Projektrapport & förslag till arbetsmodell och organisation

Projektrapport & förslag till arbetsmodell och organisation 1

Innehållsförteckning 1 Inledning... 4 2 PROJEKTRAPPORT... 5 Bakgrund... 5 3 Mål och uppdrag... 6 4 Prioriterade målgrupper... 7 5 Projektets organisation... 8 6 Projektets arbetssätt... 10 Fas 1: Orientering och mobilisering... 10 Fas 2: Analys- och planeringsarbete... 11 Fas 3: Modellen prövas i praktiken... 12 Fas 4: Processer och arbetsordning i drift... 13 7 Kommunikation... 14 Muntlig kommunikation... 14 Hemsida, berättelser och informationsmaterial... 15 8 Kvalitetssäkring... 16 9 Följeforskning... 16 10 Effektutvärderingar... 16 Socioekonomisk analys på individnivå... 17 Företagsekonomisk analys av affären... 17 11 Resultat anställningar... 17 Leverantörers mottagande... 19 12 Framgångsfaktorer och utmaningar... 20 Framgångsfaktorer... 20 Utmaningar... 20 13 Riskanalys... 21 14 Röster ur projektet... 22 15 MODELLFÖRSLAG... 23 Generellt om modellen... 23 16 Arbetsordning... 24 Planeringsfasen... 24 Genomförandefasen... 27 17 Organisation... 33 Stödfunktionen... 33 2

Ledning och styrning... 34 18 IMPLEMENTERING... 34 Utgångsläge... 34 Stegvis implementering... 34 19 BUDGET... 35 Grundbemanning... 35 Utbildningsinsatser... 35 Kommunikationsinsatser... 36 Beräknad total budget... 36 IT-stöd... 36 20 INTERIMISTISK ORGANISATION... 37 Budget interimistisk organisation:... 37 21 Förslag till fördjupande utvärdering... 38 22 Framtida inriktning... 39 23 Förteckning bilagor... 39 3

1 Inledning Göteborgs stad satsar på social hänsyn i offentlig upphandling för att främja kompetensförsörjning och en social och ekonomisk hållbar utveckling av staden. Så lyder den avsiktsförklaring som sedan snart två år har väglett vårt arbete inom pilotprojektet med att skapa en accepterad, erkänd och juridiskt kvalitetssäkrad modell för hur Göteborgs Stad kan använda krav och villkor på social hänsyn i tjänsteupphandling som arbetsmarknadsverktyg. Med de orden överlämnar vi och vår arbetsgrupp härmed en rapport över vårt arbete i pilotprojektet samt ett förslag till arbetsmodell för fortsatt process hos Stadsledningskontoret och Kommunstyrelsen. Projektledare Jörgen Larzon och Maja Ohlsson Arbetsgruppen Pilotprojektet för social hänsyn i offentlig upphandling Göteborg 2015-05-04 4

2 PROJEKTRAPPORT Bakgrund Pilotprojektet för social hänsyn i offentlig upphandling i Göteborgs Stad initierades hösten 2013. Uppstarten skedde mot bakgrund av en förändrad lagstiftning, med inspiration från internationellt erfarenhetsutbyte samt till följd av kommunalpolitiska beslut gällande inriktning och mål för upphandling såväl som arbetsmarknad. Förändrade EU-direktiv Möjligheten att ta social hänsyn vid upphandling har i EU:s regleringar av offentlig upphandling funnits sedan 2001. Lissabonfördraget medförde 2009 att EU även ska verka för en social marknadsekonomi med full sysselsättning där sociala framsteg eftersträvas. EU:s reglering av offentlig upphandling hade tidigare ett mer renodlat ekonomiskt syfte och verkade för att motverka korruption samt öppna marknaden. I svensk lagstiftning som bygger på EU's regleringar av offentlig upphandling gick man från formuleringen "kan" till "bör" år 2010. Inspiration från London I Sverige är social hänsyn i upphandling i praktiken fortfarande någonting relativt nytt, medan man i vissa andra EU-länder nyttjat möjligheten mer. Det projekt som bedrivits och avslutas i och med denna rapport har sin bakgrund i inspiration från stadsdelen Newham i London, där man sedan lång tid bedrivit ett effektivt arbetsmarknadsarbete genom att i upphandling och markanvisning ställa krav på social hänsyn. De observationer som gjordes införlivades som en av fem möjliga strategier som dåvarande Stadsdelsförvaltningen Lärjedalen ville studera vidare i en förstudie med medel från Europeiska Socialfonden (ESF). Förstudien genomfördes och övergick därefter i utförande som en del i Storstadsintegrationsprojektet. Metoder för hur sociala hänsyn kan användas som arbetsmarknadsverktyg studerades på plats i London av medarbetare från Upphandlingsbolaget (UHB) och erfarenheter togs tillbaka till Göteborg där diskussioner om egna möjligheter och strategier påbörjades. I projektets avslutande fas deltog även tjänstemän på strategisk nivå samt politiska beslutsfattare i en studieresa. Social hänsyn i Göteborgs Stads budget År 2012 inrättade Göteborgs Stad sitt första mål om social hänsyn i upphandling i kommunfullmäktiges budget i termer av Upphandling av tjänster med social hänsyn skall öka. År 2014 tillkom uppdraget till alla förvaltningar och bolag att 50 procent av alla tjänsteupphandlingar skulle göras med sociala hänsyn. Inriktningen på Göteborgs stads arbete med sociala hänsyn i upphandling anges i budget för 2014 samt 2015 som följer: Arbetet med sociala hänsyn ska intensifieras genom att utgå från mänskliga rättigheter. Staden ska främja sysselsättningsmöjligheter för personer som står långt från arbetsmarknaden, stimulera social integration, främja anständiga arbetsvillkor, lika möjligheter och sociala rättigheter samt arbetstagares rättigheter. Budget anger även att upphandling kan främja många samhälleliga mål och bidra till måluppfyllelse i flera av budgetens prioriterade mål. Under det prioriterade arbetsmarknadsmålet sysselsättningen för grupper långt ifrån arbetsmarknaden ska öka står också angivet som inriktning att stadens modell för social hänsyn i offentlig upphandling 5

