Handbok för projektledning inom LSU Rev datum

Handbok för projektledning inom LSU Rev datum 2011-10-25 Utskrift från original på LSU projektserver. Denna handbok är avsedd som stöd vid genomförande av byggprojekt inom ramen för Landstingsservice Projektavdelnings verksamhet. Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 o 4 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande Beslut behov Beslut om förstudie Beslut behov Beslut om program Beslut programinnehåll Beslut om genomförande 1 av 50

Innehåll 0 Behovsanalys 1 Förstudie 2 Program 3 Genomförande projektering och produktion 4 Projektavslut 5 Fördjupning råd och anvisningar 6 Förteckning över hjälpmedel 7 Bilageförteckning 2 av 50

Inledande orientering Syfte med handboken Denna handbok är avsedd som stöd vid genomförande av byggprojekt inom ramen för Landstingsservice projektavdelnings verksamhet. Handboken har flera syften. Den skall på ett överskådligt sätt redovisa det organisatoriska sammanhang som projekt genomförs i inom Landstingsservice (LSU). Den skall även redovisa vilka krav som gäller för projektledningsarbetet och vara ett stöd i det dagliga arbetet. Handboken vänder sig till såväl interna som inhyrda eller externa projektledare som arbetar med projekt genom LSU. Landstingsservice organisation Se bilaga1 Med beställare avses i denna handbok det Affärsområde (AFFO) som beställt medverkan av Projektavdelningen. Beställare kan vid renodlat tekniska projekt även vara Teknikavdelningen. Med kund avses i denna handbok den som initierat projektet, dvs hyresgäst alternativt Teknikavdelningen vid LSU. Byggprojektprocessen inom LSU Oberoende av om ett projekt är fastighets- eller hyresgästinitierat får projektavdelningen beställning från aktuellt affärsområde (AFFO) eller teknikavdelningen inom LSU. Byggprojektprocessen beskrivs fortsättningsvis utgående från verksamhetsinitierade projekt. Processen gäller dock i tillämpliga delar även för alla typer av projekt. 3 av 50

Processchema byggprojektprocessen Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 o 4 Förstudie Behovsanalys Program Genomförande 0 Behovsanalys Behovsanalysen skall enligt gällande delegationsordning ge beslutsfattarna ett objektivt och heltäckande underlag för beslut. Behovsanalysen genomförs enligt rutin. För att gå vidare till förstudie skall beslut tas enligt delegationsordningen. 0.1 Projektstart Projektstart innebär att beställaren ser till att diarienummer och projektnummer tas fram samt att projektet är startat i projektportalen. 0.2 Behovsanalys Förvaltaren initierar behovsanalys efter beställning från kund, med verksamhetsbeskrivning som underlag. Projektavdelningen utför behovsanalys och utredning av möjliga lösningar. Behovsanalysen skall innehålla olika alternativ för att lösa det behov som beskrivits och vilka konsekvenser de olika alternativen får. Se bilaga 2 Rutin Verksamhetsbeskrivning: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Rutin Inköp större teknisk apparat: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Rutin Teknisk nivå: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Delegationsordning:(http://www.internt.lul.se/lul/styrdok delegationordning) Rutin Behovsanalys 4 av 50

Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 o 4 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande 1 Förstudieskede Förstudiearbetet innebär en presentation av olika handlingsalternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen. I förstudien skall representanter från verksamhet, funktionsplanerare, projektledare, arkitekt samt teknikansvariga delta. När erforderliga beslut utifrån behovsanalysen har fattats beställer förvaltaren förstudie av projektavdelningen. Inför att utredningsavtal mellan förvaltare och kund upprättas skall kontakt tas med projektavdelningen för kostnadsuppskattning. Beställningen behandlas av projektavdelningen med tid och resursplanering. För att gå vidare till programarbete skall beslut tas enligt delegationsordningen. Se bilaga 2 Förvaltaren tecknar ett utredningsavtal med hyresgästen 1.1 Förstudie Förstudien skall ligga till grund för ett eventuellt programarbete och omfattar projektformulering, studier av projektets möjligheter, strategisk utformning, verksamhetsbeskrivning, utrustningsplanering, kartläggning av miljöaspekter av vital betydelse för projektet (eventuell miljöbesiktning* eller miljöinventering**), uppgift om teknisk nivå från fackansvariga för bygg, el och VVS samt förslag på teknisk lösning. Förstudien skall ange rekommendation till beslut samt en övergripande tidplan. Erfarenheter av miljöaspekter från genomförda, liknande, alternativt näraliggande projekt redovisas i förstudiehandlingar, inkl. eventuella kända krav på tillståndsprövning *Miljöbesiktning syftar till att identifiera miljöfarligt avfall. (Genomförs normalt i senare skeden av byggprocessen). ** Miljöinventering avser att byggnaden inventeras med avseende på inomhus- och utemiljö, utnyttjande av energi och naturresurser. En miljöinventering görs inte generellt i projekt utan endast vid särskilda behov. Kan t.ex. vara aktuellt vid kända problem med arbetsmiljön, då frågan kan vara en avgörande faktor för projektets genomförande. Ekonomi Projektledaren ansvarar för att budget och prognos upprättas i Agressoportalen. Om projektet går över flera år upprättas likviditetsbudget. Prognosen skall hållas uppdaterad under hela projektet. Projektledaren ansvarar för styrning av projektets ekonomi samt upprättar kostnadsprognoser och rapporterar projektets ekonomi till förvaltaren. Projektledaren ansvarar för kontering och bestyrkande av projektets fakturor i LSU:s fakturasystem. Rutiner för kostnadskalkylering, budget, kostnadsuppföljning, och kostnadsstyrning se vidare under 5.6 5 av 50

När skriftligt avtal har tecknats med kunden, och besluts fattats enligt delegationsordningen med förstudien som underlag, beställer förvaltaren programarbete av projektavdelningen. Förstudierapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 6 av 50

Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 o 4 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande 2 Programskede Programskedets syfte är att på underlag av förstudie definiera slutproduktens mål, krav och egenskaper och dels föreslå ramar och redovisa förutsättningar för projektets genomförande. Programskedets resultat redovisas i sammanställda programhandlingar. Beställning av programarbete Efter att erforderliga beslut enligt delegationsordning har fattats tillser förvaltaren att beställning av programmets genomförande samt medel tilldelas projektet. Beställningen innefattar bl.a. fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som förvaltaren har gjort med hyresgästen och/eller teknikavdelningen. Ansvarig på projektavdelningen utser i samråd med förvaltaren en projektledare, som får en skriftlig beställning av programarbetet. Kontroll och komplettering av förstudie Innan programarbetet påbörjas kontrollerar projektchefen och/eller projektledaren att förstudien uppfyller ställda krav, och att beställningen är entydig och komplett vad gäller uppdragets art och omfattning. Om så inte är fallet skall projektledaren i samråd med projektchefen och förvaltaren besluta om kompletterande uppgifter. Projektledaren skall se till att verksamhetskrav och krav på teknisk nivå har redovisats på sådant sätt att de kan ligga till grund för programarbetet. Ansvariga inom teknikavdelningen, t ex teknikansvariga för bygg, el och vvs, redovisar krav på Teknisk nivå och standard. Då projektet avser befintlig byggnad skall teknikansvariga även redovisa synpunkter på byggnadens status med avseende på byggnadens och installationers skick. Redovisningen skall dokumenteras och sedan ligga som underlag för programarbete och projektering. I verksamhetsrelaterade projekt görs detta på uppdrag av förvaltaren i förstudieskedet. Efter det att projektledaren har fått uppdraget, eller i samband med att uppdraget formuleras, genomförs en uppdragsgenomgång mellan projektledare och förvaltare. Uppdragets omfattning och ramar fastställs. Projektledaren planerar uppdraget som dokumenteras i en projektplan. Den ekonomiska ram som budgeterats för programarbetet får efter beställning inte ändras utan godkännande enligt delegationsordningen. Om förvaltaren haft egna kostnader som skall belasta ett projekt som beställs hos projektavdelningen ska detta meddelas då beställningen görs så att hänsyn till den kostnaden kan tas då ramen för projektet fastställs. Efter undertecknad beställning övergår ansvaret för projektet till projektavdelningen. Projektledaren planerar uppdraget som dokumenteras i en projektplan. Projektplanen skall godkännas av projektchef eller projektets styrgrupp. Vid stora projekt (över 10 Mkr) utses en styrgruppberedning för projektet. 7 av 50

Sammanställd programhandling och programkalkyl lämnas till förvaltaren. Förvaltaren ser till att erforderliga beslut om genomförande fattas enligt delegationsordningen samt tecknar därefter ett preliminärt hyresavtal med hyresgästen I samband med redovisning av sammanställda programhandlingar görs en uppdatering av projektplanen med avseende på projekterings- och genomförandeskedet. Mall projektplan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 2.1 Inrättande av styrgruppsberedning Syftet med styrgruppsberedning är bland annat att: Delge information Ta erforderliga beslut för projektet inom projektets kostnadsram eller godkända programändringar Ta del av rapport om slutkostnadsprognos, programavvikelser och övriga avvikelser Uppföljning av tidplan Förvaltaren ansvarar för att vid projekt med uppskattad kostnad över 10 Mkr skall en styrgruppsberedning för projektet inrättas. Styrgruppen består av representant/- er för kund och affärsområde samt chefen för projektavdelningen/samordningsansvarig för affärsområden samt projektledare. Ytterligare personer kan ingå i, eller adjungeras till, styrgruppen efter projektets behov, t.ex. externa projekt-, projekterings- eller byggledare. Styrgruppsberedning ska verka fram till dess att projektet är färdigställt. För projekt med uppskattad kostnad under 10 Mkr inrättas eventuell styrgruppsberedning i samråd med förvaltare. 2.2 Projektplan Upprättande av projektplan Projektledaren upprättar en projektplan. Exempel på uppgifter som skall framgå av projektplan: - Beslut - Målsättningar - Genomgång av behovsanalys och förstudie - Avtal - Hyresgäst/avtalspart - Teknisk nivå - Driftsfrågor - Tider - Risker - Ekonomi - Organisation - Mötesformer - Rapportering - Samordning med andra projekt 8 av 50

- Eventuella myndighetsbesiktningar - Avslut - Leverantörsbedömning I projekt över 10 Mkr skall projektplanen godkännas och fastställas av styrgruppsberedningen. I projekt under 10 Mkr skall projektplanen godkännas och fastställas av förvaltare. Projektplanen skall sedan uppdateras under projektgenomförandet. Projektplanens omfattning och detaljeringsgrad skall anpassas till projektets förutsättningar. Planen skall omfatta hela projektgenomförandet. Den skall vara detaljerad avseende de skeden som omfattas av gällande beställning och kan vara mer övergripande för skeden längre fram. Projektplanen ger den ram inom vilken projektet avses förverkligas. Planen anger projektets mål och strategierna för hur de skall förverkligas, d v s för genomförande av projektet. Projektplanen, med underordnade planer och rutiner för styrning av projektet, utgör projektets övergripande kvalitets- och miljöplan, dvs projektledningens system för ledning av projektet med avseende på omfattning, kvalitet, miljö, tid och ekonomi. Miljöarbete ses som en del i kvalitetsarbetet och därför integreras arbetet med att fånga upp och säkerställa de viktiga miljöfrågorna för projektet med projektplanens övriga aktiviteter. Projektplanen skall redovisa vilka utredningar som skall genomföras (ex. miljöbesiktning, inventering av markföroreningar, miljöinventering etc). Projektplanen skall även omfatta förteckning över de miljöaspekter som skall följas upp i projektet (ex. påverkan på eko-system, grundvattenproblem, energi, värmeförsörjning, kylbehov etc). Projektledaren bör i nära dialog med beställaren (förvaltaren) gå igenom de intentioner, behov och krav, som utgör grunden till att projektet startas och definiera projektmålen, samt analysera förutsättningarna för projektet och fastlägga strategierna för genomförandet av projektarbetet. Projektrapport Projektrapporten utgör lägesrapport från projektledaren till förvaltaren, och styrgruppsberedningen och redovisar det aktuella läget i projektet. Projektrapporten utgör ett utdrag ur projektplanen. 2.3 Projektorganisation Projektledaren svarar för att en projektgrupp bemannas med de resurser och kompetenser som krävs för programarbetets genomförande. Projektorganisation redovisas i projektplanen. Projektplan_instruktion: : (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall för projektplan_1: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 2.4 Upphandling av konsulter Projektledaren utser konsult/-er i samråd med projektchef. För projekt under av LSU fastställda belopp väljs konsulter inom ramen för förteckning enligt gällande ramavtal. För projektuppdrag över fastställda belopp görs alltid särskilda upphandling enligt LOU. För varje upphandling skall skriftlig beställning göras. Projektledaren svarar för att beställning upprättas enligt mall. Undertecknas av chefen för 9 av 50

