Förbundsstyrelsemöte i Hotel Park Inn Rezidor SAS, Haninge den 13 november 2005 Omfattning 50-63 Beslutande Elisabeth Wahlström Calle Bengtsson Karin Dahl Birger Fält Börje Hansson Ernst Larsson Jan-Erik Wettermark Övriga Alan Scott, suppleant Anmält förhinder Jan Olsson Från kansliet Anna Fällén Tommy Schill Underskrift Calle Bengtsson Sekreterare Elisabeth Wahlström Ordförande Protokolljustering Ernst Larsson
50 Mötets öppnande Förbundsordförande Elisabeth Wahlström hälsade de närvarande välkomna och öppnade mötet. 51 Dagordningen Dagordningen godkändes. 52 Protokolljusterare Till protokolljusterare utsågs Ernst Larsson 53 Föregående mötes protokoll Föregående mötes protokoll godkändes. 54 Rapporter Rapport från Verkställande utskottet En skriftlig rapport har inkommit som behandlar utdelning av medel från Handslaget. En redogörelse ges för den diskussion som under de gångna tre seminariedagarna förts mellan Motionsutskottet och Verkställande utskottet. Tillsammans har beslut fattats att av medel som erhållits från Friluftsrådet skall klubbar/distrikt erhålla 165 000 kronor baserat på tidigare ansökningar och förbundet 85000 kronor för informationsverksamhet. Rapport om ekonomin Ingen skriftlig ekonomisk rapport har inkommit. På vårt konto finns för närvarande c:a två miljoner kronor. Enligt meddelande från Riksidrottsförbundet kommer vi att från Riksidrottsförbundet få 1 474 000 kronor för 2006, vilket betyder 30000 kronor mindre än i år. Rapport från kansliet Ingen skriftlig rapport har inkommit. Tommy Schill informerar om att förfrågan har gått ut för sanktionsansökning när det gäller tävlingar 2006, och att en inbjudan har gått ut för landslagssamling under december månad. Det har varit vissa problem med inbetalning av klubbarnas årsavgifter, något som legat på Riksidrottsförbundets ansvar och som Svenska Gång- och Vandrarförbundet betalar Riksidrottsförbundet för. Kansliet får i uppdrag att se över rutinerna för framtiden och att finna lösning för de problem som uppstått i samband med årets årsavgifter. Tommy Schill rapporterar från en dopingkonferens där han deltagit. Rapport från Arbetsgruppen för Tjejgåing En skriftlig rapport har inkommit. Det ekonomiska utfallet för 2005 bedöms bli mindre gynnsamt än under de senaste åren. Förberedelser för 2006 har påbörjats. Kontakter har tagits med Christer Kvarfordt från Vackra Varbergs Vandrarsällskap för att förbättra marknadsföringen. Rapport från Tävlingsutskottet Ingen ny skriftlig rapport har inkommit. Utskottet har inte haft något möte sedan vårt föregående styrelsemöte. 2
Rapport från Ungdomsutskottet Ingen skriftlig rapport har inkommit. Utskottet har inte haft något möte sedan vårt föregående styrelsemöte. Rapport från Utbildningsutskottet Ingen skriftlig rapport har inkommit. Utskottet har inte haft något möte sedan vårt föregående styrelsemöte. Rapport från Motionsutskottet Någon skriftlig rapport har inte inkommit. Motionsutskottet har sammanträtt i samband med veckoslutets arbetsseminarium. Diskussion har förts tillsammans med Verkställande utskottet om fördelning av medel från Frilufttsrådet, som framgår av rapporten ovan från Verkställande utskottet. Beslut har fattats om att uppgifter som tidigare funnits i Vandrarguiden nu skall föras in i Gångsport med Vandring, och att medel från Friluftsrådet enligt ovan ha reserverats för att av förbundet användas till att till bibliotek och motsvarande lämna gratisexemplar av Gångsport med Vandring innehållande vandrarguideuppgifter. Verksställande utskottet får i uppgift att efterhöra möjlighet till nya annonser i Gångsport med Vandring i samband med att fler exemplar ges ut. Verkställande utskottet får också i uppgift att tillsammans med kansliet beräkna hur många extra exemplar av Gångsport med Vandring som skall tryckas när vandrarguideuppgifter införs i den.. Rapport från Domarutskottet En skriftlig rapport har inkommit, dels i form av ett protokoll fört vid Nordiskt domarmöte i Köpenhamn den 7 oktober 2005, dels från Domarutskottets egen verksamhet sedan vårt föregående styrelsemöte. Där rapporteras bland annat att Tommy Dahllöf är uttagen som domare i samband med EM i Göteborg och att Börje Hansson utsetts som biträdande domarledare. I samband med steg-2-kurs för domare i Arboga 29-30 oktober godkändes sju deltagare som nya förbundsdomare. Bengt Bengtsson deltog också och klarade kurs och prov bra men godkändes inte som förbundsdomare eftersom han införskaffat sina tidigare domarkunskaper i Tyskland. Rapport om Gångsport med Vandring Nummer 3 för år 2005 har utkommit. Nummer 4 beräknas komma ut före jul, och slutredigering sker i slutet av november. Redaktören påpekade ånyo vikten av att det tas ett beslut om tidningens framtid inklusive dess vara eller inte vara och tillsättningen av ny redaktör. Rapport från Kommittén för utmärkelser Ingen skriftlig rapport har inkommit. Arbetet med att lista vilka som fått hederstecken och övriga utmärkelser pågår. Förfrågan kommer att gå ut med uppmaning att komma med förslag till personer aktuella för utmärkelser. 55 Skrivelser Diverse inkomna skrivelser har handlagts av kansliet. 3
