1 Dnr 132 440399-10/21-D Ramavtal Brevförmedlingstjänster för staten Mellan Skatteverket och Posten Meddelande AB, nedan kallad leverantören, har träffats följande ramavtal. Kammarkollegiet inträder såsom part i Skatteverkets ställe fr.o.m. avtalets ikraftträdande avseende denna upphandling. Beställare äger rätt att teckna separata avropsavtal med Leverantören under åberopande av tecknat ramavtal. Med Beställare avses avropande myndighet eller organisation enligt bilaga 1. Vid tecknande av avropsavtal gäller ramavtalets villkor i tillämpliga delar. Parter Upphandlande myndighet Uppdragsgivaren Leverantören Skatteverket 171 94 Solna Org. nr: 202100-5448 Kammarkollegiet Box 2218 103 15 Stockholm Org. nr: 202100-0829 Posten Meddelande AB 105 00 Stockholm Org. nr: 556711-5695 1 Omfattning Syftet med detta ramavtal är att reglera avtalsvillkor för statliga myndigheter och organisationer som ska kunna avropa brevförmedlingstjänster hos Leverantören. Uppdraget omfattar brevförmedlingstjänster för staten. I förfrågningsunderlaget och tilldelningsbeslutet angivna anbudsområden definieras i följande avtalstext som avtalsområden.
2 Följande avtalsområden/tjänster ingår i detta ramavtal. Avtalsområde 1 A1 Förmedling av inrikes brevförsändelser, 1:a klassbrev, Nivå: Hela Sverige Samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 2 A2 Förmedling av inrikes brevförsändelser, 1:a klassbrev, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige, med undantag av postnummerområden som börjar med: 981, 954, 961, 971-974 och 976-977, 820, 821, 822, 823 och 828. Avtalsområde 3 A3 Förmedling av inrikes brevförsändelser, Ekonomibrev, Riksnivå Riksnivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 4 A4 Förmedling av inrikes brevförsändelser, Ekonomibrev, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige, med undantag av postnummerområden som börjar med: 981, 954, 961, 971-974 och 976-977, 820, 821, 822, 823, 828, 100-199, 200-249, 400-429 och 620-624. Avtalsområde 5 B1 Förmedling av inrikes osorterade brevsändningar, 1:a klassbrev, Riksnivå Riksnivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 6 B2 Förmedling av inrikes osorterade brevsändningar, 1:a klassbrev, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige.
3 Avtalsområde 7 B3 Förmedling av inrikes postnummersorterade brevsändningar, 1:a klassbrev, Riksnivå Riksnivå för postnummerområden i Sverige som börjar med: 100-147, 150-152, 161-184, 186-195, 200-240, 242, 244-260, 262-263, 266, 271, 274, 294, 296, 300-312, 331, 350-358, 370-376, 400-418, 421-431, 433-439, 461, 475, 501-511, 513, 515-516, 518-519, 532, 541-543, 550-555, 558, 561, 564, 566, 571-572, 574-575, 580-589, 591, 600-608, 616, 618-619, 630-638, 645, 647, 650-659, 662-663, 665, 691, 700-710, 716, 719-725, 728, 740-743, 745-759, 771, 780-781, 783-785, 790-791, 793, 800-808, 811, 818, 831-832, 834, 838-839, 850-860, 862, 900-908, 911, 913, 918 och 930-932. Avtalsområde 8 B4 Förmedling av inrikes postnummersorterade brevsändningar, 1:a klassbrev, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 9 B5 Förmedling av inrikes osorterade brevsändningar, Ekonomibrev, Riksnivå Riksnivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 10 B6 Förmedling av inrikes osorterade brevsändningar, Ekonomibrev, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 11 B7 Förmedling av inrikes postnummersorterade brevsändningar, Ekonomibrev, Riksnivå Riksnivå för postnummerområden i Sverige som börjar med: 100-147, 150-152, 161-184, 186-195, 200-240, 242, 244-260, 262-263, 266, 271, 274, 294, 296, 300-312, 331, 350-358, 370-376, 400-418, 421-431, 433-439, 461, 475, 501-511, 513, 515-516, 518-519, 532, 541-543, 550-555, 558, 561, 564, 566, 571-572, 574-575, 580-589, 591, 600-608, 616, 618-619, 630-638, 645, 647, 650-659, 662-663, 665, 691, 700-710, 716, 719-725, 728, 740-743, 745-759, 771, 780-781, 783-785, 790-791, 793, 800-808, 811, 818, 831-832, 834, 838-839, 850-860, 862, 900-908, 911, 913, 918 och 930-932.
4 Avtalsområde 12 B8 Förmedling av inrikes postnummersorterade brevsändningar, Ekonomibrev, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 13 Nivå utrikes, 1:a klass/prioritaire C1 C2 Förmedling av utrikes brevförsändelser, Europa, 1:a klass/prioritaire Förmedling av utrikes brevförsändelser, övriga världen exklusive Europa, 1:a klass/prioritaire Avtalsområde 14 Nivå utrikes, Ekonomibrev C3 C4 Förmedling av utrikes brevförsändelser, Europa, Ekonomibrev Förmedling av utrikes brevförsändelser, övriga världen exklusive Europa, Ekonomibrev Avtalsområde 15 D1 Förmedling av inrikes oadresserade försändelser/samhällsinformation, Riksnivå Riksnivå för samtliga postnummerområden i Sverige, med undantag av postnummerområden som börjar med: 100-199, 200-269, 400-449, 475, 620-624, 630-649 och 700-769. Avtalsområde 17 D3 Förmedling av inrikes adresserade försändelser/samhällsinformation, Ekonomibrev, Riksnivå Riksnivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 18 D4 Förmedling av inrikes adresserade försändelser/ samhällsinformation, Ekonomibrev, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 19 E1 Förmedling av inrikes osorterade periodiskt utkommande tidningar och tidskrifter, Posttidning A, Riksnivå Riksnivå för samtliga postnummerområden i Sverige.