ska utvecklas och användas i ökad omfattning för att skapa sysselsättning för personer långt ifrån arbetsmarknaden. Pilotprojektets initiering I syfte att öka möjligheterna till måluppfyllelse avseende social hänsyn i upphandling utformade Stadsledningskontoret under 2013 direktiv för ett pilotprojekt vars uppgift skulle bli att arbeta fram arbetsmetoder och se till det stöd som krävs för att öka möjligheterna för måluppfyllelse. Projektet avgränsades till perioden 2013-08-27 2015-08-31 och placerades, mot bakgrund av sakfrågan och processägarskapet för måluppfyllelse, på Upphandlingsbolaget. Den modell för social hänsyn i upphandling som sedan dess har utvecklats och som presenteras i denna rapport följer i budget angivna inriktningar genom att lägga fokus på tillskapande av anställningsmöjligheter för målgrupperna ungdomar, utrikes födda och personer med funktionsnedsättning via social hänsyn i tjänsteupphandling. 3 Mål och uppdrag Pilotprojektets mål och uppdrag beskrivs i projektplanen, vilken baseras på Stadsledningskontorets projektdirektiv. Följande är utdrag ur denna projektplan: Göteborgs Stad har etablerat en stödfunktion, med placering på Upphandlingsbolaget, för arbetet med social hänsyn i offentlig upphandling. Arbetet startar som ett pilotprojekt som föreslås pågå under två år och därefter utvärderas. Uppdraget är att arbeta fram en modell för Göteborgs stads arbete med ökad social hänsyn i offentlig upphandling i bred samverkan med stadens organisationer, marknaden, branscher och samverkansparter. Stödfunktionen kommer i sin utformning av modellen titta på stödbehov under hela upphandlingsprocessen och under utförandeperioden av tjänsterna. Så här långt har stödbehovet identifierats att finnas hos upphandlande parter inom stadens förvaltningar och bolag, marknaden och branschers leverantörer samt de som är ansvariga för deltagare som tillhör den prioriterade målgrupperna som ska komma ifråga för resultatet av krav på sociala hänsyn i upphandlingar. Det övergripande målet är att i samverkan, med projektinsatser utifrån ett hela-staden-perspektiv, stärka integrationsprocessen i Göteborg. Projektinsatserna ska leda till inkluderande bemötande, ökat förtroende för offentliga myndigheter och fler i arbete och sysselsättning. Pilotprojektet skall ta fram en modell för staden med ökad social hänsyn i offentlig upphandling i bred samverkan med stadens organisationer, marknaden, branscher och samverkansparter. Mottagare av den framtagna modellen är Kommunstyrelsen utifrån att måluppfyllelsen för det prioriterade målet ska öka. 6

4 Prioriterade målgrupper De prioriterade målgrupperna för pilotprojektet har varit: Ungdomar Utrikes födda Personer med funktionsnedsättning Eftersom individerna inom dessa grupper är tämligen många och förutsättningarna för dem olika har projektet arbetat med att göra vissa prioriteringar inom dessa av politiken prioriterade målgrupper. Försörjningsstödstagare Bedömningen gjordes att en prioritering av individer som uppbär försörjningsstöd vore fördelaktig både ur samhällsekonomisk synpunkt samt för att bidra till jämnare villkor, en ökad integration och social hållbarhet i staden. I Social Resursförvaltnings rapport om skilda livsvillkor i Göteborg framgår tydligt att råder det stora skillnader geografiskt inom staden ifråga om arbetslöshet och försörjningsstödsbehov. Därför lade projektledning och arbetsgrupp fram ett förslag för styrgruppen om att fördela tillskapade arbetstillfällen utifrån den geografiska fördelningen av försörjningsstödet över staden. Fler möjligheter för de som bor i stadsdelar med större belastning i form av försörjningsstödsbehov kan bidra till mer jämlika villkor över staden. Prioriteringen av försörjningsstödstagare är även samhällsekonomiskt fördelaktig. Kostnaden för försörjningsstödet 2014 uppgick till 1,2 miljarder kronor. Dessutom har de som uppbär försörjningsstöd enligt den så kallade långtidsdefinitionen (längre än 10 månader) på senare år ökat något i antal och genererar högre kostnader än tidigare. Drygt 10 000 vuxna individer i Göteborg räknas idag som långtidsberoende av försörjningsstöd. Av dem är dryga 3000 i princip klara att gå in i ett arbete omgående, vilket gör denna grupp till en lämplig rekryteringsbas. Därtill är en betydande andel av försörjningsstödstagarna föräldrar. Föräldrar har för pilotprojektet varit en prioriterad grupp eftersom den enskilt största sociala riskfaktorn för framtida utanförskap utifrån barnperspektivet är att växa upp i en miljö av arbetslöshet och försörjningsstödsberoende. Geografisk fördelningsnyckel Av ovanstående anledningar föreslog projektledningen och arbetsgruppen för styrgruppen att de skulle anta en fördelningsnyckel gällande tillskapade arbetstillfällen som utgår från stadsdelarnas andel av det totala utfallet avseende försörjningsstöd föregående år. Förslaget antogs. I förslaget ingår också en strategisk tanke om att likt projektets approach låta de som rekryteras arbeta i en annan stadsdel än där de bor. Utifrån arbetsgruppens samlade erfarenhet, bedömdes det vara av betydande vikt att man ges tillfälle att få se och arbeta i nya miljöer, komma in i nya nätverk och därmed få in ytterligare en dimension i målet med självförsörjning genom social hänsyn i upphandling. Personer med funktionsnedsättning 7

I fråga om målgruppen personer med funktionsnedsättning bedömde projektledningen och arbetsgruppen tidigt att det i ett projekt med denna tydliga arbetsmarknadsinriktning fanns betydande risker att individer ur denna målgrupp skulle trängas undan av de i övrigt stora behoven. Därför beslutades att en bedömning ska göras i varje inkommande upphandling och projekt om möjligheter till anställning för personer med funktionsnedsättning. Av bland annat denna anledning har ett dialogmoment inrättats som ett strategiskt avgörande steg i modellen. 5 Projektets organisation Alla aktörer i projektets organisation, med undantag för Lokalförvaltningen samt Framtidskoncernen, utsågs på förhand av beställaren Stadsledningskontoret (SLK). I arbetsgrupperna har ingått styrgruppens medlemmar. I arbetsgruppen Rekrytering, med ansvar för målgruppsprocessen, har därutöver Social Resursförvaltning, Arbetsmarknad- och Vuxenutbildningsförvaltningen och Samordningsförbunden ingått. Efter en tid gick Försäkringskassan ur styrgruppen och valde att endast ha representation i arbetsgruppen Rekrytering, med hänvisning till att deras intressen kan tillvaratas genom Arbetsförmedlingens representation. Arbetsgruppen rekrytering/ målgrupp De samverkande parterna i pilotprojektet med ansvar för målgrupperna har varit: Stadsdelsförvaltningarna Arbetsförmedlingen 8

