Årsrapport, 2013, för arbetet med det i Göteborgs Stad prioriterade budgetmålet; Ökad social hänsyn vid upphandlingar av tjänster

Transkript

1 1(6), 2013, för arbetet med det i Göteborgs Stad prioriterade budgetmålet; Ökad social hänsyn vid upphandlingar av tjänster 1. Inledning Detta är en årsrapport från och över Göteborgs Stad Upphandlings ABs arbete med det tilldelade processägarskapet över prioriterade budgetmålet Ökad social hänsyn vid upphandlingar av tjänster. I dokument finns samlat både information om bakgrunden till uppdraget och information om vad som utförts under året. Under det år som gått har stora organisatoriska förändringar skett med arbetet kring det prioriterade målet på Upphandlingsbolaget. Det prioriterade målet har under året väckt nyfikenhet och intresse runt om i landet och nationellt ligger vi i framkant. 2. Period för rapport Ansvarigt kommunalråd Tomas Martinsson, (Mp) 4. Processägare Göteborgs Stad Upphandlings AB (Upphandlingsbolaget) 5. Processansvarig Helena Sagvall, CSR-samordnare 6. Det prioriterade målet - uppdraget I stadens budget har det sedan 2012 angetts följande prioriterade mål: Upphandling av tjänster med social hänsyn ska öka. Upphandlingsbolaget har tilldelats processägarskapet för detta prioriterade mål. et innebär att Upphandlingsbolaget ska vara processdrivande i frågan om social hänsyn i upphandlingar av tjänster. Det innebär att Upphandlingsbolaget ska erbjuda stöd såväl till stadens verksamheter som till leverantörer för att höja kunskapen om möjligheterna att kunna ställa krav på social hänsyn i upphandling. Det är dock varje förvaltning och bolag i kommunen som själva har ansvar för att i sina egna upphandlingar ställa och hantera dessa krav.

2 2(6) I budgeten anges följande som har koppling till det prioriterade målet: Staden kan också underlätta för utlandsfödda, personer med funktionsnedsättning och unga att få jobb och praktik genom att ta sociala hänsyn i stadens omfattande upphandlingar. Stadens ekonomi måste bygga på långsiktigt hållbara lösningar som tar miljömässiga och sociala hänsyn. Detta ska vara en naturlig del av upphandlingsprocessen. Upphandling kan främja många samhälleliga mål och bidra till måluppfyllelse i flera andra av budgetens prioriterade mål. Därför bör staden i ökad omfattning beakta fler sociala aspekter vid upphandling. Till exempel antidiskrimineringsvillkor, tillgänglighetskrav... - Under 2014 ska minst 50 procent av stadens tjänsteupphandlingar göras med social hänsyn. I Budget 2013 finns det, i Inriktningen för Upphandling, beskrivet vad stadens verksamheter ska arbeta med inom ramen för det prioriterade målet. Där anges t.ex.: att främja sysselsättningsmöjligheter för personer som står långt från arbetsmarknaden lika möjligheter och sociala rättigheter främja anständiga arbetsvillkor och arbetstagares rättigheter 7. Definition Social hänsyn är 2013 fortfarande ett relativt nytt och brett begrepp som väcker en del frågor och begreppet används med olika betydelser i olika sammanhang. På ett nationellt plan är definitionen fortfarande väldigt bred och omfattar både det som vi kallar för etiska krav och det som vi kallar krav på Social hänsyn. Bakgrunden till den breda och något otydliga nationella definitionen är ett tolkningsmeddelande från EU-kommissionen om vilka olika företeelser som skulle kunna vara Social hänsyn i upphandlingar. Tolkningsmeddelandet i form av en handledning finns länkat till från Upphandlingsbolagets hemsida. Utifrån det som står angivit i stadens budget och det arbete som redan bedrivs skiljer Upphandlingsbolaget på etiska krav och social hänsyn. Etiska krav ställs i första hand på anställningsförhållanden i produktion av varor utanför Sveriges gränser. De etiska kraven bygger i stora delar på ILOs och FNs konventioner samt nationell lagstiftning i produktionslandet. De etiska kraven omfattas inte av budgetens inriktning för det prioriterade målet med ökad Social hänsyn i upphandlingar av tjänster. Social hänsyn kan ställas som krav eller villkor i en upphandling där syftet främst är att förbättra förutsättningarna för invånarna i Göteborgs Stad att nå ökad delaktighet i samhället. Framför allt ska de ge ökade möjligheter för de som står långt från arbetsmarknaden att få ett jobb, att öka invånarnas lika möjligheter och sociala rättigheter samt att främja anständiga arbetsvillkor och arbetstagares rättigheter.

