Anbudsgivarens handbok Guide för Vasa stads upphandlingar

Anbudsgivarens handbok Guide för Vasa stads upphandlingar

1. FÖRORD 2. PROSESSBESKRIVNING 1. Förord Syftet med denna handbok är att introducera principerna för Vasa stads upphandlingar för lokala företag och också andra samt att uppmuntra dem oavsett storlek att erbjuda sina produkter och tjänster till Vasa stad. Avsikten är inte att referera upphandlingslagens innehåll, utan att informera om Vasa stads verksamhetsprinciper och processer samt att ge praktiska råd och anvisningar för att göra det lättare att delta i stadens konkurrensutsättningar och upphandlingar. Som tillägg till guiden rekommenderar vi Suomen Yrittäjät ry:s guide Julkiset hankinnat opas yrittäjälle. Vasa stad har inlett en stor satsning på systematiseringen av upphandlingar och leverenskedjor. Det här är nödvändigt eftersom en allt större del av stadens service produceras av utomstående företagare och aktörer, för att inte tala om stödtjänsterna till stadens verksamhet. Vårt mål är att flytta tyngdpunkten från konkurrensinriktad upphandling mot tätare leverantörssamarbete och kontrollerade leverantörsmarknader. 2. Prosessbeskrivning Inom Vasa stad framskrider upphandlingarna enligt följande process: Inlämnande av frågor Inlämnande av frågor Svar på kompletteringsbegäran Utarbetande av anbudsbegäran Upphandlingsannons och publicering av anbudsbegäran Svar på frågor Mottagande av anbud Bedömning av anbudens kvalifikation Fastställande av behovet Pärmbild: A-B Pada Layout: Jouko Keto Vasa stad Grafiska tjänster 2013 2

Besvärsrätt / möjlighet till diskussion och att bekanta sig med dokumenten Jämförelse av anbud Upphandlingsbeslut Upphandlingsavtal Provanvändning 3 Foto Mikko Lehtimäki

Foto: A-B Pada 4

3. BEREDNING AV UPPHANDLINGAR TEKNISK DIALOG PRODUKTPRESENTATIONER MÖTEN 3. Beredning av upphandlingar teknisk dialog produktpresentationer möten Företagarna kan fritt marknadsföra sina produkter och tjänster till Vasa stad. Vid planeringen av upphandlingar är det mycket viktigt att upphandlingsenheten har tillgång till aktuell information om marknadsläget. Om du vill presentera dina produkter och tjänster för Vasa stad, men inte vet vem du ska kontakta, är det bästa sättet att ta kontakt med upphandlingsservicecentralen som kan kalla samman berörda. Helst vill vi att kontakten tas per e-post eller telefon. Under pågående avtalsperiod kan Vasa stad inte ta med nya produkter eller leverantörer i produktgrupper för vilka upphandlingsavtal redan ingåtts. Detta är inte möjligt på grund av upphandlingslagen och naturligtvis vill vi också själva respektera gällande avtal på det här sättet. Vasa stads upphandlingsservicecentral och Vaasan Yrittäjät ordnar i samarbete även presentationer, där företagarna har möjlighet att presentera sina produkter och tjänster för stadens enheter. Vid dessa presentationsmöten koncentrerar man sig, i mån av möjlighet, på stadens små upphandlingar som vanligtvis inte ens behöver konkurrensutsättas. I bästa fall kan man alltså vid presentationsmötena göra affär med staden! Vasa stads upphandlingsservicecentral och Vaasan Yrittäjät informerar om eventuella presentationer i varje enskilt fall. Tilläggsuppgifter finns också på Vasa stads och Vaasan Yrittäjät ry:s webbsidor. Vasa stad använder även som en beredningsmetod vid upphandlingar, särskilt inom serviceupphandling, en s.k. teknisk dialog. Detta innebär att diskussioner förs med anbudsgivarna om upphandlingens innehåll och de krav som ställs på den innan upphandlingsannonsen och anbudsförfrågan publiceras. Om diskussionsmötena informerar upphandlingsservicecentralen och Vaasan Yrittäjät även skilt. 5

4. ANBUDSFÖRFRÅGAN 4. Anbudsförfrågan Om Vasa stads upphandlingar publiceras alltid en upphandlingsannons i Hilma (www.hankintailmoitukset.fi). Anbudsförfrågan publiceras alltid på Vasa stads webbsidor, under punkten Näringslivsservice - Öppna anbudsförfrågningar. På sidorna hittar du också stadens konkurrensutsättningskalender, där det står om kommande upphandlingar och när de planeras bli konkurrensutsatta. Vasa stads anbudsförfrågningar publiceras alltid på finska för att man ska undvika fördröjningar i tidtabellen. En översättning till svenska av anbudsförfrågan kan fås, men den ska begäras minst 14 vardagar innan anbudstiden går ut. Vasa stads upphandlingsservicecentral leder också den regionala upphandlingsringen, till vilken hör Korsholm, Laihela, Vörå, Malax, Korsnäs, Kristinestad och Storkyro. I anbudsförfrågan ska alltid uppges om regionens kommuner deltar i upphandlingen. För kommunerna reserveras även möjlighet att ansluta sig till avtalet mitt under en avtalsperiod enligt behov. Är det i anbudsförfrågan någonting som du inte förstår? Saknas bilagan? Tycker du att någonting viktigt inte har beaktats? Bland annat med tanke på dessa problem reserveras anbudsgivaren alltid möjlighet att ställa frågor vid upphandling. Inlämningstiderna för frågor och svar finns i slutet av anbudsförfrågan. Vi önskar att frågorna framförs i första hand skriftligt inom ramen för den tidtabell som reserverats för dem. Detta för att vi på bästa möjliga sätt kan säkerställa ett så jämlikt bemötande som möjligt av anbudsgivarna och ge alla samma svar på samma frågor. Foto: A-B Pada 6

