Information till bibliotek Innehåll 1) Inköpsstöd och inköpsprofiler... 2 2) Pris... 2 3) Beställning... 2 Webbokhandel... 2 Kundtjänst... 2 4) Bekräftelse på beställning... 2 5) Leveransvillkor... 3 6) Returer och reklamationer... 3 Returer... 3 7) Reklamationer... 3 8) Fakturering... 3 9) Statistik... 4 10) Specifika krav på pappersböcker med... 4... 4 Bibliografisk information... 4 Biblioteksutrustning... 5 o Biblioteksband... 5 o Plastning... 5 o Etiketter... 5 o Övrig utrustning... 6 Leveranstid... 6 11) Specifika krav på ljudböcker med... 6... 6 Bibliografisk information... 6 Biblioteksutrustning... 6 o Etiketter... 6 o Övrig utrustning... 6 Leveranstid... 7 12) Specifika krav på pappersböcker utan... 7... 7 Leveranstid... 7 13) Specifika krav på ljudböcker utan... 7... 7 Leveranstid... 7
1) Inköpsstöd och inköpsprofiler Leverantören ska stödja beställaren i inköpsprocessen och tillhandahålla kvalificerad och oberoende information som underlättar för kunderna att fatta beslut om vilka böcker som ska beställas. Leverantören ska löpande informera kunderna om nyheter på den svenska bokmarknaden. Informationen ska nå kunderna regelbundet och minst en (1) gång per månad. Informationen kan tillhandahållas digitalt eller i pappersformat enligt kundernas önskemål. Det ska vara möjligt för avropande myndighet/enhet att lägga upp en stående beställning utifrån en s.k. inköpsprofil. Det innebär att leverantören ska leverera en tjänst avseende ett urval av böcker baserat på aktuellt biblioteks angivna behov. Denna tjänst får inte innebära någon extra kostnad för avropande myndighet/enhet. 2) Pris Offererade rabatter/påslag och övriga priser framgår av 02 Priser. 3) Beställning Leverantören ska ta emot beställningar via webbokhandel och kundtjänst per telefon, telefax, e-post och brev. Leverantören ska i kontakter med avropande myndigheter/enheter tillhandahålla god service och tillgänglighet och snabbt, tydligt och korrekt besvara frågor som rör beställningar. Leverantören ska också tillhandahålla det antal kundnummer som är lämpligt för varje avropande myndighet/enhet (varje kund ska erbjudas möjlighet att ha flera kundnummer utan extra kostnad) Leverantören ska vidare erbjuda möjlighet till bevakning av utgivningsdatum för ej utkomna böcker samt spårade försändelser. Webbokhandel Leverantören ska tillhandahålla en biblioteksanpassad beställningssida på webben med komplett produktkatalog, med angivande av priser, där man kan söka systematiskt utan att inloggnings-id krävs. Kundtjänst Leverantören ska tillhandahålla en kundtjänst som är tillgänglig under kontorstid helgfria vardagar (kl. 08:00-16:00). Kundtjänsten ska ta emot beställningar enligt följande: - Per telefon och telefax enligt ordinarie samtalstaxa (Sverigesamtal), - Via e-postadress och per brev. 4) Bekräftelse på beställning
Leverantören ska skicka orderbekräftelse avseende varje beställning (elektroniskt eller i pappersformat) om avropande myndighet/enhet så önskar. Besked om huruvida leverans av ej lagerförd litteratur/media kan ske samt hur lång leveranstiden är ska lämnas inom två (2) timmar från beställningstillfället. Beställning av böcker som blir restnoterade ska inte vara bindande utan ska kunna annulleras. 5) Leveransvillkor Leverantören ska leverera beställda pappers- respektive ljudböcker "levererat förtullat" (enligt DDP, Incoterms 2010), till anvisad plats inom tre (3) respektive fem (5) arbetsdagar enligt kraven inom respektive Avtalsområde och i övrigt enligt de allmänna villkoren i ALOS -05. Leveransvillkoren gäller även om Leverantören anlitar en fristående transportör. Det ska vara möjligt för avropande myndighet/enhet att vid varje enskild beställning bestämma om leverans ska ske veckovis eller snarast möjligt. Leveranser ska kunna ske under bibliotekens öppettider. Innan leverans ska aktuellt bibliotek kontaktas för att möjliggöra leverans inom ramen för bibliotekets öppettider. Leverantören ska beskriva hur distributionen kommer att organiseras så att kraven ovan uppfylls. 6) Returer och reklamationer Returer Det ska vara möjligt för avropande myndighet/enhet att utan kostnad returnera pappers- respektive ljudböcker utan som avropande myndighet/enhet haft till påseende eller som blivit felaktigt beställda inom 30 kalenderdagar. 7) Reklamationer Avropande myndighet/enhet ska utan kostnad kunna reklamera pappersrespektive ljudböcker som är behäftade med fel eller har levererats felaktigt. Pappers- respektive ljudböcker som är behäftade med fel ska utan kostnad för avropande myndighet/enhet bytas ut mot felfria exemplar. Om det inte är möjligt att leverera ett felfritt exemplar ska avropande myndighet/enhet ha rätt att häva köpet och få full återbetalning. Avropande myndighet/enhet ska ha rätt att erhålla ersättningsexemplar av pappers- respektive ljudböcker som kräver utlåningsrätt utan att ny utlåningsrätt måste beställas. Rätten får alltså inte vara kopplad till det fysiska exemplaret. 8) Fakturering Avropande myndigheter/enheter har rätt att välja mellan e-faktura och pappersfaktura samt mellan samlingsfaktura och en faktura per beställning.
