Med företagens glasögon Hur väl informerar kommuner företagare på sina hemsidor? Halland, Jönköpings län, Värmland och Västra Götaland Praktikantrapport
Innehåll Inledning 3 Om Undersökningen...4 Rapportens Uppbyggnad...4 Ordförklaring.5 Föråldrade dokument..5 Frågor.6 Resultat..8 Förbättringstips.10 Tabell..11 Halland..11 Jönköpings Län.12 Värmland..13 Västra Götaland 14 2
Inledning Varje år mäts företagsklimatet i våra kommuner. Två parametrar som bedöms är kommunens service och information till företagen. Den här undersökningen har tagit reda på hur väl kommuner informerar företagare på sina hemsidor. Det kan röra sig om information angående företagande inom välfärdssektorn, information om LOU (lagen om offentlig upphandling) och LOV (lagen om valfrihetssystem) samt allmännyttig information som företagare kan tänkas efterfråga. Undersökningen genomfördes från slutet av september till början av december 2015 av Alexander Niklasson, praktikant vid regionkontoret i Göteborg, hösten 2015. Rapporten är sammanställd och utformad av David Andersson och Philip Nilsson, praktikanter vid regionkontoret i Jönköping. Det är viktigt att kommunerna tillhandahåller god information på sina hemsidor. För varje år blir information via internet och e-post allt viktigare. Det bli lättare att kommunicera med hjälp av hemsidorna om informationen är lättillgänglig och enkel att förstå. Likväl blir det smidigare för företagare och privatpersoner att hitta och ta till sig information. Respektive kommuns hemsida har bedömts efter 17 kriterier. Genom att följa rubrikerna på hemsidorna syns det hur lättillgänglig informationen är och även hur komplett utbudet av information är. Varje kommun kan tilldelas max 17 poäng, där ett poäng motsvarar ett uppfyllt kriterium. Kommunen har tilldelats ett poäng om man har kunnat gå via menyerna på kommunernas hemsidor för att nå informationen och om den har varit någorlunda lättillgänglig. Helst ska det gå att hitta informationen mellan 3-5 steg. I den här rapporten har kommunerna i Jönköpings län, Hallands län, Värmlands län och Västra Götaland granskats. Totalt är det 84 kommuners hemsidor som har undersökts. 3
Om undersökningen Metoden som använts har varit att gå in på respektive kommuns hemsida och gå via rubrikerna för att hitta parametern man letar efter. Det kan t.ex. vara att man letar efter en lista på upphandlingar och går via rubrikerna näringsliv & arbete upphandlingar och inköp aktuella upphandlingar. Poängen sätts efter tydlighet och hittar man det inte där används sökfunktionen, men även i värsta fall sökmotorn Google. I vissa fall har poäng satts efter en Googlesökning om tydlig information har kunnat ses i ett PDF-dokument. En avgränsning har gjorts när det kommer till antalet klickningar det tar att komma till informationen från första rubrik. Generellt kan man säga att en majoritet av de 4 regionerna har mellan 3-5 klick innan man kommer till informationen man söker. Rapportens Uppbyggnad Rapporten utgår från sex utgångspunkter, dessa punkter lägger grunden för våra 17 parametrar. Undersökningen går sedan igenom varje kommun för att se om de visar den efterfrågade informationen på sin hemsida. Utgångspunkterna är: Jag överväger som företagare att flytta till en viss kommun och undrar: Finns det upphandlingar/verksamheter som tillämpar sig för mig och min verksamhet där jag kan lämna anbud? Jag driver företag och undrar hur jag gör för att bli leverantör eller jobba som konsult åt kommunen. Vilka regler gäller? Jag är anställd i kommunen och undrar vad det finns för möjligheter att privatisera min verksamhet eller t.ex. ersätta en kommunal verksamhet med en privat? Jag driver verksamhet i en eller ett par kommuner inom välfärdsområdena och undrar om kommunen överhuvudtaget köper in privata utförare och vilket system kommunen i sådana fall använder? Vad är det som gäller? Jag funderar på att starta eget och vill bo kvar i denna kommun, men har inte någon tillräckligt bra affärsidé. Vad brukar ni köpa in eller upphandla där jag kanske kan etablera en verksamhet? Jag tänker starta livsmedelsbutik eller restaurang och undrar vilka tillstånd som är nödvändiga? 4