Försäkringskassan Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen Samordningsförbunden Sociala Resursförvaltningen De samverkande parterna med representation i arbetsgruppen rekrytering/ målgrupp har arbetat med att identifiera individer som tillhör målgrupperna för de anställningsmöjligheter som skapas via de aktuella upphandlingarna inom pilotprojektet och tagit ett gemensamt ansvar för rustningsarbetet och den basala utbildningsprocessen. Den gemensamma arenan för detta arbete utpekades av direktiven och projektplanen ursprungligen vara Samordningsförbunden, något som senare ändrats i arbetsgruppens gemensamma arbete. Arbetsgruppen upphandling De upphandlande enheter som har ingått i projektets arbetsgrupp har varit: Upphandlingsbolaget Higab Älvstranden Utvecklings AB Trafikkontoret Park- och naturförvaltningen Framtiden AB Lokalförvaltningen Dessa förvaltningar och bolag har ihop med stödfunktionen arbetat med att hitta de områden och avgränsningar som kommit att utgöra ramverk för framtagen modell för sociala hänsyn som arbetsmarknadsverktyg vid upphandling. Framtagen modell, med de arbetsordningar och krav- och villkorsformuleringar som tagits fram, har testats av dessa organisationer. Styrgruppen Projektets styrgrupp har sammanträtt ca 3 ggr/6 mån för beslut i de strategiska och övergripande frågorna samt erhållit avrapportering från projektledningen och projektägaren. Styrgruppen har också gett uppdrag till sina representanter i arbetsgruppen. 9

6 Projektets arbetssätt Pilotprojektets arbete, som hela tiden har orienterats efter i projektdirektivet angivna mål och syften, har genomgått fyra huvudsakliga faser sedan dess start i augusti 2013. Nedan följer en översiktlig beskrivning av vad som gjorts under dessa faser. Fas 1: Orientering och mobilisering Under pilotprojektets inledande fas orienterade sig projektledningen avseende behov, förutsättningar och intressen hos de olika intressenterna och aktörerna. Mot bakgrund av den uppenbara komplexitet det innebar och alltjämt innebär att gå in på obruten mark och skapa en acceptans och förståelse för det politiska målet för alla olika berörda intressenter och aktörer, var tid och utrymme för sådan orientering nödvändig. Mobilisering av arbetsgruppen I detta initiala skede mobiliserades också de olika resurser och den expertis som behövde knytas till projektet för att bedriva ett effektivt arbete. En bärande del i detta arbete var att starta upp arbetsgruppen, med representanter för pilotprojektets upphandlande bolag/förvaltningar samt motsvarande inom målgruppsansvariga organisationer. Då projektledningen bedömde det viktigt att särskilt beakta de sociala företagens utvecklingsmöjligheter, bjöds även Sociala Resursförvaltningen in. Därutöver bedömdes det också finnas behov av att till arbetsgrupperna knyta Samordningsförbunden och dåvarande Vuxenutbildningsförvaltningen (senare Arbetsmarknad- och Vuxenutbildningsförvaltningen). Denna arbetsgrupp har kontinuerligt arbetat med att, såsom direktiven anger, utarbeta och mejsla fram en modell och arbetsordning som kan implementeras i Göteborgs Stad. LFA-workshop En strategiskt viktig mobiliseringsaktivitet under den första fasen var genomförandet av en Logical Framework Analysis (LFA)- workshop vars syfte var att involvera arbetsgruppens alla parter i en gemensam målformulering. Följande teman och aktiviteter ingick: Omvärldsanalys Intressentanalys Problemanalys Målformulering (Inkl. delmål) Aktivitetsplan Resursplanering Indikatorer Riskanalys Analys av förutsättningar Gemensam målformulering De analyser, slutsatser och målformuleringar som utformades under workshopen har därefter varit bärande i projektets fortsatta arbete och strategier. 10

En viktig slutsats som drogs under workshopen var att projektets mål inte handlade om att uppfylla budgetmålet om social hänsyn i 50 procent av tjänsteupphandlingarna, utan om att få fram en fungerande modell och arbetsordning. Vidare pekades kommunikation ut som ett avgörande verktyg för måluppfyllelse. Därför togs ett utkast till kommunikationsplan fram, viss information lades omedelbart ut på Upphandlingsbolagets hemsida och en grafisk grundprofil samt flyers och roll-ups skapades med hjälp av Upphandlingsbolagets kommunikationsavdelning. I orienterings- och mobiliseringsfasen påbörjades också skrivandet av en projektplan, vilken senare antogs i april 2014. Fas 2: Analys- och planeringsarbete Den andra fasen präglades av analys- och planeringsarbete. Krav- och villkorsformuleringar De juridiska frågeställningarna utreddes och upphandlararbetsgruppen arbetade med omfattande stöd av Upphandlingsbolagets CSR-samordnare och jurister fram hållbara formuleringar av krav och villkor på social hänsyn. Dessa förslag till skrivningar stämdes även av med arbetsrättsjurister, fackföreningar och branschförbund avseende kollektivavtalen. Resulterande förslag på föreskrifter och rekommenderade mallar för skrivningar till förfrågningsunderlagen i upphandlingar kommunicerades ut i pilotprojektets upphandlande bolag/förvaltningar via arbetsgruppens medlemmar i syfte att sprida kunskap om de juridiska möjligheterna avseende social hänsyn. Mallarna/ skrivningarna har sedan dess uppdaterats med jämna mellanrum. Matriser och processkartor Under analys- och planeringsfasen arbetade projektet också med att tillsammans med intressenter och aktörer skapa några strategiska och stödjande instrument för framtagandet av arbetsmetoder. Följande matriser togs fram för att spegla varandra och därigenom utgöra en gemensam grund för matchningsarbetet inom vilket även tränings- och utbildningsbehoven synliggörs: En matris för kompetens- och behovsinventering vid upphandling av tjänst som synliggör kompetensbehovet i utförandet av de upphandlade tjänsterna på olika nivåer. En matris för rekryteringsarbetet ur målgrupperna som synliggör målgruppernas förutsättningar och rustningsbehov i olika nivåer. Vidare togs processkartor för tre identifierade huvudprocesser fram: En processkarta för upphandlingsarbetet med sociala hänsyn från anbudsförfarande/förnyad konkurrensutsättning till utvärdering av leverantörens uppfyllande av de krav som ställts för sociala hänsyn i upphandlingen. En processkarta för arbetet med målgrupperna - från urval till avslut och de olika faserna samt ansvarsfördelningen i dessa. 11

