Utfallsrapport med kommentarer - VB 2013 (Stockholms Stads Bostadsförmedling) Övergripande kommentar 1. Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök 2. Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras 3. Stadens verksamheter är kostnadseffektiva KF:s inrikningsmål och 1. Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök 1.1 Företag väljer att etablera sig i Stockholm framför andra städer i norra Europa I samarbete med Stockholm Business Region AB informera om Stockholm som bostadsort Medverka till att www.stockholm.se utvecklas till en ändamålsenlig informationskälla för våra kunder med avseende på aktuell nyproduktion. Denna aktivitet har genomförts genom uppdatering av information & modellen i Kulturhusutställningen samt medverkan i utvecklandet av www.byggstockholm.se under stockholm.se. 1.2 Invånare i Stockholm är självförsörjande Informera om stadens satsningar i ytterstadsarbetet Skildra utvecklingen i ytterstaden på bolagets webb. Detta har genomförts genom återkommande nyhetsartiklar på bolags webb och i Kulturhusutställningen. sida 1 av 11 (2014-01-16)
Antal praktikplatser som kan tillhandahållas för de aspiranter som Jobbtorg Stockholm kan matcha 2 st 1 st 1.3 Stockholms livsmiljö är hållbar Andel relevanta upphandlingar av varor och tjänster där krav ställts på att miljö- och hälsofarliga ämnen inte ingår 100 % 100 % 1.4 Det byggs många bostäder i Stockholm Fortsätta arbetet med att samordna och utveckla Stockholm Bygger Bostadsförmedlingen ska medverka i den fortsatta utvecklingen av Stockholm Bygger-dialogen som ett välkänt, vitsordat och etablerat forum för samverkan mellan staden och näringen i frågor kring det växande Stockholm. Utvärderingen av 2013 års dialogmöte "Nu bygger vi miljonstaden" resulterade i 22 betyg "över förväntan", 12 "som förväntat" och 1 "under förväntan". 1.5 Framkomligheten i regionen är hög 1.6 Stockholmarna är nöjda med kultur- och idrottsmöjligheterna i Stockholm 1.7 Stockholm upplevs som en trygg, säker och ren stad Bidra i arbetet att effektivt förmedla försöks- och träningslägenheter Skapa en väl fungerande regional marknadsplats för hyresrätter Etablera samarbete med fler allmännyttiga bostadsbolag i regionen Under 2013 startade förmedlingen av Signalistens lägenheter (Solna stads allmännytta). sida 2 av 11 (2014-01-16)
Kartlägga och kontinuerligt följa upp de regionala marknadspotentialerna. Görs årligen inför upprättande av marknadsplan. Utveckla service och tjänster mot fastighetsägare för att säkerställa ett fortsatt gott inflöde av lägenheter och alltid förmedla lägenheter till den tidpunkt fastighetsägaren angett Antal inlämnade lägenheter Målsättningen i VP om 10500 lägenheter nåddes inte trots flera nya samarbeten och en ökad volym jämfört 2012. Förklaringen står att finna i en beaktansvärd minskning av färdigställda nyproduktionslägenheter jämfört 20011 och 2012. Andel genomförda åtgärder inom ramen för RSA 10 139 10 500 100 % 100 % Följande främsta sårbarhets har identifierats i bolagets under 2013 uppdaterade Krisledningsplan: - Sårbarhet i verksamhetens IT-system - Manipulering, dataintrång, sabotage av/i verksamhetens IT-system - Påverkan på lokalerna som hindrar verksamhetens bedrivande (brand, inbrott, vattenskador mm). - Hot om våld eller våld mot personal. - Åsidosättande av bolagets etiska regler och värdegrund på sätt som kan innebära att förtroendet för bolagets uppdrag och verksamhet påtagligt skadas. Samtliga arbetar bolaget med att förebygga. Bolagsspecifika inriktningar 2. Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras sida 3 av 11 (2014-01-16)
2.1 Stockholmarna upplever att de erbjuds valfrihet och mångfald Aktivt marknadsföra den gemensamma studentkön mot privata fastighetsförvaltare Antal förmedlade studentlägenheter Bostadsförmedlingen utvecklar kontinuerligt tjänster och service för att vara attraktiv att lämna lägenheter till men bolaget styr vare sig över bostadsmarknadens utveckling eller fastighetsägarnas val av hur man vill förmedla sina lediga lägenheter. För 2013 uppgick volymen inlämnade studentlägenheter inte till den nivå som målsättningen om 1000 vilade på, bland annat till följd av framskjuten nyproduktion. 898 1 000 Förmedla lägenheter i ett öppet och transparent system efter kötid, dvs till den kund som har längst kötid och uppfyller fastighetsägarens krav Systematisk uppföljning av varje förmedling i enlighet med internkontrollplanen Genomfört inom ramen för bolagets periodiska uppföljning av Internkontrollplan. Öppet redovisa för kunderna krävd kötid för varje förmedlad lägenhet Genomfört inom ramen för bolagets periodiska uppföljning av Internkontrollplan. Informera om bostadsmarknaden i regionen och särskilt planerad och pågående nyproduktion Medverka till att utveckla nuvarande Stockholm Byggerutställning till en plats där man som invånare eller intressent kan ta del av det växande Stockholm - var det bygg, vad som bygg, varför det byggs. Gernomfört genom återkommande uppdateringar av modellen i Kulturhusutställningen. sida 4 av 11 (2014-01-16)
