1 Användarguide Sök och administrera dina volontärer på Volontärbyrån
2 Välkommen till Volontärbyrån! Den här guiden beskriver alla funktioner i volontärsamordnaradmin på www.volontarbyran.org. Har du använt Volontärbyrån tidigare kommer du att känna igen dig. Vi har under året lagt till en hel del nya funktioner för att göra det enklare för dig att ta hand om dina volontärer. Kontakta oss på Volontärbyrån på info@volontarbyran.org eller 0771-24 14 00 om du har fler frågor eller är något du inte förstår. Om Volontärbyrån, sida 3 Startsida hjälper dig hitta rätt, sida 5 Enkelt att registrera uppdrag, sida 6 Maila dina volontärer direkt, sida 9 Skapa ditt eget volontärregister, sida 9 Håll koll på din statistik, sida 11
3 1 Om Volontärbyrån Volontärbyrån gör det enkelt för volontärer och ideella organisationer i Sverige att hitta varandra. Vi förmedlar kontakt mellan volontärer som vill engagera sig ideellt och organisationer som behöver volontärer till sin verksamhet på webbplatsen www.volontarbyran.org. Förmedlingstjänsten gör det enkelt att söka, bevaka och registrera ideella uppdrag. Utöver volontärförmedling arbetar Volontärbyrån med stöd och utbildning till ideella organisationer inom området volontärsamordning, det vill säga hur organisationer rekryterar, samordnar och leder frivilliga. Vi erbjuder daglig rådgivning, grundutbildningar och fortbildningar samt handböcker i området. Dessutom hjälper Volontärbyrån företag att skapa volontärprogram för anställda. Volontärbyrån drivs av tron på engagemangets positiva kraft och att människor mår bra av att engagera sig för saker de tror på. Volontärbyrån är en ideell verksamhet och en del av Forum idéburna organisationer med social inriktning. Volontäruppdrag och mer information finns på www.volontarbyran.org
4 2 Registrera dig och logga in För första gången Gå till www.volontarbyran.org Klicka på Organisationer: Logga in i högra hörnet. Kontrollera om din organisation finns registrerad genom att göra en sökning i fältet längst ned på sidan. Klicka på organisationen om den dyker upp och fyll i dina uppgifter. Om din organisation inte finns registrerad registrerar du din organisation som en ny organisation och fyller därefter i dina egna användaruppgifter. Registrerad sedan tidigare Gå till www.volontarbyran.org Klicka på Organisationer: Logga in i högra hörnet. Fyll i ditt användarnamn och lösenord. Kom ihåg att en organisation kan ha flera samordnare kopplade till samma konto. Glömt inloggningsuppgifter Klicka på Glömt lösenord, ett automatiskt mail skickas då till den e-postadress som du registrerade dig på. Frågetecknen hjälper dig! För musen/styrplattan över frågetecknen och en förklarande text dyker upp. Ändra mina kontaktuppgifter Klicka på >Mina användaruppgifter för att ändra dina kontaktuppgifter.
5 3 Startsida hjälper dig hitta rätt! När du loggar in kommer du till startsidan. Här kan du klicka även på Så här fungerar det! Så får du guidning till alla funktioner. På startsidan når du de vanligaste funktionerna 1. Registrera nya uppdrag 2. Se intresseanmälningar 3. Se alla dina uppdrag 1. 2. 3. 4. 4. Markera vilken sökande som får uppdraget 5. Se alla dina registrerade sökande/volontärer 6. Kontakta utvalda volontärer 7. Lägg till volontärer 5. 6. 7.
6 4 Registrera uppdrag och mina uppdrag På fliken Mina uppdrag registrerar du nya uppdrag, ser publicerade uppdrag, gör ändringar i uppdraget och delar länken till ditt uppdrag. Du ser antal gånger ett uppdrag visats och hur många intresseanmälningar uppdraget har. Registrera ett nytt uppdrag. Du kan även registrera uppdrag från startsidan. Sortera uppdrag efter status, du kan markera ett val och dina uppdrag sorteras efter; Alla uppdrag, På vänt, Aktiva, Tidigare uppdrag och Utkast. Skriv ett utkast utan att publicera. Visa uppdraget Ändra uppdraget Kopiera uppdraget, använd samma text för att göra ett nytt uppdrag. Dela uppdragen, sprid länk eller dela uppdraget via sociala medier som exempelvis Facebook och Twitter. Enbart aktiva uppdrag går att dela. Klickar du på någon av rubrikerna sorteras uppdragen efter den kategorin, exempelvis publiceringsdatum.
