Äntligen ett earkiv! Vår resa från förstudie till ett driftsatt earkiv David Osser IT-arkivarie Malmö stadsarkiv Kulturförvaltningen Arkivforum, 2015-11-12
Det nya Malmö stadsarkiv
Malmö stadsarkiv och earkiv en bakgrund Tillhör Kulturförvaltningen Anställde sin första IT-arkivarie 2009 (totalt ca: 25-30 medarbetare på Malmö stadsarkiv) Gjorde förstudier/bevarandestrategier under åren 2010-2013 Pilottestade earkiv som tjänst i början av 2014 Direktupphandlade earkiv som produkt i november 2014
Förstudie Organisationskultur, ärendegång, rätt personer, ekonomi, visa på kostnadsväxlingar, rättsäkerhet, förankring med jurister Begripligt underlag till beslutsfattare Inte för omfattande Dämpa förväntningar Gäller att våga börja
Tidigare för mycket fokus på? etjänster Ordningsstrukturer (verksamhetsbaserad arkivredovisning) Vilken är utgångspunkten för införande av earkiv? Är det utifrån att bygga etjänster eller är det bevarande av information (det allmännas handlingar)?
Utmaningar Balansen (teknik vs. arkiv) Språket Omfånget
Att överkomma utmaningarna Samarbete med IT (systemförvaltarforum) Enkla checklistor/frågor gallringsutredning/ systemdokumentation Proaktivt arbete (tillsyn, utbildning) Våga synas, våga anpassas och våga ompröva arbetssätt (prestigelös)
forts. Att överkomma utmaningarna Databaskompetens (jämförelse konservator för äldre papper) Ett ben i kultur och ett ben i förvaltning målgruppsanpassa din kommunikation Var inte rädd att fråga earkiv kräver organisatorisk mognad och tålamod
Samarbete mellan Arkivfunktionen och IT-funktionen Tala samma språk arkivarie=informationsarkitekt information=allmänna handlingar Krav vid upphandlingar, möjligheter att komplettera varandra Gallringsutredning/informationsvärdering hjälp vid informationsklassning.
Gemensamma beröringspunkter med IT-avdelningen, earkiv en del av livscykeltänket Att planera och styra informationsflöden Att bygga och förvalta informationsflöden Att överföra och bevara information Att bevara och tillhandahålla information
Vårt första arkiverade system DocuLive (diarie/ärendehanteringssystem)1998 2013 Först som pilottest earkiv som tjänst och sedan arkiverat med nuvarande earkiv som produkt
Programsviten Marshal OAIS Editor Ett verktyg för att definiera datauttag, leveransfiler och paket av leveransfiler. Definitionerna lagras i XML och kan användas direkt eller av andra programvaror.
Skörda, modellera och arkivera
Konvertering DocuLive Systemdokumentation Gallringsbeslut Intervjuer/workshops Behörigheter/sekretess Prestanda/lagring
Förutsättningar förr (Malmö stad) Fokus på eförvaltning/etjänster, earkivet försvann i mängden? Oförståelse/bristande kompetens kring att IT-stöd innehåller allmänna handlingar Inget utvecklat samarbete med IT Malmö
Förutsättningar idag (Malmö stad) Fokus på bevarande digitala arkivhyllor med nycklar in snarare än etjänster/appar Arbetsmetoder börjar sitta Ses (äntligen) som ett IT-stöd för arkivverksamhet Gott samarbete med IT Malmö
Malmö stadsarkiv earkivfunktionen IT Malmö Digital utveckling IT Malmö Drift Systemägare Systemförvaltare Lösningsarkitekt Teknisk tjänsteägare IT-arkivarie Verksamhetsarkitekt Arkivarie Kommunikatör ITsäkerhetsspecialist DBA
IT-miljö i Malmö stad
earkivets miljö Staging area Temporär lagring, modellering och labbmiljö earkivet
Säkerhet/behörighet Behörigheter styrs i dagsläget av AD-grupper earkivet är förberett med stöd för federation med SAML2 Kommer krävas två-stegs autentisering för känslig arkiverad information i framtiden Sökningar och visningar i earkivet loggas, enkelt att skapa rapporter
Att leverera information till earkiv - metod Inledande möte Informationsvärdering/gallringsutredning Gallringsbeslut/Bevarandebeslut Provleverans Leveransöverenskommelse Skarp leverans
Viktigt att tänka på (ska definieras i leveransöverenskommelsen) Var sker gallringen? I levererande system eller i earkivet? Sökbehov och behörigheter Utlämnande av handlingar ( mellanarkiv eller slutarkiv)
Så kom vi igång skarp leverans Liten skala (projektstorlek, innehåll och målsättning) Enkel leverans (lågt hängande frukter, större framgångsutsikter) Bygg inte för stort från början Vågade ompröva arbetssätt
Att tänka på inför köpet Tänk efter i vilken ände ni börjar: är det utifrån etjänster eller är det bevarande av information? Finns metod(er) och checklistor för informationshantering hos leverantörerna ifråga? Hur mycket arbete ska ligga på kommunen respektive leverantören? Vi har författningskrav på att rättsäkert hantera information inte lagkrav på att skapa fräcka appar. Lagringskostnader kan bli kostsamt: egen lagring, leverantören lagrar, framtida molntjänster? Utred möjligheter tidigt!
forts. Att tänka på inför köpet Separera earkivfrågan från verksamhetsbaserad arkivredovisning Engagera rätt personal/beslutsfattare med rätt kompetens
Förvaltningsfasen Klargöra gränssnitten mellan arkivet, IT-tjänst, IT-drift och levererande förvaltningar (PM3) Finansieringsmodell för earkivet
Arkiverade IT-stöd 2015 DocuLive (diarie,ärendehanteringsstöd) Mandat (förtroendemannaregister) Kundakt DART (social&arbetsmarknad) Kundakt FLYKT (social&arbetsmarknad)
Planerade arkiveringsprojekt 2016 A+ (ekonomi) Raindance (ekonomi) Elit/Extens (skoladministration) PMO (elevhälsa, journalsystem) Procapita (sociala ärenden) Miljöreda (ärendehantering)
Övrigt 2016 Data Warehouse/Business Intelligence Alternativ behörighetsstyrning SAML2 Objekttillsyn som ska ligga som en grund för en behovsinventering Digitalisering av skolbetyg Fotoarkivet
Frågor?
Så här ser det stödet ut