5 Avtalsområde 20 E2 Förmedling av inrikes osorterade periodiskt utkommande tidningar och tidskrifter, Posttidning A, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 21 E3 Förmedling av inrikes postnummersorterade periodiskt utkommande tidningar och tidskrifter, Posttidning A, Riksnivå Riksnivå för postnummerområden i Sverige som börjar med: 100-147, 150-152, 161-184, 186-195, 200-240, 242, 244-260, 262-263, 266, 271, 274, 294, 296, 300-312, 331, 350-358, 370-376, 400-418, 421-431, 433-439, 461, 475, 501-511, 513, 515-516, 518-519, 532, 541-543, 550-555, 558, 561, 564, 566, 571-572, 574-575, 580-589, 591, 600-608, 616, 618-619, 630-638, 645, 647, 650-659, 662-663, 665, 691, 700-710, 716, 719-725, 728, 740-743, 745-759, 771, 780-781, 783-785, 790-791, 793, 800-808, 811, 818, 831-832, 834, 838-839, 850-860, 862, 900-908, 911, 913, 918 och 930-932. Avtalsområde 22 E4 Förmedling av inrikes postnummersorterade periodiskt utkommande tidningar och tidskrifter, Posttidning A, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 23 E5 Förmedling av inrikes osorterade periodiskt utkommande tidningar och tidskrifter, Posttidning B, Riksnivå Riksnivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 24 E6 Förmedling av inrikes osorterade periodiskt utkommande tidningar och tidskrifter, Posttidning B, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Avtalsområde 25
6 E7 Förmedling av inrikes postnummersorterade periodiskt utkommande tidningar och tidskrifter, Posttidning B, Riksnivå Riksnivå för postnummerområden i Sverige som börjar med: 271, 274, 294, 296, 300-312, 331, 350-358, 370-376, 461, 501-511, 513, 515-516, 518-519, 532, 541-543, 550-555, 558, 561, 564, 566, 571-572, 574-575, 580-589, 591, 600-608, 616, 618-619, 650-659, 662-663, 665, 691, 771, 780-781, 783-785, 790-791, 793, 800-808, 811, 818, 831-832, 834, 838-839, 850-860, 862, 900-908, 911, 913, 918 och 930-932. Avtalsområde 26 E8 Förmedling av inrikes postnummersorterade periodiskt utkommande tidningar och tidskrifter, Posttidning B, Lokal nivå Lokal nivå för samtliga postnummerområden i Sverige. Bilagor till ramavtalet 1. Lista över avropsberättigade myndigheter/organisationer på ramavtalsområde Brevförmedlingstjänster inom den statliga inköpssamordningen Prisbilagor 2. Prisbilaga 1:a-klassbrev inrikes 3. Prisbilaga Ekonomibrev inrikes 4. Prisbilaga Brev med tillägg (Express, Postförskott, Rek, Avtalsbrev) 5. Prisbilaga Utkörning och/eller hämtning 6. Prisbilaga Frankeringsservice 7. Prisbilaga 1:a-klassbrev inrikes osorterade och postnummersorterade brevsändningar 8. Prisbilaga Ekonomibrev inrikes osorterade och postnummersorterade brevsändningar 9. Prisbilaga 1:a-klassbrev/Prioritaire Utrikes brevförsändelser Europa och Övriga världen 10. Prisbilaga Ekonomibrev Utrikes brevförsändelser Europa och Övriga världen 11. Prisbilaga Oadresserade försändelser/samhällsinformation inrikes 12. Prisbilaga Adresserade försändelser/samhällsinformation ekonomi inrikes 13. Prisbilaga Posttidning A inrikes osorterade och postnummersorterade tidningar och tidskrifter 14. Prisbilaga Posttidning B inrikes osorterade och postnummersorterade tidningar och tidskrifter Villkorsbilagor, Särskilda villkor 15. Prisbilaga 1:a-klassbrev inrikes 16. Ekonomibrev inrikes 17. Brev med tillägg (Express, Postförskott, Rek, Avtalsbrev) 18. Utkörning och/eller hämtning 19. Frankeringsservice 20. 1:a-klassbrev sändning inrikes
7 21. Ekonomibrev sändning inrikes 22. 1:a-klassbrev/Prioritaire och ekonomibrev Utrikes brevförsändelser 23. Oadresserade försändelser/samhällsinformation inrikes 24. Adresserade försändelser/samhällsinformation ekonomi inrikes 25. Posttidning A och B inrikes tidningar och tidskrifter Prisbilagor, Tilläggstjänster 26. Adressinformation 27. EMS International Express 28. Fastighetsselekterat 29. Frankostämplad post inrikes och utrikes 30. Postservice avseende sortering 31. Oadresserad DR Standard 32. Sorterad Adresserade DR 33. Svarspost & Frisvar inrikes, Svarspost utrikes IBRS Villkorsbilagor, Särskilda villkor, Tilläggstjänster 34. Adressinformation 35. EMS International Express 36. Fastighetsselekterat 37. Frankostämplad post inrikes och utrikes 38. Postservice avseende sortering 39. Oadresserad DR Standard 40. Sorterad Adresserade DR 41. Svarspost & Frisvar inrikes, Svarspost utrikes IBRS 42. Postens Allmänna Kundvillkor för Näringsidkare och andra organisationer (PAKN) 43. Kontaktuppgifter för kundsupport och ramavtalet Beställare ska ha möjlighet att