7 Visa intresseanmälan Du kan visa en intresseanmälan direkt från startsidan eller under ett uppdrag. För att läsa en anmälan klicka på visa. Du kan skriva kommentarer och maila volontären direkt och meddela om de har fått uppdraget eller inte. Tilldela uppdrag En helt ny funktion är att tilldela uppdrag, dvs. markera vilken volontär som fått/du tilldelar uppdraget. Genom att tilldela ett uppdrag så ser du enkelt vilken person som fått uppdraget av alla personer som skickat in en intresseanmälan. Klicka för att tilldela uppdrag > << < Markerar de volontärer/den volontär som får uppdraget
8 5 Mitt volontärregister och lägga till en volontär På fliken Mitt volontärregister ser du alla dina intresseanmälningar på ett och samma ställe. Och om du tilldelat volontäruppdrag kan du också se vilka volontärer som du har i verksamheten på ett enkelt sätt. Lägg till volontär och sökfunktionen är två viktiga funktioner i Mitt volontärregister. Lägga till volontär Du kan på ett enkelt sätt samla dina volontärer på ett och samma ställe och få ett volontärregister istället för att ha dem på fler olika ställen. Fördelen är att du enkelt kan ändra information om volontären och dessutom skriva ut, maila och göra flera saker på ett och samma ställe. Under Lägg till volontär kan du lägga till volontärer som inte sökt sitt uppdrag via Volontärbyrån. Klicka på lägg till volontär och fyll i uppgifterna, spar. Du kan importera flera volontärer samtidigt via Excel. Kom ihåg att Excel-filen måste följa en viss mall, ladda ned den först! Sökfunktionen Här kan du söka efter i ditt volontärregister, efter de som du markerat att de har fått ett uppdrag, fritext-sök om du gjort anteckningar. Du kan göra sökningar efter ett visst uppdrag eller efter intresseanmälningar som skickats det senaste året m.m. På det här sättet kan du sortera bland dina volontärer. Det kan vara bra för att söka efter en viss kompetens, söka efter en viss volontär, visa alla tilldelade m.m.
9 Sökresultat Här ser du resultatet av en sökning, samt alla funktioner som maila, spara och skriva ut och bocka ur en volontär ur listan. Funktioner i volontärlistan Skicka ett mail till valda volontärer, exempelvis svara på flera intresseanmälningar eller kalla till möten m.m. Spara ner en lista med namn, telefon, eller fullständig information om de valda personerna i Excelformat. Skriv ut en lista med volontärer, exempelvis deltagarlista. Radera valda volontärer. OBS! Går ej att ångra. Bocka ur de volontärer du ej vill maila eller spara som Excel, skriva ut, radera etc. OBS! Du kan inte bocka i samtliga automatiskt.
10 Ändra kontaktinformation Det är enkelt att ändra kontaktinformation för varje enskild person. Klicka på rubriken Ändra i rutan kontaktinformation. Här kan du ändra namn, telefonnummer, adress för enskilda volontärer. OBS! Namn ändras i denna kolumn även om namnet står i en annan kolumn. Använda anteckningar Du kan lägga till anteckningar under varje uppdrag eller under just den personen. Den senaste anteckningen syns i rutan. Skriv in en anteckning, exempelvis cafévolontär. Gör sedan en sökning på fritext. På det här sättet kan du dela in volontärer i listor. Du kan även anteckna sådant som är bra att komma ihåg kring volontärens uppdrag eller kring volontären. I registret är det viktigt att inte skriva in något som kan uppfattas som kränkande om en person! Klickar du på Visa/tilldela i rutan Uppdrag/anmälningar visas alla uppdrag en och samma person sökt, och vilka uppdrag en person tilldelats av dig. Du kan också läsa mer om varje uppdrag.
11 6 Följa statistiken Då du registrerar dig som samordnare får du per automatik en prenumeration på statistik via e-post kvartalsvis. Vill du i stället endast ha ett statistikmail per år eller inget statistikmail alls väljer du det under Tips och statistik. Här kan du också följa statistiken för ett visst år eller en viss månad. Ändra inställningar för statistikmail.