En processkarta för leverantörsprocessen - från anbud via rekrytering och genomförande till uppföljning. Denna har diskuterats i referensgruppen för leverantörer och dessutom varit ute på remissrunda för synpunkter. Framtagna processkartor och stödjande matriser har utgjort underlag för påföljande arbete med att synkronisera de olika processerna. De utgör även grunden för framtagandet av den gemensamma arbetsordning som nu finns på plats i form av de av styrgruppen beslutade och i pilotprojektet förankrade modellförslag som denna rapport innehåller. Dialog och förstärkning av kommunikationsresurser Under pilotprojektets analys- och planeringsfas fortsatte kontinuerliga dialoger alltjämt föras med externa intressenter och aktörer. För att ytterligare stärka kommunikationsarbetet påbörjades en rekrytering av en kommunikatör till projektet som anställdes mot slutet av denna fas. Kommunikatörens uppgift har varit att arbeta operativt med kommunikationsaktiviteter och framtagande av material för pilotprojektet, samt att till viss del vara strategisk resurs i kommunikationsfrågor. Fas 3: Modellen prövas i praktiken De första upphandlingarna Under senare delen av våren 2014 inleddes de första upphandlingarna där krav på social hänsyn enligt framtagna förslag ställdes under de särskilda kontraktsvillkoren. Att på detta vis prova modellen genom reella upphandlingar och projekt var nödvändigt för att få fram en hållbar modell och en gemensam arbetsordning. Mot bakgrund av stadens utveckling gällande de skilda livsvillkoren för invånare i stadens olika stadsdelar och de juridiska möjligheterna att ställa krav som identifierats som möjliga fanns en stor enighet om att lägga ett absolut fokus på att skapa anställningar. I förhållande till övriga möjliga arbetsmarknadsinsatser medför tillskapandet av arbetstillfällen för människor som står långt från arbetsmarknaden en ojämförligt positiv effekt i form av förändrade livsvillkor för de individer som får möjligheten. Tillskapandet av anställningar var därför målet för de upphandlingar som gjordes med krav på social hänsyn inom projektet. Under senare delen av sommaren 2014 anställdes de första individerna ur politikens prioriterade målgrupper. Bedömning av utbildningsbehov samt utbildningssatsning Under denna tredje fas genomfördes också på sommaren 2014 en analys av de preliminära volymer av lärlingsanställningar som identifierats i planerade projekt/upphandlingar 2016-17. Resultatet av analysen jämfördes med tillgången på utbildad arbetskraft samt arbetskraft på väg att utbildas. 12

Projektledningen diskuterade saken med expertis från Arbetsförmedlingen Bygg och Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen samt bransch, fackförbund och förekommande yrkesnämnder. Det uppstod en samstämmighet i att det vore klokt att investera i en särskild bygg- och anläggningsutbildning för målgrupperna, med inriktning mot identifierade bristyrken som också återfinns inom de projekt/upphandlingar som den inledande analysen innehöll. Som ett resultat fattade Arbetsmarknad- och Vuxenutbildningsförvaltningen (ArbVux) och Stadsdelsförvaltningarna hösten 2014 beslut om en första gemensam satsning på 50 utbildningsplatser för de prioriterade målgrupperna, utformade för att ge de studerande rätt kompetens för de arbeten som sannolikt kommer skapas via krav på social hänsyn i upphandlingar. Utbildningen startade under våren 2015. Utveckling av hemsida och kommunikationsmaterial På kommunikationsfronten vidareutvecklades och kompletterades informations- och presentationsmaterial, tydliggörande processbilder togs fram, reportage skrevs och ett nyhetsbrev startades. Därtill togs ett koncept för en egen hemsida för projektet fram vilken utvecklades under sommaren 2014. Hemsidan har sedan dess publicering i september 2014 kommit att bli ett av projektets främsta kommunikationsverktyg. Fas 4: Processer och arbetsordning i drift Projektet övergick i fas fyra då de processer och den arbetsordning som tagits fram och sedan antagits av styrgruppen började prövas i ökad omfattning. Avstämning och justeringar Inkommande såväl som genomförda upphandlingar stämdes av mot ett antal checkpunkter: Är stödet i upphandlingsförfarandet till upphandlande förvaltningar och bolag tillräckligt? Är stödet till leverantörerna tillräckligt? Ges adekvat stöd på rätt nivå till deltagarna utifrån kompetens och behov? Vilka resultat nås? Är kraven på sociala hänsyn proportionerliga? Vilka andra åtgärder bör vidtas för att nå måluppfyllelse? Utifrån de erfarenheter som gjordes utvecklades och förädlades krav- och villkorsformuleringarna, diskussioner om behov av utbildnings- och individstöd fördes med Arbetsförmedlingen och frågeställningarna lyftes in i den nybildade Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen. 13

Effektutvärderingar Under våren 2015 då projektet fått en viss volym på antalet anställda via social hänsyn i upphandling bedömdes det vara relevant och möjligt att göra indikativa effektutvärderingar både avseende individ och socioekonomisk påverkan samt effekter på affären. Två konsulter anlitades för att arbeta med respektive fråga. Intensifierad extern kommunikation Under fas fyra intensifierades kommunikationsarbetet, i syfte att vidareutveckla dialogen och samarbetet med projektets intressenter och övriga aktörer såväl som för att sprida kännedom om pilotprojektets resultat och arbete på bredare front. I januari 2015 gick ett första pressmeddelande ut i samband med att antalet anställda översteg 40 personer. Ytterligare ett skickades angående byggutbildningen i februari. Som en följd av dessa har GP, SVT Västnytt, Radio P4, Offentliga Affärer, Upphandling24, Etcetera, Arbetet och Vårt Göteborg rapporterat om projektets arbete i positiva ordalag. I mars 2015 anordnade pilotprojektet även en nationell halvdagskonferens på temat social hänsyn i offentlig upphandling som arbetsmarknadsverktyg i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). 7 Kommunikation Projektet identifierade tidigt kommunikation som ett strategiskt viktigt verktyg avgörande för att lyckas med uppdraget. Detta eftersom upphandling med social hänsyn som arbetsmarknadsverktyg involverar många aktörer samtidigt som det är relativt nytt och obeprövat i Sverige. Det övergripande målet med kommunikationen har varit att skapa kännedom, engagemang och förståelse för social hänsyn i upphandling som arbetsmarknadsverktyg, både projektinternt mellan samverkande parter och externt hos berörda intressenter och allmänhet. Metoder, budskap och kanaler har anpassats efter de många olika målgrupper och intressenter som projektet berör och aktiviteterna har anpassats efter projektets faser. Muntlig kommunikation En omfattande satsning på dialog, samverkan och samtal har varit synnerligen viktigt för att få det breda stöd för projektets inriktning och social hänsyn i upphandling som finns idag. Stor vikt har lagts vid att söka upp och lyssna till ett brett spektra av intressenter och aktörer. Syftet har varit och är alltjämt att skapa en acceptans och förståelse för arbetet samt påvisa de gemensamma vinsterna, såväl ekonomiska som sociala. Projektet har under sitt arbete samverkat, konfererat och fört dialog med: Staden och partners i pilotprojektet, samt övriga förvaltningar och bolag som på olika sätt önskat information och/eller stöd från projektet. Dialog har också inletts med Fastighetskontoret angående harmonisering av kravställande vid markanvisningar, där det 14