3 3(6) 8. Aktiviteter under 2013 Tillsättning av tjänsten CSR-samordnare. Under 2013 tillsatte Upphandlingsbolaget tjänsten som CSR-samordnare. CSR-samordnarens uppgift är bland annat att säkerställa att krav på Social hänsyn kommer med i de ramavtalsupphandlingar där det är lämpligt, att samla och sprida information om Social hänsyn i upphandlingar till Stadens verksamheter samt att fungera som kontaktperson för Upphandlingsbolaget i pilotprojektet. Tillsättningen av CSR-samordnartjänsten är ett led i att utveckla processägarskapet genom att avsätta resurser för uppdraget. Resurser för uppdraget fanns inte avsatta tidigare. CSRsamordnaren tillträdde sin tjänst 1 oktober. Informationsspridning via nätet Under 2013 har informationen till stadens verksamheter och leverantörer via Upphandlingsbolagets hemsida fortsatt att utvecklas. Under året har det tillkommit exempel från andra delar av landet, fler exempel från Göteborg och information riktad till leverantörerna. Upphandlingsbolaget har också påbörjat arbetet med en egen hemsida för Social hänsyn i upphandlingar genom att reservera domänen, Idag pekar hemsidan mot den del av Upphandlingsbolagets hemsida som handlar om Social hänsyn, men på sikt skall det kunna utvecklas till en fristående sida med information om Social hänsyn i upphandlingar och framförallt om arbetet med pilotprojektet. Informationsträff Den 23/ höll Upphandlingsbolaget en Informationsträff där den nya organisationen kring det prioriterade målet och det kommande pilotprojektet presenterades. Ca 55 personer deltog. Kickoffen hölls på Hotell Riverton. Inbjudan var skickad till alla stadens verksamheter, inbjudan riktade sig mot de personer som arbetar med eller ansvarar för inköp och upphandling. Deltagande i Almedalsveckan Upphandlingsbolaget höll under Almedalsveckan ett föredrag om det arbete med Social hänsyn i upphandlingar som nu bedrivs i Göteborg, fokus låg på att presentera pilotprojektet och alternativa modeller för projektet att arbeta med. Föredraget hölls i samarbete med Upphandling24 som arrangerade seminarier med upphandlingsfokus under två dagar. Föredraget var välbesökt på plats och sändes även via webb-tv. Föredraget i sin helhet ligger nu att titta på via vår hemsida. Införande av Antidiskrimineringsklausul Under 2013 har Upphandlingsbolaget lagt till en antidiskrimineringsklausul i alla nya ramavtalsupphandlingar utav tjänster som genomförs. Klausulen är tillagd som ett led i arbetet med att uppfylla budgetens mål med upphandling i Staden, vilken anger att Staden i ökad omfattning skall beakta flera sociala aspekter vid upphandling. Tillexempel antidiskrimineringsvillkor Antidiskrimineringsklausulen bygger på den svenska lagstiftningen

4 4(6) inom området och lägger stor tyngd vid att lagstiftningen uppfylls av stadens leverantörer. Brott mot antidiskrimineringsvillkoren leder till vite. Möjlighet att ställa krav på Social hänsyn i de förnyade konkurrensutsättningarna av Städtjänster. Under våren 2013 trädde ett nytt ramavtal för städtjänster ikraft. I upphandlingen skulle anbudsgivarna redovisa för hur de idag arbetar med Social hänsyn, redovisningarna togs med för att få en bild av hur leverantörsmarknaden i branschen tidigare arbetade med dessa frågor. Ramavtalet med de vinnande leverantörerna ger också Stadens verksamheter möjlighet att ställa krav på Social hänsyn i upphandlingar, exempelvis i form av praktik eller anställningar. De skrivningar som användes i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen utav städtjänster ligger nu ute som ett positivt exempel på vår hemsida. Poseidon och Familjebostäder är två bolag som har tagit tillvara på möjligheten i ramavtalet att ställa krav på anställningar i sina förnyade konkurrensutsättningar. För Familjebostäder blev resultatet att minst 7st personer ur de prioriterade målgrupperna som tidigare gått utan arbete nu fått en anställning. Pilotprojektet Under 2013 startades ett pilotprojekt som under en tvåårsperiod skall undersöka vilken modell och vilket arbetsätt som är bäst lämpat för Göteborgs Stad att arbeta med när det gäller Social hänsyn i upphandlingar. Pilotprojektet ägs av Stadsledningskontoret men drivs av Upphandlingsbolaget. Under våren genomfördes rekryteringar och på sensommaren anställdes två projektledare. Pilotprojektet bedrivs ihop med ett urval av stadens verksamheter. För mer information om Pilotprojektet, se en. Övriga aktiviteter Representanter från Upphandlingsbolaget har deltagit i flera olika möten, förutom ovan nämnda, för att inhämta och sprida information om det prioriterade målet. Upphandlingsbolaget har dessutom bedrivit ytterligare internt arbete inom ramen för det prioriterade målet. Nedan redogörs kort för andra, mindre eller ännu inte helt avslutade aktiviteter som genomförts eller påbörjats under 2013; - Upphandlingsbolaget har under hösten tagit fram två nya skrivningar som nu testas i två ramavtalsupphandlingar, Postförmedlingstjänster och Livsmedel grossist. De nya skrivningarna avser två olika typer av upphandlingsmodeller och när de har testats är de tänkta att kunna fungera som exempel för stadens övriga verksamheter. Upphandlingarna beräknas bli färdiga under det första halvåret av Definition av det prioriterade målets geografiska omfattning utifrån budgetens intentioner har tagits fram. - Besvarande av principiella frågeställningar kring Social hänsyn i upphandlingar utifrån den praxis som finns, främst på Europanivå. Svaren har tagits fram i samarbete med