Projekt. Projektledaren skickar beställningen i två exemplar till konsulten, samt bevakar att ett undertecknat exemplar återkommer och diarieförs. Mall avrop av konsult; (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall beställning av konsult, ej ramavtal : (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 2.5 Startmöte med projektgrupp Projektledaren sammankallar till startmöte med projektgrupp (upphandlade konsulter och eventuella interna projektmedarbetare) skall hållas där uppdragets omfattning och gränsdragning, ekonomi, tider, organisation etc behandlas. 2.6 Planering, styrning och kontroll av programarbete När konsulter upphandlats skall, på startmöte eller separat möte, förutsättningarna för programarbetet klargöras. Förstudien skall behandlas så att projektgruppen blir insatt i projektets målsättningar, förutsättningar och synpunkter från byggarbetsmiljösamordnaren (BAS-P) skall beaktas. Projektplanen skall delges alla medverkande i projektgruppen. Gränsdragningen i konsultuppdragen skall klargöras. Vid framtagning av programhandling ska krav och önskemål från projektets intressenter beaktas i den omfattning som anges i projektplanen. Exempel på intressenter: - hyresgäst - Interna avdelningar (teknik, fastighetsdrift, säkerhet/ lås, transport, tele mfl) - Kultur i länet - IT - Vårdhygien - MIT - SAMO (facklig samarbetsorganisation, funktionellt och tekniskt godkännande) Projektledaren fattar beslut inom ramen för uppdraget och meddelar fortlöpande de direktiv som krävs för programarbetets framdrift. Vid frågor som inte kan hanteras inom ramen för uppdraget skall projektledaren meddela detta till förvaltaren för beslut enligt delegationsordning. Möten under programskede Projektledaren svarar för att möten i programskede hålls med berörda parter. Mötesordning fastställs i projektplan. Exempel på möten i programskedet: - Projekteringsmöten (möten i projektgruppen) - Programgruppsmöten (möten med kunden) - Teknikmöten (möten med teknik- och driftavdelningen) Ekonomi Projektledaren ansvarar för att budget, prognos upprättas i Agressoportalen. Prognosen skall hållas uppdaterad under hela projektet. Projektledaren ansvarar för styrning av projektets ekonomi samt upprättar kostnadsprognoser och rapportera projektets ekonomi till förvaltaren. Projektledaren ansvarar för kontering och bestyrkande av projektets fakturor i LSU:s fakturasystem. 10 av 50

Rutiner för kostnadskalkylering, budget, kostnadsuppföljning, och kostnadsstyrning se vidare under 5.6 Tidplan för programarbetet Vid omfattande programarbete, med flera aktörer, skall tidplan för programskedet upprättas för att säkerställa att programarbetet kan styras inom de ramar som anges i beställning. Kontroll av programarbetet Projektledaren bevakar att medverkande konsulter genom egenkontroll verifierar att programkrav uppfylls inom det område han ansvarar för. Vid eventuell avvikelse från ställda krav skall detta redovisas till förvaltaren för vidare handläggning. Hantering av miljöaspekter i programskedet Miljöprogram skall utarbetas för varje projekt. Projektledaren svarar för att miljöbesiktningar och eventuell miljöinventering enligt projektplan genomförs. Projektledaren svarar, i samråd med miljösamordnare vid LSU och förvaltaren, för upprättande av projektanpassat miljöprogram med utgångspunkt från LSU:s mall Miljöprogram. Miljöbesiktning En miljöbesiktning skall utföras inför varje ombyggnad. Syftet är att identifiera miljöfarligt avfall och är till grunden ett lagstadgat krav i och med att farligt avfall skall hanteras på ett miljöriktigt sätt. För miljöbesiktning skall certifierad miljöbesiktningsman anlitas. Förekomst av miljöstörande ämnen och material redovisas rumsvis. Miljörelaterade kostnader som framkommer vid miljöbesiktning skall beaktas i kalkyler. Dokumentationen utgör även ett underlag för rivningsplanen vid ombyggnad. Miljöinventering Med miljöinventering menas att byggnaden inventeras med avseende på inomhus- och utemiljö, utnyttjande av energi och naturresurser. En miljöinventering görs inte generellt i projekt utan endast vid särskilda behov. Projektledaren beslutar om en eventuell miljöinventering i samråd med affärsområdet. Miljöprogram för nybyggnad och större ombyggnader: se LSU Projektplats (http://qp1.lul.se/lsuproj) Miljöprogram _mall: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 2.7 Programhandlingar Programskedets syfte är att på underlag av förstudien dels slutgiltigt definiera slutproduktens mål, krav och egenskaper och beskriva dessa i programhandlingar, dels föreslå ramar och redovisa förutsättningar för projektets genomförande. Programhandlingar skall upprättas i omfattning som svarar mot projektets mål och förutsättningar. De skall ha en sådan detaljeringsgrad att de dels kan ligga till grund för projektering, dels utgöra underlag för kalkyl. Omfattning och detaljeringsgrad redovisas i projektplan. 11 av 50

Programhandlingarna samt programkalkyl utgör underlag för beslut om genomförande, samt underlag för preliminärt hyresavtal. Vidare skall programhandlingarna ligga som underlag och ram för det fortsatta arbetet. Vid verksamhetsrelaterade projekt skall programhandlingarna godkännas av hyresgäst och personalorganisationer. Programhandlingar ska särskilt belysa sådana förhållanden som har betydelse för projektets funktion, ekonomi, miljöpåverkan samt förutsättningar för projektets genomförande. Beslutad gränsdragningslista skall följas. Programskiss I projekt som innebär nya eller ändrade lokaler skall programskiss upprättas. Lokalprogram Lokalprogrammet utgörs av lokalförteckning och rumsfunktionsprogram (RFP). Om lokalförteckning ingått i förstudiehandlingar skall denna uppdateras och kompletteras. PTS Programteknisk standard utgör ett hjälpmedel vid framtagandet av rumsfunktionsprogram. Se LSU Projektplats http://lul.se/dokument Tekniska programhandlingar Landstingsservice styrande dokument gällande tekniska riktlinjer skall följas. Rambeskrivningar skall upprättas för respektive aktuellt teknikområde. Se http://lul.se/dokument Sammanställning av Programhandlingar Projektledaren svarar för att de olika programhandlingarna sammanställs. Vid stora projekt bör en sammanfattande beskrivning upprättas, till vilka de olika programhandlingarna fogas som bilagor. I sammanställd programhandling redovisas det samlade resultatet av programarbetet omfattande lokalprogram och funktionella, tekniska och administrativa dokument i den omfattning som krävs för beslut om genomförande. Mall Programhandling: (word > nytt > LSU Projekt) Remiss av Programhandling Projektledaren svarar för att aktuella delar av programhandlingarna redovisas för eventuell granskning av: Förvaltaren (som informerar hyresgäst) teknikavdelningen driftavdelningarna m fl enligt projektplan. Granskningen kan ske genom formell remiss eller vid genomgång i särskilt möte. Mall följebrev remiss handling (utarbetas?) Mall Utlåtande handlingar : (word > nytt > LSU Projekt) 12 av 50

