1(9) Bilaga 1, Teknisk specifikation, till FMV anbudsinfordran 368778-AI842387 Ramavtal Registrering och registervård Innehåll Inledning... 2 Utbildning... 2 Anslutning till FMV stödsystem... 3 Resursbehov över systemlivscykelfaser... 4 Krav... 5 SKALL-krav:... 5 BÖR-krav:... 5 Konsultkompetens... 5 Arbetsuppgifter... 6 Exempel på arbetsuppgifter i stödsystemen... 6 LIFT... 7 PSUHP... 8 PMF... 8
2(9) Inledning FMV upphandlar ett ramavtal för konsulttjänster i området Registrering och registervård Denna bilaga är en teknisk specifikation som beskriver de system som arbetet bedrivs i, utbildning i de systemen samt de tekniska krav som ställs på konsulterna.. Med konsulter inom Registrering och registervård avses konsulter som kan utföra registrering och registervård i FM:s/FMV:s stödsystem. De uppgifter som främst avses är förnödenhetsdataregistrering och registrering av övrig teknisk grunddata för underhållsplanering och uppföljning. De stödsystem som behöver användas kan variera över tiden men för tillfället är det främst FREJ88/PDR, PMF, Lift och PSUHP som bedöms vara angelägna. Vid eventuellt tillkommande av stödsystem avser FMV tillhandahålla utbildning av dessa. Utbildning För att erhålla behörighet i aktuella system krävs formell utbildning. I de fall leverantörens konsulter saknar behörighet kommer FMV efter avtalstecknande att tillhandahålla utbildning i samtliga berörda system. FMV står för kurskostnaden medan leverantör står för kostnader för arbetstid, resor mm. FMV står endast kostnaden för det första utbildningstillfället som sker direkt efter avtals tecknande. Det finns dock möjlighet för leverantör att själv bekosta utbildning för fler konsulter vid senare tillfälle, till exempel i de fall där de av FMV utbildade personerna lämnar leverantören. Utbildning Kursort Kurslängd Utbildning Grund och Förvaltningsdata Arboga 4 tim Produktdata registrering (PDR) för indaterare Arboga 8 tim FREJ88 för informations sök och rättningstjänst Arboga 4 tim CD FREJ informations sök Arboga 8 tim Produktionsmiljö materielförteckningar Arboga 8 tim PSUHP Stockholm 4 tim Lift Lokal (Lift L) * 4 dagar Lift Grunddata (Lift G) Teknisk tjänst * 2-3 dagar *Kursorten kommer att anpassas efter behov förutsatt att anslutningar till system Lift har upprättats.
3(9) Anslutning till FMV stödsystem FMV och FM har höga krav på säkerhet när leverantörer ska ansluta till de stödsystem som används av FMV och FM. Anslutning skall ske till FMV Kungsörsvägen 56, Arboga, med av FMV godkänd och auktoriserad anslutningsförbindelse hos FMV driftleverantör. Leverantören skall följa de direktiv som FMV utfärdar när det gäller anslutning. I den auktoriserade tekniska lösningen för FMV anslutningsförbindelse ingår fast IP-förbindelse och router, som ansluts i överlämningspunkt hos leverantören. Samtliga med förbindelsen förenade kostnader är leverantörens ansvar. Det innebär att anbudsgivaren får vända sig till av FMV utsedd leverantör (Logica AB), som kan tillhandahålla den godkända och auktoriserade lösningen samt lämnar offert över teknisk lösning med tillhörande kostnad. Kostnaden för förbindelsen beror på t ex de tekniska förutsättningarna i överlämningspunkten samt geografiskt avstånd till basstation etc. Anslutningskostnaden kommer inte att vara utslagsgivande i anbuden. Underlag och ansökan Under anbudstiden kan anbudsgivaren vända sig till Logica AB för att erhålla offert avseende teknisk lösning och kostnader för den tekniska lösningen. Logicas handläggningstid för att tillhandahålla offert uppgår till 5 arbetsdagar. Efter avtalstecknande Omgående efter avtalstecknande skall leverantören vända sig till FMV för att med stöd av FMV upprätta en ansökan om att få ansluta till stödsystem. FMV bistår i detta arbete genom att granska att ansökan är korrekt samt att ett godkännande från aktuell systemförvaltare är inkluderad i ansökan. Etablering och avtal Från det att en komplett och korrekt ifylld ansökan om anslutning till FMV stödsystem inkommit till FMV uppgår handläggningstiden till leverans till ca 6-8 veckor. Kontaktuppgifter hos FMV driftleverantör Logica AB Carina Berglind 0589-877 08 carina.berglind@logica.com
4(9) Resursbehov över systemlivscykelfaser Registrering och registervård kommer in i systemlivscykelfaserna 3, 4 och 5 d.v.s. Produktion, Användning/underhåll (vidmakthåll) samt avveckling. Detta avtal avser det område omgärdat av gult i figur 1 nedan. Figur 1. Indelning av ILS delområden inom systemlivscykelfaser. Fördelning av resursbehov per år FMV har bedömt att resursbehovet per system per år är: PDR/FREJ88: 5000-10 000 timmar LIFT: 2000-5000 timmar PSUHP: 500-2000 timmar PMF: 500-1000 timmar FMV garanterar inte att de uppskattade antalet timmar kommer att upparbetas under kontraktstiden.
