SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Diarienummer 1(6) Plats och tid Ordförande Tjänstemän Stadshuset, kl. 08:30-11 :00 Marie Söderqvist Johan Lexfors Folke Lind gr en Lotta Carlsson Personalchef Personalstrateg Arbetsmiljöcontroller F örhandlingssekreterare Fackliga representanter Caroline Göransson Lena Lönn Sara R Pettersson Eva Malm Körkkö Kristina Rauer Pernilla Bill Håkansson Angela Arnesen Marie Lund gr en Kristin Kröyer V eronica I vansson Lennart Jönsson Pär Hansson Monica Augustsson Fysioterapeuterna Kommunal sektion Hässleholm Kommunal sektion Hässleholm Ledarna Lärarförbundet Lärarförbundet skolledarna Lärarnas riksförbund Lärarnas riksförbund Naturvetarna Sveriges arbetsterapeuter Sveriges ingenjörer Sveriges skolledarförbund Vision Utses att justera Justeringens plats, tid Stadshuset, personalavdelningen Justerade paragrafer 80-91 Underskrift & vohan /JYJ/J Sekiete= i Lexfors I Justerare Kr.is tin Kröyer
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(6) Anslag I Bevis Protokollet är justerat Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organisation Sammanträdesdag, Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned F örvaringsplats för protokollet Underskrift Johan Lex fors Datum då anslaget togs ned Si gn atur
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(6) Diarienummer 80 Mötets öppnande Ordförande Marie Söderqvist öppnar mötet. 81 Val av justerare Sara Pettersson, Kommunal sektion Hässleholm och Kristin K.röyer, Naturvetarna valdes att justera dagens protokoll. 82 Godkännande av dagordning Dagordning godkändes. 83 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkändes och lades därefter till handlingarna. 84 Arbetstid och flextid. Information Riktlinjen för arbetstid och flextid kommer att ses över. De lokala avtal som finns idag med fackliga organisationer ska ses över och nya kan komma att tecknas med berörda organisationer för möjlighet till flexibla arbetstider där verksamheten tillåter. 85 Mötesdatum 2017. Information. Förslag till mötesdagar för 2017: 20 jan, 17 feb, 17 mars, 21 april, 2 juni, 1 sept, 22 sept, 20 okt och 1 dec. Mötesdagar för 2017 fastställdes. 86 Arbetsplatsträffar. Information om rutin. En ny rutin för arbetsplatsträffar är framtagen. Referensgrupp med fackligt deltagande har funnits med i processen. Justering Utdraget intygas
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(6) Diarienummer Bilaga: Arbetsplatsrutin.pdf Lärarnas riksförbund tar till protokollet att de anser att arbetsplatsträffar bör genomföras i mindre grupper för bättre dialog. Lärarnas riksförbund lyfter problematiken med att nå ut i organisationerna med information. Till barn och utbildningsförvaltningen nås inte flertalet av dess medarbetare om inte informationen läggs på First dass. Arbetsgivaren kommer att särskilt uppmärksamma förvaltningscheferna och förvaltningarnas HR-funktioner på nyheter som samverkats, med uppmaning att ha dialog om dessa på samverkan inom verksamheterna. Till samverkan i januari 2017 tas punkt till dagordning om FAS-avtalets arbetsordning. 87 Jämställdhet och mångfald. Lönekartläggning. Arbetsgivaren går igenom tänkt tidplan, process och upplägg för lönekartläggning 2016. En referensgrupp om 1-2 deltagare för respektive huvudorganisation utses. Namn meddelas till arbetsgivaren. Från och med 2017 ska lönekartläggningar göras varje år. 88 Arbetsmiljöfrågor A vsiktsförklaring. Information. Arbete har påbörjats med avsiktsförklaringen. Redovisning ska ske till personalutskottet under våren. En referensgrupp föreslås. En referensgrupp om 1-2 deltagare för respektive huvudorganisation utses. Namn skickas till Folke Lindgren. Behov av skyddsombud. Arbetsgivaren ser behovet av en dialogpart i arbetsmiljöfrågor. Fler skyddsombud behövs i organisationen. Arbetsgivaren ber fackliga organisationerna se över och återkomma i central samverkan med ideer om hur vi tillsammans bättre kan använda skyddsombuden ute i verksamheterna och få fler skyddsombud. Justering Utdraget intygas
