Avancerade funktioner för dig som har hosträttigheter Denna manual vänder sig till dig som har gått kursen Steg 2 i vår Connectutbildning. Funktionerna som beskrivs i denna manual kan man endast komma åt om man gått den kursen. Skulle du vara intresserad av att få möjlighet till de mer avancerade funktionerna, kontakta IKT. Tänk på att det kräver goda kunskaper i Connect för att använda dessa funktioner. Skapad: 2010-01-22 1
Telefon: 023 77 87 87 Innehåll Hur ändrar man behörigheten för andra deltagare?... 3 Vad betyder de extra funktionerna som nu finns i menyn under Meeting?... 4 Manage Access & Entry... 4 Invite participant... 4 Block Incoming Attendees... 4 Block Guest Access... 5 Place Particaipants On Hold... 5 Auto Promote Participants to Presenters... 5 Create Breakouts (skapa underrum)... 5 Record meeting (Spela in sitt möte)... 10 Manage Meeting Information... 14 Room Performance & Appearance... 14 Optimimize Room Bandwith... 14 Optimimize Screen Sharing... 15 Room Screen Resolution och Room Background... 15 End meeting... 15 Vad betyder de extra funktionerna som nu finns i menyn under Present?... 16 Make Me a Host, Presenter and Participant... 16 Show Presenter Only Area... 16 Preparing Mode... 17 Host Cursors... 17 Vad betyder de extra funktionerna som nu finns i menyn under Layout?... 18 Vad betyder de extra funktionerna som nu finns i menyn under Pods?... 19 IKT-pedagogiskt centrum... 20 2
Hur ändrar man behörigheten för andra deltagare? Iblan kan det varaa bra att ändra behörigheten för exempelvis studenter så att de inte kan påverka rummet lika mycket, så som att förstora och förminska pods. För att ändra behörigheten för en eller flera studenter kan du markera deras namn i deltagarlistan (håll in Ctrl och klicka på deras namn om du vill markera flera) och klicka på ikonen Set user role under listan till vänster. Alternativen du har är Set as Host, Set as Presenter och Set as Participant. Om du vill begränsa deltagarna kan du göra dem till Participant (deltagare). Håll sedan muspekaren över deras namn så kan du ge dem mikrofonrättigheter ( Grant Microphone Rights ) genom att klicka på mikrofonikonen. Se nedre bild. Det går även att markera flera och klicka på podoptions (kugghjulet i högra hörnet) och välja Enhanced Participant Rights. Där kan man då också ge deltagarna rättigheter att använda Sharepoden mm. 3
Vad betyder de extra funktionerna som nu finns i menyn under Meeting? Nedan beskrivas de extra menyer under Meeting som en person med Host- behörigheter (Host är den högsta behörigheten i Connect) kan se: Manage Access & Entry Invite participant Med hjälp av denna kan du bjuda in deltagare genom att skicka ut en e-postinbjudan. Connect hjälper dig att fylla i ett e-postmeddelande med information gällande just det rummet du befinner dig i. Det enda du behöver göra är att fylla i adressen till den/de du vill bjuda in. Block Incoming Attendees Denna funktion fungerar ej. 4
Telefon: 023 77 87 87 Block Guest Access Precis som det låter så stänger man ute gäster. De som inte använder sitt användarkonto utan loggar in som gäst kommer inte få tillåtelse att ansluta till rummet. Place Particaipants On Hold Då vi inte använder oss av denna behörighet (participants) ska ni inte använda denna funktion. Kom ihåg vilken tid ni bokat rummet. Det kan finnas andra lärare som har bokat rummet efter er och då kommer de inte in. Auto Promote Participants to Presenters Denna funktion ger alla som ansluter automatiskt Presenter-behörigheter, alltså den behörighet som alla studenter och lärare får när de ansluter till ett rum. Studenter och lärare får automatiskt rätt behörighet, detta är främst för de som loggar in som gäster. Create Breakouts (skapa underrum) Med denna funktion kan man skapa underrum till sitt huvudrum. Detta är bra om du exempelvis skulle vilja dela upp deltagarna i mindre grupper. Du startar Breakoutkonfiguratorn genom att antingen trycka på Create Breakouts i menyn eller att trycka på en av de två knapparna som visas på bilden här nedan till höger. 5
Du kommer då att på högersidan få fram Breakoutför deltagarna och det är konfiguratorn. Inget händer bara du som Host som ser denna. Det är först när du väljer att aktivera uppdelningen som det blir märktbart för deltagarna. Det är här som man ska dela upp deltagarna. Detta kan man göra på två sätt, antigen får Connect göra det åt dig eller så bestämmer du själv vem som ska vara i varje rum. 6
I detta exempel har vi tre deltagare i mötet. En som har Host-behörighet och två som har Presenter-rättigheter. Man kan som mest dela upp deltagarna i fem underrum. Som standard har Connect skapat tre stycken underrum. Vill vi direkt skapa fler underrum kan vi klicka på Add Breakout i menyn. Man kan även längst ner i denna ruta hitta en knapp där det står Add Breakout. Om vi vill att Connect ska dela upp deltagarna automatiskt går vi in på menyn och väljer Evenly Distribute From Main. Då delar programmet automatiskt upp deltagarna i de olika underrummen. Programmet delar bara upp de deltagare som har lägre behörigheter än Host. Detta är fortfarande i förberedelsestadiet, inget händer för deltagarna förrän du aktiverar uppdelningen. 7