5(9) Krav SKALL-krav: S.1 Anbudsgivaren skall redovisa erfarenhet av produktdatahantering och ha genomfört registreringar av minst 100 produkter i valfri produktdatabas. Bevisas genom att referenser bifogas anbudet, dock max tre. S.2 Anbudsgivaren skall ha erfarenhet och förståelse av hur ett system/delsystem i en logisk struktur har brutits ned och hur ingående komponenter i strukturen relaterar till varandra. För att uppfylla skall-kravet ska minst ett exempel på nedbrytningsstruktur, genomförd av anbudsgivaren, redovisas. S.3 Anbudsgivaren skall kunna utföra registrering och registervård utgående från underlag på förutom svenska - engelska, tyska och franska. Leverantören skall beskriva hur kravet avses uppfyllas och kvalitetssäkras. S.4 Anbudsgivaren skall under ramavtalets löptid, efter eventuell utbildning från FMV, kunna tillhandahålla konsulter till samtliga de system som FMV angivit i denna kravspecifikation. S.5 Anbudsgivaren förbinder sig att under ramavtalet tillhandahålla konsulter med generalistoch språkkompetens enligt nedan under hela kontraktstiden. BÖR-krav: B.1 Någon av de exempelkonsulter som offereras bör ha genomfört minst 50 materielregistreringar i FREJ88/PDR de senaste tre åren. För att kravet ska anses uppfyllt räcker det att en konsult uppfyller ovan beskriven kvalité. B.2 De exempelkonsulter som offereras bör ha erfarenhet av följande system de senaste tre åren: a. Lift- L b. Lift-G c. PMF Upp till tre exempelkonsulter kan ingå i uppfyllandet av bör-kravet, deras sammanlagda kunskap mäts mot kravet. Kravet anses uppfyllt om en, två eller tre konsulter uppfyller ovan beskriven kvalité. B.3 Någon av de exempelkonsulter som offereras bör ha erfarenhet av att ha genomfört registreringar av masterdata i ett ERP-baserat system (Enterprise resource planning) de senaste tre åren. För att kravet ska anses uppfyllt räcker det att en konsult uppfyller ovan beskriven kvalité. Uppfyllande av bör-krav verifieras genom att anbudsgivaren bifogar CV för den/de offererade konsulterna. Konsultkompetens Med generalistkompetens avses: Erfarenhet Minst 1 års erfarenhet inom området produktdatahantering och produktdatabashantering. Har deltagit i eller utfört ett flertal liknande uppdrag
6(9) Ledning Kan leda mindre grupp Självständighet Kan arbeta självständigt Språkkunskaper - Konsulter under uppdrag skall kunna använda svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift. Arbetsuppgifter Exempel på arbetsuppgifter i stödsystemen För en mer detaljerad beskrivning av samtliga stödsystem se underbilaga 1 Övergripande beskrivning av stödsystem. FREJ88/PDR FREJ88/PDR är det system där alla förnödenheter som FMV anskaffar och levererar till Försvarsmakten skall förnödenhetsregistreras. FREJ88/PDR genererar en, för respektive förnödenhet, unik förrådsbeteckning (M- eller F-nummer) och förrådsbenämning. Förnödenhetsregistrering är ett löpande arbete som genomförs av FMV och för att rätt data skall finnas i systemet för befintliga förnödenheter kräver det kontinuerliga uppdateringar. System FREJ88 stöder följande funktioner: Förnödenhetsregistrering av grund- och förvaltningsdata på anskaffade förnödenheter d.v.s. registrering av berörd förnödenhets identifierande tekniska data. Registrering av produkt nedbrytningsstrukturer på berörda system/delsystem. Uppdatering av för materielen berörda intressentsystem. D.v.s. säkerställa att den information som ska gå över från systemfrej88/pdr till övriga