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(6) Diarienummer Företagshälsovård Hälsoringen har bytt namn till Helsa.,i-?-.. k. 1 d c- h 1 vivch1/ k7~.. f. N ytt ar oc sa att avta et me 1oretags a so~ s er ut:j. ran avrop av tjänster. Den budget för företagshälsovård som funnits centralt hos personalavdelningen kommer att föreslås fördelning på respektive förvaltning. Verksamhetschefen för Helsa bjuds in till nästa centrala samverkansmöte i Januan. Lärarnas riksförbund lyfter fråga om vem som har arbetsmiljöansvar på Väpnargatan. Den fysiska arbetsmiljön vid de fackliga lokalerna ansvarar personalavdelningen för och ska till exempel genomföra arbetsmiljörond. För övrigt ligger arbetsmiljöansvar liksom det formella arbetsgivaransvaret på ordinarie chef där man är anställd. Medarbetarsamtal och lönesamtal Frågor kring när och hur samtalen ska genomföras har kommit. Konstateras att samtalen ska genomföras årligen och att det ingår i medarbetarens arbetsuppgifter. Någon central regel om tidpunkt för samtalen finns inte. Däremot är det viktigt att notera att samtalen har olika syfte. Det ska vara tydligt för medarbetaren vilken typ av samtal man är kallad till och det ska finnas ett underlag för förberedelse inför samtalet. Samtalen har en viktig funktion och är tidsmässigt en omfattande arbetsuppgift för cheferna. Tydlighet kring syfte och innehåll ökar möjligheten till kvalitet i samtalen. Detta kan lämpligen diskuteras på APT. Uppdrag ges till förvaltningarna att lyfta frågan om hur man vill genomföra medarbetarsamtal och lönesamtal. 89 Övriga frågor Lärarnas riksförbund har anmält frågor angående arbetsplatsträffar. Frågorna lyftes och besvarades under 86. Lärarnas riksförbund har anmält fråga om möjlighet till wifi på Väpnargatan där fackliga organisationer har kontor. Lärarnas riksförbund menar att wifi underlättar arbetet exempelvis när man har besök och utbildningar. Arbetsgivaren undersöker med IT-avdelningen om vilka kostnader det innebär och återkommer i frågan. Justering Utdraget intygas
~ ~ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Diarienummer 6(6) Arbetsdagar med begränsat öppethållande 2017. Information. Stadshusets växel och reception kommer att få ändrade öppethållande 2017. Bilaga: 20161111.Arbetsdagar med begränsat öppethållande 2017.pdf Tillförordnad chef och tillförordnad förvaltningschef för ledningskontoret. Arbetsgivarens förslag Som tillförordnad chef och tillförordnad förvaltningschef för ledningskontoret under perioden 8 december - 28 februari föreslår arbetsgivaren Karina Hansson. Fackliga organisationer har inget att erinra mot arbetsgivarens förslag. Arbetsgivaren konstaterar att enighet råder med förslaget. 90 Nästa möte Nästa möte är fredagen 20 januari kl.08:30 i stadshuset. 91 Mötets avslutande Ordförande tackade mötesdeltagarna och förklarade mötet för avslutat. Justering Utdraget intygas
Personalguiden Utgåva: 1 Reg nr: S-09 Framtagen av: Rebecca Nordström Godkänd av: Folke Lindgren Avsnitt: Arbetsplatsträff, rutin Ersätter: Arbetsplatsträff, riktlinjer Sida: 1(2) Giltig från: 2017 Inledning Arbetsplatsträffen (APT) är ett verktyg för att utveckla arbetsgruppen och verksamheten och utgör grunden för det dagliga samverkansarbetet. APT är ett forum för delaktighet, engagemang, kreativitet och förankring av förändringsoch utvecklingsarbete. Syftet med arbetsplatsträffen är att skapa dialog mellan medarbetare och arbetsledning med medarbetaren i fokus. Gemensamt arbetar vi med utveckling, planering och uppföljning av arbetet och arbetsmiljön. APT kompletterar arbetsgivarens löpande information i samverkansgrupp. Rutin APT ska genomföras på arbetstid och hållas minst sex gånger per år Kallelse inklusive