2.8 Tidplan och genomförandeplan Projektledaren tar fram förslag till projekttidplan i samråd med förvaltaren. Vid behov skall även förslag till genomförandeplan upprättas. Tidplanen: redovisar projekt skeden huvudaktiviteter, deadlines och viktiga händelser, inkl redovisningar och beslut. Beakta tidsåtgång för beslut enligt delegationsordningen. Genomförandeplanen: redovisar de evakueringsbehov, etappindelningar och provisorier etc. som är en förutsättning för projektets genomförande. 2.9 Programkalkyl och budget Programkalkyl skall upprättas på underlag av programhandlingarna. Projekttidplan och genomförandeplan skall beaktas. Kalkylen skall ligga till grund för beslut enligt delegationsordning, och efter beslut underlag för preliminärt hyresavtal. Om projektet förutsätter hel eller delvis evakuering av pågående verksamhet skall detta redovisas som förutsättning för programkalkylen. Beräknade kostnader för eventuella evakueringslokaler redovisas om detta anges i projektplanen. 2.10 Redovisning för beslut om projektering och utförande Projektledaren överlämnar programhandlingarna inkl eventuella granskningsutlåtanden och uppdaterad projektplan till förvaltaren för beslut om projektets fortsättning. Distribution skall ske i den omfattning som beslutats i samråd med förvaltaren och redovisats i projektplanen. Förvaltaren svarar för att programhandlingar och uppdaterad projektplan redovisas vidare för beslut om genomförande. Beslut om genomförande, fattas då projekt- och hyresavtal tecknats. Beslutsgång enligt delegationsordning enligt bilaga 2 13 av 50

Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 o 4 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande 3 Genomförandeskedet innehåller projektering och produktion Syftet med projektering och produktion är att utföra projektet enligt programhandlingar. Produktionsskedet avser tillverkning, leverans, anläggningsarbeten, installation och provning i enlighet med upprättade bygghandlingar. Projektledningen ansvarar för planering, styrning och uppföljning av entreprenadarbetena Inklusive eventuell samordning med ordinarie verksamhet. Beställning av genomförande Efter att erforderliga beslut enligt delegationsordning har fattats tillser förvaltaren att beställning av genomförande samt medel tilldelas projektet. Beställningen innefattar bl.a. fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som förvaltaren har gjort med hyresgästen och/eller teknikavdelningen. Projekterings- och genomförandeskedet startar genom att förvaltare/affärsområdeschef upprättar skriftlig beställning av fortsatt genomförande baserat på byggnadsprogram, reviderad projektplan och projektbudget. 3.1 Komplettering av projektorganisation Projektledaren svarar för att projektgruppen kompletteras med de resurser och kompetenser som krävs för projekteringens genomförande. Projektledaren svarar även för att ansvarsområden och gränsdragningar i projektgruppen klarläggs. I de fall särskild projekteringsledare utses skall fördelning av ansvar och befogenheter mellan projekt och projekteringsledare regleras i projektplanen. Byggarbetsmiljösamordnare (BAS-U) skall utses enligt gällande AFS. Projektorganisationen kompletteras även med eventuella specialistfunktioner hos kund eller beställare som skall medverka i projektet. Med projektgrupp avses den grupp medverkande som skall genomföra projektarbetet, i detta skede t ex projekt- /projekterings-/byggledning, medverkande konsulter, interna projektmedarbetare (t ex lokalplanerare). I de fall särskild byggledare utses bör detta ske i samband med start av projekteringen. I projektorganisationen ingår utöver projektgruppen även projektets intressenter, dvs AFFO, hyresgäst, styrgrupp, fastighetsdrift och övriga intressenter. Exempel på specialistfunktioner som skall lämna underlag, granska resultatet av projekteringsarbetet eller med vilka samordning skall ske i projektet: miljösamordnare teknikavdelningen; el-, vvs, medicinska gaser, energi, byggnadsteknik, arbetsmiljö säkerhet/ lås transport telefoni Kultur i Länet 14 av 50

IT vårdhygien inköpsfunktion hos kund medicinsk teknik (ex MIT) KA enligt PBL Formella kontrakts- och beslutsvägar skall redovisas. Projektledaren svarar för att alla i projektgruppen är väl förtrogna med projektets organisation och hur samverkan i projektorganisationen skall ske. Projektledaren bevakar, i samråd med CAD-ansvarig på LSU, att CAD-samordnare för projektet samt CAD-ansvarig för respektive disciplin utses (jämför CAD-anvisning). Separat CAD samordningsmöte skall hållas innefattas även relationshandlingar Rutin driftens medverkan i projekt: (word > nytt > LSU Projekt) 3.2 Upphandling av konsulter Projektledaren utser i samråd med projektchef/projektsamordnare konsult/-er. För varje upphandling skall skriftlig beställning göras. Förteckning ramavtal:mapp g:allmänt/avtal Mall Avrop av konsult: (word > nytt > LSU Projekt) Mall Beställning av konsult, ej årsavtal: (word > nytt > LSU Projekt) 3.3 Planering, styrning och kontroll av projekteringen Allmänt om styrning av projekteringen Projektledarens ansvar för styrning av projekteringen avser bland annat att: initiera och delta i konstruktionsgenomgångar som genomförs av respektive teknikområde initiera och medverka i gemensamma genomgångar av programkrav, driftsfrågor, konstruktionslösningar och miljöaspekter för samordning mellan berörda teknikområden ansvara för att projekteringsmöten protokollförs i syfte att samordna och styra projekteringsarbetet se till att en konsekvensbeskrivning avseende framställda önskemål om programförändringar tas fram som underlag för beslut av förvaltare eller styrgrupp. bevaka att arbetet genomförs inom fastställda ramar för kvalitet, tid och ekonomi bevaka ändringar och tilläggsarbeten, såväl reglering av konsulters uppdrag inom projektets ramar som programändringar. Projektledaren fattar beslut inom ramen för uppdraget och meddelar fortlöpande de direktiv som krävs för projekteringens framdrift. Vid frågor som inte kan hanteras inom de ramar som gäller för projektet skall projektledaren rapportera till förvaltaren som återkommer med beslut om fortsatt hantering. Projektledaren svarar för att samtliga konsulter har tillgång till och kännedom om de styrande dokument som gäller. Styrande dokument finns på: http://lul.se/dokument) Uppdatering av projektplan Uppdateringen görs vid behov med avseende på planering, styrning, och kontroll av projekteringen. Checklista start av projekt : (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 15 av 50