förvaltande system/databaser inom FMV/FM verkligen sker. Exempel på arbetsuppgifter i FREJ88/PDR som FMV kommer att avropa: Förnödenhetsregistrering av de förnödenheter som FMV anskaffat utifrån FMV tillhandahållet underlag. Registervård på befintliga förnödenheter utifrån FMV tillhandahållet underlag. FMV tillhandahåller nya/uppdaterade indatauppgifter som leverantören uppdaterar berörda förnödenheter med. Identifiering och förnödenhetsregistrering av diverse befintliga förnödenheter. Där FMV saknar indatauppgifter för att genomföra förnödenhetsregistrering på befintliga förnödenheter åläggs leverantören att på lämpligt sätt, fysiskt inventera materielen, informations söka på internet o.s.v. för att hitta tillräckligt med indata så förnödenhetsregistrering kan genomföras. Att ur system FREJ88/PDR sammanställa diverse underlag gällande förrådsbeteckningar/förrådsbenämningar för vidare bearbetning av FMV. Framtagning av förslag på produkt nedbrytningsstrukturer av berört system/delsystem som efter FMV godkännande förnödenhetsregistreras i system FREJ88/PDR
7(9) LIFT Lift är en förkortning för Lednings- och Informationssystem för Förnödenhetsförsörjning och Teknisk tjänst. Lift är Försvarsmaktens huvudsakliga system för redovisning av förnödenheter, förutom reservmateriel, smörjmedel, publikationer och viss övrig förbrukningsmateriel. Lift-familjen består av ett antal olika system som kan indelas i tre grupper; Lift-C, Lift-L och Lift-G. Lift-G är en central informationsbank, för utveckling och distribution av normverk och systemtabeller, främst till lokala Lift system. Lift-G innehåller alla de grundvärden, som är nödvändiga för att Lift ska kunna hanteras lokalt och ge det stöd, som användarna behöver. Lift-Lokal används för förnödenhetsredovisning, materielplanering och teknisk tjänst på lokal nivå. Lift-Lokal finns i flera varianter (Lift-L, Lift-LX, Lift-LA) för olika användare och ändamål. Lift-Lokal erhåller masterdata från Lift-G. Lift-Central används för dirigering av materiel dessutom har ÄFR stöd för materielplanering och individplanering. Systemet får information från samtliga Lift-L och kan ge påverkan i dessa med dirigeringsorder och nyttjandeplanering. Förnödenheter som FMV är ägarföreträdare för eller lånar från FM redovisas i Lift-LX SE. Exempel på arbetsuppgifter i Lift som FMV kommer att avropa: Förnödenhetsförsörjning Lägga in och uppdatera grunddata för redovisning i Lift-G. Detta innebär att komplettera den grund- och förvaltningsdata som levereras från FREJ88 med uppgifter som krävs i Lift. Omfattningen på den grunddata som krävs varierar med förnödenheternas komplexitet och vald ambition för redovisningsnivå. Stödja FMV med att ta förnödenheter till redovisning i Lift-LX SE i samband med leverans från leverantör. FMV har en skyldighet att ta förnödenheter till redovisning i aktuellt beståndsregister före överlämning till FM. Stödja FMV indatering av in- och utlån av förnödenheter i system Lift-LX SE Stödja FMV med att uppdatera information om genomfört underhåll, mätaravläsningar, genomförda modifieringar etc. för förnödenheter som FMV redovisar i Lift-LX SE. Bevaka aviseringar om inkommande förnödenheter och order om omfördelning/utlämning samt registrera mottagning och avsändning av gods. Stötta FMV Produktledare vid frågor som rör redovisning i Lift Teknisk tjänst Lägga in och uppdatera grunddata för underhållsplanering, garantiuppföljning och individuppföljning i Lift-G. Detta innebär att komplettera med förvaltningsdata som levereras från MVIF, PSUHP, underhållsinstruktioner m.m., med uppgifter som krävs i Lift. Omfattningen på den grunddata som krävs varierar med förnödenheternas komplexitet och vald ambitionsnivå för uppföljningen. Stödja FMV med att skapa och leverera in produktstrukturer till i Lift-G. Produktstrukturer används vid konfigurationsuppföljning och mer detaljerad underhållsuppföljning. Stötta FMV Produktledare vid frågor som rör teknisk redovisning i Lift