5. INLÄMNANDE AV ANBUD 5. Inlämnande av anbud Anbuden ska inlämnas inom den utsatta tiden till meddelad adress. Säkraste sättet att lämna in anbud i tid är att skicka det per e-post till den meddelade adressen eller att lämna in anbudet personligen. Om posten är försenad medför det att anbudet förkastas, om anbudet kommer in efter den utsatta tiden. Granska anbudet ännu två gånger innan du lämnar in det, så att allt som krävs säkert finns med. Ofta finns det också en checklista som bilaga till anbudsförfrågan, där du kan bocka av uppgifterna allteftersom du fogar dem till anbudet. De intyg och utredningar som krävs ska alltså finnas med i anbudet, det räcker inte enbart med kryss i rutan. Om flera företag lämnar in ett anbud tillsammans, ska företagen kontrollera om det är möjligt att använda underleverantörer i upphandlingen. Om detta är möjligt, kan anbudet lämnas in så att ett företag lämnar in anbudet och uppger sina samarbetspartner som underleverantörer. Om det inte är tillåtet att använda underleverantörer, bör företagen bilda någon form av samföretag som offererar den helhet som ska upphandlas. Vasa stad strävar också under år 2013 att ta i bruk ett nytt dataprogram för konkurrensutsättningarna. Datasystemet är till hjälp för företagarna vid anbudsgivningen, eftersom det via det är nästan omöjligt att lämna in ett felaktigt anbud. Programmet meddelar i det skedet då anbudet ska skickas om eventuella brister eller fel som bör rättas till. Företagaren kan också lämna in ett anbud, fastän han då anbudet inlämnas inte skulle ha den kapacitet eller personal som behövs för produktion av tjänsten eller varan. I det här fallet bör man ändå försäkra sig om att det finns tillräckligt med tid mellan upphandlingsbeslutet och upphandlingsperiodens början så att tillräcklig kapacitet kan skaffas. Vasa stad strävar efter att konkurrensutsätta sådana upphandlingar som kräver eventuella investeringar av producenterna i god tid. 7

6. BEGÄRAN OM KOMPLETTERING 7. UPPHANDLINGSBESLUT 6. Begäran om komplettering Upphandlingsenheten kan begära tilläggsuppgifter av anbudsgivaren om någonting är oklart i anbudet. Anbudet kan emellertid inte göras bättre genom tilläggsuppgifterna. Också på den här punkten ska anbudsgivarna behandlas jämlikt. Svara på kompletteringsbegäran inom den utsatta tiden och noggrant, eftersom du bara får en möjlighet att svara. 7. Upphandlingsbeslut Det är bara tjänstemän eller stadens beslutande organ som får fatta upphandlingsbeslut. Inom Vasa stad har tjänstemännens upphandlingsbefogenheter i regel begränsats till 30 000 euro, med undantag av byggentreprenader, där tjänstemännen har större upphandlingsbefogenheter. Detta innebär att största delen av de upphandlingar som konkurrensutsätts föreläggs olika nämnder och direktioner för beslutsfattande, vilket fördröjer upphandlingsprocessen med cirka en månad. Upphandlingsbeslutet finns alltså oftast inte tillhanda särskilt fort efter anbudens inlämningstid. Upphandlingsbeslutet baserar sig på anbudens jämförelsegrunder som har framförts i anbudsförfrågan. Vasa stad använder som jämförelsegrund ofta s.k. totalekonomisk förmånlighet, varvid jämförelsen förutom priset även innehåller kvalitetsfaktorer. Ibland görs emellertid upphandlingen enbart utgående från priset. I upphandlingsbeslutet bör upphandlingsenheten motivera de poäng som den ger och poängsättningen ska vara jämlik. Om du tycker att det är oklart hur ditt företags eller konkurrentens poäng har fastställts, kan du fråga om det av kontaktpersonen för anbudsförfrågan. Av upphandlingsbeslutet ska alltid framgå namnet på den person som ger tilläggsuppgifter. Kom ihåg när du lämnar ditt anbud att uppge delgivningsadress, dit meddelandet om beslutet kan skickas. Vasa stad delger alltid upphandlingsbesluten elektroniskt för att påskynda processen. Foto: A-B Pada 8