dagordning ska skickas ut sju dagar före mötet Tid för facklig information får avsättas Minnesanteckningar ska föras och finnas tillgängliga för medarbetarna Arbetsplatsträffens disposition Inled gärna arbetsplatsträffen med aktuell och relevant information, från chef och/eller medarbetare. Informationen ska alltid hållas kortfattat och endast uppta en liten del av mötet. Informationen kan vara nyheter kring ekonomiska läget, arbetsmiljö, personalförändringar/rekryteringar, info från personalföreningen etc. Arbetsplatsträffen ska även ge möjlighet till övriga frågor. Övriga frågor anmäls till chef före mötet. Avsätt största delen av mötet för dialog. Ge utrymme för diskussioner kring ett specifikt tema vid varje arbetsplatsträff. Arbetsplatsträffen är ett viktigt forum för att diskutera arbetsmiljö och hälsa. Skyddsombud bidrar till att arbetsmiljöaspekterna beaktas. Teman Följande tre teman ska diskuteras på arbetsplatsträffar inom ramen för ett år. Det finns ett stödmaterial som kan användas kopplat till varje tema. Medarbetar- och ledarpolicy Organisatorisk- och social arbetsmiljö Jämställdhet och mångfald Avslutningsvis ska det som framkommit under diskussionerna summeras i minnesanteckningarna.
Personalguiden Utgåva: 1 Reg nr: S-09 Framtagen av: Rebecca Nordström Godkänd av: Folke Lindgren Avsnitt: Arbetsplatsträff, rutin Ersätter: Arbetsplatsträff, riktlinjer Sida: 2(2) Giltig från: 2017 Hur skapar vi dialog på våra arbetsplatsträffar? Vi har alla ett gemensamt ansvar att bidra till att arbetsplatsträffen blir ett forum för dialog. Det är viktigt att alla kan komma till tals och känna sig delaktiga. Större grupper delas lämpligt in i mindre diskussionsgrupper. Det finns olika metoder för aktivitet och delaktighet. Lämpligt att variera metod beroende på tema. Låt var och en fundera kring en frågeställning innan den lyfts i helgrupp Ge i uppgift att fundera på en fråga innan den lyfts i helgrupp Dela in medarbetare i mindre grupper och låt gruppen få i uppgift att träffas och prata sig samman kring ett visst tema Avsätt arbetsplatsträffens diskussionsdel till en walk-n-talk och låt medarbetarna gå två och två eller flera och samtidigt tänka och prata kring ett visst tema Gör en värderingsövning, där medarbetare får ta ställning till olika påståenden och sedan berätta hur de tänkt Använd post-it-lappar, blädderblock, tavla osv Ansvar För denna rutin ansvarar s personalchef. Det är varje chef och medarbetares ansvar att bidra till att rutinen följs.
1(1) Datum 2016-11-11 Handläggare chef/förvaltningschef Bengt-Arne Persson Kommunledningskontoret 0451-26 80 51 Bengt-arne.persson@hassleholm.se Arbetsdagar med begränsat öppethållande 2017 Kommunens växel och reception håller öppet måndag-torsdag klockan 07:45-17:00. Fredagar och sommartid är växel och reception öppen klockan 07:45-16:00. Från klockan 08:00 och till växelns stängningstid (undantaget lunch) ska samtliga förvaltningars expeditioner vara öppna och bemannade för att kunna ta emot telefonsamtal och besök Kommunens växel och reception håller stängt röd dag och afton, undantag trettondagsafton och valborgsmässoafton då växel och reception håller öppet till klockan 15:00. Även dagar före röd dag samt dag före midsommarafton, julafton och nyårsafton är växel och reception öppet till klockan 15:00. För år 2017 gäller det att växel och reception i Stadshuset är öppet till klockan 15:00 5 januari - Trettondagsafton 13 april..,. Skärtorsdag 24 maj - Dag före Kristi himmelfärds dag 26 maj - Klämdag 5 juni - Dag före Nationaldagen 22 juni - Dag före Midsommarafton 3 november - Dag före Alla helgons dag 2018 5 januari - Trettondagsafton Kommunledningskontoret kommer att ordna med annonsering av öppethållandetider. Kommunledningskontoret Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: en@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se