Leverantören ska kunna leverera e-fakturor enligt SFTI-standard (Single Face To Industry) i form av Fulltextfaktura eller Svefaktura alternativt skicka e-fakturor via fakturaportal tillhandahållen av avropande myndighet/enhet enligt separat överenskommelse. Avropande myndighet/enhet har rätt att få fakturorna adresserade till annan adress än leveransadressen. 9) Statistik Leverantören ska avseende varje kundnummer redovisa statistik (digitalt som excelfil eller i pappersformat) två (2) gånger per år till SKI. Statistiken ska redovisas enligt följande: - Antal beställda böcker per titel, - Antal utrustade böcker samt omfattning, - Antal restnoteringar, - Styckekostnad, - Antal levererade titlar, - Eventuella anmärkningar, - Datum för senaste leverans. Statistik ska också kunna levereras till avropande myndighet/enhet som efterfrågar det avseende samtliga kundnummer hos en avropande myndighet/enhet eller en grupp av avropande myndigheter/enheter. Statistik specifik för viss avropande myndighet/enhet ska även kunna levereras till avropande myndighet/enhet om det efterfrågas. Leverantören ska beskriva hur leveransen av statistiken kommer att organiseras så att kraven ovan uppfylls. 10) Specifika krav på pappersböcker med Detta Avtalsområde omfattar leveranser av biblioteksutrustad svensk och utländsk skön- och facklitteratur, inklusive statligt tryck, årsböcker, språkkurser och anpassade medier, i pappersformat samt kombinerade medier, t.ex. pappersbok med tillhörande mp3-fil. Bibliografisk information Leverantören ska vara väl insatt i de olika klassificeringssystem som förekommer på den svenska marknaden och leverera beställd litteratur och medier med korrekta katalogposter. I samband med beställning ska kortfattad och översiktligt bibliografisk information kunna levereras direkt in i bibliotekets bibliotekssystem, utan bibliotekens aktiva medverkan. Detta ska ingå i leverantörens åtagande utan extra kostnad för avropande myndighet/enhet.
Leverantören ska i sitt anbud beskriva hur kravet på bibliografisk information kommer att tillgodoses samt sina planer på utveckling av bibliografisk information och andra mervärden i detta avseende för detta område. Biblioteksutrustning o Biblioteksband Beställda böcker ska kunna levereras som biblioteksband. Definitionen av ett biblioteksband är i denna upphandling en bok vars rygg och inbindning förstärkts genom att den försetts med ett extra lager lim och väv samt att boken försetts med hårdband. Bandet ska även vara plastat eller vaxat. Biblioteksbanden ska kunna levereras fullt utrustade med korrekt bibliografisk rygg, hyllsignum, EDI-sekvensetikett och/eller RFID-etikett och om avropande myndighet/enhet så önskar bokkortsetikett. o Plastning Beställda böcker ska kunna levereras plastade. Plastade böcker ska kunna levereras fullt utrustade med korrekt bibliografisk rygg, hyllsignum, EDIsekvensetikett och/eller RFID-etikett och om avopande myndighet/enhet så önskar bokkortsetikett. Plasten som används för plastning av böckerna ska vara tjock och seg. Kemiska föreningar som innehåller bly, tenn och kadmium ska inte vara aktivt tillsatta i plasten. Följande flamskyddsmedel ska inte vara aktivt tillsatta till plasten: - Dekbromdifenyleter - CAS 1163-19-5, - Hexabromciklododekan - CAS 25637-99-4, - Klorparaffiner C10-13 - CAS 85535-84-8, - Oktabromdifenyleter - CAS 32536-52-0, - Pentabromdifenyleter - CAS 32534-81-9, - Polybromerade bifenyler (PBB) såsom Hexabrombifenyl - CAS 59536-65-1, - Tetrabrombisfenol A ((TBBPA)1 - CAS 79-94-7. Plasten ska inte innehålla PVC. Följande mjukgörare ska