8. DOKUMENTINSYN & BESVÄRSRÄTT 9. UPPHANDLINGAR SOM UNDERSKRIDER DET NATIONELLA TRÖSKELVÄRDET 8. Dokumentinsyn & besvärsrätt Man kan bekanta sig med konkurrensutsättningsdokumenten efter delgivningen av upphandlingsbeslutet. Det är möjligt att få se konkurrenternas anbud till den del som de är offentliga. Det prisanbud som getts kan inte anses vara en affärshemlighet och därför är åtminstone det alltid offentligt. Kom ihåg att dina konkurrenter kan anse att andra saker är affärshemligheter än ditt företag gör och därför är alla detaljer i anbudsförfrågan inte nödvändigtvis tillgängliga. Tid för att bekanta sig med dokumenten ska bokas hos den person som ger tilläggsuppgifter om upphandlingsbeslutet. Tid att bekanta sig med dokumenten ordnas under tjänstetid. Anbudsgivaren har också rätt att besvära sig över upphandlingsbeslutet, om han inte är nöjd med det. Då skickas en s.k. upphandlingsrättelseyrkan inom 14 dagar till den myndighet som har beslutat om upphandlingen. Som bilaga till beslutet finns alltid anvisningar för hur man gör en rättelseyrkan. Om anbudsgivaren vill besvära sig över upphandlingen till marknadsdomstolen, ska även detta ske inom 14 dagar efter att delgivningen av det ursprungliga upphandlingsbeslutet har skett. Om upphandlingsenheten gör en upphandlingsrättelse i enlighet med anbudsgivarens krav, dras ärendet bort från marknadsdomstolens behandling. Om anbudsgivaren är missnöjd, önskar vi att han kontaktar upphandlingsservicecentralen den här officiella vägen så att ärendet kan behandlas i gott samarbete. Rättelseyrkandets form har inte definierats, utan det kan vara ganska fritt formulerat, bara det framgår de saker som anbudsgivaren är missnöjd med. Rättelseyrkandet ska alltid skickas skriftligt till den adress som uppges i anvisningen för rättelseyrkande. 9. Upphandlingar som underskrider det nationella tröskelvärdet Vasa stad gör även mycket små upphandlingar, vilka underskrider det nationella tröskelvärdet. Då ordnas sällan en officiell anbudsförfrågningsrunda, utan anskaffningarna görs snabbt av den köpande enheten. Då det gäller små upphandlingar kan företagen göra reklam för sina produkter eller tjänster vid presentationsmöten eller kontakta upphandlingsservicecentralen per e-post eller telefon. Staden gör även sitt bästa för att samla ihop de små upphandlingarna årligen i samband med budgeteringen, då företagarna kan inrikta marknadsföringen av sina produkter eller tjänster till dem som behöver dem. 9 Foto: Rita Lukkarinen

10. SAMARBETE UNDER PÅGÅENDE AVTALSPERIOD 10. Samarbete under pågående avtalsperiod Upphandlingslagen begränsar upphandlingsavtalsperiodens längd. I praktiken kan avtalet jämte optionsperiod vara maximalt åtta år långt. Vasa stad bestämmer avtalsperiodens längd utgående från den vara eller tjänst som ska upphandlas - i regel är avtalsperioden för serviceupphandlingar längre än för varor. Anbudsgivarna bör komma ihåg att avtalets eventuella option inte automatiskt innebär en fortsättningsperiod för avtalet. Optionen tas i bruk endast om förhållandena är gynnsamma för detta och beställaren är nöjd med villkoren. Beslutet fattas ur beställarens perspektiv, anbudsgivaren kan inte påverka det. Under avtalet önskar vi av anbudsgivaren en service- och utvecklingsinriktad attityd och att eventuella problem som uppstår avgörs i gott samarbete. Stadens personal gör även sitt bästa för att upprätthålla samarbetet. Tyvärr har vi dock ofta bråttom - om du tycker att du träffar för sällan kontaktpersonerna, önskar vi att du anmärker om detta och vi försöker ordna tid för möten. Då ett nytt avtal inleds strävar vi efter att kunna träffa den nya producenten regelbundet och på så sätt säkerställa att eventuella initialsvårigheter sköts exemplariskt samt att samarbetet fås i gång så fort som möjligt. Att inköp görs utanför avtal händer tyvärr även då och då i en stor organisation. Ingen gör detta avsiktligt, utan detta beror ofta på okunskap. Om du alltså vet att staden har gjort upphandlingar hos grannen utanför avtalet, vill vi att du meddelar även detta till avtalets kontaktperson. Vi kan påverka eventuella problem bara om vi vet att de finns. Foto: A-B Pada 10

11. KONTAKTUPPGIFTER 11. Kontaktuppgifter Vasa stads upphandlingsservicecentrals kontaktuppgifter finns på webben, adress: http://www.vaasa.fi/webroot/380444/vaasa2010subpagewithbanner.aspx?id=532681 Kontaktpersonen för en enskild upphandling framgår alltid av underskriften på anbudsförfrågan. Om du har någonting allmänt att fråga om upphandlingar kan du kontakta stadens upphandlingschef. Heidi Hirsimäki Upphandlingschef Vasa stad heidi.hirsimaki(at)vasa.fi 06 325 1257 / 040 716 8038 11