signalerats en vilja att krav om social hänsyn skall ställas. Det finns möjligheter att använda samma rekryteringsprocess som vid upphandlingar med social hänsyn. Näringsliv, branschförbund och företagarorganisationer: 100-talet leverantörer vid frukostmöten, leverantörer i referensgrupper, Svensk Byggindustri, Byggnads Yrkesnämnd (BYN) och Målarnas Yrkesnämnd (MYN), Företagarna, Västsvenska Handelskammaren, Angereds Företagarförening, Lundby Företagarförening, Målarmästarna, Entreprenörsmässa. Fackliga organisationer: LO och tillhörande branschförbund i referensgrupp. Sociala företag: SKOOPI/GR samt bl.a. dess medlemmar: Vägen Ut, Coompanion, Karriärkraft och Social Trade. Övriga kommuner: Stockholms Stad, Malmö Stad, Helsingborgs Stad, Borås Kommun, Umeå kommun, Mölndal Stad, Falkenbergs kommun, Östersunds kommun, kommunerna i Dalarna genom länsstyrelsen i Dalarna samt samordningsförbund av Hallandskommuner och Jämtlandskommuner. Regional nivå: GR och kranskommunerna. Nationell nivå: SKL, Civildepartementet, Trafikverket, Konkurrensverket. Transnationell nivå: London Borough of Newham, Groundwork London, Mace Group. Övriga organisationer: Idékom, CSR Västsverige, Handikappförbunden, Rotary Angered, Caritas Hjällbo m.fl. Tillkommer gör också alla de kontakter och nätverk som pilotprojektets medverkande aktörer haft inom ramen för sitt lokala arbete. Hemsida, berättelser och informationsmaterial Vid sidan om projektledarnas och samverkansparternas dialoger och möten har pilotprojektets egen hemsida www.socialhansyn.se kommit att bli projektets viktigaste kommunikationskanal. Konceptet för hemsidan samt dess innehåll har utvecklats av pilotprojektets kommunikatör i samarbete med Upphandlingsbolagets kommunikationsavdelning och projektledningen. Kommunikatören har varit anställd på deltid sedan mars 2014. Hemsidan innehåller information om pilotprojektets arbete men också om social hänsyn i offentlig upphandling nationellt. Särskilda sidor har skapats för upphandlare, leverantörer respektive rekryterare inom berörda arbetsmarknadsverksamheter. Första sidan uppdateras kontinuerligt med nyheter i form av reportage och artiklar. Allt presentationsmaterial, organisations- och processbilder, mallar för formuleringar av krav och villkor, informationsblad och annat stödmaterial görs kontinuerligt tillgängligt för nedladdning allteftersom det utvecklas. En funktion finns även för anmälan till nyhetsbrev. Intervjuer har gjorts med flera personer som fått anställning via upphandling såväl som med upphandlare, leverantörer och rekryteringsansvariga i syfte att skapa engagemang och förståelse genom igenkänning. Utifrån dessa har ett flertal reportage skrivits som varit värdefulla för att skapa engagemang för modellen. Förutom innehållet på hemsidan, nyhetsbrevet och det digitala presentations- och stödmaterial som 15

finns tillgängligt för nedladdning på hemsidan har projektet även tagit fram trycksaker såsom informationsfoldrar, flyers och roll-ups. 8 Kvalitetssäkring En förutsättning för att arbetet med social hänsyn ska kunna vara framgångsrikt är att de juridiska förutsättningarna och möjligheterna är fullständigt klarlagda. Till projektet knöts tidigt Upphandlingsbolagets jurister, vilka tillsammans med CSR-samordnaren och upphandlingsarbetsgruppen arbetat med att utarbeta formuleringar till anbudsföreskrifter som bedöms kunna hålla vid en överprövning. När frågor av arbetsrättslig karaktär har behandlats har jurister vid personalstrategiska avdelningen vid Stadsledningskontoret bistått. De juridiska frågorna är alltjämt levande och bevakas av projektledningen, arbetsgruppen och Upphandlingsbolagets jurister. Till respektive arbetsgrupp har knutits den kompetens som krävts för att mejsla fram hållbara processer som skall kunna fungera i berörda verksamheter. Goda exempel har lyfts fram samtidigt som svårigheter lyfts upp och hanterats så långt det varit möjligt. Genom att annonsera upphandlingar med olika alternativ har skrivningar testats i praktiken och utifrån dessa erfarenheter har förändringar gjorts. Detta har dokumenterats i arbetsgruppens mötesanteckningar och på genomförda workshops. Arbetsgruppen har arbetat aktivt med riskanalyser, både ur affärs- respektive arbetsmarknadsperspektivet. Arbetet med riskanalyser (se avsnitt 13) är ett kontinuerligt pågående arbete som kommer att fortgå även i en eventuellt fullt implementerad modell. 9 Följeforskning I direktiven angavs att det till projektet skulle knytas en följeforskare. Denne inledde sitt arbete i januari 2014. Följeforskaren har utifrån sitt uppdrag deltagit i nödvändiga delar av det löpande arbetet för att tillse att projektets riktning följer direktiv och projektplan. Följeforskaren har varit aktiv i att föreslå förändringar och förbättringar samt i övrigt guida projektet mot måluppfyllelse. Rapporter har avgivits och workshops för arbets- och styrgrupp har hållits. Därutöver har också en löpande dialog med projektledningen samt projektägaren förts. I augusti 2015 skall följeforskarens slutrapport vara färdigställd och slutseminarium genomföras. Till denna rapport finns följeforskarens rapporter som bilaga. 10 Effektutvärderingar Under våren 2015 då projektet fått en viss volym på antalet anställda via social hänsyn i upphandling 16