teckna separata avropsavtal med Leverantören varvid det aktuella uppdraget bestäms i tid och omfattning. Lokala förutsättningar kan preciseras vid tecknande av avropsavtal, t.ex. vad gäller tider för utkörning, hämtning samt taxering/sortering och liknande. Beställare ska kunna avropa de tjänster som denne har behov av under hela avtalsperioden. Under avtalsperioden tillkommande statliga myndigheter underställda regeringen ska omfattas av avtalet på samma villkor. Beställare ska ha rätt om denne så önskar att utföra transporter med egen budbil mellan den egna myndighetens/organisationens tjänsteställen och till andra närliggande myndigheter. Uppdragsgivaren reserverar sig mot sådana förändringar i lagstiftning eller andra myndighetsbeslut som kan påverka uppdragets omfattning. 1.1 Tilläggstjänster
8 Antagna tilläggstjänster är tillämpbara inom de avtalsområden/geografiska områden där Leverantören har antagits. Följande tilläggstjänster ingår i detta ramavtal: Adressinformation Brev med tillägg, inrikes (*Express, Postförskott, Rek, Avtalsbrev) EMS International Express Fastighetsselekterat Frankostämplad post, inrikes och utrikes (annat betalningssätt) Postservice avseende sortering Oadresserad DR Standard Svarspost Frisvar Inrikes Svarspost Utrikes IBRS Sorterad Adresserade DR Priser och särskilda villkor för tilläggstjänster framgår av bilagor (se punkt 1). * Tjänsten Express lördag kan komma att förändras eller upphöra under avtalsperioden. Leverantören åtar sig att informera Uppdragsgivaren och berörda myndigheter om eventuella förändringar eller upphörande minst tre månader innan förändringen av denna tjänst träder i kraft. 1.2 Tillkommande tjänster Om Leverantören under ramavtalets löptid erbjuder nya tillkommande tjänster som har anknytning till brevförmedling enligt detta ramavtal har Uppdragsgivaren möjlighet att teckna separat överenskommelse med Leverantören om att dessa ska tillföras ramavtalet enligt punkt 4. 2 Avtalstid Avtalsperioden löper fr.o.m. dagen för avtalets undertecknande t.o.m. den 31 mars 2013, med möjlighet upp till två års förlängning med ett år i taget. Uppdragsgivaren har rätt att förlänga ramavtalet om skriftligt meddelande lämnas till Leverantören senast tio (10) månader före avtalsperiodens utgång. I annat fall upphör avtalet att gälla utan föregående uppsägning.
9 Avropsavtal får löpa vidare högst ett år efter det att ramavtalets avtalsperiod gått ut. Ramavtalets villkor gäller under hela avropsperioden. Giltighet av enstaka avropsavtal kan komma att bli villkorade av att säkerhetsskyddsavtal upprättas enligt vad som följer av punkt 10.2 för de uppdrag som kräver säkerhetsskydd. Beställaren äger rätt att omedelbart frånträda avropsavtalet om sådant säkerhetsskyddsavtal inte ingåtts enligt villkoren i avropsavtalet. Startdatum för avrop från Beställare varierar beroende på redan befintliga avtal med avvikande avtalstider. 3 Rangordning av handlingar Avtalet består av detta ramavtal jämte tillhörande bilagor. Om handlingarna innehåller oklarheter eller uppgifter som strider mot varandra, ska tolkning ske utifrån att ramavtalets huvudtext är överordnad och därefter i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. Tillägg till och ändringar i ramavtalet 2. Detta ramavtal jämte tillhörande bilagor samt PAKN med undantag av punkt 5.6, 7, 8, 10, 11, 14, 15 och 18 i PAKN. 3. Tillägg till eller justeringar av avropsavtalet eller dess bilagor 4. Avropsavtalet slutet mellan avroparen och Leverantören jämte tillhörande bilagor 5. Skatteverkets förfrågningsunderlag, Dnr 132 440399-10/21 6. Leverantörens lämnande anbud 4 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg i tecknat avtal får endast ske genom en skriftlig, av båda parter undertecknad, handling. 5 Leverantörens åtagande gentemot Uppdragsgivaren 5.1 Leverantörens åtagande Leverantören svarar för att tjänster enligt detta ramavtal utförs fackmannamässigt i enlighet med branschpraxis samt av personal som är kompetent för ändamålet. Leverantören svarar för att personalen följer de anvisningar inom ramen för ramavtal och avropsavtal som Beställaren lämnar. Leverantören svarar för alla direkta skador och skäliga kostnader som Beställaren har haft till följd av skada eller förlust av försändelser som vållats av Leverantören inom avtalat åtagande enligt vad som framgår av 1) Postens särskilda villkor för respektive tjänst och 2) Postens Allmänna Kundvillkor för Näringsidkare PAKN med de undantag som framgår av punkt 3.2 ovan.
