CHECKLISTA INTERNA REVISIONER Ledning 011 Kvalitetsgruppen 9001 Företag: MOTORSPORT AB Revisionen genomförd av: Andersson Datum: 011-09-8 Har skickat/mailat infylld checklista Replik X 111003 Process: Ledning Denna checklista ska användas för internrevision av ledningsprocessen. Instruktioner till revisorn Läs först den allmänna instruktionen för internrevision 009 Redovisning av revisionen: Maila dokumentet till jm@replik.nu. Dokumentet läggs in på er företagssida på Kvalitetsgruppens webbportal. Bedömning: 1=Inga behov av förbättringar =Behöver förbättras Instruktioner till ledningen När revisionen är färdig ska ni göra följande: Ledningens uppgift är att dra slutsatser med hjälp av revisionen och därefter besluta om åtgärder och förbättringar. Skriv in åtgärderna i er handlingsplan (Att göra lista). När ni går igenom resultatet ska ni se till att de åtgärder ni föreslår är till nytta för eller eller Kunderna Lönsamheten Medarbetarna Process: Ledning ver 011 Kvalitetsgruppen 9001 Sidan 1(6)
CHECKLISTA INTERNA REVISIONER Ledning 011 Kvalitetsgruppen 9001 Genomförs som samtal/diskussion i grupp. Gruppen består av dig som revisor samt ledningen (försök att få med alla). Deltagare vid revisionen: Emrik Henrik Jörgen Kennert Emil Leif Mårten Fråga 1 Vad är ni speciellt nöjda med under året när det gäller den övergripande styrningen och ledningen av företaget? engagemang för kvalitetsarbete? lönsamhet? effektiviseringar? nöjda kunder? samarbetet mellan kollegor? systematiken? annat? Skriv svaret i punktform nedan Lönsamhet och effektivisering satsas det mest på, dock missas kanske tänket på kvalitetsarbete en del. (Missas att göra en slutlig kontroll på utförda arbeten i verkstan ibland) Motorsport borde kunna ha en mer vi -känsla. Det borde finnas mål och riktlinjer vad det är som gäller (miljö, vart företaget vill, Kvalitet, försäljningsarbete mm) detta borde komma ifrån ledningen/chefen. (det kanske redan finns men i så fall vore det bra att veta vad vi har att jobba mot tillsammans) Ombyggnad och renovering av lokaler har blivit bra. Förmedla ut lite klarare målsättning och inte bara se på ökad tim utdebitering Flertal investeringar i verkstan är bra. Mer samspel mellan ledning och verkstad Vi har börjat ha mer möten och tillfällen att prata om problem och hur vi ska lösa dem, det är bra. Process: Ledning ver 011 Kvalitetsgruppen 9001 Sidan (6)
CHECKLISTA INTERNA REVISIONER Ledning 011 Kvalitetsgruppen 9001 Bedömning: 1=Inget behov av förbättringar =Behöver förbättras Denna del fylls av ledningen efter revisionen. Att undersöka Bedöm ning Kommentar Vad behöver göras för att åtgärda och/eller förbättra? Vem ansvarar för att det ni kommer överens om blir gjort? 1 Vi arbetar enligt den årsplan som finns på kul.replik.nu (alternativt att ni har en egen årsplan). 3 Ledningen har informerat alla medarbetare om trender och utveckling inom det systematiska kvalitetsarbetet. 1 X Vi har gått igenom en del på våra möten men detta kan bli bättre Vi ska ha genomgång med alla 4 Vi har en kvalitetspolicy som är anpassad till vad verksamheten sysslar med. (Ser man att det handlar om försäljning av bilar och verkstad?) Ja 5 Vi har kvalitetsmål för lönsamhet, kundnöjdhet och medarbetarnas engagemang. Process: Ledning ver 011 Kvalitetsgruppen 9001 Sidan 3(6)
CHECKLISTA INTERNA REVISIONER Ledning 011 Kvalitetsgruppen 9001 Denna del fylls av ledningen efter revisionen. Att undersöka Bedöm ning Kommentar Vad behöver göras för att åtgärda och/eller förbättra? Vem ansvarar för att det ni kommer överens om blir gjort? 6 Det finns verktyg och/eller metoder för att få kunskap om vad som ger kundtillfredsställelse? ( Vi sticker inte bara upp fingret i luften.) EQC Vi ska göra ett eget frågeformulär (som vi även gjorde 010) och fråga kunden vid betalning av verkstadsjobbet om de vill medverka, vi skickar då med ett svarskuvert så de kan fylla i det hemma och skicka i retur. 8 Ansvar och befogenheter är kända av alla medarbetare. 9 Kvalitetssamordnaren har tillräckligt med resurser (framför allt tid) för att göra sitt jobb. Nja.vi kunde jobba mer med detta. Han/hon har tillräcklig kunskap för att göra sitt jobb. 10 Ledningen arbetar kontinuerligt med att säkra/öka medarbetarnas engagemang och motivation. 1 x Genom våra möten blir alla mer engagerade och det finns mycket bra tankar och ideér hos personalen 11 Ledningens genomgång genomförs regelbundet. Det finns protokoll. Process: Ledning ver 011 Kvalitetsgruppen 9001 Sidan 4(6)
CHECKLISTA INTERNA REVISIONER Ledning 011 Kvalitetsgruppen 9001 Denna del fylls av ledningen efter revisionen. Att undersöka Bedöm ning Kommentar Vad behöver göras för att åtgärda och/eller förbättra? Vem ansvarar för att det ni kommer överens om blir gjort? 1 Vår avvikelsehantering fungerar dvs. vi rättar till fel och tar fram åtgärder för att se till att problem inte upprepas. Avvikelsehanteringen dokumenteras. 1 Vi har inte haft ett fungerande system för detta, vi upprepar ofta fel om och om igen Ny avvikelse/förbättr. Rutin har skapats genom ISO som ska användas av alla, dessa diskuteras sen på våra möten där vi letar upp orsak och vad vi kan göra för att undvika samma fel igen mm 13 Det finns ett ständigt förbättrings tänk i företaget. Det är självklart för alla medarbetare att diskutera och utveckla idéer som kan förbättra för kund, för kollegor eller som förbättrar lönsamheten. 1 x Ja, men ofta faller vi tillbaka i det gamla. När vi tar ett beslut ska vi alltid utse en ansvarig som följer upp och ser till att vi jobbar efter det. Skriftliga rutiner när det krävs. Leif ska informera om läget för företaget och vad som händer il bilförsäljningen till övrig personal. Han ska även deligera ut jobb och informerar om vem som har ansvaret. Leif För en bättre vi-känsla i företaget börjar vi med en gemensam fika varje onsdags eftermiddag kl.15 där vi kan prata och umgås Vi har bokat en hocky-kväll på Vida Arena med 3-rätters meny i restaurangen och match Växjö Lakers AIK den 13 okt. Leif När det gäller Miljö mål ska detta ses över, försäkringsbolagen ställer mer och mer krav på miljö tänk. 14 Vi dokumenterar våra förbättringar. Process: Ledning ver 011 Kvalitetsgruppen 9001 Sidan 5(6)
CHECKLISTA INTERNA REVISIONER Ledning 011 Kvalitetsgruppen 9001 Process: Ledning ver 011 Kvalitetsgruppen 9001 Sidan 6(6)