Ordförklaringar LOU: Står för Lagen om offentlig upphandling. Lagen reglerar inköp som görs av offentlig sektor. LOV: Står för Lagen om valfrihetssystem. Lagen reglerar vad som gäller för kommuner och landsting som överlåter valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till brukaren eller patienten. Direktupphandling: Definieras i LOU som en upphandling utan krav på anbud. Ramavtal: En bindande överenskommelse mellan en organisatorisk enhet med rätt att teckna ramavtal och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa samtliga villkor under en viss period för utvalda artiklar, artikelgrupper eller tjänster. Öppen upphandling: Upphandlingsförfarande över tröskelvärdena där alla leverantörer som så begär äger rätt att få ut förfrågningsunderlaget och lämna anbud. Föråldrade dokument Under undersökningens gång har ett flertal kommuner hänvisat till föråldrade dokument som är mer än ett eller flera år gamla. Vi har utgått från att informationen i dessa dokument även stämmer i dag. Många dokument är som sagt föråldrade och dåligt uppdaterade, men kommunerna har ändå valt att lägga väldigt viktig information där. De är inte användarvänliga, vilket gör det svårt att hitta. Rekommendationen är att ha informationen på flera ställen. Information ska vara lättillgänglig och inte ligga långt ned i ett sammanträdes- eller övrigt dokument. 5
Frågor Följande 17 kriterier har skapats och information om dessa kriterier har sökts på respektive kommuns hemsida. För varje kriterium som kommunerna uppfyller tilldelas de 1 poäng. 1. Finns det en lista på upphandlingar? Här kontrolleras om kommunernas hemsidor visar aktuella upphandlingar. För att få poäng krävs det att informationen visas och att den är tydlig. 2. Finns det en tillståndslista? Visar kommunen en lista över tillstånd, exempelvis rörande miljö- och hygienkrav? 3. Finns det en konkurrenspolicy? Här kontrolleras om kommunen visar någon policy för hur de ställer sig till konkurrerande verksamheter? 4. Finns information om LOU? Ger kommunerna information till företagarna om lagen om offentlig upphandling? 5. Finns information om gräns för direktupphandling? Visar kommunerna någon information om vart gränsen för direktupphandling går? 6. Finns information om ramavtal? Ger kommunen någon information om vad ett ramavtal är och vad det innebär? 7. Finns det en ramavtalsdatabas? Här kontrolleras om kommunerna har en databas som visar ramavtalen i en lista som är enkel att överskåda. 8. Visas alla avtal? Kan företagare se alla avtal? 9. Ges information om privata utförare inom äldreomsorgen? Visar kommunerna någon information om privata utförare inom exempelvis särskilda boenden? 6
10. Ges information om hur man startar en förskola i kommunens system? Ger kommunerna någon information om att man får starta friskolor, och om så är fallet hur man går till väga? 11. Uppmanar kommunen till att starta förskola? Gör kommunerna mer än att bara berätta att privata förskolor finns och även uppmanar till start av dem? 12. Ges information om hur man startar hemtjänst? Framgår det hur man blir en leverantör av hemtjänst? 13. Ges information om hur man startar ett äldreboende? Visar kommunerna någon information om hur man går tillväga för att starta ett äldreboende? 14. Ges information om hur man startar ett personligt assistentföretag? Framgår det hur man går tillväga för att starta ett personligt assistentföretag och ges information om vilka alternativ som går att välja mellan? 15. Framgår det vem som är kontaktperson för upphandlingar? Framgår det om företagen kan kontakta en specifik person som ansvarar för upphandlingar? 16. Framgår det någon information om privatisering av verksamhet eller om avknoppning? Ger kommunerna information om hur de kan privatisera sin kommunala verksamhet eller om det är möjligt att ersätta ett kommunalt alternativ med ett privat. 17. Svarar kommunerna på frågor från företagare? För att kontrollera detta kontaktades kommunerna via e-post, skrivna under en pseudonym, med följande frågor: - Om man vill starta ett hemtjänstföretag, vilket system har kommunen för inköp? - Är det upphandling eller kundavtal? - Köper ni över huvud taget in tjänster från privata hemtjänstföretag? Kommunerna hade 7 dagar på sig att svara på e-post-meddelandet. 7