56 Rapport/beslut från arbetsseminarium Styrelsemötet föregicks av ett arbetsseminarium under dagarna 11-13 november. Tre arbetsgrupper har varit verksamma, dels inom Motionsutskottet, dels inom kansliet, och dels inom styrelsen. Verkställande utskottet har under delar av arbetsgruppernas aktiviteter deltagit i dessa. Arbetsformer för styrelsesammanträden. Arbetsformerna vid styrelsemöten diskuterades. Bland annat har ett förslag som Jan Olsson haft i uppdrag att komma med diskuterats. Där föreslås bland annat att Rapporter tas upp som en senare punkt under våra sammanträden än som hittills varit fallet. Framför allt poängterades dock nödvändigheten av disciplin när det gäller föredragningslista och rapporter. Det finns beslut om att föredragningslista och rapporter skall vara utsända en vecka före aktuellt möte, och det poängterades starkt vikten av att gällande regler i detta avseende följs. Arbetsformer för styrelsen. Förslag framfördes om att begränsa antalet kommittéer till två och att benämna dem kommittéer: en tävlingskommitté och en motionskommitté, vardera med en kommittéordförande. Verkställande utskottet skulle i så fall bestå av ordföranden för förbundet tillsammans med de två kommittéordförandena. I vardera utskottet ingår dessutom tre ledamöter och en suppleant. Detta betyder att alla som ingår i kommittéerna väljs vid förbundsmötet. Däremot är det inget som hindrar att temporära arbetsgrupper bildas för speciella uppgifter bestående även av deltagare som inte ingår i styrelsen. Kansliets verksamhet. När det gäller kansliets verksamhet har en diskussion förts om arbetsfördelning inom kansliet som syftar till en bättre integrering mellan olika verksamheter. En samordnare inom kansliet skall utses. Styrelsen ställde sig vid dagens sammanträde i princip positiv till nämnda förslag som framfördes under arbetsseminariet. Samtidigt konstateras att det är styrelsen som beslutar om sina egna arbetsformer, men att valberedningen bör informeras om styrelsens tankegångar och att även förbundsmötet skall informeras om hur styrelsen avser att arbeta. Gångsport med Vandring. I samband med arbetsseminariet uttrycktes ett tydligt önskemål om att tidningen skall finnas kvar, och detta är också styrelsens önskemål och beslut. Verkställande utskottet får uppdrag att ta ställning till praktiska frågor när det gäller tidningens fortsatta utgivning. Nuvarande redaktör har tagit på sig ansvaret att vara redaktör även för nummer 1/2006. 57 Förbundsmöte 2006 Beslut fattas att nästa förbundsmöte skall hållas i Stockholmstrakten den 23 april 2006. Kansliet får i uppdrag att besluta om lämplig lokal. 58 SM-tävlingar 2006 Inomhus-SM äger rum i Göteborg den 4 februari 2006. Till förbundsrepresentant vid Inomhus-SM utses Elisabeth Wahlström, och Börje Hansson utses till teknisk kontrollant. När det gäller övriga SM-tävlingar 2006 har Västsvenska Gång- och Vandrarförbundet tillsammans med GK Steget ansökt om att anordna SM i Göteborg 19-20 augusti. Styrelsen ställer sig positiv till detta förslag och rekommenderar Tävlingsutskottet att följa detta 4
förslag men att först efterhöra att det är OK från de aktivas sida (EM i Göteborg avslutas en vecka tidigare). Styrelsen så inget hinder för att SMtävlingen även kan vara del av Ostsee cup. Tidpunkt för Veteran-SMtävlingarna är ännu inte fastställda. Lång-SM kommer även 2006 att gå i Köpenhamn under hösten. 59 Europamästerskapen 2006 Avtal med Got Event AB har tecknats. Jan Olsson blir biträdande banchef med Erik Bengtsson, Tobias Persson och Jerker Samuelsson bandelsansvariga. Ytterligare funktionärer för vätskekontroller etc. kan bli aktuella. 60 Föreningsregistret Följande klubbar har begärt utträde och beviljas detta: Bodens VK, Bunkeflo IF, IFK Växjö, Ryda SK, Tostareds IF, IFK Umeå. Inga nya föreningar har ansökt om inträde. 