Projektrapport Redovisas regelbundet till förvaltare, och styrgruppsberedning. Projektrapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Möten under projekteringen Mötesordning redovisas i projektplan. När konsulter upphandlats skall startmöte genomföras där förutsättningarna för projekteringen klargörs. Vid startmötet kallar projektledaren berörda deltagare enligt 3.1 ovan. Mötena genomförs fortlöpande under hela projekteringsskedet, med periodicitet som anpassas till projektets art och omfattning. Mall_ projekteringsmöte_protokoll: (word > nytt > LSU Projekt) Tidplaner Projektledaren ansvarar för upprättande av nödvändiga tidplaner Projektledaren svarar även för att tidplaner är kända och respekteras av alla projektdeltagare och att de fortlöpande stäms av under projekteringsarbetet. Nedan exempel på typer av tidplaner som kan behövas upprättas: Huvudtidplan Projekteringstidplan Mötestidplan Beslutstidplan Upphandlingstidplan Se vidare under 5.5 Ekonomi Projektledaren ansvarar för att budget och prognos upprättas i Agressoportalen. Prognosen skall hållas uppdaterad under hela projektet. Projektledaren ansvarar för styrning av projektets ekonomi samt upprättar kostnadsprognoser och rapportera projektets ekonomi till förvaltaren. Projektledaren ansvarar för kontering och bestyrkande av projektets fakturor i LSU:s fakturasystem. Projektledaren skall månadsvis redovisa projektets status och ekonomi. Rutiner för kostnadskalkylering, budget, kostnadsuppföljning, och kostnadsstyrning se vidare under 5.6 Hantering av ändringar Förändring kan utgöras av programändring eller ändringar inom projektets ramar. Programändringar skall behandlas enligt delegationsordning. Förvaltaren ansvarar för att beslut tas enligt delegationsordningen vid programändringar oavsett om ändringen initieras av hyresgäst, teknik- eller driftavdelningen. Utökade medel skall tilldelas projektet. Vid ändringar eller tilläggsarbeten enligt AB eller ABT skall projektledaren handlägga detta enligt delegationsordningen. Mall ÄTA_blankett: (word > nytt > LSU Projekt) Mall ÄTA_lista: (word > nytt > LSU Projekt) 16 av 50

Kontroll av projektering Projektledaren ansvarar för kontroller av projekteringen genom att bevaka att respektive konsult upprättar projektanpassad egenkontrollplan. Egenkontrollplanen skall minst omfatta relevanta krav som redovisas i programhandlingar, styrande dokument, underhandsdirektiv meddelade vid möten samt lagstiftning och andra myndighetskrav. Krav och anvisningar från byggarbetsmiljösamordnaren samt KA-PBL skall beaktas i projekteringen. Vid färdigprojektering skall kvittens på genomförd egenkontroll inhämtas från respektive konsult. 3.4 Hantering av miljöaspekter i projekteringsskedet Miljöprogram kompletteras under projekteringsskedet. Projektledaren bevakar att konsulter redovisar hur miljöaspekterna beaktas i miljö- och egenkontrollplaner för eget arbete. Projektledaren svarar för att miljöbesiktningar och miljöinventeringar genomförs och att projektanpassat miljöprogram upprättas i de fall detta inte utförts i programskedet. Miljöprogram, Laglista (http://lul.se/dokument) SundaHus Miljödatabas:( www.sundahus.se ) Se även bilaga bilaga 5 3.5 Hantering av arbetsmiljöaspekter i projekteringsskedet Byggarbetsmiljösamordnare skall utses enligt gällande AFS. Mall Arbetsmiljöplan_ projektering: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Se även bilaga bilaga 5 3.6 Handlingar Projektering skall resultera i preliminär handling (förhandskopia FK). Underlag till projektering Ritningar och beskrivningar upprättas på underlag av programhandlingar. Förhandskopia (preliminär handling) Den preliminära handlingen skall skickas på remiss intern inom LSU (förvaltare, teknik, funktionsplanerare) Projektledaren lämnar direktiv om användande av projektportal för datakommunikation. När handlingen godkänts av LSU skall handlingen stämplas förfrågningsunderlag. (Jämför CAD-anvisning) CAD-anvisning: http://lul.se/dokument Mall Utlåtande handlingar: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Förfrågningshandlingar Handlingar som utgör underlag för entreprenadförfrågan skall alltid redovisas som Förfrågningsunderlag. Minimikravet på de tekniska handlingarna är att de skall redovisa objektet på den detaljnivå som krävs för att anbudsgivare skall kunna kalkylera kostnaden för att genomföra projektet. Handlingarna skall anpassas till beslutad upphandlings- och entreprenadform. Specifikation av förfrågningshandlingars omfattning, detaljeringsgrad och eventuella uppdelning för delad entreprenad redovisas i projektplan. 17 av 50