bedömdes det vara relevant och möjligt att göra indikativa effektutvärderingar både avseende individ och socioekonomisk påverkan samt effekter på affären. Två konsulter anlitades för att arbeta med respektive fråga. Socioekonomisk analys på individnivå När en arbetslös individ går från försörjningsstödsberoende till avlönad anställning, så har det betydande effekter för både individ, familj och samhällsekonomi. Dessa effekter har en konsult anlitats för att studera utifrån detta specifika arbetssätt. Analysen har genomförts i tre delar: 1. Socioekonomiska effekter avs. faktiskt genomförda anställningar 2. Socioekonomiska hypoteser omkring 100 genomförda anställningar 3. Socioekonomiska hypoteser omkring 50 elever i utbildningssatsningen I samtliga dessa tre delar visar studien på betydande goda effekter och att arbetet är i hög grad lönsamt. Studien bifogas denna rapport. Företagsekonomisk analys av affären Frågan om var eventuella kostnader uppstår vid krav på anställning genom sociala hänsyn och var dessa uppkommer har av projektledning och arbetsgrupp identifierats som en viktig fråga att analysera på sikt. Då det inom pilotprojektets ram har genomförts för få upphandlingar för att kunna mäta reella effekter har endast en prognos av eventuella merkostnader hittills kunnat göras. En konsult anlitades våren 2015, i pilotprojektets slutfas, för att genomföra en företagsekonomisk studie av affären. Analysen utgår från hypoteser framtagna i dialog med pilotprojektets upphandlararbetsgrupp samt leverantörer som anställt personer efter att ha skrivit kontrakt innehållande villkor på social hänsyn i form av anställningskrav. Studien beräknas vara klar 2015-05-05 och bifogas denna rapport. 11 Resultat anställningar Då projektets fokus enligt beställarens direktiv har varit att mejsla fram en hållbar modell för hur staden genom krav på social hänsyn i upphandling skall kunna få fler från målgrupperna i arbete, har produktion och genomförande av upphandlingar med social hänsyn inte varit högsta prioritet. Den produktion som blivit resultatet har dock haft en stor betydelse i utarbetandet av modellen. I genomförandet av upphandlingarna har olika modeller och processer kunnat provas och utvärderas. 17

Under perioden 2014-08-01 2015-03-31 fördelar sig anställningarna som följer: Bolag/ Förvaltning Allmän visstid/ Rekrytering April-maj 2015 Avbrutna Lärling pågår/ planerad Familjebostäder 7 3 6 1 Bostadsbolaget 8 1 1 Poseidon 11 6 1 Egnahemsbolaget 1 Trafikkontoret 1 2 Lokalförvaltningen 1 Upphandlingsbolaget 7 Higab 3 5 Älvstranden 1 3 Park- och 2 naturförvaltningen Totalt 39 11 19 2 Inriktning, andel i % Bygg 47 % Bygg 57 % Administration 3 % Tjänster 43 % Städ 30 % Tjänster 20 % Målgrupp Utrikes födda/ 33 9 13 ungdomar Funktionsnedsättning 6 2 1 Från socialt företag 5 Som framgår i tabellen har produktionen varierat i de olika bolagen/förvaltningarna och en tonvikt av upphandlingarna ligger inom bygg- och anläggningssektorn, där de stora tjänsteupphandlingarna i deltagande bolag/förvaltningars verksamhet finns. Eftersom detta är en traditionellt sett manligt dominerad bransch där andelen funktionsnedsatta är minimal har ett strategiskt dialogmoment mellan upphandlande enhet och stödfunktionen inrättats i modellen som bland annat tjänar till att säkerställa att möjligheter till andra yrkesingångar i större projekt skall kunna tillvaratas till förmån för individer tillhörande dessa kategorier. Exempel på detta är olika uppgifter som stödjer byggnationsprocessen. I analysen av resultatet ovan ska beaktas att drygt 1/3 av de 39 AVA/Lärling avser rena lärlingsanställningar för unga arbetslösa lärlingar. Dessa hade inte kunnat genomföras, då tjänsterna kräver särskild kompetens, om inte utbildade arbetslösa lärlingar funnits att tillgå. Yrkesnämnderna med bransch och fackförbund har i förekommande fall också medgivit undantag till tidsbegränsad lärlingsanställning samt tidsbegränsad anställning av övrig arbetskraft. Den goda relationen med dessa intressenter är alltjämt avgörande för ett framgångsrikt arbete med social hänsyn i upphandling, inte minst med tanke på den volym av upphandlingar som kan väntas vid en full implementering av föreslagen modell. 18

Personer med funktionsnedsättning har kunnat anställas i 6 av de 39 genomförda rekryteringarna och ytterligare 3 skall anställas innan maj månads utgång. Här har arbetsmodellens dialogmoment varit en bidragande faktor till genomförandet. Ett socialt företag har vid ett större projekt där partneringmodellen valts, getts möjlighet att komma in som underleverantör till huvudentreprenören. Offert på deras tjänster har lämnats till huvudentreprenören och vid full drift beräknas fem personer kunna anställas inom det sociala företaget kopplat till utförandet inom det aktuella projektet. Minst en av dessa skall enligt överenskommelse mellan stödfunktionen och det sociala företaget, ha en funktionsnedsättning. Det arbetssätt som utkristalliserats i denna upphandling har lagts in som ett av de moment som skall gås igenom i dialogmomentet. Avvikelser i förhållande till måluppfyllelse har funnits. Dessa rör i huvudsak upphandlingar som gjorts genom kontraktsvillkor där man ställt krav på framtida diskussioner. Vid två upphandlingar har detta inte gett något anställningsresultat. Avvikelser har också funnits i form av att avtal sagts upp i två fall, vilket berott på kvalitetsbrister i det övergripande utförandet av tjänsten. Avtalsuppsägningarna har inte på något sätt kunnat härledas till anställningarna av personer från målgrupperna. Det finns också differenser mellan det resultat som redovisas i detta avsnitt och det som redovisats i årsrapporten och uppföljningsrapport två, vilket kan härledas till att definitionen mellan det som läggs in i uppföljningsrapporterna och det som projektet rapporterar i form av genomförda anställningar inte är desamma då frågeställningarna på det prioriterade målet avser social hänsyn som helhet och inte specifikt genomförda anställningar. Leverantörers mottagande Projektet har samverkat med leverantörer i referensgrupper, vid frukostmöten samt i samband med uppstartsmöten inför rekrytering. En kontinuerlig dialog har även förts med berörda fack- och branschorganisationer. De synpunkter som inkommit från leverantörer har varit mycket viktiga för modellens utveckling och projektet har varit noga med att ta vara på framförda åsikter genom att ständigt förbättra och anpassa arbetsordningar och föreskrifter. Leverantörer har generellt haft en positiv inställning till att ta ett gemensamt samhällsansvar med genom social hänsyn i form tillhandahållande av arbetstillfällen för de prioriterade målgrupperna. Många ser det som en naturlig fördjupning av redan påbörjat CSR-arbete och andra ser det som en möjlighet till breddad rekryteringsbas och ökad mångfald på företaget. Att kunna trygga kompetensförsörjningen har också lyfts fram av leverantörer både vid uppstartsmöten och vid referensgruppsträffar. De flesta leverantörer som vunnit upphandlingar innehållande social hänsyn med krav på anställning, har varit mycket nöjda med rekryteringsprocessen och ser detta som en möjlighet till att öka effektiviteten i företaget genom att anställa till exempel hantlangare till yrkesmän eller administratörer som stöd till chefer och därmed kunnat skapa en vinna-vinna situation. 19