61 Övriga frågor Riksidrottsmuseum. Riksidrottsmuseum planeras, och kansliet får i uppdrag att bevaka vad som händer i samband med detta. Märkesverksamhet. Sture Anckar har tagit upp frågan om att göra samma aktiviteter som senaste året när det gäller gångpolarmärket och att dessutom göra utskick gällande Ungdomens vandrarmärke. Beslöts att sådana utskick skall göras. Hedersledamotskap. Enligt förbundets nuvarande stagar kan medlem utses till hedersledamot eller ständig styrelsemedlem. Styrelsen beslutar att föreslå att årsmötet gör stadgeändringar. Styrelsen föreslår att begreppet ständig styrelsemedlem utgår, och att möjligheten att utse ny hedersledamot kvarstår, men att för nya hedersledamöter inte längre skall gälla att de i och med sitt hedersledamotskap har rätt att deltaga i styrelsemöten och förbundsmöten och få sig inför styrelse- och förbundsmöten aktuella handlingar tillsända, däremot att de automatiskt får sig tillsända förbundets tidning utan kostnad. 62 Nästa möte. Nästa styrelsemöte kommer att äga rum lördagen den 28 januari 2006. 63 Mötets avslutning Ordföranden förklarade dagens möte för avslutat. 5
Uppdragslista Avslutade ärenden Jan-Erik Wettermark att tillsammans med Tommy Schill planera för ett arbetsseminarium och för dess upplägg. Jan Olsson att komma med ett förslag till en eventuellt ändrad struktur för dagordningen vid styrelsemötena. Tommy Schill och Birger Fält att kontrollera uppgifterna beträffande vår verksamhet i Måttboken och vid behov göra korrigeringar. Birger Fält att i kommande nummer av Gångsport med Vandring och på förbundets hemsida beskriva nya stipulationstider i samband med Veteran-SM. Ungdomsutskottet att tillsammans med Anna Fällén göra en långsiktig plan för hur medel från Handslaget kan användas. Kvarstående uppdrag från tidigare styrelsemöten Tommy Schill att ta fram ett kostnadsförslag för ett förbundsmärke, avsett att kunna bäras på kavaj och motsvarande klädsel, samt att ta fram prov. Kommittén för utmärkelser att slutföra arbete över register. Motionsutskottet att utreda vandrarmärkens fortsatta hanterande. Tommy Schill att tillsammans med Motionsutskottet ta fram förslag om enhetliga regler för sanktionsavgifter. Tommy Schill att tillsammans med Birger Fält se efter i vad mån stadgeförändringar från Riksidrottsförbundet kan påverka våra stadgar. Tommy Schill att se på olika möjligheter för kapitalplacering och rapportera till Verkställande utskottet, som i sin tur får i uppdrag att verkställa lämplig åtgärd. Elisabeth Wahlström och Tommy Schill har fortsatt uppdrag att ordna bästa kapitalplacering. Anna Fällén att kontakta alla berörda föreningar för att påskynda rapportering för erhållande av lokalt aktivitetsstöd. Tommy Schill att efterforska lista efter tidigare gjord inventering av förbundets prissamling eller, om inte en sådan går att finna, att upprätta en sådan. Birger Fält och Börje Hansson att besvara skrivelsen från Dalarnas Gång- och Vandrarförbund angående satsning på de aktiva inför EM 2006. Alan Scott att vidarebefordra en pärm med avtalshandlingar om Tjejgåing till kansliet och Tommy Schill att söka efter vilka avtalshandlingar som finns på kansliet samt att kontakta Bo Gustafsson och Christer Grunder i ärendet. Barbro Carlberg Lindgren arbetar med ärendet. Tävlingsutskottet att ta vidare ställning till SM-tävlingar 2006. Birger Fält att uppdatera Tävlingsregler för gång och att nytryck ordnas under 2006. Tommy Schill att se över klubbarnas adressregister och att se till att ett aktuellt adressregister finns på förbundets hemsida. Uppdraget har överförts till Anna Fällén. 6
Nya uppdrag Kansliet att se över rutinerna för framtiden när det gäller inbetalning av klubbarnas årsavgifter och att finna en lösning för de problem som uppstått i samband med inbetalning av årets årsavgifter. Verksställande utskottet att efterhöra möjlighet till annonsering i Gångsport med Vandring med anledning av att vandrarguideuppgifter tas in i tidningen och att i fler exemplar då trycks, samt att tillsammans med kansliet beräkna hur många extra exemplar av Gångsport med Vandring som skall tryckas. Verkställande utskottet att ta ställning till praktiska frågor när det gäller tidningens fortsatta utgivning inklusive tillsättning av redaktör. Kansliet att besluta om lämplig lokal för nästa förbundsmöte. Kansliet att bevaka vad som händer i samband med en pågående planering av ett Riksidrottsmuseum. 7