För att sedan påbörja uppdelningen av deltagarna trycker man bara på Begin Breakouts. Då kommer de deltagare somnu är uppdelade i de olika breakoutrummen att komma in i ett nytt mötesrum som ser precis likadant ut som själva huvudrummet som du befinner dig i med samma funktioner som ett vanligt mötesrum. Du avslutar uppdelningen på precis samma sätt som du startade uppdelningenn genom att trycka på Begin Breakouts. Om du vill dela upp deltagarnaa själv gör du det enkelt genom att klicka på namnet i listan och sedan klicka på Assign och välja vilket Breakout personen ska vara i. När du är klar trycker du som tidigare på Begin Breakouts. 2. 3. 1. Du behöver inte markera och flytta en och en utan du kan med hålla nere Ctrl alternativt Shift och välja flera deltagare på en gång. Det är alltså samma kommandon som används i utforskaren i Windows. 8
Vill man skicka meddelande till alla deltagare kan man enkelt göra det genom att skriva i den lilla rutan nere till höger under chatten som har en megafon efter sig. Meddelandenaa kommer upp som en gul ruta uppe till höger. Ett tips är att även när du har aktiverat uppdelningen kan du flytta deltagare mellan rummen på precis samma sätt som tidigare fast då flyttas de direkt. Detta betyder att du kan flytta dig själv mellan varje Breakout, du kan alltså hoppa mellan olika diskussioner. Prata med IKT för fler tips på hur man kan arbeta i Connect. 9
Record meeting (Spela in sitt möte) I menyn hittar vi också Record Meeting, alltså spela in ett möte. Du kan här spela in dit möte genom att gå in i menyn och välja Record Meeting. Då kommer det komma upp en ruta där du ska namnge din inspelning. Här är det viktigt att du namnger din inspelning så att du enkelt kan känna igen den sedan. Din inspelning kommer att hamnaa bland flera andra inspelningar och det är därförr viktigt att du kan känna igen din egen inspelning. När du har namngett din inspelning under Name klickar du på OK. Inspelningen kommer då att starta och du kommer se en röd punkt uppe till höger i mötesrummet. Vill du sedan stoppa din inspelning gör du det antingen genom att välja Stop Recording när du klickat på den röda punkten eller så går du in i menyn och bockar av Record Meeting. För att sedan komma åt din nspelning måste rummet ha återskapats. Eftersom vi har byggt in en städfunktion som gör att när alla deltagare lämnar rummet raderas allt material så att rummet är rent när nästa möte skall hållas och det är först då som inspelningen flyttas att man kan komma åt den. Du kan antingen vänta tills 10
någon annan har haft möte eller se till att alla i ditt möte har lämnat rummet och gå själv ut ur rummet och gå sedan in direkt igen så att rummet återskapas. För att få tillgång till din inspelning går du till adressen: https://connect1.du.se/ Där loggar du in med ditt användarnamn och lösenord. Du kommer då komma till en sida som ser ut som nedan: För att hitta din inspelning gå till fliken Content. De andra flikarna har ni inte tillåtelse att se, det är bara fliken Content som ni kommer att ha tillgång till. 11
Se till att ni är väljer Shared Content och välj sedan mappen Recordings. Alla samtalrum kommer då att listas. Välj det rummet där ni hade ert möte. Det gäller alltså att ni kommer ihåg vilket rum ni hade ert möte i. 12
I exemplet nedan har jag valt att gå in i Samtalsrum 4 och där finns det en inspelning. Ju längre tiden går kommer det bli fler och fler inspelningar det är därför viktigt att ni döper dem till något som ni känner igen. Man kan sortera efter bland annat namn och datum vilket kan underlätta en hel del. I detta fallet klickar vi på den enda inspelningen som finns. Då får vi upp information om vår inspelning och det som vi vill komma åt är URL for Viewing som är adressen till inspelningen. Vill ni titta på inspelningen är det bara klicka på länken och då kommer inspelningen att starta direkt i er webbläsare. Vill ni lägga upp den på Fronter är det bara att kopiera länken och lägga upp den som vanligt. 13
Manage Meeting Information En funktion som behörigheten Host inte kan göra något med. Room Performance & Appearance Här kan man göra inställningar på kvaliteten som gäller för hela rummet. Optimimize Room Bandwith Den första inställningen man kan göra här är inställningen för rummets bandbredd. Alltså vilken uppkoppling som rummet kommer att kräva. Här finns det tre inställningar att välja emellan: Modem, DSL/Cable och LAN. Som standard är det inställt på DSL/Cable och varje gång rummet återskapas sätts denna inställning. Går du exempelvis in på ett rum och ändrar bandbredden så kommer inställningen vid nästa möte i alla falll att vara DSL/Cable. Detta behöver du egentligen inte ändra, men ska du ha ett möte med deltagare som du vet kommer att sitta på en dålig uppkoppling kan man alltid prova att gå ner till Modem. Denna inställning påverkar allaa och ljudkvaliteten kommer att förändras. Väljer man istället LAN så kommer ljudet att bli bättre, men kräver i sin tur mer av deltagarnas uppkoppling. 14