10 Vid förlust av försändelse eller skada på försändelse, som gör den obrukbar för sitt ändamål, innebär Leverantörens ersättningsskyldighet enligt denna paragraf att portokostnad inte ska utgå för sådan försändelse. 5.1.1 Separation av försändelser Leverantören ska vid behov, utan extra kostnad för beställaren, skyndsamt bistå med separation av försändelser samt vidarebefordra dessa försändelser till berörd postoperatör enligt överenskommelse med beställaren. 5.1.2 Helhetsåtagande avseende utrikes brevbefordran Utrikes brevbefordran inkluderar ett helhetsåtagande innebärande distribution från beställares ort till mottagare utrikes. 5.1.3 Mottagare saknas på försändelser Adresserade försändelser vars mottagare saknas ska, utan extra kostnad, returneras till beställaren/avsändaren. 5.1.4 Transportlådor m.m. Leverantören ska vid behov kostnadsfritt tillhandahålla transportlådor, burar eller motsvarande. Utkörning av försändelser till beställaren 5.1.5 Annan leverantörs utlämningsställe Leverantören ska vid behov och utan särskild ersättning hämta försändelser vid annan postoperatörs utlämningsställe och vidarebefordra dessa försändelser till beställaren. 5.1.6 Utkörning av försändelser Utkörning av försändelser till beställaren ska kunna ske vardagar mellan kl. 08.30 till 10.00. Ytterligare utkörning eller annan tid får debiteras extra. Hämtning av försändelser från beställaren 5.1.7 Distribuering av försändelser Försändelser ska distribueras av antagen anbudsgivare eller lämnas för vidare distribution till av beställaren anvisad leverantör. 5.1.8 Hämtning av försändelser Hämtning av försändelser ska kunna ske vardagar mellan kl. 14.00 till 15.30. Ytterligare hämtning eller annan tid får debiteras extra.
11 5.1.9 Inlämning/mottagande av försändelser lokalt för distribution utrikes Leverantören ska vid avrop kunna tillhandahålla inlämning/mottagande av försändelser lokalt på beställarens ort. 5.2 Tillämpning av ramavtal De tjänster som levereras av Leverantören enligt detta ramavtal ska uppfylla de i förfrågningsunderlaget ställda kraven under ramavtalets hela giltighetstid. Leverantören förbinder sig att: efter avrop från Beställare tillhandahålla de tjänster som omfattas av ramavtalet i enlighet med de villkor som anges. Beställare får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av detta ramavtal samt att tillse och ansvara för att erforderlig kompetens och kapacitet löpande finns att tillgå hos Leverantören under hela avtalsperioden avseende de tjänster som omfattas av detta ramavtal. Uppdragsgivaren åtar sig att: Tillhandahålla rådgivning inom ramavtalsområdet till både Beställare/Avropare och Leverantör Sprida information om ramavtalet på webbplatsen www.avropa.se. Ramavtalet med tillhörande dokument ska finnas tillgängliga så fort ramavtalet trätt i kraft. Webbplatsen ska vara åtkomlig utan lösenord. 5.3 Redovisning till Uppdragsgivaren För att få täckning för de kostnader som uppstått vid denna upphandling och kommer att uppstå vid förvaltningen av dess ramavtal tar Uppdragsgivaren ut en avgift av Leverantören. Avgift ska utgå med 0,08 % beräknad på Leverantörens totala fakturering (omsättning) för detta ramavtal med tillhörande avropsavtal exklusive mervärdesskatt. Omsättningen ska redovisas kvartalsvis via Excelfil per Beställare och tjänst av Leverantören enligt nedan angiven tidsplan och avgiften ska utbetalas till Uppdragsgivaren vid redovisningstillfället. Redovisningsperiod Redovisningstillfälle 1 april 30 juni 31 juli 1 juli - 30 september 31 oktober 1 oktober 31 december 31 januari 1 januari 31 mars 30 april I samband med eventuell förlängning av ramavtal kan den administrativa avgiften till Uppdragsgivaren komma att justeras.
12 Även i de fall Beställaren inte uttryckligen hänvisat till ramavtalet, men det framstår som uppenbart att beställningen skett enligt ramavtalet, ska Leverantören redovisa även dessa Beställare, såvida de omfattas av detta ramavtal enligt bilaga 1. Redovisningen ska omfatta alla beställningar som skett enligt detta ramavtal eller tillhörande avropsavtal, även om leverans sker efter att ramavtalets giltighetstid upphört. 5.4 Kundsupport (telefonsupport) Med kundsupport (telefonsupport) avses hur Leverantören kommer att arbeta med att ge god och snabb service till Beställare inom ramen för det aktuella uppdraget. Kontakter mellan Beställare och kundsupport ska ske på svenska språket. Leverantören ska, i samband med att avropsavtal tecknas, utse kontaktperson gentemot Beställaren under avtalstiden. Byte av kontaktperson ska skriftligen meddelas motparten snarast möjligt. Kontaktuppgifter för kundsupport, se bilaga 43. 5.5 Avstämningsmöten Ramavtalet ska följas upp genom uppföljningsmöten minst en gång per år för att tillvarata erfarenheter och iakttagelser om tillämpningen av ramavtalet. Exempel på uppföljningspunkter är att säkerställa att Leverantören följer villkoren i avtalet och att fånga upp Leverantörens synpunkter på avtalet. Både Uppdragsgivaren och Leverantören kan ta initiativ till möten om uppföljning. 5.6 Beställning av statistik Leverantören förbinder sig att kostnadsfritt tillhandahålla statistik över användandet av ramavtalet till Uppdragsgivaren. Sådan redovisning ska levereras en gång per kvartal enligt punkt 5.3. och innehålla följande information: Antal avrop per myndighet/organisation etc. specificerat på olika typer av tjänster/varor Totalt antal avrop per myndighet/organisation etc. Annan statistik som Uppdragsgivaren kan komma att behöva, som inte innebär särskild investering för Leverantören. Beställare ska även ha rätt att under avtalstiden kostnadsfritt beställa statistik över av Leverantören utförda och fakturerade tjänster. Det närmare innehållet i statistiken samt statistikens omfattning ska särskilt överenskommas mellan Beställare och Leverantör vid tecknandet av avropsavtal. 6 Prislistor Fastställda prislistor hanteras elektroniskt och ska vara strukturerade enligt av Uppdragsgivaren fastställd Excel-mall.