Förutom tekniska handlingar, skall även standardavtal (AB, ABT), administrativa föreskrifter som innehåller administrativa krav och förutsättningar som påverkar genomförandet, samt kompletterande dokument, utförande- eller informationshandlingar, t ex tidplaner, arbetsmiljöplaner, kvalitetsplaner, miljöplaner, APD-planer etc. bifogas märkta med FU. I förfrågningsunderlag skall även anges om särskild kompetens efterfrågas, t ex. utifrån specifik miljöaspekt i projektet. Mall Administrativa föreskrifter: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Bygghandlingar Handlingar som skall ligga till grund för byggproduktionen skall redovisas som Bygghandling. Den utgörs av de förfrågningshandlingar, reviderade med eventuella ändringar som framkommit under upphandlingsperioden. Bygglov och bygganmälan Projektledaren skall tillse att bygglovsritningar, bygglovsansökan, rivningslovsansökan eller bygganmälan utförs, om så erfordras. Dessa undertecknas av chefen för Projektavdelningen. Checklista_PBL_BVL_AFS: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.7 Projektrapport Projektledaren skall till förvaltaren i en projektrapport redovisa projektets status i förhållande till gällande projektplan. Mall projektrapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.8 Upphandling Projektledaren skall innan upphandlingsarbetet påbörjas säkerställa att genomförande ingår i tidigare skriftlig beställning till projektavdelningen. Beslut om initiering av upphandling enligt gällande delegationsordning. Upphandling av entreprenörer görs baserat på upprättade förfrågningsunderlag och i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU). Chefen för projektavdelningen fattar beslut om hur och i vilken form anbudsförfrågan skall skickas ut. Anbudsförfrågan görs på framtaget förfrågningsunderlag. När anbud har inkommit gör projektledaren en avstämning av upprättad projektkalkyl och eventuell uppdatering av denna. Vid eventuell avvikelse från fastställd budget för projektet redovisas den uppdaterade projektkalkylen för förvaltaren som skall fatta beslut om genomförande enligt delegationsordningen. Uppdatering av projektplanen görs med avseende på upphandlings- och produktionsskede. Projektledaren bevakar anbudens giltighetstid. I förekommande fall skall beslut om genomförande anges i anbudsförfrågan som villkor för upphandlingens fullföljande. Upphandlingsförfarande Annonsering Projektledaren svarar för att anbudsförfrågan annonseras enligt vad som regleras av LOU. Tider för annonsering enligt LOU skall beaktas. 18 av 50

Anbudsinfordran Projektledaren svarar för att anbudsinfordran görs enligt anbudsformulär. Mall Anbud_ inbjudan GE: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Formulär_GE: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Rättning av förfrågningsunderlag under anbudstiden Rättningar får göras under anbudstiden under förutsättning att alla anbudssökande underrättas. Eventuellt måste anbudstiden förlängas i samband därmed. Anbudshantering Fram till den tidpunkt under en upphandling då tilldelningsbeslut fattas gäller enligt sekretesslagen en absolut anbudssekretess d.v.s. uppgift som rör anbud får inte lämnas ut. Inkomna anbud, anbudsansökningar och anbudskompletteringar Projektledaren skall senast två dagar före anbud förväntas inkomma anmäla detta till receptionen på LSU. Inkomna anbud ankomststämplas på kuvertet och läggs oöppnade inlåsta hos Registraturen fram till anbudsöppnande. Inkomna anbud och anbudskompletteringar ankomststämplas och sänds vidare till handläggare som protokollför handlingarna. Projektledaren svarar för att anbud som inte inkommit den formella vägen ankomststämplas och förvaras på säkert sätt fram till anbudsöppnande. Anbudsöppning Anbudsöppning sker enligt krav i LOU. Anbuden öppnas ett i taget och anbudsstämplas, numreras enligt den turordning som de öppnas samt signeras av de närvarande personerna. Detta gäller samtliga handlingar som ingår i anbudet. Anbudsöppningsprotokoll upprättas där samtliga anbud förtecknas. Alla närvarande undertecknar protokollet. Mall Öppning_förteckning_anbud : (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Öppning_ protokoll: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) För sent inkomna anbud, anbudskompletteringar och övrig korrespondens För sent inkomna anbud skall förkastas. Anbudsgivare skall då underrättas. Anbudsutvärdering Anbud utvärderas efter de utvärderingskriterier som angivits i annons och förfrågningsunderlag. Observera att utvärdering inte får ske på annan grund än vad som angetts i förfrågningsunderlaget. Det är mycket viktigt att utvärderingen sker objektivt. Erbjudanden som inte har efterfrågats och som en leverantör presenterar i sitt anbud eller muntligen (option) får inte påverka utvärderingen. Vid upphandling där prekvalificering (urval, selektiv etc) sker, utvärderas företaget under prekvalificeringen. I steg två kan endast anbudet utvärderas. Det innebär exempelvis att företagets kvalitets- och miljöledningssystem utvärderas i steg 1, medan endast kvalitetsrespektive miljöansvariga redovisade i anbudet kan utvärderas i steg 2. Förhandling Förhandling får enbart ske om alla anbudsgivare behandlas lika. Förhandlingen skall protokollföras. 19 av 50

Produktionsbeslut Efter genomgång av anbudshandlingar och utvärderingar kontrolleras att projektet kan fullföljas enligt gällande beslut om genomförande. Produktionsbeslut kan fattas enligt gällande delegationsordning. Tilldelningsbeslut Beslut om antagande av anbud/tilldelning av entreprenad får ske då produktionsbeslut föreligger. Ett beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas och vilka anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt. Beslut skall godkännas av projektchef. Till beslutet ska anbudsutvärderingen samt en motivering som förklarar utvärderingsgrunderna biläggas. När beslut om leverantör och anbud fattats skall upplysningar lämnas till varje anbudssökande eller anbudsgivare om beslutet och skälen för det. Sådana upplysningar skall lämnas genast eller så snart det är möjligt till den leverantör som begär det. De uppgifter som enligt LOU skall lämnas ut sedan tilldelningsbeslut har fattats avser skälen för att en viss leverantör tilldelats upphandlingskontraktet. På begäran av anbudsgivare (eller anbudssökande) har den upphandlande enheten även skyldighet att lämna upplysningar om varför hans anbud (eller ansökan) förkastats. Efter det att tilldelningsbeslut fattats gäller fortfarande sekretesslagens bestämmelser, dock har den absoluta sekretessen hävts. Istället skall en skadebedömning göras som innebär att uppgifter i fråga om upphandlingen inte får lämnas ut om det kan antas att ett utlämnande innebär skada, främst ekonomisk, för landstinget eller Landstingsservice i Uppsala. Överklagandetid Tilldelningsbeslut vinner laga kraft om begäran om överprövning inte har inkommit till Länsrätten inom den tidsfrist som regleras av LOU. Vid eventuella överprövningsärenden skall samråd alltid ske med chefen för Projektavdelningen. Kontraktsgenomgång/Anbudsgenomgång Innan kontraktsskrivning kan LSU tillsammans med leverantören gå igenom samtliga kontraktshandlingar och leverantörens anbud. Detta för att undanröja missförstånd och därmed säkerställa överenskommelsen. Kontraktsgenomgången ska protokollföras Beställning och kontrakt Beställning upprättas först då tidsfrist för överprövning löpt ut. Efterannonsering Upphandlingar över tröskelvärdet skall efterannonseras enligt LOU Avtal med entreprenör För varje upphandling skall skriftlig beställning göras enligt mall. Projektledaren svarar för att beställning upprättas. Undertecknas av LSU enligt gällande delegationsordning. Projektledaren ombesörjer att beställningen skickas i två exemplar till entreprenören, samt bevakar att ett undertecknat exemplar återkommer och diarieförs. Beställning med tillhörande handlingar utgör kontrakt för entreprenad. I beställningen åberopas anbud*, relevanta förfrågningshandlingar, samt eventuella kompletterande dokument som kommit fram under upphandlingsperioden, t ex á-prislistor, som kontraktshandling *Om anbud innehåller uppgifter som avviker från vad som avtalats bör ett upphandlingsprotokoll upprättas som anger förtydliganden av avtalet. Anbud skall då inte åberopas som kontraktshandling. Mall Beställning, avtalsentreprenör: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Beställning, ej avtalsentreprenör: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 20 av 50

