Bilaga 3:1 Teknik- och servicekontoret Dnr TSN/2016:44 042 2016-02-10 1/5 Inköpsrapportering i samband med årsrapport 2015 teknik- och servicenämnden 1. Bakgrund Under 2014 gav kommunfullmäktige, i samband med beslutet om årsplan, nämnderna och kommunstyrelsen ett särskilt uppdrag, Effektivare avrop och inköp med krav på uppföljning av åtgärder. I det särskilda uppdraget nämndes speciellt uppföljning av åtgärder och som en del av uppföljningen togs en inköpsrapport fram till respektive nämnd och kommunstyrelsen vid tre tillfällen under året. Under 2015 var fokus på inköpseffektivisering fortsatt högt. I majoritetsförklaringen har den nya majoriteten pekat ut området som prioriterat: Vi ska fortsätta effektivisera kommunens inköpsprocess. De flesta nämnder har också en inköpsindikator kopplat till nämndmålet om ekonomisk hushållning 2015. Inköpsrapporteringen sker till ekonomiavdelningen på våren (fokus kommer då vara på planerade aktiviteter) och tas upp som informationsärende till nämnderna vid två tillfällen: ett i samband med delårsrapporten (perioden januari-juni) samt ett för helåret i samband med årsbokslutet. 2. Inledning inköpsrapport Den här inköpsrapporten är en sammanställning över hur effektiva nämndens inköp är och hur stora inköpskostnader nämnden har. Rapporten innehåller också en redogörelse över åtgärder förvaltningen vidtar för att effektivisera och minska inköpen. Rapporten kan användas som bas för uppföljning som och underlag för prioritering. Rapporteringen består av två delar, dels nyckeltal och dels utfall. Nyckeltalen ska ses som indikatorer på inköpseffektivisering och omfattar: - Andel köp från leverantörer med avtal (bör öka). - Antal leverantörer under 10 000 kronor utan avtal (bör minska). - Antal orderrader e-handel. - Köpsumma på e-handel. - Antal köp kreditkort (First card) (bör minska). - Antal inskickade inköpsredovisningar (bör öka) en intern rutin säger att direktupphandlingar över 50 000 kronor ska konkurrensutsättas och inköpsredovisning skickas till inköpsenheten när så gjorts.
Bilaga 3:2 2/5 3. Nyckeltal gällande inköpseffektivitet (drift och investeringar) Teknik- och servicenämnden 2013 2014 2015 helår Mål 2015 Trend Andel köp från leverantörer med avtal (ett köp = en faktura) 72,6% 74,8% 76,7% 78% Antal leverantörer under 10.000 utan avtal 993 898 751 800 Antal orderrader e-handel 4 751 2 246 2008 5 000 Köpsumma på e-handel (tkr) 1 153 747 591 1 200 Antal köp på First Card 495 550 590 500 Antal inskickade inköpsredovisningar 14 26 20 25 4. Kontoutfall (drift) Konto (tkr) 2013 2014 2015 helår Mål 2015 Trend KÖP AV VAROR & TJÄNSTER 02 El, energi, vatten & fastighet 10 538 10 788 10 278 10 800 03 Hyra/leasing anl tillg., repar 2 058 2 143 2 410 2 100 04 Förbrukning läromedel, skyddsk 11 170 12 028 12 350 10 800 05 Livsmedel & måltider 24 078 21 670 20 514 21 991 06 It, tele, post 7 424 6 736 6 962 5 600 07 Transportmedel, transporter 12 090 11 886 10 559 10 500 08 Annonser, information 238 32 2 50 09 Larm, risk, försäkring 4 578 1 418 1 462 1 400 10 Tjänster och övr konsulter 8 649 4 272 3 487 4 400 11 Personal (kurs,representation) 1 552 1 704 1 734 1 700 KÖP AV VERKSAMHET 01 Köp av huvudverksamhet 10 558 10 278 10 771 10 578 TOTALT 92 934 82 955 80 530 79 919 5. Genomförda åtgärder för inköpseffektivisering under 2015 Ett antal upphandlingar har genomförts, vilka har fått/får påverkan på nämndens inköpskostnader 2015 och 2016, framförallt: - Kommungemensamma upphandlingen av datorer och läsplattor (besparingen mot tidigare avtal är ca 25 %). - Underhåll gatubelysning (ca 30 % besparing mot tidigare avtal). - Hantverkartjänster (nytt avtal, ca 10 % besparing). - Avtal tecknat för Print som tjänst, vilket kommer att medföra en besparing för kommunens kopieringskostnader med start våren 2016. Just nu pågår förhandling, kommunen ska lösa ut alla kopiatorer som vi leasar idag. Initialt medför därför detta en ökad kostnad, men på sikt kommer dock kopieringskostnaderna att minska för kommunen. I dagsläget går det inte att lämna någon uppgift om hur stor besparingen blir för år 2016.