13 7 Avropsförfarande Beställare ska avropa direkt från Leverantören med angivande av: Benämning och diarienummer för detta ramavtal. Avropsavtalet ska innehålla en hänvisning till ramavtalet och dess tillhörande villkor. Kontaktpersoner för respektive part Brevförmedlingstjänster som omfattas av avropet Leveransadress Aktuell faktureringsadress Leverantören ska tillämpa ramavtalets villkor vid beställning även om Beställare inte uttryckligen åberopar ramavtalet. 8 Leveransvillkor Finner Leverantören att avtalad leveranstid inte kan hållas eller framstår detta som sannolikt, ska denne utan uppskov, med angivande av beställningsnummer eller motsvarande, skriftligen meddela Beställare. Därvid ska anges orsaken till förseningen samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans/delleverans beräknas ske. Beställaren har rätt till ersättning, med de begränsningar som anges i andra stycket, för den direkta skada som kunde ha undvikits om meddelandet lämnats i rätt tid såvida inte leveransförseningen bevisligen beror på Beställare eller på något förhållande som Beställaren svarar för eller på omständighet enligt punkt 23. Vid leveransförsening har Beställaren rätt till ersättning för den direkta skada som Beställaren har lidit till följd av försening av försändelser som vållats av Leverantören inom avtalat åtagande enligt vad som framgår av Postens särskilda villkor för respektive tjänst och PAKN med de undantag som framgår av punkt 3.2 ovan. Blir försändelsen så försenad att den blir obrukbar för sitt ändamål, innebär Leverantörens ersättningsskyldighet att portokostnad inte ska utgå för sådan försändelse. Ersättning för skada enligt första och andra stycket kan dock inte utgå samtidigt. 9 Dokumentation Leverantörens rutiner för uppföljning ska vara dokumenterade och kunna uppvisas på begäran.
14 10 Särskilda kontraktsvillkor avseende säkerhet 10.1 Leverantörens åtagande Vad avser befordran av dokument, handlingar, datamedia (CD, USB-minne etc.) och liknande material där säkerhetsskyddsåtgärder ska följas enligt föreskriftsmyndigheterna (Säkerhetspolisen respektive Försvarsmakten) och övriga funktionsansvariga myndigheter enligt Beredskapsförordningen (1996:627) och säkerhetsskyddslagen ska befordran och hantering av ovanstående ske enligt föreskrifter i Beställarens avropsavtal. 10.2 Säkerhetsskyddsavtal Detta ramavtal kan komma att lyda under Säkerhetsskyddslagen (1996:627), säkerhetsskyddsförordning (1996:633) och Rikspolisstyrelsens föreskrifter om säkerhetsskydd. Ramavtalets tjänster kan komma att utföras i Beställarens lokaler, varför ett säkerhetsskyddsavtal vid behov ska upprättas i samband med avropsavtalstecknandet. I enlighet med vad som anges i punkt 2 är avropsavtalets giltighet villkorat av ett sådant säkerhetsskyddsavtal ingås om sådant villkor anges i avropsavtalet. 10.3 Säkerhetsprövning och registerkontroll För att en tjänst som enligt avropsavtalet utgör tjänst inom samhällskritisk verksamhet ska kunna påbörjas måste en säkerhetsprövning och eventuell registerkontroll utföras på berörd personal. Avropsavtal för dessa uppdrag kan inte tecknas och tjänst får inte påbörjas innan säkerhetsprövning och registerkontroll på berörd personal är slutförd och godkänd. Leverantören ska, på Beställarens begäran, kunna uppvisa utfärdad bekräftelse på godkänd registerkontrollerad person, s.k. Personal Security Clearence (PSC). För det fall person inte godkänns i PSC kan denne inte utföra något arbete under detta ramavtal och Leverantören ska tillhandahålla annan lämplig resurs. 10.4 Leverantörens ansvar Leverantören förbinder sig att tillse, att hos Leverantören anställda och av Leverantören anlitade Underleverantörer åtar sig att iaktta bestämmelserna i denna punkt 10 i samma utsträckning som Leverantören själv. 11 Leveranskontroll Beställaren har ansvaret för att leveranskontroll sker enligt punkt 5.2. 12 Ersättning Ersättningen omfattar det innehåll och de prestandakrav som beskrivs i detta ramavtal med tillhörande bilagor. Leverantören äger rätt till betalning för brevförmedlingstjänst etc. enligt mellan parterna överenskomna prislistor. Priser redovisas i prisbilagor enligt punkt 1. Priserna är angivna i SEK exklusive mervärdesskatt.