12 Framgångsfaktorer och utmaningar Framgångsfaktorer Följande framgångsfaktorer i projektet har identifierats under dess utförande: Stadens långsiktiga politiska beslut, med tydligt mål och uppdrag. Det omfattande kommunikationsarbetet, med tidiga insatser för att skapa förståelse och acceptans. Tidig dialog med branschen och fackliga organisationer, för möjlighet till påverkan från arbetsmarknadens parter. Effektivt rekryterings- och matchningsarbete hos arbetsmarknadsverksamheterna och den mycket goda samverkan med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, med individernas möjlighet till självförsörjning i fokus. Leverantörernas intresse för social hållbarhet som skapat många goda exempel. Upphandlares engagemang och vilja att genomföra uppdraget. Stödorganisation med koordinerande och samordnande uppgifter som drivit och samordnat processerna. Utmaningar Följande utmaningar är några av de som har uppstått under projektets utförande: Arbetsordningen har i varierande grad följts av upphandlande bolag/förvaltningar inom pilotprojektet, vilket inneburit att den fulla potentialen i projektet inte kunnat nyttjas. Många skiftande intressen hos aktörer och partners medför utmaningar i skapandet av en modell med trygga och säkra processer som kan möta upp projektdirektiven och budgetmålen. Upphandlares möjligheter att genomföra en ny form av kravställning, med ett nytt arbetsmoment kan vara tidskrävande. Branscher med stor andel tidsbegränsade och subventionerade anställningar. Social hänsyn som begrepp, där detta kan försvåra förståelse och acceptans både hos leverantörer, upphandlare och målgrupp. Ansvarsfull upphandling ett alternativ? 20

13 Riskanalys Arbetet med att ta fram en riskanalys inleddes i ett tidigt skede i projektet och identifiering, analys och hantering av olika risker är ett ständigt återkommande arbete. Riskfaktorerna skiljer sig mellan olika branscher och dessutom påverkas arbetet av konjunkturförändringar vilket oftast beror på orsaker som ligger helt utanför projektets kontroll men som måste beaktas och hållas under uppsikt. Fullständig översikt över identifierade risker samt åtgärder för dessa finns i bilagd riskanalys: Övergripande, Upphandling och Arbetsmarknad. De risker som arbetet med social hänsyn i upphandling som arbetsmarknadsverktyg medför uppfattas och värderas olika beroende på perspektiv. Exempelvis kan det som uppfattas som risk för undanträngning på arbetsmarknaden ur ett leverantörs- eller upphandlarperspektiv upplevas som en möjlighet till inträngning på arbetsmarknaden ur målgruppernas perspektiv. Därför måste den totala riskbedömningen ske ur ett helhetsperspektiv och prioriteringar ske utifrån minsta möjliga konsekvens för samtliga parter. Flera av de risker som såväl leverantörer som upphandlande enheter har påtalat - såsom risken för osunda marknader, osunda arbetsvillkor och undanträngningseffekter har uppmärksammats genom att dels i dialogmomentet utvärdera risken för den specifika branschen och dess eventuella effekter och dels genom att man i förfrågningsunderlaget kan ange att orimligt låga anbud förkastas om så bedöms lämpligt. Arbetet med risker är föremål för ett fortlöpande utvecklingsarbete inom Upphandlingsbolaget. I de särskilda kontraktsvillkoren har projektet i dialog med leverantörer och fackförbund fört diskussioner om nivån för att undvika undanträngningar på arbetsmarknaden och därefter formulerat villkoren efter detta. Kraven på sociala hänsyn får inte vara oproportionerliga så att upphandlande enhet riskerar att få in färre anbud eller att små och medelstora företag anser sig förhindrade att lämna anbud. I de särskilda kontraktsvillkoren finns därför inskrivet att leverantören inte förväntas att ta emot fler än en per tio anställda med sociala hänsyn. Ur ett upphandlingsperspektiv har procentsatsen i det prioriterade målet upplevts som otydligt och ett hinder för strategiskt arbete och risk för att driva upp administrationskostnaderna. I den föreslagna avsiktsförklaringen är utgångspunkten därför en kombination av procentsats och numerär. Utifrån samtliga upphandlingar per enhet (100 procent) tas de upphandlingar bort där det inte är lämpligt eller möjligt att ställa krav på sociala hänsyn. Av de resterande upphandlingarna skall minst 50 procent ske med krav på sociala hänsyn. 21

14 Röster ur projektet Det viktigaste med att ha ett fått ett jobb är att man känner sig som en av alla andra här i samhället. Att man kommit in Projektadministratör anställd via social hänsyn i upphandling Märker man att personer har rätt inställning vågar man satsa. Men då måste man ju träffa dessa människor också. HR-ansvarig vid byggföretag De flesta arbetsgivare ser att mångfald i företaget eller organisationen är en styrka." Arbetsförmedlare på Arbetsförmedlingen Jag tror krav på social hänsyn i upphandlingarna kommer höja baskraven och lyfta lägstanivån på anbudsgivarna. Det är bra! VD för leverantör i projektets referensgrupp för leverantörer Modellen hjälper både företag när de har anställningsbehov samtidigt som den hjälper långtidsarbetslösa hitta sysselsättning. Rekryterare vid arbetsmarknadsverksamhet i Göteborgs Stad 22