Optimimize Screen Sharing Här ställer man in kvaliteten när man gör skärmdelningar. Som standard är det inställt till Low Bandwith. Vill man att uppdateringshastigheten och färgerna ska bli bättre ökar man sin inställning här. Tänk på attt ju högre kvalitet desto mer krävs det av deltagarnas uppkoppling. Room Screen Resolution och Room Background Dessa inställnigar bör inte ändras. Room Screen Resolution ändrar storleken på bilden, men det gör det för alla deltagare och så som det är inställt nu fungerar det bäst för de flesta deltagare. Room Background är att man kan sätta en bakgrundsbild, men då rummet återskapas försvinner bakgrunden så det har det ingen betydelse om ni lägger upp någon. End meeting End meeting är en funktionn vi inte använder oss av eftersom vi använder samma rum om- och-om igen. 15
Vad betyder de extra funktionerna som nu finns i menyn under Present? Nedan beskrivas de extra menyer under Present som en Host kan se: Make Me a Host, Presenter and Participant De tre första alternativen i menyn är att man kan ändra sin egen behörighet. Detta kan exempelvis vara bra om man vill kunna se hur någon av de andra behörighetsnivåerna ser saker. Ändrar du din rättighetsnivå kan du alltid ändra tillbaka på samma sätt. Show Presenter Only Area Detta är en yta som man kan ta fram vid sidan av det vanliga utseendet på mötet som bara Presenters kan se. Men då alla deltagare som ansluter till rummet som standard får behörigheter som Presenters kommer alla i mötet att kunna se detta. Därför är det oftast en funktion som inte ska användas. 16
Preparing Mode En styrka i Connect är att man kan bygga upp sitt rum i olika layouter så att rummet anpassas efter vad mötet handlar om för tillfället. Som det är för de flesta lärare är rummets utseende låst till ett visst utseende. Vi har gjort så för att underlätta för de flesta som inte vill ha fler funktioner än de som redan finns. Just Preparing Mode är en funktion som gör att en Host kan ändra layouten utan att någon ser det förrän du som Host bestämmer det. Exempelvis om du sitter i ett möte och du skulle vilja lägga till ett nyttt verktyg såsom Notes (ett anteckningsverktyg som alla gemensamt kan anteckna i). Då kan du välja Preparing Mode och sedan ta en kopia på den layouten som ni arbetar i för tillfället och sedan lägga till Notes, återgå till mötet och byta layout till den nya utan att det händer något med innehållet i de andra podarna. Host Cursors Ni kanske har märkt att när man använder whiteboarden ser man alla deltagares muspekare. Det är under denna meny som ni väljer om de ska synas eller inte. Som standard är det inställt att de bara ska synas när man använder just whiteboarden. Dock så kan ni välja att stänga av dem helt och hållet, välja att bara ni ser dem eller så att alla ser dem hela tiden. 17
Vad betyder de extra funktionerna som nu finns i menyn under Layout? Nedan beskrivas de extra menyer under layout som en Host kan se: Rummets utseende är en layout. Så som Standard. Det går att göra egna layouter men de försvinner när alla lämnar rummet. Klickar du på New Layout får du upp möjligheten skapa en ny layout. Antingen från början eller med Standard som mall. Vill du ha en annan layout än Standard ställer du med fördel in det innan ditt möte/seminarium. 18
Vad betyder de extra funktionerna som nu finns i menyn under Pods? Nedan beskrivas de extra menyer under Pods som en Host kan se: Under Pods lägger du till nya poddar eller rutor. Som standard används Share, Chat, Camera och Attende list. Om du vill kan du ha två share-pods samtidigt, likaså två chattfönster. Detta innebär exempelvis att du kan ha två stycken skärmdelningar igång samtidigt. Nackdelen är dock att det blir väldigt smått. Camera och Attende list syns inte eftersom det bara kan finnas en av dem. Skulle du råka klicka bort en av dem kan du återställa den via Pods -menyn. Här finns nu också fler verktyg än vad som visas i standardmallen. De verktygs som tillkommer är Note, Poll, File Share och Web Links. Note: ett anteckningsverktyg som lämpar sig mycket bra för text 19
Telefon: 023 77 87 87 IKT-pedagogiskt centrum Den här manualen är skapad av IKT-pedagogiskt centrum. Upptäcker du felaktigheter eller andra brister tar vi tacksamt mot synpunkter via mail på adressen support@du.se. Vill du läsa fler manualer gå till: http://www.du.se/manualer. Vill du läsa mer om IKT-pedagogiskt centrum, gå till: http://www.du.se/ikt. 20