Mall Partneringavtal: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Hantering av små projekt Med små projekt avses projekt där ingen projektör eller arkitekt anlitas. Vid små projekt tillämpas en enklare byggprocess Vid beställning skall avrop göras. projekten administreras av projektledaren som beställer tjänsten av årsentreprenör I kostnaden för ett projekt ska även relationsritningar ingå. Projektledaren lämnar relationsunderlag på kopia av gällande ritning med textförklaring och eventuell måttsättning till CAD-ansvarig på Teknikavdelningen. Relationsunderlaget införs av CAD-ansvarig på gällande relationsritning eller lämnar till konsult. Avtalsvillkor och lista på upphandlade entreprenörer finns på LSU:s Projektplats Mall Upphandlingsbeslut: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Tilldelning: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Nej_tack: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Instruktion byggledare: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Miljö_checklista_för_små_projekt: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.9 Komplettering av projektorganisation Projektledaren svarar för att projektgruppen kompletteras med de resurser och kompetenser som krävs för produktionens genomförande, samt att driftens medverkan i produktionsskedet klargörs. När byggledare utsetts regleras fördelning av ansvar och befogenheter mellan projekt- och byggledare i projektplanen. I de fall särskild produktionsledningsfunktion utsetts (ex vid delad entreprenad) regleras fördelning av ansvar och befogenheter mellan bygg- och produktionsledning i projektplanen. Särskild miljöansvarig utses för produktionsskedet. Byggarbetsmiljösamordnare skall utses för produktionskedet enligt gällande AFS. I projektplanen delegeras även det ansvar och de befogenheter som enligt denna handbok åläggs projektledaren. Projektledaren svarar ytterst för handläggning av miljöfrågor i produktionsskedet i samråd med miljösamordnare vid LSU. Eventuellt utses särskild sakkunnig i miljöfrågor som miljöansvarig i projektet. Den miljöansvarige skall vara väl förtrogen med Landstingets miljöpolicy och miljöarbete. Rutin driftens medverkan i projekt: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Rutin Instruktion för byggledare: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Förhandsanmälan till AMV och ansökan om byggnadstillstånd Byggarbetsmiljösamordnare skall tillse att förhandsanmälan AMV och ansökan om byggnadstillstånd skickas in om så erfordras. Blankett Förhandsanmälan byggarbetsplats: (http://www.av.se/blanketter ) Checklista_PBL_BVL_AFS: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.10 Planering, styrning och kontroll av produktion Projektledaren skall se till att en detaljerad produktionstidplan upprättas, som möjliggör uppföljning av produktionens framskridande Projektledarens styrning av produktionen innebär Att se till att projekterade lösningar och utformningar omsätts i produktion som uppfyller byggherrens och samhällets krav och förväntningar 21 av 50

Att se till att E upprättar produktionsplaner innehållande tidplaner och arbetsberedning Att leda byggmöten för övergripande samordning och styrning av produktion, ekonomi, planering samt kontroll av UE Att planera och genomföra avsyningar, besiktningar och uppföljning av entreprenörers egenkontroll för att verifiera produkten Att bevaka att myndighetskrav och gällande lagstiftning beaktas i produktionen 3.11 Möten under produktionsskedet Projektets möten under produktionsskedet organiseras i en struktur som anpassas till förutsättningarna och behoven i det aktuella projektet. I planeringen skall framgå mötestypens syfte, beslutsnivå och beslutsmässighet, deltagare och mötesfrekvens. Mötesordning redovisas i projektplan. Exempel på mötesformer: Startmöte med entreprenörer Startmöte med upphandlad/-e entreprenör/-er skall hållas där uppdragets omfattning och gränsdragning, ekonomi, tider, organisation behandlas. Vid startmöte skall även genomgång ske av vilka handlingar och uppgifter som enligt kontrakt skall tillhandahållas av entreprenören. Mall Möten_dagordning_startmöte: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Byggmöten Byggmöten skall genomföras i alla projekt. Mötena genomförs fortlöpande under hela produktionsskedet, med periodicitet som anpassas till projektets art och omfattning. Mall Byggmöte_protokoll: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.12 Tidplaner Projektledaren ansvarar för styrning av produktionen inom ramen för fastställd huvudtidplan, samt att detaljerade tidplaner för produktionsskedet. Projektledaren ansvarar för att tidplaner är kända och respekteras av alla entreprenörer och att de fortlöpande stäms av under produktionen. Om avvikelser från upprättade tidplaner konstateras skall i första hand korrigerande åtgärder vidtas, inom projektets ramar, för att återföra arbetet till tidplanen. Om revidering av fastställd tidplan är oundviklig, och detta leder till att projekttidplanen påverkas, skall detta rapporteras till förvaltare/styrgrupp för beslut. I projekt där flera aktörer medverkar i produktionen skall särskild produktionstidplan upprättas. Exempel på övriga tidplaner som kan vara aktuella produktionsskedet: Rullande tidplaner för produktionen: Produktionstidplanen nedbruten till aktiviteter med noggrannhet på dagnivå. Rullande schema i t.ex. 3-veckors- eller 6-veckorsperioder. Mötestidplan: I projekt där många mötesformer förekommer bör särskild mötestidplan upprättas. Upphandlingstidplan: Aktuellt i de fall projektering och entreprenadupphandling och/eller produktion sker parallellt, framför allt vid successiv upphandling av många delentreprenader. 3.13 Kontroll av produktion. Entreprenörers egenkontroll Projektledaren ansvarar för att kontroll utförs under produktionen genom att bevaka att respektive entreprenör upprättar projektanpassad egenkontrollplan. Egenkontrollplanen skall minst omfatta kvalitetskritiska arbeten, styrande dokument, underhandsdirektiv meddelade vid möten samt lagstiftning och andra myndighetskrav. 22 av 50