Bilaga 3:3 3/5 - Under perioden har stadsmiljö upphandlat inköp av inventarier, tjänster samt investeringsprojekt såsom inköp av traktordrag, sopmaskin, vattentank för bevattning, skötsel av fontäner, besiktning av lekplatser, vinterväghållning samt Kvarnbergaleden etapp II genomförande. - Måltidsservice arbetar hela tiden med att köpa rätt produkt från rätt avtal, detta följs upp genom den databas som finns kopplad till verksamheten. - Måltidsservice arbetar ständigt med att minska matsvinnet vilket i sin tur minskar inköpen. 6. Planerade och pågående åtgärder för inköpseffektivisering inför framtiden Verksamheterna arbetar med att följa upp inköpsmålen för 2015 genom att analysera statistiken från inköpsenheten samt att kontinuerligt diskutera förbättringsåtgärder. Fokus har legat på målen Antal leverantörer under 10 000 kronor utan avtal samt Antal köp på First Card. Verksamhetscheferna arbetar kontinuerligt med att i första hand använda E-handelssystemet och våra ramavtalsleverantörer. När det inte är möjligt används First Card och andra leverantörer. Verksamheterna planerar att göra en analys av större inköp vilket kommer att leda till att flera konkurrensutsättningar genomförs och att flera avtal skrivs. Verksamheterna ska även i högre utsträckning rapportera utförda inköp i enlighet med inköpsenhetens instruktioner. Återkoppling av resultatet sker på kontorets ledningsgruppsmöten där samtliga verksamhetschefer finns representerade. Återhållsamhet vad gäller inköp i allmänhet har präglat kontorets olika verksamheter. Fler konkurrensutsatta direktupphandlingar har genomförts. Måltidsservice kommer fortsätta att samarbeta med den upphandlade grossisten när det gäller att köpa varor som närmar sig utgångsdatum, vilket ger lägre priser och avsevärt minskar miljöbelastningen. 7. Kommentarer till nyckeltal och kontoutfall Nyckeltalen gällande inköpseffektivitet kommer inte i sin helhet att uppnå uppsatta mål för 2015. Målet Andel köp från leverantörer med avtal har uppnåtts. För målet Antal leverantörer under 10 000 kronor och målet Antal köp på First Card arbetar kontoret med olika åtgärder för att försöka uppnå målet. Bland annat ser enheterna över sina inköp för att styra över inköpen till ramavtalsleverantörer och e-handel. En diskussion har förts om vilka typ av köp som kan vara befogade att ske genom First Card eller icke ramavtalsleverantörer
Bilaga 3:4 4/5 och hur de då påverkar avtalstrohet och ekonomi. En svårighet är att teknik- och servicekontorets verksamheter präglas av många unika/speciella händelser där småinköp ofta förekommer och som kan vara svåra att förutse och därmed upphandla. Kontoret behöver också arbeta vidare med leverantörer och se om avtal behöver kompletteras. Målen för Antalet orderrader e-handel och Köpsumma på e-handel sattes utifrån förutsättningen att måltidsservice gör sina livsmedelsinköp via det nya e- handelssystemet. Tyvärr har implementeringen av livsmedelsleverantören i e- handelssystemet försenats, vilket medför att kontoret inte når upp till målet. Bytet till nytt e-handelssystem har försenats på så sätt att alla leverantörer som fanns med i det tidigare e-handelssystemet inte har implementerats i det nya systemet ännu. Det här medför att det finns färre leverantörer att handla ifrån vilket också påverkar antalet orderrader och köpsumman på e-handel negativt. Målet för Antal inskickade inköpsredovisningar uppfylldes inte. Målet sattes utifrån de tidigare reglerna som angav att inköpsredovisningar skulle skickas in för inköp från 10 000 kronor. Under året ändrades beloppsgränsen till att vara 50 000 kronor vilket förklarar att vi inte uppnått målet. Kontoret har också genomfört fler upphandlingar enligt LOU istället för direktupphandlingar, vilket också påverkar det här målet negativt. Nyckeltal för kontoutfall följer i stort uppsatta mål för 2015 för posterna: 02 El, energi, vatten & fastighet 05 Livsmedel & måltider 07 Transportmedel, transporter 08 Annonser, information 09 Larm, risk och försäkring 10 Tjänster och övr konsulter 11 Personal (kurs, representation) Nyckeltalet 03 Hyra/leasing anl tillg., repar uppfylldes inte då kostnader för reparationer av inventarier och maskiner redovisas under denna post. Både gatubelysning och inventarier/maskiner i fritidsanläggningar har kostat mer än beräknat i reparationer. För posten 04 Förbrukning/läromedel/skyddskläder uppnåddes inte målet, då fler inköp av datautrustning, datorer och telefoner m.m. har skett. Inom posten redovisas kommunens samlade inköp gällande datorer och telefoner, det är svårt för teknik- och servicekontoret att styra andra kontors inköp av dessa. Dessa kostnader internfaktureras vidare till berörda. It-enheten säkerställer att vi handlar från rätt leverantörer, men kan inte påverka mängden inköp.
Bilaga 3:5 5/5 It-enheten hanterar stora delar av kommunens externa kostnader för samtalsavgifter och telefonabonnemang och det redovisas under posten 06 It, tele och post. Målet för detta har inte uppnåtts då antalet anknytningar och abonnemang är beroende av hela kommunens organisation. It-enheten får intäkter för detta genom att alla verksamheter betalar en fast kostnad för telefoni per månad. Målet för posten 11 Personal (kurs, representation) bedöms vara uppfyllt. Här sker kommunens samlade externa kostnader för tågresor. Dessa kostnader vidarefaktureras sedan till övriga verksamheter inom kommunen. Det medför att medborgarkontoret har svårt att styra över dessa kostnader. För nyckeltalet 01 Köp av huvudverksamhet redovisas gult. Kostnaderna för höstens vinterväghållning och kostnaderna för återställning av ledningsgrävning konteras inom denna post och medför ett högre utfall än budgeterat. När det gäller återställning av ledningsgrävning vidarefaktureras denna kostnad till de som har varit upphov till att det grävts i gatan.