15 Priserna är fasta under avtalsperioden fr.o.m. dagen för avtalets undertecknande t.o.m. den 31 mars 2013. Med fast pris avses att det inte kommer att ske några prisjusteringar under avtalstiden. Undantag: Leverantören är bunden av prisregleringsbestämmelser beträffande s.k. daglig post. Med prisregleringsbestämmelser avses förändringar som är styrda av myndighetsbeslut och internationella fördrag. Vid ändring av priser med anledning av gällande prisregleringsbestämmelser utom Leverantörens kontroll kan förhandling om reglering av avtalade priser upptas mellan parterna. Faktiska kostnadsökningar ska då verifieras av Leverantören. Prisförändringar med hänvisning till ovan kan ske per den 1 april under avtalsperioden. Priserna omfattar i övrigt samtliga med uppdraget förenade kostnader. I de fall villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som avtalet omfattar avsevärt ändras till följd av ny lagstiftning eller statliga beslut kan parterna uppta förhandling om eventuella prisjusteringar. Vid förlängning av ramavtalet kan priserna justeras med maximalt 80% av SCB:s preliminära arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän inom privat sektor, SNI 2007, kolumn H (SCB:s definition: Transport- och magasineringsföretag). Som basmånad ska september år 2010 användas och indexförändring beräknas på de priser som finns i det ursprungliga ramavtalet. Detta innebär t.ex. att om förlängning av avropsavtal ska ske med ett år fr.o.m. den 1 april 2013 ska indexförändringen beräknas för perioden september 2010 september 2012. Vid eventuell förlängning av avropsavtal med ytterligare ett år fr.o.m. den 1 april 2014 ska indexförändringen beräknas för perioden september 2010 september 2013. För avropsavtal som löper efter det att ramavtalet upphört gäller att indexförändring kan ske per den 1 april aktuellt år. Indexförändringen beräknas på basmånaden september 2010 och de priser som finns i det ursprungliga ramavtalet. I händelse av att AKI upphör att gälla under avtalsperioden ska parterna komma överens om att ett likvärdigt index ska gälla vid prisjustering under resten av avtalsperioden. 13 Kvalitet och uppföljning Levererade tjänster ska vara i full överensstämmelse med detta avtal, i förfrågningsunderlaget uppställda krav och i anbudet lämnade uppgifter. Uppdragsgivaren förbehåller sig rätten att under avtalsperioden kontrollera att de angivna och överenskomna kvalitetskraven är uppfyllda. Uppdragsgivaren kommer även fortlöpande att kontrollera att Leverantören uppfyller sina åtaganden avseende betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter. Leverantören ska följa upp ramavtalet och respektive avropsavtal med minst en kontakt (via telefon eller personligt besök) med varje Beställare per år.
16 Planering och uppföljning sker vid planeringsmöten mellan Leverantören och Uppdragsgivaren. 14 Miljö Miljökrav fordon - särskilda kontraktsvillkor Nedanstående miljökrav utgår ifrån Miljöstyrningsrådets dokument Upphandlingskriterier för godstransporter Miljökrav (2009-05-15). 14.1 Särskilda kontraktsvillkor angående miljöledning Leverantören ska - senast inom 6 månader från kontraktsstart - ha ett miljöledningssystem som kan användas för att minska miljöpåverkan från uppdraget. Systemet ska omfatta den verksamhet som utför transporterna, inklusive underleverantörer, och ska minst inkludera följande delar: en införd miljöpolicy 1 rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs rutiner för kontinuerlig redovisning av fordonsflottans miljöprestanda rutiner och metoder som säkerställer att miljökrav följs i enlighet med avtalet, inklusive rutiner för att hantera avvikelser. rutiner och metoder för redovisning och rapportering till Uppdragsgivaren. 14.2 Särskilda kontraktsvillkor angående sparsam körning Förarna som omfattas av uppdraget ska ha utbildats i sparsam körning. Leverantören ska kunna visa att ett system 2 finns som följer upp bränsleförbrukningen. Kraven i punkt 14.2 ska vara uppfyllda senast inom 6 månader efter avtalets ikraftträdande. 14.5 Särskilda kontraktsvillkor vid anskaffning/inköp av fordon för uppdragets utförande under avtalsperioden Miljökrav på tunga fordon (totalvikt över 3,5 ton) Vid anskaffning av fordon som under avtalstiden kommer att användas i transportuppdraget ska dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro IV. Miljökrav på lätta lastbilar (totalvikt högst 3,5 ton) 1 Begreppet miljöpolicy definieras enligt ISO 14001:2004 som Övergripande intentioner och riktlinjer relaterade till en organisations miljöprestanda, formellt uttalande av högsta ledningen. Miljöpolicyn utgör grunden för att fastställa övergripande miljömål och detaljerade miljömål. 2 Ett exempel på uppföljningssystem är en körjournal.
17 Vid anskaffning av fordon som under avtalstiden kommer att användas i transportuppdraget ska dessa enligt uppgift i vägtrafikregistret, eller motsvarande utländska register, släppa ut högst 5 milligram partiklar och 230 gram koldioxid per kilometer vid blandad körning. Miljökrav på personbilar Vid anskaffning av personbilar med maximalt 5 sittplatser, som under avtalstiden kommer att användas för transportuppdraget, gäller att dessa ska uppfylla kriterierna för miljöbilsdefinitionen enligt förordning om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor (SFS 2009:1). 14.6 Uppföljning av miljökrav Leverantören ska årligen under avtalstiden - till Uppdragsgivaren skriftligen redovisa att kraven enligt detta avsnitt (avsnitt 14) är uppfyllda. För punkterna 14.1 och 14.2 gäller att kraven ska redovisas skriftligt till Uppdragsgivaren sex (6) månader efter avtalets ikraftträdande och därefter årligen under avtalstiden. 15 Betalningsvillkor 15.1 Ersättning Ersättning för aktuellt uppdrag som Leverantören utför åt Beställaren ska utbetalas månadsvis i efterskott. 15.2 Särskilda kontraktsvillkor avseende elektroniska fakturor Enligt Förordning om ändring i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring (SFS 2006:1486), 21 f, ska myndigheter hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Ekonomistyrningsverket får besluta om undantag från kravet enligt första stycket om det finns särskilda skäl. Leverantören ska ha beredskap för att under avtalsperioden börja skicka elektroniska fakturor till Beställare (myndigheter). Läs mer om e-faktura på Ekonomistyrningsverkets sida, www.e-fakturera.nu.