8(9) PSUHP Produktionssystem Underhållsplaner PSUHP är ett verktyg för dem som producerar nya och underhåller befintliga underhållsplaner för materielen. Underhållsplan tar FMV fram för alla system och produkter som har behov av förebyggande underhåll. Underhållsplanerna i PSUHP lagras i en databas och kan omfatta följande information: Ett försättsblad till underhållsplanen i PDF-format En underhållstabell som lagras i tabellform i databasen. Underhållstabellen innehåller information om vilket underhåll som ska ske på berörd materiel, vem som ska utföra underhållet, hur ofta det ska utföras och en referens till var man kan finna en instruktion hur underhållet ska genomföras. Arbetsdokument för redaktören, minnesanteckningar, bakgrund, underlag mm. Lagras som PDF-filer, endast synliga/tillgängliga för redaktören, skrivs inte ut i slutlig Underhållsplan. Exempel på arbetsuppgifter i PSUHP som FMV kommer att avropa: Utifrån FMV tillhandahållet underlag producera underhållsplaner för aktuell materiel i PSUHP Utifrån FMV tillhandahållet underlag uppdatera gällande underhållsplan för aktuell materiel i PSUHP Ta fram utkast till Teknisk order, TO, som försättsblad till underhållsplanen för fastställelse av FMV. PMF Produktionssystem MaterielFörteckningar Materielförteckningar dvs. reservdelskataloger samt sats- och tillbehörslistor skapas i system PMF. Reservdelskatalogen är en illustrerad förteckning som visar vilka reservdelar och komponenter som ingår i ett objekt och med uppgifter om bland annat förrådsbeteckningar, förrådsbenämningar, referensbeteckningar och hur många förnödenheter som ingår i objektet samt var man kan beställa reservdelar. Sats- och tillbehörslistor (SL/TL) är förteckningar som anger vilka förnödenheter som ingår i sats respektive artikel med tillbehör. Listorna, kan användas som kvitteringshandling, anger bland annat förrådsbeteckning, förrådsbenämning, referensbeteckningar och i vilket antal förnödenheterna ingår i respektive sats eller artikel med tillbehör. Systemet PMF ger möjlighet till ett effektivt arbetssätt vid redaktionellt arbete, hantering av teckningar, materielförteckningsadministration, produktion/tryckning av materielförteckningar samt presentation av materielförteckningsdata. PMF är ett intressentsystem till FREJ88/PDR vilket innebär att systemet alltid har tillgång till rätt grund- och förvaltningsdata.
9(9) Exempel på arbetsuppgifter i PMF som FMV kommer att avropa: Producera sats- och tillbehörslistor utifrån FMV tillhandahållna underlag Uppdatera befintliga sats- och tillbehörslistor utifrån FMV tillhandahållna underlag Producera reservdelskatalog utifrån FMV tillhandahållna underlag Uppdatera befintliga reservdelskataloger utifrån FMV tillhandahållna underlag Ta fram utkast till teknisk order, TO inför fastställande av sats- och tillbehörslista. Utarbetad av: Mats Olsson Chefsingenjör AK Log Ulrika Hill Chefsingenjör ILS AK Mark Beslutad av: Mats Elg Teknisk Chef AK Log