Undersöka förutsättningarna för att underlätta för ungdomar att komma in på bostadsmarknaden Antal förmedlade ungdomslägenheter 746 700 Alla 18-åringar i regionen ska ha nåtts av information om bostadsmarknaden och våra tjänster. Genomfört genom postalt utskick till regionens alla 18-åringar. Utveckla service och tjänster mot kunderna i bostadskön Hög tillgänglighet till bostadsförmedlingens Webbtjänster Kunderna i bostadsköns betyg på våra webbtjänster (webb service index) 99,1 99,1 66 68 Målet om index 68 nåddes inte fullt ut. Framför allt har delindexområdena "design" och "information" lägre betyg medan "användarvänlighet" ligger högre än tidigare mätning. I samband med lansering av ny webb första halvåret 2014 kommer såväl "design" som "information" att förändras påtagligt. Kunderna i bostadsköns nöjdhet med kontakten med bostadsförmedlingen (NKI) 69 68 Index 69 nåddes för kunder som förmedlats lägenhet genom Bostadsförmedlingen. Motsvarande tal för kunder inte förmedlats lägenhet uppgår till 49, vilket i hög grad ligger i sakens natur - förmedlas man inte en lägenhet är man generellt mindre nöjd oavsett hur man upplever själva bemötandet. Hur en mer rättvisande bild av Kundnöjdhet kan tas fram undersöks. 2.2 Barn och elever inhämtar och utvecklar kunskaper och värden sida 5 av 11 (2014-01-16)
2.3 Stockholmarna upplever att de får god service och omsorg Antal förmedlade försöks- och träningslägenheter via Bostad Stockholm (IoF) Målet om 320 lägenheter nåddes inte fullt ut vilket sammanhänger på att ett 25-tal ärenden avvaktar svar från bostadsbolagen över årsskiftet. 308 st 320 st 2.4 Stockholms stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten Aktivt Medskapandeindex Resultatet återspeglar en organisation där det skett stora förändringar - ett år med omorganisation, lanserande av nya roller, chefstillsättningar, ordningställande av öppet kontorslandskap och ett omfattande arbete att utveckla den interna kulturen. 68 79 Andel medarbetare på deltid som erbjuds heltid 100 % 100 % Antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi 9 st 11 st Vi hade 9 sommarjobb, baserat på identifierat behov inom organisationen. Under året har vi haft ytterligare ytterligare personer i praktik och på tillfälliga jobb, men dessa jobbade inte specifikt under sommaren. Chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare 54 % 80 % Vi har under året genomgått en omorganisation såväl som en chefsförtätning. Flera gruppchefer och avdelningschefer tillsattes så sent som i maj och enkäten genomförde i september månad. Detta torde vara en bakomliggande förklaring, samt att det tar tid innan en ny organisation och nya roller sätter sig. sida 6 av 11 (2014-01-16)
Korttidssjukfrånvaro 2,9 3,5 % Korttidsfrånvaro är glädjande nog betydligt lägre än årsmålet. Emellertid är även en andel av korttidsfrånvaron att betrakta som av långtidskaraktär eftersom det är upp till 60 dagar. Medarbetare vet vad som förväntas av dem i deras arbete. 79 % 85 % Bolaget har under året genomgått en omorganisation och i samband med det lanserat nya roller. Detta torde vara en bakomliggande förklaringen till nedgången. Sjukfrånvaro 4,8 % 4,4 % Sjukfrånvaron har ökat under hösten pga ett antal sjukskrivningar. Dessa är spridda på flera avdelningar med varierande tjänsteinnehåll och har bakomliggande individuella orsaker. Sjukfrånvaron har dock sjunkigt kraftigt jämfört 2012. Bolagsspecifika inriktningar 3. Stadens verksamheter är kostnadseffektiva 3.1 Budgeten är i balans God budgetföljsamhet och prognossäkerhet Avvikelse investeringsbudget Lokaljusteringar för att stötta den genomförda organisationsförändringen innebar i högre grad än planerat inköp av möbler, vilka räknas som inventarier i balansräkningen, jämfört rena ombyggnadskostnader tagna i resultaträkningen. 100 % 1 mnkr 0,5 mnkr Godkänd resultatnivå Avkastning på totalt kapital 13,3 7,4 sida 7 av 11 (2014-01-16)