18 15.3 Fakturering Följande information ska framgå på fakturan: Faktura ska innehålla uppgift om Beställaren (anges alltid först) Fakturaadress Leverantörens namn, adress, telefonnummer, post- eller bankgiro samt referens Leverantörens registreringsnummer för mervärdesskatt Mottagarens namn och adress samt kundreferens Beställarens namn och adress, kostnadsställenummer samt kundreferens Specificerat ersättningsbelopp i SEK Momsbelopp i SEK Specifikation av uppdrag eller leverans Avtalets diarienummer Tidsperiod Fakturering ska ske månadsvis i efterskott till Beställaren. Betalning ska ske 30 dagar efter det att korrekt faktura inkommit till och ankomststämplats av Beställaren. Faktureringsadress meddelas av Beställaren i anslutning till tecknandet av avropsavtal. All fakturering ska ske från Leverantören, d.v.s. ingen fakturering får ske från underleverantörer. 15.4 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagens bestämmelser. 15.5 Avgifter Uppläggnings-, fakturerings- eller andra avgifter förutom påminnelseavgift, får ej debiteras. 16 Arbetsgivaransvar Leverantören förbinder sig att under avtalsperioden fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Leverantören ansvarar för att dess underleverantörer för uppdraget uppfyller motsvarande krav. Leverantören är skyldig att inte vidta åtgärd, som kan antas medföra åsidosättande av lag eller annars strider mot vad som är allmänt godtaget inom Leverantörens kollektivavtalsområde. Skulle Leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande får Uppdragsgivaren häva avtalet. 17 Tillstånd I Leverantörens tillstånd från Post- och telestyrelsen regleras ansvar för brevförmedling etc. för postoperatörer.
19 18 Försäkringar Leverantören förbinder sig att teckna och under hela ramavtalets/avropsavtalsperioden vidmakthålla erforderligt försäkringsskydd för sitt åtagande, exempelvis mot skada och förlust av värde som omfattas av ramavtalet motsvarande ett försäkringsbelopp som sätts i relation till ramavtalets storlek. 19 Leverantörens anställda Personer som är anställda hos Leverantören eller som arbetar på dennes uppdrag ska bära företagskläder och bära namnskylt. Kravet på namnskylt gäller i miljöer där brevbärare utför tjänster hos en myndighet. 20 Sekretess Sekretess innebär förbud att röja uppgift. Leverantören kan i samband med uppdragets genomförande få kännedom om förhållanden som gäller Beställarens verksamhet. Exempel på detta kan vara uppgifter i handlingar eller annat material men även förhållanden om myndighetens/organisationens anställda m.m. Leverantören ska därför förbinda sig att behandla all information som denne kan få kännedom om i samband med uppdragets genomförande konfidentiellt. Leverantören ansvarar för att den tystnadsplikt iakttas som enligt reglerna i sekretesslagen 1 kap. punkt 6 gäller för anställda och uppdragstagare vid myndighet. Tystnadsplikten omfattar även uppgifter om Beställarens inre förhållanden eller andra liknande uppgifter som Leverantören kan få kännedom om i samband med uppdragets genomförande. 21 Överlåtelse och underleverantör Leverantörens skyldigheter och rättigheter avseende detta uppdrag får varken helt eller delvis utan Uppdragsgivarens skriftliga medgivande överlåtas till annat företag eller annan person. Leverantören har dock rätt att överlåta avtalet på annat av Leverantören helägt dotterbolag. Leverantören har skyldighet att informera Uppdragsgivaren om när förändring kommer att ske. Leverantören ansvarar på samma sätt för hur uppdraget utförs av eventuella underleverantörer samt kvalitetssäkras gentemot dessa underleverantörer. Leverantören ansvarar för underleverantörs åtagande som sitt eget.
20 22 Marknadsföring Leverantören äger inte rätt att använda Uppdragsgivaren i marknadsföringssyfte utan ett skriftligt godkännande. 23 Force majeure Följande omständigheter utgör befrielsegrund om det medför att ramavtalets fullgörande hindras eller blir oskäligt betungande. Krig och varje annan omständighet som part inte kan råda över såsom eldsvåda, uppror, upplopp, strejk, lockout, allvarlig smittspridning samt ändrade anslag eller direktiv från statsmakterna och andra liknande omständigheter. I ovan nämnda fall är inte part skyldig att utge skadestånd. Plötslig eller oförutsedd brist på personal utgör inte befrielsegrund såvida bristen inte beror på omständighet enligt första stycket. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Part som åberopar förhållande enligt första stycket till befrielse från fullgörande av avtalet är skyldig att utan dröjsmål skriftligen underrätta andra parten om uppkomsten därav liksom dess upphörande. Om Leverantörens prestation inte sker på grund av befrielsegrund har Uppdragsgivaren rätt att vända sig till annan Leverantör så länge hindret föreligger. När hindret upphört eller undanröjts är parterna skyldiga utan dröjsmål åter låta åtagandena i ramavtalet gälla. Har hindret bestått i mer än sex (6) månader har part rätt att säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande. 24 Uppsägning Fullgör inte Leverantören sina åtaganden på avtalat sätt enligt ramavtalet, ska Uppdragsgivaren skriftligen meddela Leverantören detta med angivande av på vilket/vilka sätt denne anser att Leverantören inte fullgör/fullgjort sina åtaganden enligt ramavtalet. Sådan brist på fullgörande ska vara av väsentlig art eller återkommande brister som sammantaget kan anses vara väsentlig brist. Leverantören äger då snarast, dock senast inom fjorton (14) dagar från att sådant meddelande mottagits, vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden äger Uppdragsgivaren rätt att omedelbart säga upp ramavtalet med en (1) månads uppsägningstid. Motsvarande gäller vid avropsavtal och där Beställaren äger rätt att uppsäga avropsavtal.