Fortlöpande under produktionen skall dokumentation på genomförd egenkontroll inhämtas från respektive entreprenör. 3.14 Ekonomihantering Projektledaren ansvarar för styrning av produktionens ekonomi genom att planera, kalkylera, budgetera, följa upp, åtgärda, prognostisera och rapportera projektets ekonomi. Projektledaren ansvarar för reglering av ersättning för (ÄTA) ändringar och tillägg enligt fastställd delegationsordning. Kostnadsförändring över budget skall före beställning redovisas för, samt beslutas och finansieras av förvaltaren. Projektledaren ansvarar för kontering och bestyrkande av projektets fakturor i LSU:s fakturasystem. Projektledaren skall månadsvis följa upp nedlagda kostnader och stämma av mot fastställd budget, samt upprätta kostnadsprognos för kvarvarande delar av projektet i Agressoportalen. Avvikelser från budget skall rapporteras till förvaltare. För fastprisentreprenader skall betalningsplan upprättas. Avtalsentreprenörer skall redovisa kostnad till LSU innan fakturering. Mall Ekonomi_byggledarrapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall ÄTA_blankett: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall ÄTA_lista: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.15 Hantering av miljöaspekter i byggproduktionen Projektplanen kontrolleras/uppdateras med avseende på miljöfrågors hantering i produktionsskedet i samråd med miljösamordnare vid LSU och miljöansvarig i produktionsskedet. Projektledaren bevakar att: entreprenör inkommer med avtalad miljöplan och får planen godkänd av miljöansvarig. entreprenör i egenkontrollplan inarbetar miljöaspekter, enligt miljökrav redovisade i handlingar avfallshanteringsplan enligt Kretsloppsrådets riktlinjer för avfallshantering redovisas av entreprenör hantering av fraktioner anpassas till typen av avfall och arbetsplatsens förhållanden entreprenör fortlöpande genomför egenkontroll med avseende på miljöaspekter miljödatabasen SundaHus* görs tillgänglig för alla entreprenörer och används vid val av produkter (som inte föreskrivits i handling). Valda produkter skall registreras i miljödatabasen. entreprenören redovisar eventuella avvikelser från miljökrav i handlingar. Projektledaren ansvarar för att beslut fattas i samråd med miljösamordnare vid LSU, samt att beslutet dokumenteras och meddelas entreprenören beslutade miljörevisioner genomförs Projektledaren ansvarar för att egenkontroll av eget arbete genomförs och dokumenteras. Miljösamordnare vid LSU utgör projektstöd för miljöarbetet. Entreprenörens miljöplan skall innehålla krav enligt gällande lagar, förordningar och lokala bestämmelser, samt entreprenörens egna värderingar grundade i företagets miljöpolicy och därtill kopplade dokument. I miljöplanen anges även entreprenörens särskilda mål och insatser för att säkerställa att den yttre miljön skyddas vid arbetet samt hur i kontraktshandlingarna angivna miljökrav på den färdiga produkten tillgodoses. Miljöplanen anger de åtgärder som vidtagits eller planeras för att uppnå dessa mål. *Adresslista på medverkande entreprenörer skickas till miljöansvarig LSU, som lägger upp användarkonton för var och en. Användaren erhåller via mejl ett lösenord som används för att aktivera kontot under webbadress Miljöprogram, Laglista: (http://lul.se/dokument) 23 av 50

SundaHus Miljödatabas:( www.sundahus.se ) Se även bilaga 5 3.16 Arbetsmiljö i produktionsskedet Projektledaren ansvarar inför start av produktionsskede att byggarbetsmiljösamordnare utses. Arbetsmiljöplan skall upprättas i god tid före byggplatsens etablering. Rapport från byggarbetsmiljösamordnaren under projektering skall inarbetas i arbetsmiljöplanen. I det fall byggarbetsplatsen helt eller delvis utgör gemensamt arbetsställe för flera verksamheter skall byggarbetsmiljösamordnare kallas till samråd före start av arbetena av den som har arbetsmiljöansvar på det fasta arbetsstället. Byggarbetsmiljösamordnare svarar även för att arbetsmiljöplanen är känd och respekteras av alla verksamheter på det fasta arbetsstället. Byggarbetsmiljösamordnare svarar för att arbetsmiljöplanen fortlöpande stäms av och uppdateras. Byggarbetsmiljösamordnare skall även bevaka att arbetsmiljöansvarig utses och namnges hos de entreprenörer och leverantörer som kommer att vistas på eller invid arbets- och etableringsområdet samt att dessa tar del av de regler som gäller på byggarbetsplatsen. Byggarbetsmiljösamordnare svarar för att förhandsanmälan skickas till Arbetsmiljöverket, när detta krävs enligt gällande AFS. Gemensamt arbetsställe föreligger när byggnadsarbeten helt eller delvis genomförs där annan verksamhet har fast arbetsställe. Gäller t ex. när verksamhet inte har evakuerats respektive för mindre installationsåtgärder i gemensamma ytor eller på andra avdelningar på sjukhus. Obs! Gemensamt arbetsställe föreligger även då flera entreprenader pågår samtidigt som enskilda entreprenader inom ett och samma arbetsområde. Se även bilaga 5 Mall Arbetsmiljöplan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.17 Brandskydd i produktionsskedet Följande dokument, tillgängliga på LSU:s projektplats, skall tillämpas i byggskedet: - Checklista projektledare - Plan för brandskydd på byggarbetsplatser - Anvisning för entreprenörer skall tillämpas, - Checklista brandskydd vid nybyggnad - Checklista brandskydd vid om- och tillbyggnad Riktlinjer brand LSU Projektplats: http://lul.se/dokument 3.18 Uppdatering av projektplan Eventuell uppdatering av projektplanen görs med anledning av produktionsarbetet Projektplan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Projektrapport Redovisas regelbundet till förvaltare, intern samordningsgrupp och styrgrupp. Mall projektrapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.19 Besiktning Projektledaren svarar för att besiktningsplan upprättas. 24 av 50