5 5(6) Upphandlingsbolagets jurister och skall nu spridas via Upphandlingsbolagets hemsida. Fler frågor finnas fortfarande att besvara. - I början av december gick en enkät ut till de bolag och förvaltningar i staden som inte omfattas utav pilotprojektet. Enkäten besvarades utav 18 verksamheter. Av dessa anger 7 st att de ställt krav på Social hänsyn i sina upphandlingar på ett eller annat sätt. I enkäten efterfrågades vilket stöd som verksamheterna vill få från Upphandlingsbolaget i sitt arbete med att uppfylla det prioriterade målet i budgeten. Enkäten låg till grund för ett dialogmöte som sedan hölls i början av Representanter från Upphandlingsbolaget deltog i Juni på ett nationellt rundabordssamtal där information gavs om Göteborgs Stads arbete i frågan och där information inhämtades om andra verksamheters arbete, juridisk praxis och forskning på området. - I november deltog Upphandlingsbolaget på Upphandling24 konferens i Göteborg med ett föredrag om det arbete med social hänsyn som pågår i Staden. - I december deltog Upphandlingsbolaget i SOI Västs konferens med ett föredrag och två workshops på ämnet social hänsyn i upphandlingar. - Möten med SDF Norra Hisingen om möjligheten att ställa krav på social hänsyn vid ombyggnaden av Selma Lagerlöfs torg. - Möte med Vuxenutbildningsförvaltningen för att diskutera deras möjligheter att ställa krav på Social hänsyn i sina upphandlingar. - Information på Social resursnämnd om upphandlingar med Social hänsyn. - Informationsutbyte och samarbete med Social resursförvaltnings avdelning för stöd till sociala ekonomier vilket resulterat i information på vår hemsida om IOP, individuellt offentligt partnerskap samt en länk vidare till Socialresurs hemsida. - Möten med Coompanion, Samhall m.fl. för att diskutera möjligheterna för de sociala ekonomierna att delta mera i upphandlingar. - Påbörjat ett arbete tillsammans med pilotprojektet och stadsdelarnas arbetsmarknadsverksamheter för att hitta en modell att arbeta med tillsvidare för de upphandlande verksamheter som inte omfattas av pilotprojektet. - Besvarande av frågor och informationsspridning via telefon och mail till stadens olika verksamheter och enstaka externa intressenter, t.ex. kranskommunerna. 9. Hur går vi vidare? Upphandlingsbolaget kommer att fortsätta att arbeta med de punkter ovan som inte avslutats under Förutom dem finns ett par andra punkter som behöver ges extra fokus: 9.1 Lokalisera och definiera centrala frågeställningar för det fortsatta arbetet. I en av 2012 för det prioriterade målet lyftes en rad frågeställningar som behövde besvaras. För följande frågeställningar pågår utredning.

6 6(6) Vid vilka upphandlingar är det lämpligt att ställa krav på social hänsyn I form av att främja sysselsättningsmöjligheter? Vilken påverkan har dessa krav på leverantörsmarknaden? 9.2 Checklista En checklista med punkter att följa och att tänka på när upphandlingar med social hänsyn genomförs, har efterfrågats från verksamheterna. 9.3 Uppföljning I de upphandlingar som gjorts med Social hänsyn behöver uppföljningar ske för att säkerställa att kraven fallit väl ut samt för att dra lärdom av eventuella problem som visat sig. En rutin för uppföljning ska tas fram. 10. Sammanfattning Efter ett andra år som processägare kan Upphandlingsbolaget konstatera att det prioriterade målet fortsatt ligger rätt i tiden, social hänsyn är en fråga som växer. Göteborgs Stad ligger, trots den förhållandevis korta tid vi arbetet med målet, i framkant nationellt. Under året som gått har arbetet med målet intensifierats. Pilotprojektet är i full gång och medvetenheten om målet i Stadens verksamheter har ökat betydligt. I de möten med Stadens verksamheter som genomförts under året finns ett tydligt engagemang vilket är en god förutsättning för att kunna utveckla ett bättre samarbete inom området. Att införa ett aktivt arbete med social hänsyn i hela staden är ett omfattande arbete. Upphandlingsbolaget tror dock att Staden utifrån de förutsättningar som finns och det arbete som bedrivs på flera håll har möjligheter att etablera ett arbetssätt där upphandling med social hänsyn kan komma att göra skillnad i vardagen för göteborgarna.