Resultat efter finansnetto(mnkr) 8,4 4 Rörelseresultat i % av omsättning 14,3 2,9 3.2 Alla verksamheter staden finansierar ska vara effektiva Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Andel administrations- och indirekta kostnader Anledningen till avvikelsen är den under året förstärkta stabsfunktionen vilka på sikt väntas få positiva effekter på effektiviteten i form av effektivare stödprocesser och lägre sjukfrånvaro till gagn för verksamheten. 15,8 % 15 % Utreda förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn Utred förutsättningarna att samordna stadens interna lokalutbud i bolagssektorn Arbetet påbörjades under hösten 2013 och kommer avrapporteras under Q1/2014. Utreda förutsättningarna att sänka kö- och förmedlingsavgiften Boloaget följer intäktsutvecklingen löpande för att pröva möjligheten att justera avgifterna. Under 2013 sänktes förmedlingsavgiften för de lägenhetstyper som förmedlas med så kallade ofullständiga kontrakt (korttidskontrakt, + 65-lägenheter, trygghetsboenden) samt för ungdomslägenheter, från 500 kronor inklusive moms till 0 kronor. Medelantal anställda 76 st 72 st En översyn av bemanningen har gjorts under året för att bättre matcha kraven på den nya organisationen och ökad effektivitet. Bolagsspecifika inriktningar sida 8 av 11 (2014-01-16)
Alla ska bemötas med kunskap och respekt och själva vara med och bestämma i frågor som gäller honom eller henne. Genomföra kompetensutveckling som klargör konsekvenser av olika typer av funktionsnedsättningar. Planeras genomföras 2014. Genomföra utbildningsinsatser i bemötandefrågor. Planeras genomföras 2014. Vidareutveckla annonser och visningskallelser. Bolaget har utvecklat rutiner kring registrering, annonsering och visningsbokning under 2013 för att säkerställa en hög och jämn kvalitet. Bland annat har en ny struktur för annonserna skapats. Även visningskallelserna fick ett nytt utseende under årets fjärde kvartal med företagets nya grafiska profil och tydligare information. Arbetet med bättre annonser fortsätter under 2014 och kommer att anpassas och vidareutvecklas till den nya webben. Alla ska kunna få information och kommunicera utifrån sina förutsättningar Utbilda kommunikatörer i hur man utformar tillgänglig och begriplig kommunikation och information för personer med funktionsnedsättning. I bolagets projekt kring förbättrat webbgränssnitt fokuserar vi på "talande webb" och räknar då med att nå dessa målgrupper: 450 000 dyslektiker 1,4 miljoner med annat modersmål än svenska 1,5 miljoner äldre än 65 år 120 000 med synnedsättning 400 000 med inlärnings- och kognitionsproblem Detta görs under kommunikationsavdelningens ledning. sida 9 av 11 (2014-01-16)
Utse ansvarig för tillgänglig information och kommunikation. Har skett - utgörs av webbredaktören. Öka webbens tillgänglighet. Lanseringen av ny webb planeras ske under våren 2014. Alla ska kunna förflytta sig, vistas i och använda Stockholms stads inneoch utemiljö Hörselslinga i sammanträdeslokal En portabel sådan, med kapacitet för 3 samtida nyttjare, har anskaffats. Inventera tillgängligheten utifrån "enkelt avhjälpta hinder" och vidta de åtgärder som erfordras. Bedrivs genom ett löpande arbete där förbättringsförslag hämtas in och där uppdagade behov tillgodoses. Tillgängliggör receptionsdisken i kundmottagningen i samband med ombyggnation. Ombyggnationen av kundmottagningen kommer att genomföras under första halvåret 2014. Allas arbetsförmåga ska tas tillvara. Inventera arbetsplatsens tillgänglighet med avseende på olika typer av funktionsnedsättningar. Bedrivs genom ett löpande arbete där förbättringsförslag hämtas in och där uppdagade behov tillgodoses. sida 10 av 11 (2014-01-16)
Säkerställa icke- diskriminering vid anställningsrutiner. Vid rekrytering söker vi kandidater utifrån rätt kompetens oavsett kön, funktionsnedsättning eller andra diskrimineringsgrunder. För att säkra detta angreppssätt har vi under året tydliggjort HR:s strategiska roll och att dessa skall engageras i all rekrytering samt ansvara för avtalsrelationen med rekryteringsfirmorna. Åtgärda eventuell otillgänglighet på arbetsplatsen. Sker dels löpande i samband med att behov uppdagas, dels genom särsklida åtgärder i samband med den omflyttning som genomförts under året. sida 11 av 11 (2014-01-16)