15 MODELLFÖRSLAG Den modell som föreslås och presenteras nedan utgörs av en gemensam arbetsordning för användning av social hänsyn i upphandling som arbetsmarknadsverktyg i Göteborgs Stads upphandlande bolag och förvaltningar samt en för detta arbete lämplig organisatorisk grundstruktur. Förslag till implementeringsordning, budget och interimistisk organisation presenteras därefter. Generellt om modellen Då förutsättningarna ser olika ut för olika bolag och förvaltningar gällande upphandlingskompetens och intern organisation, och eftersom arbetet involverar många parallella processer och aktörer, vill vi understryka att modellen i praktiken kommer vara under ständig utveckling. En flexibilitet är nödvändig för att kunna anpassa modellen, både avseende arbetsordning och organisation, efter de unika och många gånger oförutsägbara situationer och förutsättningar som oundvikligen uppstår när modellen används och testas i praktiken. Det är dock vår övertygelse att den presenterade modellen utgör en hållbar grund för stadens arbete med social hänsyn i upphandling. Genom att i arbetsordningen understryka vikten av kontinuerlig dialog utgör modellen ett flexibelt ramverk där unika förutsättningar kan omhändertas. En motsvarande flexibilitet behövs även ifråga om bemanning och organisation. Modellen har växt fram successivt under projektets gång och genomgått en nogsam prövning. Alla steg i arbetsordningen har varit föremål för fortlöpande diskussioner i arbetsgruppen samt lämnats till styrgruppen för beslut om tillämpning i projektets operativa arbete. Tillämpningen av förordad arbetsordning såväl som utfallet avseende antal tillkomna anställningar har varierat mellan de i pilotprojektet ingående bolagen och förvaltningarna. Till viss grad kan de stora skillnaderna i utfall bero på variationen avseende det totala antalet upphandlingar i vilka de framtagna kraven/ villkoren på social hänsyn varit möjliga att tillämpa. Utfallet korrelerar dock också i hög grad med tillämpningen av vedertagen arbetsordning. Några har i hög grad hållit sig till den överenskomna arbetsordningen och andra i mindre utsträckning. Skillnaderna har diskuterats internt i arbetsgruppen där det bland annat konstaterats att den egna organisationens motivation och kompetens är avgörande för att modellen ska kunna tillämpas på ett effektivt sätt och arbetsordningen följas. Framtagen modell för social hänsyn som arbetsmarknadsverktyg har även kommunicerats externt med leverantörer och näringsliv, fackföreningar och övriga intresseorganisationer samt övriga kommuner och statliga institutioner. Glädjande nog har den rönt stor uppmärksamhet lokalt, regionalt och nationellt samt erhållit påtagligt stöd. Detta indikeras bland annat av att projektet på förfrågan från Sveriges Kommuner och Landsting arrangerade och genomförde en nationell kunskapskonferens i Uppsala, där civilministern höll avslutningsanförandet. Ministern bjöd efter konferensen in projektledningen till uppföljande möte i Göteborg vilket i sin tur ledde till en inbjudan om ett kommande möte med flera departement och statliga verk. Slutligen har medier såsom GP, SVT Västnytt, Radio P4, Offentliga Affärer, Upphandling24, Etcetera, Arbetet och Vårt Göteborg m.fl. 23

rapporterat om Göteborgs arbete med social hänsyn som arbetsmarknadsverktyg såväl som om byggutbildningssatsningen i positiva ordalag. Grundläggande förutsättningar För att modellen ska fungera krävs en välfungerande samverkan mellan upphandlande enheter, leverantörer och arbetsmarknadsanknutna organisationer. Upphandlingsprocessen är i arbetet med social hänsyn som arbetsmarknadsverktyg en del av en större helhet. Därför bygger modellen på att en stödfunktion finns på plats med uppgift är att verka samordnande, koordinerande och stödjande. Vidare förutsätter modellen att det hos de målgruppssansvariga organisationerna Stadsdelsförvaltningarna, Arbetsmarknads- och Vuxenutbildningsförvaltningen, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan, finns resurser och möjligheter att rusta, träna och i förekommande fall också utbilda individer upp till den nivå som krävs för att de skall kunna utföra det arbete som anställningsmöjligheterna innebär. Också i detta avseende krävs en fungerande samordning för att inte orimligt stort ansvar skall komma att läggas på upphandlande bolag/förvaltningar eller de rekryterande leverantörerna. 16 Arbetsordning Den modell för social hänsyn i upphandling som arbetsmarknadsverktyg som framtagits av pilotprojektet omfattar en arbetsordning som delas in i två faser: planeringsfasen och genomförandefasen. Planeringsfasen avser det arbete som behöver göras i ett tidigt läge, innan beslut om initiering av enskild upphandling fattas. Framtagen arbetsordning för planeringsfasen berör i första hand upphandlande enheter, samt organisationer med ansvar för arbetsmarknadsfrågor och utbildning. Genomförandefasen tar vid när en enskild upphandling initieras och omfattar hela processen från upphandlarens initiering av upphandlingen via dialog och samverkan med stödfunktionen och de arbetsmarknadsanknutna målgruppsansvariga organisationerna till utförande av upphandlad tjänst hos leverantören. Framtagen arbetsordningen för genomförandefasen är gemensam för upphandlande enheter, arbetsmarknadsanknutna organisationer med rekryterings- och målgruppsansvar samt leverantörer. Planeringsfasen Planeringsfasen avser det arbete som behöver göras i ett tidigt läge, innan beslut om initiering av enskild upphandling fattas. I projektets arbete framkom att det finns behov av att i ett tidigt läge få fram prognosticerade data från upphandlande enheter som kan ge en indikation om kommande upphandlingar och kompetensbehov i dessa. Detta eftersom målgrupperna ska kunna rustas med den särskilda yrkesutbildning som krävs för att få kompetens att arbeta inom vissa delar av stora projekt som upphandlas. Att ha en tidig beredskap i upphandlingsprocessen gör att staden får tid att utbilda och 24

rusta individer för de arbetstillfällen som skapas genom upphandlingarna samt att även leverantörernas behov tillgodoses och olika branschers kompetensförsörjning kan stärkas. Kommunen är exempelvis en stor och viktig konsument av tjänster på området bygg och anläggning där kompetensbrist förutspås råda inom en relativt snar framtid. Den totala tidsrymden i planeringsfasen beräknas till cirka 2,5 år, om exempelvis en bygg- och anläggningsutbildning ska genomföras på gymnasial nivå. Då ingår alla förberedelser som budgetering, upphandling, rekrytering, genomförande av utbildning och examination till lärlingsnivå. En långsiktig, stadsövergripande sammanställning av kommande investeringsplaner och prognosticerat investeringsbehov genom upphandlingar av större karaktär är en förutsättning för planeringsarbetet och möjligheterna till tidig beredskap angående framtida kompetensförsörjning. Då målgruppsprocessen har behov av att i tillräcklig tid få övergripande kunskap om kommande projekt för att kunna föra en dialog med branschen och övriga intressenter om utbildningssatsningar där målgrupperna skall kopplas till kommande upphandlingar/projekt behöver upphandlande enheter årligen ta fram prognoser på tre års sikt. Steg 1-3: Upphandlingsprognos och avsiktförklaring För att kunna göra en bedömning angående behovet av att genomföra eventuella yrkesutbildningar för målgrupperna och ha en tidig beredskap för detta, behöver en analys göras av alla planerade upphandlingar hos upphandlande enheter på tre års sikt i syfte att få fram en övergripande prognos avseende ungefärligt antal anställningar som vilka yrkeskompetenser som berörs. Arbetsordningen för detta arbete ser ut som följer: 25