21 25 Uppdragsgivarens rätt till kontroll och vite Uppdragsgivaren äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sin redovisningsplikt enligt punkt 5.3. Uppdragsgivaren ska äga rätt att genom en av Uppdragsgivaren utsedd revisor kontrollera den av Leverantören lämnade redovisningen enligt ovan. Leverantören förbinder sig att tillhandahålla samtliga handlingar som behövs för att av Uppdragsgivaren utsedd revisor ska kunna göra en fullgod kontroll av redovisningen. Sådana handlingar utgörs bland annat av avropsavtal, fakturor, räkenskapsmaterial och övrigt underlag som är relevant för kontroll av Leverantörens uppgifter. Uppdragsgivaren ska svara för kostnaden för sådan revision förutsatt att Leverantören fullgjort sina åtaganden avseende redovisning i enlighet med detta ramavtal. I annat fall ska Leverantören svara för kostnaden för revisionen. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revisionen ska snarast korrigeras och alla tillkommande belopp ska omedelbart utges till Uppdragsgivaren. Fullgör inte Leverantören sina åtaganden avseende redovisningen äger Uppdragsgivaren rätt till vite. Vite kommer att utgå med 5 000 SEK för varje redovisningsperiod avseende av Leverantören bristfällig, försenad eller utebliven redovisning. I det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning i den utsträckning att vite utgår vid två (2) tillfällen under en tolv (12) månaders period äger Uppdragsgivaren rätt att häva avtalet med omedelbar verkan. 26 Hävning Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna att omgående häva avtalet eller begränsa det vad avser omfattning om inte rättelse sker inom trettio (30) dagar efter skriftlig tillsägelse därom. Vid hävning enligt ovan ska ekonomisk reglering ske mellan parterna samt, i förekommande fall, ersättning utgå för direkt skada som är anledning till hävningen. Uppdragsgivaren äger också rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt, har blivit dömd för ekonomiska brott enligt lagakraftvunnen dom, har belagts med näringsförbud eller i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar.
22 27 Skadestånd Har Uppdragsgivaren sagt upp ramavtalet eller hävt ramavtalet enligt ovan äger Uppdragsgivaren rätt till skadestånd motsvarande Uppdragsgivarens samtliga direkta kostnader för att avveckla ramavtalet samt byte av Leverantör, dock maximalt femtiotusen (50.000) SEK. Motsvarande gäller för Beställaren i avropsavtalet. 28 Lagval Detta avtal ska till dess helhet vara underkastat svensk rätt utan hänsyn till lagvalsregler. 29 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna trots upprepade förhandlingar inte kan komma överens ska tvist angående tolkning och tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor avgöras av svensk allmän domstol i Stockholm med tillämpning av svensk rätt. 30 Kontaktpersoner Kontaktuppgifter för ramavtalet, se bilaga 43. Föreliggande ramavtal (punkt 1-30) är upprättat i två original, varav parterna erhåller var sitt exemplar. Solna den / 2011 Stockholm den / 2011 Skatteverket Posten Meddelande AB Mikael Wickström Inköpschef Lars Idermark Koncernchef Gerd Carlsson Key Account Manager
23 Bilaga 1 Lista över avropsberättigade myndigheter/organisationer på Ramavtalsområde Brevförmedlingstjänster inom den statliga inköpssamordningen Avropsberättigade på detta Ramavtalsområde är: 1. Myndigheter under regeringen (deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning) 2. Staten närstående myndigheter som deltar enligt fullmakt: Namn: Riksdagens Ombudsmän 202100-2650 Riksdagsförvaltningen 202100-2627 Riksrevisionen 202100-5422 Sveriges Riksbank 202100-2684 Organisationsnummer: 3. Förvaltning skild från staten som deltar enligt fullmakt: Namn: Hjälpmedelsinstitutet 802406-9372 Nordiska Museet 802002-4686 Norrlandsfonden 897000-3003 Riksteatern 802006-1365 Stiftelsen Dansens Hus 802014-7792 Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna 897300-3265 Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning 802400-3512 Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling 802400-4213 Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning 802017-9324 Stiftelsen Högskolan i Jönköping 826001-7333 Stiftelsen Skansen 802003-0154 Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet 802007-5852 Stiftelsen Tekniska Museet 802005-9187 Svenska Filminstitutet 802004-1748 Sveriges Civilförsvarsförbund 802005-8460 Organisationsnummer: 4. Statliga bolag som deltar enligt fullmakt: Namn: Specialfastigheter Sverige AB 556537-5945 Radiotjänst i Kiruna AB 556300-4745 Organisationsnummer: