm löpande. Upphandlingsavdelningen har under 2010 genomfört ett 60-tal upphandlingar. Uppföljning av ingångna avtal är en del av upphandlingsprocessen och uppföljning sker idag bl.a. genom kontroll av fakturor och avstämning med leverantör. Avstämning sker även i internkontrollen 2 ggr/år. Samverkan och erfarenhetsutbyte sker idag med övriga kommuner i länet vad gäller upphandling och fakturahantering. Leverantörsfakturor och elektronisk handel Värnamo kommun får idag ca 65.000 fakturor/år. Fakturorna skickas från leverantörerna per post till upphandlingsförvaltningen där de scannas och ankomstregistreras eller som elektronisk fakturafil där det sker en automatisk ankomstregistrering. 3
Upphandlingsförvaltningen ser kontinuerligt över hur man kan effektivisera beställningsfarandet och fakturahanteringen, ex genom att införa elektronisk handel, minska den manuella hanteringen av fakturorna genom att få dem elektroniskt från leverantörerna. - Elektroniska fakturor Under år 2010 fick vi ca 26 % av våra fakturor elektroniskt (ca17.000 st), det pågår ett kontinuerligt arbete att utöka antalet leverantörer som kan skicka elektroniska fakturor till Värnamo kommun. (år 2009 var andelen elektroniska fakturor ca17 %) Mål att vid årsskiftet 2011/2012 få ca 40 % av våra fakturor elektroniskt, ex via EDI, fakturafiler - Elektronisk handel Elektronisk handel, EDI(från beställning till betalning): Beställning inom följande varuområden görs(hos ett stort antal av våra enheter) via vårt beställnings- och fakturasystem(inköp & faktura): livsmedelsgrossist, städkem och material, maskindiskmedel, kontorsmaterial och förbrukningsmaterial inom skola/förskola Inom kommunen är det ca 350 personer som gör sina beställningar enligt detta förfaringssätt Arbete pågår successivt för att ansluta ytterligare varuområden/leverantörer och beställare Distributionscentral Distributionslösningen består av följande huvudkomponenter, Logistiksamordning och utveckling inkl kundtjänst, drift av distributionslösning och transporter mellan distributionscentral och kommunens leveransmottagare. Det upprättade nätet av fasta turer skall bygga på maximal samlastning enligt principen CrossDocking och entreprenören ansvarar för att turbilsnätet optimeras utifrån leveransmottagarnas behov och önskemål. Varudistributionscentralen startade 1 mars 2010 och samtliga varor går igenom den from december. Förändring, utveckling och trender (fokus på framtiden - längre än tre år) Upphandlingsutredningen En särskild utredare (Anders Wijkman) har utsetts av regeringen att utvärdera upphandlingsregelverket ur ett ekonomiskt och samhällspolitiskt perspektiv. Syftet är att utreda om upphandlingsreglerna i tillräcklig utsträckning möjliggör för upphandlande myndigheter och enheter att göra goda ekonomiska affärer genom att tillvarata konkurrensen på marknaden och samtidigt använda sin köpkraft till att förbättra miljön, ta sociala och etiska hänsyn samt verka för ökade affärsmöjligheter för små och medelstora företag. Uppdraget skall redovisas senast den 28 juni 2012. Europeiska kommissionens grönbok om en modernisering av EU:s politik för offentlig upphandling med sikte på en effektivare europeisk upphandlingsmarknad (S2011/1259/RU). I Konkurrensverkets remissvar anser de att Grönboken innehåller konstateranden som saknar underlag och att många frågor inte kan få ett utförligt svar utan att en grundligare konsekvensanalys genomförs. Grönboken innehåller många olika mål med offentlig upphandling som står i konflikt med varandra. Det ursprungliga målet att öka effektiviteten i de offentliga utgifterna är enligt Konkurrensverkets uppfattning det viktigaste. Procedurreglerna bör inriktas på att öka konkurrensen genom att stimulera till fler anbud och också fler gränsöverskridande upphandlingar. Konkurrensverket understryker att det är viktigt att inte komplicera regelverket ytterligare. 4
Det är mycket som har påverkat och kommer att påverka offentlig upphandling inte bara kommersiellt och juridiskt utan även på annat sätt. Vi kanske blir mindre av operativa affärsmän. Många tidigare inköparinsatser kan idag hanteras med hjälp av digitala upphandlingsstöd, portaler etc. Andra uppgifter som att hantera mjuka frågor som följer med internationaliseringen har fått ett allt större fokus. Vi har besvarat motioner om kollektivtal med anledning av utstationeringsdirektivet, rättvisekrav, ekologiskt odlat, antidiskrimineringsklausuler, miljökrav, miljöfordon, etc. Vi har hållit dom mjuka frågorna ifrån oss så gott det gått och menat att vi är affärsmän och har inte tid och kunskap för sådant. Kanske är detta förhållningssätt ett misstag. Vi har kanske inte i vår yrkesroll tillräckligt lyssnat in vad som händer i samhället, noterat vilka attitydförändringar som håller på att ske. Poängen kan vara att anamma utvecklingen av mjuka frågor. Vi kan vara utmärkta redskap/målvakter för att förhindra att trista samhällsföreteelser finansieras med skattebetalarnas pengar. Vi kan faktiskt bidraga till ett humanare samhälle och då ökar kanske intresset för vår verksamhet. Vår framtid i övrigt hänger i allt väsentligt ihop med IT-utvecklingen. Vår framtida uppgift blir kanske att skapa fungerande interaktiva infrastrukturer för e- avrop och logistik av både varor och tjänster samt att hantera samhällets värderingar i upphandlingssammanhang. Sammantaget så blir inköpsfunktionen något helt annat än vad den har varit. Personalförhållanden (beskriv större behov/övertaligheter och förändring samt kompetensutvecklingssatsningar/-behov) Upphandlingsförvaltningen består idag av 10 personer: Förvaltningschef, logistikansvarig, 3 upphandlare (varav 1 även ansvarar för Elektronisk Handel och är nämndsekreterare). Övriga hanterar kommunens leverantörsfakturor och förvaltningens administration. Vi kan se ytterligare behov av tjänster 2012-2014: Upphandlare/controller/ekonom då vi ser att kraven på uppföljning kommer att öka. Jurist kanske i samverkan med GGVV då behov av denna kompetens är nödvändig framöver då överprövningsärenden fortsätter att öka och lagstiftningen blir ännu mer komplicerad. Kompetensutvecklingsinsatser: Certifiering/diplomering av upphandlare Kompetens inom miljöområdet då det blir ökade krav i upphandlingar. Kompetens inom entreprenadjuridik. 5
Nämndens äskanden utöver budgetram (beloppsangivna och motiverade) Fordonshantering, ny verksamhet: Driftbudget: Personalomkostnader 1,5 tjänst Administrationssystem (Licensavgift) 630.000/år 70.000kr/år Investeringsbudget: Administrationssystem (fast avgift) inkl utb/implementering Bil/Nyckelhantering inkl skåp 100.000kr 150.000kr Ekonomi driftbudget 2012-2014 (belopp inkl äskanden ovan) DRIFTVERKSAMHET Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Nettobelopp i kkr 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Upphandlingsförvaltningen 4 641 5 586 5 586 5 586 Upphandlingsnämnden 340 340 340 340 NETTOKOSTNAD 0 0 4 981 5 926 5 926 5 926 Omsättningstal och nyckeltal (minst två år bakåt, innevarande år och kommande tre år) Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Fakturahantering, leverantörsfakturor: Antal fakturor scanning 50 602 47 700 Antal fakturor elektroniska 10 499 17 054 Antal fakturor manuella 136 136 Totalt 61 237 64 890 Investeringsplan 2012-2016 (lämnas även separat i särskild mall) Budget Bokslut Budget Budget Budget Belopp i kkr Projektnr Objektblad 2012 2013 2014 2015 2016 1000 120 70 70 70 120 SUMMA INVESTERINGAR 120 70 70 70 120 6