inte vara aktivt tillsatta till plasten: - Bensylbutylftalat (BBP) - CAS 85-68-7, - Dibutylftalat (DBP) - CAS 84-74-2, - Dietylhexylftalat (DEHP) - CAS 117-81-7, - Diisodecylftalat (DIDP) - CAS 26761-40-0, 68515-49-1, - Diisononylftalat (DINP) - CAS 28553--12-0, - Di-n-oktylftalat (DNOP) - CAS 117-84-0. o Etiketter Beställda böcker ska kunna levereras med EDI-sekvensetikett och /eller RFIDetikett. RFID-etiketterna ska baseras på chip enligt ISO-standarder 15693/ISO 18000-3 och följa den danska standarden "RFID Data Model for libraries: RFID Data Model for Libraries Working Group, Affiliated to Danish Standars s24/u4, juli 2005", eller likvärdigt. Etiketterna ska kunna kommunicera direkt med bibliotekets RFID-system. Etiketterna ska kunna levereras såväl oladdade som laddade beroende på avropande myndighets/enhet önskemål, fästa på insidan av bokens bakre pärm eller enligt särskild överenskommelse.
o Övrig utrustning Beställda böcker ska kunna levereras med: - Avropande myndighets/enhets individuella stämplar, - Genremärkning, enligt avropande myndighets/enhet önskemål. Denna märkning kan variera från bibliotek till bibliotek inom en avropande myndighet/enhet. Leveranstid plats inom fem (5) arbetsdagar. I samband med leverans ska hänsyn tas till 11) Specifika krav på ljudböcker med Detta Avtalsområde omfattar leveranser av biblioteksutrustad svensk och utländsk skön- och facklitteratur, språkkurser och anpassade medier som ljudböcker i på marknaden vanligt förekommande format. Upphandlingen omfattar inte s.k. streaming utan endast fysiska objekt. Bibliografisk information Leverantören ska vara väl insatt i de olika klassificeringssystem som förekommer på den svenska marknaden och leverera beställda medier med korrekta katalogposter. I samband med beställning ska kortfattad och översiktlig bibliografiska informationen kunna levereras direkt in i bibliotekets bibliotekssystem, utan bibliotekens aktiva medverkan. Detta ska ingå i leverantörens åtagande utan extra kostnad för avropande myndighet/enhet. Biblioteksutrustning o Etiketter Beställda ljudböcker ska kunna levereras med EDI-sekvensetikett och /eller RFID-etikett. RFID-etiketterna ska baseras på chip enligt ISO-standarder 15693/ISO 18000-3 och följa den danska standarden "RFID Data Model for libraries: RFID Data Model for Libraries Working Group, Affiliated to Danish Standars s24/u4, juli 2005", eller likvärdigt. Etiketterna ska kunna kommunicera direkt med bibliotekets RFID-system. Etiketterna ska kunna levereras såväl oladdade som laddade beroende på avropande myndighets/enhet önskemål, fästa på insidan av bokens bakre pärm eller enligt särskild överenskommelse. o Övrig utrustning Beställda ljudböcker ska kunna levereras med: - Avropande myndighets/enhets individuella stämplar, - Genremärkning enligt avropande myndighets/enhet önskemål. Detta kan variera från bibliotek till bibliotek inom en avropande myndighet/enhet.
Leveranstid plats inom fem (5) arbetsdagar. I samband med leverans ska hänsyn tas till 12) Specifika krav på pappersböcker utan Detta Avtalsområde omfattar leveranser av svensk och utländsk skön- och facklitteratur, inklusive statligt tryck, årsböcker, språkkurser och anpassade medier, i pappersformat utan. Leveranstid plats inom tre (3) arbetsdagar. I samband med leverans ska hänsyn tas till 13) Specifika krav på ljudböcker utan Detta Avtalsområde omfattar leveranser av svensk och utländsk skön- och facklitteratur, språkkurser och anpassade medier som ljudböcker utan. Leveranstid plats inom tre (3) arbetsdagar. I samband med leverans ska hänsyn tas till