Resultat Resultatet visar att de olika länen hamnar väldigt nära varandra i poäng, men att Halland hamnar i topp följt av Värmland, Jönköpings län och slutligen Västra Götaland. I snitt får länen 11,5 poäng av 17 möjliga. Snittpoäng per län (17 max) 13 12,7 12,5 12 11,8 11,5 11 10,5 10 10,9 10,8 9,5 Jönköping Västra Götaland Halland Värmland Länen får låga poäng på frågor kring äldreboenden, speciellt på fråga 9, vilket framgår i tabellen nedan. Andel av kommunerna som informerar om privata äldreboenden (procent) 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 83,3 50 22,4 7,7 Jönköping Västra Götaland Halland Värmland Halland sticker dock ut, hela 83,3 procent av Hallands kommuner informerar om privata äldreboenden. 8
Det går generellt att se att länen får låga poäng i samma frågor. Tabellen nedanför visar hur många av procent av kommunerna inom länen som informerar om hur man går tillväga för att starta ett personligt assistentföretag. Info om start av personlig assistent företag (procent) 60 50 50 40 30 20 15,4 22,4 16,7 10 0 Jönköping Västra Götaland Halland Värmland Även information som kan anses vara enkel att tillhandahålla saknas på många kommuners hemsidor. I tabellen nedanför framgår det exempelvis att det att bara 61,5 % av kommunerna i Jönköpings län informerar om vem som är kontaktperson för upphandlingar. Andel av kommuner som erhåller kontaktperson för upphandling (procent) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 91,8 93,8 61,5 66,7 Jönköping Västra Götaland Halland Värmland 9
Sett till alla kommuner i de fyra regionerna så kan man se i tabellen att 14 % av kommunerna inte tillhandahåller uppgifter till en kontaktperson för upphandlingar. Kontaktperson för upphandlingar, alla län 14% Ja Nej 86% Förbättringstips Våra rekommendationer, för de kommuner som inte har presterat så väl eller för de som vill bli ännu bättre, är att tänka sig in i hur en privat aktör skulle ha letat efter informationen. Gör den lättillgänglig med tydliga rubriker, t ex näringsliv, där man kan läsa om allt inom privatisering, avtal, starta egen verksamhet inom välfärdsområdena. Alla kommuner måste bli tydligare och visa vilket förhållningsätt som gäller. Ett enkelt tips är att lära av de bästa kommunerna i denna undersökning och se hur de har gjort. Se och lär är ledorden genom rapportens gång. Kan det leda till att företagare lättare får svar på sina frågor, samt att kommunernas tjänstemän får en lägre belastning av frågor borde alla parter bli nöjda. 10
Tabeller I tabellerna nedan redovisas det fullständiga resultatet i undersökningen. I tabellen redovisas varje mätt parameter och kommun i Jönköpings län. Information om varje parameter har sökts på respektive kommuns hemsida, om informationen finns och är lättillgänglig får kommunen 1 poäng. Hallands län Hallands län presterar relativt bra i undersökningen, på sju av frågorna har samtliga kommuner fått poäng. Däremot får länet låg poäng på frågor angående privat förskola samt uppstart av assistentföretag. 11
Jönköpings Län I Jönköpings län lyckas man få full poäng i fyra av de sjutton frågorna. Även i Jönköpings län är poängen väldigt låga när det kommer till information om start av äldreboende och personligt assistentföretag. Det är dock anmärkningsvärt att i två av kommunerna i länet inte svarar på epostmeddelanden inom sju dagar.
Värmland I Värmlands län är det bara på en av frågorna som samtliga kommuner får poäng. Däremot är man något bättre än de andra länen på att informera om start av hemtjänst och äldreboende. 13
Västra Götaland del 1 I Västra Götaland får kommunerna full poäng på två av de sjutton frågorna. I övrigt presterar länet sämst i samma frågor som de andra. 14
Västra Götaland del 2 15
Västra Götaland del 3 16
Västra Götaland del 4 17